Intranet kontra marketing i PR: niedoceniana, bo niewidoczna, siła komunikacji wewnętrznej – Zdjęcie: Xpert.Digital
Szeptacz korporacyjny: skuteczna komunikacja w intranecie dla celów biznesowych
Intranet jako dom: szczególna rola komunikacji wewnętrznej
Komunikacja korporacyjna oparta na intranecie zasadniczo różni się od tradycyjnego marketingu i public relations (PR), ponieważ jest ukierunkowana na wewnętrzne grupy docelowe i konkretne cele komunikacyjne w firmie. Oto najważniejsze różnice i funkcjonalności:
Grupy fokusowe i docelowe
Komunikacja intranetowa
Ta forma komunikacji jest skierowana wyłącznie do pracowników firmy. Jej celem jest zapewnienie wewnętrznego przepływu informacji, wzmocnienie kultury firmy i wsparcie procesów organizacyjnych. Typowe narzędzia to platformy intranetowe, okólniki, magazyny pracownicze, e-maile i wydarzenia wewnętrzne.
Marketing i PR
Te dyscypliny koncentrują się głównie na działaniach zewnętrznych. Zadaniem marketingu jest promocja produktów lub usług oraz zachęcanie do działań bezpośrednich, takich jak zakupy. PR natomiast koncentruje się na budowaniu i utrzymywaniu wizerunku firmy. Obie dyscypliny współpracują z zewnętrznymi grupami docelowymi, takimi jak klienci, inwestorzy czy media.
Cele i strategie
Komunikacja intranetowa
Głównymi celami są: motywowanie pracowników, wzmacnianie ducha zespołowego i zapewnienie sprawnej wymiany informacji. Przyczynia się to również do wewnętrznej przejrzystości i wspiera dialog między różnymi szczeblami hierarchii.
marketingu
W tym przypadku nacisk kładziony jest na promocję sprzedaży i bezpośrednie docieranie do klientów. Strategie marketingowe są często opracowywane krótkoterminowo, aby osiągnąć natychmiastowe rezultaty, takie jak wzrost sprzedaży.
PR
Public relations realizują długoterminowe cele, takie jak budowanie zaufania, rozwijanie relacji z różnymi interesariuszami i poprawa wizerunku firmy. PR działa pośrednio, wpływając na wizerunek firmy za pośrednictwem mediów i kanałów komunikacji, takich jak media społecznościowe.
Kanały komunikacji
Komunikacja intranetowa
Korzystaj z kanałów wewnętrznych, takich jak intranet, systemy poczty elektronicznej czy wewnętrzne newslettery. Kanały te są specjalnie zaprojektowane do użytku wewnętrznego i często oferują interaktywne funkcje, takie jak fora czy ankiety, które zachęcają pracowników do dialogu.
marketingu
Wykorzystuj kanały zewnętrzne, takie jak reklama (telewizja, radio, Internet), media społecznościowe, marketing e-mailowy lub optymalizacja pod kątem wyszukiwarek (SEO), aby dotrzeć do klientów.
PR
Wykorzystuj komunikaty prasowe, relacje z mediami, współpracę z osobami wpływowymi i wydarzenia, aby przedstawić firmę opinii publicznej w pozytywnym świetle.
Wymierność
Komunikacja intranetowa
Pomiar sukcesu jest często trudniejszy niż w marketingu czy PR. Często opiera się na czynnikach jakościowych, takich jak satysfakcja pracowników czy opinie z wewnętrznych ankiet.
marketingu
Rozwiązanie to opiera się w dużej mierze na danych i wykorzystuje narzędzia śledzące do pomiaru współczynników klikalności, konwersji i innych KPI (kluczowych wskaźników efektywności).
PR
Wpływ działań PR jest często pośrednio mierzalny. Wskaźnikami sukcesu mogą być: obecność w mediach, zasięg w mediach społecznościowych czy ogólne postrzeganie firmy.
Istnieją interfejsy
Chociaż komunikacja w intranecie ma charakter wewnętrzny, a marketing i PR zorientowane są na zewnątrz, istnieją punkty styczne. Silna komunikacja wewnętrzna może pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy na zewnątrz. Dobrze poinformowani pracownicy, którzy identyfikują się z firmą, często przekazują to pozytywne postrzeganie na zewnątrz. Co więcej, działy marketingu i PR muszą ściśle ze sobą współpracować, aby komunikować spójne komunikaty zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
Uważaj na błędy: unikaj tych błędów w intranecie
Podczas obsługi firmowego intranetu można popełnić wiele błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na jego efektywność i akceptację ze strony pracowników. Oto kilka najczęstszych błędów:
1. Nieaktualna lub niedokładna treść
Jeśli treści nie są regularnie aktualizowane, pracownicy tracą zaufanie do aktualności intranetu. Nieaktualne informacje mogą prowadzić do nieporozumień i znacząco zmniejszać użyteczność systemu.
2. Brak przyjazności dla użytkownika
Intranet musi być intuicyjny i łatwy w obsłudze. Słaby interfejs użytkownika (UI) lub skomplikowana nawigacja mogą sprawić, że pracownicy będą unikać intranetu lub korzystać z niego nieefektywnie. Przyjazny dla użytkownika projekt i przejrzysta struktura są kluczowe dla jego sukcesu.
3. Niewystarczająca funkcja wyszukiwania
Nieskuteczna funkcja wyszukiwania to częsty problem. Jeśli pracownicy nie mogą szybko i łatwo znaleźć potrzebnych informacji, prowadzi to do frustracji i spadku produktywności. Może to być nasilone przez przeciążoną strukturę danych lub brak wyraźnego podziału między aktualnymi dokumentami a dokumentami nieaktualnymi.
4. Brak jasnego zarządzania i struktury
Bez jasnych zasad zarządzania treścią intranet często staje się „śmietnikiem” wszystkiego. Prowadzi to do zalewu nieistotnych lub nieaktualnych informacji, co dodatkowo obniża wydajność systemu.
5. Brak personalizacji
Intranet, który nie oferuje spersonalizowanych treści opartych na rolach i zainteresowaniach pracowników, może szybko stać się nieistotny. Pracownicy powinni widzieć tylko istotne dla nich informacje, aby uniknąć przeciążenia i braku zainteresowania.
6. Ograniczona mobilność
W dzisiejszym miejscu pracy kluczowe jest, aby pracownicy mieli dostęp do intranetu z urządzeń mobilnych. Brak wsparcia mobilnego może ograniczać elastyczność, a w szczególności działać na niekorzyść zespołów mobilnych lub zdalnych.
7. Kwestie bezpieczeństwa i ochrony danych
Niewystarczające środki bezpieczeństwa mogą prowadzić do naruszenia poufnych danych firmy. Ważne jest wdrożenie solidnych protokołów bezpieczeństwa, aby zapobiec wyciekom danych.
8. Zbyt wysokie bariery wejścia
Jeśli dostęp do intranetu jest skomplikowany lub napotyka na liczne przeszkody (np. skomplikowane procedury logowania), pracownicy będą mniej skłonni do regularnego korzystania z niego. Kluczowe znaczenie ma łatwość logowania i integracja z istniejącymi systemami (np. Active Directory).
9. Brak integracji z innymi systemami
Intranet powinien być płynnie zintegrowany z innymi ważnymi systemami firmy, takimi jak oprogramowanie HR czy platformy poczty elektronicznej. Brak integracji prowadzi do nieefektywności i duplikacji procesów roboczych.
10. Stawianie sobie zbyt ambitnych celów
Nierealistyczne oczekiwania wobec intranetu mogą być demotywujące, jeśli nie zostaną spełnione. Zamiast tego należy wyznaczać małe, osiągalne cele, aby szybko osiągnąć sukcesy i promować akceptację systemu.
11. Słaba wydajność i długi czas ładowania
Problemy z wydajnością, takie jak długi czas ładowania lub awarie systemu w okresach wzmożonego przesyłu danych, mogą znacznie utrudniać korzystanie z intranetu i wywoływać frustrację użytkowników.
Unikając tych typowych błędów, można skutecznie zarządzać intranetem w firmie i osiągnąć jego pełną funkcjonalność jako narzędzia wewnętrznej komunikacji i współpracy.
Nadaje się do: