Robot által vezérelt folyamatautomatizálás az irodai munkában: Hatékonyság és innováció a robotizált folyamatautomatizáláson keresztül

A modern munkahelyek, különösen az adminisztratív területeken, mélyreható változásokon mennek keresztül. Ennek az átalakulásnak egyik fő mozgatórugója a robotizált folyamatautomatizálás (RPA), amely gyorsan fejlődött az ígéretes technológiából a vállalkozások nélkülözhetetlen eszközévé. Az olyan nagy tranzakciószámú és szabványosított folyamatokkal rendelkező iparágak, mint például a biztosítási ágazat, óriási hasznot húznak az RPA által kínált lehetőségekből. Ez a technológia lehetővé teszi az ismétlődő és szabályalapú feladatok automatizálását, ami jelentős hatékonyságnövekedést és költségmegtakarítást eredményez. De az RPA több mint pusztán egy költségcsökkentő eszköz. Felszabadítja az alkalmazottakat a monoton feladatok alól, lehetővé téve számukra, hogy a kihívásokkal telibb és értéknövelő tevékenységekre összpontosítsanak, ami végső soron a munkavállalók motivációjának és elégedettségének növekedéséhez vezet.

Az RPA alkalmazási területei irodai munkában

Ahhoz, hogy teljes mértékben megértsük az RPA lehetőségeit, fontos megérteni az irodán belüli különböző alkalmazási területeket. Az RPA rendszerek képesek átvenni a hagyományosan emberi alkalmazottak által végzett rutinfeladatok széles skáláját.

Példa: Számlaellenőrzés

Vegyük például a számlaellenőrzést. Itt a szoftverrobotok képesek felismerni a bejövő számlákat, formátumtól függetlenül, kinyerni a bennük található információkat, összehasonlítani azokat a megrendelésekkel vagy szerződésekkel, és önállóan végrehajtani a jóváhagyási folyamatot egészen a kifizetés engedélyezéséig. Ez az automatizálás nemcsak a manuális erőfeszítést csökkenti, hanem minimalizálja az emberi hibák kockázatát is, és jelentősen felgyorsítja a teljes folyamatot.

Példa: Ügyfélkérdések feldolgozása

Egy másik fontos alkalmazási terület az ügyfélmegkeresések kezelése. Azokban az időkben, amikor az ügyfelek gyors és pontos válaszokat várnak el, az RPA botok kulcsfontosságú szerepet játszhatnak. Képesek azonosítani a standard megkereséseket, megválaszolni a gyakran ismételt kérdéseket, információkat gyűjteni különböző rendszerekből, sőt, akár egyszerű tranzakciókat is önállóan feldolgozni. Ez a feldolgozási idők jelentős csökkenéséhez és a felhasználói élmény javulásához vezet, mivel a megkeresések gyorsabban és a nap 24 órájában kezelhetők.

Adatbevitel és adategyeztetés RPA-val

Az RPA rendkívül értékesnek bizonyul az adatbevitel és az adategyeztetés területén is. Számos üzleti folyamat megköveteli azonos adatok bevitelét különböző rendszerekbe, vagy az adatkészletek egyeztetését az inkonzisztenciák azonosítása érdekében. Ezek a feladatok nemcsak időigényesek, hanem hibákra is hajlamosak. Az RPA robotok pontosan és hatékonyan tudják elvégezni ezeket a feladatokat, ezáltal javítva az adatminőséget és értékes alkalmazotti erőforrásokat szabadítva fel.

RPA a biztosítási szektorban: A folyamatoptimalizálás paradigmája

A biztosítási ágazat kiváló példa arra, hogy az RPA milyen mélyrehatóan optimalizálhatja a folyamatokat. A biztosítótársaságok összetett és szigorúan szabályozott működése ideális környezetet kínál az automatizáláshoz.

RPA a kockázatértékelési biztosítási folyamatban

Kulcsfontosságú terület az alírási folyamat, azaz a biztosítási kötvény kiállítása előtti kockázatértékelés. Korábban ez a folyamat gyakran manuális és időigényes volt, mivel az alírozóknak különböző forrásokból kellett információkat gyűjteniük, elemezniük és értékelniük. Ma már az RPA robotok átvehetik ennek a munkának a nagy részét. Automatikusan hozzáférhetnek külső adatbázisokhoz, releváns információkat gyűjthetnek a potenciális biztosítottakról, és azokat előre meghatározott kritériumok szerint elemezhetik. Ez jelentősen felgyorsítja a kockázatértékelést és javítja a döntések következetességét. A szakértők becslése szerint az RPA használata az alírási folyamatban az alkalmazottak munkakapacitásának körülbelül 30 százalékát szabadíthatja fel. Ezeket a felszabadult erőforrásokat aztán összetettebb esetekre vagy stratégiai feladatokra lehet felhasználni. Továbbá az automatizálás minimalizálja az egyéni hibák valószínűségét, ami a alírási folyamat minőségének jelentős javulásához vezet. A jelentések szerint egyes biztosítók több mint felére tudták csökkenteni az alírási kérelmek feldolgozási idejét az RPA használatával.

Fejlesztések a kárigények feldolgozásában az RPA-n keresztül

Egy másik terület, ahol az RPA átalakító hatást fejt ki, a kárigény-feldolgozás. A biztosítási kárigények gyors és hatékony kezelése kulcsfontosságú az ügyfél-elégedettség szempontjából. Hagyományosan azonban ez egy összetett folyamat volt, amely gyakran hosszú várakozási időkkel járt. Az RPA használatával a kárigény-feldolgozási idő jelentősen csökkenthető. Becslések szerint egyes esetekben átlagosan 75 százalékos csökkenés is lehetséges. A szoftverrobotok például automatikusan összegyűjthetik az egyes biztosítási kárigényekhez szükséges adatokat különböző rendszerekből, áttekinthetik a kárigény-bejelentést, ellenőrizhetik a kötvény érvényességét, sőt bizonyos összeghatárig akár önállóan is feldolgozhatják és jóváhagyhatják az egyszerű kárigényeket. Ez az adatgyűjtés és az RPA botok általi előfeldolgozás felgyorsítja a teljes folyamatot, és lehetővé teszi a kárszakértők számára, hogy az emberi megítélést igénylő összetettebb esetekre összpontosítsanak. Az automatizált feldolgozás jelentősen hozzájárul a gyors és egyszerű kárrendezés iránti magas ügyféligények kielégítéséhez. Azok a biztosítótársaságok, amelyek sikeresen bevezették az RPA-t a kárigény-feldolgozásban, az ügyfél-elégedettség jelentős növekedéséről számolnak be.

Az RPA előnyei: A megnövekedett hatékonyságon túl

Az RPA előnyei azonban túlmutatnak a hatékonyság növelésén.

Költségmegtakarítás és megnövekedett termelékenység

A költségcsökkentés nyilvánvaló előny. Az ismétlődő feladatok automatizálásával a biztosítók csökkenthetik a személyzeti költségeket, miközben egyidejűleg növelhetik a termelékenységet.

Rövidebb ciklusidők és versenyelőnyök

A rövidebb ciklusidők szintén kulcsfontosságú tényezők, különösen az olyan igényes folyamatoknál, mint a kárigények feldolgozása és a biztosítások átruházása. A gyorsabb feldolgozási idők nemcsak elégedettebb ügyfelekhez vezetnek, hanem lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy gyorsabban reagáljanak a piaci változásokra.

Intelligens automatizálás mesterséges intelligenciával és gépi tanulással

Továbbá az RPA új üzleti lehetőségeket nyit meg. A modern RPA-alkalmazások egyre inkább integrálják az olyan technológiákat, mint a mesterséges intelligencia (MI) és a gépi tanulás. Ezek az intelligens robotok nemcsak ismétlődő feladatokat tudnak elvégezni, hanem mintákat is felismernek, előrejelzéseket tesznek, és így javítják a döntéshozatalt. Például nagy mennyiségű adatot tudnak elemezni új kockázati tényezők azonosítása vagy személyre szabott ajánlatok létrehozása érdekében az ügyfelek számára.

A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) megvalósítása

Az automatizáláshoz megfelelő folyamatok azonosítása

Az RPA bevezetése gondos tervezést és végrehajtást igényel. Először is kulcsfontosságú a megvalósítható üzleti esetek – azaz az automatizálásra alkalmas folyamatok – azonosítása. Ezek jellemzően szabályalapú, ismétlődő, nagy volumenű és szabványosított folyamatok.

Folyamatoptimalizálás automatizálás előtt

A vállalatok következő lépése az üzleti folyamataik felülvizsgálata és szükség esetén optimalizálása kell, hogy legyen, mielőtt automatizálnák azokat. Egy nem hatékony folyamat automatizálása nem vezet a kívánt eredményhez.

Szoftverrobotok tervezése és fejlesztése

A szoftverrobotokat ezután folyamattervező eszközök segítségével tervezik meg. Ezek az eszközök lehetővé teszik az automatizálási folyamat egyes lépéseinek grafikus modellezését és konfigurálását. A kezdeti sikerek elérése és a tapasztalatszerzés érdekében ajánlott egyszerű, nagy volumenű folyamatok automatizálásával kezdeni.

Az alkalmazottak bevonása

A belső szakértelem kiépítése és az alkalmazottak bevonása szintén kulcsfontosságú a sikeres RPA-bevezetéshez.

Az RPA hatása az irodai munkára

Szabadulás a monoton feladatoktól

Az RPA már alapvetően megváltoztatja az irodai munka nagy területeit. Megszabadítja az alkalmazottakat a monoton és időigényes feladatoktól, és lehetővé teszi számukra, hogy az emberi kreativitást, empátiát és stratégiai gondolkodást igénylő értékteremtő tevékenységekre koncentráljanak.

Potenciál a biztosítási ágazatban

Különösen a biztosítási ágazatban az RPA jelentősen javíthatja a hatékonyságot, a pontosságot és az ügyfél-elégedettséget, miközben egyidejűleg csökkenti a költségeket.

Széleskörű alkalmazások az RPA számára

Az a megfigyelés, hogy a robotika, különösen az RPA, egyre fontosabb szerepet játszik a modern irodai munkában, teljesen helytálló. A lehetőségek messze túlmutatnak a már említett példákon.

Az RPA használatának előnyei

Fokozott hatékonyság

A hatékonyság növelése kulcsfontosságú. A robotok a feladatokat a nap 24 órájában, szünetek nélkül és állandó sebességgel tudják elvégezni, ami jelentősen nagyobb áteresztőképességet eredményez.

Hibacsökkentés

Egy másik jelentős előny a hibák csökkentése. Az automatizált folyamatok előre meghatározott szabályokat követnek, ezért kevésbé érzékenyek az emberi hibákra, elgépelésekre vagy hanyagságra.

Költségcsökkentés és alkalmazotti elégedettség

A költségcsökkentés egy másik fontos szempont. A feladatok automatizálásával csökkenthetők a személyzeti költségek, és erőforrások szabadulhatnak fel fontosabb, stratégiai tevékenységekre. Érdekes módon az RPA hozzájárul a munkavállalói elégedettség javulásához is, mivel a monoton feladatok megszűnnek.

Megfelelőség támogatása

Továbbá az RPA javíthatja a megfelelőséget. Az automatizált folyamatok konfigurálhatók úgy, hogy mindig megfeleljenek az előre meghatározott szabályoknak és előírásoknak, ezáltal csökkentve a hibák és büntetések kockázatát.

Jobb skálázhatóság és adatminőség

Az adatbevitel és -feldolgozás automatizálásából eredő javuló adatminőség kevesebb inkonzisztenciát és hibát eredményez a vállalati adatokban. Továbbá az RPA magas skálázhatóságot kínál, mivel a botok rugalmasan skálázhatók felfelé és lefelé a változó munkaterheléseknek megfelelően.

Az RPA alkalmazási területei irodai munkában

Pénzügy

A pénzügyekben például a robotok automatizálhatják a számlák feldolgozását és kifizetését, kezelhetik a költségelszámolásokat, pénzügyi jelentéseket generálhatnak, és számlaegyeztetéseket végezhetnek.

Emberi Erőforrások

A humánerőforrás területén az RPA botok segíthetnek az alkalmazottak be- és kilépésében, automatizálhatják a szabadságkérelmeket és azok kezelését, támogathatják a bérszámfejtést, és hatékonyabbá tehetik a jelentkezők kezelését.

Ügyfélszolgálat

Az ügyfélszolgálatban a robotok megválaszolhatják a gyakran ismételt kérdéseket, felgyorsíthatják a megrendelések és visszaküldések feldolgozását, valamint frissíthetik az ügyféladatokat.

IT és logisztika

Az IT-ben az RPA botok olyan feladatokat automatizálhatnak, mint a jelszó-visszaállítás, a rendszerfelügyelet és a szoftvertelepítések. Számos alkalmazásuk van a logisztikában és az ellátási lánc menedzsmentjében is, például a készletgazdálkodásban, a szállítási folyamatokban és a rendeléskövetésben.

A robotika kibővített lehetőségei irodai környezetben

Fizikai robotok

Az RPA mellett más robotikai formák is alkalmazhatók az irodákban. A fizikai robotok például felhasználhatók az irodán belüli szállítási feladatokhoz, például postai küldemények, dokumentumok vagy anyagok behozatalához.

Intelligens asszisztensrendszerek

Az intelligens asszisztensrendszerek, azaz a mesterséges intelligencián alapuló szoftverek, összetett feladatokban, például projekttervezésben, adatelemzésben vagy döntéshozatalban segíthetik az alkalmazottakat.

A robotika bevezetésének kihívásai

Befektetési költségek

A megvalósítási költségek kezdetben magasak lehetnek, mivel szoftverekbe, hardverekbe és a meglévő rendszerekkel való integrációba kell befektetni.

Integráció és biztonság

A meglévő rendszerekkel való integráció kritikus tényező. A meglévő IT infrastruktúrával való zökkenőmentes integráció kulcsfontosságú az RPA projektek sikeréhez. Ezenkívül garantálni kell az adatvédelmet és -biztonságot, különösen az érzékeny adatok kezelésekor.

Alkalmazotti elfogadás

A munkavállalók elfogadottsága szintén fontos szempont. Kulcsfontosságú, hogy a munkavállalókat már a megvalósítási folyamat elején bevonjuk, komolyan vegyük aggályaikat, és enyhítsük a munkahely elvesztésétől való félelmeiket.

Továbbképzés és átképzés

Továbbá további képzésekre és átképzésekre van szükség annak biztosítására, hogy az alkalmazottak képesek legyenek az új technológiákkal dolgozni, felügyelni a robotokat, és a felszabaduló erőforrásokat igényesebb feladatokra használni.

A robotizált folyamatautomatizálás és általában a robotika alapvetően átalakíthatja az irodai munkát. Hatalmas lehetőségeket kínál a hatékonyság növelésére, a költségek csökkentésére és az alkalmazottak elégedettségének javítására. Azonban a gondos tervezés, az átgondolt megvalósítás és a kapcsolódó kihívások figyelembevétele kulcsfontosságú ezen technológiák munkahelyi sikeres integrálásához.

Lokálistól globálisig: a kkv-k ügyes stratégiákkal hódítják meg a globális piacot - Kép: Xpert.Digital

Abban az időben, amikor egy vállalat digitális jelenléte határozza meg sikerét, a kihívás az, hogyan tehetjük ezt a jelenlétet hitelessé, egyénivé és nagy horderejűvé. Az Xpert.Digital egy innovatív megoldást kínál, amely egy iparági központ, egy blog és egy márkanagykövet metszéspontjaként pozícionálja magát. A kommunikációs és értékesítési csatornák előnyeit egyetlen platformon egyesíti, és 18 különböző nyelven teszi lehetővé a publikálást. A partnerportálokkal való együttműködés, a Google Hírekben való cikkek közzétételének lehetősége, valamint a mintegy 8000 újságírót és olvasót tartalmazó sajtóterjesztési lista maximalizálja a tartalom elérhetőségét és láthatóságát. Ez alapvető tényező a külső értékesítésben és marketingben (SMarketing).

Bővebben itt:

• Hiteles. Egyénileg. Globális: Az Xpert.Digital stratégia vállalata számára

A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) forradalmasítja az irodai munkát és az adminisztratív folyamatokat számos iparágban, különösen a biztosítási szektorban. Ez a technológia lehetővé teszi a vállalatok számára a monoton és szabályokon alapuló feladatok automatizálását, ezáltal növelve a hatékonyságot és költségeket takarítva meg. Ezenkívül az RPA jelentősen javíthatja a szolgáltatások minőségét és új innovációs lehetőségeket teremthet.

A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) olyan szoftverrobotok használatára utal, amelyek emberi beavatkozás nélkül képesek meghatározott feladatokat elvégezni. Ezek nem fizikai robotok, hanem digitális rendszerek, amelyek meglévő alkalmazásokat használnak a folyamatok automatizálására. Ilyen például az adatok olvasása, az információk bevitele űrlapokba vagy a kérések feldolgozása. A technológia mind az egyszerű, mind az összetett folyamatokat képes támogatni, így széleskörű alkalmazási lehetőségeket kínál.

Az RPA alkalmazási területei az irodában

Az RPA bevezetése az irodai folyamatokba különösen hatékonynak bizonyult. A főbb alkalmazási területek a következők:

Számlaellenőrzés

A szoftverrobotok képesek felismerni a bejövő számlákat különböző formátumokban, automatikusan ellenőrizni azokat, és elvégezni a szükséges lépéseket a fizetés jóváhagyásáig. Ez időt takarít meg és csökkenti a hibákat.

Ügyfélkérdések

Az RPA botok jelentősen felgyorsítják az ügyfélmegkeresések feldolgozását. A rutinszerű kérések, mint például az állapotlekérdezések vagy a címmódosítások, teljesen automatikusan kezelhetők, drasztikusan csökkentve a feldolgozási időt.

Adatbevitel és összehasonlítás

A manuális adatbevitel és -ellenőrzés az irodai környezetben az egyik legidőigényesebb feladat. Az RPA hatékonyabbá teheti ezeket a folyamatokat és minimalizálhatja a hibaszázalékot.

RPA a biztosítási ágazatban

Különösen a biztosítási ágazat profitált az RPA lehetőségeiből. A kulcsfontosságú folyamatok automatizálásával a vállalatok növelhetik mind hatékonyságukat, mind ügyfél-elégedettségüket.

Kockázatvállalási folyamat

A kockázatértékelési folyamat a biztosítási ágazat központi eleme. Az RPA számos területen nyújthat támogatást:

• Kockázatértékelés: Az RPA rendszerek gyorsan és pontosan képesek elemezni a különböző forrásokból származó adatokat a kockázatok felmérése érdekében.
• Fokozott hatékonyság: Az RPA akár 30 százalékos munkaidő-megtakarítást is eredményezhet, lehetővé téve az alkalmazottak számára, hogy a stratégiai feladatokra összpontosítsanak.
• Hibacsökkentés: Az automatizált folyamatok minimalizálják az emberi hibákat és növelik az értékelések pontosságát.

Kárigények feldolgozása

A kárigények feldolgozása a biztosítási ágazat egyik legösszetettebb folyamata. Az RPA jelentős előnyöket kínál itt:

• Gyorsabb feldolgozás: Szoftverrobotok használatával a biztosítási kárigények akár 75 százalékkal gyorsabban feldolgozhatók.
• Hatékony adatgyűjtés: Az RPA botok releváns információkat gyűjtenek a biztosítási kárigényekről, és strukturált formátumban bocsátják azokat a kárszakértők rendelkezésére.
• Javított ügyfélszolgálat: Az automatizálás lehetővé teszi az ügyfelek gyorsabb tájékoztatását és kéréseik gyorsabb feldolgozását.

Az RPA előnyei

Az RPA bevezetése számos előnnyel jár a vállalatok számára:

• Költségmegtakarítás: Az ismétlődő feladatok automatizálásával csökkenthetők a személyzeti költségek, és az erőforrások hatékonyabban felhasználhatók.
• Megnövelt hatékonyság: Az RPA lehetővé teszi a feladatok gyors feldolgozását szünetek vagy késedelmek nélkül.
• Hibacsökkentés: Az automatizált rendszerek mindig előre meghatározott szabályok szerint működnek, és elkerülik az emberi gondatlanságból eredő hibákat.
• Jobb megfelelés: A folyamatok úgy tervezhetők, hogy mindig megfeleljenek a vonatkozó jogi és szabályozási követelményeknek.
• Skálázhatóság: Az RPA botok rugalmasan adaptálhatók a változó munkaterhelésekhez.

Az RPA bevezetésének kihívásai

A számos előny ellenére az RPA bevezetésekor figyelembe kell venni a kihívásokat is:

• Kezdeti költségek: Az RPA rendszerek bevezetése magas kezdeti beruházásokat igényelhet.
• Integráció meglévő rendszerekkel: Az RPA zökkenőmentes integrációja a meglévő IT infrastruktúrákba elengedhetetlen a maximális hatékonyság eléréséhez.
• Adatvédelem és biztonság: A bizalmas információk kezelése szigorú biztonsági intézkedéseket igényel.
• Alkalmazotti elfogadás: Az alkalmazottak az RPA-t a munkájukra leselkedő veszélynek tekinthetik. Átlátható kommunikáció és képzés szükséges ezen aggályok kezeléséhez.

RPA és azon túl: Intelligens automatizálás

Az RPA tovább optimalizálható mesterséges intelligencia (MI) és gépi tanulás segítségével. Ezek a technológiák kibővítik az RPA képességeit azáltal, hogy lehetővé teszik számára az összetettebb feladatok, például a döntéshozatal vagy az előrejelzés kezelését. Példák többek között:

• Ügyféladatok elemzése: A mesterséges intelligencia alapú rendszerek mélyebb betekintést nyújthatnak az ügyfelek igényeibe és viselkedésébe.
• Trendek előrejelzése: A gépi tanulás képes felismerni az adatokban található mintákat, és segíthet a vállalatoknak a felmerülő trendek korai azonosításában.
• Automatizált kommunikáció: A chatbotok és a virtuális asszisztensek zökkenőmentesen integrálhatók az RPA folyamatokba az ügyfélszolgálat további javítása érdekében.

Az RPA, mint korszakalkotó

A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) alapvetően megváltoztathatja a munka világát. Az ismétlődő feladatok automatizálásával az alkalmazottak mentesülnek ezektől a terhektől, és a stratégiailag fontosabb tevékenységekre koncentrálhatnak. Különösen a biztosítási ágazatban járulnak hozzá az RPA-megoldások a hatékonyság, a pontosság és az ügyfél-elégedettség növeléséhez.

Az olyan technológiák folyamatos fejlődésével, mint a mesterséges intelligencia, az RPA a jövőben még erősebbé és sokoldalúbbá válik. Azok a vállalatok, amelyek ezeket a technológiákat korán bevezetik, nemcsak versenyelőnyre tesznek szert, hanem a digitális jövőbeni fenntartható növekedés alapjait is lerakják.

☑️ KKV-k támogatása stratégiában, tanácsadásban, tervezésben és megvalósításban

☑️ Digitális stratégia és digitalizáció megalkotása vagy átrendezése

☑️ Nemzetközi értékesítési folyamatok bővítése, optimalizálása

☑️ Globális és digitális B2B kereskedési platformok

☑️ Úttörő vállalkozásfejlesztés

Konrad Wolfenstein

Szívesen szolgálok személyes tanácsadójaként.

Felveheti velem a kapcsolatot az alábbi kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével, vagy egyszerűen hívjon a +49 89 89 674 804 (München) .

Nagyon várom a közös projektünket.

Az Xpert.Digital egy ipari központ, amely a digitalizációra, a gépészetre, a logisztikára/intralogisztikára és a fotovoltaikára összpontosít.

360°-os üzletfejlesztési megoldásunkkal jól ismert cégeket támogatunk az új üzletektől az értékesítés utáni értékesítésig.

Digitális eszközeink részét képezik a piaci intelligencia, a marketing, a marketingautomatizálás, a tartalomfejlesztés, a PR, a levelezési kampányok, a személyre szabott közösségi média és a lead-gondozás.

További információ: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus