Umgang mit veralteter Lagerverwaltungssoftware

Austausch oder „weiter so“?

Moderne Lagersysteme besitzen heutzutage eine technische Lebensdauer von zehn und mehr Jahren, während derer sie sich an aktuelle Entwicklungen anpassen lassen. Doch was ist mit der Steuerungssoftware? Kaum vorstellbar, dass ein Unternehmen erfolgreich mit einer zehn Jahre alten Software am Markt operieren kann. So stellt sich Logistikern die Frage, ob und wann hier Handlungsbedarf besteht, obwohl die Hardware gut und gerne noch ein paar weitere Jahre effizient funktioniert.

Eine veraltete Lagerverwaltungssoftware, die den Anforderungen an die Prozesseffizienz nur noch ungenügend entspricht und nicht mehr in die moderne Netzwerkwelt passt: Durchaus ein Szenario, von dem viele Unternehmen betroffen sind. Trotzdem wird das Risiko der Systemumstellung auf eine moderne Softwarelösung oft gescheut. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn eine neue Lagerverwaltungssoftware zu implementieren, bereitet vielen Logistikern angesichts großer Lagerbestände mit Tausenden von unterschiedlichen Artikeln leicht Bauchschmerzen. Denn auch nach der Umstellung müssen natürlich weiterhin sämtliche Artikel vom System erfasst und – zumindest genauso wichtig – für Bereitstellung oder Inventur auffindbar sein.

Lagerverwaltungssoftware: alt vs. neu

Es gibt also eine ganze Reihe nachvollziehbarer Gründe, warum IT-Verantwortliche vor der Aufgabe, ihre alten Logistiksysteme durch eine neue Lagerverwaltungssoftware zu ersetzen, zurückschrecken. Dazu gehören unklare technische Anforderungen, Angst vor Ausfallzeiten, fehlende technische oder personelle Ressourcen oder schlicht der Zeit- und Kostenaufwand einer Neuimplementierung. Deshalb belassen es viele Unternehmen beim Weiterbetrieb ihrer veralteten Software zur Steuerung der Bereitstellungssysteme, obwohl diese nicht mehr in die neue Netzwerkwelt passt. So bilden sich isolierte Insellösungen, mit welchen sich Organisation, Kontrolle und Verwaltung von übergreifenden Prozessen kaum effizient managen lassen. Wenn dann schon die Integration eines neuen SAP-Moduls oder der Austausch mit dem WMS Probleme bereiten, ist an einen effizienten Einsatz kaum zu denken. Viele Logistiker haben dies erkannt und überdenken aus diesem Grund ihre logistischen Prozesse.

Doch eine neue Lagerverwaltungssoftware zu implementieren erfordert gerade bei großen Lagerbeständen eine äußerst sorgfältige Vorbereitung. Neben der Klärung von zeitlichen Kapazitäten und Investitionskosten sind die intralogistischen Strukturen und Prozesse sowie das Warehouse-Layout und bauliche Gegebenheiten zu berücksichtigen. Nicht zuletzt muss sichergestellt sein, dass die neue Steuerung optimal mit dem vorhandenen Lagersystem harmoniert. Aus diesem Grund bietet sich an, die neue Software in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Hersteller der Lagergeräte zu implementieren. Schließlich bringen diese neben eigener Logistik- und IT-Kompetenz auch ihre umfassende Erfahrung bei vergleichbaren Projekten in anderen Unternehmen ein.

Schritt 1: Welche Software für welche Anforderungen?

Zu Beginn erfolgt eine Prozessanalyse durch die Spezialisten vor Ort, um die Gegebenheiten kennenzulernen und dazu Bedarf wie Anforderungen auf Kundenseite zu ermitteln. Die Erkenntnisse fließen dann in ein Testsystem der Lagerverwaltungssoftware des Herstellers ein. Kardex Remstar, Produzent von dynamischen Lager- und Bereitstellungssystemen bietet Kunden seiner Geräte beispielsweise an, diese mit Power Pick Global, der aktuellen Steuerung von Kardex Remstar zu testen.

Nach einer Erstschulung und Einweisung bilden Lagermitarbeiter und Intralogistik-Verantwortliche mit dem Testsystem dann ihr tägliches Arbeitsumfeld ab – idealerweise praxisnah und  täglich über einen gewissen Zeitraum. Danach greift ein Workshop die gemachten Erfahrungen auf. Aus dessen Ergebnissen leitet sich das Pflichtenheft mit eventuellen kundenindividuellen Anpassungen ab, welches die Basis für das kaufmännische Angebot bildet. Je nach Projektgröße und vorhandenen Ressourcen wird nach erfolgtem Abschluss die Projektdauer festgelegt.

Zwei Systeme oder eins?

Der nächste Schritt hängt vom Ergebnis der gemeinsamen Entscheidungsfindung ab. Je nach Strukturen, Prozessen und IT-Systemlandschaft bietet Kardex Remstar seinen Kunden unterschiedliche Softwarelösungen an. So stellt sich bei einer veralteten Lagerverwaltungssoftware und einem neuen SAP beispielsweise die Frage: Soll das Unternehmen die neue Software so implementieren, dass sie untergeordnet mit einer im Unternehmen bereits genutzten SAP-Lösung arbeitet? Bei dieser Konstellation überträgt eine Schnittstelle alle lagerrelevanten Aufträge vom SAP zum Steuersystem (und bekommt diese zwecks Bestätigung und Bestandsabgleich wieder retour). Die Lagermitarbeiter müssen also zwei Systeme parallel bedienen, können jedoch sämtliche Vorteile der neuen Lagerverwaltungssoftware (LVS) nutzen.

Eine andere Möglichkeit wäre, dass die LVS nahtlos in SAP aufgeht. Bei dieser SAP-orientierten Lösung arbeiten Lagermitarbeiter lediglich über die SAP-Oberfläche. Natürlich besteht auch die Möglichkeit des Anschlusses der LVS an andere ERP-Softwaresysteme, beispielsweise von Microsoft Dynamics oder Oracle.

Egal für welche Lösung sich ein Kunde letztendlich entscheidet, schließlich überwiegt die Erleichterung, das delikate Thema erfolgreich angepackt zu haben. Denn die Resultate lassen sich sehen: effizientere Prozesse und ein besserer Materialfluss im Lager zeigen deutlich, dass sich der Aufwand relativ rasch auszahlt. Je nach Artikelanzahl, Durchsatz und Kapitalbindung im Lager errechnet sich für die Erneuerung der Lagerverwaltungssoftware ein Return-on-Investment (ROI) von maximal einem Jahr.