德国管理者最大的误解：为什么“先优化后自动化”会让公司陷入瘫痪？

自动化：许多公司忽略的真相——以及真正有效的方法

在德国商界，一条如同铁律般的指导原则是：“先优化流程，再应用技术。”这种看似合乎逻辑且规避风险的方法主导着关于数字化转型的讨论，并常被誉为企业稳健管理的信条。然而，这种循序渐进的思维方式不仅过时，而且正日益成为企业在数字化时代保持竞争力的最大障碍之一。它源于对现代自动化运作方式及其影响的根本误解。

本文阐述了为何将流程优化和自动化严格区分开来是一种错误的二分法。我们指出，等待“完美”的手动流程会让企业陷入停滞状态，浪费宝贵时间，延迟投资回报，加剧技能短缺，并积累巨额技术债务。我们提倡采用并行方法，从一开始就将流程改进和自动化规划紧密结合，而非僵化的顺序。运用并行工程等原则、流程挖掘等现代方法以及敏捷方法，我们可以清楚地认识到：真正的效率和未来的生存能力并非源于等待，而是源于对流程和系统进行智能且同步的思考。数字化转型需要新的理念。

有时，我们需要一个明确的契机来挑战根深蒂固的思维模式。最近，GEBHARDT Intralogistics Group GmbH 的总经理 Marco Gebhardt 在 LinkedIn 上发布的一篇文章就提供了这样的契机。他直言不讳地表达了自己的不满，这句话概括为：“我再也受不了看到‘你必须先控制好流程才能实现自动化’这种说法了。” 这句话正是本文的灵感来源。这句话一针见血地指出了数字化转型中最大的误区之一，也是我们探讨为何这种方法已经过时的绝佳切入点。

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• LinkedIn：我实在看不下去了：“在实现自动化之前，你需要先控制好你的流程。”

流程优化与自动化并行：德国商业文化中的错误二分法

为什么顺序思维会拖慢公司发展速度——以及真正有效的方法

目前，德语区专业人士圈子里正热烈讨论流程优化和自动化的先后顺序。LinkedIn上的讨论中，一个普遍的观点占据主导地位：人工流程必须首先完美运行，之后才能引入技术。这种说法似乎合情合理，逻辑清晰，而且在经济上也比较保守。它并非完全错误。然而，深入分析后会发现，这种方法会导致对自动化项目本质的根本误解，并系统性地阻碍企业的竞争力。

静态陷阱：当人们认为过程是不变的时候。

核心问题在于，这种方法将业务活动视为静态量。它假定流程可以达到最优状态，然后可以通过技术手段进行复制。然而，这并不反映现代生产和办公流程的实际情况。相反，实践表明，自动化技术的引入会从根本上改变流程。今天手动操作行之有效的方法，明天可能就无法在自动化系统中运行，因为自动化有其自身的逻辑、需求和限制。

欧洲自动化行业的研究结果凸显了这一动态。对工具制造行业的分析表明，近三分之二的受访公司将流程稳定性列为实施过程中最大的障碍之一。然而，显而易见的是，这种稳定性并非流程本身固有的属性，而是一个需要通过持续调整才能逐步实现的概念。同一项研究中，70% 的公司表示，组件和流程的标准化程度不足以实现端到端自动化。一种逻辑谬误是：“那就先进行人工优化。”然而，现实情况是，标准化本身往往是自动化过程的结果，而非其前提条件。

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• 弗劳恩霍夫生产技术研究所 (IPT) 与亚琛工具制造学院 (WBA Aachen Toolmaking Academy) 合作开展的“工具制造自动化成功案例”研究。

并行而非顺序：实现真正自动化的关键

这一点在考虑所谓的“同步工程”原则时尤为明显，该原则已成为现代组织的标准最佳实践。这一概念指出，流程中的所有参与者并非按顺序，而是并行地朝着同一个目标努力。应用于流程优化和自动化，这意味着团队在手动改进流程的同时，也在并行地思考如何实现流程自动化。这种并行视角能够带来更根本的优化，因为它不仅优化流程步骤的当前效率，还考虑其自动化潜力。这是一种截然不同的方法。

德国商业文化中存在一种将问题分解成多个阶段的显著倾向。这并非无效——历史上，分阶段的方法在德国工程和制造业领域取得了巨大成功。然而，在现代数字化转型中，这种方法却适得其反。德国信息技术协会（Bitkom）的一项实证研究表明，45% 的公司认为现有系统和流程的转换是数字化转型的核心挑战——在员工人数超过一千人的大型公司中，这一比例尤其高，达到 66%。这并非偶然。公司越是固守循序渐进的模式，其理想状态与自动化需求之间的差距就越大。

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• bitkom：克服业务流程数字化带来的挑战

等待的隐性成本：投资回报率、技能短缺和技术债务

考虑到自动化项目的实际情况，投资回报率 (ROI) 问题就显得更加突出。一个典型的例子是：一家公司投资五万欧元用于发票处理的自动化解决方案。人工操作的减少带来了每年四万欧元的节省。因此，第一年的投资回报率为负20%。这并非自动化失败，而是典型的投资回报率曲线。第二年，投资即可完全收回。第三年，该解决方案开始盈利。那些等待“完美”人工处理阶段的公司，会错失这宝贵的投资回收期。

考虑到技术工人短缺的问题，形势更加严峻。根据目前的调查，缺乏IT和数字化专家是自动化项目推进的一大制约因素。德勤的一项研究表明，依赖自动化的公司平均可实现20%的更高生产力和15%的成本降低。然而，这些公司通常不会等待“完美”的手动模式出现，而是很早就开始构建并行架构。这也有助于IT部门和业务部门之间建立更深入的理解，从而显著提高自动化项目的成功率。

过度依赖顺序规划而产生的技术债务也是一个重要因素。如果公司等到所有系统都完全手动运行后才开始自动化，那么在此期间，技术系统、数据库和软件组件将继续运行。它们会逐渐过时，积累各种不一致之处，并以过时的代码、过时的硬件和次优的数据库结构等形式积累“债务”。日后偿还这些债务的负担，加上自动化实施的难度，将呈指数级增长。一项针对大型企业技术债务管理的研究表明，偿还债务必须是一个持续的过程，需要并行实施规避、识别、衡量、优先级排序和监控等措施。纯粹的顺序方法会导致技术债务累积到如此程度，最终反而会阻碍自动化本身的实现。

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从流程挖掘到敏捷：现代方法如何强制并行化

流程挖掘提供了一种全新的方法。这项技术通过执行数据重构现有流程，并揭示其中的低效之处。优先级排序尤为重要：流程挖掘能够客观地确定哪些流程变更能够带来最大的投资回报率。一项关于衡量流程挖掘成功与否的研究确定了四个关键成功因素：流程记录和分析以可视化的方式重构现有流程；流程协调和优化使类似流程标准化；自动化流程的选择遵循投资回报率标准，重点关注高容量的标准流程；以及运行过程中的持续监控，以衡量流程性能。

这种系统化的方法不能等到所有流程都经过手动优化才进行，它必须并行运行。流程挖掘只能处理来自真实流程的真实数据。你不能将流程挖掘应用于从未实际运行过的优化流程，而只能应用于实际存在并产生数据的流程。

实施方面的挑战是并行方法优势的另一体现。CGI 的一项市场研究发现，变革管理、业务与 IT 部门之间的协作伙伴关系、与现有系统环境的集成、敏捷实施方法以及员工培训是自动化项目成功的五大要素。当采用并行方法时，这些要素的作用会显著增强。当业务部门和 IT 部门共同协作开发解决方案时，彼此之间的理解自然而然地就会加深。当员工理解流程优化背后的原因——因为他们明白这是为了实现自动化——时，变革管理的效果也会更好。

自动化项目中的统计错误率也颇具启发性。最常见的错误来源之一是自动化流程选择不当。反过来，这也意味着正确选择流程对于项目成功至关重要。然而，这种正确的流程选择并非仅靠外部顾问在一切手动运行达到最佳状态后才能完成。它只能通过工程师和领域专家共同协作、达成共识来实现，从而确定哪些流程适合自动化。

在审视软件开发中的敏捷方法时，并行模型显然优于顺序模型。DevOps 流水线的敏捷转型表明，将产品封装在微服务和容器中能够实现快速、并行且资源高效的部署。这使得并行自动化测试成为可能，从而显著缩短了交付周期。这并非新现象，而是一个已被验证的原则，它表明即使在复杂的技术环境中，并行也比顺序更高效。

精益管理理念深深植根于德国工业，也支持这种并行方法。精益管理以持续改进和最大限度减少浪费为基础。然而，等待流程完全人工完善会浪费时间——时间是最宝贵的资源之一。将精益管理与工业4.0技术相结合，可以更精确地监控和控制制造流程。但是，这种结合只有在精益专业知识和技术规划这两个方面同步发展的情况下才能奏效。

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不仅仅是技术：还有人、文化和持续改进

一个常被忽视的方面是心理层面。“先流程，后技术”的说法不仅具有战略意义，还能给人以安慰。对许多员工和管理者来说，这意味着他们暂时无需采取任何行动，时间还很充裕。那些反对企业内部自动化的人常常利用这种说法来拖延项目进度。这可以理解，但却会造成灾难性的经济损失。麦肯锡的研究表明，那些及早推进自动化并与流程优化同步进行的公司，平均而言，往往是市场竞争中的佼佼者。

混合集成是现代系统架构中日益重要的一个术语。其核心理念在于，企业可以逐步实现现代化，而无需突然替换现有系统。一个实际的例子是将 SAP 解决方案与云应用程序集成。这种混合方法允许并行现代化，而不会影响现有运营。新开发与现有运营同步进行，从而可以在不影响可用性的情况下进行测试。用户可以在两种解决方案之间灵活选择，直到新方案完全取代旧方案。这表明，循序渐进而非革命性变革才是正确的道路——而且这种渐进是并行进行的，而非顺序进行的。

研究中提到的实施障碍并不一定构成反对并行流程的理由。近三分之一的公司表示对流程缺乏了解。然而，这些公司恰恰可以从并行方法中获益，因为深入运用自动化技术有助于加深对流程的理解。IT部门和业务部门就“如何自动化这一步骤？”展开的讨论，比单纯的分析阶段更能带来对流程的透彻理解。

持续改进是支持并行流程的另一个概念。自动化项目实施后，通常会进入一个阶段，在此阶段进行监控，解决已发现的效率低下问题，并进一步优化流程。如果该阶段与初始优化阶段并非完全分离，则会更加有效。如果团队已经了解如何实现流程自动化，他们就能更快、更有效地实施持续改进。

持续改进（Kaizen）原则常被误解为一个非常缓慢的过程。实际上，持续改进意味着所有参与者都在不断寻求并实施改进措施。这与并行开展的自动化项目尤为契合。这种结合能够营造一种持续改进的文化，这种文化不会等待“完美”的手动阶段，而是在自动化实施过程中逐步实现。

自动化项目中的变革管理要求向来很高。自动化项目本质上是一种组织变革，而非技术变革。员工的抵触情绪是正常且人之常情。解决方案在于透明的沟通，定期汇报目标、潜力、影响和进展情况。然而，这种沟通如果能够同步进行，效果会更好。如果员工从一开始就看到他们的专业知识被融入到自动化解决方案的设计中，那么他们更容易建立信任和接受度；而如果他们先看到流程是如何“完美”优化的，然后再“从外部”进行自动化，则更容易接受。

另一个关键观察是：那些等待时间过长才追求完美手动操作阶段的公司，往往会错过技术投资的良机。数字化转型所需的资金、补贴和税收优惠都有时效性。等待的文化会导致错失这些良机。敏捷型公司能够抓住这些机会，因为它们已经具备并行思考和快速行动的能力。

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数字化转型的新口号

从以上所有角度来看，结论显而易见：“流程优先，技术其次”的传统观点在经济和战略上都已过时。这种观点或许适用于工业2.0或3.0时代，那时变革速度较慢，对单个系统的巨额投资也拥有较长的使用寿命。然而，在当今的工业4.0时代，灵活性、速度和持续适应性至关重要，这种方法反而会适得其反。

正确的理念是：理解流程至关重要。考虑自动化并非可有可无，而是真正理解流程的必要条件。只有将两者结合起来，才能取得进步。这并非意味着实施构思拙劣的自动化方案，而是意味着始终将自动化视角融入流程优化之中。这意味着流程分析师和IT架构师从一开始就需要携手合作。这意味着企业不会等待无休止的人工完美，而是尽早开始，采取小步迭代的自动化措施。

理解并实践这种理念的公司将成为行业赢家。而那些继续按部就班思考的公司将会落后。

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