Konsep pergudangan yang efisien dalam bisnis pesanan lewat pos

Diterbitkan pada: 13 Februari 2016 / Diperbarui pada: 6 Maret 2021 – Penulis: Konrad Wolfenstein

Konsep untuk pergudangan yang efisien dalam bisnis pesanan melalui pos – Gambar: Zapp2Photo|Shutterstock.com

perkenalan

Pergudangan yang efisien telah lama menjadi faktor penting bagi kesuksesan pengecer online. Tidak mengherankan, kemudian, bahwa perusahaan di sektor ini terus berupaya untuk lebih mengoptimalkan proses intralogistik mereka. Jenis pergudangan memainkan peran yang sangat penting, karena merupakan faktor kunci dalam pengambilan barang pesanan yang cepat dan tepat. Di antara penyedia utama, pergudangan dinamis telah membuktikan diri sebagai solusi yang andal di samping sistem penyimpanan lokasi tetap. Berikut ini, kita akan secara singkat memperkenalkan dan membandingkan konsep-konsep tersebut.

Pertanyaan lain yang dihadapi perusahaan penjualan melalui pos adalah keputusan antara mendirikan pusat distribusi terpusat atau terdesentralisasi tempat mereka menyimpan barang dan memilih serta mengemasnya untuk pengiriman. Kami akan membahas masalah ini di bagian kedua teks ini.

Namun terlepas dari bagaimana perusahaan pada akhirnya memutuskan – apakah untuk sistem lokasi tetap atau penyimpanan yang tidak teratur, apakah untuk pusat distribusi terpusat atau terdesentralisasi – perusahaan tersebut akan selalu harus memilih di antara berbagai sistem penyimpanan rak yang ditawarkan di pasaran. Bagi perusahaan yang gudangnya menggunakan pemindai untuk memindai dan

Saat mengambil daftar pesanan, solusi rak sederhana sering digunakan, yang juga tidak terlalu tinggi (kata kunci: jangkauan tinggi) sehingga barang-barang dapat dengan mudah disimpan dan diambil oleh karyawan. Sistem jenis ini relatif mudah dan murah untuk dipasang, tetapi memiliki kelemahan yaitu membutuhkan banyak ruang per meter persegi karena ketinggian penyimpanan yang terbatas dan dengan demikian area penyimpanan yang terbatas. Bagi perusahaan besar seperti Otto atau Amazon , ini mungkin masalah kecil, karena mereka mampu membangun pusat distribusi besar di lahan kosong. Bagi pemasok yang lebih kecil, atau bagi pengecer yang memiliki beberapa gudang yang terdesentralisasi dan tidak terlalu besar, pertanyaan yang muncul secara alami adalah bagaimana menyimpan barang sebanyak mungkin secara efisien dalam ruang yang terbatas.

Di sinilah gudang bertingkat tinggi modern, lift paternoster, dan sistem lift lainnya berperan, memungkinkan pengecer untuk menyimpan dan mengambil produk mereka secara optimal di ruang yang kecil. Berkat berbagai variasi dimensi rak bertingkat tinggi otomatis, tinggi dan kedalaman raknya, serta beragam solusi perangkat lunak yang tersedia, perusahaan dapat mengembangkan konsep yang disesuaikan secara tepat dengan kondisi dan kebutuhan spasial spesifik mereka. Lebih lanjut, sistem shuttle generasi terbaru dapat memuat seluruh palet, yang kemudian ditempatkan ke dalam rak oleh derek terintegrasi. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika semakin banyak pengecer online mempertimbangkan untuk memperoleh solusi penyimpanan seperti ini, yang, meskipun awalnya membutuhkan investasi yang signifikan, dengan cepat mengembalikan biaya ini melalui efisiensi tinggi dalam penyimpanan dan pemenuhan pesanan.

Penyimpanan kacau vs. penyimpanan lokasi tetap

Berbeda dengan penyimpanan lokasi tetap, di mana barang-barang diberi lokasi tetap dan jangka panjang, alokasi lokasi penyimpanan yang dikontrol secara dinamis didasarkan pada struktur yang fleksibel. Hal ini sering juga disebut sebagai penyimpanan kacau (chaotic storage) , dan meskipun istilah alokasi lokasi penyimpanan dinamis merupakan deskripsi yang lebih akurat untuk sistem ini, ungkapan penyimpanan kacau telah tertanam kuat di benak kebanyakan orang. Oleh karena itu, solusi ini juga akan disebut demikian selanjutnya.

Sekilas, memang terlihat kacau bagi pengamat ketika barang-barang disimpan secara sembarangan di rak. Namun di baliknya terdapat sistem yang canggih. Sistem yang sama sekali tidak tampak kacau bagi perangkat lunak manajemen gudang dan sekaligus membantu mengendalikan aliran barang di berbagai macam produk dengan efisiensi maksimal. Karena pengecer online sering beroperasi dengan beragam produk dan jumlah barang yang tersedia seringkali tidak terlalu banyak, bentuk penyimpanan yang tampak kacau ini sangat menarik bagi sektor ini. Ini mungkin salah satu alasan mengapa pemain besar seperti Amazon atau Zalando beroperasi dengan jenis pergudangan ini di pusat logistik mereka.

Cara kerja penyimpanan yang kacau

Penyimpanan kacau bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang gudang dan dengan demikian mewakili padanan "cerdas" dari sistem penyimpanan lokasi tetap. Sementara di gudang konvensional setiap barang memiliki lokasi tetap dan disimpan di tempat yang sama setelah setiap pesanan dan pengiriman baru, sistem kacau tidak memiliki penugasan tetap ini.

Saat barang baru diterima, karyawan gudang akan mencari ruang rak yang tersedia yang ditunjukkan oleh perangkat data seluler mereka. Seperti setiap produk, setiap lokasi penyimpanan diidentifikasi secara unik dengan kode batang. Menggunakan perangkat seluler, pekerja gudang memindai kode-kode ini, memberi tahu perangkat lunak manajemen gudang bahwa barang yang bersangkutan sekarang berada di posisi yang ditentukan di rak. Jika barang tersebut kemudian diminta lagi karena telah dipesan oleh pelanggan, informasi ini diambil dari sistem ERP dan secara otomatis ditambahkan ke daftar pengambilan. Daftar ini mengarahkan karyawan ke lokasi rak tempat barang tersebut disimpan, sesuai dengan basis data. Setelah produk dikeluarkan dari rak, pemindaian lain dilakukan, memberi tahu perangkat lunak bahwa ruang telah tersedia kembali.

Titik awal dalam memilih salah satu dari dua jenis penyimpanan alternatif adalah pertanyaan tentang efisiensi yang lebih tinggi, dengan keputusan yang hampir memiliki kepentingan eksistensial, terutama bagi perusahaan pesanan melalui pos besar dengan jumlah penyimpanan yang sangat besar dan jangkauan produk yang luas.

Butuh contoh? Peritel online X menggunakan sistem penyimpanan lokasi tetap dan menjual produk terlarisnya, Y, dalam jumlah yang sangat tinggi sehingga hampir tidak mampu memenuhi pesanan ulang. Tetapi apa yang terjadi ketika barang tersebut habis terjual? Sejak saat itu, ruang penyimpanan yang dialokasikan untuk produk tersebut kosong hingga stok pesanan ulang tiba. Pada saat yang sama, sejumlah besar produk Z sedang dalam proses penerimaan, tetapi tidak dapat ditempatkan di tempat biasanya karena ruang tersebut sudah penuh. Namun, produk Z juga tidak dapat ditempatkan di ruang kosong yang sebelumnya ditempati oleh produk Y, karena ruang tersebut dicadangkan untuk produk Y. Oleh karena itu, area penerimaan peritel menjadi penuh sesak, sementara sebagian gudang tetap kosong.

Dan di sinilah tepatnya konsep penyimpanan kacau (chaotic storage) berperan. "Kacau" di sini tidak berarti barang-barang tergeletak sembarangan dan tidak teratur, sehingga pada akhirnya tidak ada yang tahu di mana produk tersebut disimpan. Sebaliknya, ini berarti bahwa, menurut sistem yang canggih, setiap ruang penyimpanan yang tersedia dialokasikan untuk barang baru, mungkin barang yang sama sekali berbeda. Namun, alokasi ini tidak lagi dikendalikan oleh manusia, tetapi oleh perangkat lunak manajemen gudang yang mengoptimalkan aliran barang. Secara tegas, solusi kacau ini didasarkan pada sistem yang jauh lebih kompleks daripada penyimpanan lokasi tetap.

Namun, sistem ini sangat bergantung pada perangkat lunak yang berfungsi, karena semua lokasi penyimpanan di rak dan semua barang ditandai dengan kode batang agar pekerja gudang dapat menyimpannya secara optimal dan mengambilnya kembali nanti. Oleh karena itu, kode batang sangat penting untuk sistem yang berfungsi, karena kode batang mencatat semua informasi relevan tentang barang dan lokasi penyimpanannya. Selain informasi seperti nama barang, nomor barang, dll., banyak detail tentang ukuran, volume, berat, dan masa simpan juga disimpan. Strategi penyimpanan yang tepat kemudian dikembangkan berdasarkan informasi ini.

Karyawan menggunakan pemindai seluler untuk membaca dan mengambil informasi. Hal ini memungkinkan perangkat lunak manajemen gudang untuk terus memberi informasi kepada karyawan tentang barang mana yang disimpan di lokasi mana dan lokasi penyimpanan mana yang saat ini kosong dan tersedia untuk pengisian ulang. Misalnya, jika seorang karyawan ingin menyimpan barang baru, perangkat lunak akan menyarankan lokasi penyimpanan optimal berdasarkan informasi yang tersedia. Barang juga dapat disimpan berdasarkan kepentingannya. Dengan cara ini, barang yang sering terjual akan ditempatkan di lokasi yang lebih mudah dan cepat diakses daripada barang yang jarang terjual dan karenanya jarang diakses oleh karyawan.

Tidak mengherankan jika perangkat lunak manajemen gudang memainkan peran penting dalam mengendalikan dan memantau aliran barang. Lebih jauh lagi, dengan menetapkan nomor batch dan seri, perangkat lunak ini memungkinkan untuk melacak jalur setiap item secara individual mulai dari penerimaan dan pengiriman barang hingga seterusnya.

Persyaratan untuk penyimpanan kacau

Untuk menghindari kehilangan jejak saat menetapkan barang ke lokasi penyimpanan, perlu dilakukan hal berikut:

• Semua barang harus diberi tanda digital (biasanya melalui barcode)
• Semua pergerakan barang di gudang dan lokasinya dicatat secara digital
• Produk-produk tersebut harus memiliki persyaratan penyimpanan yang serupa (misalnya, terkait suhu dan kelembapan)
• Perangkat lunak manajemen gudang tersedia, yang dapat digunakan untuk memantau dan mengontrol arus barang
• Perangkat lunak harus berfungsi tanpa cela, karena jika sistem kontrol elektronik gagal, seluruh inventaris harus ditentukan secara manual dengan biaya yang sangat besar

Barang sering dikategorikan menggunakan klasifikasi ABC: Barang yang sering diminta (disebut barang laris , kelompok A) ditempatkan di lokasi yang paling mudah diakses – biasanya hanya di palet dekat stasiun pengambilan. Barang dalam kelompok B, yang lebih jarang diminta, disimpan di lokasi sentral di dalam gudang, di mana barang tersebut juga mudah diakses. Barang yang lebih jarang dipesan (kelompok C) akhirnya disimpan di area belakang gudang.

Dalam praktiknya, jenis penyimpanan tanpa alokasi tetap ini hanya dapat digunakan untuk barang-barang dengan umur simpan yang panjang. Barang yang sangat mudah rusak (misalnya, makanan di ruang pendingin) atau produk yang harus disimpan dalam kondisi khusus (misalnya, komponen elektronik di lemari pengering) harus ditangani secara terpisah. Oleh karena itu, konsep hibrida juga ada dalam praktiknya, di mana sebagian inventaris disimpan secara acak di area terbuka, sementara sisanya dialokasikan ke lokasi tetap di dalam gudang.

Dibandingkan dengan sistem lokasi tetap yang kaku, penyimpanan kacau memiliki keunggulan :

• Penghematan waktu melalui penyimpanan dan pengambilan yang cepat : ketika barang baru dikirim, barang tersebut langsung dialokasikan ke lokasi penyimpanan kosong oleh perangkat lunak manajemen gudang, tanpa pekerja gudang harus mencari ruang kosong.
• Pemanfaatan kapasitas maksimum : Dengan menyimpan barang baru secara langsung dan segera di ruang penyimpanan yang tersedia, ruang yang tersedia digunakan secara optimal. Area penyimpanan kosong diminimalkan.
• Pengambilan pesanan yang efisien : Perangkat lunak manajemen gudang terus-menerus mengidentifikasi proses yang paling efisien untuk setiap item. Hal ini mempersingkat rute karyawan, menghemat energi, dan waktu. Akibatnya, lebih banyak pesanan dapat diselesaikan.
• Fleksibilitas : Jauh lebih mudah untuk bereaksi terhadap perubahan atau fluktuasi dalam jajaran produk. Hal ini juga mengurangi upaya perencanaan, karena jajaran produk maupun volume penjualan yang tepat tidak perlu direncanakan atau bahkan diketahui sebelumnya.
• Masa pelatihan karyawan yang singkat : Dibandingkan dengan sistem lokasi tetap, sistem kontrol cerdas mengurangi waktu pelatihan karyawan. Dengan solusi lokasi tetap, karyawan harus benar-benar mempelajari lokasi penyimpanan agar dapat bekerja secara efisien. Dengan konsep yang serba acak, organisasi gudang atau lokasi barang individual tidak perlu diketahui, karena langkah ini ditangani oleh perangkat lunak.

Singkatnya, penyimpanan kacau menawarkan solusi pergudangan yang lebih efisien bagi perusahaan pesanan melalui pos dan, melalui kontrol digitalnya, memastikan kontrol dan transparansi yang lebih baik atas aliran barang di dalam perusahaan. Terlepas dari namanya, penyimpanan kacau terstruktur lebih sistematis daripada penyimpanan lokasi tetap.

Bagi manusia, hal itu hanya tampak kacau. Namun bagi komputer, hal itu cerdas!

Pusat pergudangan terpusat vs. terdesentralisasi

Selain masalah menemukan sistem manajemen inventaris yang tepat untuk kebutuhan masing-masing, perusahaan e-commerce juga menghadapi tantangan lokasi geografis gudang dan pusat pengambilan pesanan mereka. Di sini, dua tren yang berlawanan bertabrakan: pergudangan terpusat versus pergudangan terdesentralisasi.

Penyimpanan pusat

Karena bertanggung jawab untuk memasok wilayah cakupan yang jauh lebih besar dan oleh karena itu harus menyimpan lebih banyak barang, solusi gudang pusat biasanya memiliki volume yang jauh lebih besar daripada unit yang terdesentralisasi.

Keuntungan

• Penyederhanaan : Keuntungan dari pendirian pusat distribusi terpusat adalah proses intralogistik menjadi lebih sederhana, karena penyimpanan, pengambilan, dan pengambilan pesanan hanya dilakukan di satu atau sejumlah kecil lokasi.
• Otomatisasi : Karena ukuran fasilitasnya, otomatisasi proses gudang seringkali menguntungkan, menghasilkan keuntungan biaya dan kecepatan pengambilan barang yang lebih tinggi.
• Penanganan : Manajemen gudang juga lebih mudah di pusat distribusi yang berlokasi di pusat kota, terutama terkait pengadaan mesin, sistem penyimpanan, serta perangkat lunak kontrol.
• Persyaratan ruang : Selain itu, pemasok menghemat ruang karena, secara keseluruhan, mereka perlu menyimpan persediaan yang lebih kecil daripada jika mereka harus menyimpan banyak barang di gudang.

Kekurangan

• Waktu pengiriman : Namun, selain investasi yang tinggi pada lokasi, solusi ini memiliki kelemahan yaitu waktu pengiriman yang relatif lama akibat rute pengiriman yang panjang.
• Fleksibilitas : Gudang pusat kurang memiliki fleksibilitas yang dimiliki oleh pusat-pusat yang lebih kecil yang tersebar di seluruh wilayah penjualan.

Penyimpanan terdesentralisasi

Selain fleksibilitas dan rute pengiriman yang lebih pendek, konsep ini juga memiliki beberapa kekurangan. Karena keterbatasan ruang, seringkali tidak memungkinkan untuk menyimpan seluruh rangkaian produk. Di sisi lain, barang-barang tertentu harus tersedia dalam jumlah tertentu di semua gudang, yang secara tidak perlu meningkatkan jumlah total persediaan. Lebih lanjut, manajemen gudang lebih sulit dengan banyak unit yang terdesentralisasi daripada dengan kompleks gudang tunggal. Selain itu, ukuran gudang yang lebih kecil seringkali membuat penggunaan teknologi otomatisasi secara ekonomis menjadi tidak praktis, yang mengurangi efisiensi pengambilan pesanan dan sekaligus mengakibatkan peningkatan tenaga kerja manual.

Terakhir, jika suatu barang tidak tersedia secara lokal dan harus diperoleh dari salah satu gudang lain, hal ini pasti akan menyebabkan waktu pengiriman keseluruhan yang lebih lama dibandingkan dengan solusi terpusat.

Tergantung pada prioritasnya, setiap perusahaan harus memutuskan secara individual opsi mana yang terbaik. Jika fokusnya adalah pada waktu pengiriman yang sangat singkat (kata kunci: pengiriman di hari yang sama) atau jika perusahaan menawarkan barang yang mudah rusak atau barang dagangan dalam jumlah yang mudah dikelola dan cepat terjual, pergudangan terdesentralisasi adalah pilihan yang baik. Namun, jika perusahaan beroperasi dengan berbagai macam produk dan menangani produk yang perlu sampai ke pelanggan dalam waktu 24 hingga 48 jam, perusahaan harus mempertimbangkan pergudangan di pusat distribusi terpusat karena keuntungan biaya.

Mengapa Xpert.Plus ?

Xpert.Plus adalah proyek dari Xpert.Digital. Kami memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam mendukung dan memberi nasihat mengenai solusi penyimpanan dan optimalisasi logistik, yang kami gabungkan dalam jaringan besar Xpert.Plus

Konrad Wolfenstein

Saya akan dengan senang hati menjadi penasihat pribadi Anda.

Anda dapat menghubungi saya dengan mengisi formulir kontak di bawah ini atau cukup hubungi saya di +49 89 89 674 804 (Munich) .

Saya menantikan proyek bersama kita.

Atau pesan janji temu online di sini (panggilan video melalui Microsoft Teams)

Xpert.Digital – Konrad Wolfenstein

Xpert.Digital adalah pusat industri dengan fokus pada digitalisasi, teknik mesin, logistik/intralogistik, dan fotovoltaik.

Dengan solusi pengembangan bisnis 360°, kami mendukung perusahaan terkenal mulai dari bisnis baru hingga purna jual.

Kecerdasan pasar, pemasaran, otomasi pemasaran, pengembangan konten, PR, kampanye surat, media sosial yang dipersonalisasi, dan pemeliharaan prospek adalah bagian dari alat digital kami.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut di: www.xpert.digital – www.xpert.solar – www.xpert.plus