Omgaan met verouderde magazijnbeheersoftware

Ruilhandel of "business as usual"?

Moderne magazijnsystemen hebben tegenwoordig een technische levensduur van tien jaar of langer, waarin ze kunnen worden aangepast aan de nieuwste ontwikkelingen. Maar hoe zit het met de besturingssoftware? Het is nauwelijks denkbaar dat een bedrijf succesvol kan opereren met tien jaar oude software. Dit roept bij logistieke professionals de vraag op of en wanneer actie nodig is, ook al zou de hardware nog jarenlang efficiënt kunnen blijven functioneren.

Verouderde magazijnbeheersoftware die niet langer voldoet aan de eisen van procesefficiëntie en niet meer compatibel is met moderne netwerkomgevingen: dit is een scenario dat veel bedrijven treft. Toch wordt het risico van overstappen op een moderne softwareoplossing vaak vermeden. Dat is niet verwonderlijk, aangezien de implementatie van nieuwe magazijnbeheersoftware voor veel logistieke professionals gemakkelijk stress kan veroorzaken, vooral bij grote voorraden met duizenden verschillende artikelen. Zelfs na de overstap moeten alle artikelen nog steeds in het systeem worden geregistreerd en – net zo belangrijk – gemakkelijk te lokaliseren zijn voor het ophalen of controleren van de voorraad.

Magazijnbeheersoftware: oud versus nieuw

Er zijn een aantal begrijpelijke redenen waarom IT-managers aarzelen om hun oude logistieke systemen te vervangen door nieuwe magazijnbeheersoftware. Denk hierbij aan onduidelijke technische vereisten, angst voor downtime, een gebrek aan technische of personele middelen, of simpelweg de tijd en kosten van een nieuwe implementatie. Daardoor blijven veel bedrijven hun verouderde software gebruiken voor de aansturing van hun toeleveringsketens, ook al past deze niet meer in de moderne netwerkomgeving. Dit leidt tot geïsoleerde, gefragmenteerde oplossingen die het moeilijk maken om de organisatie, controle en administratie van overkoepelende processen efficiënt te beheren. Als zelfs de integratie van een nieuwe SAP-module of de gegevensuitwisseling met het WMS al problematisch blijkt, wordt efficiënt gebruik vrijwel onmogelijk. Veel logistieke professionals hebben dit ingezien en heroverwegen daarom hun logistieke processen.

Het implementeren van nieuwe magazijnbeheersoftware, met name voor grote voorraden, vereist echter een uiterst zorgvuldige voorbereiding. Naast het in kaart brengen van de tijdslimieten en investeringskosten, moet er rekening worden gehouden met de interne logistieke structuren en processen, evenals de indeling en bouwkundige omstandigheden van het magazijn. Tot slot moet ervoor worden gezorgd dat het nieuwe besturingssysteem naadloos integreert met de bestaande magazijnapparatuur. Daarom is het raadzaam om de nieuwe software in nauwe samenwerking met de betreffende fabrikant van de magazijnapparatuur te implementeren. Deze fabrikanten brengen immers niet alleen hun eigen logistieke en IT-expertise in, maar ook hun uitgebreide ervaring met vergelijkbare projecten bij andere bedrijven.

Stap 1: Welke software voor welke behoeften?

In eerste instantie voeren specialisten een procesanalyse op locatie uit om de bestaande omstandigheden te begrijpen en de behoeften en eisen van de klant vast te stellen. Deze bevindingen worden vervolgens verwerkt in een testsysteem van de magazijnbeheersoftware van de fabrikant. Kardex Remstar, producent van dynamische opslag- en ophaalsystemen, biedt haar klanten de mogelijkheid om hun apparatuur te testen met Power Pick Global, het huidige besturingssysteem van Kardex Remstar.

Na een initiële training en instructie gebruiken magazijnmedewerkers en intralogistiekmanagers het testsysteem om hun dagelijkse werkomgeving te simuleren – idealiter op een praktische manier en dagelijks gedurende een bepaalde periode. Vervolgens vindt een workshop plaats waarin de opgedane ervaringen worden verwerkt. De resultaten van deze workshop vormen de basis voor het specificatiedocument, inclusief eventuele klantspecifieke aanpassingen, dat op zijn beurt de basis vormt voor het commerciële voorstel. Afhankelijk van de projectomvang en de beschikbare middelen wordt de projectduur na afronding bepaald.

Twee systemen of één?

De volgende stap hangt af van de uitkomst van het gezamenlijke besluitvormingsproces. Afhankelijk van hun structuren, processen en IT-landschap biedt Kardex Remstar haar klanten diverse softwareoplossingen. Bijvoorbeeld, bij de implementatie van verouderde magazijnbeheersoftware en een nieuw SAP-systeem, rijst de vraag: moet de nieuwe software zo worden geïmplementeerd dat deze ondergeschikt is aan de bestaande SAP-oplossing? In dit scenario worden alle magazijngerelateerde orders vanuit SAP naar het controlesysteem overgebracht (en weer terugontvangen voor bevestiging en voorraadafstemming). Magazijnmedewerkers moeten dus met twee systemen tegelijk werken, maar kunnen toch alle voordelen van de nieuwe magazijnbeheersoftware (WMS) benutten.

Een andere optie is om het magazijnbeheersysteem (WMS) naadloos te integreren met SAP. Met deze SAP-georiënteerde oplossing kunnen magazijnmedewerkers eenvoudig via de SAP-interface werken. Uiteraard is het ook mogelijk om het WMS te koppelen aan andere ERP-softwarepakketten, zoals die van Microsoft Dynamics of Oracle.

Ongeacht de oplossing die een klant uiteindelijk kiest, is de opluchting dat dit gevoelige probleem succesvol is aangepakt van het grootste belang. De resultaten spreken voor zich: efficiëntere processen en een verbeterde materiaalstroom in het magazijn tonen duidelijk aan dat de investering zich relatief snel terugbetaalt. Afhankelijk van het aantal artikelen, de doorvoer en het kapitaal dat in het magazijn is geïnvesteerd, kan het rendement op investering (ROI) voor de upgrade van de magazijnbeheersoftware worden berekend op maximaal één jaar.