公共行政数字化：何时优化公共行政比现代化更有意义？

Konrad Wolfenstein

2年前

公共管理数字化：优化何时比现代化更有意义？——图片来源：Xpert.Digital

📊 每年 200 次行政联系：官僚主义和德国企业面临的挑战

🏢 德国企业平均每年与公共行政部门有约 200 次接触，而且这一数字还在不断增长。如此频繁的互动往往会导致巨大的官僚成本，尤其是在行政流程尚未完全数字化的情况下。因此，减少官僚主义已成为企业在州、联邦和欧盟层面面临的三大首要问题之一。.

然而，在精简官僚机构方面，立法权和各级政府部门却成了自身的绊脚石：

在德国，公共行政的数字化转型主要由2017年通过的《在线访问法》（OZG）启动，该法案旨在到2022年底实现行政服务的数字化访问。该法案于今年2月在联邦议院获得广泛支持。然而，今天，联邦参议院却出人意料地以多数票否决了该法案。截至2023年4月初，必要的、用户友好的在线门户网站和通用标准仅部分得到落实。鉴于德国行政数字化进程缓慢，数字协会Bitkom呼吁在修订《在线访问法》时赋予民众使用数字化行政服务的法律权利。与此同时，新版《在线访问法》（OZG 2.0）已提交审议。该法案已完成所有立法程序，但最终于2024年3月22日被联邦参议院多数票否决。该法案将于2024年6月重新进行谈判。.

德国经济显然需要充分发挥数字化行政解决方案的效率潜力。当务之急是推广和实施高效的数字化行政流程。由此引出一个问题：何时行政优化比彻底的行政现代化更为明智？.

🔍 行政优化与行政现代化

行政优化是指分析和调整现有流程，使其更加高效。这可以通过引入特定的数字化工具来简化和加速各个步骤来实现。例如，电子文档管理、自动预约安排和表单流程数字化。与全面现代化改造相比，这些措施通常实施起来更快、成本更低。.

另一方面，行政现代化则涉及对行政流程进行更全面的重新设计。这可能意味着引入全新的系统和技术，从而彻底改变现有的结构和工作方式。现代化项目通常周期更长，需要对新技术和员工培训进行更多投资。.

✨ 管理优化何时有用？

在现有流程运行相对良好且已识别出具体瓶颈的情况下，优化可能是最有效的解决方案。只需进行一些微调并整合数字化解决方案，通常就能在无需重大结构性变革的情况下带来快速改进。这尤其适用于能够明确识别问题领域并有针对性地解决问题的专业行政任务。.

例如，在严重依赖纸质文件的部门引入电子表单系统，可以显著缩短处理时间并降低错误率。使用电子签名或实现决策流程自动化也能带来至关重要的优势。.

🔄 何时需要进行行政现代化？

当现有系统和流程过于陈旧或效率低下，以至于小幅调整无法带来任何显著改进时，就必须进行全面现代化改造。通常，现有架构已无法满足现代数字经济的需求。在这种情况下，需要对整个流程体系进行根本性的改革。.

例如，企业可以全面实施数字化平台，用于处理所有行政事务。这意味着企业可以通过中央平台以数字化方式处理与政府机构的所有互动——从申请提交到处理和审批。此类系统需要对各个行政部门进行广泛的整合，并对现有工作流程进行重新设计。.

💻 数字管理的潜力

数字化行政流程的全部潜力在于其能够提高透明度、效率和用户友好性。流程的协调和标准化可以减少误解和错误，从而带来更快、更可靠的结果。这使企业能够节省资源，并将更多精力集中在核心业务上。.

对于政策制定者和行政部门而言，这意味着要尽早审视立法动态，并推广能够为企业带来切实利益的解决方案。政治努力必须旨在识别并消除或调整阻碍性法规。.

🤝 通过合作实现实际应用

另一个重要方面是公共行政数字化进程中所有利益相关方之间的协作和知识交流。通过利用对企业需求的具体了解，可以务实地、有效地实施行政流程。这需要公共行政部门、商业协会和企业自身密切合作。.

与合作伙伴协作，提供并应用一系列数字化管理解决方案至关重要。这涵盖了从使用共享数字平台到合作开发项目等各个方面，旨在打造满足企业特定需求的定制化解决方案。.

🔧 数字技术的使用

行政优化和行政现代化各有其用武之地，具体取决于实际情况和挑战。短期优化可以带来快速且经济高效的改进，而长期现代化则是实现深刻结构性变革的必要条件。将这两种方法结合起来，有助于提高德国公共行政的效率和商业便利性。.

持续运用数字技术并加强各利益相关方之间的密切合作，能够实现精简高效的行政管理，满足经济发展的需求。早期且有针对性的政治支持对于这些战略的成功实施至关重要。.

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#️⃣ 标签：#行政数字化 #精简官僚机构 #行政优化 #行政现代化 #数字行政

🏙️ 为什么政府、城镇和市政当局面临困境：城乡行政现代化和优化 | Kaizen

为什么政府、城镇和市政当局面临困境：城乡地区的行政优化和现代化——图片来源：Xpert.Digital

公共行政部门受到严格的规章制度、法律法规和官僚程序的约束。这旨在确保透明度、问责制以及公平公正。然而，这种严格的监管可能会减缓现代化进程。相比之下，企业通常拥有更大的灵活性，能够更快地应对市场变化。它们在一个受监管但更具活力的环境中运营，这为它们提供了更大的创新和适应空间。.

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在严格的规章制度和有限的权限下：公共行政面临的挑战

🔍🤔 什么时候行政优化比行政现代化更有意义？

🏢 行政优化与行政现代化之间的选择取决于多种因素，包括行政部门当前的实际需求、资源和目标。以下列举了一些可能更适合采用其中一种策略的情况：

🔍 管理优化

当这样做有意义时：

1. 需要短期效果。

当需要快速改进以提高效率或解决紧急问题时。.

2. 资源有限

当资源（财力、人员、时间）有限，无法对新技术进行重大投资或进行深刻变革时。.

3. 现有结构

如果现有的行政结构基本运转良好，但存在一些可以通过微调解决的轻微效率低下或流程瓶颈。.

4. 引入最佳实践

当谈到通过引入经过验证的方法和程序来改进现有流程时，例如 KAIZEN（持续改进）所描述的方法和程序。.

更多相关信息请点击这里：

改善：公共行政领域的持续改进和变革

🔄 行政现代化

当这样做有意义时：

1. 长期和可持续的改进

当需要进行根本性和长期性的变革以应对未来的挑战时。.

2. 技术升级或改造

当存在过时的IT系统和技术，需要用更现代、更高效的解决方案来取代时。.

3. 结构问题

当存在仅靠优化无法弥补的重大结构缺陷，需要进行深刻变革时。.

4. 新要求

当出现新的法律要求或社会对政府的期望，需要引入新的流程和技术时。.

🌟 行政优化与行政现代化：指南

🚀 在决定是优化行政管理还是推进行政现代化时，具体情况和目标，无论是政府机构、市政当局、城镇、城市还是州，都起着至关重要的作用。以下是决策过程中需要考虑的其他一些方面：

1. 时间安排🕰️

行政优化：非常适合短期改进和快速见效。通过分析和优化现有流程和结构，提高效率。.
行政现代化：适用于涉及深刻变革和升级的长期项目。这类项目通常需要更长的实施和适应时间。.

2. 资源💡

行政优化：这通常需要更少的资源，包括财力和人力。现有的架构和技术通常可以继续沿用。.
行政现代化：需要大量资源，包括对新技术、培训以及可能的外部咨询的投资。.

3. 目标与成果🎯

行政优化：旨在快速、可衡量地提高效率，例如缩短处理时间或降低运营成本。.
行政现代化：旨在从根本上革新公共行政，使其实现长期可持续发展。这通常包括引入新技术、重组组织结构以及适应新的法律要求。.

4. 技术要求🖥️

管理优化：这通常是利用现有技术并改进其应用。它也可能包括一些小的技术升级。.
行政现代化：通常需要实施新的技术系统，例如现代化的 IT 基础设施、自动化解决方案或电子政务平台。.

5. 结构性变化🏗️

行政优化：通常不进行或仅进行极小的结构性调整。重点在于现有结构内的流程改进和效率提升。.
行政现代化：为了使行政部门适应现代需求，通常需要进行全面的结构性改革。这可能包括部门和任务的重组。.

6. 阻力与变革管理🌐

行政优化：由于涉及渐进式改进，通常遇到的阻力较小。变革管理固然重要，但通常强度较低。.
行政现代化：由于深刻的变革往往会遭到质疑，因此阻力可能更大。全面的变革管理至关重要，以确保员工的接受和参与。.

因此，在行政优化和行政现代化之间做出选择，应根据相关机构的具体需求、资源和目标谨慎抉择。对现状进行全面分析并明确预期结果至关重要。.

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