Вештачка интелигенција трансформише Microsoft SharePoint у интелигентну платформу за управљање садржајем са врхунском вештачком интелигенцијом

АИ решења за Microsoft SharePoint: Стручна анализа функција, случајева употребе и стратешке вредности

Вештачка интелигенција (ВИ) фундаментално трансформише Microsoft SharePoint из једноставног складишта докумената у интелигентну платформу за управљање садржајем. Ова трансформација се бави кључним изазовима са којима се суочавају модерна предузећа, као што су преоптерећење информацијама, неефикасни процеси претраживања и високи трошкови повезани са ручним задацима. Анализа показује да су интегрисана Microsoft решења, посебно SharePoint Premium (еволуција Microsoft Syntex-а) и Microsoft 365 Copilot, у сржи ове трансформације. SharePoint Premium нуди дубоке могућности ВИ за аутоматизовану обраду, анализу и управљање садржајем, док Copilot, као асистент ВИ, побољшава интеракцију корисника и продуктивност у Microsoft 365 пакету. Поред тога, постоји тржиште решења трећих страна која се интегришу са SharePoint-ом и нуде специјализоване могућности ВИ за специфичне захтеве.

Главне предности коришћења вештачке интелигенције у SharePoint-у леже у значајном повећању ефикасности кроз аутоматизацију (нпр. класификација докумената, екстракција метаподатака, покретање тока посла), побољшаном претраживању информација кроз семантичку претрагу и персонализоване препоруке, аутоматизованом спровођењу усклађености (нпр. примена ознака задржавања и поверљивости) и оптимизованом управљању знањем. Студије случаја показују значајан потенцијал поврата инвестиције.

Међутим, успешна имплементација захтева пажљиво планирање. Робусна информациона архитектура и солидне праксе управљања подацима су основни предуслови за потпуно искоришћавање моћи алата вештачке интелигенције и минимизирање безбедносних ризика (посебно од прекомерног дељења података). Организације такође морају да разумеју и да планирају буџет за хибридне моделе лиценцирања (плаћање по употреби за SharePoint Premium обраду, плаћање на основу корисника за функције управљања и Copilot). Техничка стручност за конфигурисање и обуку модела вештачке интелигенције, као и добро осмишљено управљање променама, такође су кључни за успех. Етички аспекти као што су пристрасност података, заштита података и транспарентност морају се проактивно решавати. Будућност SharePoint-а је нераскидиво повезана са вештачком интелигенцијом, са даљим интеграцијама и интелигентнијим функцијама које се очекују. Компаније које стратешки интегришу вештачку интелигенцију у своје SharePoint окружење могу стећи одрживе конкурентске предности.

У вези са овим:

• Најбоља алтернатива за SharePoint Premium? Интеграција вештачке интелигенције независне и унакрсне платформе за вештачку интелигенцију за све пословне потребе

Успон вештачке интелигенције у управљању садржајем SharePoint-а

Традиционално управљање садржајем предузећа (ECM) достиже своје границе у многим организацијама. Сама количина дигиталног садржаја експоненцијално расте, што доводи до значајних изазова. Запослени проводе значајан део свог времена тражећи информације, често са фрустрирајућим резултатима. Преоптерећење информацијама је широко распрострањен проблем, а трошкови ручног управљања документима, класификације и обраде су значајни. Microsoft SharePoint, као једна од најшире коришћених платформи за сарадњу и управљање садржајем на свету, која свакодневно обрађује огромне количине података (преко 2 милијарде датотека и 2 милиона веб локација дневно), налази се у сржи ових изазова.

Као одговор на то, SharePoint се све више развија од пуког спремишта докумената у интелигентну платформу за услуге садржаја која се у великој мери ослања на вештачку интелигенцију (ВИ). Визија компаније Microsoft је да дубоко интегрише ВИ у основне функционалности SharePoint-а и целог Microsoft 365 пакета. Наведени циљ је појачавање људских искустава, аутоматизација процеса садржаја и трансформација садржаја у практично знање.

Овај стратешки правац је јасно видљив у развоју производа и брендирању. У почетку су представљене специјализоване услуге вештачке интелигенције попут Microsoft Syntex-а и иницијативе попут Viva Topics-а. Међутим, појавом Microsoft 365 Copilot-а као свеобухватног вештачког асистента, дошло је до консолидације. Syntex је ребрендиран и интегрисан у SharePoint Premium, сигнализирајући ближу везу између могућности обраде вештачке интелигенције и основне платформе. Истовремено, Viva Topics је укинут, уз препоруку да се уместо тога фокусира на искуства управљања знањем заснована на SharePoint-у и Copilot-у. Овај образац сугерише да Microsoft не посматра могућности вештачке интелигенције као изоловане додатке, већ као саставни део континуиране еволуције самог SharePoint-а, при чему Copilot служи као примарни интерфејс за интеракцију корисника са овим интелигентним функцијама.

Интегрисана Microsoft AI решења за SharePoint

Мајкрософт нуди низ решења заснованих на вештачкој интелигенцији која су директно интегрисана у SharePoint и пакет Microsoft 365. Циљ ових решења је да управљање, обрада и коришћење садржаја учине паметнијим и ефикаснијим. Два централна стуба ове стратегије су SharePoint Premium (еволуција Microsoft Syntex-а) и Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (развијен од стране Syntex-а): обрада садржаја, искуства и управљање засновани на вештачкој интелигенцији

SharePoint Premium се позиционира као напредна платформа за управљање садржајем и корисничко искуство која се надовезује на могућности вештачке интелигенције и машинског учења компаније Microsoft Syntex и проширује их. Циљ му је да аутоматизује обраду садржаја, побољша корисничко искуство при интеракцији са садржајем и обезбеди робусне механизме управљања.

Кључна карактеристика је флексибилан модел наплате. Многе основне могућности обраде садржаја наплаћују се путем модела плаћања по употреби (PAYG) повезаног са Azure претплатом. Ово омогућава организацијама да користе услуге по потреби, без почетних улагања или обавеза лиценцирања за ове специфичне функције. Међутим, овај приступ захтева интеграцију са Azure-ом и праћење трошкова коришћења. Поред тога, неке функције, посебно у области напредног управљања (раније познатог као SharePoint Advanced Management – ​​​​SAM), захтевају лиценцирање засновано на броју седишта. Ова хибридна структура лиценцирања – комбинација наплате засноване на коришћењу путем Azure-а за услуге обраде вештачке интелигенције и фиксних трошкова по кориснику за функције управљања – разликује се од традиционалних модела лиценцирања и захтева пажљиво планирање и буџетирање од организација. Потреба за управљањем и Azure буџетима и корисничким лиценцама може учинити прогнозирање трошкова и управљање лиценцама сложенијим него код обједињеног модела.

2.1.1. Функције обраде садржаја (аутоматизација вођена вештачком интелигенцијом)

SharePoint Premium нуди широк спектар услуга заснованих на вештачкој интелигенцији за аутоматизацију обраде докумената:

Разумевање докумената (неструктурирани, структурирани, слободног облика, унапред направљени)

Ово је основна функција која омогућава тренирање вештачке интелигенције или коришћење унапред изграђених модела за аутоматску класификацију докумената и издвајање одређених информација.

• Неструктурирани модели: Они се обучавају коришћењем „машинског учења“ (приступ без кода) са примерима докумената како би се препознали обрасци у документима као што су писма или уговори. Састоје се од класификатора (за идентификацију типа документа) и екстрактора (за издвајање одређених тачака података).
• Структурирани и модели слободног облика: Засновани на AI ​​Builder-у Power Platform-а, ови модели су погодни за обрасце или документе са променљивим структурама где се информације могу налазити на различитим местима. Често захтевају само неколико примера докумената за обуку.
• Унапред изграђени модели: Нуде унапред обучена решења за уобичајене типове докумената као што су фактуре, признанице и уговори, за брзо издвајање информација без потребе да сами обучавате моделе.

Аутоматско попуњавање колона

Користи моделе великих језика (LLM) за аутоматско попуњавање колона метаподатака у SharePoint библиотекама на основу садржаја датотеке и дефинисаног упита. Ово се може користити за издвајање, класификацију, сумирање или анализу садржаја.

Означавање таксономије

Аутоматски примењује термине из централног SharePoint складишта термина (управљани метаподаци) на документе на основу вештачке интелигенције (AI) анализе садржаја. Ово значајно побољшава видљивост датотека, филтрирање и целокупно управљање, и промовише доследност метаподатака.

Означавање слика

Користи вештачку интелигенцију за препознавање објеката на сликама и аутоматски им додељује описне кључне речи, које се чувају у колони са метаподацима. Ово олакшава претрагу, сортирање и филтрирање датотека слика.

Оптичко препознавање знакова (OCR)

Издваја штампани или рукописни текст из сликовних датотека (JPG, PNG, TIFF) и PDF-ова, чинећи овај текст претраживим и индексираним. Међутим, постоје техничка ограничења у вези са типовима датотека, бројем страница (максимално 500 за OCR), ограничењем броја знакова (64.000), димензијама слике и подржаним алфабетима (тренутно првенствено латиница).

Склапање садржаја

Омогућава аутоматско креирање стандардизованих, понављајућих пословних докумената (нпр. уговора, радних упутстава, понуда) на основу модерних шаблона повезаних са изворима података као што су SharePoint листе. Ово може довести до значајне уштеде времена, као што је показала студија случаја која показује преко 6.000 уштеђених сати годишње.

Превод докумената

Аутоматски креира преведене копије докумената директно у SharePoint библиотекама, чувајући оригинални формат и структуру. Подржава широк спектар језика.

електронски потпис

Интегрише функцију за захтевање и управљање електронским потписима директно у SharePoint и Microsoft 365. Ово поједностављује процесе потписивања и држи документе унутар M365 окружења током процеса прегледа и потписивања, подржавајући усклађеност. Регионална доступност је тренутно ограничена.

Спајање/издвајање PDF-ова

Пружа алате за спајање више PDF датотека у једну датотеку или дељење велике PDF датотеке на неколико мањих.

Правила обраде

Омогућава дефинисање једноставних радњи заснованих на правилима у библиотекама докумената ради аутоматизације задатака, као што је премештање датотека на основу промена метаподатака.

Функције садржајних искустава

Ове функције имају за циљ побољшање интеракције корисника са садржајем:

Побољшани прегледач датотека

Пружа побољшани приказ за стотине типова датотека директно у SharePoint-у/OneDrive-у/Teams-у и подржава функције као што су напомене.

Упит о садржају

Омогућава прецизније упите засноване на одређеним вредностима метаподатака, превазилазећи једноставне претраге кључних речи.

Шаблони сајтова

Пружа шаблоне за SharePoint веб странице које су унапред конфигурисане за управљање, обраду и праћење пословних докумената.

Портали за документе

Омогућавају безбедну сарадњу на документима са спољним странама као што су добављачи или фриленсери.

Апликација за пословне документе и центар за документе

Будући, централизовани интерфејси за управљање висококвалитетним документима, планирани као услуге лиценциране од стране корисника.

Функције управљања садржајем (SharePoint Advanced Management – ​​​​SAM):

Кључна компонента SharePoint Premium-а су његове побољшане могућности управљања, раније познате као SharePoint Advanced Management (SAM). Оне су кључне за безбедно управљање садржајем, посебно у припреми за алате вештачке интелигенције као што је Copilot.

фокус

Борба против неконтролисаног раста садржаја, спречавање прекомерног дељења садржаја, управљање приступом веб-сајтовима SharePoint-а и OneDrive-а и контрола животног циклуса садржаја.

Кључне функције

• Извештаји и увиди о управљању приступом подацима (DAG): Обезбедите транспарентност о томе који се садржај дели, како и са ким, и идентификујте потенцијално прекомерно дељене веб странице или датотеке са осетљивим ознакама.
• Политике животног циклуса сајта: Омогућавају дефинисање смерница за руковање неактивним веб-сајтовима (нпр. архивирање) и обезбеђивање важећег власништва над веб-сајтом.
• Прегледи приступа сајту: Аутоматизујте преглед дозвола за приступ веб сајту од стране власника веб сајтова.
• Контрола ограниченог приступа (RAC): Омогућава вам да ограничите приступ одређеним SharePoint локацијама или OneDrive налозима на дефинисане безбедносне групе, без обзира на постојеће дозволе за дељење.
• Политике блокирања преузимања: Спречите преузимање, штампање или синхронизацију датотека са одређених веб локација или OneDrive-а, дозвољавајући приступ само преко прегледача.
• Историја промена: Евидентира административне измене на веб-сајтовима или подешавањима организације.
• Увиди у вештачку интелигенцију: Користите језичке моделе за идентификацију образаца и потенцијалних проблема управљања у извештајима и дајте препоруке за деловање (нпр. идентификовање неактивних веб локација са осетљивим садржајем).

Лиценцирање

Ове побољшане функције управљања обично захтевају посебне лиценце по кориснику (SAM лиценце). Међутим, вреди напоменути да су неке од ових функција такође укључене у Microsoft 365 Copilot лиценце.

Примени и предности:

SharePoint Premium омогућава аутоматизацију бројних пословних процеса, као што су обрада фактура и уговора. Побољшава тачност претраге путем аутоматски издвојених и примењених метаподатака и помаже у управљању ризицима усклађености путем аутоматске класификације и примене политика. Ово доводи до побољшаног управљања знањем, повећане ефикасности и продуктивности, уштеде трошкова и веће тачности података. Студије случаја и анализе указују на значајан повраћај инвестиције (ROI), често трансформативан, а не маргиналан.

Имплементација SharePoint Premium-а није тривијална ствар. То није решење које се једноставно може „укључити“ и одмах радити. Уместо тога, захтева значајно улагање времена и стручности. Обука прилагођених AI модела захтева пажљиво одабране пробне документе (и позитивне и негативне примере) и укључивање стручњака за предметну област из релевантних пословних јединица. Дефинисање јасних таксономија и подешавање центара садржаја за управљање моделима су такође неопходни. Штавише, мора се успоставити структура управљања за курирање (преглед и усавршавање) екстрахованих метаподатака и класификација, као и за континуирано одржавање модела. Без пажљивог планирања, укључивања стручњака за предметну област и континуираног управљања, успех није загарантован. Постоје и техничке и практичне препреке: извештаји указују на изазове у обради сложених докумената, као што су PDF-ови са више страница са табелама које се простиру на више страница или странице које садрже више табела. Морају се узети у обзир ограничења формата датотеке, величине и OCR-а. Поред тога, примећена су кашњења у објављивању ажурирања модела и резултирајући проблеми са аутоматизованом обрадом. Ови фактори наглашавају да, иако је SharePoint Premium моћан, захтева добро осмишљену стратегију имплементације и континуирану подршку како би се остварио његов пуни потенцијал и превазишла његова ограничења.

У вези са овим:

• Мајкрософт Копилот: Свеобухватна анализа Мајкрософтовог вештачког асистента

Копилот за Microsoft 365 у SharePoint-у: АИ асистент за садржај и сарадњу

Microsoft 365 Copilot је алат за продуктивност заснован на вештачкој интелигенцији, дубоко интегрисан са Microsoft 365 апликацијама, укључујући SharePoint. Користи моделе великих језика (LLM) и приступа подацима из Microsoft Graph-а (е-пошта, ћаскања, календари, документи) како би пружио контекстуалну подршку. Кључна безбедносна карактеристика је да Copilot поштује постојеће корисничке дозволе; корисници виде само информације којима већ имају приступ. За коришћење су потребне одређене основне Microsoft 365 лиценце плус додатна Copilot лиценца по кориснику.

Основне функције у SharePoint-у

Креирање садржаја (странице/објаве)

Копилот помаже ауторима директно у SharePoint-овом уређивачу обогаћеног текста (унутар веб дела Текст) у креирању и ревизији садржаја. Може да препише текст, подеси тон, скрати или изврши измене. Посебно вредна пажње карактеристика је његова могућност генерисања целих SharePoint страница на основу једноставног упита или коришћењем постојећих докумената (као што су Word датотеке или PowerPoint презентације) као основе. Копилот такође користи нове SharePoint дизајнерске функције, као што су флексибилни одељци и идеје за дизајн, како би предложио привлачне распореде.

SharePoint агенти

Ово су специјализовани вештачки интелигентни асистенти ограничени на садржај одређених SharePoint сајтова или одабраних датотека и фасцикли. Они могу да одговоре на питања у оквиру ове специфичне области знања и да делују као „стручњаци за предметну материју“ за тај садржај. Сваки SharePoint сајт аутоматски добија подразумеваног агента. Корисници са правима уређивања могу да креирају додатне, прилагођене агенте и да ограниче своју базу знања на највише 20 извора (сајтова, библиотека, фасцикли, датотека). Агенти увек поштују дозволе појединачних корисника. Такође се могу интегрисати и користити са Microsoft Teams-ом. Тренутно су подржани уобичајени Office документи, PDF-ови, текстуалне датотеке и HTML; планирана је подршка за слике, видео записе и OneNote. SharePoint листе или странице из библиотеке страница тренутно не могу да се користе као извор.

Прикупљање/сумирање информација

Копилот може да преузима информације из SharePoint библиотека докумената, листа и сајтова како би помогао корисницима да претражују датотеке, генеришу резимее или извлаче увиде. У оквиру OneDrive или SharePoint интерфејса, корисници могу да користе Копилот да би добили резимее докумената или поставили питања о садржају. Могућност проналажења потребних информација унутар датотека наводи се као значајна предност од стране раних корисника. Међутим, вреди напоменути да могућности резимирања могу бити ограничене у контексту ћаскања (нпр. на последњих 30 дана историје ћаскања).

Интеграција са Copilot Studio-ом

SharePoint може да служи као извор података за изградњу и обуку прилагођених AI модела и агената у Copilot Studio-у (раније Power Virtual Agents). Ово омогућава креирање генеративних одговора на основу SharePoint садржаја. Подешавање захтева конфигурисање аутентификације како би се омогућио приступ SharePoint подацима.

Случајеви употребе и предности

Коришћење Копилота у SharePoint-у обећава значајно повећање продуктивности. Убрзава креирање садржаја, поједностављује дизајн веб-сајтова и страница, аутоматизује креирање резимеа и побољшава сарадњу. Претраживање информација је олакшано, а време проведено на рутинским задацима је смањено. Студије и извештаји раних корисника наводе квантитативне користи: просечну уштеду времена од 1,2 до 10 сати недељно, 29% брже завршавање задатака (претраживање, писање, резимирање) и побољшани квалитет и тачност рада.

Ограничења и изазови

Упркос свом потенцијалу, постоје извештаји о изазовима и ограничењима при коришћењу Копилота са SharePoint-ом:

Проблеми са претрагом/преузимањем

Корисници пријављују недоследне или нетачне одговоре на упите о садржају SharePoint-а, посебно у вези са метаподацима, бројем датотека или одређеним детаљима. Чини се да Copilot има проблема са структурним (мета) упитима за разлику од упита о садржају. Ограничени контекстуални прозор LLM-ова отежава обраду веома великих докумената или великог броја датотека. Кашњења у индексирању могу утицати на благовременост информација. Мере управљања као што је ограничена SharePoint претрага (RSS) могу ограничити приступ Copilot-а подацима и тиме утицати на квалитет одговора.

Ограничења агента

Број извора знања за агенте је тренутно ограничен на 20. Листе и странице нису подржане као извори. Подршка за формате датотека се проширује. Линкови ка страницама који се могу делити не функционишу као извори знања. Такође су пријављени проблеми са процесом одобравања агената и њиховим могућностима утемељења.

Функционални недостаци/недоследности

Неким корисницима недостају функције познате из других AI алата (нпр. директно отпремање докумената у ћаскање, избор модела, генерисање DALL-E слика). Перформансе се понекад доживљавају као једноставније него код специјализованих модела попут GPT-4.

Спремност података

Ефикасност Копилота значајно зависи од добро организованих, исправно ауторизованих података у Microsoft 365 и SharePoint-у. Ризик од прекомерног дељења је значајан и мора се решити пре него што се Копилот широко примени.

Ова запажања указују на то да је Copilot првенствено дизајниран као помоћник за задатке као што су израда нацрта, сумирање и одговарање на питања на основу приступачног садржаја, користећи семантичко разумевање. Међутим, он није панацеја и не замењује прецизне претраге засноване на метаподацима или задатке инвентарисања. Корисници који очекују да Copilot прецизно броји датотеке или филтрира ставке на основу сложених метаподатака могу бити разочарани. Његове могућности су ограничене основним подацима у Microsoft Graph-у, ограничењима индексирања и примењеним дозволама. Јасна очекивања у вези са његовим могућностима у поређењу са традиционалним методама претраживања су стога кључна за успешно усвајање.

Интеграција независне и унакрсне AI платформе за све пословне потребе - Слика: Xpert.Digital

AI мењач правила игре: Најфлексибилнија AI платформа - Решења по мери која смањују трошкове, побољшавају ваше одлуке и повећавају ефикасност

Независна AI платформа: Интегрише све релевантне изворе података компаније

• Ова AI платформа интерагује са свим специфичним изворима података
  • Од SAP-а, Microsoft-а, Jira-е, Confluence-а, Salesforce-а, Zoom-а, Dropbox-а и многих других система за управљање подацима
• Брза интеграција вештачке интелигенције: Прилагођена решења за вештачку интелигенцију за предузећа за сате или дане, уместо месеци
• Флексибилна инфраструктура: базирана на облаку или хостинг у вашем сопственом дата центру (Немачка, Европа, слободан избор локације)

• Максимална безбедност података: његова употреба у адвокатским канцеларијама је непобитан доказ
• Примена у широком спектру извора података предузећа
• Избор сопствених или различитих AI модела (Немачка, ЕУ, САД, Кина)

Изазови које наша вештачка интелигенција решава

• Недостатак компатибилности конвенционалних вештачких интелигенција
• Заштита података и безбедно управљање осетљивим подацима
• Високи трошкови и сложеност индивидуалног развоја вештачке интелигенције
• Недостатак квалификованих стручњака за вештачку интелигенцију
• Интеграција вештачке интелигенције у постојеће ИТ системе

Више информација овде:

• Интеграција независне и међусобно повезане платформе за све пословне потребе засноване на вештачкој интелигенцији

Системи за управљање подацима у транзицији: Стратегије за пословни успех у доба вештачке интелигенције – Слика: Xpert.Digital

Остале изворне функције вештачке интелигенције – SharePoint сусреће вештачку интелигенцију: Поређење изворних и приступа трећих страна

Поред SharePoint Premium и Copilot, постоје и друге изворне Microsoft технологије које омогућавају или су омогућиле AI функције у SharePoint контексту:

Интеграција AI Builder-а

AI Builder је део Microsoft Power Platform-а и нуди колекцију унапред обучених и прилагођених AI модела (нпр. за обраду докумената, препознавање објеката, категоризацију и предвиђање). Ови модели се могу користити директно у SharePoint-у (често као део SharePoint Premium/Syntex функција за структурирану/слободну обраду) или путем Power Automate токова посла које покрећу SharePoint догађаји (нпр. отпремање датотека). Ово омогућава креирање прилагођених, AI-покренутих аутоматизација са приступом са мало кода/без кода. Примери укључују токове посла који аутоматски извлаче метаподатке из отпремљених фактура и уписују их у SharePoint колоне или који класификују документе на основу њиховог садржаја. Коришћење AI Builder-а захтева одговарајуће Power Platform лиценце или AI Builder кредите, од којих су неки били укључени у Syntex/Premium лиценце или се наплаћују путем PAYG (плаћање по употреби) модела.

Вива Теме (Укинуто)

Вива Топикс је користио вештачку интелигенцију да би аутоматски идентификовао, организовао и представио знање из садржаја у Microsoft 365 (укључујући SharePoint) као картице тема и странице. Ове теме су приказане контекстуално у апликацијама као што су SharePoint, Teams и Outlook како би се олакшало откривање знања и идентификација стручњака. Међутим, Вива Топикс ће бити укинут у фебруару 2025. године. Microsoft уместо тога фокусира своје развојне напоре на искуства знања заснована на вештачкој интелигенцији у оквиру Copilot-а и директно у SharePoint-у. Постојеће странице тема које су објавили корисници биће конвертоване у редовне SharePoint странице, које ће и даље бити могуће пронаћи путем претраге, али их вештачка интелигенција више неће ажурирати.

Интеграција AI Builder-а истиче кључни аспект Microsoft-ове стратегије: Док SharePoint Premium нуди низ уграђених и обучивих AI модела за уобичајене задатке управљања садржајем, Power Platform (Power Automate, Power Apps) са AI Builder-ом служи као примарни алат за креирање прилагођенијих, AI-вођених токова посла са ниским кодом који интерагују са SharePoint подацима. Стога, када организацијама требају AI аутоматизације које превазилазе стандардне могућности Premium-а — на пример, за интеграцију са спољним системима, имплементацију сложене, вишестепене логике или креирање прилагођених интерфејса помоћу Power Apps-а — Power Platform са AI Builder-ом је наменски Microsoft скуп алата који је чврсто интегрисан са SharePoint-ом. Ово пружа кључни слој проширења поред уграђених Premium функција.

У вези са овим:

• Unframe AI трансформише интеграцију вештачке интелигенције за предузећа у рекордном року: решења по мери за сате или дане

Решења за вештачку интелигенцију трећих страна за интеграцију са SharePoint-ом

Поред Мајкрософтових изворних решења за вештачку интелигенцију, постоји и растуће тржиште алата трећих страна који интегришу или проширују могућности вештачке интелигенције у SharePoint. Ова решења често покривају одређене нише или нуде алтернативне приступе Мајкрософтовим понудама. Интеграција се обично одвија путем различитих механизама:

API-ји

Користите Microsoft Graph API или одређене SharePoint API-је за приступ подацима и извршавање радњи.

конектори

Платформе попут Zapier-а или Power Automate-а (преко прилагођених конектора) омогућавају повезивање SharePoint-а са спољним AI сервисима.

Наменски додаци/апликације

Решења дизајнирана као веб делови, додаци или самосталне апликације SharePoint Framework-а (SPFx) које директно комуницирају са SharePoint-ом.

Примери и анализа

Распон решења трећих страна је огроман. Ево неколико примера, категорисаних по њиховим главним функцијама:

Платформе за радни ток/аутоматизацију (са вештачком интелигенцијом)

• FlowForma: Платформа без кода која користи генеративну вештачку интелигенцију (сопствене функције „копилота“ и сумирања) за креирање сложених токова рада који се беспрекорно интегришу са Microsoft 365 и SharePoint-ом.
• Nintex: Нуди свеобухватне алате за аутоматизацију радних процеса, роботску аутоматизацију процеса (RPA) и генерисање докумената са SharePoint интеграцијом. Међутим, може имати стрмију криву учења и веће трошкове.
• Zapier: Служи као интеграциона платформа („мидлвер“) која повезује SharePoint са хиљадама других апликација, укључујући AI сервисе попут „AI by Zapier“ (користећи моделе попут OpenAI и Anthropic) или специјализоване AI алате попут „Browse AI“ за екстракцију података са веб локација. Посебно је погодан за аутоматизацију једноставнијих задатака који се обављају између различитих апликација.
• Киссфлоу: Још једно решење за управљање радним процесом које је намењено нетехничким корисницима са једноставним корисничким интерфејсом.
• Sembly.ai: Специализујући се у продуктивности састанака, интегрише се са SharePoint-ом како би аутоматски складиштио белешке са састанака, резимее и листе задатака генерисане вештачком интелигенцијом у релевантним SharePoint библиотекама. Интеграција се врши путем API-ја и поштује постојеће дозволе.

Семантичко претраживање/управљање знањем

• PoolParty Semantic Suite (од Graphwise-а): Пружа семантички слој изнад SharePoint-а (као и Teams-а и Copilot-а). Омогућава семантичку претрагу (која превазилази кључне речи и разуме синониме), аутоматско означавање концепата на основу централно управљане таксономије и фасетну претрагу за прецизирање резултата. Интегрише се са SharePoint складиштем термина, Azure-ом и Graph API-јем.
• Семафор (од стране Progress): Користи семантичке моделе, анализу текста и правила класификације како би обогатио SharePoint документе богатим, контекстуалним метаподацима. Студија случаја са глобалном непрофитном организацијом показала је побољшану видљивост докумената и боље дељење знања на више локација.
• Expert.ai: Алат за семантичку анализу текста са детаљним опцијама прилагођавања кључних речи и концепата. У поређењима се наводи као јака алтернатива у области семантике.
• Гуру: Платформа за претрагу са вештачком интелигенцијом за предузећа која агрегира и омогућава претраживање информација из различитих извора, укључујући SharePoint.
• Оникс (раније Danswer): АИ платформа отвореног кода која се повезује са пословним документима, апликацијама (укључујући SharePoint) и људима. Нуди интерфејс за ћаскање, конекторе са преко 40 система и могућност креирања прилагођених АИ агената. Може се покретати локално или у облаку.

Обрада/снимање докумената

• Artsyl docAlpha: Тесно се интегрише са SharePoint-ом и нуди напредно OCR, препознавање докумената засновано на вештачкој интелигенцији (аутоматска класификација и додељивање метаподатака), интелигентно издвајање података (са моделима који се могу обучавати) и аутоматизацију тока посла. Циља на одређене индустрије као што су здравство, финансије и производња.
• conceptClassifier (од различитих добављача): Додатак који користи технологију „Обрада сложених термина“ за класификацију неструктурираних података у SharePoint-у и издвајање метаподатака.

Опште платформе за вештачку интелигенцију/продуктивност

• Stack AI: Платформа за изградњу AI агената који интерагују са интерним подацима и API-јима, укључујући обраду и претрагу докумената.
• кама ДЕИ: Платформа за разумевање природног језика (НЛУ) са конфигурабилном базом знања за креирање виртуелних агената.

Алати отвореног кода / програмери

GitHub хостује разне пројекте отвореног кода и репозиторијуме везане за развој SharePoint-а (нпр. званичне Microsoft репозиторијуме за документацију и SPFx обуку). Постоје и специфични алати попут „Prompt Pulse“, Microsoft Teams Power апликације која користи SharePoint као извор података за дељење Copilot упита, и општији алати за продуктивност са SharePoint интеграцијом. Onyx је пример свеобухватније платформе за претрагу/AI отвореног кода за предузећа са SharePoint конектором.

Поређење алата за вештачку интелигенцију: интегрисани приступи у односу на приступе трећих страна

Поређење вештачке интелигенције: интегрисани приступи наспрам приступа треће стране – Слика: Xpert.Digital

Одлучивање између коришћења интегрисаних Microsoft AI решења као што су SharePoint Premium или Copilot и интеграције алата трећих страна захтева пажљиво разматрање различитих аспеката. Интегрисана решења нуде веома дубоку интеграцију са Microsoft 365 и беспрекорно корисничко искуство. Њихов скуп функција је широк и покрива области као што су обрада, управљање и помоћ, иако дубина може да варира у зависности од специфичне функције. Модели цена за ова решења су хибридни, засновани на приступима заснованим на коришћењу и корисницима. Прилагодљивост је ограничена на обуку модела, упите и коришћење Power Platform-а, док је безбедносна интеграција заснована на постојећим стандардима и усклађености са Microsoft 365. Одржавање се ефикасно управља путем централизованих ажурирања из Microsoft екосистема, али захтева одређену конфигурацију и обуку. Ово на крају доводи до високог степена везаности за добављача унутар Microsoft система.

Или би требало да се изаберу специјализовани „најбољи“ алати треће стране за специфичне задатке вештачке интелигенције, који могу понудити супериорну функционалност у овој области, али захтевају напоре интеграције и потенцијално веће трошкове управљања, са изузетком партнера Xpert.Digital?

С друге стране, решења трећих страна разликују се по нивоу интеграције. Она раде са API-јима, конекторима и додацима, што може увести додатну сложеност. Често су специфична за одређену нишу и потенцијално нуде дубљу функционалност у одређеним областима од интегрисаних решења. Модели трошкова се значајно разликују, од претплата до фримијум и модела отвореног кода. Решења трећих страна, посебно она отвореног кода, често имају предност у погледу прилагодљивости, нудећи максималну флексибилност. Међутим, ова решења захтевају посебне ревизије у вези са безбедношћу и руковањем подацима, као и потенцијално сложеније управљање интеграцијом. Зависност од добављача је генерално нижа, али и даље постоји зависност од одређеног добављача треће стране.

Одлука између изворне Microsoft интеграције и специјализованих алата трећих страна такође мора бити узета у обзир у смислу напора за интеграцију и везаности за добављача. Иако Microsoft 365 нуди дубоку интеграцију унутар сопственог екосистема, везаност за добављача може бити значајна. С друге стране, решења трећих страна потенцијално нуде већу флексибилност. Организације би стога требало пажљиво да одмере да ли перципирана предност специјализованих функционалности оправдава додатне трошкове и сложеност интеграције.

У вези са овим:

• Опасности од зависности од добављача: Зашто би компаније требало да избегавају зависности

Утицај вештачке интелигенције на основне функције SharePoint-а

Вештачка интелигенција не само да мења свеобухватне стратегије управљања садржајем, већ директно утиче и на основне функције SharePoint-а, посебно на аутоматизацију претраге и процеса.

Претрага и проналажење информација

Традиционалне претраге кључних речи на порталима компанија често доводе до незадовољавајућих резултата и одузимају време корисницима. Вештачка интелигенција обећава фундаментална побољшања у овој области:

Од кључних речи до концепата

Претрага заснована на вештачкој интелигенцији иде даље од пуког упаривања кључних речи. Циљ јој је да разуме намеру корисника која стоји иза упита за претрагу и да узме у обзир семантички контекст речи и фраза.

Семантичка претрага

Ова технологија користи векторска уграђивања (математичке приказе речи и концепата) и језичке моделе да би пронашла концептуално повезане информације, чак и ако се тачни термини за претрагу не појављују у документу. Microsoft Search, а посебно Copilot, надограђује се на такав семантички индекс генерисан из података у Microsoft Graph-у. Овај индекс омогућава препознавање односа између различитих облика речи, разумевање синонима и идентификацију докумената са сличним садржајем. Azure AI Search такође нуди семантичке функције као што су поновно рангирање (поновна евалуација резултата претраге на основу семантичке релевантности), издвајање исечака одговора и истицање. Независни добављачи попут PoolParty-ја такође интегришу могућности семантичке претраге у SharePoint. За одређене напредне семантичке функције, посебно у контексту Copilot Studio-а или Azure AI Search-а, може бити потребна лиценца за закупца Microsoft 365 Copilot-а да би се у потпуности искористило семантичко индексирање.

Обрада природног језика (NLP) / Упити природног језика

Вештачка интелигенција све више омогућава корисницима да постављају питања природним, свакодневним језиком уместо да се ослањају на круте термине за претрагу. Microsoft 365 Copilot је експлицитно дизајниран за ову конверзациону интеракцију. Међутим, вреди напоменути да је Microsoft најавио да ће постепено укинути одређене облике подршке за упите на природном језику у стандардним интерфејсима за претрагу Microsoft 365 (као што су Outlook, Teams и SharePoint Search) у корист претраге кључних речи са филтерима или употребе Copilot-а. Алати попут LlamaIndex-а, у комбинацији са конекторима података (нпр. од CData), такође се могу користити за развој прилагођених решења која омогућавају упите на природном језику у односу на SharePoint податке. Функција eDiscovery (Premium) у Microsoft Purview-у такође користи алатку за креирање упита на природном језику у комбинацији са Copilot-ом.

Персонализација и препоруке

Алгоритми вештачке интелигенције анализирају понашање корисника, њихову улогу у компанији, њихове интеракције и односе у Microsoft Graph-у како би пружили персонализоване резултате претраге и проактивно предложили релевантан садржај (документе, вести, стручњаке).

Предности ових побољшања претраге заснованих на вештачкој интелигенцији укључују брже претраживање информација, релевантније резултате претраге, побољшано откривање знања и смањење времена које запослени проводе претражујући.

Табела приказује разлике између различитих приступа претраживању – Слика: Xpert.Digital

Табела приказује разлике између различитих приступа претраживању. Претрага кључних речи ослања се на тачно подударање термина и, иако практична због своје једноставности, ограничена је у својој релевантности јер не узима у обзир контекст или синониме. Стандардна Microsoft претрага, која је персонализована, додатно користи сигнале из Microsoft Graph-а како би понудила бољу и кориснички специфичнију релевантност. Међутим, пречесто занемарује семантички контекст и у великој мери зависи од квалитета података графикона. Семантичка претрага, заснована на технологијама као што су Copilot или Azure AI, ради са векторским уграђивањима и разуме контекст и значење упита за претрагу. Пружа највећу релевантност јер препознаје намеру и такође проналази концептуално сличне резултате. Међутим, захтева експлицитно подешавање, одговарајуће лиценце и висококвалитетне податке и може достићи своје границе са сложеним мета-питањима. Претрага природног језика, заснована на конверзационој вештачкој интелигенцији и препознавању намере, омогућава интуитиван и флексибилан унос. Међутим, може бити двосмислена, само делимично је подржана у стандардним корисничким интерфејсима, а њена тачност значајно зависи од квалитета основног модела.

Еволуција претраге унутар Microsoft 365 указује у јасном правцу: Copilot представља следећу генерацију и користи напреднији семантички индекс од стандардне Microsoft претраге. Док стандардна претрага већ интегрише персонализацију путем Microsoft Graph-а, Copilot додаје дубље семантичко разумевање и могућност доношења логичких закључака. Престанак коришћења Microsoft претраге у Bing-у у корист Copilot-а подвлачи овај стратешки правац. Ипак, Copilot претрага се такође сусреће са ограничењима у пракси, посебно са недовољно припремљеним подацима или нејасним дозволама. Алати попут ограничене SharePoint претраге (RSS) илуструју напетост између широког приступа подацима који захтева вештачка интелигенција и захтева управљања подацима, што утиче и на Copilot и на стандардну претрагу. Стога, Copilot није само „боља претрага“, већ вештачка интелигенција асистент чије се могућности претраге заснивају на семантичком разумевању, али зависе од квалитета и приступачности основних података.

Аутоматизација процеса и управљање садржајем

Вештачка интелигенција такође револуционише начин на који се садржајем управља у SharePoint-у и интегрише у процесе:

Аутоматизована класификација и означавање

Модели вештачке интелигенције, посебно они у SharePoint Premium/Syntex-у, могу аутоматски анализирати и класификовати документе на основу њиховог садржаја. Они примењују унапред дефинисане ознаке метаподатака, било на основу обучених модела или путем интеграције са SharePoint таксономијом (управљани метаподаци). Ово значајно смањује ручни напор и обезбеђује доследне метаподатке у целој колекцији докумената.

Екстракција метаподатака

Поред једноставне класификације, вештачка интелигенција може да издвоји одређене информације – као што су датуми, имена, износи и уговорне клаузуле – из структурираних (обрасци) и неструктурираних (писма, уговори) докумената. Ови издвојени подаци се чувају у SharePoint колонама (пољима метаподатака), омогућавајући процесе вођене метаподацима и значајно побољшану видљивост.

Аутоматизација радног тока

Аутоматски екстраховани метаподаци или резултујућа класификација могу послужити као окидачи за низводне токове рада, обично креиране помоћу Power Automate-а. Примери укључују процесе одобравања покренуте на основу екстрахованог износа фактуре, обавештења о предстојећим истецима уговора или аутоматско усмеравање докумената одговорном одељењу.

Аутоматизација усклађености (ознаке задржавања/поверљивости)

Посебно важан случај употребе је аутоматска примена политика усклађености. Модели вештачке интелигенције (у оквиру SharePoint Premium/Syntex) могу се конфигурисати да аутоматски примењују ознаке задржавања или ознаке осетљивости из Microsoft Purview-а на документе, на основу њихове класификације или садржаја који детектују (нпр. осетљиве информације). Ово осигурава да се садржај обрађује у складу са политикама компаније и законским захтевима без потребе за ручном интервенцијом корисника. Конфигурација се постиже повезивањем Purview ознака са моделима вештачке интелигенције или путем политика аутоматског означавања у Purview-у које одговарају на одређене типове садржаја, типове осетљивих информација, кључне речи или класификаторе који се могу обучавати. Конкретан пример би био Syntex модел који препознаје „спецификације производа“ и аутоматски примењује ознаку задржавања засновану на догађају, као што је „Чувати 5 година након престанка производње производа“. Power Automate се такође може користити за примену ознака на основу логике тока посла.

Склапање садржаја

Као што је раније поменуто, ова функција аутоматизује креирање стандардизованих докумената.

Предности ових аутоматизација су очигледне: повећана ефикасност, смањење ручних грешака, побољшана усклађеност, већа конзистентност података и убрзани пословни процеси.

Способност вештачке интелигенције да аутоматизује задатке усклађености представља промену парадигме. Традиционално, поштовање периода чувања или заштита осетљивих података у великој мери се ослањало на ручне процесе и марљивост запослених – што је било склоно грешкама и тешко за скалирање. вештачка интелигенција, посебно путем SharePoint Premium/Syntex-а, сада омогућава проактивно и аутоматско спровођење политика усклађености дефинисаних у Microsoft Purview-у на основу садржаја документа. Разумевањем типа документа и тога да ли садржи осетљиве информације, вештачка интелигенција може да примени исправну ознаку задржавања или поверљивости без потребе за ручном интервенцијом. Ово драматично повећава доследност политика и смањује ризик од кршења усклађености. За организације у регулисаним индустријама или оне које рукују великим количинама осетљивих података, ово нуди значајну додатну вредност. вештачка интелигенција делује као мост између самог садржаја и правила управљања која се на њега примењују, омогућавајући аутоматизовано спровођење у великим размерама.

Искористите предности Xpert.Digital-овог опсежног, петоструког стручног знања у свеобухватном пакету услуга | Истраживање и развој, XR, односи с јавношћу и оптимизација дигиталне видљивости - Слика: Xpert.Digital

Xpert.Digital поседује дубинско знање у различитим индустријама. То нам омогућава да развијемо прилагођене стратегије прецизно усклађене са захтевима и изазовима вашег специфичног тржишног сегмента. Континуираном анализом тржишних трендова и праћењем развоја у индустрији, можемо деловати проактивно и понудити иновативна решења. Комбинација искуства и стручности ствара додатну вредност и пружа нашим клијентима одлучујућу конкурентску предност.

Више информација овде:

• Искористите предности 5 области стручности компаније Xpert.Digital у једном пакету – већ од 500 евра месечно

Заштита и управљање подацима: Безбедна имплементација вештачке интелигенције – Слика: Xpert.Digital

Стратешка вредност и разматрања имплементације

Интеграција вештачке интелигенције у SharePoint нуди значајну стратешку вредност која превазилази пуко побољшање појединачних функција. Међутим, одлука о њеној имплементацији треба да се заснива на пажљивој процени користи, трошкова и неопходних предуслова.

Пословни случај: Зашто имплементирати вештачку интелигенцију у SharePoint-у?

Аргументи за коришћење вештачке интелигенције у SharePoint-у су бројни и дотичу се кључних области пословних перформанси:

Ефикасност и продуктивност

Можда најопипљивија корист је огромна уштеда времена постигнута аутоматизацијом ручних и понављајућих задатака. То укључује унос података, класификацију докумената, означавање, сумирање и креирање стандардних докумената. Запослени су ослобођени рутинских задатака и могу се фокусирати на стратешкије активности које додају вредност. Побољшана функција претраживања такође убрзава проналажење информација.

Управљање знањем

Вештачка интелигенција помаже у трансформисању често неструктурираних количина информација у SharePoint-у у организовано и приступачно знање. Аутоматско означавање и класификација побољшавају проналажење и поновну употребу информација. Иако се Viva Topics укида, циљ остаје боље повезивање људи са знањем и стручношћу, сада првенствено путем SharePoint-а и Copilot-а.

Усклађеност и управљање

Вештачка интелигенција омогућава аутоматско спровођење политика усклађености. Аутоматска примена ознака задржавања и поверљивости на основу садржаја, откривање осетљивих информација и доследна употреба метаподатака помажу у смањењу ризика усклађености и повећању тачности података. Ово такође подржава могућност ревизије.

Уштеде трошкова и повраћај улагања

Аутоматизација смањује оперативне трошкове настале кроз ручне процесе, решавање проблема и неефикасне претраге. Потенцијалне уштеде такође настају консолидацијом алата и избегавањем трошкова специјализованих наслеђених система. Студије случаја и анализе поврата инвестиције за Syntex/Premium и Copilot указују на значајан потенцијал уштеде, често далеко премашујући маргинална побољшања и потенцијално постижући повраћај инвестиције од преко 100% до преко 400%.

Будућа одрживост

Имплементација вештачке интелигенције припрема садржајну базу за будући развој, а посебно за вештачке асистенте попут компаније Copilot. То позиционира компанију у складу са општим трендом интеграције вештачке интелигенције у дигитално радно место.

Фактори имплементације

Увођење вештачке интелигенције у SharePoint захтева стратешки приступ и разматрање неколико кључних фактора:

Лиценцирање и трошкови

Разумевање модела лиценцирања је неопходно. SharePoint Premium комбинује модел плаћања по употреби (преко Azure претплате) за услуге обраде са лиценцама заснованим на корисницима за напредне функције управљања (SAM). Microsoft 365 Copilot такође захтева посебну корисничку лиценцу поред основних M365 лиценци. Трошкови, посебно за Premium функције и Copilot, могу бити препрека, посебно за мање организације. Препоручује се коришћење калкулатора трошкова и алата за процену. Подешавање плаћања по употреби захтева повезивање са Azure претплатом и групом ресурса.

Спремност података и информациона архитектура (ИА)

Ово је један од најкритичнијих фактора успеха. Ефикасност алата вештачке интелигенције, посебно Copilot-а, у великој мери зависи од квалитета, организације и дозвола основних података у SharePoint-у и Microsoft 365. Робусна информациона архитектура је неопходна: јасна структура за веб странице и чворишта, доследна употреба метаподатака и типова садржаја, логичке структуре фасцикли и конвенције именовања. Редундантни, застарели или тривијални (ROT) подаци треба да буду идентификовани и очишћени, јер могу негативно утицати на резултате вештачке интелигенције. Кључно је да дозволе за датотеке морају бити прегледане и исправљене, а прекомерно дељење елиминисано, пре него што се алати вештачке интелигенције попут Copilot-а широко примене. Алати попут SharePoint Advanced Management (SAM) и Microsoft Purview-а су кључни за ово. Сама вештачка интелигенција такође утиче на најбоље праксе за AI – стандардизовани метаподаци, аутоматизовани процеси означавања и контроле квалитета постају још важнији. Потреба за чврстом основом података не може се пренагласити; вештачка интелигенција није замена за основну хигијену информација, већ је предуслов.

Техничка имплементација и стручност

Подешавање SharePoint Premium-а захтева кораке конфигурације као што су повезивање са Azure-ом, подешавање центара садржаја и обука прилагођених модела. Ово може захтевати техничку стручност и може захтевати укључивање ИТ стручњака или спољних партнера. Постоји крива учења и за администраторе и за кориснике. Препоручује се да се почне са малим корацима, идентификују специфични, обећавајући случајеви употребе и постепено уводе решења.

Изазови и ограничења

Организације би требало да буду свесне потенцијалних техничких препрека, као што су проблеми са тачношћу модела, ограничења обраде за одређене типове датотека, величине или сложени распореди, недоследности у одговорима Копилота или сложеност у интеграцији различитих система.

Управљање променама и усвајање

Увођење алата вештачке интелигенције мења начине рада. Успешно усвајање захтева циљану обуку корисника, јасну комуникацију о предностима и ограничењима алата и евентуално успостављање интерних „шампиона“ или мултипликатора.

У вези са овим:

• Поуздана вештачка интелигенција: Европски адут и шанса да преузме водећу улогу у вештачкој интелигенцији

Етичка разматрања и разматрања заштите података

Употреба вештачке интелигенције у пословном контексту покреће важна етичка питања и питања заштите података којима се треба проактивно бавити:

Пристрасност и правичност

Модели вештачке интелигенције уче из података и стога могу ненамерно да прикупе и појачају постојеће пристрасности. То може довести до дискриминаторних или неправедних исхода. Континуирано праћење и прилагођавање модела су неопходни да би се откриле и минимизирале пристрасности. Генерисани садржај и предлози треба да се провере ради неутралности и инклузивности.

Заштита и безбедност података

Системи вештачке интелигенције попут Копилота потенцијално обрађују велике количине пословних података, укључујући осетљиве или личне податке. Главни ризик је да би нетачне дозволе (прекомерно дељење) или погрешне конфигурације могле ненамерно да открију осетљиве податке корисницима који не би требало да имају приступ њима. Робусна енкрипција, строге контроле приступа и усклађеност са прописима о заштити података (као што је GDPR) су неопходни. Мајкрософт наглашава да су за пословне кориснике који користе Копилот на снази мере заштите комерцијалних података, спречавајући коришћење корисничких упита или података за обуку јавних LLM-ова. Ипак, организације морају да дефинишу и комуницирају сопствене политике руковања подацима и да буду посебно опрезне са законски ограниченим подацима (нпр. здравствени подаци/PHI, PII).

Транспарентност и одговорност

Корисници би требало да буду у стању да разумеју како се производе одговори генерисани вештачком интелигенцијом. Пошто LLM-ови могу повремено да „халуцинирају“, тј. да генеришу лажне, али убедљиво звучеће информације, кључно је да корисници критички испитају и провере резултате. Неопходне су јасне смернице за коришћење и одговорности за преглед резултата вештачке интелигенције.

Принципи одговорне вештачке интелигенције

Употреба вештачке интелигенције треба да се придржава етичких принципа: поштовања, законитости и са фокусом на избегавање штете. Требало би размотрити аспекте као што су доступност алата вештачке интелигенције и њихов потенцијални утицај на радна места. Треба избегавати прекомерно ослањање на вештачку интелигенцију, које смањује критичко размишљање.

Увођење вештачке интелигенције у SharePoint ствара инхерентну дуалност: с једне стране, ови алати омогућавају огромно повећање ефикасности кроз приступ и обраду великих скупова података. С друге стране, управо те могућности отварају нове векторе ризика за заштиту и безбедност података. Способност Copilot-а да приступа имејловима, ћаскањима и документима ради пружања контекстуалне помоћи истовремено носи ризик од ненамерног откривања осетљивих информација ако су основне дозволе погрешне или прешироке. Стога је неопходно да имплементација алата вештачке интелигенције иде руку под руку са јачањем мера безбедности и заштите података, као и успостављањем јасних етичких смерница и процеса управљања. Предности вештачке интелигенције могу се одговорно остварити само ако се активно управља повезаним ризицима.

Microsoft 365 и вештачка интелигенција: Трендови, алати и следећа генерација продуктивности

Интеграција вештачке интелигенције у SharePoint је још увек у раној фази. Будући развој ће вероватно обликовати следећи трендови:

Дубља и шира интеграција вештачке интелигенције

Очекује се да ће могућности вештачке интелигенције бити још беспрекорније и свеобухватније интегрисане у SharePoint, OneDrive, Teams и друге Microsoft 365 услуге. Вештачка интелигенција ће све више чинити основу за управљање садржајем, аутоматизацију и корисничко искуство.

Даљи развој SharePoint Premium-а

Очекује се да ће Мајкрософт додатно проширити могућности SharePoint Premium-а. Функције на плану рада укључују апликацију Пословни документи, Чвориште за документе, архивирање на нивоу датотека и дуже периоде чувања за резервне копије M365. Основне функције обраде и управљања садржајем такође ће бити даље развијене, на пример, кроз нова правила вештачке интелигенције за подешавање ознака осетљивости и чувања.

Побољшања Копилота

Очекује се да ће Копилот постати интелигентнији, боље интегрисан (нпр. приказивање Viva Connections картица у агентима) и потенцијално способнији за руковање сложенијим задацима и резоновањем. Такође се очекују побољшања у говорној интеракцији.

Оптимизовано искуство писања

Вештачка интелигенција додатно поједностављује креирање садржаја у SharePoint-у, на пример кроз креирање страница уз помоћ вештачке интелигенције, предлоге дизајна за одељке страница, флексибилније распореде (мрежа са 12 колона), коауторство у реалном времену за странице и побољшане алате за уређивање табела.

Континуирани фокус на управљање

С обзиром на растућу количину података и све већу употребу вештачке интелигенције, очекује се да ће Мајкрософт наставити да развија и унапређује алате за управљање приступом, животним циклусом и усклађеношћу у доба вештачке интелигенције.

У вези са овим:

• Европски пут ка технолошком суверенитету кроз аутоматизацију засновану на вештачкој интелигенцији: Анализа препорука KIRO 2024

Препоруке: Повећање ефикасности и управљања знањем путем вештачке интелигенције у SharePoint-у

Интеграција вештачке интелигенције означава прекретницу за Microsoft SharePoint. Платформа се развија од једноставног система за складиштење докумената у интелигентно окружење за управљање садржајем, сарадњу и откривање знања. Мајкрософтова изворна решења, а најзначајнија су SharePoint Premium (наследник Syntex-а) и Microsoft 365 Copilot, нуде моћне, иако још увек еволуирајуће, алате за аутоматизацију процеса, побољшање претраге и подршку корисницима. Њих допуњују специјализована решења трећих страна. Стратешка вредност лежи у значајном повећању ефикасности, побољшаном приступу знању, аутоматизованој усклађености и потенцијално значајним уштедама трошкова.

Међутим, да би се овај потенцијал успешно искористио, стратешко планирање и пажљива имплементација су неопходни. На основу анализе, намећу се следеће кључне препоруке:

Анализа потреба и одређивање приоритета случајева употребе

Не имплементирајте решења заснована на вештачкој интелигенцији сама по себи. Идентификујте конкретне пословне изазове – било да је то неефикасна обрада докумената, неадекватни резултати претраге, празнине у усклађености или силоси знања – где вештачка интелигенција може да пружи мерљиву додату вредност. Дајте приоритет случајевима употребе на основу очекиваног поврата инвестиције (ROI) и стратешког значаја.

Успостављање управљања подацима као темеља

Ово је најважнији предуслов. Пре него што уведете алате вештачке интелигенције као што је Copilot или опсежне премиум функције, уложите време и ресурсе у чишћење података, оптимизацију информационе архитектуре и решавање проблема са дозволама и прекомерним дељењем. Активно користите алате SharePoint Advanced Management (SAM) и Microsoft Purview. Чврсто управљање није опционо, већ је основа за ефикасно и безбедно коришћење вештачке интелигенције.

Одмеравање нативних решења у односу на решења трећих страна

За основне захтеве за обраду садржаја и опште захтеве за вештачку интелигенцију у оквиру Microsoft 365, прво процените нативна решења SharePoint Premium и Copilot због њихове дубоке интеграције. Размотрите алате трећих страна ако постоје специфични, високоприоритетни захтеви нише које не покривају нативне понуде или ако су већ направљена значајна улагања у постојећа решења трећих страна. Приликом процене ових опција, размотрите компромисе у вези са дубином интеграције, функционалном специјализацијом, трошковима и напором одржавања.

Почните са малим кораком и наставите постепено

Покрените пилот пројекте за одабране случајеве употребе или одељења. Користите режиме симулације где су доступни (нпр. за смернице за аутоматско обележавање) да бисте проценили утицај. Измерите резултате и повраћај улагања и усавршите моделе и процесе пре планирања широког примењивања. Јасно саопштите тренутне могућности и ограничења алата вештачке интелигенције како бисте поставили реална очекивања.

Проактивно управљајте лиценцирањем и етиком

Упознајте се са хибридним моделима лиценцирања SharePoint Premium-а и структурама трошкова Copilot-а. Размотрите неопходне Azure буџете за услуге плаћања по употреби. Развијте јасне етичке смернице и политике коришћења за вештачку интелигенцију, обраћајући пажњу на аспекте као што су приватност података, спречавање пристрасности и потреба за прегледом резултата. Планирајте обуку корисника и мере управљања променама.

Закључно, интеграција вештачке интелигенције је кључна за будуће стварање вредности SharePoint-а. Стратешки, добро управљан и итеративни приступ који комбинује технолошке могућности са добрим праксама управљања и етичким разматрањима је кључан за остваривање значајних користи уз истовремено управљање инхерентним ризицима.

☑️ Подршка малим и средњим предузећима у стратегији, консултацијама, планирању и имплементацији

☑️ Креирање или преусмеравање стратегије вештачке интелигенције

☑️ Пионирски развој пословања

Konrad Wolfenstein

Било би ми драго да вам будем лични саветник.

Можете ме контактирати попуњавањем контакт форме испод или ме једноставно позовите на +49 89 89 674 804 (Минхен) .

Радујем се нашем заједничком пројекту.

Xpert.Digital је центар за индустрију фокусиран на дигитализацију, машинство, логистику/интралогистику и фотонапонске системе.

Са нашим решењем за развој пословања од 360°, пружамо подршку реномираним компанијама, од нових пословања до постпродајних услуга.

Тржишна интелигенција, маркетиншки маркетинг, маркетиншка аутоматизација, развој садржаја, односи с јавношћу, мејлинг кампање, персонализоване друштвене мреже и неговање потенцијалних клијената су део наших дигиталних алата.

Више информација можете пронаћи на: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus