行政数字化：什么时候行政优化而不是行政现代化才有意义？

🏢 德国的企业平均每年与公共行政部门有约 200 次接触，并且这一数字正在不断增加。 大量的互动往往会导致巨大的官僚成本，特别是在行政流程没有完全数字化的情况下。 因此，减少官僚主义是州、联邦和欧盟层面企业面临的三大首要问题之一。

然而，在减少官僚主义方面，立法权和受苦的当局和行政部门却各行其是：

在德国，行政数字化转型主要是由2017年通过的《在线访问法案》（OZG）引发的，根据该法案，应在2022年底之前实现行政服务的数字化访问。 2月份，该法案获得了联邦议院的广泛批准。 今天，联邦委员会的多数成员出人意料地否决了该法律草案。 然而，到目前为止（截至 2023 年 4 月上旬），用户友好的在线门户和所需的通用标准仅部分实施。 鉴于德国行政数字化进程缓慢，数字协会Bitkom在修订《在线访问法》时呼吁赋予数字行政合法权利。 新版本的在线访问法案 (OZG 2.0) 现已推出。 经过多方审理，该法律草案最终于 2024 年 3 月 22 日被联邦委员会多数成员否决。 需重新协商（截至 2024 年 6 月）。

德国经济显然需要充分利用数字管理解决方案的效率潜力。 任务是促进和实施公司高效的数字化管理流程。 问题在于，行政优化何时比完全行政现代化更有意义。

🔍 行政优化与行政现代化

管理优化意味着分析和调整现有流程，使其更加有效和高效。 这可以通过引入特定的数字工具来简化和加速各个步骤来完成。 这方面的例子包括电子文档管理、自动预约或表单流程的数字化。 这些措施实施起来往往比全面现代化更快、更便宜。

另一方面，行政现代化涉及对行政流程进行更全面的重新设计。 这可能意味着引入全新的系统和技术，彻底改变现有的结构和工作方式。 现代化项目通常是长期的，需要在新技术和员工培训方面进行更大的投资。

✨ 管理优化何时有意义？

在现有流程已经运行得相对良好并且已识别出特定瓶颈的情况下，优化可能是最有效的解决方案。 较小的调整和数字解决方案的集成通常可以带来快速改进，而不需要进行重大的结构性改变。 这特别适合专门的管理任务，可以识别并具体解决明确的问题领域。

例如，在严重依赖纸质文档的部门中引入数字表单系统可以显着减少处理时间和错误率。 电子签名的使用或通知程序的自动化也可以带来决定性的优势。

🔄 什么时候需要行政现代化？

当现有的系统和流程过时或效率低下，小调整无法再带来明显的改进时，就需要进行全面的现代化。 现有的结构往往无法满足现代数字经济的需求。 在这种情况下，有必要对整个流程进行根本性的改革。

一个例子是为公司的所有管理联系人全面引入数字平台。 这意味着公司可以在一个中央平台上以数字方式处理与管理部门的所有互动——从申请到处理和批准。 此类系统需要广泛整合各个管理领域并重新设计以前的工作流程。

💻 数字化管理的潜力

数字管理流程的全部潜力在于其提高透明度、效率和用户友好性的能力。 通过协调和标准化流程，可以减少误解和错误，从而更快、更可靠地获得结果。 这使得公司可以节省资源并更加专注于核心任务。

对于政治家和行政当局来说，这意味着尽早审查立法领域的进展，并推动为企业带来明显缓解的解决方案。 政治努力必须旨在识别、消除或调整阻碍性法规。

🤝 合作实践

另一个重要方面是参与行政数字化过程的每个人之间的协作和知识交流。 通过利用有关公司需求的具体知识，可以务实且有针对性地实施管理流程。 这需要公共管理部门、商业协会和公司本身之间的密切合作。

与其他合作伙伴协作部署和应用一系列数字管理解决方案是关键。 这包括使用共享数字平台到协作开发项目，以创建满足经济特定需求的定制解决方案。

🔧 数字技术的使用

行政优化和行政现代化都有其用武之地，具体取决于具体情况和挑战。 短期优化可以带来快速且具有成本效益的改进，而长期现代化对于实现深层次的结构变革是必要的。 两种方法的结合可以帮助提高德国的行政管理效率和商业友好性。

通过数字技术的持续使用和所有相关人员之间的密切合作，可以实现满足经济需求的精干高效管理的目标。 早期和有针对性的政治支持对于这些战略的成功实施起着至关重要的作用。

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为什么当局、社区和市政府如此困难：城市和农村地区的行政优化和现代化 - 图片：Xpert.Digital

公共行政受到严格的法规、法律和官僚程序的约束。 这是为了透明度、问责制并确保公平和平等待遇。 这种严格的监管可能会减缓现代化进程。 公司通常具有更大的灵活性，可以更快地对市场变化做出反应。 他们在一个受监管但更具活力的环境中运营，这给了他们更大的创新和适应空间。

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🏢 行政优化和行政现代化之间的决定取决于多种因素，包括行政部门当前的需求、资源和目标。 在以下一些情况下，任一策略都可能更有意义：

🔍管理优化

当它有意义时：

1. 需要短期成果

当需要快速改进以提高效率或解决紧急问题时。

2. 资源有限

当资源（财力、人员、时间）有限且不可能对新技术或深远变革进行大量投资时。

3. 已经运作的结构

当现有的管理结构基本上运作良好，但存在一些轻微的效率低下或流程瓶颈时，可以通过微调来解决。

4. 实施最佳实践

当涉及通过引入经过验证的方法和程序来改进现有流程时，例如 KAIZEN（持续改进）所描述的方法和程序。

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• KAIZEN：管理的持续改进和变革

🔄 行政现代化

当它有意义时：

1. 长期、可持续的改进

当寻求根本性和长期的改变以便为未来的挑战做好准备时。

2、技术升级或改造

当存在过时的 IT 系统和技术需要用更现代、更高效的解决方案替换时。

3、结构性问题

当存在重大结构性缺陷，无法仅通过优化来弥补，需要进行深刻变革时。

4、新要求

当行政部门有新的法律要求或社会期望需要引入新流程和技术时。

🌟 行政优化与行政现代化：指南

🚀 在行政优化和行政现代化之间做出决定时，当局、社区、直辖市、城市或国家的具体情况和目标起着决定性作用。 以下是做出决定时需要考虑的其他一些方面：

1. 时间框架🕰️

• 管理优化：短期改进和快速获胜的理想选择。 在这里，对现有流程和结构进行分析和优化，以实现效率提升。
• 行政现代化：适合涉及深度变革和升级的长期项目。 这些项目通常需要更多时间来实施和定制。

2.资源💡

• 管理优化：通常需要更少的资源，包括财务和人力。 现有的结构和技术通常可以继续使用。
• 行政现代化：需要大量资源，包括对新技术、培训和可能的外部建议的投资。

3. 目标和结果🎯

• 管理优化：旨在快速且可衡量地提高效率，例如缩短处理时间或降低持续运营的成本。
• 行政现代化：目标是从根本上更新行政管理并使其长期可持续。 这通常包括引入新技术、重新设计组织结构和适应新的法律要求。

4.技术要求🖥️

• 管理优化：通常利用现有技术并改进其应用。 它还可能包括小的技术升级。
• 行政现代化：通常需要实施新技术系统，例如现代化的 IT 基础设施、自动化解决方案或电子政务平台。

5.结构性变化🏗️

• 管理优化：通常没有或只有很少的结构变化。 重点是现有结构内的流程改进和效率提高。
• 行政现代化：为了使行政管理适应现代要求，通常需要进行剧烈的结构变革。 这可能包括部门和任务的重组。

6. 阻力和变革管理🌐

• 管理优化：通常会降低阻力，因为这些是渐进式改进。 变革管理很重要，但通常不那么密集。
• 行政现代化：阻力的可能性更大，因为深刻的变化常常遭到怀疑。 全面的变革管理对于确保员工的接受和参与至关重要。

🔍 因此，应根据各自机构的具体需求、资源和目标谨慎做出行政优化和行政现代化之间的选择。 对当前形势的精确分析和对预期结果的明确定义至关重要。

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