Изкуственият интелект трансформира Microsoft SharePoint в интелигентна платформа за управление на съдържание с първокласен изкуствен интелект

AI решения за Microsoft SharePoint: Експертен анализ на функции, случаи на употреба и стратегическа стойност

Изкуственият интелект (ИИ) фундаментално трансформира Microsoft SharePoint от просто хранилище за документи в интелигентна платформа за управление на съдържание. Тази трансформация е насочена към ключови предизвикателства, пред които са изправени съвременните бизнеси, като например информационно претоварване, неефективни процеси на търсене и високите разходи, свързани с ръчните задачи. Анализът показва, че интегрираните решения на Microsoft, по-специално SharePoint Premium (еволюцията на Microsoft Syntex) и Microsoft 365 Copilot, са в основата на тази трансформация. SharePoint Premium предлага дълбоки възможности на ИИ за автоматизирана обработка, анализ и управление на съдържание, докато Copilot, като асистент с ИИ, подобрява взаимодействието с потребителите и производителността в целия пакет Microsoft 365. Освен това съществува пазар от решения на трети страни, които се интегрират с SharePoint и предлагат специализирани възможности с ИИ за нишови изисквания.

Основните предимства от използването на изкуствен интелект в SharePoint се състоят в значително повишаване на ефективността чрез автоматизация (напр. класификация на документи, извличане на метаданни, задействане на работни процеси), подобрено извличане на информация чрез семантично търсене и персонализирани препоръки, автоматизирано прилагане на съответствие (напр. прилагане на етикети за съхранение и поверителност) и оптимизирано управление на знанията. Казусите показват значителен потенциал за възвръщаемост на инвестициите.

Успешното внедряване обаче изисква внимателно планиране. Надеждната информационна архитектура и солидните практики за управление на данните са основни предпоставки за пълноценно използване на силата на инструментите с изкуствен интелект и минимизиране на рисковете за сигурността (особено от прекомерно споделяне на данни). Организациите трябва също така да разбират и да планират бюджет за хибридни модели на лицензиране (плащане при ползване за обработка на SharePoint Premium, базирано на потребители за функции за управление и Copilot). Техническата експертиза за конфигуриране и обучение на модели с изкуствен интелект, както и добре обмисленото управление на промените, също са от решаващо значение за успеха. Етичните аспекти като пристрастност към данните, защита на данните и прозрачност трябва да бъдат разглеждани проактивно. Бъдещето на SharePoint е неразривно свързано с изкуствения интелект, като се очакват по-нататъшни интеграции и по-интелигентни функции. Компаниите, които стратегически интегрират изкуствен интелект в своята SharePoint среда, могат да получат устойчиви конкурентни предимства.

Свързано с това:

• Най-добрата алтернатива на SharePoint Premium? Интеграция с изкуствен интелект на независима и междуизточникова платформа с изкуствен интелект за всички бизнес нужди

Възходът на изкуствения интелект в управлението на съдържанието на SharePoint

Традиционното управление на корпоративното съдържание (ECM) достига своите граници в много организации. Огромният обем на дигиталното съдържание нараства експоненциално, което води до значителни предизвикателства. Служителите прекарват значителна част от времето си в търсене на информация, често с разочароващи резултати. Информационното претоварване е широко разпространен проблем, а разходите за ръчно управление, класифициране и обработка на документи са значителни. Microsoft SharePoint, като една от най-широко използваните платформи за сътрудничество и управление на съдържание в света, обработваща огромни количества данни ежедневно (над 2 милиарда файла и 2 милиона уебсайта на ден), е в основата на тези предизвикателства.

В отговор на това, SharePoint все повече се развива от обикновено хранилище за документи в интелигентна платформа за услуги за съдържание, която разчита до голяма степен на изкуствен интелект (ИИ). Визията на Microsoft е да интегрира ИИ дълбоко в основните функционалности на SharePoint и целия пакет Microsoft 365. Заявената цел е да се разшири човешкият опит, да се автоматизират процесите на съдържание и да се трансформира съдържанието в практически знания.

Тази стратегическа насока е ясно очевидна в разработването на продукти и брандирането. Първоначално бяха въведени специализирани услуги с изкуствен интелект, като Microsoft Syntex, и инициативи като Viva Topics. С появата на Microsoft 365 Copilot като всеобхватен асистент за изкуствен интелект обаче настъпи консолидация. Syntex беше ребрендиран и интегриран в SharePoint Premium, което сигнализира за по-тясна връзка между възможностите за обработка на данни с изкуствен интелект и основната платформа. Едновременно с това Viva Topics беше преустановена, с препоръката да се фокусира върху управление на знания, базирано на SharePoint, и Copilot. Тази тенденция предполага, че Microsoft разглежда възможностите на изкуствения интелект не като изолирани добавки, а като неразделна част от непрекъснатата еволюция на самия SharePoint, като Copilot служи като основен интерфейс за взаимодействие на потребителя с тези интелигентни функции.

Интегрирани решения на Microsoft с изкуствен интелект за SharePoint

Microsoft предлага набор от решения, базирани на изкуствен интелект, които са директно интегрирани в SharePoint и пакета Microsoft 365. Тези решения целят да направят управлението, обработката и използването на съдържание по-интелигентно и по-ефективно. Двата централни стълба на тази стратегия са SharePoint Premium (еволюцията на Microsoft Syntex) и Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (разработен от Syntex): Обработка на съдържание, преживявания и управление, задвижвани от изкуствен интелект

SharePoint Premium се позиционира като усъвършенствана платформа за управление на съдържание и потребителско изживяване, която надгражда и разширява възможностите за изкуствен интелект и машинно обучение на Microsoft Syntex. Тя има за цел да автоматизира обработката на съдържание, да подобри потребителското изживяване при взаимодействие със съдържание и да осигури надеждни механизми за управление.

Ключова характеристика е гъвкавият модел на фактуриране. Много от основните възможности за обработка на съдържание се таксуват чрез модел „плащане при използване“ (PAYG), свързан с абонамент за Azure. Това позволява на организациите да използват услугите според нуждите си, без предварителни инвестиции или лицензионни ангажименти за тези специфични функции. Този подход обаче изисква интеграция с Azure и наблюдение на разходите за ползване. Освен това, някои функции, особено в областта на разширеното управление (известно преди като SharePoint Advanced Management – ​​SAM), изискват лицензиране на базата на работно място. Тази хибридна структура на лицензиране – комбинация от фактуриране на базата на ползване чрез Azure за услуги за обработка с изкуствен интелект и фиксирани разходи на потребител за функции за управление – се различава от традиционните модели на лицензиране и изисква внимателно планиране и бюджетиране от организациите. Необходимостта от управление както на бюджетите на Azure, така и на потребителските лицензи може да направи прогнозирането на разходите и управлението на лицензите по-сложни, отколкото при унифициран модел.

2.1.1. Функции за обработка на съдържание (автоматизация, управлявана от изкуствен интелект)

SharePoint Premium предлага широка гама от услуги, задвижвани от изкуствен интелект, за автоматизиране на обработката на документи:

Разбиране на документи (неструктурирани, структурирани, свободна форма, предварително изградени)

Това е основна функция, която позволява обучението на модели с изкуствен интелект или използването на предварително изградени модели за автоматично класифициране на документи и извличане на специфична информация.

• Неструктурирани модели: Те се обучават с помощта на „машинно обучение“ (подход без код) с примерни документи, за да разпознават модели в документи като писма или договори. Те се състоят от класификатори (за идентифициране на типа на документа) и екстрактори (за извличане на специфични точки от данни).
• Структурирани и свободни модели: Базирани на AI Builder на Power Platform, тези модели са подходящи за формуляри или документи с променливи структури, където информацията може да бъде разположена на различни места. Те често изискват само няколко примерни документа за обучение.
• Предварително изградени модели: Предлагат предварително обучени решения за често срещани типове документи, като фактури, касови бележки и договори, за бързо извличане на информация, без да се налага сами да обучавате модели.

Автоматично попълване на колони

Използва модели на големи езици (LLM), за да попълва автоматично колони с метаданни в библиотеки на SharePoint въз основа на съдържанието на файла и дефиниран подканен код. Това може да се използва за извличане, класифициране, обобщаване или анализ на съдържание.

Маркиране на таксономия

Автоматично прилага термини от централното хранилище за термини на SharePoint (управлявани метаданни) към документи въз основа на анализ на съдържанието с изкуствен интелект. Това значително подобрява откриваемостта, филтрирането и цялостното управление на файловете и насърчава съгласуваността на метаданните.

Маркиране на изображения

Използва изкуствен интелект, за да разпознава обекти в изображения и автоматично им присвоява описателни ключови думи, които се съхраняват в колона с метаданни. Това улеснява търсенето, сортирането и филтрирането на файлове с изображения.

Оптично разпознаване на символи (OCR)

Извлича отпечатан или ръкописен текст от файлове с изображения (JPG, PNG, TIFF) и PDF файлове, което прави този текст достъпен за търсене и индексиране. Съществуват обаче технически ограничения относно типовете файлове, броя на страниците (макс. 500 за OCR), ограничението на знаците (64 000), размерите на изображенията и поддържаните азбуки (в момента предимно латиница).

Сглобяване на съдържание

Позволява автоматично създаване на стандартизирани, повтарящи се бизнес документи (напр. договори, работни инструкции, оферти) въз основа на съвременни шаблони, свързани с източници на данни, като например списъци в SharePoint. Това може да доведе до значителни икономии на време, както е показано от казус, показващ над 6000 спестени часа годишно.

Превод на документи

Автоматично създава преведени копия на документи директно в библиотеките на SharePoint, запазвайки оригиналния формат и структура. Поддържа широк набор от езици.

електронен подпис

Интегрира функция за заявяване и управление на електронни подписи директно в SharePoint и Microsoft 365. Това опростява процесите на подписване и запазва документите в средата на M365 по време на процеса на преглед и подписване, като по този начин подпомага съответствието. Регионалната наличност в момента е ограничена.

PDF сливане/извличане

Предоставя инструменти за обединяване на множество PDF файлове в един файл или разделяне на голям PDF файл на няколко по-малки.

Правила за обработка

Позволява дефинирането на прости, базирани на правила действия в библиотеки с документи за автоматизиране на задачи, като например преместване на файлове въз основа на промени в метаданните.

Функции за съдържание

Тези функции целят да подобрят взаимодействието на потребителя със съдържанието:

Подобрен преглед на файлове

Предоставя подобрен изглед за стотици типове файлове директно в SharePoint/OneDrive/Teams и поддържа функции като анотации.

Заявка за съдържание

Позволява по-прецизни заявки, базирани на специфични стойности на метаданни, надхвърлящи простото търсене по ключови думи.

Шаблони за сайтове

Предоставя шаблони за уебсайтове на SharePoint, които са предварително конфигурирани за управление, обработка и проследяване на бизнес документи.

Портали за документи

Те позволяват сигурно сътрудничество по документи с външни страни, като например доставчици или фрийлансъри.

Приложение за бизнес документи и център за документи

Бъдещи, централизирани интерфейси за управление на висококачествени документи, планирани като услуги, лицензирани от потребители.

Функции за управление на съдържанието (SharePoint Advanced Management – ​​​​SAM):

Ключов компонент на SharePoint Premium са подобрените възможности за управление, известни преди като SharePoint Advanced Management (SAM). Те са от решаващо значение за сигурното управление на съдържанието, особено в подготовката за инструменти с изкуствен интелект като Copilot.

фокус

Борба с разрастването на съдържанието (неконтролирано нарастване на съдържанието), предотвратяване на прекомерното споделяне (overshare), управление на достъпа до уебсайтове на SharePoint и OneDrive и контрол на жизнения цикъл на съдържанието.

Ключови функции

• Отчети и анализи за управление на достъпа до данни (DAG): Осигуряват прозрачност относно това какво съдържание се споделя, как и с кого, и идентифицират потенциално прекомерно споделени уебсайтове или файлове с чувствителни етикети.
• Политики за жизнения цикъл на сайта: Позволяват дефинирането на насоки за обработка на неактивни уебсайтове (напр. архивиране) и осигуряване на валидна собственост върху уебсайта.
• Прегледи на достъпа до сайта: Автоматизирайте прегледа на разрешенията за достъп до уебсайта от собствениците на уебсайтове.
• Ограничен контрол на достъпа (RAC): Позволява ви да ограничите достъпа до конкретни сайтове на SharePoint или акаунти в OneDrive до определени групи за сигурност, независимо от съществуващите разрешения за споделяне.
• Политики за блокиране на изтеглянето: Предотвратете изтеглянето, отпечатването или синхронизирането на файлове от определени уебсайтове или OneDrive, като разрешите достъп само през браузъра.
• История на промените: Регистрира административни промени в уебсайтове или настройки на организацията.
• AI Insights: Използвайте езикови модели, за да идентифицирате модели и потенциални проблеми с управлението в отчетите и да предоставите препоръки за действие (напр. идентифициране на неактивни уебсайтове с чувствително съдържание).

Лицензиране

Тези подобрени функции за управление обикновено изискват отделни лицензи за потребител (SAM лицензи). Струва си да се отбележи обаче, че някои от тези функции са включени и в лицензите за Microsoft 365 Copilot.

Случаи на употреба и предимства:

SharePoint Premium позволява автоматизирането на множество бизнес процеси, като например обработка на фактури и договори. Той подобрява точността на търсенето чрез автоматично извличане и прилагане на метаданни и помага за управлението на рисковете за съответствие чрез автоматична класификация и прилагане на политики. Това води до подобрено управление на знанията, повишена ефективност и производителност, икономии на разходи и по-голяма точност на данните. Казусите и анализите показват значителна възвръщаемост на инвестициите (ROI), често трансформираща, а не незначителна.

Внедряването на SharePoint Premium не е тривиално начинание. Това не е решение, което може просто да се „включи“ и да заработи веднага. По-скоро изисква значителна инвестиция на време и експертиза. Обучението на персонализирани AI модели изисква внимателно подбрани примерни документи (както положителни, така и отрицателни примери) и участието на експерти по темата от съответните бизнес звена. Необходими са също така дефинирането на ясни таксономии и създаването на центрове за съдържание за управление на моделите. Освен това трябва да се създаде структура за управление за куриране (преглед и усъвършенстване) на извлечените метаданни и класификации, както и за текущата поддръжка на моделите. Без внимателно планиране, участие на експерти по темата и непрекъснато управление успехът не е гарантиран. Съществуват и технически и практически препятствия: докладите показват предизвикателства при обработката на сложни документи, като например многостранични PDF файлове с таблици, обхващащи множество страници, или страници, съдържащи множество таблици. Трябва да се вземат предвид ограниченията на файловия формат, размер и OCR. Освен това бяха наблюдавани забавяния в пускането на актуализации на моделите и произтичащите от това проблеми с автоматизираната обработка. Тези фактори подчертават, че макар SharePoint Premium да е мощен, той изисква добре обмислена стратегия за внедряване и постоянна поддръжка, за да реализира пълния си потенциал и да преодолее ограниченията си.

Свързано с това:

• Microsoft Copilot: Цялостен анализ на AI асистента на Microsoft

Copilot за Microsoft 365 в SharePoint: Асистент с изкуствен интелект за съдържание и сътрудничество

Microsoft 365 Copilot е инструмент за продуктивност, задвижван от изкуствен интелект, дълбоко интегриран с приложенията на Microsoft 365, включително SharePoint. Той използва модели на големи езици (LLM) и осъществява достъп до данни от Microsoft Graph (имейли, чатове, календари, документи), за да предоставя контекстуална поддръжка. Ключова функция за сигурност е, че Copilot зачита съществуващите потребителски разрешения; потребителите виждат само информация, до която вече имат достъп. Употребата изисква определени базови лицензи за Microsoft 365 плюс допълнителен лиценз за Copilot на потребител.

Основни функции в SharePoint

Създаване на съдържание (страници/публикации)

Copilot помага на авторите директно в редактора на RTF текст на SharePoint (в уеб частта „Текст“) при създаването и редактирането на съдържание. Той може да пренаписва текст, да коригира тона, да съкращава или изпълнява. Особено забележителна функция е способността му да генерира цели страници на SharePoint въз основа на проста подкана или чрез използване на съществуващи документи (като Word файлове или PowerPoint презентации) като основа. Copilot също така използва нови функции за дизайн на SharePoint, като например гъвкави секции и идеи за дизайн, за да предлага привлекателни оформления.

Агенти на SharePoint

Това са специализирани асистенти с изкуствен интелект, ограничени до съдържанието на конкретни сайтове на SharePoint или избрани файлове и папки. Те могат да отговарят на въпроси в рамките на тази специфична област на знанието и да действат като „експерти по темата“ за това съдържание. Всеки сайт на SharePoint автоматично получава агент по подразбиране. Потребителите с права за редактиране могат да създават допълнителни, персонализирани агенти и да ограничават базата си от знания до 20 източника (сайтове, библиотеки, папки, файлове). Агентите винаги зачитат индивидуалните потребителски разрешения. Те могат също така да бъдат интегрирани и използвани с Microsoft Teams. В момента се поддържат обикновени документи на Office, PDF файлове, текстови файлове и HTML; планира се поддръжка за изображения, видеоклипове и OneNote. Списъци или страници на SharePoint от библиотеката със страници в момента не могат да се използват като източник.

Събиране/обобщаване на информация

Copilot може да извлича информация от библиотеки с документи, списъци и сайтове на SharePoint, за да помогне на потребителите да търсят файлове, да генерират обобщения или да извличат аналитични данни. В интерфейса на OneDrive или SharePoint потребителите могат да използват Copilot, за да получават обобщения на документи или да задават въпроси относно съдържанието. Възможността за намиране на необходимата информация във файловете се посочва като значително предимство от ранните потребители. Струва си да се отбележи обаче, че възможностите за обобщаване може да са ограничени в контекста на чат (например до последните 30 дни от историята на чата).

Интеграция с Copilot Studio

SharePoint може да служи като източник на данни за изграждане и обучение на персонализирани модели и агенти с изкуствен интелект в Copilot Studio (преди Power Virtual Agents). Това позволява създаването на генеративни отговори въз основа на съдържанието на SharePoint. Настройката изисква конфигуриране на удостоверяване, за да се разреши достъп до данни в SharePoint.

Случаи на употреба и предимства

Използването на Copilot в SharePoint обещава значително повишаване на производителността. То ускорява създаването на съдържание, опростява дизайна на уебсайтове и страници, автоматизира създаването на резюмета и подобрява сътрудничеството. Извличането на информация се улеснява и времето, прекарано в рутинни задачи, се намалява. Проучвания и доклади от ранни потребители посочват количествено измерими ползи: средно спестяване на време от 1,2 до 10 часа седмично, 29% по-бързо изпълнение на задачи (търсене, писане, обобщаване) и подобрено качество и точност на работата.

Ограничения и предизвикателства

Въпреки потенциала си, има съобщения за предизвикателства и ограничения при използването на Copilot с SharePoint:

Проблеми с търсенето/извличането

Потребителите съобщават за непоследователни или неточни отговори на запитвания относно съдържанието на SharePoint, особено по отношение на метаданни, брой файлове или специфични подробности. Copilot изглежда се затруднява със структурни (мета) запитвания, за разлика от запитванията за съдържание. Ограниченият контекстен прозорец на LLM затруднява обработката на много големи документи или голям брой файлове. Забавянията при индексиране могат да повлияят на актуалността на информацията. Мерки за управление, като например ограничено търсене в SharePoint (RSS), могат да ограничат достъпа на Copilot до данни и по този начин да повлияят на качеството на отговорите.

Ограничения за агенти

Броят на източниците на знания за агентите в момента е ограничен до 20. Списъци и страници не се поддържат като източници. Поддръжката за файлови формати се разширява. Споделяемите връзки към страници не функционират като източници на знания. Съобщени са и проблеми с процеса на одобрение на агенти и техните възможности за заземяване.

Функционални пропуски/несъответствия

Някои потребители пропускат функции, познати от други инструменти с изкуствен интелект (напр. директно качване на документи в чат, избор на модел, генериране на изображения чрез DALL-E). Производителността понякога се възприема като по-проста от тази на специализирани модели като GPT-4.

Готовност на данните

Ефективността на Copilot зависи значително от добре организираните и правилно оторизирани данни в Microsoft 365 и SharePoint. Рискът от прекомерно споделяне е значителен и трябва да бъде отстранен, преди Copilot да бъде широко внедрен.

Тези наблюдения показват, че Copilot е предназначен предимно като асистент за задачи като изготвяне на чертежи, обобщаване и отговаряне на въпроси, базирани на достъпно съдържание, като се използва семантичното разбиране. Той обаче не е панацея и не замества прецизните, базирани на метаданни търсения или задачи за инвентаризация. Потребителите, които очакват Copilot точно да брои файлове или да филтрира елементи въз основа на сложни метаданни, може да бъдат разочаровани. Възможностите му са ограничени от основните данни в Microsoft Graph, ограниченията на индексирането и приложените разрешения. Следователно ясните очаквания относно възможностите му в сравнение с традиционните методи за търсене са от решаващо значение за успешното му внедряване.

Интеграция на независима и междуизточникова AI платформа за всички бизнес нужди - Изображение: Xpert.Digital

AI Game Changer: Най-гъвкавата AI платформа - Специализирани решения, които намаляват разходите, подобряват вашите решения и повишават ефективността

Независима платформа с изкуствен интелект: Интегрира всички съответни източници на фирмени данни

• Тази платформа с изкуствен интелект взаимодейства с всички специфични източници на данни
  • От SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox и много други системи за управление на данни
• Бърза интеграция на ИИ: Специализирани ИИ решения за бизнеса за часове или дни, вместо за месеци
• Гъвкава инфраструктура: облачна или хостинг във вашия собствен център за данни (Германия, Европа, свободен избор на местоположение)

• Максимална сигурност на данните: използването му в адвокатските кантори е неопровержимо доказателство
• Разгръщане в широк спектър от корпоративни източници на данни
• Избор на собствени или различни модели на изкуствен интелект (Германия, ЕС, САЩ, Китай)

Предизвикателства, които нашата AI платформа решава

• Липса на съответствие с конвенционалните решения с изкуствен интелект
• Защита на данните и сигурно управление на чувствителни данни
• Високи разходи и сложност на индивидуалното разработване на ИИ
• Недостиг на квалифицирани специалисти по изкуствен интелект
• Интегриране на изкуствен интелект в съществуващи ИТ системи

Повече информация тук:

• Интеграция на независима и междуизточникова платформа с изкуствен интелект за всички бизнес нужди

Системи за управление на данни в преход: Стратегии за бизнес успех в ерата на изкуствения интелект – Изображение: Xpert.Digital

Други вградени функции на изкуствен интелект – SharePoint среща изкуствен интелект: Сравнение на вградените подходи и тези на трети страни

В допълнение към SharePoint Premium и Copilot, има и други оригинални технологии на Microsoft, които активират или са активирали функции с изкуствен интелект в контекста на SharePoint:

Интеграция с AI Builder

AI Builder е част от Microsoft Power Platform и предлага колекция от предварително обучени и персонализирани AI модели (напр. за обработка на документи, разпознаване на обекти, категоризация и прогнозиране). Тези модели могат да се използват директно в SharePoint (често като част от функциите на SharePoint Premium/Syntex за структурирана/свободна обработка) или чрез работни потоци на Power Automate, задействани от събития на SharePoint (напр. качване на файлове). Това позволява създаването на персонализирани, задвижвани от AI автоматизации с подход с ниско кодиране/без кодиране. Примерите включват работни потоци, които автоматично извличат метаданни от качени фактури и ги записват в колони на SharePoint или които класифицират документи въз основа на тяхното съдържание. Използването на AI Builder изисква подходящи лицензи за Power Platform или кредити за AI Builder, някои от които са включени в лицензите на Syntex/Premium или се таксуват чрез модела „плащане при ползване“ (PAYG).

Viva Topics (Прекратено производство)

Viva Topics използва изкуствен интелект, за да идентифицира, организира и представя автоматично знания от съдържание в Microsoft 365 (включително SharePoint) като карти с теми и страници. Тези теми се показваха контекстуално в приложения като SharePoint, Teams и Outlook, за да се улесни откриването на знания и идентифицирането на експерти. Viva Topics обаче ще бъде прекратена през февруари 2025 г. Вместо това Microsoft фокусира усилията си за разработка върху изживявания, задвижвани от изкуствен интелект, в рамките на Copilot и директно в SharePoint. Съществуващите публикувани от потребителите страници с теми ще бъдат преобразувани в обикновени страници на SharePoint, които все още ще могат да бъдат откривани чрез търсене, но вече няма да се актуализират от изкуствен интелект.

Интеграцията на AI Builder подчертава ключов аспект от стратегията на Microsoft: Докато SharePoint Premium предлага набор от вградени и обучими AI модели за често срещани задачи за управление на съдържание, Power Platform (Power Automate, Power Apps) с AI Builder служи като основен инструмент за създаване на по-персонализирани, нискокодови, AI-базирани работни потоци, които взаимодействат с данни на SharePoint. Следователно, когато организациите се нуждаят от AI автоматизации, които надхвърлят стандартните възможности на Premium – например, за интегриране с външни системи, внедряване на сложна, многоетапна логика или създаване на персонализирани интерфейси с Power Apps – Power Platform с AI Builder е специализираният набор от инструменти на Microsoft, тясно интегриран с SharePoint. Това осигурява ключов слой разширение отвъд вградените Premium функции.

Свързано с това:

• Unframe AI трансформира интеграцията на изкуствен интелект за бизнеса за рекордно кратко време: индивидуално разработени решения за часове или дни

Решения от трети страни с изкуствен интелект за интеграция с SharePoint

В допълнение към оригиналните решения за изкуствен интелект на Microsoft, има нарастващ пазар от инструменти на трети страни, които интегрират или разширяват възможностите на изкуствен интелект в SharePoint. Тези решения често покриват специфични ниши или предлагат алтернативни подходи към предложенията на Microsoft. Интеграцията обикновено се осъществява чрез различни механизми:

API

Използвайте Microsoft Graph API или специфични SharePoint API за достъп до данни и извършване на действия.

конектори

Платформи като Zapier или Power Automate (чрез персонализирани конектори) позволяват SharePoint да бъде свързан с външни услуги с изкуствен интелект.

Специализирани добавки/приложения

Решения, проектирани като уеб части, добавки или самостоятелни приложения на SharePoint Framework (SPFx), които взаимодействат директно с SharePoint.

Примери и анализ

Гамата от решения на трети страни е огромна. Ето няколко примера, категоризирани по основни функции:

Платформи за работен процес/автоматизация (с изкуствен интелект)

• FlowForma: Платформа без код, която използва генеративен изкуствен интелект (собствени функции за „копилот“ и обобщаване), за да създава сложни работни потоци, които се интегрират безпроблемно с Microsoft 365 и SharePoint.
• Nintex: Предлага цялостни инструменти за автоматизация на работни процеси, роботизирана автоматизация на процеси (RPA) и генериране на документи с интеграция с SharePoint. Въпреки това, може да има по-стръмна крива на обучение и по-високи разходи.
• Zapier: Служи като интеграционна платформа („междинен софтуер“), която свързва SharePoint с хиляди други приложения, включително услуги с изкуствен интелект като „AI by Zapier“ (използващ модели като OpenAI и Anthropic) или специализирани инструменти с изкуствен интелект като „Browse AI“ за извличане на данни от уебсайтове. Той е особено подходящ за автоматизиране на по-прости задачи, свързани с различни приложения.
• Kissflow: Друго решение за управление на работни процеси, насочено към нетехнически потребители с опростен потребителски интерфейс.
• Sembly.ai: Специализиран в продуктивността на срещите, той се интегрира с SharePoint, за да съхранява автоматично генерирани от изкуствен интелект бележки, резюмета и списъци със задачи от срещи в съответните библиотеки на SharePoint. Интеграцията се извършва чрез API и зачита съществуващите разрешения.

Семантично търсене/управление на знанията

• PoolParty Semantic Suite (от Graphwise): Предоставя семантичен слой над SharePoint (както и Teams и Copilot). Позволява семантично търсене (което надхвърля ключовите думи и разбира синоними), автоматично маркиране на концепции въз основа на централно управлявана таксономия и фасетно търсене за прецизиране на резултатите. Интегрира се с хранилището за термини на SharePoint, Azure и Graph API.
• Семафор (от Progress): Използва семантични модели, извличане на текст и правила за класификация, за да обогати SharePoint документи с богати, контекстуални метаданни. Казус с глобална организация с нестопанска цел демонстрира подобрена откриваемост на документи и по-добро споделяне на знания на множество места.
• Expert.ai: Инструмент за семантичен текстов анализ с подробни опции за персонализиране на ключови думи и концепции. Цитира се в сравнения като силна алтернатива в областта на семантиката.
• Guru: Корпоративна платформа за търсене с изкуствен интелект, която обобщава и прави информация за търсене от различни източници, включително SharePoint.
• Onyx (преди Danswer): Платформа с отворен код за изкуствен интелект, която се свързва с корпоративни документи, приложения (включително SharePoint) и хора. Тя предлага интерфейс за чат, конектори към над 40 системи и възможност за създаване на персонализирани AI агенти. Може да се изпълнява локално или в облака.

Обработка/заснемане на документи

• Artsyl docAlpha: Тясно се интегрира с SharePoint и предлага разширено OCR, разпознаване на документи, задвижвано от изкуствен интелект (автоматична класификация и присвояване на метаданни), интелигентно извличане на данни (с обучими модели) и автоматизация на работния процес. Насочен е към специфични индустрии като здравеопазване, финанси и производство.
• conceptClassifier (от различни доставчици): Добавка, която използва технологията „Обработка на съставни термини“, за да класифицира неструктурирани данни в SharePoint и да извлича метаданни.

Общи платформи за изкуствен интелект/продуктивност

• Stack AI: Платформа за изграждане на AI агенти, които взаимодействат с вътрешни данни и API, включително обработка на документи и търсене.
• kama DEI: Платформа за разбиране на естествен език (NLU) с конфигурируема база знания за създаване на виртуални агенти.

Инструменти за отворен код / ​​разработчици

GitHub хоства различни проекти с отворен код и хранилища, свързани с разработката на SharePoint (напр. официални хранилища на Microsoft за документация и обучение за SPFx). Съществуват и специфични инструменти като „Prompt Pulse“, приложение на Microsoft Teams Power, което използва SharePoint като източник на данни за споделяне на подкани на Copilot, както и по-общи инструменти за продуктивност с интеграция с SharePoint. Onyx е пример за по-цялостна платформа за корпоративно търсене/AI с отворен код и SharePoint конектор.

Сравнение на инструменти за изкуствен интелект: интегрирани спрямо подходи на трети страни

Сравнение на инструменти за изкуствен интелект: интегрирани спрямо подходи на трети страни – Изображение: Xpert.Digital

Изборът между използването на интегрирани решения на Microsoft с изкуствен интелект, като SharePoint Premium или Copilot, и интегрирането на инструменти на трети страни изисква внимателно обмисляне на различни аспекти. Интегрираните решения предлагат много дълбока интеграция с Microsoft 365 и безпроблемно потребителско изживяване. Наборът от функции е широк и обхваща области като обработка, управление и помощ, въпреки че дълбочината може да варира в зависимост от конкретната функция. Ценовите модели за тези решения са хибридни, базирани както на подходи, базирани на употреба, така и на потребители. Персонализацията е ограничена до обучение на модели, подкани и използването на Power Platform, докато интеграцията на сигурността се основава на съществуващите стандарти и съответствие с Microsoft 365. Поддръжката се управлява ефективно чрез централизирани актуализации от екосистемата на Microsoft, но изисква известна конфигурация и обучение. Това в крайна сметка води до висока степен на обвързване с доставчик в рамките на системата на Microsoft.

Или трябва да се изберат специализирани „най-добри в класа“ инструменти на трети страни за специфични задачи, свързани с изкуствен интелект, които могат да предложат превъзходна функционалност в тази област, но водят до усилия за интеграция и потенциално по-високи разходи за управление, с изключение на партньора Xpert.Digital?

Решенията на трети страни, от друга страна, се различават по ниво на интеграция. Те работят с API, конектори и добавки, което може да доведе до допълнителна сложност. Те често са специфични за определена ниша и потенциално предлагат по-дълбока функционалност в определени области от интегрираните решения. Ценовите модели варират значително, вариращи от абонаменти до freemium и модели с отворен код. Решенията на трети страни, особено тези с отворен код, често имат предимството по отношение на персонализацията, предлагайки максимална гъвкавост. Тези решения обаче изискват отделни одити по отношение на сигурността и обработката на данни, както и потенциално по-сложно управление на интеграцията. Обвързаността с доставчик обикновено е по-ниска, но все пак има зависимост от конкретния доставчик на трета страна.

Решението между вградената интеграция с Microsoft и специализираните инструменти на трети страни трябва да се вземе предвид и от гледна точка на усилията за интеграция и обвързването с конкретен доставчик. Въпреки че Microsoft 365 предлага дълбока интеграция в собствената си екосистема, обвързването с конкретен доставчик може да бъде значително. Решенията на трети страни, от друга страна, потенциално предлагат по-голяма гъвкавост. Следователно организациите трябва внимателно да преценят дали възприеманото предимство на специализираните функционалности оправдава допълнителните разходи и сложността на интеграцията.

Свързано с това:

• Опасностите от обвързването с даден доставчик: Защо компаниите трябва да избягват зависимости

Влияние на изкуствения интелект върху основните функции на SharePoint

Изкуственият интелект не само променя общите стратегии за управление на съдържанието, но и оказва пряко влияние върху основните функции на SharePoint, по-специално върху търсенето и автоматизацията на процесите.

Търсене и извличане на информация

Традиционните търсения по ключови думи в корпоративните портали често водят до незадоволителни резултати и отнемат време на потребителите. Изкуственият интелект обещава фундаментални подобрения в тази област:

От ключови думи към концепции

Търсенето, задвижвано от изкуствен интелект, надхвърля простото съпоставяне на ключови думи. То има за цел да разбере намерението на потребителя зад заявката за търсене и да вземе предвид семантичния контекст на думите и фразите.

Семантично търсене

Тази технология използва векторни вграждания (математическо представяне на думи и понятия) и езикови модели, за да намери концептуално свързана информация, дори ако точните термини за търсене не се появяват в документа. Microsoft Search, и по-специално Copilot, се основава на такъв семантичен индекс, генериран от данните в Microsoft Graph. Този индекс позволява разпознаването на връзки между различни словоформи, разбирането на синоними и идентифицирането на документи с подобно съдържание. Azure AI Search предлага и семантични функции, като например прекласиране (преоценка на резултатите от търсенето въз основа на семантична релевантност), извличане на фрагменти от отговори и маркиране. Доставчици на трети страни, като PoolParty, също интегрират възможности за семантично търсене в SharePoint. За определени разширени семантични функции, особено в контекста на Copilot Studio или Azure AI Search, може да се изисква лиценз за клиент на Microsoft 365 Copilot, за да се възползвате максимално от семантичното индексиране.

Обработка на естествен език (NLP) / Заявки на естествен език

Изкуственият интелект (ИИ) все повече позволява на потребителите да задават въпроси на естествен, ежедневен език, вместо да разчитат на твърди термини за търсене. Microsoft 365 Copilot е специално проектиран за това разговорно взаимодействие. Струва си да се отбележи обаче, че Microsoft обяви, че ще премахне постепенно определени форми на поддръжка на заявки на естествен език в стандартните интерфейси за търсене на Microsoft 365 (като Outlook, Teams и SharePoint Search) в полза на търсене по ключови думи с филтри или използването на Copilot. Инструменти като LlamaIndex, в комбинация с конектори за данни (напр. от CData), също могат да се използват за разработване на персонализирани решения, които позволяват заявки на естествен език към данни от SharePoint. Функцията eDiscovery (Premium) в Microsoft Purview също използва конструктор на заявки на естествен език във връзка с Copilot.

Персонализация и препоръки

Алгоритмите с изкуствен интелект анализират поведението на потребителите, тяхната роля в компанията, техните взаимодействия и взаимоотношения в Microsoft Graph, за да предоставят персонализирани резултати от търсенето и проактивно да предлагат подходящо съдържание (документи, новини, експерти).

Ползите от тези подобрения в търсенето, задвижвани от изкуствен интелект, включват по-бързо извличане на информация, по-подходящи резултати от търсенето, подобрено откриване на знания и намаляване на времето, което служителите прекарват в търсене.

Таблицата показва разликите между различните подходи за търсене – Изображение: Xpert.Digital

Таблицата показва разликите между различните подходи за търсене. Търсенето по ключови думи разчита на точното съвпадение на термините и, макар и практично поради своята простота, е ограничено по отношение на своята релевантност, тъй като не взема предвид контекста или синонимите. Стандартното търсене на Microsoft, което е персонализирано, допълнително използва сигнали от Microsoft Graph, за да предложи по-добра и по-специфична за потребителя релевантност. То обаче твърде често пренебрегва семантичния контекст и е силно зависимо от качеството на графичните данни. Семантичното търсене, базирано на технологии като Copilot или Azure AI, работи с векторни вграждания и разбира контекста и значението на заявките за търсене. То осигурява най-висока релевантност, защото разпознава намеренията и също така намира концептуално подобни резултати. Изисква обаче изрична настройка, подходящи лицензи и висококачествени данни и може да достигне своите граници със сложни мета-въпроси. Търсенето на естествен език, базирано на разговорен изкуствен интелект и разпознаване на намеренията, позволява интуитивно и гъвкаво въвеждане. То обаче може да бъде двусмислено, поддържа се само частично в стандартните потребителски интерфейси и точността му зависи значително от качеството на основния модел.

Еволюцията на търсенето в Microsoft 365 сочи в ясна посока: Copilot представлява следващото поколение и използва по-усъвършенстван семантичен индекс от стандартното Microsoft Search. Докато стандартното търсене вече интегрира персонализация чрез Microsoft Graph, Copilot добавя по-дълбоко семантично разбиране и възможност за логически изводи. Прекратяването на Microsoft Search в Bing в полза на Copilot подчертава тази стратегическа посока. Въпреки това, търсенето в Copilot среща и ограничения на практика, особено при недостатъчно подготвени данни или неясни разрешения. Инструменти като Restricted SharePoint Search (RSS) илюстрират напрежението между широкия достъп до данни, който AI изисква, и изискванията за управление на данните, което засяга както Copilot, така и стандартното търсене. Следователно, Copilot не е просто „по-добро търсене“, а по-скоро асистент с AI, чиито възможности за търсене се основават на семантично разбиране, но зависят от качеството и достъпността на основните данни.

Автоматизация на процесите и управление на съдържанието

Изкуственият интелект революционизира и начина, по който съдържанието се управлява в SharePoint и се интегрира в процесите:

Автоматизирано класифициране и маркиране

Моделите с изкуствен интелект, особено тези в SharePoint Premium/Syntex, могат автоматично да анализират и класифицират документи въз основа на тяхното съдържание. Те прилагат предварително дефинирани тагове за метаданни, базирани на обучени модели или чрез интеграция с таксономията на SharePoint (управлявани метаданни). Това значително намалява ръчните усилия и осигурява последователни метаданни в цялата колекция от документи.

Извличане на метаданни

Отвъд простото класифициране, изкуственият интелект може да извлича специфична информация – като дати, имена, суми и договорни клаузи – от структурирани (формуляри) и неструктурирани (писма, договори) документи. Тези извлечени данни се съхраняват в колони на SharePoint (полета с метаданни), което позволява процеси, управлявани от метаданни, и значително подобрена откриваемост.

Автоматизация на работния процес

Автоматично извлечените метаданни или получената класификация могат да служат като тригери за последващи работни потоци, обикновено създадени с Power Automate. Примерите включват процеси на одобрение, инициирани въз основа на извлечена сума на фактура, известия за предстоящи изтичания на договори или автоматично насочване на документи към отговорния отдел.

Автоматизация на съответствието (обозначения за съхранение/поверителност)

Особено важен случай на употреба е автоматичното прилагане на политики за съответствие. Моделите с изкуствен интелект (в SharePoint Premium/Syntex) могат да бъдат конфигурирани да прилагат автоматично етикети за съхранение или етикети за чувствителност от Microsoft Purview към документи, въз основа на тяхната класификация или съдържанието, което откриват (напр. чувствителна информация). Това гарантира, че съдържанието се обработва в съответствие с политиките на компанията и законовите изисквания, без да се изисква ръчна намеса от потребителя. Конфигурацията се постига чрез свързване на етикетите на Purview с моделите с изкуствен интелект или чрез политики за автоматично етикетиране в Purview, които отговарят на специфични типове съдържание, типове чувствителна информация, ключови думи или обучими класификатори. Конкретен пример би бил моделът на Syntex, който разпознава „спецификации на продукта“ и автоматично прилага етикет за съхранение, базиран на събитие, като например „Запазване в продължение на 5 години след спиране на производството на продукта“. Power Automate може да се използва и за прилагане на етикети въз основа на логиката на работния процес.

Сглобяване на съдържание

Както бе споменато по-рано, тази функция автоматизира създаването на стандартизирани документи.

Предимствата на тези автоматизации са очевидни: повишена ефективност, намаляване на ръчните грешки, подобрено съответствие, по-висока съгласуваност на данните и ускорени бизнес процеси.

Способността на изкуствения интелект (ИИ) да автоматизира задачи за съответствие представлява промяна в парадигмата. Традиционно спазването на периодите на съхранение или защитата на чувствителни данни разчитаха до голяма степен на ръчни процеси и старание на служителите – както податливи на грешки, така и трудни за мащабиране. ИИ, особено чрез SharePoint Premium/Syntex, сега позволява проактивно и автоматично прилагане на политиките за съответствие, дефинирани в Microsoft Purview, въз основа на съдържанието на документа. Като разбира типа на документа и дали той съдържа чувствителна информация, ИИ може да приложи правилния етикет за съхранение или поверителност, без да е необходима ръчна намеса. Това драстично увеличава съгласуваността на политиките и намалява риска от нарушения на съответствието. За организации в регулирани индустрии или такива, които обработват големи обеми от чувствителни данни, това предлага значителна добавена стойност. ИИ действа като мост между самото съдържание и правилата за управление, прилагани към него, което позволява автоматизирано прилагане в голям мащаб.

Възползвайте се от обширния, петкратен опит на Xpert.Digital в цялостен пакет от услуги | R&D, XR, PR и оптимизация на дигиталната видимост - Изображение: Xpert.Digital

Xpert.Digital притежава задълбочени познания в различни индустрии. Това ни позволява да разработваме персонализирани стратегии, прецизно съобразени с изискванията и предизвикателствата на вашия специфичен пазарен сегмент. Чрез непрекъснат анализ на пазарните тенденции и наблюдение на развитието в индустрията, ние можем да действаме проактивно и да предлагаме иновативни решения. Комбинацията от опит и експертиза генерира добавена стойност и осигурява на нашите клиенти решаващо конкурентно предимство.

Повече информация тук:

• Възползвайте се от 5-те области на експертиза на Xpert.Digital в един пакет – от само 500 евро/месец

Защита и управление на данните: Сигурно внедряване на решения с изкуствен интелект – Изображение: Xpert.Digital

Стратегическа стойност и съображения за внедряване

Интегрирането на изкуствен интелект в SharePoint предлага значителна стратегическа стойност отвъд простото подобряване на отделните функции. Решението за внедряването му обаче трябва да се основава на внимателна оценка на ползите, разходите и необходимите предпоставки.

Бизнес казус: Защо да внедрим изкуствен интелект в SharePoint?

Аргументите за използването на изкуствен интелект в SharePoint са многобройни и засягат основни области на бизнес ефективността:

Ефективност и производителност

Може би най-осезаемата полза е огромното спестяване на време, постигнато чрез автоматизирането на ръчни и повтарящи се задачи. Те включват въвеждане на данни, класифициране на документи, маркиране, обобщаване и създаване на стандартни документи. Служителите са освободени от рутинни задачи и могат да се съсредоточат върху по-стратегически, добавящи стойност дейности. Подобрената функция за търсене също така ускорява извличането на информация.

Управление на знанията

Изкуственият интелект помага за трансформирането на често неструктурираните количества информация в SharePoint в организирани и достъпни знания. Автоматичното маркиране и класификация подобряват откриваемостта и възможността за повторно използване на информацията. Въпреки че Viva Topics се прекратява, целта остава по-добрата връзка между хората и знанията, вече предимно чрез SharePoint и Copilot.

Съответствие и управление

Изкуственият интелект позволява автоматизирано прилагане на политиките за съответствие. Автоматичното прилагане на етикети за съхранение и поверителност въз основа на съдържанието, откриването на чувствителна информация и последователното използване на метаданни спомагат за намаляване на рисковете за съответствие и повишаване на точността на данните. Това също така подпомага одитируемостта.

Спестяване на разходи и възвръщаемост на инвестициите

Автоматизацията намалява оперативните разходи, произтичащи от ръчни процеси, отстраняване на неизправности и неефективно търсене. Потенциални спестявания възникват и от консолидирането на инструменти и избягването на разходите за специализирани наследени системи. Казусите и анализите на възвръщаемостта на инвестициите както за Syntex/Premium, така и за Copilot показват значителен потенциал за спестявания, често далеч надхвърлящ маргиналните подобрения и потенциално постигащ възвръщаемост на инвестициите от над 100% до над 400%.

Бъдеща жизнеспособност

Внедряването на изкуствен интелект подготвя базата от съдържание за бъдещи разработки и по-специално за асистенти с изкуствен интелект като Copilot. Това позиционира компанията в съответствие с общата тенденция за интегриране на изкуствен интелект в дигиталното работно място.

Фактори за внедряване

Внедряването на AI решения в SharePoint изисква стратегически подход и отчитане на няколко ключови фактора:

Лицензиране и разходи

Разбирането на моделите на лицензиране е от съществено значение. SharePoint Premium комбинира модел на плащане при ползване (чрез абонамент за Azure) за услуги за обработка с потребителски лицензи за функции за разширено управление (SAM). Microsoft 365 Copilot също изисква отделен потребителски лиценз в допълнение към основните лицензи за M365. Цената, особено за функциите Premium и Copilot, може да бъде пречка, особено за по-малките организации. Препоръчва се използването на калкулатори за разходи и инструменти за оценка. Настройването на фактуриране при ползване изисква свързване с абонамент за Azure и група ресурси.

Готовност на данните и информационна архитектура (ИА)

Това е един от най-важните фактори за успех. Ефективността на инструментите с изкуствен интелект, особено Copilot, зависи силно от качеството, организацията и разрешенията на основните данни в SharePoint и Microsoft 365. Надеждната информационна архитектура е от съществено значение: ясна структура за уебсайтове и сайтове-хъбове, последователно използване на метаданни и типове съдържание, логически структури на папки и конвенции за именуване. Излишните, остарели или тривиални (ROT) данни трябва да бъдат идентифицирани и почистени, тъй като те могат да повлияят негативно на резултатите от изкуствения интелект. От решаващо значение е разрешенията за файлове да бъдат прегледани и коригирани, а прекомерното споделяне да бъде елиминирано, преди инструменти с изкуствен интелект като Copilot да бъдат широко внедрени. Инструменти като SharePoint Advanced Management (SAM) и Microsoft Purview са от основно значение за това. Самият изкуствен интелект също влияе върху най-добрите практики за информационна интеграция – стандартизираните метаданни, автоматизираните процеси на маркиране и контролът на качеството стават все по-важни. Необходимостта от солидна основа от данни не може да бъде надценена; изкуственият интелект не е заместител на основната информационна хигиена, а по-скоро е предпоставка.

Техническо внедряване и експертиза

Настройването на SharePoint Premium изисква стъпки за конфигуриране, като например свързване с Azure, настройване на центрове за съдържание и обучение на персонализирани модели. Това може да изисква техническа експертиза и може да наложи участието на ИТ специалисти или външни партньори. Има крива на обучение както за администраторите, така и за потребителите. Препоръчително е да започнете с малки стъпки, да идентифицирате конкретни, обещаващи случаи на употреба и да внедрявате решенията постепенно.

Предизвикателства и ограничения

Организациите трябва да са наясно с потенциални технически препятствия, като например проблеми с точността на моделите, ограничения при обработката на определени типове файлове, размери или сложни оформления, несъответствия в отговорите на Copilot или сложности при интегрирането на различни системи.

Управление на промените и внедряване

Въвеждането на инструменти с изкуствен интелект променя начините на работа. Успешното им внедряване изисква целенасочено обучение на потребителите, ясна комуникация относно ползите и ограниченията на инструментите и евентуално създаване на вътрешни „шампиони“ или мултипликатори.

Свързано с това:

• Надежден изкуствен интелект: козът на Европа и шансът да поеме водеща роля в областта на изкуствения интелект

Етични съображения и съображения за защита на данните

Използването на изкуствен интелект в бизнес контекст повдига важни етични въпроси и въпроси, свързани със защитата на данните, на които трябва да се обърне проактивно внимание:

Пристрастие и справедливост

Моделите с изкуствен интелект се учат от данни и следователно могат неволно да възприемат и усилват съществуващи предубеждения. Това може да доведе до дискриминационни или несправедливи резултати. Необходими са непрекъснато наблюдение и коригиране на моделите, за да се открият и сведат до минимум предубежденията. Генерираното съдържание и предложения трябва да се проверяват за неутралност и приобщаване.

Защита и сигурност на данните

Системи с изкуствен интелект като Copilot потенциално обработват големи количества корпоративни данни, включително чувствителна или лична информация. Основният риск е, че неправилните разрешения (прекомерно споделяне) или неправилните конфигурации биха могли неволно да изложат чувствителни данни на потребители, които не би трябвало да имат достъп до тях. Надеждното криптиране, строгият контрол на достъпа и спазването на разпоредбите за защита на данните (като GDPR) са от съществено значение. Microsoft подчертава, че за корпоративните клиенти, използващи Copilot, са въведени мерки за защита на търговските данни, които предотвратяват използването на потребителски подкани или данни за обучение на публични LLM. Въпреки това организациите трябва да дефинират и съобщават свои собствени политики за обработка на данни и да проявяват особено внимание към законово ограничените данни (напр. здравни данни/PHI, PII).

Прозрачност и отчетност

Потребителите трябва да могат да разбират как се генерират отговори, генерирани от изкуствен интелект. Тъй като LLM понякога могат да „халюцинират“, т.е. да генерират невярна, но убедително звучаща информация, е изключително важно потребителите критично да изследват и проверят резултатите. Необходими са ясни насоки за употреба и отговорности за прегледа на резултатите, генерирани от изкуствен интелект.

Принципи на отговорния изкуствен интелект

Използването на ИИ трябва да се придържа към етични принципи: уважително, законосъобразно и с фокус върху избягването на вреда. Следва да се вземат предвид аспекти като достъпността на инструментите с ИИ и тяхното потенциално въздействие върху работните места. Прекомерното разчитане на ИИ, което намалява критичното мислене, трябва да се избягва.

Въвеждането на изкуствен интелект в SharePoint създава присъща двойственост: От една страна, тези инструменти позволяват огромни подобрения в ефективността чрез достъп до и обработка на големи набори от данни. От друга страна, тези възможности отварят нови вектори на риск за защитата и сигурността на данните. Способността на Copilot да осъществява достъп до имейли, чатове и документи, за да предоставя контекстно-зависима помощ, едновременно носи риска от неволно разкриване на чувствителна информация, ако основните разрешения са погрешни или твърде широки. Следователно е от съществено значение внедряването на инструменти с изкуствен интелект да върви ръка за ръка със засилване на мерките за сигурност и защита на данните, както и с установяване на ясни етични насоки и процеси на управление. Ползите от изкуствения интелект могат да бъдат реализирани отговорно само ако свързаните с него рискове се управляват активно.

Microsoft 365 и изкуствен интелект: Тенденции, инструменти и следващото поколение продуктивност

Интеграцията на изкуствения интелект в SharePoint все още е в начален етап. Бъдещото развитие вероятно ще бъде повлияно от следните тенденции:

По-дълбока и по-широка интеграция с изкуствен интелект

Очаква се възможностите на изкуствения интелект да станат още по-безпроблемно и всеобхватно интегрирани в SharePoint, OneDrive, Teams и други услуги на Microsoft 365. Изкуственият интелект все повече ще формира основата за управление на съдържание, автоматизация и потребителско изживяване.

По-нататъшно развитие на SharePoint Premium

Очаква се Microsoft да разшири допълнително възможностите на SharePoint Premium. Функциите в плана включват приложението „Бизнес документи“, „Център за документи“, архивиране на ниво файл и по-дълги периоди на съхранение за резервни копия на M365. Основните функции за обработка и управление на съдържание също ще бъдат допълнително развити, например чрез нови правила с изкуствен интелект за задаване на етикети за чувствителност и съхранение.

Подобрения в Copilot

Очаква се Copilot да стане по-интелигентен, по-добре интегриран (напр. показване на карти Viva Connections в агентите) и потенциално по-способен да се справя с по-сложни задачи и разсъждения. Очакват се и подобрения в речевото взаимодействие.

Оптимизирано изживяване при писане

Изкуственият интелект допълнително опростява създаването на съдържание в SharePoint, например чрез създаване на страници с помощта на изкуствен интелект, предложения за дизайн на секции на страници, по-гъвкави оформления (12-колонна мрежа), съавторство в реално време за страници и подобрени инструменти за редактиране на таблици.

Продължаващ фокус върху управлението

Предвид нарастващия обем данни и нарастващото използване на изкуствен интелект, се очаква Microsoft да продължи да разработва и подобрява инструменти за управление на достъпа, жизнения цикъл и съответствието в ерата на изкуствения интелект.

Свързано с това:

• Пътят на Европа към технологичен суверенитет чрез автоматизация, базирана на изкуствен интелект: Анализ на препоръките на KIRO 2024

Препоръки: Повишаване на ефективността и управлението на знанията чрез изкуствен интелект в SharePoint

Интегрирането на изкуствения интелект бележи повратна точка за Microsoft SharePoint. Платформата се развива от проста система за хранилище на документи в интелигентна среда за управление на съдържание, сътрудничество и откриване на знания. Оригиналните решения на Microsoft, най-вече SharePoint Premium (наследник на Syntex) и Microsoft 365 Copilot, предлагат мощни, макар и все още развиващи се, инструменти за автоматизиране на процеси, подобряване на търсенето и поддръжка на потребителите. Те се допълват от специализирани решения на трети страни. Стратегическата стойност се състои в значително повишаване на ефективността, подобрен достъп до знания, автоматизирано съответствие и потенциално значителни икономии на разходи.

Въпреки това, за да се използва успешно този потенциал, стратегическото планиране и внимателното му прилагане са от съществено значение. Въз основа на анализа се очертават следните ключови препоръки:

Анализ на нуждите и приоритизиране на случаите на употреба

Не внедрявайте решения с изкуствен интелект само заради самите тях. Идентифицирайте специфични бизнес предизвикателства – било то неефективна обработка на документи, неадекватни резултати от търсенето, пропуски в съответствието или изолирани знания – където изкуственият интелект може да осигури измерима добавена стойност. Приоритизирайте случаите на употреба въз основа на очакваната възвръщаемост на инвестициите (ROI) и стратегическото им значение.

Установяване на управлението на данните като основа

Това е най-важната предпоставка. Преди да внедрите инструменти с изкуствен интелект, като Copilot или обширни премиум функции, инвестирайте време и ресурси в почистване на данните си, оптимизиране на информационната архитектура и разрешаване на проблеми с разрешенията и прекомерното споделяне. Използвайте активно инструментите на SharePoint Advanced Management (SAM) и Microsoft Purview. Солидното управление не е по избор, а е основата за ефективно и сигурно използване на изкуствен интелект.

Претегляне на местни решения спрямо решения от трети страни

За основната обработка на съдържание и общите изисквания за подпомагане с изкуствен интелект в Microsoft 365, първо оценете оригиналните решения SharePoint Premium и Copilot поради тяхната дълбока интеграция. Обмислете инструменти на трети страни, ако има специфични, високоприоритетни нишови изисквания, които не са покрити от оригиналните предложения, или ако вече са направени значителни инвестиции в съществуващи решения на трети страни. Когато оценявате тези опции, вземете предвид компромисите по отношение на дълбочината на интеграция, функционалната специализация, разходите и усилията за поддръжка.

Започнете с малко и продължете итеративно

Стартирайте пилотни проекти за избрани случаи на употреба или отдели. Използвайте симулационни режими, където са налични (напр. за насоки за автоматично етикетиране), за да оцените въздействието. Измерете резултатите и възвръщаемостта на инвестициите и усъвършенствайте моделите и процесите, преди да планирате широко разпространение. Ясно съобщете текущите възможности и ограничения на инструментите с изкуствен интелект, за да зададете реалистични очаквания.

Проактивно управление на лицензирането и етиката

Запознайте се с хибридните модели за лицензиране на SharePoint Premium и структурите на разходите на Copilot. Обмислете необходимите бюджети на Azure за услуги с плащане при ползване. Разработете ясни етични насоки и политики за използване на инструменти с изкуствен интелект, като обърнете внимание на аспекти като поверителност на данните, предотвратяване на предубеждения и необходимостта от преглед на резултатите. Планирайте обучение на потребителите и мерки за управление на промените.

В заключение, интеграцията на изкуствен интелект е от решаващо значение за бъдещото създаване на стойност на SharePoint. Стратегическият, добре управляван и итеративен подход, който съчетава технологични възможности с разумни практики за управление и етични съображения, е ключов за реализиране на значителните ползи, като същевременно се управляват присъщите рискове.

☑️ Подкрепа за МСП в стратегията, консултирането, планирането и внедряването

☑️ Създаване или пренасочване на стратегията за ИИ

☑️ Pioneer Business Development

Konrad Wolfenstein

С удоволствие бих служел като ваш личен съветник.

Можете да се свържете с мен, като попълните формата за контакт по-долу или просто ми се обадите на +49 89 89 674 804 (Мюнхен) .

Очаквам с нетърпение нашия съвместен проект.

Xpert.Digital е индустриален център, фокусиран върху дигитализацията, машиностроенето, логистиката/интралогистиката и фотоволтаиката.

С нашето 360° решение за бизнес развитие, ние подкрепяме известни компании от нов бизнес до следпродажбено обслужване.

Пазарно разузнаване, маркетинг, маркетингова автоматизация, разработване на съдържание, PR, имейл кампании, персонализирани социални медии и подхранване на лийдове са част от нашите дигитални инструменти.

Можете да намерите повече информация на: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus