Digitalisering af forsyningskæden: Den digitale følgeseddel med GS1-standarder og QR-koder fra Cloud4Log forbedrer vareflowet

Konrad Wolfenstein

For 1 år siden

Digitalisering af forsyningskæden: Den digitale følgeseddel med GS1-standarder og QR-koder fra Cloud4Log forbedrer vareflowet – Billede: Xpert.Digital

Digital i stedet for papir: Cloud4Log gør forsyningskæder mere gennemsigtige og bæredygtige - Resumé

Cloud4Log til smartere forsyningskæder – logistik i den digitale tidsalder

Cloud4Log, et innovativt samarbejdsprojekt mellem GS1 Tyskland og den tyske logistikforening (BVL), revolutionerer national godstransport ved hjælp af digitale følgesedler. Målet er at øge effektiviteten, bæredygtigheden og gennemsigtigheden i forsyningskæden ved at erstatte papirbaserede processer med digitale alternativer.

Relateret til dette:

Smart City Logistics: Innovative koncepter til transport og bylogistik – varedistribution og forsyningskæder i byen

Projektets baggrund og mål

Cloud4Log-projektet blev lanceret i oktober 2020 på initiativ af BVL's (tyske logistikforening) arbejdsgruppe om "Digitalisering af transportlogistik". Motivet: Trods digitale fremskridt ledsages mange vareleverancer mellem producenter af forbrugsvarer og handelspartnere stadig af papirleveringssedler. Dette fører til unødvendigt administrativt arbejde, stor risiko for fejl og unødvendig miljøpåvirkning. Cloud4Log sigter mod at løse disse problemer med en centraliseret digital brancheløsning.

Et centralt mål er at skabe en standard, der gør det nemmere for virksomheder at oprette forbindelse til platformen og strømline eksisterende processer. Brugen af GS1-standarder skaber et ensartet, interoperabelt fundament, der gavner både store og små virksomheder.

Sådan fungerer Cloud4Log

Cloud4Log er baseret på en cloudbaseret platform, der fungerer som et centralt udvekslingspunkt for transportrelaterede dokumenter. Alle deltagende virksomheder i forsyningskæden kan få adgang til de nødvendige oplysninger i realtid. Platformen tilbyder:

Åbne API-grænseflader: Disse letter integration i eksisterende virksomhedssystemer.
Basic-Frontend: En brugervenlig løsning til virksomheder, der ikke ejer deres egne IT-systemer.
Selvbetjeningsmuligheder: Disse giver chauffører mulighed for at registrere leverancer selvstændigt.
QR-kodeintegration: Chauffører og logistikpartnere får adgang til digitale leveringssedler ved hjælp af QR-koder uden behov for særlige apps.

Fordele ved digitalisering

Skiftet fra papirbaserede til digitale følgesedler tilbyder adskillige fordele, der dækker både økonomiske og miljømæssige aspekter:

1. Øget effektivitet og procesoptimering

Tidsbesparelser: Den digitale følgeseddel eliminerer behovet for at udskrive, distribuere og manuelt behandle dokumenter. Dette fremskynder leveringsprocesserne betydeligt.
Automatisering: Mange opgaver, såsom dokumenttransmission eller bekræftelse af varemodtagelse, automatiseres.
Nemmere behandling: Selvbetjeningsfunktionen giver chauffører mulighed for at registrere leverancer selvstændigt og nemt.

2. Gennemsigtighed og tilgængelighed

Information i realtid: Alle deltagere kan få adgang til opdaterede data i realtid, hvilket letter planlægning og koordinering.
Forbedret sporbarhed: Digitale dokumenter tilbyder en komplet leveringshistorik.

3. Bæredygtighed og ressourcebevarelse

Papirbesparelser: Alene i fødevaresektoren kunne der spares over 180 millioner ark papir om året.
Reduktion af det økologiske fodaftryk: Digitalisering reducerer forbruget af råmaterialer og sænker CO2-udledningen.

4. Sikkerhed og databeskyttelse

Øget datasikkerhed: Kun autoriserede personer har adgang til dokumenterne.
Overholdelse af GDPR: Databehandling udføres i overensstemmelse med de strenge standarder i den europæiske generelle forordning om databeskyttelse.

5. Brugervenlighed og fleksibilitet

Flersprogethed: Platformen understøtter op til 14 sprog, hvilket forenkler kommunikationen i internationale forsyningskæder.
Nem integration: Virksomheder kan fleksibelt integrere platformen i deres eksisterende systemer.

6. Fejlreduktion og kvalitetsforbedring

Minimering af manuelle fejl: Den automatiserede indsamling og behandling af data reducerer fejlraten betydeligt.
Hurtigere problemløsning: Eventuelle mængdeafvigelser, kvalitetsfejl eller skader kan dokumenteres direkte og behandles digitalt.

Et indblik i processen med en digital følgeseddel

Den digitale følgeseddel optimerer hvert trin i leveringsprocessen, fra oprettelse til arkivering:

1. Skabelse

Afsenderen opretter den digitale følgeseddel og gemmer den i cloudplatformen.
Dokumenterne er mærket med GS1-identifikationsstandarder for tydeligt at kunne tildele dem til leverancen.

2. Forsyning med føreren

Chaufføren modtager en QR-kode, der giver adgang til følgesedlen.
Ved at scanne koden kan chaufføren åbne følgesedlen uden at skulle installere en særlig app.

3. Transport og kontrol:

Under transporten kan chaufføren fremvise den digitale følgeseddel, hvis det kræves.

4. Varemodtagelse

Modtageren scanner QR-koden og downloader følgesedlen fra skyen.
Eventuelle afvigelser eller skader kan dokumenteres direkte.

5. Konklusion

Når følgesedlen er blevet bekræftet af modtageren og chaufføren, arkiveres den og kan ikke længere ændres.

Udvidede funktioner og udviklinger

Siden juli 2024 har Cloud4Log tilbudt en selvbetjeningsløsning til chauffører. Dette giver dem mulighed for at registrere leverancer direkte ved varemodtagelsen, hvilket yderligere fremskynder processerne. Digitale følgesedler vinder også stigende betydning, da de aktivt bruges af over 100 virksomheder, herunder kendte navne som Dachser, DHL Group, Nordfrost og Nagel-Group.

Platformen udvikles løbende for at imødekomme branchens behov. Planlagte funktioner omfatter avancerede dataanalysefunktioner, der vil hjælpe virksomheder med at optimere deres processer yderligere.

Hvorfor QR-koder og ikke DataMatrix-koder?

Selvom GS1-standarder anvendes, er Cloud4Log ikke afhængig af GS1 DataMatrix-koden, men af QR-koder. Disse tilbyder:

Nem at bruge: QR-koder er nemme at oprette og kræver ingen speciel hardware.
Bred kompatibilitet: Chauffører kan scanne QR-koder med enhver smartphone.
Effektiv adgangskontrol: QR-koden linker direkte til det digitale dokument i skyen.

Effektiv, bæredygtig, sikker: Cloud4Logs digitale leveringsseddel sætter nye standarder

Cloud4Log sætter nye standarder inden for digitalisering af forsyningskæden. Ved at kombinere GS1-standarder, en brugervenlig cloudplatform og innovative funktioner som QR-kodeintegration tilbyder projektet en fremtidssikret løsning til logistikbranchen. Fordelene inden for effektivitet, bæredygtighed og sikkerhed gør den digitale følgeseddel til et uundværligt værktøj for moderne virksomheder. Med kontinuerlig udvikling vil Cloud4Log fortsat spille en central rolle i den digitale transformation af logistik.

Vores anbefaling: 🌍 Ubegrænset rækkevidde 🔗 Forbundet 🌐 Flersproget 💪 Salgskraft: 💡 Autentisk med strategi 🚀 Innovation møder 🧠 Intuition

Fra lokalt til globalt: SMV'er erobrer verdensmarkedet med en smart strategi - Billede: Xpert.Digital

I en tid, hvor en virksomheds digitale tilstedeværelse bestemmer dens succes, ligger udfordringen i at skabe en autentisk, personlig og vidtrækkende tilstedeværelse. Xpert.Digital tilbyder en innovativ løsning, der positionerer sig som krydsfeltet mellem et branchecenter, en blog og en brandambassadør. Den kombinerer fordelene ved kommunikations- og salgskanaler i en enkelt platform og muliggør publicering på 18 forskellige sprog. Samarbejde med partnerportaler og muligheden for at udgive artikler på Google News og en pressedistributionsliste med cirka 8.000 journalister og læsere maksimerer indholdets rækkevidde og synlighed. Dette repræsenterer en afgørende faktor i eksternt salg og marketing (SMarketing).

Mere information her:

Autentisk. Individuel. Global: Xpert.Digital-strategien for din virksomhed

Den digitale transformation af forsyningskæden i detaljer: Cloud4Log og den digitale følgeseddel som vejen til et optimeret vareflow

Digitaliseringens udfordring i logistikbranchen

Digitaliseringen skrider uophørligt frem og revolutionerer stort set alle sektorer i økonomien. Logistikbranchen står også over for udfordringen, og samtidig muligheden, for fundamentalt at transformere sine processer ved hjælp af moderne teknologier. Et lovende eksempel på denne transformation er Cloud4Log, et fælles projekt mellem GS1 Tyskland og den tyske logistikforening (BVL). Målet med dette samarbejde er ambitiøst: fundamentalt at optimere og strømline den nationale godstransport ved at indføre og etablere en digital følgeseddel.

Relateret til dette:

Oprettelsen af Cloud4Log

Cloud4Log-initiativet opstod i BVL's arbejdsgruppe "Digitalisering af transportlogistik" i oktober 2020. Motivationen for at udvikle en sådan løsning var bemærkelsesværdigt enkel, men afgørende: Selv i 2022, midt i den digitale tidsalder, blev leverancer af varer fra forbrugerproducenter til detailhandlere stadig typisk ledsaget af papirleveringssedler. Denne praksis repræsenterede et enormt, tidligere uudnyttet potentiale for optimering. De ansvarlige anerkendte behovet for en brancheomfattende, fuldt digital løsning for at eliminere disse ineffektiviteter og fremtidssikre forsyningskæder.

Cloud-platformens centrale rolle

Cloud4Log er i sin kerne baseret på en central cloud-platform. Denne platform fungerer som et knudepunkt for udveksling af digitale transportdokumenter mellem alle virksomheder involveret i logistikkæden. For at sikre den bredest mulige accept og nem integration er Cloud4Log baseret på to nøglesøjler: For det første tilbyder platformen en åben API-grænseflade. Dette giver virksomheder med eksisterende systemer mulighed for problemfrit at integrere Cloud4Log i deres infrastruktur og dermed drage fordel af fordelene ved den digitale følgeseddel uden at skulle ændre deres eksisterende processer fundamentalt. For det andet tilbyder Cloud4Log en grundlæggende frontend. Denne er specielt designet til virksomheder, der ikke kræver omfattende grænsefladeintegration, eller hvis systemer ikke umiddelbart tillader en sådan integration. Den grundlæggende frontend tilbyder en brugervenlig grænseflade, hvorigennem disse virksomheder også kan drage fordel af fordelene ved den digitale følgeseddel.

Fordele ved digitalisering af følgeseddelprocessen

Fordelene ved digitaliseringen af følgeseddelprocessen gennem Cloud4Log er talrige og overbevisende.

Effektivitet og tidsbesparelser

Et centralt aspekt er de betydelige tidsbesparelser og den dertilhørende effektivitetsforøgelse. Manuel udfyldning, udskrivning, videresendelse og i sidste ende den fysiske arkivering af papirfølgesedler elimineres fuldstændigt. Denne eliminering af manuelle trin reducerer ikke kun indsatsen, men minimerer også risikoen for fejl. Digital dataregistrering og -transmission undgår transmissionsfejl, der let kan opstå ved manuel indtastning.

Bæredygtighed og ressourcebevarelse

En anden vigtig fordel er forbedret bæredygtighed. Papirbesparelserne er enorme og yder et betydeligt bidrag til miljøbeskyttelsen. Alene i den tyske dagligvaresektor kan den landsdækkende indførelse af digitale følgesedler spare anslået 180 millioner ark papir om året. Dette reducerer ikke kun selve papirforbruget, men også de ressourcer, der er forbundet med papirproduktion og transport. Derudover bidrager digitalisering til at reducere logistikbranchens samlede økologiske fodaftryk.

Forbedret gennemsigtighed og realtidsdata

Tilgængelighed af information i realtid er en anden afgørende fordel. Alle involverede parter har adgang til de seneste følgeseddeldata når som helst og hvor som helst. Dette muliggør en transparent og sporbar forsyningskæde, hvor hvert trin er dokumenteret og verificerbart. Uoverensstemmelser eller forsinkelser kan således identificeres og løses hurtigere.

Overvindelse af sprogbarrierer

En ofte undervurderet, men afgørende fordel er at overvinde sprogbarrierer. Cloud4Log tilbyder flersprogede brugergrænseflader, der letter kommunikationen mellem chauffører, lagerpersonale og disponenter, især i en international kontekst. Muligheden for at vælge mellem forskellige sprog reducerer misforståelser og bidrager til en mere problemfri drift.

Den kontinuerlige udvikling af Cloud4Log

Den kontinuerlige udvikling af Cloud4Log demonstrerer projektets dynamiske natur og dets evne til at tilpasse sig branchens behov. En vigtig milepæl var introduktionen af en ny selvbetjeningsløsning for chauffører i juli 2024. Denne innovation giver chauffører mulighed for selvstændigt at registrere leverancer i modtageområdet. Ved at scanne en QR-kode kan de indtaste de nødvendige oplysninger direkte i systemet uden at skulle vente på personale ved modtageskranken. Dette fremskynder processen betydeligt og reducerer ventetiderne.

Den stigende betydning af Cloud4Log i branchen

Cloud4Logs voksende betydning i logistikbranchen understreges af det støt stigende antal deltagende virksomheder. I øjeblikket bruger over 100 virksomheder platformen, herunder kendte mærkeproducenter og logistikudbydere som Dachser, DHL Group, Nordfrost og Nagel-Group. Denne brede accept viser, at Cloud4Log repræsenterer en relevant og fremtidsorienteret løsning på udfordringerne inden for moderne logistik.

Direkte sammenligning: Digital vs. papirfølgeseddel

I direkte sammenligning med konventionelle papirfølgesedler bliver de mange fordele ved Cloud4Log endnu tydeligere.

Procesoptimering og selvbetjening

Øget effektivitet og procesoptimering er nøgleargumenter for den digitale løsning. Eliminering af den manuelle indsats med at udskrive, videresende og bekræfte papirdokumenter fører til betydelige tidsbesparelser i hele leveringsprocessen. Cloud4Log skaber betingelserne for ægte proceseffektivitet og automatisering i forsyningskæden. Selvbetjeningsløsningen for chauffører er et yderligere skridt i denne retning, da den yderligere forenkler varemodtagelsesprocessen ved at give dem mulighed for selvstændigt at registrere leverancer.

Forbedret gennemsigtighed og sporbarhed

Den digitale følgeseddel sætter også nye standarder for gennemsigtighed og tilgængelighed. I modsætning til papirdokumenter, som kan gå tabt, beskadiges eller cirkuleres, er den digitale følgeseddel altid og overalt tilgængelig. Dette sikrer forbedret gennemsigtighed i forsyningskæden, da alle involverede parter kan få adgang til de seneste oplysninger når som helst. Derudover muliggør digital registrering og centraliseret lagring bedre sporbarhed af leverancer. Hvert trin i leveringsprocessen dokumenteres og kan spores.

Bæredygtighed og omkostningsbesparelser

Bæredygtighed og omkostningsbesparelser er af afgørende betydning i dag. Som allerede nævnt fører reduktion af papirforbrug til betydelig ressourcebesparelse. Skift til digitale følgesedler bidrager således aktivt til at reducere en virksomheds økologiske fodaftryk. Ud over de miljømæssige fordele resulterer der også i økonomiske besparelser ved at eliminere papir-, tryk- og arkiveringsomkostninger. Desuden kan fejl og de tilhørende omkostninger minimeres gennem mere præcis digital datafangst.

Sikkerhed og databeskyttelse

Den digitale følgeseddel tilbyder også fordele med hensyn til sikkerhed og databeskyttelse. Centraliseret lagring og kontrollerede adgangsrettigheder øger datasikkerheden. Kun de, der er direkte involveret i processen, har adgang til de aktuelle dokumenter. Databehandling udføres i nøje overensstemmelse med europæiske databeskyttelsesstandarder, hvilket er et vigtigt aspekt i dagens datafølsomme miljø. Moderne krypteringsteknologier giver yderligere beskyttelse mod uautoriseret adgang.

brugervenlighed og fleksibilitet

Cloud4Logs brugervenlighed og fleksibilitet er yderligere fordele. Muligheden for at vælge mellem 14 sprog letter kommunikationen og bidrager til brugeraccept. Derudover er integrationen i eksisterende virksomheds- eller branchespecifikke løsninger til digitale følgesedler problemfri. Cloud4Log er ikke tænkt som en selvstændig løsning, men snarere som en åben platform, der kan integreres i eksisterende IT-landskaber.

Fejlreduktion og kvalitetsforbedring

En anden vigtig fordel ved den digitale følgeseddel er reduktionen af fejl og den dertilhørende forbedring af kvaliteten. Digital dataregistrering og -transmission minimerer fejl, der let kan opstå ved manuel behandling af papirdokumenter. Dette omfatter f.eks. fejl i mængde- eller vareoplysninger. Derudover muliggør den digitale følgeseddel hurtigere fejlretning i tilfælde af mængdeafvigelser, kvalitetsfejl eller transportskader. Disse kan dokumenteres direkte digitalt og videresendes til de ansvarlige afdelinger.

Funktionsprincippet for den digitale følgeseddel

Cloud4Logs digitale følgeseddel fungerer efter et veldesignet og effektivt princip. Først opretter afsenderen den digitale følgeseddel i sit system. Denne uploades derefter til Cloud4Logs centrale cloudplatform. Et afgørende trin er at forbinde følgeseddeldataene med unikke GS1-identifikationsstandarder. Disse standarder sikrer, at den digitale følgeseddel entydigt kan tildeles den respektive forsendelse. Global Document Type Identifier (GDTI) spiller en særlig vigtig rolle her.

Adgang for fører

Chaufføren modtager et adgangslink til den digitale følgeseddel, normalt i form af en QR-kode. Denne QR-kode genereres i afsenderens ekspeditionsområde og gives til chaufføren. Ved blot at scanne QR-koden med sin smartphone kan chaufføren få adgang til følgesedlen uden at skulle installere en særlig app. Adgangslinket gemmes i chaufførens smartphone-wallet, svarende til digitale flybilletter eller boardingkort. Dette giver hurtig og nem adgang til de relevante dokumenter.

Varemodtagelsesprocesser

Under transporten kan chaufføren til enhver tid tilgå den digitale følgeseddel og om nødvendigt fremvise den, for eksempel ved inspektioner. Ved ankomst til modtagerens modtageområde scanner det ansvarlige personale QR-koden fra chaufførens smartphone. Den digitale følgeseddel hentes derefter fra skyen og importeres til modtagerens system til videre behandling.

Opdateringer i realtid og transparent dokumentation

En stor fordel ved den digitale følgeseddel er muligheden for at tilføje og opdatere oplysninger i realtid. Mængdeafvigelser, oplysninger om udskiftning af udstyr, varemodtagelsesdokumenter eller endda billeder af skader kan tilføjes direkte til den digitale følgeseddel i skyen. Dette sikrer transparent dokumentation af hele leveringsprocessen. Bekræftelse fra modtager og chauffør fuldender processen og sætter følgesedlen i en endelig, uændret tilstand. Dette garanterer dataintegritet og forhindrer efterfølgende manipulation.

Datasikkerhed gennem central lagring

Cloud4Logs cloud-løsning tilbyder også en betydelig fordel med hensyn til datasikkerhed. Fordi følgesedlen gemmes centralt i skyen, forhindres det, at kopier gemmes på forskellige enheder. Dette reducerer risikoen for datatab eller uautoriseret adgang. Kun de, der er direkte involveret i processen, har adgang til den aktuelle version af dokumenterne.

Brug af GS1-standarder og QR-koder

Selvom Cloud4Log bruger GS1-standarder til unik identifikation af digitale dokumenter, anvender de ikke specifikt GS1 DataMatrix-koden. I stedet bruger Cloud4Log QR-koder som en praktisk og udbredt metode til at få adgang til digitale leveringssedler. Cloud4Log bruger især Global Document Type Identifier (GDTI), en etableret GS1-standard, for at sikre, at det digitale dokument entydigt kan tildeles den tilsvarende levering. GDTI'en fungerer således som en slags digitalt fingeraftryk for leveringssedlen.

Procesflow

Processen er bemærkelsesværdigt enkel: Afsenderen uploader den digitale følgeseddel til cloudplatformen. Derefter genereres en QR-kode, der indeholder et direkte link til den digitale følgeseddel. Chaufføren kan scanne denne QR-kode med sin smartphone. Ved ankomst til modtagerens varemodtagelsesområde scanner chaufførens smartphone QR-koden for at hente den digitale følgeseddel fra skyen og starte de næste trin.

Cloud4Logs digitale følgeseddel bidrager væsentligt til digitaliseringen af logistikbranchen

Ved at bruge GS1-standarder og QR-koder muliggør Cloud4Log effektiv, transparent og sikker udveksling af transportrelaterede dokumenter. Fordelene i forhold til traditionelle papirfølgesedler er tydelige og spænder fra tids- og omkostningsbesparelser og forbedret bæredygtighed til forbedret datasikkerhed og brugervenlighed. Cloud4Log er derfor et lovende eksempel på, hvordan digitalisering kan bidrage til at optimere og fremtidssikre forsyningskæder. Det støt voksende antal deltagende virksomheder understreger relevansen og potentialet i denne innovative løsning. Den digitale transformation af forsyningskæden er i fuld gang, og Cloud4Log spiller en afgørende rolle i denne proces.

Xpert.Plus Lageroptimering - Højlager og pallelagre: Rådgivning og planlægning

Vi er her for dig - Rådgivning - Planlægning - Implementering - Projektledelse

☑️ Vores forretningssprog er engelsk eller tysk

☑️ NYT: Korrespondance på dit modersmål!