Digitalisering van de toeleveringsketen: de digitale pakbon met GS1-standaarden en QR-codes van Cloud4Log verbetert de goederenstroom – Afbeelding: Xpert.Digital
Digitaal in plaats van papier: Cloud4Log maakt supply chains transparanter en duurzamer - Samenvatting
Cloud4Log voor slimmere supply chains – logistiek in digitale transformatie
Cloud4Log, een innovatief samenwerkingsproject tussen GS1 Duitsland en de Duitse Logistieke Vereniging (BVL), brengt een revolutie teweeg in het nationale goederenvervoer door het gebruik van digitale pakbonnen. Het doel is om de efficiëntie, duurzaamheid en transparantie in de toeleveringsketen te vergroten door papieren processen te vervangen door digitale alternatieven.
Geschikt hiervoor:
Achtergrond en doelstellingen van het project
Het Cloud4Log-project werd in oktober 2020 gelanceerd op initiatief van de werkgroep "Digitalisering van Transportlogistiek" van de BVL (Duitse Logistieke Vereniging). De aanleiding: ondanks de digitale vooruitgang gaan veel leveringen van goederen tussen producenten van consumptiegoederen en handelspartners nog steeds vergezeld van papieren pakbonnen. Dit leidt tot onnodige administratieve rompslomp, een grote foutgevoeligheid en onnodige milieubelasting. Cloud4Log wil deze problemen oplossen met een gecentraliseerde digitale brancheoplossing.
Een belangrijk doel is het creëren van een standaard die het voor bedrijven gemakkelijker maakt om verbinding te maken met het platform en bestaande processen te stroomlijnen. Door gebruik te maken van GS1-standaarden ontstaat een uniforme, interoperabele basis die zowel grote ondernemingen als kleine bedrijven ten goede komt.
Hoe Cloud4Log werkt
Cloud4Log is gebaseerd op een cloudgebaseerd platform dat dient als centraal uitwisselingspunt voor transportgerelateerde documenten. Alle deelnemende bedrijven in de supply chain hebben realtime toegang tot de benodigde informatie. Het platform biedt:
- Open API-interfaces: Deze vergemakkelijken de integratie in bestaande bedrijfssystemen.
- Basic-Frontend: Een gebruiksvriendelijke oplossing voor bedrijven die geen eigen IT-systemen bezitten.
- Selfserviceopties: Hiermee kunnen chauffeurs zelfstandig leveringen registreren.
- QR-code-integratie: chauffeurs en logistieke partners hebben via QR-codes toegang tot digitale leveringsbonnen, zonder dat ze speciale apps nodig hebben.
Voordelen van digitalisering
De overstap van papieren naar digitale pakbonnen biedt tal van voordelen, zowel op economisch als op milieugebied:
1. Efficiëntieverbetering en procesoptimalisatie
- Tijdsbesparing: De digitale pakbon maakt het printen, verspreiden en handmatig verwerken van documenten overbodig. Dit versnelt het leveringsproces aanzienlijk.
- Automatisering: Veel taken, zoals het verzenden van documenten of het bevestigen van goederenontvangst, zijn geautomatiseerd.
- Eenvoudigere verwerking: dankzij de selfservicefunctie kunnen chauffeurs zelfstandig en eenvoudig zendingen registreren.
2. Transparantie en beschikbaarheid
- Real-time informatie: Alle deelnemers hebben real-time toegang tot actuele gegevens, wat de planning en coördinatie vergemakkelijkt.
- Verbeterde traceerbaarheid: digitale documenten bieden een volledige leveringsgeschiedenis.
3. Duurzaamheid en behoud van hulpbronnen
- Papierbesparing: Alleen al in de levensmiddelendetailhandel zouden jaarlijks ruim 180 miljoen vellen papier bespaard kunnen worden.
- Verkleinen van de ecologische voetafdruk: Digitalisering vermindert het verbruik van grondstoffen en verlaagt de CO2-uitstoot.
4. Beveiliging en gegevensbescherming
- Verhoogde gegevensbeveiliging: alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de documenten.
- AVG-naleving: de gegevensverwerking vindt plaats volgens de strenge normen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.
5. Gebruiksgemak en flexibiliteit
- Meertaligheid: het platform ondersteunt maximaal 14 talen, waardoor de communicatie in internationale toeleveringsketens wordt vereenvoudigd.
- Eenvoudige integratie: bedrijven kunnen het platform flexibel integreren in hun bestaande systemen.
6. Foutreductie en kwaliteitsverbetering
- Minimaliseren van handmatige fouten: Door het geautomatiseerd verzamelen en verwerken van gegevens wordt het foutenpercentage aanzienlijk verlaagd.
- Snellere probleemoplossing: Eventuele kwantitatieve afwijkingen, kwaliteitsgebreken of schade kunnen direct digitaal worden gedocumenteerd en verwerkt.
Een inkijkje in het proces van een digitale leveringsbon
De digitale leveringsbon optimaliseert elke stap van het leveringsproces, van creatie tot archivering:
1. Schepping
- De verzender maakt de digitale leveringsbon aan en slaat deze op in het cloudplatform.
- De documenten worden gemarkeerd met GS1-identificatiestandaarden, zodat ze duidelijk aan de levering kunnen worden gekoppeld.
2. Voorziening voor de bestuurder
- De chauffeur ontvangt een QR-code waarmee hij toegang krijgt tot de leveringsbon.
- Door de code te scannen, kan de chauffeur de leveringsbon openen zonder dat hij een speciale app hoeft te installeren.
3. Transport en controle:
- Tijdens het transport kan de chauffeur indien gewenst de digitale vrachtbrief overleggen.
4. Goederenontvangst
- De ontvanger scant de QR-code en downloadt de leveringsbon uit de cloud.
- Eventuele afwijkingen of schade kunnen direct worden gedocumenteerd.
5. Conclusie
- Zodra de leveringsbon door de ontvanger en de chauffeur is bevestigd, wordt deze gearchiveerd en kan deze niet meer worden gewijzigd.
Uitgebreide functies en ontwikkelingen
Sinds juli 2024 biedt Cloud4Log een selfserviceoplossing voor chauffeurs. Hiermee kunnen ze leveringen direct bij de goederenontvangst registreren, wat de processen verder versnelt. Digitale pakbonnen worden ook steeds belangrijker, aangezien ze actief worden gebruikt door meer dan 100 bedrijven, waaronder bekende namen zoals Dachser, DHL Group, Nordfrost en Nagel-Group.
Het platform wordt continu doorontwikkeld om aan de behoeften van de sector te voldoen. Geplande functies omvatten geavanceerde data-analysemogelijkheden die bedrijven zullen helpen hun processen nog verder te optimaliseren.
Waarom QR-codes en geen DataMatrix-codes?
Hoewel er gebruik wordt gemaakt van GS1-standaarden, maakt Cloud4Log geen gebruik van de GS1 DataMatrix-code, maar van QR-codes. Deze bieden:
- Gebruiksvriendelijk: QR-codes zijn eenvoudig te maken en vereisen geen speciale hardware.
- Brede compatibiliteit: bestuurders kunnen QR-codes scannen met elke smartphone.
- Efficiënte toegangscontrole: de QR-code linkt rechtstreeks naar het digitale document in de cloud.
Efficiënt, duurzaam, veilig: de digitale leveringsbon van Cloud4Log zet nieuwe normen.
Cloud4Log zet nieuwe standaarden in de digitalisering van de supply chain. Door de combinatie van GS1-standaarden, een gebruiksvriendelijk cloudplatform en innovatieve features zoals QR-code-integratie biedt het project een toekomstbestendige oplossing voor de logistieke sector. De voordelen op het gebied van efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid maken de digitale pakbon tot een onmisbaar hulpmiddel voor moderne bedrijven. Met continue ontwikkeling zal Cloud4Log een centrale rol blijven spelen in de digitale transformatie van de logistiek.
Onze aanbeveling: 🌍 Beperkeloos bereik 🔗 Netwerkte 🌐 Meertalig 💪 Sterk in verkoop: 💡 Authentiek met strategie 🚀 Innovatie voldoet aan 🧠 Intuïtie
Van de bars tot wereldwijde: MKB -bedrijven veroveren de wereldmarkt met een slimme strategie - afbeelding: xpert.Digital
In een tijd waarin de digitale aanwezigheid van een bedrijf beslist over het succes ervan, de uitdaging van hoe deze aanwezigheid authentiek, individueel en uitgebreid kan worden ontworpen. Xpert.Digital biedt een innovatieve oplossing die zichzelf positioneert als een kruising tussen een industriële hub, een blog en een merkambassadeur. Het combineert de voordelen van communicatie- en verkoopkanalen in één platform en maakt publicatie mogelijk in 18 verschillende talen. De samenwerking met partnerportals en de mogelijkheid om bijdragen aan Google News en een persdistributeur te publiceren met ongeveer 8.000 journalisten en lezers maximaliseren het bereik en de zichtbaarheid van de inhoud. Dit is een essentiële factor in externe verkoop en marketing (symbolen).
Meer hierover hier:
De digitale transformatie van de supply chain in detail: Cloud4Log en de digitale pakbon als pad naar een geoptimaliseerde goederenstroom.
De uitdaging van digitalisering in de logistieke sector
Digitalisering zet onverminderd door en brengt vrijwel elke sector van de economie ingrijpend in beweging. Ook de logistieke sector staat voor de uitdaging, en tegelijkertijd voor de kans, om haar processen fundamenteel te transformeren met behulp van moderne technologieën. Een veelbelovend voorbeeld van deze transformatie is Cloud4Log, een gezamenlijk project van GS1 Duitsland en de Duitse Logistieke Vereniging (BVL). Het doel van deze samenwerking is ambitieus: het nationale goederenvervoer fundamenteel optimaliseren en stroomlijnen door de introductie en implementatie van een digitale pakbon.
Geschikt hiervoor:
- Digitalisering in koel logistiek: van opslag tot levering bij de eindklant | Digitale Twin - Robotics - Automatisering
- Logistiek van reserveonderdelen: baanbrekende strategieën en diensten voor een duurzame industrie - digitalisering en automatisering met AI en IoT
De oprichting van Cloud4Log
Het Cloud4Log-initiatief is in oktober 2020 ontstaan vanuit de werkgroep "Digitalisering van Transportlogistiek" van de BVL. De motivatie voor de ontwikkeling van een dergelijke oplossing was opmerkelijk eenvoudig, maar cruciaal: zelfs in 2022, midden in het digitale tijdperk, gingen leveringen van goederen van consumentenfabrikanten aan retailers meestal nog vergezeld van papieren leveringsbonnen. Deze praktijk bood een enorm, tot nu toe onbenut potentieel voor optimalisatie. De verantwoordelijken erkenden de noodzaak van een sectorbrede, volledig digitale oplossing om deze inefficiënties te elimineren en toeleveringsketens toekomstbestendig te maken.
De centrale rol van het cloudplatform
Cloud4Log is in essentie gebaseerd op een centraal cloudplatform. Dit platform fungeert als hub voor de uitwisseling van digitale transportdocumenten tussen alle bedrijven die betrokken zijn bij de logistieke keten. Om een zo breed mogelijke acceptatie en eenvoudige integratie te garanderen, steunt Cloud4Log op twee belangrijke pijlers: Ten eerste biedt het platform een open API-interface. Dit stelt bedrijven met bestaande systemen in staat om Cloud4Log naadloos te integreren in hun infrastructuur en zo te profiteren van de voordelen van de digitale pakbon zonder hun bestaande processen fundamenteel te hoeven aanpassen. Ten tweede biedt Cloud4Log een basis-frontend. Deze is speciaal ontworpen voor bedrijven die geen uitgebreide interface-integratie nodig hebben of waarvan de systemen een dergelijke integratie niet direct ondersteunen. De basis-frontend biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee ook deze bedrijven kunnen profiteren van de voordelen van de digitale pakbon.
Voordelen van het digitaliseren van het leveringsbonproces
De voordelen die voortvloeien uit de digitalisering van het leveringsbonproces via Cloud4Log zijn talrijk en overtuigend.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Een belangrijk aspect is de aanzienlijke tijdsbesparing en de daarmee gepaard gaande efficiëntieverhoging. Het handmatig invullen, printen, doorsturen en uiteindelijk fysiek archiveren van papieren leveringsbonnen vervalt volledig. Deze eliminatie van handmatige stappen vermindert niet alleen de inspanning, maar minimaliseert ook de kans op fouten. Digitale gegevensregistratie en -overdracht voorkomt transmissiefouten die gemakkelijk kunnen optreden bij handmatige invoer.
Duurzaamheid en behoud van hulpbronnen
Een ander belangrijk voordeel is de verbeterde duurzaamheid. De papierbesparing is enorm en levert een significante bijdrage aan de bescherming van het milieu. Alleen al in de Duitse levensmiddelendetailhandel zou de landelijke invoering van digitale pakbonnen naar schatting 180 miljoen vellen papier per jaar kunnen besparen. Dit vermindert niet alleen het papierverbruik zelf, maar ook de hulpbronnen die gepaard gaan met papierproductie en -transport. Bovendien draagt digitalisering bij aan het verkleinen van de totale ecologische voetafdruk van de logistieke sector.
Verbeterde transparantie en realtime gegevens
Realtime beschikbaarheid van informatie is een ander cruciaal voordeel. Alle betrokken partijen hebben altijd en overal toegang tot de meest recente leveringsbongegevens. Dit zorgt voor een transparante en traceerbare toeleveringsketen waarin elke stap wordt gedocumenteerd en verifieerbaar is. Afwijkingen of vertragingen kunnen zo sneller worden geïdentificeerd en opgelost.
Taalbarrières overwinnen
Een vaak onderschat, maar cruciaal voordeel is het overwinnen van taalbarrières. Cloud4Log biedt meertalige gebruikersinterfaces die de communicatie tussen chauffeurs, magazijnmedewerkers en dispatchers vergemakkelijken, vooral in een internationale context. De mogelijkheid om tussen verschillende talen te kiezen, vermindert misverstanden en draagt bij aan een soepelere werking.
De continue ontwikkeling van Cloud4Log
De voortdurende ontwikkeling van Cloud4Log toont het dynamische karakter van het project en de mogelijkheid om zich aan te passen aan de behoeften van de sector. Een belangrijke mijlpaal was de introductie van een nieuwe selfserviceoplossing voor chauffeurs in juli 2024. Deze innovatie stelt chauffeurs in staat om zelfstandig leveringen te registreren bij de ontvangstbalie. Door een QR-code te scannen, kunnen ze de benodigde informatie direct in het systeem invoeren, zonder te hoeven wachten op personeel bij de ontvangstbalie. Dit versnelt het proces aanzienlijk en verkort de wachttijden.
Het toenemende belang van Cloud4Log in de industrie
Het toenemende belang van Cloud4Log in de logistieke sector wordt onderstreept door het gestaag toenemende aantal deelnemende bedrijven. Momenteel maken meer dan 100 bedrijven gebruik van het platform, waaronder bekende merkfabrikanten en logistieke dienstverleners zoals Dachser, DHL Group, Nordfrost en Nagel-Group. Deze brede acceptatie toont aan dat Cloud4Log een relevante en toekomstgerichte oplossing is voor de uitdagingen van de moderne logistiek.
Directe vergelijking: digitale vs. papieren pakbon
Wanneer u Cloud4Log rechtstreeks vergelijkt met de traditionele papieren leveringsbonnen, worden de vele voordelen ervan nog duidelijker.
Procesoptimalisatie en selfservice
Verhoogde efficiëntie en procesoptimalisatie zijn belangrijke argumenten voor de digitale oplossing. Het elimineren van de handmatige inspanning van het printen, doorsturen en bevestigen van papieren documenten leidt tot aanzienlijke tijdsbesparingen in het gehele leveringsproces. Cloud4Log schept de voorwaarden voor echte procesefficiëntie en automatisering in de supply chain. De selfserviceoplossing voor chauffeurs is een volgende stap in deze richting, omdat deze het goederenontvangstproces verder vereenvoudigt door hen in staat te stellen zelfstandig leveringen te registreren.
Verbeterde transparantie en traceerbaarheid
De digitale pakbon zet ook nieuwe maatstaven op het gebied van transparantie en beschikbaarheid. In tegenstelling tot papieren documenten, die verloren, beschadigd of verspreid kunnen raken, is de digitale pakbon altijd en overal beschikbaar. Dit zorgt voor meer transparantie in de toeleveringsketen, omdat alle betrokken partijen te allen tijde toegang hebben tot de meest recente informatie. Bovendien zorgen digitale registratie en centrale opslag voor een betere traceerbaarheid van leveringen. Elke stap in het leveringsproces wordt gedocumenteerd en traceerbaar.
Duurzaamheid en kostenbesparingen
Duurzaamheid en kostenbesparing staan tegenwoordig voorop. Zoals reeds vermeld, leidt een vermindering van het papierverbruik tot een aanzienlijke besparing van hulpbronnen. De overstap naar digitale pakbonnen draagt dus actief bij aan het verkleinen van de ecologische voetafdruk van een bedrijf. Naast de milieuvoordelen zijn er ook financiële besparingen door de eliminatie van papier-, print- en archiveringskosten. Bovendien kunnen fouten en de bijbehorende kosten worden geminimaliseerd door een nauwkeurigere digitale gegevensregistratie.
Beveiliging en gegevensbescherming
De digitale pakbon biedt ook voordelen op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming. Centrale opslag en gecontroleerde toegangsrechten verhogen de gegevensbeveiliging. Alleen degenen die direct bij het proces betrokken zijn, hebben toegang tot de actuele documenten. De gegevensverwerking vindt plaats met strikte naleving van de Europese normen voor gegevensbescherming, wat een belangrijk aspect is in de huidige datagevoelige omgeving. Moderne encryptietechnologieën bieden extra bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.
gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit
De gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van Cloud4Log zijn verdere voordelen. De keuze uit 14 talen vergemakkelijkt de communicatie en draagt bij aan de gebruikersacceptatie. Bovendien verloopt de integratie in bestaande bedrijfs- of branchespecifieke oplossingen voor digitale pakbonnen naadloos. Cloud4Log is niet bedoeld als een standalone oplossing, maar als een open platform dat geïntegreerd kan worden in bestaande IT-landschappen.
Foutreductie en kwaliteitsverbetering
Een ander belangrijk voordeel van de digitale pakbon is de foutreductie en de daarmee gepaard gaande kwaliteitsverbetering. Digitale gegevensregistratie en -overdracht minimaliseert fouten die gemakkelijk kunnen ontstaan bij de handmatige verwerking van papieren documenten. Denk bijvoorbeeld aan fouten in de hoeveelheid of artikelinformatie. Bovendien maakt de digitale pakbon een snellere correctie van fouten mogelijk bij afwijkingen in de hoeveelheid, kwaliteitsafwijkingen of transportschade. Deze kunnen direct digitaal worden gedocumenteerd en doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdelingen.
Werkingsprincipe van de digitale pakbon
De digitale pakbon van Cloud4Log werkt volgens een doordacht en efficiënt principe. Eerst maakt de verzender de digitale pakbon aan in zijn systeem. Deze wordt vervolgens geüpload naar het centrale cloudplatform van Cloud4Log. Een cruciale stap is het koppelen van de pakbongegevens aan unieke GS1-identificatiestandaarden. Deze standaarden zorgen ervoor dat de digitale pakbon eenduidig aan de betreffende zending kan worden toegewezen. De Global Document Type Identifier (GDTI) speelt hierbij een bijzonder belangrijke rol.
Toegang voor chauffeurs
De chauffeur ontvangt een toegangslink naar de digitale pakbon, meestal in de vorm van een QR-code. Deze QR-code wordt gegenereerd in de verzendruimte van de verzender en aan de chauffeur verstrekt. Door simpelweg de QR-code met zijn smartphone te scannen, kan de chauffeur de pakbon openen zonder een speciale app te hoeven installeren. De toegangslink wordt opgeslagen in de wallet van de smartphone van de chauffeur, vergelijkbaar met digitale vliegtickets of instapkaarten. Dit zorgt voor snelle en gemakkelijke toegang tot de relevante documenten.
Goederenontvangstprocessen
Tijdens het transport heeft de chauffeur op elk moment toegang tot de digitale vrachtbrief en kan deze indien nodig tonen, bijvoorbeeld tijdens controles. Bij aankomst in de ontvangstruimte van de ontvanger scant de verantwoordelijke medewerker de QR-code van de smartphone van de chauffeur. De digitale vrachtbrief wordt vervolgens uit de cloud opgehaald en geïmporteerd in het systeem van de ontvanger voor verdere verwerking.
Realtime-updates en transparante documentatie
Een groot voordeel van de digitale pakbon is de mogelijkheid om informatie in realtime toe te voegen en bij te werken. Hoeveelheidsverschillen, informatie over apparatuurwisselingen, goederenontvangstdocumenten of zelfs foto's van schade kunnen direct aan de digitale pakbon in de cloud worden toegevoegd. Dit zorgt voor een transparante documentatie van het gehele leveringsproces. Bevestiging door de ontvanger en chauffeur rondt het proces af en plaatst de pakbon in een definitieve, onveranderlijke staat. Dit garandeert de data-integriteit en voorkomt latere manipulatie.
Gegevensbeveiliging door centrale opslag
De cloudoplossing van Cloud4Log biedt ook een aanzienlijk voordeel op het gebied van gegevensbeveiliging. Doordat de pakbon centraal in de cloud wordt opgeslagen, wordt voorkomen dat kopieën op verschillende apparaten worden opgeslagen. Dit verkleint het risico op gegevensverlies of ongeautoriseerde toegang. Alleen degenen die direct bij het proces betrokken zijn, hebben toegang tot de actuele versie van de documenten.
Gebruik van GS1-standaarden en QR-codes
Hoewel Cloud4Log GS1-standaarden gebruikt voor de unieke identificatie van digitale documenten, wordt de GS1 DataMatrix-code niet specifiek gebruikt. In plaats daarvan maakt Cloud4Log gebruik van QR-codes als een praktische en veelgebruikte methode om toegang te krijgen tot digitale pakbonnen. Cruciaal is dat Cloud4Log de Global Document Type Identifier (GDTI), een gevestigde GS1-standaard, gebruikt om ervoor te zorgen dat het digitale document eenduidig aan de bijbehorende levering kan worden toegewezen. De GDTI fungeert dus als een soort digitale vingerafdruk voor de pakbon.
Processtroom
Het proces is opmerkelijk eenvoudig: de verzender uploadt de digitale pakbon naar het cloudplatform. Vervolgens wordt er een QR-code gegenereerd met een directe link naar de digitale pakbon. De chauffeur kan deze QR-code scannen met zijn smartphone. Bij aankomst bij de goederenontvangstruimte van de ontvanger scant de smartphone van de chauffeur de QR-code om de digitale pakbon uit de cloud op te halen en de volgende stappen te starten.
De digitale leveringsbon van Cloud4Log levert een belangrijke bijdrage aan de digitalisering van de logistieke sector.
Door gebruik te maken van GS1-standaarden en QR-codes maakt Cloud4Log de efficiënte, transparante en veilige uitwisseling van transportgerelateerde documenten mogelijk. De voordelen ten opzichte van traditionele papieren leveringsbonnen zijn evident, variërend van tijd- en kostenbesparing en verbeterde duurzaamheid tot verbeterde gegevensbeveiliging en gebruiksvriendelijkheid. Cloud4Log is dan ook een veelbelovend voorbeeld van hoe digitalisering kan bijdragen aan het optimaliseren en toekomstbestendig maken van supply chains. Het gestaag groeiende aantal deelnemende bedrijven onderstreept de relevantie en potentie van deze innovatieve oplossing. De digitale transformatie van de supply chain is in volle gang en Cloud4Log speelt daarin een cruciale rol.
Xpert.plus magazijnoptimalisatie - Hoog -bay magazijn zoals pallet magazijnadvies en planning
Wij zijn er voor u - Advies - Planning - Implementatie - Projectbeheer
☑️ onze zakelijke taal is Engels of Duits
☑️ Nieuw: correspondentie in uw nationale taal!
Konrad Wolfenstein
Ik ben blij dat ik beschikbaar ben voor jou en mijn team als een persoonlijk consultant.
U kunt contact met mij opnemen door het contactformulier hier in te vullen of u gewoon te bellen op +49 89 674 804 (München) . Mijn e -mailadres is: Wolfenstein ∂ Xpert.Digital
Ik kijk uit naar ons gezamenlijke project.
