Kunstig intelligens forvandler Microsoft SharePoint til en intelligent platform til indholdsstyring med førsteklasses kunstig intelligens

AI-løsninger til Microsoft SharePoint: En ekspertanalyse af funktioner, use cases og strategisk værdi

Kunstig intelligens (AI) er fundamentalt i gang med at transformere Microsoft SharePoint fra et simpelt dokumentarkiv til en intelligent platform til indholdsstyring. Denne transformation adresserer centrale udfordringer, som moderne virksomheder står over for, såsom informationsoverbelastning, ineffektive søgeprocesser og de høje omkostninger forbundet med manuelle opgaver. Analyser viser, at integrerede Microsoft-løsninger, især SharePoint Premium (udviklingen af ​​Microsoft Syntex) og Microsoft 365 Copilot, er kernen i denne transformation. SharePoint Premium tilbyder dybe AI-funktioner til automatiseret indholdsbehandling, analyse og styring, mens Copilot, som en AI-assistent, forbedrer brugerinteraktion og produktivitet på tværs af Microsoft 365-pakken. Derudover findes der et marked af tredjepartsløsninger, der integrerer med SharePoint og tilbyder specialiserede AI-funktioner til nichebehov.

De primære fordele ved at bruge AI i SharePoint ligger i betydelige effektivitetsgevinster gennem automatisering (f.eks. dokumentklassificering, metadataudtrækning, workflow-udløsning), forbedret informationsindhentning gennem semantisk søgning og personlige anbefalinger, automatiseret håndhævelse af compliance (f.eks. anvendelse af opbevarings- og fortrolighedsmærkater) og optimeret vidensstyring. Casestudier viser et betydeligt potentiale for investeringsafkast.

En vellykket implementering kræver dog omhyggelig planlægning. En robust informationsarkitektur og solide datastyringspraksisser er grundlæggende forudsætninger for fuldt ud at udnytte kraften i AI-værktøjer og minimere sikkerhedsrisici (især fra overdeling af data). Organisationer skal også forstå og budgettere for hybride licensmodeller (pay-as-you-go for SharePoint Premium-behandling, brugerbaseret for styringsfunktioner og Copilot). Teknisk ekspertise til konfiguration og træning af AI-modeller samt velgennemtænkt ændringsstyring er også afgørende for succes. Etiske aspekter såsom databias, databeskyttelse og gennemsigtighed skal håndteres proaktivt. SharePoints fremtid er uløseligt forbundet med AI, med yderligere integrationer og mere intelligente funktioner, der kan forventes. Virksomheder, der strategisk integrerer AI i deres SharePoint-miljø, kan opnå bæredygtige konkurrencefordele.

Relateret til dette:

• Det bedste alternativ til SharePoint Premium? AI-integration af en uafhængig og tværgående AI-platform til alle forretningsbehov

Fremkomsten af ​​AI i SharePoint Content Management

Traditionel Enterprise Content Management (ECM) er ved at nå sine grænser i mange organisationer. Den store mængde digitalt indhold vokser eksponentielt, hvilket fører til betydelige udfordringer. Medarbejdere bruger en betydelig del af deres tid på at søge efter information, ofte med frustrerende resultater. Informationsoverload er et udbredt problem, og omkostningerne ved manuel dokumenthåndtering, klassificering og behandling er betydelige. Microsoft SharePoint, som er en af ​​verdens mest anvendte samarbejds- og indholdsstyringsplatforme, der behandler massive mængder data dagligt (over 2 milliarder filer og 2 millioner websteder om dagen), er kernen i disse udfordringer.

Som reaktion herpå udvikler SharePoint sig i stigende grad fra blot et arkiv for dokumenter til en intelligent platform for indholdstjenester, der er stærkt afhængig af kunstig intelligens (AI). Microsofts vision er at integrere AI dybt i kernefunktionerne i SharePoint og hele Microsoft 365-pakken. Det erklærede mål er at forstærke menneskelige oplevelser, automatisere indholdsprocesser og omdanne indhold til handlingsrettet viden.

Denne strategiske retning er tydelig i produktudvikling og branding. I starten blev specialiserede AI-tjenester som Microsoft Syntex og initiativer som Viva Topics introduceret. Med fremkomsten af ​​Microsoft 365 Copilot som den overordnede AI-assistent skete der dog en konsolidering. Syntex blev rebrandet og integreret i SharePoint Premium, hvilket signalerede en tættere forbindelse mellem AI-behandlingsfunktioner og kerneplatformen. Samtidig blev Viva Topics afbrudt med anbefalingen om i stedet at fokusere på SharePoint-baserede vidensstyringsoplevelser og Copilot. Dette mønster antyder, at Microsoft ikke ser AI-funktioner som isolerede tilføjelser, men som en integreret del af den løbende udvikling af selve SharePoint, hvor Copilot fungerer som den primære grænseflade til brugerinteraktion med disse intelligente funktioner.

Integrerede Microsoft AI-løsninger til SharePoint

Microsoft tilbyder en række AI-drevne løsninger, der er direkte integreret i SharePoint og Microsoft 365-pakken. Disse løsninger har til formål at gøre administration, behandling og brug af indhold smartere og mere effektivt. De to centrale søjler i denne strategi er SharePoint Premium (udviklingen af ​​Microsoft Syntex) og Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (udviklet af Syntex): AI-drevet indholdsbehandling, oplevelser og styring

SharePoint Premium positionerer sig som en avanceret indholdsstyrings- og oplevelsesplatform, der bygger videre på og udvider AI- og maskinlæringsfunktionerne i Microsoft Syntex. Den sigter mod at automatisere indholdsbehandling, forbedre brugeroplevelsen ved interaktion med indhold og levere robuste styringsmekanismer.

En nøglefunktion er den fleksible faktureringsmodel. Mange centrale indholdsbehandlingsfunktioner faktureres via en pay-as-you-go (PAYG)-model, der er knyttet til et Azure-abonnement. Dette giver organisationer mulighed for at bruge tjenester efter behov uden forudgående investeringer eller licensforpligtelser for disse specifikke funktioner. Denne tilgang kræver dog integration med Azure og overvågning af brugsomkostninger. Derudover kræver nogle funktioner, især inden for avanceret styring (tidligere kendt som SharePoint Advanced Management – ​​​​SAM), sædebaseret licensering. Denne hybride licensstruktur – en kombination af brugsbaseret fakturering via Azure til AI-behandlingstjenester og faste omkostninger pr. bruger for styringsfunktioner – adskiller sig fra traditionelle licensmodeller og kræver omhyggelig planlægning og budgettering fra organisationer. Behovet for at administrere både Azure-budgetter og brugerlicenser kan gøre omkostningsprognoser og licensstyring mere kompleks end med en samlet model.

2.1.1. Funktioner til indholdsbehandling (AI-drevet automatisering)

SharePoint Premium tilbyder en bred vifte af AI-drevne tjenester til automatisering af dokumentbehandling:

Dokumentforståelse (ustruktureret, struktureret, frit format, præbygget)

Dette er en kernefunktion, der gør det muligt at træne AI-modeller eller bruge præbyggede modeller til automatisk at klassificere dokumenter og udtrække specifikke oplysninger.

• Ustrukturerede modeller: Disse trænes ved hjælp af "maskinundervisning" (en tilgang uden kode) med eksempeldokumenter for at genkende mønstre i dokumenter såsom breve eller kontrakter. De består af klassifikatorer (til at identificere dokumenttypen) og ekstraktorer (til at udtrække specifikke datapunkter).
• Strukturerede og friformsmodeller: Baseret på AI Builder fra Power Platform er disse modeller velegnede til formularer eller dokumenter med variable strukturer, hvor information kan placeres forskellige steder. De kræver ofte kun et par eksempeldokumenter til træning.
• Præbyggede modeller: Tilbyder prætrænede løsninger til almindelige dokumenttyper såsom fakturaer, kvitteringer og kontrakter, så du hurtigt kan udtrække information uden selv at skulle træne modeller.

Autoudfyld kolonner

Den bruger store sprogmodeller (LLM'er) til automatisk at udfylde metadatakolonner i SharePoint-biblioteker baseret på filindhold og en defineret prompt. Dette kan bruges til at udtrække, klassificere, opsummere eller analysere indhold.

Taksonomimærkning

Anvender automatisk termer fra det centrale SharePoint Term Store (Managed Metadata) til dokumenter baseret på AI-analyse af indholdet. Dette forbedrer filsynligheden, filtreringen og den overordnede administration betydeligt og fremmer metadatakonsistens.

Billedmærkning

Den bruger kunstig intelligens til at genkende objekter i billeder og tildeler dem automatisk beskrivende nøgleord, som gemmes i en metadatakolonne. Dette gør det nemmere at søge, sortere og filtrere billedfiler.

Optisk tegngenkendelse (OCR)

Udtrækker trykt eller håndskrevet tekst fra billedfiler (JPG, PNG, TIFF) og PDF'er, hvilket gør denne tekst søgbar og indekserbar. Der er dog tekniske begrænsninger med hensyn til filtyper, antal sider (maks. 500 for OCR), tegnbegrænsning (64.000), billeddimensioner og understøttede alfabeter (i øjeblikket primært latin).

Indholdssamling

Muliggør automatisk oprettelse af standardiserede, gentagne forretningsdokumenter (f.eks. kontrakter, arbejdsinstruktioner, tilbud) baseret på moderne skabeloner, der er knyttet til datakilder som f.eks. SharePoint-lister. Dette kan resultere i betydelige tidsbesparelser, som det fremgår af en casestudie, der viser over 6.000 timer sparet om året.

Dokumentoversættelse

Opretter automatisk oversatte kopier af dokumenter direkte i SharePoint-biblioteker og bevarer det originale format og den originale struktur. Understøtter en bred vifte af sprog.

e-signatur

Integrerer en funktion til at anmode om og administrere elektroniske signaturer direkte i SharePoint og Microsoft 365. Dette forenkler signaturprocesser og holder dokumenter i M365-miljøet under gennemgangs- og signeringsprocessen, hvilket understøtter overholdelse af regler. Regional tilgængelighed er i øjeblikket begrænset.

PDF-fletning/udtræk

Indeholder værktøjer til at flette flere PDF-filer sammen til én fil eller opdele en stor PDF-fil i flere mindre.

Behandlingsregler

Muliggør definitionen af ​​simple, regelbaserede handlinger i dokumentbiblioteker for at automatisere opgaver, f.eks. flytning af filer baseret på ændringer i metadata.

Funktioner i indholdsoplevelser

Disse funktioner har til formål at forbedre brugerinteraktionen med indhold:

Forbedret filfremviser

Giver en forbedret visning af hundredvis af filtyper direkte i SharePoint/OneDrive/Teams og understøtter funktioner som annotationer.

Indholdsforespørgsel

Tillader mere præcise forespørgsler baseret på specifikke metadataværdier, der går ud over simple nøgleordssøgninger.

Webstedsskabeloner

Indeholder skabeloner til SharePoint-websteder, der er forudkonfigurerede til administration, behandling og sporing af forretningsdokumenter.

Dokumentportaler

De muliggør sikkert samarbejde om dokumenter med eksterne parter såsom leverandører eller freelancere.

Appen Forretningsdokumenter og Dokumenthub

Fremtidige, centraliserede grænseflader til håndtering af dokumenter af høj kvalitet, planlagt som brugerlicenserede tjenester.

Funktioner til indholdsstyring (SharePoint Advanced Management – ​​​​SAM):

En nøglekomponent i SharePoint Premium er dens forbedrede styringsfunktioner, tidligere kendt som SharePoint Advanced Management (SAM). Disse er afgørende for sikker indholdsstyring, især som forberedelse til AI-værktøjer som Copilot.

fokus

Bekæmpelse af indholdsspredning (ukontrolleret vækst af indhold), forebyggelse af overdeling (overdreven deling af indhold), styring af adgang til SharePoint- og OneDrive-websteder og kontrol af indholdets livscyklus.

Nøglefunktioner

• Rapporter og indsigter om dataadgangsstyring (DAG): Giv gennemsigtighed om, hvilket indhold der deles, hvordan og med hvem, og identificer potentielt overdelte websteder eller filer med følsomme etiketter.
• Politikker for webstedslivcyklus: Muliggør definition af retningslinjer for håndtering af inaktive websteder (f.eks. arkivering) og sikring af gyldigt webstedsejerskab.
• Gennemgang af webstedsadgang: Automatiser gennemgangen af ​​webstedsejeres adgangstilladelser.
• Begrænset adgangskontrol (RAC): Giver dig mulighed for at begrænse adgangen til bestemte SharePoint-websteder eller OneDrive-konti til definerede sikkerhedsgrupper, uanset eksisterende delingstilladelser.
• Politikker for blokering af download: Forhindrer download, udskrivning eller synkronisering af filer fra bestemte websteder eller OneDrive, og tillader kun adgang via browseren.
• Ændringshistorik: Logger administrative ændringer af websteder eller organisationsindstillinger.
• AI-indsigt: Brug sprogmodeller til at identificere mønstre og potentielle styringsproblemer i rapporter og give anbefalinger til handling (f.eks. identifikation af inaktive websteder med følsomt indhold).

Licensering

Disse forbedrede styringsfunktioner kræver typisk separate licenser pr. bruger (SAM-licenser). Det er dog værd at bemærke, at nogle af disse funktioner også er inkluderet i Microsoft 365 Copilot-licenser.

Brugsscenarier og fordele:

SharePoint Premium muliggør automatisering af adskillige forretningsprocesser, såsom faktura- og kontraktbehandling. Det forbedrer søgenøjagtigheden gennem automatisk udtrukne og anvendte metadata og hjælper med at håndtere compliance-risici gennem automatisk klassificering og politikanvendelse. Dette fører til forbedret vidensstyring, øget effektivitet og produktivitet, omkostningsbesparelser og større datanøjagtighed. Casestudier og analyser viser et betydeligt investeringsafkast (ROI), ofte transformativt snarere end marginalt.

Implementering af SharePoint Premium er ikke nogen triviel opgave. Det er ikke en løsning, der bare kan "tændes" og virker med det samme. Det kræver snarere en betydelig investering af tid og ekspertise. Træning af brugerdefinerede AI-modeller kræver omhyggeligt udvalgte eksempeldokumenter (både positive og negative eksempler) og involvering af fageksperter fra de relevante forretningsenheder. Det er også nødvendigt at definere klare taksonomier og oprette indholdscentre til at administrere modellerne. Derudover skal der etableres en styringsstruktur til kuratering (gennemgang og forfining) af de udtrukne metadata og klassifikationer samt til den løbende vedligeholdelse af modellerne. Uden omhyggelig planlægning, involvering af fageksperter og løbende styring er succes ikke garanteret. Der er også tekniske og praktiske forhindringer: Rapporter indikerer udfordringer i behandlingen af ​​komplekse dokumenter, såsom flersidede PDF'er med tabeller, der strækker sig over flere sider, eller sider, der indeholder flere tabeller. Begrænsninger i filformat, størrelse og OCR skal tages i betragtning. Derudover blev der observeret forsinkelser i udgivelsen af ​​modelopdateringer og deraf følgende problemer med automatiseret behandling. Disse faktorer understreger, at selvom SharePoint Premium er kraftfuldt, kræver det en velgennemtænkt implementeringsstrategi og løbende support for at realisere dets fulde potentiale og overvinde dets begrænsninger.

Relateret til dette:

• Microsoft Copilot: En omfattende analyse af Microsofts AI-assistent

Copilot til Microsoft 365 i SharePoint: AI-assistent til indhold og samarbejde

Microsoft 365 Copilot er et AI-drevet produktivitetsværktøj, der er dybt integreret med Microsoft 365-applikationer, herunder SharePoint. Det udnytter store sprogmodeller (LLM'er) og tilgår data fra Microsoft Graph (e-mails, chats, kalendere, dokumenter) for at yde kontekstuel support. En vigtig sikkerhedsfunktion er, at Copilot respekterer eksisterende brugertilladelser; brugere ser kun oplysninger, de allerede har adgang til. Brug kræver visse Microsoft 365-basislicenser plus en ekstra Copilot-licens pr. bruger.

Kernefunktioner i SharePoint

Indholdsskabelse (sider/indlæg)

Copilot hjælper forfattere direkte i SharePoints RTF-editor (i webdelen Tekst) med at oprette og revidere indhold. Programmet kan omskrive tekst, justere tone, forkorte eller udføre. En særlig bemærkelsesværdig funktion er dets evne til at generere hele SharePoint-sider baseret på en simpel prompt eller ved at bruge eksisterende dokumenter (f.eks. Word-filer eller PowerPoint-præsentationer) som grundlag. Copilot udnytter også nye SharePoint-designfunktioner, såsom fleksible sektioner og designidéer, til at foreslå tiltalende layouts.

SharePoint-agenter

Disse er specialiserede AI-assistenter, der er begrænset til indholdet af specifikke SharePoint-websteder eller udvalgte filer og mapper. De kan besvare spørgsmål inden for dette specifikke vidensområde og fungere som "emneeksperter" for det pågældende indhold. Hvert SharePoint-websted modtager automatisk en standardagent. Brugere med redigeringsrettigheder kan oprette yderligere, brugerdefinerede agenter og begrænse deres vidensbase til op til 20 kilder (websteder, biblioteker, mapper, filer). Agenterne respekterer altid individuelle brugertilladelser. De kan også integreres og bruges med Microsoft Teams. I øjeblikket understøttes almindelige Office-dokumenter, PDF'er, tekstfiler og HTML; der er planlagt understøttelse af billeder, videoer og OneNote. SharePoint-lister eller sider fra sidebiblioteket kan i øjeblikket ikke bruges som kilde.

Informationsindsamling/opsummering

Copilot kan hente oplysninger fra SharePoint-dokumentbiblioteker, -lister og -websteder for at hjælpe brugerne med at søge efter filer, generere resuméer eller udtrække indsigt. Inden for OneDrive- eller SharePoint-grænsefladen kan brugerne udnytte Copilot til at hente dokumentresuméer eller stille spørgsmål om indholdet. Muligheden for at finde nødvendige oplysninger i filer nævnes som en betydelig fordel af tidlige brugere. Det er dog værd at bemærke, at resuméfunktionerne kan være begrænsede i en chatkontekst (f.eks. til de sidste 30 dages chathistorik).

Integration med Copilot Studio

SharePoint kan fungere som en datakilde til at bygge og træne brugerdefinerede AI-modeller og agenter i Copilot Studio (tidligere Power Virtual Agents). Dette muliggør oprettelse af generative svar baseret på SharePoint-indhold. Opsætning kræver konfiguration af godkendelse for at give adgang til SharePoint-data.

Brugsscenarier og fordele

Brug af Copilot i SharePoint lover betydelige produktivitetsgevinster. Det accelererer oprettelsen af ​​indhold, forenkler design af websteder og sider, automatiserer oprettelsen af ​​resuméer og forbedrer samarbejdet. Informationsindhentning gøres nemmere, og tiden brugt på rutineopgaver reduceres. Undersøgelser og rapporter fra tidlige brugere nævner kvantificerbare fordele: gennemsnitlig tidsbesparelse på 1,2 til 10 timer om ugen, 29 % hurtigere opgaveafslutning (søgning, skrivning, resumé) og forbedret arbejdskvalitet og -nøjagtighed.

Begrænsninger og udfordringer

Trods dens potentiale er der rapporter om udfordringer og begrænsninger ved brug af Copilot med SharePoint:

Søge-/hentningsproblemer

Brugere rapporterer inkonsistente eller unøjagtige svar på forespørgsler om SharePoint-indhold, især vedrørende metadata, filantal eller specifikke detaljer. Copilot ser ud til at have problemer med strukturelle (meta) forespørgsler i modsætning til indholdsforespørgsler. Det begrænsede kontekstvindue i LLM'erne gør det vanskeligt at behandle meget store dokumenter eller et stort antal filer. Indekseringsforsinkelser kan påvirke informationens aktualitet. Styringsforanstaltninger som f.eks. Begrænset SharePoint-søgning (RSS) kan begrænse Copilots dataadgang og dermed påvirke kvaliteten af ​​svarene.

Agentbegrænsninger

Antallet af videnskilder for agenter er i øjeblikket begrænset til 20. Lister og sider understøttes ikke som kilder. Understøttelse af filformater udvides. Delbare links til sider fungerer ikke som videnskilder. Der er også rapporteret problemer med agentgodkendelsesprocessen og deres forankringsmuligheder.

Funktionelle huller/uoverensstemmelser

Nogle brugere savner funktioner, der er velkendte fra andre AI-værktøjer (f.eks. direkte dokumentupload i chat, modelvalg, DALL-E-billedgenerering). Ydeevnen opfattes nogle gange som enklere end specialiserede modeller som GPT-4.

Databeredskab

Effektiviteten af ​​Copilot afhænger i høj grad af velorganiserede og korrekt autoriserede data i Microsoft 365 og SharePoint. Risikoen for overdeling er betydelig og skal håndteres, før Copilot implementeres bredt.

Disse observationer tyder på, at Copilot primært er designet som en assistent til opgaver som udarbejdelse, opsummering og besvarelse af spørgsmål baseret på tilgængeligt indhold, der udnytter semantisk forståelse. Det er dog ikke et universalmiddel og erstatter ikke præcise, metadata-drevne søgninger eller lageropgaver. Brugere, der forventer, at Copilot nøjagtigt tæller filer eller filtrerer elementer baseret på komplekse metadata, kan blive skuffede. Dens muligheder er begrænset af de underliggende data i Microsoft Graph, begrænsningerne ved indeksering og de anvendte tilladelser. Klare forventninger til dens muligheder sammenlignet med traditionelle søgemetoder er derfor afgørende for en vellykket implementering.

Integration af en uafhængig og tværgående AI-platform til alle forretningsbehov - Billede: Xpert.Digital

AI Game Changer: Den mest fleksible AI-platform - Skræddersyede løsninger, der reducerer omkostninger, forbedrer dine beslutninger og øger effektiviteten

Uafhængig AI-platform: Integrerer alle relevante virksomhedsdatakilder

• Denne AI-platform interagerer med alle specifikke datakilder
  • Fra SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox og mange andre datastyringssystemer
• Hurtig AI-integration: Skræddersyede AI-løsninger til virksomheder på timer eller dage i stedet for måneder
• Fleksibel infrastruktur: Cloudbaseret eller hosting i dit eget datacenter (Tyskland, Europa, frit valg af lokation)

• Maksimal datasikkerhed: brugen i advokatfirmaer er et uomtvisteligt bevis
• Implementering på tværs af en bred vifte af virksomhedsdatakilder
• Valg af egne eller forskellige AI-modeller (Tyskland, EU, USA, Canada)

Udfordringer som vores AI-platform løser

• Manglende tilpasning af konventionelle AI-løsninger
• Databeskyttelse og sikker håndtering af følsomme data
• Høje omkostninger og kompleksitet ved individuel AI-udvikling
• Mangel på kvalificerede AI-specialister
• Integration af AI i eksisterende IT-systemer

Mere information her:

• AI-integration af en uafhængig og tværgående AI-platform til alle forretningsbehov

Datahåndteringssystemer i overgang: Strategier for forretningssucces i AI'ens tidsalder – Billede: Xpert.Digital

Andre native AI-funktioner – SharePoint møder AI: En sammenligning af native og tredjepartsbaserede tilgange

Ud over SharePoint Premium og Copilot findes der andre native Microsoft-teknologier, der aktiverer eller har aktiveret AI-funktioner i SharePoint-konteksten:

AI Builder-integration

AI Builder er en del af Microsoft Power Platform og tilbyder en samling af præ-trænede og brugerdefinerede AI-modeller (f.eks. til dokumentbehandling, objektgenkendelse, kategorisering og forudsigelse). Disse modeller kan bruges direkte i SharePoint (ofte som en del af SharePoint Premium/Syntex-funktioner til struktureret/friformsbehandling) eller via Power Automate-arbejdsgange, der udløses af SharePoint-hændelser (f.eks. filuploads). Dette giver mulighed for oprettelse af brugerdefinerede, AI-drevne automatiseringer med en lav-kode/ingen-kode-tilgang. Eksempler omfatter arbejdsgange, der automatisk udtrækker metadata fra uploadede fakturaer og skriver dem til SharePoint-kolonner, eller som klassificerer dokumenter baseret på deres indhold. Brug af AI Builder kræver relevante Power Platform-licenser eller AI Builder-kreditter, hvoraf nogle var inkluderet i Syntex/Premium-licenser eller faktureres via pay-as-you-go (PAYG)-modellen.

Viva Topics (Udgået)

Viva Topics brugte AI til automatisk at identificere, organisere og præsentere viden fra indhold i Microsoft 365 (inklusive SharePoint) som emnekort og -sider. Disse emner blev vist kontekstuelt i applikationer som SharePoint, Teams og Outlook for at lette opdagelsen af ​​viden og identifikationen af ​​eksperter. Viva Topics vil dog udgå i februar 2025. Microsoft fokuserer i stedet sin udviklingsindsats på AI-drevne vidensoplevelser i Copilot og direkte i SharePoint. Eksisterende brugerudgivne emnesider vil blive konverteret til almindelige SharePoint-sider, som stadig vil kunne findes via søgning, men som ikke længere vil blive opdateret af AI.

Integrationen af ​​AI Builder understreger et centralt aspekt af Microsofts strategi: Mens SharePoint Premium tilbyder en række indbyggede og træningsbare AI-modeller til almindelige indholdsstyringsopgaver, fungerer Power Platform (Power Automate, Power Apps) med AI Builder som det primære værktøj til at skabe mere tilpassede, lavkodede, AI-drevne arbejdsgange, der interagerer med SharePoint-data. Når organisationer derfor har brug for AI-automatiseringer, der går ud over Premium' standardfunktioner – for eksempel for at integrere med eksterne systemer, implementere kompleks, flertrinslogik eller oprette brugerdefinerede grænseflader med Power Apps – er Power Platform med AI Builder det dedikerede Microsoft-værktøjssæt, der er tæt integreret med SharePoint. Dette giver et afgørende lag af udvidelse ud over de indbyggede Premium-funktioner.

Relateret til dette:

• Unframe AI transformerer AI-integration for virksomheder på rekordtid: Skræddersyede løsninger på timer eller dage

Tredjeparts AI-løsninger til integration med SharePoint

Ud over Microsofts native AI-løsninger er der et voksende marked af tredjepartsværktøjer, der integrerer eller udvider AI-funktioner i SharePoint. Disse løsninger dækker ofte specifikke nicher eller tilbyder alternative tilgange til Microsofts tilbud. Integration sker typisk gennem forskellige mekanismer:

API'er

Brug Microsoft Graph API'en eller specifikke SharePoint API'er til at få adgang til data og udføre handlinger.

stik

Platforme som Zapier eller Power Automate (via brugerdefinerede forbindelser) gør det muligt at forbinde SharePoint til eksterne AI-tjenester.

Dedikerede tilføjelser/apps

Løsninger designet som SharePoint Framework (SPFx) webdele, tilføjelsesprogrammer eller separate applikationer, der interagerer direkte med SharePoint.

Eksempler og analyse

Udvalget af tredjepartsløsninger er enormt. Her er et par eksempler, kategoriseret efter deres hovedfunktioner:

Workflow-/automatiseringsplatforme (med AI)

• FlowForma: En platform uden kode, der bruger generativ AI (sin egen "copilot" og opsummeringsfunktioner) til at skabe komplekse arbejdsgange, der integreres problemfrit med Microsoft 365 og SharePoint.
• Nintex: Tilbyder omfattende værktøjer til automatisering af arbejdsgange, robotprocesautomatisering (RPA) og dokumentgenerering med SharePoint-integration. Det kan dog have en stejlere indlæringskurve og højere omkostninger.
• Zapier: Fungerer som en integrationsplatform ("middleware"), der forbinder SharePoint med tusindvis af andre applikationer, herunder AI-tjenester som "AI by Zapier" (ved hjælp af modeller som OpenAI og Anthropic) eller specialiserede AI-værktøjer som "Browse AI" til udtrækning af webstedsdata. Det er særligt velegnet til at automatisere enklere opgaver på tværs af applikationer.
• Kissflow: Endnu en løsning til workflowstyring, der er rettet mod ikke-tekniske brugere med en simpel brugergrænseflade.
• Sembly.ai: Specialiseret i mødeproduktivitet integreres med SharePoint for automatisk at gemme AI-genererede mødenotater, resuméer og opgavelister i relevante SharePoint-biblioteker. Integrationen sker via API'er og respekterer eksisterende tilladelser.

Semantisk søgning/videnshåndtering

• PoolParty Semantic Suite (fra Graphwise): Giver et semantisk lag oven på SharePoint (samt Teams og Copilot). Muliggør semantisk søgning (som går ud over nøgleord og forstår synonymer), automatisk konceptmærkning baseret på en centralt administreret taksonomi og facetteret søgning for at forfine resultater. Integrerer med SharePoint Term Store, Azure og Graph API.
• Semafor (efter fremskridt): Bruger semantiske modeller, tekstmining og klassifikationsregler til at berige SharePoint-dokumenter med omfattende, kontekstuelle metadata. Et casestudie med en global nonprofitorganisation demonstrerede forbedret dokumentopdagelighed og bedre videndeling på tværs af flere lokationer.
• Expert.ai: Et værktøj til semantisk tekstanalyse med dybdegående tilpasningsmuligheder for nøgleord og begreber. Det nævnes i sammenligninger som et stærkt alternativ inden for semantik.
• Guru: En AI-søgeplatform til virksomheder, der samler og gør søgbar information fra forskellige kilder, herunder SharePoint.
• Onyx (tidligere Danswer): En open source AI-platform, der forbinder til virksomhedsdokumenter, applikationer (herunder SharePoint) og personer. Den tilbyder en chatgrænseflade, forbindelser til over 40 systemer og muligheden for at oprette brugerdefinerede AI-agenter. Den kan køres lokalt eller i skyen.

Dokumentbehandling/-optagelse

• Artsyl docAlpha: Integrerer tæt med SharePoint og tilbyder avanceret OCR, AI-drevet dokumentgenkendelse (automatisk klassificering og metadatatildeling), intelligent dataudtrækning (med modeller, der kan trænes) og automatisering af arbejdsgange. Den er rettet mod specifikke brancher såsom sundhedspleje, finans og produktion.
• conceptClassifier (fra forskellige leverandører): Et tilføjelsesprogram, der bruger "Compound Term Processing"-teknologi til at klassificere ustrukturerede data i SharePoint og udtrække metadata.

Generelle AI/produktivitetsplatforme

• Stack AI: En platform til at bygge AI-agenter, der interagerer med interne data og API'er, herunder dokumentbehandling og søgning.
• kama DEI: En platform til forståelse af naturligt sprog (NLU) med en konfigurerbar vidensbase til oprettelse af virtuelle agenter.

Open Source / Udviklerværktøjer

GitHub er vært for forskellige open source-projekter og -lagre relateret til SharePoint-udvikling (f.eks. officielle Microsoft-lagre til dokumentation og SPFx-træning). Der er også specifikke værktøjer som "Prompt Pulse", en Microsoft Teams Power App, der bruger SharePoint som datakilde til deling af Copilot-prompter, og mere generelle produktivitetsværktøjer med SharePoint-integration. Onyx er et eksempel på en mere omfattende open source-platform til virksomhedssøgning/AI med en SharePoint-connector.

Sammenligning af AI-værktøjer: Integrerede vs. tredjepartsmetoder

Sammenligning af AI-værktøjer: Integrerede vs. tredjepartsmetoder – Billede: Xpert.Digital

Beslutningen om at bruge integrerede Microsoft AI-løsninger som SharePoint Premium eller Copilot og integrere tredjepartsværktøjer kræver nøje overvejelse af forskellige aspekter. Integrerede løsninger tilbyder en meget dyb integration med Microsoft 365 og en problemfri brugeroplevelse. Deres funktionssæt er bredt og dækker områder som behandling, styring og assistance, selvom dybden kan variere afhængigt af den specifikke funktion. Prismodellerne for disse løsninger er hybride og er baseret på både brugsbaserede og brugerbaserede tilgange. Tilpasningsmulighederne er begrænset til modeltræning, prompts og brugen af ​​Power Platform, mens sikkerhedsintegrationen er baseret på eksisterende standarder og Microsoft 365-overholdelse. Vedligeholdelse administreres effektivt gennem centraliserede opdateringer fra Microsofts økosystem, men kræver en vis konfiguration og træning. Dette fører i sidste ende til en høj grad af leverandørbinding i Microsofts system.

Eller bør man vælge specialiserede "bedste" tredjepartsværktøjer til specifikke AI-opgaver, som måske tilbyder overlegen funktionalitet på dette område, men medfører integrationsindsats og potentielt højere administrationsomkostninger, med undtagelse af Xpert.Digital-partneren?

Tredjepartsløsninger varierer derimod i deres integrationsniveau. De arbejder med API'er, connectorer og tilføjelsesprogrammer, hvilket kan introducere yderligere kompleksitet. De er ofte nichespecifikke og tilbyder potentielt dybere funktionalitet på bestemte områder end integrerede løsninger. Omkostningsmodeller varierer meget og spænder fra abonnementer til freemium- og open source-modeller. Tredjepartsløsninger, især open source-løsninger, har ofte den fordel, at de er tilpasningsdygtige og tilbyder maksimal fleksibilitet. Disse løsninger kræver dog separate revisioner vedrørende sikkerhed og datahåndtering samt potentielt mere kompleks integrationsstyring. Leverandørbindingen er generelt lavere, men der er stadig en afhængighed af den specifikke tredjepartsudbyder.

Valget mellem native Microsoft-integration og specialiserede tredjepartsværktøjer skal også overvejes i forhold til integrationsindsats og leverandørbinding. Mens Microsoft 365 tilbyder dyb integration i sit eget økosystem, kan leverandørbinding være betydelig. Tredjepartsløsninger tilbyder derimod potentielt større fleksibilitet. Organisationer bør derfor nøje overveje, om den opfattede fordel ved specialiserede funktionaliteter retfærdiggør de ekstra omkostninger og kompleksitet ved integrationen.

Relateret til dette:

• Farerne ved leverandørfastlåsning: Hvorfor virksomheder bør undgå afhængigheder

Indvirkning af AI på SharePoints kernefunktioner

Kunstig intelligens ændrer ikke kun de overordnede strategier for indholdsstyring, men påvirker også direkte SharePoints kernefunktioner, især søge- og procesautomatisering.

Søgning og informationsindhentning

Traditionelle søgeordssøgninger på virksomhedsportaler fører ofte til utilfredsstillende resultater og er tidskrævende for brugerne. AI lover grundlæggende forbedringer på dette område:

Fra nøgleord til koncepter

AI-drevet søgning går ud over blot at matche søgeord. Den sigter mod at forstå brugerens intention bag en søgeforespørgsel og at tage den semantiske kontekst af ord og sætninger i betragtning.

Semantisk søgning

Denne teknologi bruger vektorindlejringer (matematiske repræsentationer af ord og begreber) og sprogmodeller til at finde konceptuelt relaterede oplysninger, selvom de nøjagtige søgeord ikke vises i dokumentet. Microsoft Search, og især Copilot, bygger på et sådant semantisk indeks genereret ud fra dataene i Microsoft Graph. Dette indeks gør det muligt at genkende relationer mellem forskellige ordformer, forstå synonymer og identificere dokumenter med lignende indhold. Azure AI Search tilbyder også semantiske funktioner såsom re-rangering (revurdering af søgeresultater baseret på semantisk relevans), udtrækning af svarstykker og fremhævning. Tredjepartsleverandører som PoolParty integrerer også semantiske søgefunktioner i SharePoint. For visse avancerede semantiske funktioner, især i forbindelse med Copilot Studio eller Azure AI Search, kan en Microsoft 365 Copilot-lejerlicens være påkrævet for at udnytte semantisk indeksering fuldt ud.

Naturlig sprogbehandling (NLP) / Naturlige sprogforespørgsler

AI giver i stigende grad brugerne mulighed for at stille spørgsmål i naturligt, hverdagssprog i stedet for at stole på rigide søgeord. Microsoft 365 Copilot er eksplicit designet til denne samtaleinteraktion. Det er dog værd at bemærke, at Microsoft har annonceret, at de vil udfase visse former for understøttelse af forespørgsler i naturligt sprog i standard Microsoft 365-søgegrænseflader (såsom Outlook, Teams og SharePoint Search) til fordel for nøgleordssøgninger med filtre eller brug af Copilot. Værktøjer som LlamaIndex, i kombination med dataforbindelser (f.eks. fra CData), kan også bruges til at udvikle brugerdefinerede løsninger, der muliggør forespørgsler i naturligt sprog mod SharePoint-data. eDiscovery (Premium)-funktionen i Microsoft Purview bruger også en Natural Language Query Builder i forbindelse med Copilot.

Personalisering og anbefalinger

AI-algoritmer analyserer brugeradfærd, deres rolle i virksomheden, deres interaktioner og relationer i Microsoft Graph for at levere personlige søgeresultater og proaktivt foreslå relevant indhold (dokumenter, nyheder, eksperter).

Fordelene ved disse AI-drevne søgeforbedringer omfatter hurtigere informationssøgning, mere relevante søgeresultater, forbedret vidensopdagelse og en reduktion af den tid, medarbejderne bruger på at søge.

Tabellen viser forskellene mellem de forskellige søgemetoder – Billede: Xpert.Digital

Tabellen viser forskellene mellem de forskellige søgemetoder. Søgeordssøgning er afhængig af præcis matchning af termer, og selvom den er praktisk på grund af sin enkelhed, er den begrænset i sin relevans, fordi den ikke tager højde for kontekst eller synonymer. Standard Microsoft Search, som er personligt tilpasset, bruger desuden signaler fra Microsoft Graph til at tilbyde bedre og mere brugerspecifik relevans. Den ignorerer dog alt for ofte semantisk kontekst og er meget afhængig af kvaliteten af ​​grafdataene. Semantisk søgning, baseret på teknologier som Copilot eller Azure AI, fungerer med vektorindlejringer og forstår konteksten og betydningen af ​​søgeforespørgsler. Den leverer den højeste relevans, fordi den genkender intention og også finder konceptuelt lignende resultater. Den kræver dog eksplicit opsætning, passende licenser og data af høj kvalitet og kan nå sine grænser med komplekse metaspørgsmål. Søgning i naturligt sprog, baseret på konversations-AI og intentionsgenkendelse, giver mulighed for intuitiv og fleksibel input. Den kan dog være tvetydig, understøttes kun delvist i standardbrugergrænseflader, og dens nøjagtighed afhænger i høj grad af kvaliteten af ​​den underliggende model.

Udviklingen af ​​søgning i Microsoft 365 peger i en klar retning: Copilot repræsenterer den næste generation og anvender et mere avanceret semantisk indeks end standard Microsoft Search. Mens standardsøgning allerede integrerer personalisering gennem Microsoft Graph, tilføjer Copilot en dybere semantisk forståelse og evnen til at drage logiske slutninger. Afskaffelsen af ​​Microsoft Search i Bing til fordel for Copilot understreger denne strategiske retning. Ikke desto mindre støder Copilot-søgning også på begrænsninger i praksis, især med utilstrækkeligt forberedte data eller uklare tilladelser. Værktøjer som Restricted SharePoint Search (RSS) illustrerer spændingen mellem den brede dataadgang, som AI kræver, og kravene til datastyring, hvilket påvirker både Copilot og standardsøgning. Derfor er Copilot ikke blot en "bedre søgning", men snarere en AI-assistent, hvis søgefunktioner er baseret på semantisk forståelse, men afhænger af kvaliteten og tilgængeligheden af ​​de underliggende data.

Procesautomatisering og indholdsstyring

AI revolutionerer også den måde, indhold administreres i SharePoint og integreres i processer:

Automatiseret klassificering og mærkning

AI-modeller, især dem i SharePoint Premium/Syntex, kan automatisk analysere og klassificere dokumenter baseret på deres indhold. De anvender foruddefinerede metadatatags, enten baseret på trænede modeller eller via integration med SharePoint-taksonomien (administrerede metadata). Dette reducerer den manuelle indsats betydeligt og sikrer ensartede metadata på tværs af hele dokumentsamlingen.

Metadataudtrækning

Ud over simpel klassificering kan AI udtrække specifikke oplysninger – såsom datoer, navne, beløb og kontraktklausuler – fra strukturerede (formularer) og ustrukturerede (breve, kontrakter) dokumenter. Disse udtrukne data gemmes i SharePoint-kolonner (metadatafelter), hvilket muliggør metadatadrevne processer og betydeligt forbedret synlighed.

Automatisering af arbejdsgange

De automatisk udtrukne metadata eller den resulterende klassificering kan fungere som udløsere for downstream-arbejdsgange, typisk oprettet med Power Automate. Eksempler omfatter godkendelsesprocesser, der er startet baseret på et udtrukket fakturabeløb, meddelelser om kommende kontraktudløb eller automatisk dirigering af dokumenter til den ansvarlige afdeling.

Automatisering af compliance (betegnelser for opbevaring/fortrolighed)

Et særligt vigtigt use case er den automatiske anvendelse af compliance-politikker. AI-modeller (i SharePoint Premium/Syntex) kan konfigureres til automatisk at anvende opbevaringsetiketter eller følsomhedsetiketter fra Microsoft Purview på dokumenter baseret på deres klassificering eller det indhold, de registrerer (f.eks. følsomme oplysninger). Dette sikrer, at indhold håndteres i overensstemmelse med virksomhedens politikker og juridiske krav uden at kræve manuel brugerindgriben. Konfiguration opnås ved at linke Purview-etiketter til AI-modellerne eller via automatiske mærkningspolitikker i Purview, der reagerer på specifikke indholdstyper, følsomme informationstyper, nøgleord eller træningsbare klassifikatorer. Et konkret eksempel ville være en Syntex-model, der genkender "produktspecifikationer" og automatisk anvender en hændelsesbaseret opbevaringsetiket, f.eks. "Gem i 5 år efter produktudløb". Power Automate kan også bruges til at anvende etiketter baseret på arbejdsgangslogik.

Indholdssamling

Som tidligere nævnt automatiserer denne funktion oprettelsen af ​​standardiserede dokumenter.

Fordelene ved disse automatiseringer er åbenlyse: øget effektivitet, reduktion af manuelle fejl, forbedret compliance, højere datakonsistens og accelererede forretningsprocesser.

AI's evne til at automatisere compliance-opgaver repræsenterer et paradigmeskift. Traditionelt set var overholdelse af opbevaringsperioder eller beskyttelse af følsomme data i høj grad afhængig af manuelle processer og medarbejderomhu – både fejlbehæftede og vanskelige at skalere. AI, især gennem SharePoint Premium/Syntex, muliggør nu proaktiv og automatisk håndhævelse af compliance-politikker defineret i Microsoft Purview baseret på dokumentindhold. Ved at forstå dokumenttypen og om den indeholder følsomme oplysninger, kan AI anvende den korrekte opbevarings- eller fortrolighedsetiket uden at kræve manuel indgriben. Dette øger politikkonsistensen dramatisk og reducerer risikoen for overtrædelser af compliance. For organisationer i regulerede brancher eller dem, der håndterer store mængder følsomme data, tilbyder dette betydelig merværdi. AI fungerer som en bro mellem selve indholdet og de styringsregler, der gælder for det, hvilket muliggør automatiseret håndhævelse i stor skala.

Drag fordel af Xpert.Digital's omfattende, femdobbelte ekspertise i en omfattende servicepakke | R&D, XR, PR & optimering af digital synlighed - Billede: Xpert.Digital

Xpert.Digital besidder dybdegående viden på tværs af forskellige brancher. Dette giver os mulighed for at udvikle skræddersyede strategier, der er præcist afstemt med kravene og udfordringerne i dit specifikke markedssegment. Ved løbende at analysere markedstendenser og overvåge brancheudviklingen kan vi handle proaktivt og tilbyde innovative løsninger. Kombinationen af ​​erfaring og ekspertise skaber merværdi og giver vores kunder en afgørende konkurrencefordel.

Mere information her:

• Drag fordel af Xpert.Digital's 5 ekspertiseområder i én pakke – fra kun €500/måned

Databeskyttelse og -styring: Sikker implementering af AI-løsninger – Billede: Xpert.Digital

Strategisk værdi og implementeringsovervejelser

Integration af kunstig intelligens i SharePoint tilbyder betydelig strategisk værdi ud over blot at forbedre individuelle funktioner. Beslutningen om at implementere det bør dog baseres på en omhyggelig vurdering af fordele, omkostninger og nødvendige forudsætninger.

Business casen: Hvorfor implementere AI i SharePoint?

Argumenterne for at bruge AI i SharePoint er talrige og berører kerneområder inden for forretningspræstation:

Effektivitet og produktivitet

Den måske mest håndgribelige fordel er de massive tidsbesparelser, der opnås ved automatisering af manuelle og gentagne opgaver. Disse omfatter dataindtastning, dokumentklassificering, tagging, opsummering og oprettelse af standarddokumenter. Medarbejderne fritages for rutineopgaver og kan fokusere på mere strategiske, værdiskabende aktiviteter. Den forbedrede søgefunktion fremskynder også informationssøgning.

Vidensstyring

AI hjælper med at omdanne de ofte ustrukturerede mængder information i SharePoint til organiseret og tilgængelig viden. Automatisk tagging og klassificering forbedrer informationens søgemuligheder og genbrugelighed. Selvom Viva Topics udfases, er målet fortsat at forbinde mennesker bedre med viden og ekspertise, nu primært gennem SharePoint og Copilot.

Overholdelse og styring

AI muliggør automatiseret håndhævelse af compliance-politikker. Den automatiske anvendelse af opbevarings- og fortrolighedsmærkninger baseret på indhold, detektion af følsomme oplysninger og den konsekvente brug af metadata hjælper med at reducere compliance-risici og øge dataenes nøjagtighed. Dette understøtter også revisionsbarhed.

Omkostningsbesparelser og investeringsafkast

Automatisering reducerer driftsomkostninger, der opstår som følge af manuelle processer, fejlfinding og ineffektive søgninger. Potentielle besparelser opstår også ved at konsolidere værktøjer og undgå omkostningerne ved specialiserede ældre systemer. Casestudier og ROI-analyser for både Syntex/Premium og Copilot viser et betydeligt besparelsespotentiale, der ofte langt overstiger marginale forbedringer og potentielt kan opnå et investeringsafkast på over 100 % til over 400 %.

Fremtidig levedygtighed

Implementeringen af ​​AI forbereder indholdsgrundlaget til fremtidige udviklinger og især til AI-assistenter som Copilot. Det positionerer virksomheden i tråd med den generelle tendens mod at integrere AI i den digitale arbejdsplads.

Implementeringsfaktorer

Introduktionen af ​​AI-løsninger i SharePoint kræver en strategisk tilgang og overvejelse af flere nøglefaktorer:

Licensering og omkostninger

Det er vigtigt at forstå licensmodellerne. SharePoint Premium kombinerer en pay-as-you-go-model (via Azure-abonnement) til behandlingstjenester med brugerbaserede licenser til avancerede styringsfunktioner (SAM). Microsoft 365 Copilot kræver også en separat brugerlicens ud over de grundlæggende M365-licenser. Omkostninger, især for Premium-funktioner og Copilot, kan være en hindring, især for mindre organisationer. Det anbefales at bruge omkostningsberegnere og vurderingsværktøjer. Opsætning af pay-as-you-go-fakturering kræver linkning til et Azure-abonnement og en ressourcegruppe.

Databeredskab og informationsarkitektur (IA)

Dette er en af ​​de mest kritiske succesfaktorer. Effektiviteten af ​​AI-værktøjer, især Copilot, afhænger i høj grad af kvaliteten, organiseringen og tilladelserne for de underliggende data i SharePoint og Microsoft 365. En robust informationsarkitektur er afgørende: en klar struktur for websteder og hub-sites, ensartet brug af metadata og indholdstyper, logiske mappestrukturer og navngivningskonventioner. Redundante, forældede eller trivielle (ROT) data bør identificeres og ryddes op, da de kan have en negativ indvirkning på AI-resultaterne. Afgørende er det, at filtilladelser skal gennemgås og korrigeres, og overdeling skal elimineres, før AI-værktøjer som Copilot udrulles bredt. Værktøjer som SharePoint Advanced Management (SAM) og Microsoft Purview er centrale for dette. AI i sig selv påvirker også bedste praksis for IA - standardiserede metadata, automatiserede taggingprocesser og kvalitetskontroller bliver endnu vigtigere. Behovet for et solidt datagrundlag kan ikke overvurderes; AI er ikke en erstatning for grundlæggende informationshygiejne, men snarere en forudsætning.

Teknisk implementering og ekspertise

Opsætning af SharePoint Premium kræver konfigurationstrin såsom at linke til Azure, oprette indholdscentre og træne brugerdefinerede modeller. Dette kan kræve teknisk ekspertise og kan nødvendiggøre involvering af IT-specialister eller eksterne partnere. Der er en læringskurve for både administratorer og brugere. Det anbefales at starte i det små, identificere specifikke, lovende use cases og udrulle løsningerne gradvist.

Udfordringer og begrænsninger

Organisationer bør være opmærksomme på potentielle tekniske forhindringer, såsom nøjagtighedsproblemer med modeller, behandlingsgrænser for bestemte filtyper, størrelser eller komplekse layouts, uoverensstemmelser i Copilot-svar eller kompleksiteter i integrationen af ​​forskellige systemer.

Forandringsledelse og implementering

Introduktionen af ​​AI-værktøjer ændrer arbejdsmetoder. En vellykket implementering kræver målrettet brugeruddannelse, klar kommunikation om værktøjernes fordele og begrænsninger og muligvis etablering af interne "forkæmpere" eller multiplikatorer.

Relateret til dette:

• Pålidelig AI: Europas trumfkort og chancen for at tage en ledende rolle inden for kunstig intelligens

Etiske og databeskyttelsesmæssige overvejelser

Brugen af ​​kunstig intelligens i en forretningsmæssig kontekst rejser vigtige etiske spørgsmål og spørgsmål vedrørende databeskyttelse, der skal behandles proaktivt:

Bias og retfærdighed

AI-modeller lærer af data og kan derfor utilsigtet opfange og forstærke eksisterende bias. Dette kan føre til diskriminerende eller urimelige resultater. Løbende overvågning og justering af modellerne er nødvendig for at opdage og minimere bias. Det genererede indhold og de genererede forslag bør kontrolleres for neutralitet og inklusion.

Databeskyttelse og -sikkerhed

AI-systemer som Copilot behandler potentielt store mængder virksomhedsdata, herunder følsomme eller personligt identificerbare oplysninger. Den største risiko er, at forkerte tilladelser (overdeling) eller fejlkonfigurationer utilsigtet kan eksponere følsomme data for brugere, der ikke burde have adgang til dem. Robust kryptering, strenge adgangskontroller og overholdelse af databeskyttelsesregler (såsom GDPR) er afgørende. Microsoft understreger, at der er kommercielle databeskyttelsesforanstaltninger på plads for virksomhedskunder, der bruger Copilot, hvilket forhindrer, at brugerprompter eller data bruges til at træne de offentlige LLM'er. Ikke desto mindre skal organisationer definere og kommunikere deres egne datahåndteringspolitikker og udvise særlig forsigtighed med juridisk begrænsede data (f.eks. sundhedsdata/PHI, PII).

Gennemsigtighed og ansvarlighed

Brugere bør kunne forstå, hvordan AI-genererede svar produceres. Da LLM'er lejlighedsvis kan "hallucinere", dvs. generere falsk, men overbevisende information, er det afgørende, at brugerne kritisk undersøger og verificerer resultaterne. Klare brugsretningslinjer og ansvar for gennemgang af AI-resultater er nødvendige.

Principper for ansvarlig AI

Brugen af ​​AI bør overholde etiske principper: respektfuld, lovlig og med fokus på at undgå skade. Aspekter som tilgængeligheden af ​​AI-værktøjer og deres potentielle indvirkning på job bør overvejes. Overdreven afhængighed af AI, som reducerer kritisk tænkning, bør undgås.

Introduktionen af ​​AI i SharePoint skaber en iboende dualitet: På den ene side muliggør disse værktøjer enorme effektivitetsgevinster gennem adgang til og behandling af store datasæt. På den anden side åbner netop disse muligheder op for nye risikofaktorer for databeskyttelse og datasikkerhed. Copilots evne til at tilgå e-mails, chats og dokumenter for at yde kontekstbevidst assistance indebærer samtidig risikoen for utilsigtet videregivelse af følsomme oplysninger, hvis de underliggende tilladelser er mangelfulde eller for brede. Derfor er det vigtigt, at implementeringen af ​​AI-værktøjer går hånd i hånd med styrkelse af sikkerheds- og databeskyttelsesforanstaltninger samt etablering af klare etiske retningslinjer og styringsprocesser. Fordelene ved AI kan kun realiseres ansvarligt, hvis de tilhørende risici håndteres aktivt.

Microsoft 365 og AI: Trends, værktøjer og den næste generation af produktivitet

Integrationen af ​​AI i SharePoint er stadig i sin vorden. Fremtidige udviklinger vil sandsynligvis blive formet af følgende tendenser:

Dybere og bredere AI-integration

AI-funktioner forventes at blive endnu mere problemfrit og omfattende integreret i SharePoint, OneDrive, Teams og andre Microsoft 365-tjenester. AI vil i stigende grad danne grundlag for indholdsstyring, automatisering og brugeroplevelse.

Videreudvikling af SharePoint Premium

Microsoft forventes yderligere at udvide mulighederne i SharePoint Premium. Funktionerne på planen inkluderer Business Documents-appen, Document Hub, arkivering på filniveau og længere opbevaringsperioder for M365-sikkerhedskopier. Kernefunktioner til indholdsbehandling og -styring vil også blive videreudviklet, for eksempel gennem nye AI-regler til indstilling af følsomheds- og opbevaringstags.

Forbedringer af Copilot

Copilot forventes at blive mere intelligent, bedre integreret (f.eks. visning af Viva Connections-kort i agenter) og potentielt bedre i stand til at håndtere mere komplekse opgaver og ræsonnement. Forbedringer i taleinteraktion forventes også.

Optimeret forfatteroplevelse

AI forenkler yderligere indholdsoprettelse i SharePoint, for eksempel gennem AI-assisteret sideoprettelse, designforslag til sidesektioner, mere fleksible layouts (12-kolonnegitter), samtidig redigering af sider i realtid og forbedrede værktøjer til tabelredigering.

Fortsat fokus på styring

I betragtning af den voksende datamængde og den stigende brug af AI forventes Microsoft at fortsætte med at udvikle og forbedre værktøjer til styring af adgang, livscyklus og compliance i AI-tidsalderen.

Relateret til dette:

• Europas vej til teknologisk suverænitet gennem AI-baseret automatisering: En analyse af KIRO 2024-anbefalingerne

Anbefalinger: Øget effektivitet og vidensstyring gennem AI i SharePoint

Integrationen af ​​kunstig intelligens markerer et vendepunkt for Microsoft SharePoint. Platformen udvikler sig fra et simpelt dokumentopbevaringssystem til et intelligent miljø til indholdsstyring, samarbejde og videnopdagelse. Microsofts native løsninger, især SharePoint Premium (efterfølgeren til Syntex) og Microsoft 365 Copilot, tilbyder kraftfulde, omend stadig under udvikling, værktøjer til at automatisere processer, forbedre søgning og understøtte brugere. Disse suppleres af specialiserede tredjepartsløsninger. Den strategiske værdi ligger i betydelige effektivitetsgevinster, forbedret adgang til viden, automatiseret compliance og potentielt betydelige omkostningsbesparelser.

For at udnytte dette potentiale med succes er strategisk planlægning og omhyggelig implementering dog afgørende. Baseret på analysen fremkommer følgende nøgleanbefalinger:

Behovsanalyse og prioritering af use cases

Implementer ikke AI-løsninger for deres egen skyld. Identificer specifikke forretningsmæssige udfordringer – hvad enten det drejer sig om ineffektiv dokumentbehandling, utilstrækkelige søgeresultater, mangler i compliance eller videnssiloer – hvor AI kan levere målbar merværdi. Prioriter use cases baseret på forventet investeringsafkast (ROI) og strategisk betydning.

Etablering af datastyring som fundament

Dette er den vigtigste forudsætning. Før du udruller AI-værktøjer som Copilot eller omfattende premium-funktioner, skal du investere tid og ressourcer i at rense dine data, optimere din informationsarkitektur og løse problemer med tilladelser og overdeling. Brug aktivt værktøjerne i SharePoint Advanced Management (SAM) og Microsoft Purview. Solid styring er ikke valgfrit, men fundamentet for effektiv og sikker brug af AI.

Afvejning af native vs. tredjepartsløsninger

For kerneindholdsbehandling og generel AI-assistance i Microsoft 365 skal du først evaluere de native løsninger SharePoint Premium og Copilot på grund af deres dybe integration. Overvej tredjepartsværktøjer, hvis der er specifikke nichekrav med høj prioritet, som ikke er dækket af de native tilbud, eller hvis der allerede er foretaget betydelige investeringer i eksisterende tredjepartsløsninger. Når du evaluerer disse muligheder, skal du overveje afvejningerne vedrørende integrationsdybde, funktionel specialisering, omkostninger og vedligeholdelsesindsats.

Start småt og fortsæt iterativt

Iværksæt pilotprojekter for udvalgte use cases eller afdelinger. Brug simuleringstilstande, hvor det er muligt (f.eks. til retningslinjer for automatisk mærkning) for at vurdere effekten. Mål resultaterne og ROI, og finjuster modeller og processer, før en bred udrulning planlægges. Kommuniker tydeligt de nuværende muligheder og begrænsninger af AI-værktøjerne for at sætte realistiske forventninger.

Proaktiv håndtering af licenser og etik

Sæt dig bekendt med SharePoint Premiums hybride licensmodeller og Copilots omkostningsstrukturer. Overvej de nødvendige Azure-budgetter for pay-as-you-go-tjenester. Udvikl klare etiske retningslinjer og brugspolitikker for AI-værktøjer, der tager højde for aspekter som databeskyttelse, forebyggelse af bias og behovet for resultatgennemgang. Planlæg brugeruddannelse og foranstaltninger til ændringsstyring.

Afslutningsvis er integrationen af ​​AI afgørende for SharePoints fremtidige værdiskabelse. En strategisk, velforvaltet og iterativ tilgang, der kombinerer teknologiske muligheder med sund forvaltningspraksis og etiske overvejelser, er nøglen til at realisere de betydelige fordele, samtidig med at de iboende risici håndteres.

☑️ SMV-support inden for strategi, rådgivning, planlægning og implementering

☑️ Oprettelse eller omlægning af AI-strategien

☑️ Pioner inden for forretningsudvikling

Konrad Wolfenstein

Jeg vil med glæde fungere som din personlige rådgiver.

Du kan kontakte mig ved at udfylde kontaktformularen nedenfor eller blot ringe til mig på +49 89 89 674 804 (München) .

Jeg glæder mig til vores fælles projekt.

Xpert.Digital er et knudepunkt for industrien med fokus på digitalisering, maskinteknik, logistik/intralogistik og solceller.

Med vores 360° forretningsudviklingsløsning understøtter vi anerkendte virksomheder fra nye forretninger til eftersalg.

Markedsinformation, smarketing, marketingautomatisering, indholdsudvikling, PR, postkampagner, personlige sociale medier og lead nurturing er en del af vores digitale værktøjer.

Du kan finde mere information på: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus