Por que as autoridades, municípios e municípios têm dificuldades: Modernização e otimização administrativa para cidades e áreas rurais | Kaizen

🌱 Obstáculos à modernização e potencial de inovação

Não é segredo que as administrações operam numa zona de tensão entre estabilidade e pressão por mudanças. Por um lado, a sua liberdade é severamente restringida por uma série de condições de enquadramento jurídico, tais como a lei da função pública e da negociação colectiva ou regulamentos municipais. Por outro lado, existem muitas áreas nas administrações públicas em que ainda existe uma margem considerável para a concepção que poderia ser utilizada para funcionar de forma mais eficaz e eficiente. É aqui que entra a abordagem KAIZEN.

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📚 Regulamentações rígidas e desafios dinâmicos

As administrações públicas estão sujeitas a regulamentos, leis e processos burocráticos rigorosos. Isto visa a transparência, a responsabilização e a garantia de justiça e igualdade de tratamento. Esta regulamentação rigorosa pode retardar os processos de modernização. As empresas muitas vezes têm mais flexibilidade e podem reagir mais rapidamente às mudanças do mercado. Operam num ambiente regulamentado, mas mais dinâmico, que lhes dá mais margem para inovar e adaptar-se.

🔧 Melhoria contínua e mudança nas administrações

Noções básicas de Kaizen – Imagem: Xpert.Digital

KAIZEN, conceito de gestão japonês, significa melhoria contínua. Baseia-se na filosofia de que sempre há formas de otimizar processos e que as melhorias devem ser implementadas em pequenos passos. Esta forma de pensar revelou-se particularmente bem sucedida na indústria automóvel, que tem desenvolvido constantemente os seus produtos através de melhorias contínuas e detalhadas. Um princípio semelhante também poderia permitir progressos importantes nas administrações públicas.

🔍📊 Desafios e oportunidades na modernização administrativa ou otimização administrativa

As administrações públicas são diferentes das empresas comerciais porque não estão expostas aos mesmos riscos de mercado. Não se pode simplesmente ir à falência ou ser subitamente vítima de desenvolvimentos perturbadores. No entanto, eles não estão de forma alguma imunes a mudanças. Se a digitalização progredir lentamente ou se estruturas rígidas tornarem o trabalho administrativo cada vez menos atraente, isto poderá ter consequências graves. A administração poderá tornar-se cada vez mais obsoleta e eventualmente ser substituída por modelos modernos e mais flexíveis. Já é concebível hoje que surjam gradualmente novas estruturas administrativas em “greenfields” que sejam mais eficientes e mais adaptáveis ​​– uma espécie de “administração 2.0”. Ao mesmo tempo, a administração tradicional poderá secar lentamente, à semelhança do que aconteceu com os Correios Federais.

🔄 Dúvidas contínuas e mudanças na administração

Um argumento central para a utilização do KAIZEN nas administrações é a necessidade de colocar constantemente questões fundamentais. Estas questões levam ao questionamento e à melhoria contínua dos pressupostos e práticas existentes. Um exemplo é a abordagem à colaboração genuína através das fronteiras do escritório, que até agora falhou frequentemente devido a estruturas rígidas. Essa colaboração exige novas formas de liderança e uma maior centralização no cidadão que vão além das tradicionais hierarquias unifilares.

🌐 Transformação através da inovação digital e participação dos funcionários

Além disso, a administração deve encarar a digitalização como uma oportunidade e promovê-la ativamente. O governo eletrónico, que inclui sistemas administrativos eletrónicos, oferece a oportunidade de acelerar os processos administrativos e torná-los mais transparentes. As soluções digitais podem ajudar a melhorar o acesso aos serviços administrativos e facilitar a interação entre os cidadãos e a administração. Também podem ajudar a recolher o feedback dos cidadãos de forma mais eficiente e a integrá-lo no processo de melhoria contínua.

✨ Cultura de liderança e promoção da inovação na administração*

A modernização administrativa exige também um ajustamento da cultura de gestão. Os modelos tradicionais de hierarquia poderão ter de ser substituídos por estilos de liderança mais participativos, que transfiram mais propriedade e liberdade de tomada de decisão para os níveis mais baixos da organização. Os gestores devem atuar como moderadores e apoiadores, dando aos funcionários espaço para encontrar e implementar soluções de forma independente. Isto fortalece a motivação e o sentido de responsabilidade dos colaboradores e pode levar a métodos de trabalho mais inovadores e flexíveis.

🎯 Potencial e necessidade de melhoria contínua

Apesar do quadro jurídico estreito e das estruturas aparentemente imutáveis, as administrações administrativas têm um potencial considerável de melhoria e modernização. Dado o avanço da digitalização e as crescentes expectativas dos cidadãos, é essencial implementar processos de melhoria contínua como o KAIZEN. Estes processos permitem questionar sistematicamente e otimizar gradualmente as estruturas e processos existentes. Promovem uma cultura de melhoria contínua e podem ajudar a tornar o governo mais inovador, eficaz e amigo dos cidadãos.

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• 📈 Maior eficiência por meio de melhoria contínua
• 📚 Cultura de liderança e novos estilos de liderança na administração

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🚀 Modernizar a administração pública é um passo crucial para um serviço mais eficiente, transparente e amigo do cidadão. Num mundo em que as tecnologias digitais e o apelo à sustentabilidade se tornam cada vez mais ruidosos, as autoridades, os municípios e as autarquias enfrentam o desafio de repensar e otimizar fundamentalmente os seus processos administrativos. Aqui estão as dez áreas temáticas que estão no centro da modernização administrativa:

1. 📱 Serviços digitais ao cidadão

foco no estudo e implementação de tecnologias avançadas e melhores práticas. O objetivo é reduzir os obstáculos burocráticos e, assim, aumentar a satisfação dos cidadãos.

2. 💻 Plataformas de governo eletrônico

desempenham um papel essencial ao permitir que os procedimentos administrativos e as candidaturas sejam preenchidos online, no conforto da sua casa, o que reduz significativamente o trabalho administrativo.

3. 🌆 Conceitos de cidade inteligente

trazer inovações à infraestrutura urbana para tornar os espaços urbanos mais eficientes, tecnologicamente avançados e ecologicamente corretos.

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4. 🔒 Proteção de dados e segurança cibernética

são componentes essenciais da digitalização que garantem a proteção dos dados pessoais e a segurança dos sistemas de informação.

5. 🖥️ Modernização da infraestrutura de TI

inclui a atualização dos sistemas existentes para soluções modernas, flexíveis e seguras que atendam às necessidades da administração digital.

6. ⚙️ Otimização de processos internos

tem como objetivo analisar os processos de trabalho na administração e torná-los mais eficientes, a fim de reduzir a burocracia e conservar recursos.

7. 💬 Comunicação amigável ao cidadão

visa melhorar os canais de comunicação entre a administração e os cidadãos através de meios de comunicação modernos, como redes sociais, chatbots e aplicações móveis.

8. 🤝 Cooperação intermunicipal

abre oportunidades para reunir recursos e reduzir custos, permitindo que cidades e municípios trabalhem juntos em diversas áreas.

9. 📚 Treinamento de funcionários e gestão de mudanças

são essenciais para preparar o pessoal para novos desafios e tecnologias e para promover a aceitação das mudanças.

10. 🌍 Sustentabilidade e consciência ambiental

leva em consideração os aspectos ecológicos na administração, implementando medidas como o escritório sem papel, a gestão de arquivos digitais e o uso de tecnologias ecologicamente corretas.

🤝 Cidadãos em foco

A modernização administrativa é um processo complexo mas essencial que visa fortalecer a relação entre os cidadãos e o Estado, utilizando os recursos de forma mais eficiente e garantindo um futuro sustentável. Ao abordar estas dez áreas temáticas, as autoridades podem definir o rumo para uma administração orientada para o futuro.

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