Штучний інтелект перетворює Microsoft SharePoint з преміальним AI на інтелектуальну платформу управління контентом

AI Solutions для Microsoft SharePoint: Експертний аналіз функцій, додатків та стратегічної цінності

Штучний інтелект (AI) перетворює Microsoft SharePoint в основному з чистого сховища документів на інтелектуальну платформу управління контентом. Ця зміна стосується центральних проблем сучасних компаній, таких як інформаційна перенапруження, неефективні процеси пошуку та високі витрати за допомогою ручної діяльності. Аналіз показує, що інтегровані Microsoft Solutions, зокрема SharePoint Premium (подальша розробка Microsoft Syntex) та Microsoft 365 Copilot, є основною увагою цієї трансформації. SharePoint Premium пропонує глибокі функції AI для автоматизованої обробки, аналізу та управління вмістом, в той час як Copilot як AI Assistant покращує взаємодію та продуктивність користувачів у Suite Microsoft 365. Крім того, існує ринок сторонніх рішень, який може бути інтегрований у SharePoint і пропонувати спеціалізовані функції AI для вимог до нішевих.

Основні переваги використання ШІ в SharePoint значно збільшуються за допомогою автоматизації (наприклад, класифікація документів, вилучення метаданих, запуску робочого процесу), вдосконалене пошук інформації за допомогою семантичного пошуку та персоналізованих рекомендацій, автоматизованого виконання відповідності (наприклад, застосування імен зберігання та конфіденційності) та оптимізованого управління знаннями. Тематичні дослідження показують значний інвестиційний потенціал повернення.

Однак успішна реалізація вимагає ретельного планування. Надійна інформаційна архітектура та суцільна практика управління даними-це основні передумови для повного використання продуктивності інструментів AI та мінімізації ризиків безпеки (зокрема за допомогою обміну даними). Компанії також повинні розуміти та бюджетувати гібридні ліцензійні моделі (оплата за допомогою обробки преміум-класу SharePoint, на основі функцій управління та копілоту). Технічна експертиза для конфігурації та навчання моделей AI, а також продумане управління змінами також критично ставиться до успіху. Етичні аспекти, такі як бази даних, захист даних та прозорість, повинні бути розглянуті активно. Майбутнє SharePoint нерозривно пов'язане з AI, з подальшими інтеграціями та більш розумними функціями, які слід очікувати. Компанії, які стратегічно інтегрують ШІ у своє середовище SharePoint, можуть досягти стійких конкурентних переваг.

Підходить для цього:

• Найкращий Alterantive для SharePoint Premium? Інтеграція AI незалежної та перехресної платформи AI для всіх питань компанії

Зростання AI в управлінні контентом SharePoint

Традиційне управління контентом підприємства (ECM) досягає своїх меж у багатьох організаціях. Велика кількість цифрового вмісту зростає експоненціально, що призводить до значних проблем. Співробітники проводять значну частину свого робочого часу з пошуком інформації, часто з розчаруваннями. Інформація про переплив - це широка проблема, і витрати на ручні процеси управління документами, класифікація та обробка є значними. Microsoft SharePoint, як одна з найбільш використовуваних платформ для співпраці та управління контентом, на якій щодня обробляються величезна кількість даних (понад 2 мільярди файлів та 2 мільйони веб -сайтів на день), фокус цих проблем.

У відповідь на це SharePoint все частіше розвивається з чистого місця для документів до інтелектуальної платформи обслуговування контенту, яка масово покладається на штучний інтелект (AI). Бачення Microsoft полягає в інтеграції AI глибоко в основні функції SharePoint та весь набір Microsoft 365. Декларована мета - зміцнити людську експертизу ("посилювати людський досвід") для автоматизації контенту процесів та перетворення вмісту в корисні знання.

Ця стратегічна орієнтація суттєво проявляється в розробці та брендингу продуктів. Спочатку були представлені спеціалізовані послуги AI, такі як Microsoft Syntex та ініціативи, такі як теми Viva. З появою Microsoft 365 Copilot як всебічного помічника AI, проте було проведено консолідацію. Syntex був перейменований на SharePoint Premium та інтегрований, що сигналізує про більш детальне з'єднання функцій обробки AI з основною платформою. У той же час теми Viva встановлюються з рекомендацією покладатися на досвід управління знаннями на основі SharePoint та замість цього. Ця закономірність вказує на те, що Microsoft не вважає функції AI як ізольовані додатки, а як невід'ємну частину подальшого розвитку самого SharePoint, завдяки чому Copilot служить основним інтерфейсом для взаємодії користувачів з цими інтелектуальними функціями.

Інтегровані рішення Microsoft AI для SharePoint

Microsoft пропонує ряд рішень на основі AI, які інтегруються безпосередньо в SharePoint та Suite Microsoft 365. Вони мають на меті зробити адміністрування, обробку та використання вмісту більш розумним та ефективним. Два центральних стовпів цієї стратегії - SharePoint Premium (подальша розробка Microsoft Syntex) та Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (розробка Syntex): обробка вмісту, досвіду та управління на основі AI, досвіду та управління

SharePoint Premium позиціонує себе як розширену платформу управління вмістом та досвід, яка ґрунтується на функціях KI та машинного навчання Microsoft Syntex. Він спрямований на автоматизацію обробки вмісту, вдосконалення досвіду користувачів у роботі з вмістом та надання надійних механізмів управління.

Важливою особливістю є гнучка модель виставлення рахунків. Багато основних функцій для обробки вмісту виставляються за допомогою моделі оплати праці (PAYG), яка пов'язана з підпискою на Azure. Це дозволяє організаціям користуватися послугами за потребою без попередніх інвестицій або ліцензійних облігацій для цих конкретних функцій. У той же час такий підхід вимагає зв’язку з Azure та моніторинг витрат на використання. Крім того, є функції, особливо в галузі розширеного управління (раніше відомий як SharePoint Advanced Management-Sam), які потребують ліцензування на основі користувачів (на основі сидінь). Ця гібридна ліцензійна структура-комбінація виставлення рахунків на основі використання за допомогою Azure для Azure для послуг з обробки AI та фіксованих про-користувачів витрат на функції управління з традиційних ліцензійних моделей та вимагає ретельного планування та бюджетування з боку організацій. Необхідність управління бюджетом Azure, і ліцензіями користувачів може зробити прогнози витрат та управління ліцензією складнішим, ніж у рівномірній моделі.

2.1.1. Особливості обробки вмісту (автоматизація, що контролюється AI)

SharePoint Premium пропонує широкий спектр послуг, що контролюються AI, для автоматизації обробки документів:

Розуміння документів (неструктуроване, структуроване, вільна форма, збірна)

Це основна функція, яка дозволяє навчити моделі AI або використовувати збірні моделі для автоматичного класифікації документів та отримання конкретної інформації.

• Неструктуровані моделі: навчаються за допомогою "машинного навчання" (підхід без коду) із зразковими документами для визначення моделей у таких документах, як листи або договори. Вони складаються з класифікаторів (для ідентифікації типу документа) та витягу (для витягування конкретних точок даних).
• Структуровані та вільні форми моделі: засновані на будівельнику AI потужної платформи і підходять для форм або документів із змінною структурою, в якій інформація може бути в різних місцях. Вам часто потрібно лише кілька зразкових документів для навчання.
• Підготовлені моделі: Запропонуйте попередньо тренувані рішення для загальних типів документа, таких як рахунки -фактури, квитанції та контракти на швидке вилучення інформації, не маючи тренувати моделі самостійно.

Стовпці Autofill

Використовуйте великі мовні моделі (LLMS) для автоматичного заповнення стовпців метаданих у бібліотеках SharePoint на основі вмісту файлу та визначеного введення (підказка). Це може бути використане для вилучення, класифікації, підсумків або аналізу вмісту.

Таксономія

Автоматично використовує терміни від центрального магазину термінів SharePoint (керовані метадані) до документів на основі аналізу AI вмісту. Це суттєво покращує пошук, фільтрацію та загальне управління файлами та сприяє узгодженню метаданих.

Тегування зображень

Розпізнайте об'єкти на зображеннях за допомогою AI та автоматично надає їм описові ключові слова, які зберігаються в стовпці метаданих. Це полегшує пошук, сортування та фільтрацію файлів зображень.

Оптичне розпізнавання символів (OCR)

Вилучений надрукований або рукописний текст із файлів зображень (JPG, PNG, TIFF) та PDF -файлів, що робить цей текст, який можна шукати та вказати. Однак існують технічні обмеження на типи файлів, номер сторінки (макс. 500 для OCR), ліміт символів (64 000), розміри зображення та підтримувані алфавети (в даний час латинська).

Збір вмісту

Дозволяє автоматичне створення стандартизованих, повторюваних бізнес -документів (наприклад, договорів, інструкцій щодо роботи, пропозицій) на основі сучасних шаблонів, пов'язаних з джерелами даних, такими як списки SharePoint. Це може принести значну економію часу, як показує тематичне дослідження, що заощадив понад 6000 годин.

Переклад документа

Створює автоматично перекладені копії документів безпосередньо в бібліотеках SharePoint, завдяки чому зберігаються оригінальний формат та структура. Підтримує різноманітні мови.

ознаки

Інтегрує функцію для запиту та управління електронними підписами безпосередньо в SharePoint та Microsoft 365. Це спрощує процеси підписів та зберігає документи під час експертизи та підписів у середовищі M365, що підтримує відповідність. Наразі регіональна доступність все ще обмежена.

PDF злиття/екстракт

Пропонує інструменти для об'єднання декількох файлів PDF для формування одного або для розділення великого файлу PDF на кілька менших.

Правила обробки

Дозволяє визначити простіші дії, що базуються на правилах, у бібліотеках документів для автоматизації завдань, наприклад B. Переміщення файлів на основі змін метаданих.

Особливості вмісту (функції для вмісту)

Ці функції мають на меті покращити взаємодію користувачів із вмістом:

Поліпшений переглядач файлів

Пропонує розширений перегляд для сотень типів файлів безпосередньо в SharePoint/OneDrive/Команди та підтримує такі функції, як коментарі.

Запит на вміст

Дозволяє точні запити, засновані на конкретних значеннях метаданих, що виходить за рамки пошуку чистого ключового слова.

Шаблони сайту

Забезпечує шаблони для веб -сайтів SharePoint, попередньо налаштованими для адміністрації, обробки та відстеження бізнес -документів.

Документальні портали

Увімкнути безпечну співпрацю над документами із зовнішніми сторонами, такими як постачальники або фрілансери.

Додаток та документальний центр ділового документа

Майбутні, централізовані поверхні для управління високоякісними документами, які плануються як послуги з ліцензованими користувачами.

Особливості управління вмістом (SharePoint Advanced Management - SAM):

Основною частиною премії SharePoint є розширені функції управління, які раніше були відомі як SharePoint Advanced Management (SAM). Вони мають вирішальне значення для безпечного управління вмістом, особливо стосовно підготовки до інструментів AI, таких як Copilot.

фокус

Боротьба з розповсюдженням контенту (необмежене зростання вмісту), запобігання обміну оверсайзами (надмірне випуск вмісту), управління доступом до веб -сайту SharePoint та OneDrive, а також контроль життєвого циклу вмісту.

Ключові функції

• Звіти та розуміння доступу до доступу до даних (DAG): Пропонуйте прозорість щодо того, який вміст, такий як, і з яким поділяються, потенційно ідентифікуйте надмірно розділені веб -сайти або файли з чутливими іменами.
• Політика життєвого циклу сайту: Увімкніть визначення вказівок щодо обробки неактивних веб -сайтів (наприклад, архівування) та забезпечення дійсних власників веб -сайтів.
• Огляди доступу до сайту: Автоматизація огляду авторизацій доступу до веб -сайтів від власників веб -сайтів.
• Обмежений контроль доступу (RAC): Дозволяє обмежувати доступ до певних веб -сайтів SharePoint або облікових записів ONEDRIVE до визначених груп безпеки, незалежно від існуючого затвердження.
• Блок Завантажити Pedia: запобігти завантаження, друку або синхронізації файлів з певних веб -сайтів або OneDrive, дозволяють отримати доступ лише через браузер.
• Зміна Історія: Проти адміністративних змін на веб -сайтах або організаційних установах.
• AI Insights: Використовуйте мовні моделі для розпізнавання моделей та потенційних проблем з управлінням у звітах та дайте рекомендації щодо дії (наприклад, ідентифікація неактивних веб -сайтів з чутливим вмістом).

Ліцензування

Ці розширені функції управління зазвичай потребують окремих ліцензій на користувачів (ліцензії SAM). Однак слід зазначити, що деякі з цих функцій також включені в ліцензії Microsoft 365 Copilot.

Справи та переваги:

SharePoint Premium дозволяє автоматизацію численних бізнес -процесів, таких як: B. Обробка рахунків -фактур та договорів. Це підвищує точність пошуку за допомогою автоматично витягнутих та використаних метаданих та допомагає керувати ризиками дотримання за допомогою автоматичної класифікації та використання рекомендацій. Це призводить до покращення управління знаннями, підвищення ефективності та продуктивності, економії витрат та більшої точності даних. Тематичні дослідження та аналізи свідчать про значну віддачу від інвестицій (ROI), що часто є трансформаційним, а не просто маргінальним.

Однак реалізація премії SharePoint не є тривіальним починанням. Це не рішення, яке просто "увімкнено" і працює негайно. Швидше, це вимагає значних інвестицій у час та досвід. Навчання спеціальних моделей AI вимагає ретельно підібраних зразкових документів (як позитивних, так і негативних прикладів) та інтеграції експертів із відповідних сфер бізнесу. Також необхідне визначення чітких таксономій та встановлення центрів контенту для управління моделями. Крім того, необхідно встановити структуру управління для кураторства (огляд та уточнення) вилучених метаданих та класифікацій, а також для постійного обслуговування моделей. Успіх не гарантується без ретельного планування, участі експертів та постійного управління. Існують також технічні та практичні перешкоди: звіти свідчать про проблеми в обробці складних документів, таких як: B. PDF -файли з мульти -сторінками з таблицями, що поширюються на кілька сторінок або сторінок з кількома таблицями. Необхідно спостерігати формат файлу, розмір та OCR. Крім того, спостерігалися затримки у публікації оновлень моделі та отриманих проблем з автоматичною обробкою. Ці фактори підкреслюють, що Premium SharePoint є потужним, але потребує добре роздумуваної стратегії впровадження та постійного догляду, щоб використовувати його потенціал та подолати обмеження.

Підходить для цього:

• Microsoft Copilot: всебічний аналіз помічника AI від Microsoft

Copilot для Microsoft 365 у SharePoint: AI Assistant для вмісту та співпраці

Microsoft 365 Copilot-це інструмент продуктивності на основі AI, який інтегрується глибоко в програми Microsoft 365, включаючи SharePoint. Він використовує великі мовні моделі (LLMS) та отримує доступ до даних з графіку Microsoft (електронні листи, чати, календарі, документи) для надання контекстуальної підтримки. Центральна функція безпеки полягає в тому, що Copilot поважає існуючі дозволи користувача; Користувачі бачать лише інформацію, до якої вони вже мають доступ. Використання вимагає певних ліцензій на базі Microsoft 365 та додаткової ліцензії на копілота на одного користувача.

Основні функції в SharePoint

Створення вмісту (сторінки/внески)

Copilot підтримує авторів безпосередньо в редакторі Rich-Text SharePoint (в рамках текстової веб-частини) у створенні та перегляді вмісту. Він може переписати текст, адаптувати, скоротити або виконувати звук. Особливо заслуговує на увагу можливість генерувати цілі сайти SharePoint на основі простого опису (підказки) або за допомогою існуючих документів (наприклад, файлів Word або презентацій PowerPoint). Copilot також використовує нові функції дизайну SharePoint, такі як гнучкі секції та ідеї дизайну, щоб запропонувати привабливі макети.

Агенти SharePoint

Це спеціалізовані помічники AI, які обмежуються вмістом певних веб -сайтів SharePoint або вибраних файлів та папок. Ви можете відповісти на запитання про цю конкретну сферу знань і діяти як "предмет, що займається матовим експертом" для цього змісту. Кожен веб -сайт SharePoint автоматично отримує стандартний агент. Користувачі, які мають права на обробку, можуть створити додаткових, власних агентів та обмежити свою базу знань до 20 джерел (веб -сайти, бібліотеки, папки, файли). Агенти завжди поважають індивідуальні дозволи користувача. Вони також можуть бути інтегровані та використані в командах Microsoft. В даний час офісні документи, PDF -файли, текстові файли та HTML підтримуються; Планується підтримка фотографій, відео та Oneote. Списки SharePoint або сторінки з бічної бібліотеки наразі не можуть використовуватися як джерело.

Пошук інформації/резюме

Copilot може отримати інформацію з бібліотек, списків та веб -сайтів SharePoint, щоб допомогти користувачам шукати файли, створення резюме або видобуток знань. У інтерфейсі OneDrive або SharePoint користувачі можуть використовувати Copilot для отримання резюме з документів або задавати питання. Можливість пошуку необхідної інформації згадується ранніми користувачами як значну перевагу. Однак слід зазначити, що зведені навички в контексті чату можуть бути обмеженими (наприклад, до останніх 30 днів курсу чату).

Інтеграція з студією Copilot

SharePoint може слугувати джерелом даних для створення та навчання спеціальних моделей та агентів AI в студії Copilot (раніше Power Virtual Agents). Це дає можливість створювати генеративні відповіді на основі вмісту SharePoint. Налаштування вимагає конфігурації аутентифікації, щоб забезпечити доступ до даних SharePoint.

Справи та переваги заявки

Використання Copilot в SharePoint обіцяє значне підвищення продуктивності. Він прискорює вміст вмісту, спрощує дизайн веб -сайтів та сторінок, автоматизує створення підсумків та покращує співпрацю. Пошук інформації полегшується, а час, необхідний для звичайної діяльності, скорочується. Дослідження та звіти початкових користувачів дають кількісні переваги: ​​середня заощадження часу від 1,2 до 10 годин на тиждень, 29 % швидше виконання завдань (пошук, письмо, узагальнення), поліпшення якості та точності роботи.

Обмеження та виклики

Незважаючи на потенціал, є повідомлення про проблеми та обмеження щодо використання Copilot з SharePoint:

Проблеми пошуку/доступу

Користувачі повідомляють про непослідовні або неточні відповіді, коли запити на вміст SharePoint, особливо якщо мова йде про метадані, кількість файлів або конкретні деталі. Здається, у Copilot виникає труднощі з питаннями щодо структури (мета -питань) на відміну від питань. Обмежене контекстне вікно LLM ускладнює обробку дуже великих документів або великої кількості файлів. Затримки в індексації можуть впливати на актуальність інформації. Заходи управління, такі як обмежений пошук SharePoint (RSS), можуть обмежувати доступ до даних для Copilot і, таким чином, впливати на якість відповідей.

Обмеження агента

Кількість джерел знань для агентів наразі обмежена 20. Списки та сторінки не підтримуються як джерела. Підтримка форматів файлів розширена. Посилання на сторінки не працюють як джерело знань. Також повідомлялося про проблеми із затвердженням для агентів та їх навичками заземлення.

Функціональні прогалини/невідповідності

Деякі користувачі пропускають функції, відомі з інших інструментів AI (наприклад, прямі завантаження документів у чат, вибір моделі, генерація зображень DALL-E). Продуктивність іноді сприймається як простіша, ніж із спеціалізованими моделями, такими як GPT-4.

Готовність до даних

Ефективність копілоту багато в чому залежить від добреорганізованих, правильно виправданих даних у Microsoft 365 та SharePoint. Ризик розподілу оверсайзів є значним і повинен бути вирішений до того, як копілот буде розгорнути.

Ці спостереження говорять про те, що Copilot в основному розроблений як помічник для таких завдань, як дизайн, підсумок та відповідь на запитання на основі доступного вмісту та використовує семантичне розуміння. Однак це не панацея і не замінює точні процеси пошукових процесів або завдання з питань метаданих. Користувачі, які очікують, що Copilot підраховує точно файли або фільтрувальні елементи на основі складних метаданих, можуть бути розчаровані. Його продуктивність обмежена базовими даними на графіку Microsoft, межі індексації та використаних авторизацій. Таким чином, чітке управління очікуванням щодо його навичок порівняно з традиційними методами пошуку має вирішальне значення для успішного вступу.

Інтеграція незалежної та перехресної платформи AI-джерела для всіх матчів компанії: xpert.digital

Ki-Gamechanger: Найбільш гнучкі рішення AI-таїлові рішення, що зменшують витрати, покращують свої рішення та підвищують ефективність

Незалежна платформа AI: інтегрує всі відповідні джерела даних компанії

• Ця платформа AI взаємодіє з усіма конкретними джерелами даних
  • Від SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox та багатьох інших систем управління даними
• Швидка інтеграція AI: індивідуальні рішення AI для компаній у години чи дні замість місяців
• Гнучка інфраструктура: хмарна або хостинг у власному центрі обробки даних (Німеччина, Європа, вільний вибір місця розташування)

• Найвища безпека даних: Використання в юридичних фірмах - це безпечні докази
• Використовуйте в широкому спектрі джерел даних компанії
• Вибір власних або різних моделей AI (DE, EU, США, CN)

Виклики, які вирішує наша платформа AI

• Відсутність точності звичайних рішень AI
• Захист даних та безпечне управління конфіденційними даними
• Високі витрати та складність індивідуального розвитку ШІ
• Відсутність кваліфікованого ШІ
• Інтеграція ШІ в існуючі ІТ -системи

Детальніше про це тут:

• Інтеграція AI незалежної та перехресної платформи AI для всіх питань компанії

Системи управління даними в змінах: стратегії успіху компанії в епоху ШІ - Зображення: xpert.digital

Інші рідні функції AI-Sharepoint відповідають AI: природному та стороннім підходом у порівнянні

Окрім SharePoint Premium та Copilot, є інші нативні технології Microsoft, які дозволяють або дозволяють функції AI у контексті SharePoint:

Інтеграція AI Builder

Builder AI є частиною Power Platform Microsoft і пропонує колекцію попередньо підготовлених та спеціальних моделей AI (наприклад, для обробки документів, розпізнавання об'єктів, категоризації, прогнозування). Ці моделі можуть бути використані безпосередньо в SharePoint (часто як частина функцій SharePoint Premium/Syntex для структурованої/вільної форми) або через робочі процеси автоматизованого живлення, які викликаються подіями SharePoint (наприклад, завантаження файлу). Це дозволяє створити автоматизацію на основі AI на замовлення, з низьким підходом до коду/без коду. Прикладами є робочі процеси, які автоматично витягують метадані з завантажених рахунків -фактур та записують у стовпці SharePoint або класифікують документи на основі їх вмісту. Використання AI Builder вимагає відповідних ліцензій на платформу електроенергії або кредити AI Builder, деякі з яких також були включені до ліцензій Syntex/Premium або нараховуються моделлю PAYG.

Теми viva (встановлено)

Теми Viva використовували KI для автоматичного визначення знань у Microsoft 365 (включаючи SharePoint), щоб організувати та представити їх у вигляді тем та сайтів. Ці теми відображалися в контексті, пов'язані з такими додатками, як SharePoint, команди та світогляд, щоб полегшити знаходження знань та визначення експертів. Однак теми Viva будуть припинені в лютому 2025 року. Microsoft замість цього зосереджується на своїх зусиллях щодо розробки на досвіді знань, що підтримуються AI, в межах Copilot та безпосередньо в SharePoint. Існуючі теми, опубліковані користувачами, перетворюються на звичайні сайти SharePoint, які все ще можна знайти за допомогою пошуку, але більше не оновлюється AI.

Інтеграція Builder AI підкреслює важливу грань стратегії Microsoft: Хоча SharePoint Premium пропонує ряд вбудованих та тренувальних моделей AI для загальних завдань управління вмістом, електроенергетична платформа (Power Automats, Power Apps) із Builder AI, що займається основними інструментами для створення визначених користувачем коду робочих потоків, які взаємодіють з даними SalePoint. Отже, якщо компаніям потрібна автоматизація AI, яка виходить за рамки стандартних функцій преміум-класу для інтеграції із зовнішніми системами, для впровадження комплексної, багатоступеневої логіки або для створення спеціальних поверхонь з живленнями-Power Platform з AI Builder-це призначений набір інструментів Microsoft. Це пропонує важливий рівень розширення поза вбудованими преміум-функціями.

Підходить для цього:

• Unframe AI перетворює інтеграцію AI для компаній у рекордний час: індивідуальні рішення в години чи дні

AI рішення від сторонніх постачальників для інтеграції в SharePoint

На додаток до Native AI Microsoft, зростає ринок сторонніх інструментів, які інтегрують або розширюють функції AI у SharePoint. Ці рішення часто охоплюють конкретні ніші або пропонують альтернативні підходи до пропозицій Microsoft. Інтеграція, як правило, за допомогою різних механізмів:

API

Використання API Microsoft Graph або конкретних API SharePoint для доступу до даних та виконання дій.

З'єднувачі

Платформи, такі як Zapier або Power Automats (через спеціальні роз'єми) дозволяють підключити SharePoint до зовнішніх служб AI.

Виділені додатки/додатки

Рішення, розроблені як веб-сайти, веб-сайти, додатки або незалежні програми та взаємодіють із SharePoint.

Приклади та аналіз

Діапазон сторонніх рішень великий. Ось кілька прикладів, класифіковані відповідно до функціональних фокусів:

Платформи робочого процесу/автоматизації (з AI)

• FlowForma: Платформа без коду, яка використовує генеративний AI (власні «копілоті» та підсумкові функції) для створення складних робочих процесів, які безперешкодно інтегруються в Microsoft 365 та SharePoint.
• Nintex: пропонує широкі інструменти для автоматизації робочого процесу, автоматизації роботизованих процесів (RPA) та генерування документів із інтеграцією SharePoint. Однак він може мати більш чітку криву навчання та більш високі витрати.
• Zapier: служить інтеграційною платформою ("проміжне програмне забезпечення"), яка поєднує SharePoint з тисячами інших додатків, включаючи послуги AI, такі як "AI від Zapier" (використовує такі моделі, як OpenAai, антропік) або спеціалізовані інструменти AI, такі як "брови AI" для вилучення даних веб -сайтів. Особливо підходить для автоматизації легших завдань, що застосовуються.
• KISSFLOW: Ще одне рішення управління робочим процесом, спрямоване на нетехнічних користувачів через простий інтерфейс користувача.
• Sembly.ai: Спеціалізований на зустрічі з продуктивністю. Інтегрується з SharePoint для автоматичного створення AI-постановлених записів, резюме та завдань у відповідних бібліотеках SharePoint. Інтеграція відбувається через API та поважає існуючі дозволи.

Семантичний пошук/управління знаннями

• Семантичний набір PoolParty (від Graphwise): пропонує семантичний рівень через SharePoint (а також команди та копілот). Вмикає семантичний пошук (який виходить за рамки ключових слів і розуміє синоніми), автоматичне звання концепції на основі централізованої систематики та фасета пошуку результатів. Інтегрований із магазином термінів SharePoint, Azure та API графіком.
• Semaphore (від прогресу): Використовуйте семантичні моделі, правила видобутку тексту та класифікація, щоб забезпечити документи SharePoint з багатими метаданими, пов'язаними з контекстом. Тематичне дослідження з глобальною некомерційною організацією показало поліпшену знахідність документів та кращі мережі знань у різних місцях.
• Expert.ai: інструмент для семантичного аналізу тексту з глибокими параметрами адаптації ключових слів та концепцій. Згадується в порівнянні як сильну альтернативу в семантиці.
• Гуру: Платформа пошукової платформи AI підприємства, яка надає інформацію з різних джерел, включаючи SharePoint, агреговані та затребувані.
• Onyx (раніше Danswer): платформа AI з відкритим кодом, яка поєднується з корпоративними документами, додатками (включаючи SharePoint) та людьми. Пропонує інтерфейс чату, з'єднувачі до понад 40 систем та можливість створення спеціальних агентів AI. Може керуватися локально або в хмарі.

Обробка/запис документів

• Artsyl Docalpha: тісно інтегрується з SharePoint та пропонує розширене OCR, розпізнавання документів на основі AI (автоматична класифікація та призначення метаданих), інтелектуальне вилучення даних (з тренувальними моделями) та автоматизації робочого процесу. Орієнтується на конкретні галузі, такі як охорона здоров'я, фінанси та виробництво.
• ConceptClassifier (від різних постачальників): доповнення, яка використовує технологію "складної обробки термінів" для класифікації неструктурованих даних у SharePoint та витягу метаданих.

Загальні платформи KI/продуктивність

• Stack AI: Платформа для створення агентів AI, які взаємодіють з внутрішніми даними та API, включаючи обробку та пошук документів.
• KAMA DEI: Платформа для розуміння природним мовою (NLU) з настроюваною базою знань для створення віртуальних агентів.

Інструменти з відкритим кодом / розробником

На Github існують різні проекти з відкритим кодом та сховища щодо розвитку SharePoint (наприклад, офіційні сховища Microsoft для документації та навчання SPFX). Існують також специфічні інструменти, такі як "Швидкий імпульс", додаток Microsoft Teams Power, який SharePoint використовує як джерело даних для обміну підказками Copilot, або більше загальних інструментів продуктивності з покриттям SharePoint. Onyx - це приклад більш всебічної платформи пошуку підприємств з відкритим кодом/AI з роз'ємом SharePoint.

Порівняння інструментів KI: Інтегроване проти сторонніх підходів

Порівняння інструментів KI: Інтегроване проти сторонніх підходів: Xpert.digital

Рішення між використанням інтегрованих рішень Microsoft AI, таких як SharePoint Premium або Copilot та інтеграція сторонніх інструментів, вимагає ретельного розгляду різних аспектів. Інтегровані рішення пропонують дуже глибоку інтеграцію в Microsoft 365 та безшовний досвід користувачів. Їх функціональний діапазон є широким і охоплює такі сфери, як обробка, управління та допомога, хоча глибина може змінюватися залежно від функції. Моделі витрат цих рішень є гібридними: вони базуються як на підходах користувачів, так і на користувачі. Пристосованість обмежується тренуванням з моделлю, підказками та використанням енергетичної платформи, тоді як інтеграція безпеки базується на існуючих стандартах та відповідності Microsoft 365. Зусилля з технічного обслуговування ефективно регулюються центральними оновленнями з екосистеми Microsoft, але вимагає певної конфігурації та навчання. Зрештою, це призводить до високої краватки виробника в системі Microsoft.

Або ви вибираєте спеціалізовані інструменти "найкращих" від сторонніх постачальників для конкретних завдань AI, які можуть запропонувати чудову функціональність у цій галузі, але спричиняти зусилля з інтеграції та потенційно більш високі адміністративні витрати, за винятком партнера Xpert.digital?

Сторонні рішення, з іншого боку, є змінними з точки зору глибини інтеграції. Наприклад, вони працюють з API, з'єднувачами та додатками, що може означати додаткову складність. Вони часто спеціалізуються на нішах і пропонують потенційно глибші функції, ніж інтегровані рішення в конкретних областях. Моделі витрат сильно різняться, починаючи з підписки на моделі Freemium та Open Source. З пристосованою перевагу часто є сторонні постачальники, особливо рішення з відкритим кодом, що забезпечує максимальну гнучкість. Однак ці рішення потребують окремого тесту щодо безпеки та обробки даних, а також потенційно більшого управління інтеграцією. Краватка виробника зазвичай нижча, але є залежність від відповідного третім -партійного постачальника.

Рішення між рідною інтеграцією Microsoft та спеціалізованими сторонніми інструментами також слід враховувати стосовно інтеграційних зусиль та прив'язки виробника. Хоча Microsoft 365 пропонує глибоку інтеграцію у власній екосистемі, зв’язок (замок) до цього виробника може бути високим. По -третє, партійні рішення, з іншого боку, потенційно пропонують більшу гнучкість. Тому організації повинні ретельно розглянути, чи передбачувана перевага спеціалізованих функцій виправдовує додаткові витрати та складність інтеграції.

Підходить для цього:

• Небезпека блокування постачальника: чому компанії повинні уникати залежностей

Вплив AI на основні функції SharePoint

Штучний інтелект не тільки змінює всебічні стратегії управління контентом, але й впливає на основні функції SharePoint, зокрема на автоматизацію пошуку та процесів.

Пошук та пошук інформації

Традиційний пошук ключових слів у корпоративних порталах часто призводить до незадовільних результатів та великої кількості часу для користувачів. AI обіцяє основні вдосконалення тут:

Від ключових слів до концепцій

Пошук, що підтримується AI, виходить за рамки чистого порівняння ключових слів. Він спрямований на те, щоб зрозуміти намір користувача, що стоїть за пошуковим запитом та врахувати семантичний контекст слів і фраз.

Семантичний пошук

Ця технологія використовує векторні коди (математичні уявлення про слова та концепції) та голосові моделі для пошуку концептуально пов'язаної інформації, навіть якщо точні пошукові терміни не виникають у документі. Пошук Microsoft та Copilot, зокрема, будують на такому семантичному індексі, який генерується з даних на графіку Microsoft. Цей індекс дозволяє розпізнавати взаємозв'язки між різними формами слова, розуміти синоніми та визначити подібні документи з точки зору змісту. Azure AI Search також пропонує семантичні функції, такі як переробка (переоцінка результатів пошуку на основі семантичної актуальності), вилучення відповідей-снів та акцентів. Третій провайдери, такі як Party Party, також інтегрують семантичні функції пошуку в SharePoint. Ліцензія Microsoft 365 у орендаря може знадобитися для певних розширених семантичних функцій, особливо в контексті студії Copilot або пошуку AI AI для оптимального використання семантичного індексації.

Обробка природної мови (НЛП) / Запити природної мови

AI все більше дозволяє користувачам задавати питання природною, повсякденною мовою, а не використовувати жорсткі пошукові терміни. Microsoft 365 Copilot явно розроблений для цієї розмовної взаємодії. Однак слід зазначити, що Microsoft оголосила, що певні форми підтримки питань природних мов у стандартних пошукових інтерфейсах Microsoft 365 (наприклад, Outlook, команди, пошук SharePoint) закінчуються фільтрами або використанням Copilot. Такі інструменти, як Llamaindex у поєднанні з роз'ємом даних (наприклад, CDATA), також можуть бути використані для розробки власних рішень, що дозволяють забезпечити запити природних мов проти даних SharePoint. Функція Ediscovery (Premium) у Microsoft Petview також використовує конструктор запитів природних мов у зв'язку з Copilot.

Персоналізація та рекомендації

Алгоритми AI аналізують поведінку користувачів, їх роль у компанії, їх взаємодії та відносини в графіку Microsoft, щоб забезпечити персоналізовані результати пошуку та проактивно пропонують відповідний контент (документи, новини, експерти).

Переваги цих вдосконалень пошуку, що підтримуються ШІ, - це швидший висновок інформації, більш відповідні результати пошуку, вдосконалене відкриття знань та скорочення часу, яке проводять працівники з пошуком.

У таблиці показані відмінності між різними пошуками - зображення: xpert.digital

У таблиці показані відмінності між різними пошуками. Пошук ключових слів відбувається через точне порівняння термінів і практично обмежений через його простоту, але обмежений у відповідності, оскільки він не враховує контекст чи синоніми. Стандартний пошук Microsoft, який є персоналізованим, також використовує сигнали з графіку Microsoft, щоб запропонувати користувачеві кращу актуальність. Однак він часто нехтує семантичним контекстом і дуже залежить від якості даних графіків. Семантичний пошук, який базується на таких технологіях, як Copilot або Azure AI, працює з векторними кодами та розуміє контекст та важливість пошукових запитів. Він забезпечує найбільшу актуальність, оскільки він визнає наміри, а також вважає концептуально подібним. Однак це вимагає явної установки, відповідних ліцензій та високоякісних даних і може досягти своїх меж для складних мета-питань. Запит природної мови базується на розмовному ШІ та виявленні намірів, що дозволяє інтуїтивно зрозуміло та гнучкий вхід. Однак це може бути неоднозначним, лише в обмеженій мірі підтримується в стандартних інтерфейсах користувачів, і його точність багато в чому залежить від якості основної моделі.

Розробка пошуку в Microsoft 365 показує чіткий напрямок: Copilot представляє наступне покоління і використовує більш вдосконалений семантичний індекс, ніж стандартний пошук Microsoft. Хоча стандартний пошук вже інтегрує персоналізацію за графіком Microsoft, Copilot додає глибше семантичне розуміння та здатність увійти в логічне. Налаштування пошуку Microsoft у Bing на користь Copilot підкреслює цю стратегічну орієнтацію. Тим не менш, пошук Copilot також досягає обмежень на практиці, особливо у випадку недостатньо підготовлених даних або незрозумілих дозволів. Інструменти, такі як обмежений пошук SharePoint (RSS) ілюструють область напруги між широким доступом до даних, необхідним необхідним АІ, та вимогам управління даними, що впливає як на копілот, так і на стандартний пошук. Тож Copilot - це не просто "кращий пошук", а помічник AI, здатність пошуку якого базується на семантичному розумінні, але залежить від якості та доступності основних даних.

Автоматизація процесів та управління вмістом

AI також революціонує спосіб управління вмістом у SharePoint та інтегровано в процеси:

Автоматизована класифікація та ключові слова

Моделі AI, особливо моделі SharePoint Premium/Syntex, можуть автоматично проаналізувати та класифікувати документи на основі їх вмісту. Вони застосовують заздалегідь визначені теги метаданих, на основі навчених моделей, або через інтеграцію з систематикою SharePoint (керовані метадані). Це значно зменшує ручні зусилля та забезпечує послідовні метадані для всього акції документа.

Вилучення метаданих

На додаток до чистої класифікації, KI може витягувати конкретну інформацію - наприклад, дані, імена, суми, договірні пропозиції - із структурованих (форм) та неструктурованих (листи, договори). Ці витягнуті дані зберігаються у стовпцях SharePoint (поля метаданих) і, таким чином, дозволяють контролювати метадані процеси та значно покращили знахідність.

Автоматизація робочого процесу

Автоматично витягнуті метадані або класифікація використовувались як тригер для робочих процесів нижче за течією, які, як правило, створюються за допомогою автоматів живлення. Прикладами цього є процеси затвердження на основі вилученої суми рахунків -фактур, сповіщень про майбутні договірні процеси або автоматичну маршрутизацію документів до відповідального відділу.

Автоматизація дотримання (імена зберігання/конфіденційності)

Особливо важливим додатком є ​​автоматичне використання рекомендацій щодо відповідності. Моделі AI (в межах SharePoint Premium/Syntex) можуть бути налаштовані таким чином, щоб ви автоматично застосовували назви зберігання (мітки утримання) або імена конфіденційності (мітки чутливості) від Microsoft Suptiwe до документів, виходячи з їх класифікації або розпізнаваного вмісту (наприклад, конфіденційна інформація). Це гарантує, що вміст трактується відповідно до керівних принципів компанії та юридичних вимог без користувачів, які повинні втручатися вручну. Конфігурація відбувається, пов'язуючи назви компетенції з моделями AI або рекомендаціями щодо маркування автомобіля в компетенції, які реагують на певні типи вмісту, конфіденційні типи інформації, ключові слова або класифікатори, що піддаються тренуванню. Конкретний приклад-це модель синтексу, яка розпізнає "специфікації продукту" і автоматично використовує назву зберігання на основі подій "через 5 років після налаштування продукту". Автоматичні живлення також можуть використовуватися для застосування імен на основі логіки робочого процесу.

Збір вмісту

Як уже згадувалося, ця функція автоматизує створення стандартизованих документів.

Переваги цієї автоматизації очевидні: підвищення ефективності, зниження помилок вручну, покращення дотримання, більш високу послідовність даних та прискорені бізнес -процеси.

Здатність ШІ до автоматизації завдань щодо відповідності - це зміна парадигми. Традиційно дотримання періодів утримання або захисту конфіденційних даних сильно залежало від ручних процесів, а догляд за працівниками, як правило, схильні до помилок і важкі до SCAL. KI, особливо за допомогою SharePoint Premium/Syntex, тепер дає змогу в керівництві відповідності, визначених у Microsoft Pethiew, щоб забезпечити їх активно та автоматично на основі вмісту документів. Зрозумівши AI, який тип документа він чи містить конфіденційну інформацію, він може використовувати правильне ім'я зберігання або конфіденційність, не маючи користувача робити це вручну. Це різко збільшує узгодженість застосування та знижує ризик порушень дотримання. Це є значною додатковою вартістю для компаній в регульованих галузях або тих, хто має велику кількість конфіденційних даних. AI діє як міст між самим вмістом та правилами управління, які будуть використовуватися на ньому, і дозволяє автоматизоване виконання у великих масштабах.

Машина AI & XR-3D-рендерінгу: п’ять разів досвід від Xpert.digital у комплексному пакеті служби, R&D XR, PR & SEM-IMAGE: Xpert.digital

Xpert.digital має глибокі знання в різних галузях. Це дозволяє нам розробити кравці, розроблені стратегії, пристосовані до вимог та проблем вашого конкретного сегменту ринку. Постійно аналізуючи тенденції на ринку та здійснюючи розвиток галузі, ми можемо діяти з передбаченням та пропонувати інноваційні рішення. З поєднанням досвіду та знань ми створюємо додаткову цінність та надаємо своїм клієнтам вирішальну конкурентну перевагу.

Детальніше про це тут:

• Використовуйте 5 -разову компетентність xpert.digital в одній упаковці - від 500 € на місяць

Захист даних та управління: Безпечне впровадження AI Solutions-Image: xpert.digital

Стратегічна цінність та міркування щодо впровадження

Інтеграція AI в SharePoint пропонує значну стратегічну додаткову цінність, що перевищує вдосконалення окремих функцій. Однак рішення про впровадження повинно ґрунтуватися на ретельному розгляді переваг, витрат та необхідних вимог.

Бізнес -справа: навіщо реалізовувати AI в SharePoint?

Аргументи використання ШІ в SharePoint різноманітні та торкаються основних сфери ефективності компанії:

Ефективність та продуктивність

Найбільш відчутною перевагою є масове заощадження за допомогою автоматизації ручних та повторюваних завдань. Сюди входять введення даних, класифікація документів, стеля, підсумок та створення стандартних документів. Співробітники звільняються від звичайної діяльності і можуть зосередитися на більш стратегічних, більш цінних завданнях. Вдосконалений пошук також прискорює пошук інформації.

Управління знаннями

KI допомагає перетворити часто неструктуровані інформаційні величини в SharePoint в організовані та доступні знання. Автоматичний переворот та класифікація покращує пошук та повторне використання інформації. Незважаючи на те, що теми Viva встановлені, мета залишається в мережі краще з знаннями та знаннями, в першу чергу через SharePoint та Copilot.

Відповідність та управління

AI дозволяє автоматизовано впровадити вказівки щодо відповідності. Автоматичне використання позначення зберігання та конфіденційності на основі вмісту, розпізнавання конфіденційної інформації та послідовне використання метаданих допомагає зменшити ризики відповідності та підвищити точність даних. Це також підтримує аудиторство.

Економія та рентабельність

Автоматизація зменшує експлуатаційні витрати, спричинені ручними процесами, усуненням несправностей та неефективним пошуком. Потенційна економія також є наслідком консолідації інструментів та уникнення витрат на спеціалізовані застарілі системи. Тематичні дослідження та аналіз рентабельності інвестицій, як для синтексу/премії, так і для копілоту, вказують на високий потенціал заощаджень, який часто виходить за рамки граничних вдосконалень і може досягти рентабельності інвестицій з понад 100% до понад 400%.

Стійкість

Реалізація AI готує вміст для майбутніх подій та особливо для помічників ШІ, таких як Copilot. Він позиціонує компанію відповідно до загальної тенденції інтеграції ШІ в цифрове робоче місце.

Фактори впровадження

Впровадження рішень AI в SharePoint вимагає стратегічного підходу та врахування декількох ключових факторів:

Ліцензія та витрати

Розуміння ліцензійних моделей є важливим. SharePoint Premium поєднує модель оплати праці (через підписку на Azure) для послуг з обробки з ліцензіями на основі користувачів для розширених функцій управління (SAM). Microsoft 365 Copilot також вимагає окремої ліцензії користувача на додаток до ліцензій на базі M365. Витрати, особливо на преміальні функції та копілот, можуть бути перешкодою, особливо для менших організацій. Рекомендується використання комп'ютерів витрат та інструментів оцінювання. Створення законопроекту про PAYG вимагає посилання на підписку на Azure та групу ресурсів.

Готовність даних та інформаційна архітектура (IA)

Це один з найважливіших факторів успіху. Ефективність інструментів AI, особливо копілота, масово залежить від якості, організації та авторизації основних даних у SharePoint та Microsoft 365. Надійна інформаційна архітектура є важливою: чітка структура веб -сайтів та сайтів -маточини, послідовне використання метаданих та інгредієнтів, логотичних структур Folder та назва конвенції. Надлишкові, застарілі або тривіальні (червоні) дані повинні бути ідентифіковані та скориговані, оскільки вони можуть впливати на результати ШІ. Вирішальним фактором є огляд та виправлення дозволів на файл та видалення переоцінки перед інструментами AI, такими як Copilot, широко вводяться. Такі інструменти, як SharePoint Advanced Management (SAM) та Microsoft Perview, є центральними в цьому. Сам AI також впливає на найкращі практики для стандартизованих IA метаданих, автоматизованих процесів тегування та контролю якості стає ще важливішим. Необхідність суцільної основи даних не може бути достатньо підкреслена; AI не є заміною основної гігієни інформації, але вимагає цього.

Технічна реалізація та досвід

Налаштування SharePoint Premium вимагає кроків конфігурації, таких як посилання на Azure, налаштування центрів контенту та навчання спеціальних моделей. Це може зажадати технічного ноу-хау та зробити необхідним інтегрувати його фахівців або зовнішніх партнерів. Існує крива навчання для адміністраторів та користувачів. Доцільно розпочати невеликі, визначити конкретні, перспективні програми та поступово розгорнути рішення.

Виклики та обмеження

Організації повинні знати про потенційні технічні перешкоди, такі як: B. Проблеми точності в моделях, обмеження обробки певних типів файлів, розмірів або складних макетів, невідповідності відповідей або складності копілоту в інтеграції різних систем.

Управління змінами та усиновлення

Впровадження інструментів AI змінює методи роботи. Успішне прийняття вимагає цілеспрямованого навчання користувачів, чіткого спілкування через переваги та межі інструментів та, можливо, встановлення внутрішніх «чемпіонів» або мультиплікаторів.

Підходить для цього:

• Довірливий AI: Трампа Європи та шанс взяти на себе провідну роль у штучному інтелекті

Етичні та захисні міркування

Використання ШІ в контексті компанії викликає важливі питання етичного та захисту даних, які необхідно впоратися з активно:

Упередженість і справедливість

Моделі AI навчаються з даних і, отже, можуть поглинати та посилити існуючі забобони (зміщення). Це може призвести до дискримінаційних або несправедливих результатів. Постійний моніторинг та адаптація моделей зобов'язаний розпізнавати та мінімізувати упередженість. Створений вміст та пропозиції слід перевірити на нейтралітет та інклюзивність.

Захист та безпека даних

Системи AI, такі як Copilot Process Process, потенційно великі кількості даних компанії, включаючи конфіденційну чи особисту інформацію. Основним ризиком є ​​те, що неправильні авторизації (обмін оверсайдами) або неправильні конфігурації роблять конфіденційні дані доступними ненавмисно користувачами, які не повинні бачити. Надійні шифрування, суворий контроль доступу та дотримання правил захисту даних (наприклад, GDPR/GDPR) є важливими. Microsoft підкреслює, що Copilot використовує заходи комерційного захисту даних, які запобігають використанню підказок користувача або даних для підготовки загальнодоступних LLM. Тим не менш, організації повинні визначати та передавати власні вказівки щодо обробки даних та особливо ретельно мати справу з юридично обмеженими даними (наприклад, дані про здоров'я/PHI, PII).

Прозорість та відповідальність

Користувачі повинні мати можливість зрозуміти, як виникають відповіді AI. Оскільки LLMS періодично "галюцинації", тобто помилкову, але переконливо звучаючу інформацію, важливо, щоб користувачі критично перевіряли та перевіряли результати. Необхідні чіткі вказівки та обов'язки щодо перевірки результатів ШІ.

Принципи, відповідальні ШІ

Використання AI повинно дотримуватися етичних принципів: шанобливості, сумісних та обережних, щоб уникнути пошкоджень. Слід враховувати такі аспекти, як доступність інструментів ШІ та потенційні наслідки на робочі місця. Надмірна залежність від ШІ, що зменшує критичне мислення, слід уникати.

Впровадження ШІ в SharePoint створює притаманну подвійність: з одного боку, ці інструменти дозволяють отримати величезні підвищення ефективності шляхом доступу та обробки великої кількості даних. З іншого боку, саме ці навички відкривають нових ризиків для захисту даних та безпеки даних. Можливість Copilot отримувати доступ до електронних листів, чатів та документів, щоб надати контекстну допомогу, також несе ризик ненавмисного розкриття конфіденційної інформації, якщо основні дозволи є невірними або занадто великими. Тому важливо, щоб реалізація інструментів AI була вручну з зміцненням заходів безпеки та захисту даних, а також встановленням чітких етичних рекомендацій та процесів управління. Переваги ШІ можуть бути реалізовані відповідально лише в тому випадку, якщо пов'язані з цим ризики активно керуються.

Microsoft 365 та AI: тенденції, інструменти та наступне покоління продуктивності

Інтеграція AI в SharePoint є лише на початку. Майбутній розвиток повинен формуватися наступними тенденціями:

Глибша і ширша інтеграція AI

Очікується, що функції AI інтегруються ще більш безпроблемними та всебічними в SharePoint, OneDrive, Teams та інших послугах Microsoft 365. AI все частіше складе основу для управління вмістом, автоматизації та досвіду користувачів.

Подальший розвиток премії SharePoint

Очікується, що Microsoft додатково розширить функції SharePoint Premium. Такі функції, як додаток Business Documents, центр документа, архівування на рівні файлів та триваліші періоди утримання для резервного копіювання M365 знаходяться в дорожній карті. Основні функції обробки вмісту та уряду також надалі розроблені, наприклад B. За допомогою нових правил AI для встановлення конфіденційності та назв зберігання.

Вдосконалення в Copilot

Очікується, що Copilot буде більш розумним, краще інтегрованим (наприклад, відображенням карт з'єднань Viva в агентах) та потенційно здатним стосовно складніших завдань та висновків. Також очікується вдосконалення мовної взаємодії.

Оптимізований досвід авторів

Створення вмісту в SharePoint додатково спрощується AI, наприклад. B. Завдяки створенню сторони на основі AI, проектні пропозиції для бічних секцій, більш гнучкі макети (12 сітки), співавтор у режимі реального часу для сторінок та вдосконалені інструменти для обробки таблиць.

Наполегливий фокус на управлінні

З огляду на зростаючу кількість даних та збільшення використання ШІ, Microsoft, як очікується, продовжить розробляти та вдосконалювати інструменти для управління доступом, життєвим циклом та дотриманням у віці ШІ.

Підходить для цього:

• Шлях Європи до технологічного суверенітету за допомогою автоматизації на основі AI: аналіз рекомендацій KIRO 2024

Рекомендації: підвищення ефективності та управління знаннями від ШІ в SharePoint

Інтеграція штучного інтелекту позначає переломний момент для Microsoft SharePoint. Платформа розвивається із системи чистого зберігання документів до інтелектуального середовища для управління контентом, співпраці та пошуку знань. Натуральні рішення від Microsoft, перш за все SharePoint Premium (як подальша розробка Syntex) та Microsoft 365 Copilot, пропонують потужні, навіть якщо розробляються інструменти для автоматизації процесів, вдосконалення пошуку та підтримки користувачів. Вони доповнюються спеціалізованими третім -партійними рішеннями. Стратегічна цінність має значне підвищення ефективності, покращеного доступу до знань, автоматизованої відповідності та потенційно високої економії витрат.

Для успішного підвищення цього потенціалу є стратегічне планування та ретельне впровадження. На основі аналізу результату основних рекомендацій:

Пріоритетний аналіз потреб та додатки

Не вводьте рішення AI заради себе. Визначте конкретні бізнес-виклики-це неефективна обробка документів, погані результати пошуку, прогалини до відповідності або силос-ін-інфірування, які AI можуть забезпечити вимірювану додаткову вартість. Пріоритетні програми на основі очікуваної рентабельності інвестицій (ROI) та стратегічного значення.

Встановити управління даними як фундамент

Це найважливіша умова. Перш ніж розгорнути інструменти AI, такі як Copilot або великі преміальні функції, вкладіть час та ресурси в очищення баз даних, оптимізацію інформаційної архітектури та оновлення дозволів та завищень. Використовуйте інструменти від SharePoint Advanced Management (SAM) та Microsoft Petview. Тверде управління - це не варіант, а основа для ефективного та безпечного використання ШІ.

Зважте рідні проти сторонніх рішень

Оцініть нативні рішення SharePoint Premium та Copilot через їх глибоку інтеграцію для основних вимог у сфері обробки вмісту та загальної допомоги AI в межах Microsoft 365. Враховуйте компроміси щодо глибини інтеграції, спеціалізації функцій, витрат та зусиль з обслуговування.

Почніть мало і продовжуйте ітератив

Запустіть пілотні проекти для вибраних додатків або відділів. Використовуйте режими моделювання, де вони доступні (наприклад, для рекомендацій щодо автоматичного маркування) для оцінки ефектів. Виміряйте результати та рентабельність моделей та процесів рентабельності інвестицій, перш ніж планувати широке введення. Чітко повідомляйте поточні навички та межі інструментів AI для встановлення реалістичних очікувань.

Активне ліцензування та етика

Сім'я ознайомився з гібридними ліцензійними моделями від SharePoint Premium та структурами витрат Copilot. Враховуйте необхідні бюджети Azure для послуг PAYG. Розробити чіткі етичні вказівки та вказівки щодо використання для інструментів AI, які стосуються таких аспектів, як захист даних, уникнення упередженості та необхідність перевірити результат. Плануйте навчальні заходи користувача та зміни змін.

На закінчення можна зазначити, що інтеграція ШІ має вирішальне значення для майбутньої додаткової вартості від SharePoint. Стратегічний, добре контрольований та ітеративний підхід, який поєднує в собі технологічні можливості з твердими практиками управління та етичними міркуваннями, є ключовим фактором для реалізації значних переваг та в той же час управління притаманними ризиками.

☑ Підтримка МСП у стратегії, порадах, плануванні та впровадженні

☑ Створення або перестановка стратегії AI

☑ Піонерський розвиток бізнесу

Конрад Вольфенштейн

Я радий допомогти вам як особистого консультанта.

Ви можете зв’язатися зі мною, заповнивши контактну форму нижче або просто зателефонуйте мені за номером +49 89 674 804 (Мюнхен) .

Я з нетерпінням чекаю нашого спільного проекту.

Xpert.digital - це центр для промисловості з фокусом, оцифруванням, машинобудуванням, логістикою/внутрішньологічною та фотоелектричною.

За допомогою нашого рішення щодо розвитку бізнесу на 360 ° ми підтримуємо відомі компанії від нового бізнесу до після продажу.

Ринкова розвідка, маха, автоматизація маркетингу, розвиток контенту, PR, поштові кампанії, персоналізовані соціальні медіа та виховання свинцю є частиною наших цифрових інструментів.

Ви можете знайти більше на: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus