Inteligența artificială transformă Microsoft SharePoint într-o platformă inteligentă de gestionare a conținutului cu inteligență artificială premium

Soluții de inteligență artificială pentru Microsoft SharePoint: o analiză expertă a caracteristicilor, cazurilor de utilizare și valorii strategice

Inteligența artificială (IA) transformă fundamental Microsoft SharePoint dintr-un simplu depozit de documente într-o platformă inteligentă de gestionare a conținutului. Această transformare abordează provocările cheie cu care se confruntă afacerile moderne, cum ar fi supraîncărcarea cu informații, procesele de căutare ineficiente și costurile ridicate asociate cu sarcinile manuale. Analizele arată că soluțiile Microsoft integrate, în special SharePoint Premium (evoluția Microsoft Syntex) și Microsoft 365 Copilot, se află în centrul acestei transformări. SharePoint Premium oferă capabilități avansate de inteligență artificială pentru procesarea, analiza și guvernanța automată a conținutului, în timp ce Copilot, ca asistent de inteligență artificială, îmbunătățește interacțiunea utilizatorilor și productivitatea în cadrul suitei Microsoft 365. În plus, există o piață de soluții terțe care se integrează cu SharePoint și oferă capabilități specializate de inteligență artificială pentru cerințe de nișă.

Principalele beneficii ale utilizării inteligenței artificiale în SharePoint constau în creșterea semnificativă a eficienței prin automatizare (de exemplu, clasificarea documentelor, extragerea metadatelor, declanșarea fluxurilor de lucru), îmbunătățirea regăsirii informațiilor prin căutare semantică și recomandări personalizate, aplicarea automată a conformității (de exemplu, aplicarea etichetelor de păstrare și confidențialitate) și gestionarea optimizată a cunoștințelor. Studiile de caz demonstrează un potențial substanțial de rentabilitate a investiției.

Implementarea cu succes necesită însă o planificare atentă. O arhitectură informațională robustă și practici solide de guvernanță a datelor sunt premise fundamentale pentru valorificarea deplină a puterii instrumentelor de inteligență artificială și minimizarea riscurilor de securitate (în special cele cauzate de partajarea excesivă a datelor). De asemenea, organizațiile trebuie să înțeleagă și să prevadă în buget modele de licențiere hibride (cu plată pe măsură ce utilizezi pentru procesarea SharePoint Premium, bazate pe utilizatori pentru funcțiile de guvernanță și Copilot). Expertiza tehnică pentru configurarea și instruirea modelelor de inteligență artificială, precum și gestionarea bine gândită a schimbărilor, sunt, de asemenea, esențiale pentru succes. Aspectele etice, cum ar fi influența negativă a datelor, protecția datelor și transparența, trebuie abordate proactiv. Viitorul SharePoint este inextricabil legat de inteligența artificială, fiind așteptate integrări suplimentare și funcții mai inteligente. Companiile care integrează strategic inteligența artificială în mediul lor SharePoint pot obține avantaje competitive durabile.

Legat de asta:

• Cea mai bună alternativă la SharePoint Premium? Integrarea cu inteligență artificială a unei platforme AI independente și multi-sursă de date pentru toate nevoile afacerii

Ascensiunea inteligenței artificiale în gestionarea conținutului SharePoint

Managementul tradițional al conținutului la nivel de întreprindere (ECM) își atinge limitele în multe organizații. Volumul mare de conținut digital crește exponențial, ceea ce duce la provocări semnificative. Angajații își petrec o parte semnificativă din timp căutând informații, adesea cu rezultate frustrante. Supraîncărcarea cu informații este o problemă răspândită, iar costurile gestionării, clasificării și procesării manuale a documentelor sunt substanțiale. Microsoft SharePoint, fiind una dintre cele mai utilizate platforme de colaborare și gestionare a conținutului din lume, procesând zilnic cantități masive de date (peste 2 miliarde de fișiere și 2 milioane de site-uri web pe zi), se află în centrul acestor provocări.

Ca răspuns, SharePoint evoluează din ce în ce mai mult de la un simplu depozit de documente la o platformă inteligentă de servicii de conținut care se bazează în mare măsură pe inteligența artificială (IA). Viziunea Microsoft este de a integra profund IA în funcționalitățile de bază ale SharePoint și ale întregii suite Microsoft 365. Scopul declarat este de a amplifica experiențele umane, de a automatiza procesele de conținut și de a transforma conținutul în cunoștințe practice.

Această direcție strategică este evidentă în dezvoltarea de produse și în branding. Inițial, au fost introduse servicii specializate de inteligență artificială, precum Microsoft Syntex, și inițiative precum Viva Topics. Cu toate acestea, odată cu apariția Microsoft 365 Copilot ca asistent general de inteligență artificială, a avut loc o consolidare. Syntex a fost redenumit și integrat în SharePoint Premium, semnalând o legătură mai strânsă între capacitățile de procesare a inteligenței artificiale și platforma principală. Simultan, Viva Topics a fost întrerupt, cu recomandarea de a se concentra în schimb pe experiențele de gestionare a cunoștințelor bazate pe SharePoint și pe Copilot. Acest model sugerează că Microsoft consideră capacitățile de inteligență artificială nu ca suplimente izolate, ci ca o parte integrantă a evoluției continue a SharePoint în sine, Copilot servind ca interfață principală pentru interacțiunea utilizatorului cu aceste funcții inteligente.

Soluții integrate Microsoft AI pentru SharePoint

Microsoft oferă o gamă de soluții bazate pe inteligență artificială, integrate direct în SharePoint și în suita Microsoft 365. Aceste soluții își propun să facă gestionarea, procesarea și utilizarea conținutului mai inteligente și mai eficiente. Cei doi piloni centrali ai acestei strategii sunt SharePoint Premium (evoluția Microsoft Syntex) și Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (dezvoltat de Syntex): procesare de conținut, experiențe și guvernanță bazate pe inteligență artificială

SharePoint Premium se poziționează ca o platformă avansată de gestionare a conținutului și de experiență care se bazează pe și extinde capacitățile de inteligență artificială și învățare automată ale Microsoft Syntex. Acesta își propune să automatizeze procesarea conținutului, să îmbunătățească experiența utilizatorului atunci când interacționează cu conținutul și să ofere mecanisme robuste de guvernanță.

O caracteristică cheie este modelul flexibil de facturare. Multe dintre capacitățile de bază de procesare a conținutului sunt facturate printr-un model de plată pe măsură ce utilizați (PAYG) legat de un abonament Azure. Acest lucru permite organizațiilor să utilizeze serviciile după cum este necesar, fără investiții inițiale sau angajamente de licență pentru aceste caracteristici specifice. Cu toate acestea, această abordare necesită integrare cu Azure și monitorizarea costurilor de utilizare. În plus, unele caracteristici, în special în domeniul guvernanței avansate (cunoscută anterior ca SharePoint Advanced Management – ​​SAM), necesită licențiere bazată pe post. Această structură hibridă de licențiere - o combinație de facturare bazată pe utilizare prin Azure pentru serviciile de procesare AI și costuri fixe per utilizator pentru caracteristicile de guvernanță - diferă de modelele tradiționale de licențiere și necesită o planificare și o bugetare atentă din partea organizațiilor. Necesitatea de a gestiona atât bugetele Azure, cât și licențele de utilizator poate face ca prognozarea costurilor și gestionarea licențelor să fie mai complexe decât în ​​cazul unui model unificat.

2.1.1. Funcții de procesare a conținutului (automatizare bazată pe inteligență artificială)

SharePoint Premium oferă o gamă largă de servicii bazate pe inteligență artificială pentru automatizarea procesării documentelor:

Înțelegerea documentelor (nestructurate, structurate, cu formă liberă, predefinite)

Aceasta este o funcție de bază care face posibilă antrenarea modelelor de inteligență artificială sau utilizarea modelelor predefinite pentru clasificarea automată a documentelor și extragerea de informații specifice.

• Modele nestructurate: Acestea sunt antrenate folosind „învățarea automată” (o abordare fără cod) cu documente eșantion pentru a recunoaște tipare în documente precum scrisori sau contracte. Acestea constau din clasificatori (pentru a identifica tipul de document) și extractori (pentru a extrage puncte de date specifice).
• Modele structurate și cu formă liberă: Bazate pe constructorul de inteligență artificială al platformei Power, aceste modele sunt potrivite pentru formulare sau documente cu structuri variabile în care informațiile pot fi localizate în locuri diferite. Adesea, acestea necesită doar câteva documente eșantion pentru antrenament.
• Modele predefinite: Oferiți soluții pre-antrenate pentru tipuri comune de documente, cum ar fi facturi, chitanțe și contracte, pentru a extrage rapid informații fără a fi nevoie să antrenați singuri modelele.

Completare automată a coloanelor

Folosește modele lingvistice mari (LLM) pentru a popula automat coloanele de metadate din bibliotecile SharePoint pe baza conținutului fișierelor și a unei solicitări definite. Acest lucru poate fi folosit pentru extragerea, clasificarea, rezumarea sau analizarea conținutului.

Etichetarea taxonomiei

Aplică automat termeni din depozitul central de termeni SharePoint (metadate gestionate) documentelor pe baza analizei conținutului prin inteligență artificială. Acest lucru îmbunătățește semnificativ detectabilitatea, filtrarea și gestionarea generală a fișierelor și promovează consecvența metadatelor.

Etichetarea imaginilor

Folosește inteligența artificială pentru a recunoaște obiectele din imagini și le atribuie automat cuvinte cheie descriptive, care sunt stocate într-o coloană de metadate. Acest lucru facilitează căutarea, sortarea și filtrarea fișierelor de imagine.

Recunoaștere optică a caracterelor (OCR)

Extrage text tipărit sau scris de mână din fișiere imagine (JPG, PNG, TIFF) și PDF-uri, făcând acest text ușor de căutat și de indexat. Există însă limitări tehnice privind tipurile de fișiere, numărul de pagini (maxim 500 pentru OCR), limita de caractere (64.000), dimensiunile imaginii și alfabetele acceptate (în prezent, în principal latin).

Asamblare de conținut

Permite crearea automată de documente de afaceri standardizate și repetitive (de exemplu, contracte, instrucțiuni de lucru, oferte) pe baza unor șabloane moderne legate de surse de date precum listele SharePoint. Acest lucru poate duce la economii semnificative de timp, așa cum demonstrează un studiu de caz care arată peste 6.000 de ore economisite pe an.

Traducerea documentelor

Creează automat copii traduse ale documentelor direct în bibliotecile SharePoint, păstrând formatul și structura originale. Acceptă o gamă largă de limbi.

Semnătură electronică

Integrează o funcție pentru solicitarea și gestionarea semnăturilor electronice direct în SharePoint și Microsoft 365. Aceasta simplifică procesele de semnătură și păstrează documentele în mediul M365 în timpul procesului de revizuire și semnare, susținând conformitatea. Disponibilitatea regională este în prezent limitată.

Îmbinare/Extragere PDF

Oferă instrumente pentru îmbinarea mai multor fișiere PDF într-un singur fișier sau pentru împărțirea unui fișier PDF mare în mai multe fișiere mai mici.

Reguli de procesare

Permite definirea unor acțiuni simple, bazate pe reguli, în bibliotecile de documente pentru a automatiza sarcini, cum ar fi mutarea fișierelor pe baza modificărilor metadatelor.

Funcții de experiență de conținut

Aceste caracteristici au ca scop îmbunătățirea interacțiunii utilizatorului cu conținutul:

Vizualizator de fișiere îmbunătățit

Oferă o vizualizare îmbunătățită pentru sute de tipuri de fișiere direct în SharePoint/OneDrive/Teams și acceptă funcții precum adnotările.

Interogare de conținut

Permite interogări mai precise bazate pe valori specifice de metadate, depășind simplele căutări prin cuvinte cheie.

Șabloane de site

Oferă șabloane pentru site-uri web SharePoint preconfigurate pentru gestionarea, procesarea și urmărirea documentelor de business.

Portaluri de documente

Acestea permit colaborarea securizată la documente cu părți externe, cum ar fi furnizori sau freelanceri.

Aplicația Business Documents și Centrul de Documente

Interfețe centralizate viitoare pentru gestionarea documentelor de înaltă calitate, planificate ca servicii licențiate de utilizator.

Funcții de guvernanță a conținutului (SharePoint Advanced Management – ​​SAM):

O componentă cheie a SharePoint Premium o reprezintă capacitățile sale îmbunătățite de guvernanță, cunoscute anterior sub numele de SharePoint Advanced Management (SAM). Acestea sunt cruciale pentru gestionarea securizată a conținutului, în special în pregătirea pentru instrumente de inteligență artificială precum Copilot.

concentrare

Combaterea extinderii conținutului (creșterea necontrolată a conținutului), prevenirea partajării excesive a conținutului, gestionarea accesului la site-urile web SharePoint și OneDrive și controlul ciclului de viață al conținutului.

Funcții cheie

• Rapoarte și informații privind guvernanța accesului la date (DAG): Oferiți transparență cu privire la conținutul partajat, cum și cu cine și identificați site-urile web sau fișierele potențial partajate excesiv cu etichete sensibile.
• Politicile privind ciclul de viață al site-ului: Permiteți definirea unor linii directoare pentru gestionarea site-urilor web inactive (de exemplu, arhivarea) și asigurarea proprietății valide a site-ului web.
• Revizuiri ale accesului la site: Automatizați revizuirea permisiunilor de acces la site de către proprietarii site-urilor web.
• Controlul accesului restricționat (RAC): Vă permite să restricționați accesul la anumite site-uri SharePoint sau conturi OneDrive pentru grupuri de securitate definite, indiferent de permisiunile de partajare existente.
• Politici de blocare a descărcărilor: Împiedicați descărcarea, imprimarea sau sincronizarea fișierelor de pe anumite site-uri web sau OneDrive, permițând accesul doar prin intermediul browserului.
• Istoricul modificărilor: Înregistrează modificările administrative aduse site-urilor web sau setărilor organizației.
• Informații despre inteligența artificială: Utilizați modele lingvistice pentru a identifica tipare și potențiale probleme de guvernanță în rapoarte și pentru a oferi recomandări de acțiune (de exemplu, identificarea site-urilor web inactive cu conținut sensibil).

Licențiere

Aceste caracteristici de guvernanță îmbunătățită necesită de obicei licențe separate per utilizator (licențe SAM). Cu toate acestea, merită menționat faptul că unele dintre aceste caracteristici sunt incluse și în licențele Microsoft 365 Copilot.

Cazuri de utilizare și beneficii:

SharePoint Premium permite automatizarea a numeroase procese de business, cum ar fi procesarea facturilor și a contractelor. Îmbunătățește precizia căutării prin extragerea și aplicarea automată a metadatelor și ajută la gestionarea riscurilor de conformitate prin clasificarea automată și aplicarea politicilor. Acest lucru duce la o gestionare îmbunătățită a cunoștințelor, la o eficiență și o productivitate sporite, la economii de costuri și la o acuratețe mai mare a datelor. Studiile de caz și analizele indică o rentabilitate semnificativă a investiției (ROI), adesea transformativă, mai degrabă decât marginală.

Implementarea SharePoint Premium nu este o sarcină banală. Nu este o soluție care poate fi pur și simplu „activată” și funcționează imediat. Mai degrabă, necesită o investiție semnificativă de timp și expertiză. Antrenarea modelelor personalizate de inteligență artificială necesită documente eșantion atent selectate (atât exemple pozitive, cât și negative) și implicarea experților în domeniu din unitățile de afaceri relevante. De asemenea, sunt necesare definirea unor taxonomii clare și configurarea unor centre de conținut pentru gestionarea modelelor. În plus, trebuie stabilită o structură de guvernanță pentru organizarea (revizuirea și rafinarea) metadatelor și clasificărilor extrase, precum și pentru întreținerea continuă a modelelor. Fără o planificare atentă, implicarea experților în domeniu și o gestionare continuă, succesul nu este garantat. Există, de asemenea, obstacole tehnice și practice: rapoartele indică provocări în procesarea documentelor complexe, cum ar fi PDF-uri cu mai multe pagini cu tabele care se întind pe mai multe pagini sau pagini care conțin mai multe tabele. Trebuie luate în considerare formatul fișierului, dimensiunea și limitările OCR. În plus, s-au observat întârzieri în lansarea actualizărilor modelului și problemele rezultate cu procesarea automată. Acești factori subliniază faptul că, deși SharePoint Premium este puternic, necesită o strategie de implementare bine gândită și asistență continuă pentru a-și atinge întregul potențial și a-și depăși limitele.

Legat de asta:

• Microsoft Copilot: O analiză cuprinzătoare a asistentului AI de la Microsoft

Copilot pentru Microsoft 365 în SharePoint: asistent AI pentru conținut și colaborare

Microsoft 365 Copilot este un instrument de productivitate bazat pe inteligență artificială, profund integrat cu aplicațiile Microsoft 365, inclusiv SharePoint. Acesta utilizează modele lingvistice mari (LLM) și accesează date din Microsoft Graph (e-mailuri, chat-uri, calendare, documente) pentru a oferi asistență contextuală. O caracteristică cheie de securitate este faptul că Copilot respectă permisiunile existente ale utilizatorilor; utilizatorii văd doar informațiile la care au deja acces. Utilizarea necesită anumite licențe de bază Microsoft 365, plus o licență Copilot suplimentară per utilizator.

Funcții de bază în SharePoint

Creare de conținut (pagini/postări)

Copilot îi ajută pe autori direct în editorul de text îmbogățit din SharePoint (în cadrul componentei web Text) în crearea și revizuirea conținutului. Poate rescrie textul, ajusta tonul, scurta sau executa conținut. O caracteristică deosebit de remarcabilă este capacitatea sa de a genera pagini SharePoint întregi pe baza unei simple solicitări sau utilizând documente existente (cum ar fi fișiere Word sau prezentări PowerPoint) ca bază. Copilot valorifică, de asemenea, noile caracteristici de design SharePoint, cum ar fi secțiuni flexibile și idei de design, pentru a sugera machete atractive.

Agenți SharePoint

Aceștia sunt asistenți AI specializați, limitați la conținutul anumitor site-uri SharePoint sau al fișierelor și folderelor selectate. Aceștia pot răspunde la întrebări din cadrul acestei arii de cunoștințe specifice și pot acționa ca „experți în domeniu” pentru conținutul respectiv. Fiecare site SharePoint primește automat un agent implicit. Utilizatorii cu drepturi de editare pot crea agenți suplimentari, personalizați și își pot restricționa baza de cunoștințe la până la 20 de surse (site-uri, biblioteci, foldere, fișiere). Agenții respectă întotdeauna permisiunile individuale ale utilizatorilor. De asemenea, pot fi integrați și utilizați cu Microsoft Teams. În prezent, sunt acceptate documente Office comune, PDF-uri, fișiere text și HTML; este planificat suport pentru imagini, videoclipuri și OneNote. Listele sau paginile SharePoint din biblioteca de pagini nu pot fi utilizate în prezent ca sursă.

Colectarea/rezumarea informațiilor

Copilot poate prelua informații din bibliotecile de documente, liste și site-uri SharePoint pentru a ajuta utilizatorii să caute fișiere, să genereze rezumate sau să extragă informații. În interfața OneDrive sau SharePoint, utilizatorii pot utiliza Copilot pentru a obține rezumate ale documentelor sau pentru a pune întrebări despre conținut. Capacitatea de a găsi informațiile necesare în fișiere este menționată ca un beneficiu semnificativ de către primii utilizatori. Cu toate acestea, merită menționat faptul că capacitățile de rezumat pot fi limitate într-un context de chat (de exemplu, la ultimele 30 de zile din istoricul chatului).

Integrare cu Copilot Studio

SharePoint poate servi ca sursă de date pentru construirea și antrenarea modelelor și agenților de inteligență artificială personalizați în Copilot Studio (anterior Power Virtual Agents). Acest lucru permite crearea de răspunsuri generative bazate pe conținutul SharePoint. Configurarea necesită configurarea autentificării pentru a permite accesul la datele SharePoint.

Cazuri de utilizare și beneficii

Utilizarea Copilot în SharePoint promite câștiguri semnificative de productivitate. Accelerează crearea de conținut, simplifică designul site-urilor web și al paginilor, automatizează crearea de rezumate și îmbunătățește colaborarea. Recuperarea informațiilor este facilitată, iar timpul petrecut cu sarcinile de rutină este redus. Studiile și rapoartele primilor utilizatori menționează beneficii cuantificabile: economii medii de timp de 1,2 până la 10 ore pe săptămână, finalizarea sarcinilor cu 29% mai rapidă (căutare, scriere, rezumatizare) și îmbunătățirea calității și preciziei muncii.

Limitări și provocări

În ciuda potențialului său, există rapoarte despre provocări și limitări atunci când se utilizează Copilot cu SharePoint:

Probleme de căutare/recuperare

Utilizatorii raportează răspunsuri inconsistente sau inexacte la interogările despre conținutul SharePoint, în special în ceea ce privește metadatele, numărul de fișiere sau detalii specifice. Copilot pare să aibă dificultăți cu interogările structurale (meta) spre deosebire de interogările de conținut. Fereastra de context limitată a LLM-urilor face dificilă procesarea documentelor foarte mari sau a unui număr mare de fișiere. Întârzierile de indexare pot afecta actualitatea informațiilor. Măsurile de guvernanță, cum ar fi Căutarea restricționată SharePoint (RSS), pot limita accesul Copilot la date și, prin urmare, pot afecta calitatea răspunsurilor.

Restricții pentru agenți

Numărul de surse de cunoștințe pentru agenți este limitat în prezent la 20. Listele și paginile nu sunt acceptate ca surse. Suportul pentru formatele de fișiere este extins. Linkurile către pagini care pot fi partajate nu funcționează ca surse de cunoștințe. De asemenea, au fost raportate probleme legate de procesul de aprobare a agenților și de capacitățile lor de conectare la sol.

Lacune/inconsecvențe funcționale

Unii utilizatori ratează funcții familiare altor instrumente de inteligență artificială (de exemplu, încărcarea directă a documentelor în chat, selectarea modelului, generarea de imagini DALL-E). Performanța este uneori percepută ca fiind mai simplă decât cea a modelelor specializate precum GPT-4.

Pregătirea datelor

Eficacitatea Copilot depinde în mod semnificativ de datele bine organizate și autorizate corect în Microsoft 365 și SharePoint. Riscul partajării excesive este considerabil și trebuie abordat înainte ca Copilot să fie implementat pe scară largă.

Aceste observații sugerează că Copilot este conceput în principal ca un asistent pentru sarcini precum redactarea, rezumarea și răspunsul la întrebări pe baza conținutului accesibil, valorificând înțelegerea semantică. Cu toate acestea, nu este un panaceu și nu înlocuiește căutările precise, bazate pe metadate, sau sarcinile de inventariere. Utilizatorii care se așteaptă ca Copilot să numere cu exactitate fișierele sau să filtreze elementele pe baza metadatelor complexe ar putea fi dezamăgiți. Capacitățile sale sunt limitate de datele subiacente din Microsoft Graph, de limitările indexării și de permisiunile aplicate. Prin urmare, așteptările clare cu privire la capacitățile sale în comparație cu metodele tradiționale de căutare sunt cruciale pentru o adoptare cu succes.

Integrarea unei platforme de inteligență artificială independente și multi-sursă de date pentru toate nevoile afacerii - Imagine: Xpert.Digital

AI Game Changer: Cea mai flexibilă platformă AI - Soluții personalizate care reduc costurile, îmbunătățesc deciziile și cresc eficiența

Platformă independentă de inteligență artificială: Integrează toate sursele de date relevante ale companiei

• Această platformă de inteligență artificială interacționează cu toate sursele de date specifice
  • Din SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox și multe alte sisteme de gestionare a datelor
• Integrare rapidă cu inteligență artificială: Soluții de inteligență artificială personalizate pentru companii în câteva ore sau zile, în loc de luni
• Infrastructură flexibilă: Bazată pe cloud sau găzduire în propriul centru de date (Germania, Europa, alegere liberă a locației)

• Securitate maximă a datelor: utilizarea sa în firmele de avocatură este o dovadă incontestabilă
• Implementare într-o gamă largă de surse de date ale întreprinderii
• Alegerea propriilor modele de IA sau a unor modele diferite (DE, UE, SUA, CN)

Provocări pe care le rezolvă platforma noastră de inteligență artificială

• Lipsa de compatibilitate a soluțiilor convenționale de inteligență artificială
• Protecția datelor și gestionarea securizată a datelor sensibile
• Costuri ridicate și complexitate a dezvoltării individuale de inteligență artificială
• Lipsa specialiștilor calificați în inteligență artificială
• Integrarea inteligenței artificiale în sistemele IT existente

Mai multe informații aici:

• Integrarea AI a unei platforme AI independente și multi-sursă de date pentru toate nevoile afacerii

Sisteme de gestionare a datelor în tranziție: Strategii pentru succesul afacerilor în era inteligenței artificiale – Imagine: Xpert.Digital

Alte funcții native de inteligență artificială – SharePoint întâlnește inteligența artificială: o comparație între abordările native și cele terțe

Pe lângă SharePoint Premium și Copilot, există și alte tehnologii Microsoft native care activează sau au activat funcții de inteligență artificială în contextul SharePoint:

Integrare AI Builder

AI Builder face parte din Microsoft Power Platform și oferă o colecție de modele AI pre-antrenate și personalizate (de exemplu, pentru procesarea documentelor, recunoașterea obiectelor, categorizare și predicție). Aceste modele pot fi utilizate direct în SharePoint (adesea ca parte a caracteristicilor SharePoint Premium/Syntex pentru procesare structurată/liberă) sau prin fluxuri de lucru Power Automate declanșate de evenimente SharePoint (de exemplu, încărcări de fișiere). Acest lucru permite crearea de automatizări personalizate, bazate pe AI, cu o abordare low-code/no-code. Exemplele includ fluxuri de lucru care extrag automat metadatele din facturile încărcate și le scriu în coloane SharePoint sau care clasifică documentele în funcție de conținutul lor. Utilizarea AI Builder necesită licențe Power Platform adecvate sau credite AI Builder, dintre care unele au fost incluse în licențele Syntex/Premium sau sunt facturate prin modelul pay-as-you-go (PAYG).

Viva Topics (Întrerupt)

Viva Topics a folosit inteligența artificială pentru a identifica, organiza și prezenta automat cunoștințele din conținutul Microsoft 365 (inclusiv SharePoint) sub formă de fișe și pagini tematice. Aceste subiecte au fost afișate contextual în aplicații precum SharePoint, Teams și Outlook pentru a facilita descoperirea cunoștințelor și identificarea experților. Cu toate acestea, Viva Topics va fi întrerupt în februarie 2025. Microsoft își concentrează în schimb eforturile de dezvoltare pe experiențe de cunoștințe bazate pe inteligență artificială în cadrul Copilot și direct în SharePoint. Paginile tematice existente publicate de utilizatori vor fi convertite în pagini SharePoint obișnuite, care vor putea fi găsite în continuare prin căutare, dar nu vor mai fi actualizate de inteligența artificială.

Integrarea AI Builder subliniază un aspect cheie al strategiei Microsoft: în timp ce SharePoint Premium oferă o gamă de modele AI încorporate și antrenabile pentru sarcini comune de gestionare a conținutului, Power Platform (Power Automate, Power Apps) cu AI Builder servește drept instrument principal pentru crearea de fluxuri de lucru bazate pe AI, cu cod redus, mai personalizate, care interacționează cu datele SharePoint. Prin urmare, atunci când organizațiile necesită automatizări AI care depășesc capacitățile standard ale Premium - de exemplu, pentru a se integra cu sisteme externe, a implementa o logică complexă, în mai multe etape sau a crea interfețe personalizate cu Power Apps - Power Platform cu AI Builder este setul de instrumente Microsoft dedicat, strâns integrat cu SharePoint. Aceasta oferă un strat crucial de extindere dincolo de funcțiile Premium încorporate.

Legat de asta:

• Unframe AI transformă integrarea inteligenței artificiale pentru companii în timp record: Soluții personalizate în câteva ore sau zile

Soluții de inteligență artificială terțe pentru integrare cu SharePoint

Pe lângă soluțiile native de inteligență artificială de la Microsoft, există o piață în creștere de instrumente terțe care integrează sau extind capabilitățile inteligenței artificiale în SharePoint. Aceste soluții acoperă adesea nișe specifice sau oferă abordări alternative la ofertele Microsoft. Integrarea are loc de obicei prin diverse mecanisme:

API-uri

Utilizați API-ul Microsoft Graph sau API-uri SharePoint specifice pentru a accesa date și a efectua acțiuni.

conectori

Platforme precum Zapier sau Power Automate (prin conectori personalizați) permit conectarea SharePoint la servicii externe de inteligență artificială.

Add-in-uri/aplicații dedicate

Soluții concepute ca părți web SharePoint Framework (SPFx), programe de completare sau aplicații independente care interacționează direct cu SharePoint.

Exemple și analiză

Gama de soluții terțe este vastă. Iată câteva exemple, clasificate după funcțiile lor principale:

Platforme de flux de lucru/automatizare (cu inteligență artificială)

• FlowForma: O platformă fără cod care folosește inteligența artificială generativă (propriile funcții de „copilot” și sumarizare) pentru a crea fluxuri de lucru complexe care se integrează perfect cu Microsoft 365 și SharePoint.
• Nintex: Oferă instrumente complete pentru automatizarea fluxurilor de lucru, automatizarea proceselor robotizate (RPA) și generarea de documente cu integrare SharePoint. Cu toate acestea, poate avea o curbă de învățare mai abruptă și costuri mai mari.
• Zapier: Servește ca o platformă de integrare („middleware”) care conectează SharePoint cu mii de alte aplicații, inclusiv servicii de inteligență artificială precum „AI by Zapier” (folosind modele precum OpenAI și Anthropic) sau instrumente specializate de inteligență artificială precum „Browse AI” pentru extragerea datelor de pe site-uri web. Este deosebit de potrivit pentru automatizarea sarcinilor mai simple, care interacționează cu alte aplicații.
• Kissflow: O altă soluție de gestionare a fluxului de lucru care vizează utilizatorii non-tehnici cu o interfață simplă.
• Sembly.ai: Specializată în productivitatea întâlnirilor, se integrează cu SharePoint pentru a stoca automat notițele de întâlnire, rezumatele și listele de sarcini generate de inteligența artificială în bibliotecile SharePoint relevante. Integrarea se face prin API-uri și respectă permisiunile existente.

Căutare semantică/gestionarea cunoștințelor

• Suită semantică PoolParty (de Graphwise): Oferă un strat semantic deasupra SharePoint (precum și Teams și Copilot). Permite căutarea semantică (care merge dincolo de cuvinte cheie și înțelege sinonimele), etichetarea automată a conceptelor pe baza unei taxonomii gestionate central și căutarea fațetată pentru rafinarea rezultatelor. Se integrează cu SharePoint Term Store, Azure și API-ul Graph.
• Semafor (de Progress): Folosește modele semantice, extragere de text și reguli de clasificare pentru a îmbogăți documentele SharePoint cu metadate contextuale bogate. Un studiu de caz cu o organizație non-profit globală a demonstrat o descoperire îmbunătățită a documentelor și o mai bună partajare a cunoștințelor în mai multe locații.
• Expert.ai: Un instrument pentru analiza semantică a textului cu opțiuni de personalizare aprofundate pentru cuvinte cheie și concepte. Este citat în comparații ca o alternativă puternică în domeniul semanticii.
• Guru: O platformă de căutare bazată pe inteligență artificială pentru întreprinderi care agregă și face ca informațiile să fie căutabile din diverse surse, inclusiv SharePoint.
• Onyx (fosta Danswer): O platformă de inteligență artificială open-source care se conectează la documente, aplicații (inclusiv SharePoint) și persoane din cadrul companiei. Oferă o interfață de chat, conectori la peste 40 de sisteme și posibilitatea de a crea agenți de inteligență artificială personalizați. Poate fi rulată local sau în cloud.

Prelucrarea/capturarea documentelor

• Artsyl docAlpha: Se integrează strâns cu SharePoint și oferă OCR avansat, recunoaștere a documentelor bazată pe inteligență artificială (clasificare automată și atribuire de metadate), extragere inteligentă a datelor (cu modele antrenabile) și automatizare a fluxului de lucru. Vizează industrii specifice, cum ar fi asistența medicală, finanțele și producția.
• conceptClassifier (de la diverși furnizori): Un add-on care folosește tehnologia „Compound Term Processing” pentru a clasifica datele nestructurate în SharePoint și a extrage metadate.

Platforme generale de inteligență artificială/productivitate

• Stack AI: O platformă pentru construirea de agenți AI care interacționează cu date și API-uri interne, inclusiv procesarea și căutarea documentelor.
• kama DEI: O platformă pentru înțelegerea limbajului natural (NLU) cu o bază de cunoștințe configurabilă pentru crearea de agenți virtuali.

Instrumente open source / pentru dezvoltatori

GitHub găzduiește diverse proiecte și depozite open-source legate de dezvoltarea SharePoint (de exemplu, depozite oficiale Microsoft pentru documentație și instruire SPFx). Există, de asemenea, instrumente specifice precum „Prompt Pulse”, o aplicație Microsoft Teams Power care utilizează SharePoint ca sursă de date pentru partajarea solicitărilor Copilot și instrumente de productivitate mai generale cu integrare SharePoint. Onyx este un exemplu de platformă open-source mai cuprinzătoare de căutare/IA pentru întreprinderi, cu un conector SharePoint.

Comparație între instrumentele de inteligență artificială: abordări integrate vs. abordări terțe

Comparație între instrumentele IA: Abordări integrate vs. abordări terțe – Imagine: Xpert.Digital

Alegerea între utilizarea soluțiilor integrate de inteligență artificială Microsoft, cum ar fi SharePoint Premium sau Copilot, și integrarea instrumentelor terțe necesită o analiză atentă a diverselor aspecte. Soluțiile integrate oferă o integrare foarte profundă cu Microsoft 365 și o experiență de utilizare fără probleme. Setul lor de funcții este vast, acoperind domenii precum procesarea, guvernanța și asistența, deși profunzimea poate varia în funcție de funcția specifică. Modelele de prețuri pentru aceste soluții sunt hibride, bazate atât pe abordări bazate pe utilizare, cât și pe utilizatori. Personalizarea este limitată la instruirea modelului, solicitări și utilizarea Power Platform, în timp ce integrarea securității se bazează pe standardele existente și pe conformitatea cu Microsoft 365. Întreținerea este gestionată eficient prin actualizări centralizate din ecosistemul Microsoft, dar necesită o anumită configurare și instruire. Acest lucru duce în cele din urmă la un grad ridicat de dependență de furnizor în cadrul sistemului Microsoft.

Sau ar trebui să se aleagă instrumente terțe specializate, „de cea mai bună calitate”, pentru sarcini specifice de inteligență artificială, care pot oferi funcționalități superioare în acest domeniu, dar implică eforturi de integrare și costuri de management potențial mai mari, cu excepția partenerului Xpert.Digital?

Soluțiile terțe, pe de altă parte, variază în ceea ce privește nivelul de integrare. Acestea funcționează cu API-uri, conectori și add-in-uri, ceea ce poate introduce o complexitate suplimentară. Adesea sunt specifice nișei și pot oferi funcționalități mai profunde în anumite domenii decât soluțiile integrate. Modelele de costuri variază foarte mult, de la abonamente la modele freemium și open-source. Soluțiile terțe, în special cele open-source, au adesea avantajul în ceea ce privește personalizarea, oferind flexibilitate maximă. Cu toate acestea, aceste soluții necesită audituri separate privind securitatea și gestionarea datelor, precum și o gestionare a integrării potențial mai complexă. Dependența de furnizor este în general mai mică, dar există încă o dependență de furnizorul terț specific.

Decizia între integrarea nativă Microsoft și instrumentele specializate terțe trebuie luată în considerare și în ceea ce privește efortul de integrare și dependența de un furnizor. Deși Microsoft 365 oferă o integrare profundă în propriul ecosistem, dependența de un furnizor poate fi semnificativă. Soluțiile terțe, pe de altă parte, pot oferi o flexibilitate mai mare. Prin urmare, organizațiile ar trebui să evalueze cu atenție dacă avantajul perceput al funcționalităților specializate justifică costurile suplimentare și complexitatea integrării.

Legat de asta:

• Pericolele dependenței de un furnizor: De ce ar trebui companiile să evite dependențele

Impactul inteligenței artificiale asupra funcțiilor de bază ale SharePoint

Inteligența artificială nu schimbă doar strategiile generale de gestionare a conținutului, ci are un impact direct și asupra funcțiilor de bază ale SharePoint, în special asupra căutării și automatizării proceselor.

Căutare și recuperare de informații

Căutările tradiționale de cuvinte cheie pe portalurile companiilor duc adesea la rezultate nesatisfăcătoare și consumă mult timp pentru utilizatori. Inteligența artificială promite îmbunătățiri fundamentale în acest domeniu:

De la cuvinte cheie la concepte

Căutarea bazată pe inteligență artificială depășește simpla potrivire a cuvintelor cheie. Aceasta își propune să înțeleagă intenția utilizatorului din spatele unei interogări de căutare și să ia în considerare contextul semantic al cuvintelor și expresiilor.

Căutare semantică

Această tehnologie utilizează încorporări vectoriale (reprezentări matematice ale cuvintelor și conceptelor) și modele lingvistice pentru a găsi informații legate conceptual, chiar dacă termenii exacți de căutare nu apar în document. Microsoft Search, și în special Copilot, se bazează pe un astfel de index semantic generat din datele din Microsoft Graph. Acest index face posibilă recunoașterea relațiilor dintre diferite forme de cuvinte, înțelegerea sinonimelor și identificarea documentelor cu conținut similar. Azure AI Search oferă, de asemenea, funcții semantice, cum ar fi reclasarea (reevaluarea rezultatelor căutării pe baza relevanței semantice), extragerea fragmentelor de răspuns și evidențierea. Furnizori terți, precum PoolParty, integrează, de asemenea, capacități de căutare semantică în SharePoint. Pentru anumite funcții semantice avansate, în special în contextul Copilot Studio sau Azure AI Search, poate fi necesară o licență de chiriaș Microsoft 365 Copilot pentru a profita din plin de indexarea semantică.

Prelucrarea limbajului natural (NLP) / Interogări în limbaj natural

Inteligența artificială permite utilizatorilor să pună întrebări în limbaj natural, de zi cu zi, în loc să se bazeze pe termeni de căutare rigizi. Microsoft 365 Copilot este conceput în mod explicit pentru această interacțiune conversațională. Cu toate acestea, merită menționat faptul că Microsoft a anunțat că va elimina treptat anumite forme de suport pentru interogări în limbaj natural în interfețele standard de căutare Microsoft 365 (cum ar fi Outlook, Teams și SharePoint Search) în favoarea căutărilor prin cuvinte cheie cu filtre sau a utilizării Copilot. Instrumente precum LlamaIndex, în combinație cu conectori de date (de exemplu, de la CData), pot fi, de asemenea, utilizate pentru a dezvolta soluții personalizate care permit interogări în limbaj natural pe datele SharePoint. Funcția eDiscovery (Premium) din Microsoft Purview utilizează, de asemenea, un constructor de interogări în limbaj natural împreună cu Copilot.

Personalizare și recomandări

Algoritmii de inteligență artificială analizează comportamentul utilizatorilor, rolul lor în companie, interacțiunile și relațiile dintre aceștia în Microsoft Graph pentru a oferi rezultate de căutare personalizate și a sugera proactiv conținut relevant (documente, știri, experți).

Beneficiile acestor îmbunătățiri ale căutării bazate pe inteligență artificială includ recuperarea mai rapidă a informațiilor, rezultate ale căutării mai relevante, descoperirea îmbunătățită a cunoștințelor și o reducere a timpului petrecut de angajați căutând.

Tabelul prezintă diferențele dintre diferitele abordări de căutare – Imagine: Xpert.Digital

Tabelul prezintă diferențele dintre diferitele abordări de căutare. Căutarea după cuvinte cheie se bazează pe potrivirea exactă a termenilor și, deși practică datorită simplității sale, este limitată în relevanță deoarece nu ia în considerare contextul sau sinonimele. Căutarea Microsoft standard, care este personalizată, utilizează suplimentar semnale de la Microsoft Graph pentru a oferi o relevanță mai bună și mai specifică utilizatorului. Cu toate acestea, neglijează prea des contextul semantic și depinde în mare măsură de calitatea datelor grafice. Căutarea semantică, bazată pe tehnologii precum Copilot sau Azure AI, funcționează cu încorporări vectoriale și înțelege contextul și semnificația interogărilor de căutare. Oferă cea mai mare relevanță deoarece recunoaște intenția și găsește, de asemenea, rezultate similare din punct de vedere conceptual. Cu toate acestea, necesită o configurare explicită, licențe adecvate și date de înaltă calitate și își poate atinge limitele cu meta-întrebări complexe. Căutarea în limbaj natural, bazată pe inteligența artificială conversațională și recunoașterea intenției, permite o introducere intuitivă și flexibilă. Cu toate acestea, poate fi ambiguă, este acceptată doar parțial în interfețele utilizator standard, iar acuratețea sa depinde semnificativ de calitatea modelului subiacent.

Evoluția căutării în cadrul Microsoft 365 indică o direcție clară: Copilot reprezintă următoarea generație și utilizează un index semantic mai avansat decât Microsoft Search standard. În timp ce căutarea standard integrează deja personalizarea prin Microsoft Graph, Copilot adaugă o înțelegere semantică mai profundă și capacitatea de a face inferențe logice. Întreruperea căutării Microsoft în Bing în favoarea Copilot subliniază această direcție strategică. Cu toate acestea, căutarea Copilot se confruntă și cu limitări în practică, în special în cazul datelor insuficient pregătite sau al permisiunilor neclare. Instrumente precum Restricted SharePoint Search (RSS) ilustrează tensiunea dintre accesul larg la date pe care îl necesită inteligența artificială și cerințele guvernanței datelor, care afectează atât Copilot, cât și căutarea standard. Prin urmare, Copilot nu este pur și simplu o „căutare mai bună”, ci mai degrabă un asistent AI ale cărui capacități de căutare se bazează pe înțelegerea semantică, dar depind de calitatea și accesibilitatea datelor subiacente.

Automatizarea proceselor și gestionarea conținutului

Inteligența artificială revoluționează, de asemenea, modul în care conținutul este gestionat în SharePoint și integrat în procese:

Clasificare și etichetare automată

Modelele de inteligență artificială, în special cele din SharePoint Premium/Syntex, pot analiza și clasifica automat documentele pe baza conținutului lor. Acestea aplică etichete de metadate predefinite, fie pe baza modelelor antrenate, fie prin integrarea cu taxonomia SharePoint (metadate gestionate). Acest lucru reduce semnificativ efortul manual și asigură metadate consecvente în întreaga colecție de documente.

Extragerea metadatelor

Dincolo de simpla clasificare, inteligența artificială poate extrage informații specifice – cum ar fi date, nume, sume și clauze contractuale – din documente structurate (formulare) și nestructurate (scrisori, contracte). Aceste date extrase sunt stocate în coloane SharePoint (câmpuri de metadate), permițând procese bazate pe metadate și îmbunătățind semnificativ detectabilitatea.

Automatizarea fluxului de lucru

Metadatele extrase automat sau clasificarea rezultată pot servi drept declanșatoare pentru fluxurile de lucru ulterioare, create de obicei cu Power Automate. Exemplele includ procese de aprobare inițiate pe baza sumei unei facturi extrase, notificări privind expirarea contractelor viitoare sau direcționarea automată a documentelor către departamentul responsabil.

Automatizarea conformității (desemnări de păstrare/confidențialitate)

Un caz de utilizare deosebit de important este aplicarea automată a politicilor de conformitate. Modelele de inteligență artificială (în cadrul SharePoint Premium/Syntex) pot fi configurate pentru a aplica automat etichete de retenție sau etichete de sensibilitate din Microsoft Purview documentelor, pe baza clasificării acestora sau a conținutului pe care îl detectează (de exemplu, informații sensibile). Acest lucru asigură că gestionarea conținutului este în conformitate cu politicile companiei și cerințele legale, fără a necesita intervenția manuală a utilizatorului. Configurarea se realizează prin conectarea etichetelor Purview la modelele de inteligență artificială sau prin politici de autoetichetare în Purview care răspund la anumite tipuri de conținut, tipuri de informații sensibile, cuvinte cheie sau clasificatori antrenabili. Un exemplu concret ar fi un model Syntex care recunoaște „specificațiile produsului” și aplică automat o etichetă de retenție bazată pe evenimente, cum ar fi „A se păstra timp de 5 ani după întreruperea producției”. Power Automate poate fi, de asemenea, utilizat pentru a aplica etichete pe baza logicii fluxului de lucru.

Asamblare de conținut

Așa cum am menționat anterior, această funcție automatizează crearea de documente standardizate.

Avantajele acestor automatizări sunt evidente: creșterea eficienței, reducerea erorilor manuale, îmbunătățirea conformității, o consistență mai mare a datelor și procese de business accelerate.

Capacitatea inteligenței artificiale de a automatiza sarcinile de conformitate reprezintă o schimbare de paradigmă. În mod tradițional, respectarea perioadelor de păstrare sau protejarea datelor sensibile se bazau în mare măsură pe procese manuale și pe diligența angajaților - ambele predispuse la erori și dificil de scalat. Inteligența artificială, în special prin SharePoint Premium/Syntex, permite acum aplicarea proactivă și automată a politicilor de conformitate definite în Microsoft Purview pe baza conținutului documentului. Prin înțelegerea tipului de document și a faptului dacă acesta conține informații sensibile, inteligența artificială poate aplica eticheta corectă de păstrare sau confidențialitate fără a necesita intervenție manuală. Acest lucru crește dramatic consecvența politicilor și reduce riscul de încălcare a conformității. Pentru organizațiile din industriile reglementate sau cele care gestionează volume mari de date sensibile, acest lucru oferă o valoare adăugată semnificativă. Inteligența artificială acționează ca o punte între conținutul în sine și regulile de guvernanță aplicate acestuia, permițând aplicarea automată la scară largă.

Beneficiați de expertiza extinsă, în cinci domenii, a Xpert.Digital într-un pachet complet de servicii | Cercetare și dezvoltare, XR, PR și optimizare a vizibilității digitale - Imagine: Xpert.Digital

Xpert.Digital deține cunoștințe aprofundate în diverse industrii. Acest lucru ne permite să dezvoltăm strategii personalizate, aliniate cu precizie cerințelor și provocărilor segmentului dumneavoastră specific de piață. Prin analiza continuă a tendințelor pieței și monitorizarea evoluțiilor din industrie, putem acționa proactiv și oferi soluții inovatoare. Combinația dintre experiență și expertiză generează valoare adăugată și oferă clienților noștri un avantaj competitiv decisiv.

Mai multe informații aici:

• Beneficiați de cele 5 domenii de expertiză ale Xpert.Digital într-un singur pachet – începând de la doar 500 €/lună

Protecția și guvernanța datelor: Implementare securizată a soluțiilor de inteligență artificială – Imagine: Xpert.Digital

Valoare strategică și considerații privind implementarea

Integrarea inteligenței artificiale în SharePoint oferă o valoare strategică semnificativă dincolo de simpla îmbunătățire a funcțiilor individuale. Cu toate acestea, decizia de implementare a acesteia ar trebui să se bazeze pe o evaluare atentă a beneficiilor, costurilor și condițiilor preliminare necesare.

Studiu de caz: De ce să implementăm inteligența artificială în SharePoint?

Argumentele pentru utilizarea inteligenței artificiale în SharePoint sunt numeroase și ating domenii cheie ale performanței afacerii:

Eficiență și productivitate

Poate cel mai tangibil beneficiu este economiile masive de timp obținute prin automatizarea sarcinilor manuale și repetitive. Acestea includ introducerea datelor, clasificarea documentelor, etichetarea, sumarizarea și crearea de documente standard. Angajații sunt eliberați de sarcinile de rutină și se pot concentra pe activități mai strategice, care adaugă valoare. Funcția de căutare îmbunătățită accelerează, de asemenea, recuperarea informațiilor.

Managementul cunoștințelor

Inteligența artificială ajută la transformarea cantităților de informații adesea nestructurate din SharePoint în cunoștințe organizate și accesibile. Etichetarea și clasificarea automată îmbunătățesc găsibilitatea și reutilizarea informațiilor. Deși Viva Topics este retras, obiectivul rămâne acela de a conecta mai bine oamenii cu cunoștințe și expertiză, acum în principal prin SharePoint și Copilot.

Conformitate și guvernanță

Inteligența artificială permite aplicarea automată a politicilor de conformitate. Aplicarea automată a etichetelor de păstrare și confidențialitate pe baza conținutului, detectarea informațiilor sensibile și utilizarea consecventă a metadatelor contribuie la reducerea riscurilor de conformitate și la creșterea acurateței datelor. Acest lucru susține, de asemenea, auditabilitatea.

Economii de costuri și rentabilitate a investiției

Automatizarea reduce costurile operaționale generate de procesele manuale, depanarea problemelor și căutările ineficiente. Economiile potențiale apar și din consolidarea instrumentelor și evitarea costurilor sistemelor specializate vechi. Studiile de caz și analizele ROI atât pentru Syntex/Premium, cât și pentru Copilot indică un potențial semnificativ de economii, adesea depășind cu mult îmbunătățirile marginale și atingând potențial o rentabilitate a investiției de peste 100% până la peste 400%.

Viabilitate viitoare

Implementarea inteligenței artificiale pregătește baza de conținut pentru dezvoltări viitoare și, în special, pentru asistenții inteligenți artificiali precum Copilot. Aceasta poziționează compania în conformitate cu tendința generală de integrare a inteligenței artificiale în mediul de lucru digital.

Factori de implementare

Introducerea soluțiilor de inteligență artificială în SharePoint necesită o abordare strategică și luarea în considerare a mai multor factori cheie:

Licențiere și costuri

Înțelegerea modelelor de licențiere este esențială. SharePoint Premium combină un model de plată în funcție de utilizare (prin abonament Azure) pentru servicii de procesare cu licențe bazate pe utilizator pentru funcții de guvernanță avansată (SAM). Microsoft 365 Copilot necesită, de asemenea, o licență de utilizator separată, pe lângă licențele M365 de bază. Costul, în special pentru funcțiile Premium și Copilot, poate fi un obstacol, în special pentru organizațiile mai mici. Se recomandă utilizarea calculatoarelor de costuri și a instrumentelor de evaluare. Configurarea facturării cu plată în funcție de utilizare necesită conectarea la un abonament Azure și la un grup de resurse.

Pregătirea datelor și arhitectura informației (IA)

Acesta este unul dintre cei mai importanți factori de succes. Eficacitatea instrumentelor de inteligență artificială, în special a Copilot, depinde în mare măsură de calitatea, organizarea și permisiunile datelor subiacente din SharePoint și Microsoft 365. O arhitectură informațională robustă este esențială: o structură clară pentru site-uri web și site-uri hub, utilizarea consecventă a metadatelor și a tipurilor de conținut, structuri logice de foldere și convenții de denumire. Datele redundante, învechite sau triviale (ROT) ar trebui identificate și curățate, deoarece pot avea un impact negativ asupra rezultatelor inteligenței artificiale. În mod crucial, permisiunile fișierelor trebuie revizuite și corectate, iar partajarea excesivă eliminată, înainte ca instrumentele de inteligență artificială precum Copilot să fie implementate pe scară largă. Instrumente precum SharePoint Advanced Management (SAM) și Microsoft Purview sunt esențiale în acest sens. Inteligența artificială în sine influențează, de asemenea, cele mai bune practici pentru inteligența artificială - metadatele standardizate, procesele automate de etichetare și controalele de calitate devin și mai importante. Necesitatea unei baze de date solide nu poate fi supraestimată; inteligența artificială nu este un substitut pentru igiena informațională de bază, ci mai degrabă o condiție prealabilă.

Implementare tehnică și expertiză

Configurarea SharePoint Premium necesită pași de configurare, cum ar fi conectarea la Azure, configurarea centrelor de conținut și instruirea modelelor personalizate. Acest lucru poate necesita expertiză tehnică și poate necesita implicarea specialiștilor IT sau a partenerilor externi. Există o curbă de învățare atât pentru administratori, cât și pentru utilizatori. Se recomandă să începeți cu pași mici, să identificați cazuri de utilizare specifice, promițătoare și să implementați treptat soluțiile.

Provocări și limitări

Organizațiile ar trebui să fie conștiente de potențialele obstacole tehnice, cum ar fi problemele de precizie ale modelelor, limitele de procesare pentru anumite tipuri de fișiere, dimensiuni sau machete complexe, inconsecvențele în răspunsurile Copilot sau complexitățile în integrarea diferitelor sisteme.

Managementul schimbării și adoptarea

Introducerea instrumentelor de inteligență artificială schimbă modalitățile de lucru. Adoptarea cu succes necesită instruire specifică a utilizatorilor, comunicare clară cu privire la beneficiile și limitele instrumentelor și, eventual, stabilirea unor „campioni” sau multiplicatori interni.

Legat de asta:

• IA fiabilă: atuul Europei și șansa de a-și asuma un rol principal în domeniul inteligenței artificiale

Considerații etice și privind protecția datelor

Utilizarea inteligenței artificiale în contextul afacerilor ridică importante întrebări etice și de protecție a datelor, care trebuie abordate proactiv:

Părtinire și corectitudine

Modelele de inteligență artificială învață din date și, prin urmare, pot detecta și amplifica în mod neintenționat prejudecățile existente. Acest lucru poate duce la rezultate discriminatorii sau nedrepte. Monitorizarea și ajustarea continuă a modelelor sunt necesare pentru a detecta și minimiza prejudecățile. Conținutul și sugestiile generate ar trebui verificate pentru neutralitate și incluziune.

Protecția și securitatea datelor

Sistemele de inteligență artificială precum Copilot pot procesa cantități mari de date ale întreprinderilor, inclusiv informații sensibile sau de identificare personală. Principalul risc este că permisiunile incorecte (partajarea excesivă) sau configurațiile greșite ar putea expune în mod neintenționat date sensibile utilizatorilor care nu ar trebui să aibă acces la acestea. Criptarea robustă, controalele stricte de acces și respectarea reglementărilor privind protecția datelor (cum ar fi GDPR) sunt esențiale. Microsoft subliniază faptul că există măsuri comerciale de protecție a datelor pentru clienții întreprinderilor care utilizează Copilot, împiedicând utilizarea solicitărilor utilizatorilor sau a datelor pentru instruirea LLM-urilor publice. Cu toate acestea, organizațiile trebuie să își definească și să comunice propriile politici de gestionare a datelor și să dea dovadă de o precauție deosebită cu datele restricționate legal (de exemplu, date medicale/PHI, PII).

Transparență și responsabilitate

Utilizatorii ar trebui să poată înțelege cum sunt produse răspunsurile generate de inteligența artificială. Întrucât LLM-urile pot „halucina” ocazional, adică pot genera informații false, dar convingătoare, este esențial ca utilizatorii să examineze critic și să verifice rezultatele. Sunt necesare instrucțiuni clare de utilizare și responsabilități pentru revizuirea rezultatelor inteligenței artificiale.

Principiile IA responsabile

Utilizarea IA ar trebui să respecte principii etice: respectuoasă, legală și cu accent pe evitarea prejudiciilor. Ar trebui luate în considerare aspecte precum accesibilitatea instrumentelor IA și impactul lor potențial asupra locurilor de muncă. Ar trebui evitată dependența excesivă de IA, care reduce gândirea critică.

Introducerea inteligenței artificiale (IA) în SharePoint creează o dualitate inerentă: pe de o parte, aceste instrumente permit câștiguri enorme de eficiență prin accesarea și procesarea seturilor mari de date. Pe de altă parte, tocmai aceste capabilități deschid noi vectori de risc pentru protecția și securitatea datelor. Capacitatea Copilot de a accesa e-mailuri, chat-uri și documente pentru a oferi asistență contextuală prezintă simultan riscul divulgării neintenționate de informații sensibile dacă permisiunile subiacente sunt eronate sau prea largi. Prin urmare, este esențial ca implementarea instrumentelor de IA să meargă mână în mână cu consolidarea măsurilor de securitate și protecție a datelor, precum și cu stabilirea unor linii directoare etice clare și a unor procese de guvernanță. Beneficiile IA pot fi realizate în mod responsabil numai dacă riscurile asociate sunt gestionate activ.

Microsoft 365 și inteligența artificială: tendințe, instrumente și următoarea generație de productivitate

Integrarea inteligenței artificiale în SharePoint este încă în stadii incipiente. Dezvoltările viitoare vor fi probabil modelate de următoarele tendințe:

Integrare mai profundă și mai amplă a inteligenței artificiale

Se așteaptă ca capacitățile inteligenței artificiale să fie integrate și mai perfect și mai cuprinzător în SharePoint, OneDrive, Teams și alte servicii Microsoft 365. Inteligența artificială va forma din ce în ce mai mult baza pentru gestionarea conținutului, automatizare și experiența utilizatorului.

Dezvoltarea ulterioară a SharePoint Premium

Se așteaptă ca Microsoft să extindă în continuare capacitățile SharePoint Premium. Printre caracteristicile din plan se numără aplicația Business Documents, Document Hub, arhivarea la nivel de fișier și perioade mai lungi de păstrare pentru copiile de rezervă M365. Funcțiile de bază de procesare a conținutului și de guvernanță vor fi, de asemenea, dezvoltate în continuare, de exemplu, prin noi reguli de inteligență artificială pentru setarea etichetelor de sensibilitate și de păstrare.

Îmbunătățiri aduse Copilot-ului

Se așteaptă ca Copilot să devină mai inteligent, mai bine integrat (de exemplu, afișând carduri Viva Connections în agenți) și potențial mai capabil să gestioneze sarcini și raționamente mai complexe. De asemenea, se anticipează îmbunătățiri în interacțiunea vocală.

Experiență de creare optimizată

Inteligența artificială simplifică și mai mult crearea de conținut în SharePoint, de exemplu prin crearea de pagini asistată de inteligența artificială, sugestii de design pentru secțiunile de pagină, machete mai flexibile (grilă cu 12 coloane), creare în comun în timp real pentru pagini și instrumente îmbunătățite de editare a tabelelor.

Concentrare continuă pe guvernanță

Având în vedere volumul tot mai mare de date și utilizarea tot mai frecventă a inteligenței artificiale, se așteaptă ca Microsoft să continue dezvoltarea și îmbunătățirea instrumentelor pentru gestionarea accesului, a ciclului de viață și a conformității în era inteligenței artificiale.

Legat de asta:

• Calea Europei către suveranitatea tehnologică prin automatizare bazată pe inteligență artificială: o analiză a recomandărilor KIRO 2024

Recomandări: Creșterea eficienței și a gestionării cunoștințelor prin intermediul inteligenței artificiale în SharePoint

Integrarea inteligenței artificiale marchează un punct de cotitură pentru Microsoft SharePoint. Platforma evoluează de la un simplu sistem de depozitare a documentelor la un mediu inteligent pentru gestionarea conținutului, colaborare și descoperirea de cunoștințe. Soluțiile native Microsoft, în special SharePoint Premium (succesorul lui Syntex) și Microsoft 365 Copilot, oferă instrumente puternice, deși încă în evoluție, pentru automatizarea proceselor, îmbunătățirea căutării și asistența utilizatorilor. Acestea sunt completate de soluții specializate de la terți. Valoarea strategică constă în câștiguri semnificative de eficiență, acces îmbunătățit la cunoștințe, conformitate automatizată și economii de costuri potențial substanțiale.

Totuși, pentru a valorifica cu succes acest potențial, planificarea strategică și implementarea atentă sunt esențiale. Pe baza analizei, se desprind următoarele recomandări cheie:

Analiza nevoilor și prioritizarea cazurilor de utilizare

Nu implementați soluții de inteligență artificială de dragul de a le implementa. Identificați provocările specifice ale afacerii - fie că este vorba de procesarea ineficientă a documentelor, rezultate de căutare inadecvate, lacune de conformitate sau compartimente de cunoștințe - unde inteligența artificială poate oferi o valoare adăugată măsurabilă. Prioritizați cazurile de utilizare pe baza rentabilității investiției (ROI) așteptate și a importanței strategice.

Stabilirea guvernanței datelor ca fundație

Aceasta este cea mai importantă condiție prealabilă. Înainte de a implementa instrumente de inteligență artificială precum Copilot sau funcții premium extinse, investiți timp și resurse în curățarea datelor, optimizarea arhitecturii informațiilor și rezolvarea problemelor legate de permisiuni și partajare excesivă. Utilizați în mod activ instrumentele SharePoint Advanced Management (SAM) și Microsoft Purview. O guvernanță solidă nu este opțională, ci fundamentul unei utilizări eficiente și sigure a inteligenței artificiale.

Evaluarea soluțiilor native față de cele terțe

Pentru cerințele de bază privind procesarea conținutului și asistența generală prin inteligență artificială în cadrul Microsoft 365, evaluați mai întâi soluțiile native SharePoint Premium și Copilot datorită integrării lor profunde. Luați în considerare instrumente terțe dacă există cerințe specifice de nișă, cu prioritate ridicată, care nu sunt acoperite de ofertele native sau dacă au fost deja făcute investiții semnificative în soluții terțe existente. Atunci când evaluați aceste opțiuni, luați în considerare compromisurile privind profunzimea integrării, specializarea funcțională, costul și efortul de întreținere.

Începeți cu lucruri mici și continuați iterativ

Lansați proiecte pilot pentru anumite cazuri de utilizare sau departamente. Utilizați modurile de simulare, acolo unde sunt disponibile (de exemplu, pentru instrucțiuni de autoetichetare), pentru a evalua impactul. Măsurați rezultatele și rentabilitatea investiției și rafinați modelele și procesele înainte de a planifica o implementare pe scară largă. Comunicați clar capacitățile și limitele actuale ale instrumentelor de inteligență artificială pentru a stabili așteptări realiste.

Gestionați proactiv licențierea și etica

Familiarizați-vă cu modelele de licențiere hibridă SharePoint Premium și cu structurile de costuri ale Copilot. Luați în considerare bugetele Azure necesare pentru serviciile cu plată în funcție de utilizare. Dezvoltați ghiduri etice clare și politici de utilizare pentru instrumentele de inteligență artificială, abordând aspecte precum confidențialitatea datelor, prevenirea prejudecăților și necesitatea revizuirii rezultatelor. Planificați măsuri de instruire a utilizatorilor și de gestionare a schimbărilor.

În concluzie, integrarea inteligenței artificiale este crucială pentru crearea viitoare de valoare în SharePoint. O abordare strategică, bine gestionată și iterativă, care combină oportunitățile tehnologice cu practici solide de guvernanță și considerații etice, este esențială pentru realizarea beneficiilor semnificative, gestionând în același timp riscurile inerente.

☑️ Suport pentru IMM-uri în strategie, consultanță, planificare și implementare

☑️ Crearea sau realinierea strategiei de inteligență artificială

☑️ Dezvoltare de afaceri pionieră

Konrad Wolfenstein

Aș fi bucuros să vă servesc drept consilier personal.

Mă puteți contacta completând formularul de contact de mai jos sau pur și simplu sunându-mă la +49 89 89 674 804 (München) .

Aștept cu nerăbdare proiectul nostru comun.

Xpert.Digital este un hub pentru industrie, axat pe digitalizare, inginerie mecanică, logistică/intralogistică și fotovoltaică.

Cu soluția noastră de Dezvoltare Afaceri 360°, sprijinim companii renumite, de la achiziții noi până la post-vânzare.

Inteligența de piață, smarketing-ul, automatizarea marketingului, dezvoltarea de conținut, PR-ul, campaniile de e-mail, social media personalizate și cultivarea lead-urilor fac parte din instrumentele noastre digitale.

Puteți găsi mai multe informații la: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus