Digitalisation administrative : Quand l’optimisation administrative plutôt que la modernisation administrative a-t-elle du sens ?

🏢 Les entreprises en Allemagne ont en moyenne environ 200 contacts avec l'administration publique par an et ce nombre est en constante augmentation. Ce grand nombre d’interactions entraîne souvent des coûts bureaucratiques importants, surtout si les processus administratifs ne sont pas entièrement numérisés. La réduction de la bureaucratie est donc l’un des trois principaux enjeux pour les entreprises, tant au niveau de l’État qu’au niveau fédéral et au niveau européen.

Cependant, lorsqu’il s’agit de réduire la bureaucratie, le pouvoir législatif et les autorités et administrations en souffrance font obstacle à leur manière :

En Allemagne, la transformation numérique de l'administration a été déclenchée principalement par la loi sur l'accès en ligne (OZG) adoptée en 2017, sur la base de laquelle l'accès numérique aux services administratifs devrait être mis en œuvre d'ici fin 2022. En février, il a reçu une large approbation au Bundestag. Aujourd’hui, une majorité au Conseil fédéral a rejeté le projet de loi à la surprise générale. Toutefois, les portails en ligne conviviaux et les normes communes nécessaires à cet effet n’ont été que partiellement mis en œuvre jusqu’à présent (début avril 2023). Compte tenu de la lenteur de la numérisation administrative en Allemagne, l'association numérique Bitkom réclame un droit légal à l'administration numérique lors de la modification de la loi sur l'accès en ligne. La nouvelle version de la loi sur l'accès en ligne (OZG 2.0) est désormais disponible. Il a été examiné par toutes les instances et le projet de loi a finalement été rejeté par la majorité du Conseil fédéral le 22 mars 2024. Il doit être renégocié (dès juin 2024).

Il existe un besoin évident d’exploiter pleinement le potentiel d’efficacité des solutions d’administration numérique pour l’économie allemande. La tâche est de promouvoir et de mettre en œuvre des processus administratifs numériques efficaces pour les entreprises. La question se pose de savoir quand l’optimisation administrative a plus de sens qu’une modernisation administrative complète.

🔍 Optimisation administrative vs modernisation administrative

L’optimisation administrative signifie analyser et adapter les processus existants pour les rendre plus efficaces et efficients. Cela peut être fait en introduisant des outils numériques spécifiques pour simplifier et accélérer les différentes étapes. Citons par exemple la gestion électronique des documents, les rendez-vous automatisés ou la numérisation des processus de formulaires. Ces mesures sont souvent plus rapides et moins coûteuses à mettre en œuvre qu’une modernisation complète.

La modernisation administrative, en revanche, implique une refonte plus complète des processus administratifs. Cela pourrait signifier l’introduction de systèmes et de technologies complètement nouveaux qui révolutionneraient les structures et les méthodes de travail existantes. Les projets de modernisation sont généralement à plus long terme et nécessitent des investissements plus importants dans les nouvelles technologies et la formation du personnel.

✨Quand l’optimisation administrative a-t-elle du sens ?

Dans les situations où les processus existants fonctionnent déjà relativement bien et où des goulots d’étranglement spécifiques ont été identifiés, l’optimisation peut être la solution la plus efficace. De petits ajustements et l’intégration de solutions numériques peuvent souvent apporter des améliorations rapides sans nécessiter de changements structurels majeurs. Ceci est particulièrement adapté aux tâches administratives spécialisées où des domaines problématiques clairs peuvent être identifiés et traités spécifiquement.

Par exemple, l’introduction d’un système de formulaires numériques dans un service qui dépend fortement des documents papier peut entraîner une réduction significative des délais de traitement et des taux d’erreur. Le recours aux signatures électroniques ou l’automatisation des procédures de notification peuvent également apporter des avantages décisifs.

🔄 Quand une modernisation administrative est-elle nécessaire ?

Une modernisation globale est nécessaire lorsque les systèmes et processus existants sont tellement obsolètes ou inefficaces que de petits ajustements ne peuvent plus apporter une amélioration notable. Les structures existantes ne sont souvent plus en mesure de répondre aux exigences de l’économie numérique moderne. Dans de tels cas, une refonte fondamentale de l’ensemble du paysage des processus est nécessaire.

Un exemple en serait la mise en place complète d’une plateforme numérique pour tous les contacts administratifs d’une entreprise. Cela signifierait que les entreprises pourraient gérer numériquement toutes les interactions avec l'administration sur une plateforme centrale - de la demande au traitement et à l'approbation. De tels systèmes nécessitent une intégration poussée de divers domaines administratifs et une refonte des processus de travail antérieurs.

💻 Le potentiel de l'administration numérique

Le plein potentiel des processus administratifs numériques réside dans leur capacité à accroître la transparence, l’efficacité et la convivialité. En harmonisant et en standardisant les processus, les malentendus et les erreurs peuvent être réduits, conduisant à des résultats plus rapides et plus fiables. Cela permet aux entreprises d’économiser des ressources et de se concentrer davantage sur leurs tâches principales.

Pour les politiques et les autorités administratives, cela signifie examiner à un stade précoce les évolutions dans le domaine législatif et promouvoir des solutions qui apportent un soulagement notable aux entreprises. Les efforts politiques doivent viser à identifier et éliminer ou adapter les réglementations obstructives.

🤝 Mise en œuvre pratique grâce à la coopération

Un autre aspect important est la collaboration et l’échange de connaissances entre toutes les personnes impliquées dans le processus de numérisation administrative. Grâce à des connaissances spécifiques sur les besoins de l'entreprise, les processus administratifs peuvent être mis en œuvre de manière pragmatique et ciblée. Cela nécessite une coopération étroite entre les administrations publiques, les associations professionnelles et les entreprises elles-mêmes.

Le déploiement et l’application d’une gamme de solutions de gestion numérique en collaboration avec d’autres partenaires sont essentiels. Cela peut aller de l’utilisation de plateformes numériques partagées à des projets de développement collaboratifs pour créer des solutions sur mesure répondant aux besoins spécifiques de l’économie.

🔧 Utilisation des technologies numériques

L’optimisation administrative et la modernisation administrative ont leur place, en fonction des circonstances et des défis spécifiques. Les optimisations à court terme peuvent apporter des améliorations rapides et rentables, tandis que les modernisations à long terme sont nécessaires pour permettre des changements structurels profonds. La combinaison des deux approches peut contribuer à rendre l’administration allemande plus efficace et plus conviviale pour les entreprises.

Grâce à l’utilisation cohérente des technologies numériques et à une coopération étroite entre toutes les parties prenantes, l’objectif d’une administration simple et efficace qui répond aux besoins de l’économie peut être atteint. Un soutien politique précoce et ciblé joue un rôle crucial dans la mise en œuvre réussie de ces stratégies.

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Les administrations publiques sont soumises à des réglementations, des lois et des processus bureaucratiques stricts. Il s’agit de transparence, de responsabilité et de garantie d’équité et d’égalité de traitement. Cette réglementation stricte peut ralentir les processus de modernisation. Les entreprises disposent souvent de plus de flexibilité et peuvent réagir plus rapidement aux évolutions du marché. Ils opèrent dans un environnement réglementé mais plus dynamique qui leur donne plus de latitude pour innover et s’adapter.

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🏢 La décision entre l'optimisation administrative et la modernisation administrative dépend de divers facteurs, dont les besoins, les ressources et les objectifs actuels de l'administration. Voici quelques situations dans lesquelles l’une ou l’autre stratégie pourrait être plus judicieuse :

🔍 Optimisation de la gestion

Quand cela a du sens :

1. Résultats requis à court terme

Lorsque des améliorations rapides sont nécessaires pour accroître l’efficacité ou résoudre des problèmes urgents.

2. Ressources limitées

Lorsque les ressources (ressources financières, personnel, temps) sont limitées et que des investissements importants dans les nouvelles technologies ou des changements en profondeur ne sont pas possibles.

3. Structures déjà fonctionnelles

Lorsque les structures administratives existantes fonctionnent globalement bien, mais qu’il existe des inefficacités mineures ou des goulots d’étranglement dans les processus qui peuvent être résolus par un réglage précis.

4. Mettre en œuvre les meilleures pratiques

Lorsqu'il s'agit d'améliorer des processus existants en introduisant des méthodes et procédures éprouvées, telles que celles décrites par KAIZEN (amélioration continue).

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• KAIZEN : Amélioration continue et changement dans les administrations

🔄 Modernisation administrative

Quand cela a du sens :

1. Améliorations durables et à long terme

Lorsque des changements fondamentaux et à long terme sont recherchés afin de se préparer aux défis futurs.

2. Mise à niveau ou conversion technologique

Lorsqu'il existe des systèmes et des technologies informatiques obsolètes qui doivent être remplacés par des solutions plus modernes et efficaces.

3. Problèmes structurels

Lorsqu’il existe des déficiences structurelles majeures auxquelles il est impossible de remédier par la seule optimisation, des changements profonds sont nécessaires.

4. Nouvelles exigences

Lorsqu’il existe de nouvelles exigences juridiques ou des attentes sociétales à l’égard de l’administration qui nécessitent l’introduction de nouveaux processus et technologies.

🌟 Optimisation administrative vs modernisation administrative : un guide

🚀 Au moment de choisir entre optimisation administrative et modernisation administrative, la situation spécifique et les objectifs de l'autorité, de la communauté, de la commune, de la ville ou du pays jouent un rôle déterminant. Voici quelques autres aspects à prendre en compte lors de la prise de décision :

1. Délai 🕰️

• Optimisation de la gestion : Idéal pour des améliorations à court terme et des gains rapides. Ici, les processus et structures existants sont analysés et optimisés afin de réaliser des gains d’efficacité.
• Modernisation administrative : convient aux projets à long terme qui impliquent des changements et des mises à niveau profonds. Ces projets nécessitent généralement plus de temps pour être mis en œuvre et personnalisés.

2. Ressources 💡

• Optimisation administrative : nécessite généralement moins de ressources, tant financières qu'humaines. Les structures et technologies existantes peuvent souvent continuer à être utilisées.
• Modernisation administrative : nécessite des ressources importantes, notamment des investissements dans les nouvelles technologies, des formations et éventuellement des conseils externes.

3. Objectifs et résultats 🎯

• Optimisation administrative : vise des augmentations rapides et mesurables de l'efficacité, telles que des délais de traitement plus courts ou une réduction des coûts des opérations en cours.
• Modernisation administrative : L’objectif est de renouveler fondamentalement l’administration et de la rendre viable à long terme. Cela implique souvent l’introduction de nouvelles technologies, la refonte des structures organisationnelles et l’adaptation aux nouvelles exigences légales.

4. Exigences technologiques 🖥️

• Optimisation administrative : exploite généralement les technologies existantes et améliore leur application. Cela peut également inclure des améliorations technologiques mineures.
• Modernisation administrative : nécessite souvent la mise en œuvre de nouveaux systèmes techniques, tels que des infrastructures informatiques modernisées, des solutions d'automatisation ou des plateformes d'administration électronique.

5. Changements structurels 🏗️

• Optimisation administrative : généralement pas de changements structurels ou seulement des changements minimes. L'accent est mis sur l'amélioration des processus et l'augmentation de l'efficacité au sein de la structure existante.
• Modernisation de l'administration : des changements structurels drastiques sont souvent nécessaires pour adapter l'administration aux exigences modernes. Cela peut inclure une réorganisation des départements et des tâches.

6. Résistance et gestion du changement 🌐

• Optimisation administrative : généralement une résistance plus faible car il s’agit d’améliorations progressives. La gestion du changement est importante, mais souvent moins intensive.
• Modernisation administrative : plus grand potentiel de résistance, car les changements profonds sont souvent accueillis avec scepticisme. Une gestion globale du changement est ici essentielle pour garantir l’acceptation et la participation des employés.

🔍 Le choix entre l'optimisation administrative et la modernisation administrative doit donc être fait avec soin en fonction des besoins spécifiques, des ressources et des objectifs de l'institution concernée. Une analyse précise de la situation actuelle et une définition claire des résultats souhaités sont essentielles.

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