Штучний інтелект перетворює Microsoft SharePoint на інтелектуальну платформу для керування контентом із преміальним штучним інтелектом

Рішення на основі штучного інтелекту для Microsoft SharePoint: експертний аналіз функцій, варіантів використання та стратегічної цінності

Штучний інтелект (ШІ) фундаментально перетворює Microsoft SharePoint з простого сховища документів на інтелектуальну платформу керування контентом. Ця трансформація вирішує ключові проблеми, з якими стикається сучасний бізнес, такі як інформаційне перевантаження, неефективні процеси пошуку та високі витрати, пов'язані з ручними завданнями. Аналіз показує, що інтегровані рішення Microsoft, зокрема SharePoint Premium (еволюція Microsoft Syntex) та Microsoft 365 Copilot, лежать в основі цієї трансформації. SharePoint Premium пропонує глибокі можливості ШІ для автоматизованої обробки, аналізу та управління контентом, тоді як Copilot, як помічник ШІ, покращує взаємодію з користувачем та продуктивність у всьому пакеті Microsoft 365. Крім того, існує ринок сторонніх рішень, які інтегруються з SharePoint та пропонують спеціалізовані можливості ШІ для нішевих потреб.

Основні переваги використання штучного інтелекту в SharePoint полягають у значному підвищенні ефективності завдяки автоматизації (наприклад, класифікація документів, вилучення метаданих, запуск робочого процесу), покращеному пошуку інформації за допомогою семантичного пошуку та персоналізованих рекомендацій, автоматизованому забезпеченні відповідності вимогам (наприклад, застосування міток збереження та конфіденційності) та оптимізованому управлінні знаннями. Тематичні дослідження демонструють значний потенціал окупності інвестицій.

Однак успішне впровадження вимагає ретельного планування. Надійна інформаційна архітектура та надійні практики управління даними є фундаментальними передумовами для повного використання можливостей інструментів штучного інтелекту та мінімізації ризиків безпеки (особливо через надмірний обмін даними). ​​Організації також повинні розуміти та планувати бюджет на гібридні моделі ліцензування (оплата за використанням для обробки SharePoint Premium, оплата на основі користувачів для функцій управління та Copilot). Технічна експертиза для налаштування та навчання моделей штучного інтелекту, а також добре продумане управління змінами також мають вирішальне значення для успіху. Етичні аспекти, такі як упередженість даних, захист даних та прозорість, повинні розглядатися проактивно. Майбутнє SharePoint нерозривно пов'язане зі штучним інтелектом, і очікується подальша інтеграція та більш інтелектуальні функції. Компанії, які стратегічно інтегрують штучний інтелект у своє середовище SharePoint, можуть отримати стійкі конкурентні переваги.

Підходить для цього:

• Найкраща альтернатива SharePoint Premium? Інтеграція штучного інтелекту незалежної платформи штучного інтелекту з різними джерелами даних для всіх бізнес-потреб

Зростання штучного інтелекту в управлінні контентом SharePoint

Традиційне управління корпоративним контентом (ECM) досягає своїх меж у багатьох організаціях. Величезний обсяг цифрового контенту зростає в геометричній прогресії, що призводить до значних проблем. Працівники витрачають значну частину свого часу на пошук інформації, часто з невтішними результатами. Інформаційне перевантаження є поширеною проблемою, а витрати на ручне управління документами, класифікацію та обробку є значними. Microsoft SharePoint, як одна з найпоширеніших у світі платформ для співпраці та управління контентом, яка щодня обробляє величезні обсяги даних (понад 2 мільярди файлів та 2 мільйони веб-сайтів на день), є центром цих проблем.

У відповідь на це SharePoint дедалі більше еволюціонує від простого сховища документів до інтелектуальної платформи контент-сервісів, яка значною мірою спирається на штучний інтелект (ШІ). Бачення Microsoft полягає в глибокій інтеграції ШІ в основні функції SharePoint та всього пакету Microsoft 365. Заявлена ​​мета — посилити людський досвід, автоматизувати процеси роботи з контентом та перетворити контент на практичні знання.

Цей стратегічний напрямок чітко простежується в розробці продуктів та брендингу. Спочатку були представлені спеціалізовані сервіси штучного інтелекту, такі як Microsoft Syntex, та ініціативи, такі як Viva Topics. Однак з появою Microsoft 365 Copilot як головного помічника зі штучного інтелекту відбулася консолідація. Syntex було перейменовано та інтегровано в SharePoint Premium, що сигналізує про тісний зв'язок між можливостями обробки даних за допомогою штучного інтелекту та основною платформою. Одночасно Viva Topics було припинено, з рекомендацією зосередитися на інтерфейсах управління знаннями на основі SharePoint та Copilot. Ця закономірність свідчить про те, що Microsoft розглядає можливості штучного інтелекту не як ізольовані доповнення, а як невід'ємну частину постійної еволюції самого SharePoint, де Copilot служить основним інтерфейсом для взаємодії користувача з цими інтелектуальними функціями.

Інтегровані рішення Microsoft AI для SharePoint

Microsoft пропонує низку рішень на базі штучного інтелекту, які безпосередньо інтегровані в SharePoint та пакет Microsoft 365. Ці рішення спрямовані на те, щоб зробити керування, обробку та використання контенту розумнішим та ефективнішим. Двома центральними стовпами цієї стратегії є SharePoint Premium (еволюція Microsoft Syntex) та Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (розроблено Syntex): обробка контенту, можливості та управління на основі штучного інтелекту

SharePoint Premium позиціонує себе як передова платформа для керування контентом та покращення взаємодії з ним, яка базується на можливостях штучного інтелекту та машинного навчання Microsoft Syntex та розширює їх. Вона спрямована на автоматизацію обробки контенту, покращення взаємодії користувача з контентом та забезпечення надійних механізмів управління.

Ключовою особливістю є гнучка модель виставлення рахунків. Багато основних можливостей обробки контенту оплачуються за моделлю оплати за використанням (PAYG), пов’язаною з підпискою Azure. Це дозволяє організаціям використовувати послуги за потреби, без початкових інвестицій або ліцензійних зобов’язань для цих конкретних функцій. Однак цей підхід вимагає інтеграції з Azure та моніторингу витрат на використання. Крім того, деякі функції, особливо в галузі розширеного управління (раніше відомого як SharePoint Advanced Management – ​​SAM), вимагають ліцензування на основі кількості робочих місць. Ця гібридна структура ліцензування – поєднання виставлення рахунків на основі використання через Azure для служб обробки штучного інтелекту та фіксованих витрат на кожного користувача для функцій управління – відрізняється від традиційних моделей ліцензування та вимагає від організацій ретельного планування та бюджетування. Необхідність керувати як бюджетами Azure, так і ліцензіями користувачів може ускладнити прогнозування витрат та управління ліцензіями, ніж за допомогою уніфікованої моделі.

2.1.1. Функції обробки контенту (автоматизація на основі штучного інтелекту)

SharePoint Premium пропонує широкий спектр послуг на базі штучного інтелекту для автоматизації обробки документів:

Розуміння документів (неструктурованих, структурованих, довільної форми, попередньо створених)

Це основна функція, яка дозволяє навчати моделі штучного інтелекту або використовувати попередньо створені моделі для автоматичної класифікації документів та вилучення певної інформації.

• Неструктуровані моделі: вони навчаються за допомогою «машинного навчання» (підхід без використання коду) на зразках документів для розпізнавання закономірностей у таких документах, як листи чи контракти. Вони складаються з класифікаторів (для визначення типу документа) та екстракторів (для вилучення певних точок даних).
• Структуровані та довільні моделі: ці моделі, засновані на конструкторі штучного інтелекту Power Platform, підходять для форм або документів зі змінними структурами, де інформація може бути розташована в різних місцях. Для навчання їм часто потрібно лише кілька зразків документів.
• Попередньо створені моделі: пропонуйте попередньо навчені рішення для поширених типів документів, таких як рахунки-фактури, квитанції та договори, щоб швидко витягувати інформацію без необхідності самостійного навчання моделей.

Автозаповнення стовпців

Він використовує моделі великих мов програмування (LLM) для автоматичного заповнення стовпців метаданих у бібліотеках SharePoint на основі вмісту файлу та визначеного запиту. Це можна використовувати для вилучення, класифікації, узагальнення або аналізу вмісту.

Тегування таксономії

Автоматично застосовує терміни з центрального сховища термінів SharePoint (керовані метадані) до документів на основі аналізу вмісту за допомогою штучного інтелекту. Це значно покращує видимість файлів, фільтрацію та загальне керування ними, а також сприяє узгодженості метаданих.

Тегування зображень

Він використовує штучний інтелект для розпізнавання об’єктів на зображеннях та автоматично призначає їм описові ключові слова, які зберігаються у стовпці метаданих. Це спрощує пошук, сортування та фільтрацію файлів зображень.

Оптичне розпізнавання символів (OCR)

Витягує друкований або рукописний текст із файлів зображень (JPG, PNG, TIFF) та PDF-файлів, що робить цей текст доступним для пошуку та індексації. Однак існують технічні обмеження щодо типів файлів, кількості сторінок (максимум 500 для OCR), обмеження кількості символів (64 000), розмірів зображень та підтримуваних алфавітів (наразі переважно латиниці).

Збірка контенту

Дозволяє автоматично створювати стандартизовані, повторювані бізнес-документи (наприклад, договори, робочі інструкції, комерційні пропозиції) на основі сучасних шаблонів, пов'язаних із джерелами даних, такими як списки SharePoint. Це може призвести до значної економії часу, як показано в одному з прикладів економії понад 6000 годин на рік.

Переклад документів

Автоматично створює перекладені копії документів безпосередньо в бібліотеках SharePoint, зберігаючи оригінальний формат і структуру. Підтримує широкий спектр мов.

електронний підпис

Інтегрує функцію запиту та керування електронними підписами безпосередньо в SharePoint та Microsoft 365. Це спрощує процеси підписання та зберігає документи в середовищі M365 під час процесу перевірки та підписання, що забезпечує дотримання вимог. Регіональна доступність наразі обмежена.

Об'єднання/вилучення PDF-файлів

Надає інструменти для об'єднання кількох PDF-файлів в один файл або розділення великого PDF-файлу на кілька менших.

Правила обробки

Дозволяє визначати прості дії на основі правил у бібліотеках документів для автоматизації завдань, таких як переміщення файлів на основі змін метаданих.

Функції контент-досвіду

Ці функції спрямовані на покращення взаємодії користувача з контентом:

Покращений переглядач файлів

Забезпечує покращений перегляд сотень типів файлів безпосередньо в SharePoint/OneDrive/Teams та підтримує такі функції, як анотації.

Запит контенту

Дозволяє здійснювати точніші запити на основі певних значень метаданих, виходячи за рамки простого пошуку за ключовими словами.

Шаблони сайтів

Надає шаблони для веб-сайтів SharePoint, попередньо налаштовані для керування, обробки та відстеження бізнес-документів.

Портали документів

Вони забезпечують безпечну співпрацю над документами із зовнішніми сторонами, такими як постачальники або фрілансери.

Додаток для бізнес-документів та центр документів

Майбутні централізовані інтерфейси для керування високоякісними документами, заплановані як ліцензовані користувачем сервіси.

Функції керування контентом (SharePoint Advanced Management – ​​​​SAM):

Ключовим компонентом SharePoint Premium є розширені можливості управління, раніше відомі як SharePoint Advanced Management (SAM). Вони мають вирішальне значення для безпечного керування контентом, особливо в рамках підготовки до інструментів штучного інтелекту, таких як Copilot.

фокус

Боротьба з неконтрольованим зростанням контенту, запобігання надмірному поширенню контенту, управління доступом до веб-сайтів SharePoint та OneDrive, а також контроль життєвого циклу контенту.

Ключові функції

• Звіти та аналітика щодо управління доступом до даних (DAG): Забезпечення прозорості щодо того, який контент поширюється, як і з ким, а також виявлення потенційно надмірно поширених веб-сайтів або файлів із конфіденційними позначками.
• Політики життєвого циклу сайту: Дозволяють визначати правила обробки неактивних веб-сайтів (наприклад, архівування) та забезпечувати дійсне право власності на веб-сайт.
• Перевірка доступу до сайту: Автоматизуйте перевірку дозволів на доступ до вебсайту власниками вебсайтів.
• Обмежений контроль доступу (RAC): дозволяє обмежити доступ до певних сайтів SharePoint або облікових записів OneDrive для визначених груп безпеки, незалежно від наявних дозволів на спільний доступ.
• Політики блокування завантажень: Забороняють завантаження, друк або синхронізацію файлів з певних веб-сайтів або OneDrive, дозволяючи доступ лише через браузер.
• Історія змін: реєструє адміністративні зміни на веб-сайтах або в налаштуваннях організації.
• Аналітика ШІ: Використовуйте мовні моделі для виявлення закономірностей та потенційних проблем управління у звітах і надання рекомендацій щодо дій (наприклад, виявлення неактивних вебсайтів із конфіденційним контентом).

Ліцензування

Ці розширені функції керування зазвичай вимагають окремих ліцензій на користувача (ліцензій SAM). Однак варто зазначити, що деякі з цих функцій також включені до ліцензій Microsoft 365 Copilot.

Варіанти використання та переваги:

SharePoint Premium дозволяє автоматизувати численні бізнес-процеси, такі як обробка рахунків-фактур та контрактів. Він покращує точність пошуку завдяки автоматичному вилученню та застосуванню метаданих, а також допомагає керувати ризиками відповідності за допомогою автоматичної класифікації та застосування політик. Це призводить до покращеного управління знаннями, підвищення ефективності та продуктивності, економії коштів та більшої точності даних. Тематичні дослідження та аналізи свідчать про значну рентабельність інвестицій (ROI), часто трансформаційну, а не незначну.

Впровадження SharePoint Premium – це не тривіальне завдання. Це не рішення, яке можна просто «ввімкнути» та одразу запрацювати. Швидше, воно вимагає значних витрат часу та досвіду. Навчання користувацьких моделей штучного інтелекту вимагає ретельно відібраних зразків документів (як позитивних, так і негативних прикладів) та залучення експертів з відповідних бізнес-підрозділів. Також необхідно визначити чіткі таксономії та налаштувати контент-центри для управління моделями. Крім того, необхідно створити структуру управління для курування (перегляду та уточнення) витягнутих метаданих і класифікацій, а також для постійного обслуговування моделей. Без ретельного планування, залучення експертів з відповідних питань та постійного управління успіх не гарантований. Існують також технічні та практичні перешкоди: звіти вказують на проблеми з обробкою складних документів, таких як багатосторінкові PDF-файли з таблицями, що охоплюють кілька сторінок, або сторінки, що містять кілька таблиць. Необхідно враховувати обмеження формату файлу, розміру та OCR. Крім того, спостерігалися затримки у випуску оновлень моделей та пов'язані з цим проблеми з автоматизованою обробкою. Ці фактори підкреслюють, що хоча SharePoint Premium є потужним, він вимагає добре продуманої стратегії впровадження та постійної підтримки, щоб реалізувати свій повний потенціал та подолати свої обмеження.

Підходить для цього:

• Microsoft Copilot: комплексний аналіз помічника Microsoft зі штучним інтелектом

Copilot для Microsoft 365 у SharePoint: помічник зі штучним інтелектом для контенту та співпраці

Microsoft 365 Copilot — це інструмент продуктивності на базі штучного інтелекту, глибоко інтегрований із програмами Microsoft 365, включаючи SharePoint. Він використовує моделі великих мов програмування (LLM) та отримує доступ до даних з Microsoft Graph (електронних пошт, чатів, календарів, документів) для забезпечення контекстної підтримки. Ключовою функцією безпеки є те, що Copilot поважає існуючі дозволи користувачів; користувачі бачать лише інформацію, до якої вони вже мають доступ. Для використання потрібні певні базові ліцензії Microsoft 365 плюс додаткова ліцензія Copilot на кожного користувача.

Основні функції в SharePoint

Створення контенту (сторінок/дописів)

Copilot допомагає авторам безпосередньо в редакторі форматованого тексту SharePoint (у веб-частині «Текст») у створенні та редагуванні контенту. Він може переписувати текст, коригувати тон, скорочувати або виконувати. Особливо варто відзначити його здатність створювати цілі сторінки SharePoint на основі простого запиту або використовуючи існуючі документи (наприклад, файли Word або презентації PowerPoint) як основу. Copilot також використовує нові функції дизайну SharePoint, такі як гнучкі розділи та ідеї дизайну, щоб пропонувати привабливі макети.

Агенти SharePoint

Це спеціалізовані помічники на основі штучного інтелекту, обмежені вмістом певних сайтів SharePoint або вибраних файлів і папок. Вони можуть відповідати на запитання в межах цієї конкретної області знань і виступати в ролі «експертів з предметної області» для цього вмісту. Кожен сайт SharePoint автоматично отримує агента за замовчуванням. Користувачі з правами редагування можуть створювати додаткові, власні агенти та обмежувати свою базу знань максимум 20 джерелами (сайти, бібліотеки, папки, файли). Агенти завжди враховують дозволи окремих користувачів. Їх також можна інтегрувати та використовувати з Microsoft Teams. Наразі підтримуються звичайні документи Office, PDF-файли, текстові файли та HTML; планується підтримка зображень, відео та OneNote. Списки SharePoint або сторінки з бібліотеки сторінок наразі не можна використовувати як джерело.

Збір/узагальнення інформації

Copilot може отримувати інформацію з бібліотек документів SharePoint, списків і сайтів, щоб допомогти користувачам шукати файли, створювати зведення або витягувати аналітичні дані. В інтерфейсі OneDrive або SharePoint користувачі можуть використовувати Copilot для отримання зведених даних документів або ставити запитання щодо вмісту. Можливість знаходити потрібну інформацію у файлах називається значною перевагою ранніх користувачів. Однак варто зазначити, що можливості зведення можуть бути обмежені в контексті чату (наприклад, останніми 30 днями історії чату).

Інтеграція зі студією Copilot

SharePoint може слугувати джерелом даних для створення та навчання користувацьких моделей та агентів штучного інтелекту в Copilot Studio (раніше Power Virtual Agents). Це дозволяє створювати генеративні відповіді на основі вмісту SharePoint. Налаштування вимагає налаштування автентифікації, щоб дозволити доступ до даних SharePoint.

Варіанти використання та переваги

Використання Copilot у SharePoint обіцяє значне підвищення продуктивності. Він пришвидшує створення контенту, спрощує дизайн веб-сайтів і сторінок, автоматизує створення зведень і покращує співпрацю. Пошук інформації спрощується, а час, витрачений на рутинні завдання, скорочується. Дослідження та звіти перших користувачів наводять кількісні переваги: ​​середня економія часу від 1,2 до 10 годин на тиждень, на 29% швидше виконання завдань (пошук, написання, складання зведень), а також покращення якості та точності роботи.

Обмеження та труднощі

Незважаючи на свій потенціал, є повідомлення про проблеми та обмеження під час використання Copilot із SharePoint:

Проблеми з пошуком/отриманням даних

Користувачі повідомляють про суперечливі або неточні відповіді на запити щодо вмісту SharePoint, зокрема щодо метаданих, кількості файлів або певних деталей. Copilot, схоже, має труднощі зі структурними (мета) запитами на відміну від запитів вмісту. Обмежене контекстне вікно LLM ускладнює обробку дуже великих документів або великої кількості файлів. Затримки індексації можуть впливати на своєчасність інформації. Заходи управління, такі як обмежений пошук SharePoint (RSS), можуть обмежувати доступ Copilot до даних і, таким чином, впливати на якість відповідей.

Обмеження агента

Кількість джерел знань для агентів наразі обмежена до 20. Списки та сторінки не підтримуються як джерела. Підтримка форматів файлів розширюється. Посилання на сторінки, якими можна ділитися, не функціонують як джерела знань. Також повідомлялося про проблеми з процесом затвердження агентів та їхніми можливостями заземлення.

Функціональні прогалини/невідповідності

Деяким користувачам бракує функцій, знайомих з інших інструментів штучного інтелекту (наприклад, пряме завантаження документів у чат, вибір моделі, генерація зображень DALL-E). Продуктивність іноді сприймається як простіша, ніж у спеціалізованих моделей, таких як GPT-4.

Готовність даних

Ефективність Copilot значною мірою залежить від добре організованих, правильно авторизованих даних у Microsoft 365 та SharePoint. Ризик надмірного спільного доступу є значним і його необхідно усунути, перш ніж Copilot буде широко розгорнуто.

Ці спостереження свідчать про те, що Copilot в першу чергу розроблений як помічник для таких завдань, як складання чернеток, узагальнення та відповіді на запитання на основі доступного контенту, використовуючи семантичне розуміння. Однак він не є панацеєю і не замінює точний пошук на основі метаданих або завдання інвентаризації. Користувачі, які очікують, що Copilot точно підраховуватиме файли або фільтруватиме елементи на основі складних метаданих, можуть бути розчаровані. Його можливості обмежені базовими даними в Microsoft Graph, обмеженнями індексації та застосованими дозволами. Тому чіткі очікування щодо його можливостей порівняно з традиційними методами пошуку є критично важливими для успішного впровадження.

Інтеграція незалежної та перехресної платформи AI-джерела для всіх матчів компанії: xpert.digital

Ki-Gamechanger: Найбільш гнучкі рішення AI-таїлові рішення, що зменшують витрати, покращують свої рішення та підвищують ефективність

Незалежна платформа AI: інтегрує всі відповідні джерела даних компанії

• Ця платформа AI взаємодіє з усіма конкретними джерелами даних
  • Від SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox та багатьох інших систем управління даними
• Швидка інтеграція AI: індивідуальні рішення AI для компаній у години чи дні замість місяців
• Гнучка інфраструктура: хмарна або хостинг у власному центрі обробки даних (Німеччина, Європа, вільний вибір місця розташування)

• Найвища безпека даних: Використання в юридичних фірмах - це безпечні докази
• Використовуйте в широкому спектрі джерел даних компанії
• Вибір власних або різних моделей AI (DE, EU, США, CN)

Виклики, які вирішує наша платформа AI

• Відсутність точності звичайних рішень AI
• Захист даних та безпечне управління конфіденційними даними
• Високі витрати та складність індивідуального розвитку ШІ
• Відсутність кваліфікованого ШІ
• Інтеграція ШІ в існуючі ІТ -системи

Детальніше про це тут:

• Інтеграція AI незалежної та перехресної платформи AI для всіх питань компанії

Системи управління даними в перехідному періоді: Стратегії успіху бізнесу в епоху штучного інтелекту – Зображення: Xpert.Digital

Інші вбудовані функції штучного інтелекту – SharePoint зустрічає штучний інтелект: порівняння вбудованих та сторонніх підходів

Окрім SharePoint Premium та Copilot, існують інші вбудовані технології Microsoft, які вмикають або вже вмикали функції штучного інтелекту в контексті SharePoint:

Інтеграція AI Builder

AI Builder є частиною Microsoft Power Platform і пропонує колекцію попередньо навчених і налаштованих моделей штучного інтелекту (наприклад, для обробки документів, розпізнавання об'єктів, категоризації та прогнозування). Ці моделі можна використовувати безпосередньо в SharePoint (часто як частину функцій SharePoint Premium/Syntex для структурованої/вільної обробки) або через робочі процеси Power Automate, що запускаються подіями SharePoint (наприклад, завантаження файлів). Це дозволяє створювати користувацькі автоматизації на базі штучного інтелекту з низьким кодом/без коду. Приклади включають робочі процеси, які автоматично витягують метадані із завантажених рахунків-фактур і записують їх у стовпці SharePoint або класифікують документи на основі їхнього вмісту. Використання AI Builder вимагає відповідних ліцензій Power Platform або кредитів AI Builder, деякі з яких були включені до ліцензій Syntex/Premium або оплачуються за моделлю оплати за використанням (PAYG).

Viva Topics (знято з виробництва)

Viva Topics використовувала штучний інтелект для автоматичної ідентифікації, упорядкування та представлення знань з контенту в Microsoft 365 (включно з SharePoint) у вигляді карток тем і сторінок. Ці теми відображалися контекстно в таких програмах, як SharePoint, Teams та Outlook, для полегшення пошуку знань та ідентифікації експертів. Однак Viva Topics буде припинено в лютому 2025 року. Натомість Microsoft зосереджує свої зусилля з розробки на досвіді роботи зі знаннями на базі штучного інтелекту в Copilot та безпосередньо в SharePoint. Існуючі сторінки тем, опубліковані користувачами, будуть перетворені на звичайні сторінки SharePoint, які все ще можна буде знайти через пошук, але більше не оновлюватимуться штучним інтелектом.

Інтеграція AI Builder підкреслює ключовий аспект стратегії Microsoft: хоча SharePoint Premium пропонує низку вбудованих і навчальних моделей штучного інтелекту для поширених завдань керування контентом, Power Platform (Power Automate, Power Apps) з AI Builder слугує основним інструментом для створення більш налаштованих, низькокодових робочих процесів на основі штучного інтелекту, які взаємодіють з даними SharePoint. Тому, коли організаціям потрібна автоматизація на основі штучного інтелекту, яка виходить за рамки стандартних можливостей Premium, наприклад, для інтеграції із зовнішніми системами, реалізації складної багатоетапної логіки або створення користувацьких інтерфейсів за допомогою Power Apps, Power Platform з AI Builder — це спеціалізований набір інструментів Microsoft, тісно інтегрований із SharePoint. Це забезпечує вирішальний рівень розширення, що виходить за рамки вбудованих функцій Premium.

Підходить для цього:

• Unframe AI трансформує інтеграцію штучного інтелекту для підприємств у рекордно короткі терміни: індивідуальні рішення за години або дні

Сторонні рішення штучного інтелекту для інтеграції з SharePoint

Окрім власних рішень Microsoft на основі штучного інтелекту, зростає ринок сторонніх інструментів, які інтегрують або розширюють можливості штучного інтелекту в SharePoint. Ці рішення часто охоплюють певні ніші або пропонують альтернативні підходи до пропозицій Microsoft. Інтеграція зазвичай відбувається за допомогою різних механізмів:

API

Використовуйте API Microsoft Graph або певні API SharePoint для доступу до даних і виконання дій.

роз'єми

Такі платформи, як Zapier або Power Automate (через користувацькі конектори), дозволяють підключати SharePoint до зовнішніх служб штучного інтелекту.

Спеціальні надбудови/програми

Рішення, розроблені як веб-частини, надбудови або окремі програми SharePoint Framework (SPFx), що безпосередньо взаємодіють із SharePoint.

Приклади та аналіз

Асортимент рішень сторонніх розробників величезний. Ось кілька прикладів, розподілених за основними функціями:

Платформи для автоматизації робочих процесів (зі штучним інтелектом)

• FlowForma: Платформа без коду, яка використовує генеративний штучний інтелект (власні функції «копілота» та підсумовування) для створення складних робочих процесів, що бездоганно інтегруються з Microsoft 365 та SharePoint.
• Nintex: Пропонує комплексні інструменти для автоматизації робочих процесів, роботизованої автоматизації процесів (RPA) та створення документів з інтеграцією SharePoint. Однак, він може мати крутішу криву навчання та вищі витрати.
• Zapier: служить платформою інтеграції («проміжне програмне забезпечення»), яка з’єднує SharePoint з тисячами інших програм, включаючи сервіси штучного інтелекту, такі як «AI by Zapier» (використовуючи моделі OpenAI та Anthropic), або спеціалізовані інструменти штучного інтелекту, такі як «Browse AI» для вилучення даних з веб-сайтів. Він особливо добре підходить для автоматизації простих завдань між програмами.
• Kissflow: Ще одне рішення для управління робочими процесами, орієнтоване на нетехнічних користувачів з простим інтерфейсом користувача.
• Sembly.ai: Спеціалізуючись на продуктивності зустрічей, він інтегрується з SharePoint для автоматичного зберігання нотаток, підсумків та списків завдань, згенерованих штучним інтелектом, у відповідних бібліотеках SharePoint. Інтеграція здійснюється через API та враховує наявні дозволи.

Семантичний пошук/управління знаннями

• PoolParty Semantic Suite (від Graphwise): Надає семантичний рівень над SharePoint (а також Teams та Copilot). Забезпечує семантичний пошук (який виходить за рамки ключових слів та розуміє синоніми), автоматичне позначення концепцій тегами на основі централізовано керованої таксономії та аспектний пошук для уточнення результатів. Інтегрується зі сховищем термінів SharePoint, Azure та Graph API.
• Семафор (від Progress): Використовує семантичні моделі, аналіз тексту та правила класифікації для збагачення документів SharePoint насиченими контекстними метаданими. Тематичне дослідження з глобальною некомерційною організацією продемонструвало покращену видимість документів та кращий обмін знаннями між різними місцями.
• Expert.ai: Інструмент для семантичного аналізу тексту з поглибленими опціями налаштування ключових слів і концепцій. У порівняннях його називають сильною альтернативою в галузі семантики.
• Guru: Корпоративна пошукова платформа на основі штучного інтелекту, яка агрегує та робить доступною для пошуку інформацію з різних джерел, зокрема SharePoint.
• Onyx (раніше Danswer): Платформа штучного інтелекту з відкритим кодом, яка підключається до корпоративних документів, програм (включно з SharePoint) та людей. Вона пропонує інтерфейс чату, підключення до понад 40 систем і можливість створювати власні агенти штучного інтелекту. Її можна запускати локально або в хмарі.

Обробка/захоплення документів

• Artsyl docAlpha: Тісно інтегрується з SharePoint та пропонує розширене оптичне розпізнавання символів (OCR), розпізнавання документів на основі штучного інтелекту (автоматична класифікація та призначення метаданих), інтелектуальне вилучення даних (з навчальними моделями) та автоматизацію робочих процесів. Він орієнтований на певні галузі, такі як охорона здоров'я, фінанси та виробництво.
• conceptClassifier (від різних постачальників): доповнення, яке використовує технологію «обробки складних термінів» для класифікації неструктурованих даних у SharePoint та вилучення метаданих.

Загальні платформи штучного інтелекту/продуктивності

• Stack AI: платформа для створення агентів штучного інтелекту, які взаємодіють із внутрішніми даними та API, включаючи обробку та пошук документів.
• kama DEI: Платформа для розуміння природної мови (NLU) з налаштовуваною базою знань для створення віртуальних агентів.

Інструменти для розробників з відкритим кодом

GitHub містить різні проекти з відкритим кодом та репозиторії, пов’язані з розробкою SharePoint (наприклад, офіційні репозиторії Microsoft для документації та навчання SPFx). Також є спеціальні інструменти, такі як «Prompt Pulse», додаток Microsoft Teams Power, який використовує SharePoint як джерело даних для обміну підказками Copilot, та більш загальні інструменти продуктивності з інтеграцією SharePoint. Onyx – це приклад більш комплексної платформи корпоративного пошуку/штучного інтелекту з відкритим кодом та конектором SharePoint.

Порівняння інструментів штучного інтелекту: інтегровані та сторонні підходи

Порівняння інструментів штучного інтелекту: інтегровані та сторонні підходи – зображення: Xpert.Digital

Вибір між використанням інтегрованих рішень Microsoft AI, таких як SharePoint Premium або Copilot, та інтеграцією інструментів сторонніх розробників вимагає ретельного врахування різних аспектів. Інтегровані рішення пропонують дуже глибоку інтеграцію з Microsoft 365 та безперебійний користувацький досвід. Їхній набір функцій широкий і охоплює такі області, як обробка, управління та допомога, хоча глибина може відрізнятися залежно від конкретної функції. Моделі ціноутворення для цих рішень є гібридними, заснованими як на використанні, так і на користувачах. Налаштування обмежується навчанням моделі, підказками та використанням Power Platform, тоді як інтеграція безпеки базується на існуючих стандартах та відповідності Microsoft 365. Технічне обслуговування ефективно керується за допомогою централізованих оновлень з екосистеми Microsoft, але вимагає певного налаштування та навчання. Зрештою, це призводить до високого ступеня прив'язки до постачальника в системі Microsoft.

Або ж варто обрати спеціалізовані «найкращі у своєму класі» сторонні інструменти для конкретних завдань штучного інтелекту, які можуть пропонувати кращу функціональність у цій галузі, але потребують зусиль на інтеграцію та потенційно вищих витрат на управління, за винятком партнера Xpert.Digital?

З іншого боку, сторонні рішення різняться за рівнем інтеграції. Вони працюють з API, конекторами та надбудовами, що може створювати додаткову складність. Вони часто є вузькоспеціалізованими та потенційно пропонують глибший функціонал у певних областях, ніж інтегровані рішення. Моделі вартості сильно варіюються, починаючи від підписок і закінчуючи freemium та моделями з відкритим кодом. Сторонні рішення, особливо ті, що мають відкритий код, часто мають перевагу з точки зору налаштування, пропонуючи максимальну гнучкість. Однак ці рішення вимагають окремих аудитів щодо безпеки та обробки даних, а також потенційно складнішого управління інтеграцією. Залежність від постачальника, як правило, нижча, але все ще існує залежність від конкретного стороннього постачальника.

Вибір між власною інтеграцією Microsoft та спеціалізованими інструментами сторонніх розробників також слід враховувати з точки зору зусиль на інтеграцію та прив'язки до постачальника. Хоча Microsoft 365 пропонує глибоку інтеграцію в межах власної екосистеми, прив'язка до постачальника може бути значною. З іншого боку, сторонні рішення потенційно пропонують більшу гнучкість. Тому організаціям слід ретельно зважити, чи виправдовує передбачувана перевага спеціалізованих функцій додаткові витрати та складність інтеграції.

Підходить для цього:

• Небезпека залежності від постачальника: чому компаніям слід уникати залежностей

Вплив штучного інтелекту на основні функції SharePoint

Штучний інтелект не лише змінює загальні стратегії управління контентом, але й безпосередньо впливає на основні функції SharePoint, зокрема на пошук та автоматизацію процесів.

Пошук та отримання інформації

Традиційний пошук за ключовими словами на порталах компаній часто призводить до незадовільних результатів і займає багато часу для користувачів. Штучний інтелект обіцяє фундаментальні покращення в цій галузі:

Від ключових слів до концепцій

Пошук на основі штучного інтелекту виходить за рамки простого зіставлення ключових слів. Він спрямований на розуміння наміру користувача, що стоїть за пошуковим запитом, та врахування семантичного контексту слів і фраз.

Семантичний пошук

Ця технологія використовує векторні вбудовування (математичні представлення слів і понять) та мовні моделі для пошуку концептуально пов'язаної інформації, навіть якщо точні пошукові терміни не відображаються в документі. Пошук Microsoft, і зокрема Copilot, базується на такому семантичному індексі, згенерованому з даних у Microsoft Graph. Цей індекс дозволяє розпізнавати зв'язки між різними формами слів, розуміти синоніми та ідентифікувати документи зі схожим вмістом. Azure AI Search також пропонує семантичні функції, такі як повторне ранжування (повторна оцінка результатів пошуку на основі семантичної релевантності), вилучення фрагментів відповідей та виділення. Сторонні постачальники, такі як PoolParty, також інтегрують можливості семантичного пошуку в SharePoint. Для певних розширених семантичних функцій, особливо в контексті Copilot Studio або Azure AI Search, може знадобитися ліцензія клієнта Microsoft 365 Copilot, щоб повною мірою скористатися перевагами семантичного індексування.

Обробка природної мови (NLP) / Запити природної мови

Штучний інтелект дедалі більше дозволяє користувачам ставити запитання природною, повсякденною мовою, замість того, щоб покладатися на жорсткі пошукові терміни. Microsoft 365 Copilot спеціально розроблений для такої розмовної взаємодії. Однак варто зазначити, що Microsoft оголосила про поступову відмову від певних форм підтримки запитів природною мовою у стандартних інтерфейсах пошуку Microsoft 365 (таких як Outlook, Teams і SharePoint Search) на користь пошуку за ключовими словами з фільтрами або використання Copilot. Такі інструменти, як LlamaIndex, у поєднанні з конекторами даних (наприклад, від CData), також можна використовувати для розробки власних рішень, які дозволяють виконувати запити природною мовою до даних SharePoint. Функція eDiscovery (Premium) у Microsoft Purview також використовує конструктор запитів природною мовою разом із Copilot.

Персоналізація та рекомендації

Алгоритми штучного інтелекту аналізують поведінку користувачів, їхню роль у компанії, їхню взаємодію та стосунки в Microsoft Graph, щоб надавати персоналізовані результати пошуку та проактивно пропонувати релевантний контент (документи, новини, експертів).

Переваги цих покращень пошуку на базі штучного інтелекту включають швидший пошук інформації, більш релевантні результати пошуку, покращене виявлення знань та скорочення часу, який співробітники витрачають на пошук.

У таблиці показано відмінності між різними підходами до пошуку – Зображення: Xpert.Digital

У таблиці показано відмінності між різними підходами до пошуку. Пошук за ключовими словами спирається на точне збігання термінів і, хоча він практичний через свою простоту, має обмежену релевантність, оскільки не враховує контекст чи синоніми. Стандартний персоналізований пошук Microsoft Search додатково використовує сигнали з Microsoft Graph, щоб запропонувати кращу та більш специфічну для користувача релевантність. Однак він занадто часто нехтує семантичним контекстом і сильно залежить від якості даних графіка. Семантичний пошук, заснований на таких технологіях, як Copilot або Azure AI, працює з векторними вбудовуваннями та розуміє контекст і значення пошукових запитів. Він забезпечує найвищу релевантність, оскільки розпізнає наміри, а також знаходить концептуально схожі результати. Однак він вимагає чіткого налаштування, відповідних ліцензій і високоякісних даних, і може досягати своїх меж зі складними метапитаннями. Пошук природною мовою, заснований на розмовному штучному інтелекті та розпізнаванні намірів, дозволяє інтуїтивно зрозуміле та гнучке введення. Однак він може бути неоднозначним, лише частково підтримується у стандартних інтерфейсах користувача, а його точність значно залежить від якості базової моделі.

Еволюція пошуку в Microsoft 365 вказує на чіткий напрямок: Copilot представляє наступне покоління та використовує більш просунутий семантичний індекс, ніж стандартний пошук Microsoft. Хоча стандартний пошук вже інтегрує персоналізацію через Microsoft Graph, Copilot додає глибше семантичне розуміння та можливість робити логічні висновки. Припинення підтримки пошуку Microsoft у Bing на користь Copilot підкреслює цей стратегічний напрямок. Тим не менш, пошук Copilot також стикається з обмеженнями на практиці, особливо через недостатньо підготовлені дані або нечіткі дозволи. Такі інструменти, як обмежений пошук SharePoint (RSS), ілюструють суперечність між широким доступом до даних, який вимагає ШІ, та вимогами управління даними, що впливає як на Copilot, так і на стандартний пошук. Таким чином, Copilot — це не просто «кращий пошук», а радше помічник ШІ, чиї можливості пошуку базуються на семантичному розумінні, але залежать від якості та доступності базових даних.

Автоматизація процесів та управління контентом

Штучний інтелект також революціонізує спосіб управління контентом у SharePoint та його інтеграції в процеси:

Автоматизована класифікація та тегування

Моделі штучного інтелекту, особливо ті, що в SharePoint Premium/Syntex, можуть автоматично аналізувати та класифікувати документи на основі їхнього вмісту. Вони застосовують попередньо визначені теги метаданих, або на основі навчених моделей, або через інтеграцію з таксономією SharePoint (керовані метадані). Це значно зменшує ручну роботу та забезпечує узгодженість метаданих у всій колекції документів.

Вилучення метаданих

Окрім простої класифікації, штучний інтелект може витягувати певну інформацію, таку як дати, імена, суми та пункти договорів, зі структурованих (форми) та неструктурованих (листи, договори) документів. Ці витягнуті дані зберігаються у стовпцях SharePoint (полях метаданих), що дозволяє здійснювати процеси на основі метаданих та значно покращує видимість.

Автоматизація робочих процесів

Автоматично витягнуті метадані або отримана класифікація можуть слугувати тригерами для подальших робочих процесів, які зазвичай створюються за допомогою Power Automate. Прикладами є процеси затвердження, ініційовані на основі витягнутої суми рахунку-фактури, сповіщення про майбутні закінчення терміну дії контракту або автоматичне спрямування документів до відповідального відділу.

Автоматизація відповідності (позначення зберігання/конфіденційності)

Особливо важливим варіантом використання є автоматичне застосування політик відповідності. Моделі штучного інтелекту (в SharePoint Premium/Syntex) можна налаштувати для автоматичного застосування міток збереження або міток чутливості з Microsoft Purview до документів на основі їхньої класифікації або виявленого ними вмісту (наприклад, конфіденційної інформації). Це гарантує, що вміст обробляється відповідно до політик компанії та юридичних вимог без необхідності ручного втручання користувача. Налаштування досягається шляхом зв'язування міток Purview з моделями штучного інтелекту або за допомогою політик автоматичного маркування в Purview, які реагують на певні типи вмісту, типи конфіденційної інформації, ключові слова або навчальні класифікатори. Конкретним прикладом може бути модель Syntex, яка розпізнає «специфікації продукту» та автоматично застосовує мітку збереження на основі подій, таку як «Зберігати протягом 5 років після припинення виробництва продукту». Power Automate також можна використовувати для застосування міток на основі логіки робочого процесу.

Збірка контенту

Як згадувалося раніше, ця функція автоматизує створення стандартизованих документів.

Переваги цих автоматизацій очевидні: підвищення ефективності, зменшення кількості помилок, що вдаються до введення даних вручну, покращення відповідності вимогам, вища узгодженість даних та пришвидшення бізнес-процесів.

Здатність штучного інтелекту автоматизувати завдання відповідності вимогам являє собою зміну парадигми. Традиційно дотримання термінів зберігання або захист конфіденційних даних значною мірою залежало від ручних процесів та ретельності співробітників, що було схильним до помилок і складним для масштабування. ШІ, зокрема завдяки SharePoint Premium/Syntex, тепер дозволяє проактивно та автоматично застосовувати політики відповідності, визначені в Microsoft Purview, на основі вмісту документа. Розуміючи тип документа та те, чи містить він конфіденційну інформацію, ШІ може застосовувати правильну мітку зберігання або конфіденційності без необхідності ручного втручання. Це значно підвищує узгодженість політик і зменшує ризик порушень відповідності. Для організацій у регульованих галузях або тих, хто обробляє великі обсяги конфіденційних даних, це пропонує значну додаткову цінність. ШІ діє як місток між самим контентом і правилами управління, що до нього застосовуються, що дозволяє автоматизувати застосування в великих масштабах.

Скористайтеся перевагами великого, п'ятикратного досвіду Xpert.Digital у комплексному пакеті послуг | Дослідження та розробки, XR, PR та оптимізація цифрової видимості - Зображення: Xpert.Digital

Xpert.digital має глибокі знання в різних галузях. Це дозволяє нам розробити кравці, розроблені стратегії, пристосовані до вимог та проблем вашого конкретного сегменту ринку. Постійно аналізуючи тенденції на ринку та здійснюючи розвиток галузі, ми можемо діяти з передбаченням та пропонувати інноваційні рішення. З поєднанням досвіду та знань ми створюємо додаткову цінність та надаємо своїм клієнтам вирішальну конкурентну перевагу.

Детальніше про це тут:

• Використовуйте 5 -разову компетентність xpert.digital в одній упаковці - від 500 € на місяць

Захист та управління даними: Безпечне впровадження рішень на основі штучного інтелекту – Зображення: Xpert.Digital

Стратегічна цінність та міркування щодо впровадження

Інтеграція штучного інтелекту в SharePoint пропонує значну стратегічну цінність, що виходить за рамки простого покращення окремих функцій. Однак рішення про його впровадження має ґрунтуватися на ретельній оцінці переваг, витрат та необхідних передумов.

Бізнес-кейс: навіщо впроваджувати штучний інтелект у SharePoint?

Аргументів на користь використання штучного інтелекту в SharePoint багато, і вони стосуються ключових сфер бізнес-ефективності:

Ефективність та продуктивність

Мабуть, найбільш відчутною перевагою є величезна економія часу, досягнута завдяки автоматизації ручних та повторюваних завдань. До них належать введення даних, класифікація документів, позначення тегами, узагальнення та створення стандартних документів. Працівники звільняються від рутинних завдань і можуть зосередитися на більш стратегічних, цінніших видах діяльності. Покращена функція пошуку також пришвидшує пошук інформації.

Управління знаннями

Штучний інтелект допомагає перетворити часто неструктуровані обсяги інформації в SharePoint на організовані та доступні знання. Автоматичне позначення тегами та класифікація покращують можливість пошуку та повторного використання інформації. Хоча Viva Topics припиняється, метою залишається кращий зв’язок людей зі знаннями та досвідом, тепер переважно через SharePoint та Copilot.

Відповідність та управління

Штучний інтелект забезпечує автоматизоване забезпечення дотримання політик відповідності. Автоматичне застосування позначок збереження та конфіденційності на основі контенту, виявлення конфіденційної інформації та послідовне використання метаданих допомагають зменшити ризики відповідності та підвищити точність даних. Це також сприяє можливості аудиту.

Економія коштів та рентабельність інвестицій

Автоматизація зменшує операційні витрати, пов'язані з ручними процесами, усуненням несправностей та неефективним пошуком. Потенційна економія також виникає завдяки консолідації інструментів та уникненню витрат на спеціалізовані застарілі системи. Тематичні дослідження та аналіз рентабельності інвестицій як для Syntex/Premium, так і для Copilot вказують на значний потенціал економії, який часто значно перевищує незначні покращення та потенційно досягає рентабельності інвестицій від 100% до понад 400%.

Майбутня життєздатність

Впровадження штучного інтелекту готує контентну базу для майбутніх розробок і, зокрема, для помічників на базі штучного інтелекту, таких як Copilot. Це позиціонує компанію відповідно до загальної тенденції інтеграції штучного інтелекту в цифрове робоче місце.

Фактори впровадження

Впровадження рішень штучного інтелекту в SharePoint вимагає стратегічного підходу та врахування кількох ключових факторів:

Ліцензування та витрати

Розуміння моделей ліцензування є надзвичайно важливим. SharePoint Premium поєднує модель оплати за використання (через передплату Azure) для служб обробки з ліцензіями на основі користувачів для функцій розширеного управління (SAM). Microsoft 365 Copilot також вимагає окремої ліцензії користувача на додаток до базових ліцензій M365. Вартість, особливо для преміум-функцій та Copilot, може бути перешкодою, особливо для невеликих організацій. Рекомендується використовувати калькулятори витрат та інструменти оцінки. Налаштування оплати за використання вимагає підключення до передплати Azure та групи ресурсів.

Готовність даних та інформаційна архітектура (ІА)

Це один із найважливіших факторів успіху. Ефективність інструментів штучного інтелекту, особливо Copilot, значною мірою залежить від якості, організації та дозволів базових даних у SharePoint та Microsoft 365. Надійна інформаційна архітектура є надзвичайно важливою: чітка структура веб-сайтів та сайтів-хабів, послідовне використання метаданих та типів вмісту, логічні структури папок та правила іменування. Надлишкові, застарілі або тривіальні (ROT) дані слід ідентифікувати та очищати, оскільки вони можуть негативно вплинути на результати ШІ. Найголовніше, що дозволи на доступ до файлів мають бути перевірені та виправлені, а надмірний спільний доступ – усунений, перш ніж інструменти ШІ, такі як Copilot, будуть широко розгорнуті. Такі інструменти, як SharePoint Advanced Management (SAM) та Microsoft Purview, відіграють центральну роль у цьому. Сам ШІ також впливає на найкращі практики для ІА – стандартизовані метадані, автоматизовані процеси тегування та контроль якості стають ще важливішими. Потребу в міцній основі даних не можна переоцінити; ШІ не є заміною базової гігієни інформації, а радше необхідною умовою.

Технічне впровадження та експертиза

Налаштування SharePoint Premium вимагає таких кроків конфігурації, як підключення до Azure, налаштування центрів контенту та навчання користувацьких моделей. Це може вимагати технічних знань і залучення ІТ-фахівців або зовнішніх партнерів. Існує крива навчання як для адміністраторів, так і для користувачів. Рекомендується починати з малого, визначати конкретні, перспективні варіанти використання та поступово впроваджувати рішення.

Проблеми та обмеження

Організації повинні знати про потенційні технічні перешкоди, такі як проблеми з точністю моделей, обмеження обробки для певних типів файлів, розмірів або складних макетів, невідповідності у відповідях Copilot або складність інтеграції різних систем.

Управління змінами та їх впровадження

Впровадження інструментів штучного інтелекту змінює способи роботи. Успішне впровадження вимагає цілеспрямованого навчання користувачів, чіткого інформування про переваги та обмеження інструментів, а також, можливо, створення внутрішніх «чемпіонів» або множників.

Підходить для цього:

• Надійний ШІ: козир Європи та шанс зайняти провідну роль у штучному інтелекті

Етичні міркування та міркування щодо захисту даних

Використання штучного інтелекту в бізнес-контексті порушує важливі етичні питання та питання захисту даних, які необхідно вирішувати проактивно:

Упередженість та справедливість

Моделі штучного інтелекту навчаються на даних і тому можуть ненавмисно підхоплювати та посилювати існуючі упередження. Це може призвести до дискримінаційних або несправедливих результатів. Для виявлення та мінімізації упереджень необхідні постійний моніторинг та коригування моделей. Згенерований контент та пропозиції слід перевіряти на нейтральність та інклюзивність.

Захист та безпека даних

Системи штучного інтелекту, такі як Copilot, потенційно обробляють великі обсяги корпоративних даних, включаючи конфіденційну або особисту інформацію. Основний ризик полягає в тому, що неправильні дозволи (надмірний доступ) або неправильні конфігурації можуть ненавмисно розкрити конфіденційні дані користувачам, які не повинні мати до них доступу. Надійне шифрування, суворий контроль доступу та дотримання правил захисту даних (таких як GDPR) є важливими. Microsoft наголошує, що для корпоративних клієнтів, які використовують Copilot, запроваджено заходи захисту комерційних даних, які запобігають використанню підказок або даних користувачів для навчання публічних LLM. Тим не менш, організації повинні визначати та повідомляти про власні політики обробки даних і бути особливо обережними з юридично обмеженими даними (наприклад, даними про здоров'я/PHI, PII).

Прозорість та підзвітність

Користувачі повинні розуміти, як створюються відповіді, згенеровані штучним інтелектом. Оскільки методи дослідження, що базуються на власному досвіді (LLM), можуть іноді «галюцинувати», тобто генерувати хибну, але переконливу інформацію, вкрай важливо, щоб користувачі критично досліджували та перевіряли результати. Необхідні чіткі правила використання та обов'язки щодо перевірки результатів, отриманих за допомогою штучного інтелекту.

Принципи відповідального штучного інтелекту

Використання штучного інтелекту повинно відповідати етичним принципам: шанобливим, законним та з акцентом на уникненні шкоди. Слід враховувати такі аспекти, як доступність інструментів штучного інтелекту та їхній потенційний вплив на робочі місця. Слід уникати надмірної залежності від штучного інтелекту, яка знижує критичне мислення.

Впровадження штучного інтелекту в SharePoint створює невід'ємну подвійність: з одного боку, ці інструменти дозволяють значно підвищити ефективність завдяки доступу до великих наборів даних та їх обробці. З іншого боку, саме ці можливості відкривають нові вектори ризику для захисту та безпеки даних. Здатність Copilot отримувати доступ до електронної пошти, чатів та документів для надання контекстно-залежної допомоги одночасно несе ризик ненавмисного розкриття конфіденційної інформації, якщо базові дозволи є недосконалими або занадто широкими. Тому важливо, щоб впровадження інструментів штучного інтелекту йшло пліч-о-пліч із посиленням заходів безпеки та захисту даних, а також встановленням чітких етичних рекомендацій та процесів управління. Переваги штучного інтелекту можуть бути реалізовані відповідально лише за умови активного управління пов'язаними з ними ризиками.

Microsoft 365 та ШІ: тренди, інструменти та наступне покоління продуктивності

Інтеграція штучного інтелекту в SharePoint все ще перебуває на ранній стадії. Майбутній розвиток, ймовірно, буде визначатися такими тенденціями:

Глибша та ширша інтеграція штучного інтелекту

Очікується, що можливості штучного інтелекту будуть ще більш безшовно та комплексно інтегровані в SharePoint, OneDrive, Teams та інші сервіси Microsoft 365. Штучний інтелект дедалі більше формуватиме основу для управління контентом, автоматизації та зручності користування.

Подальший розвиток SharePoint Premium

Очікується, що Microsoft і надалі розширюватиме можливості SharePoint Premium. Серед функцій, що плануються, є програма «Бізнес-документи», «Центр документів», архівування на рівні файлів і довші періоди зберігання резервних копій M365. Основні функції обробки та управління контентом також будуть доопрацьовані, наприклад, за допомогою нових правил штучного інтелекту для встановлення тегів конфіденційності та зберігання.

Покращення Copilot

Очікується, що Copilot стане розумнішим, краще інтегрованим (наприклад, відображатиме картки Viva Connections у агентів) та потенційно здатним обробляти складніші завдання та міркувати. Також очікуються покращення мовної взаємодії.

Оптимізований досвід авторської роботи

Штучний інтелект ще більше спрощує створення контенту в SharePoint, наприклад, завдяки створенню сторінок за допомогою штучного інтелекту, пропозиціям дизайну для розділів сторінок, гнучкішим макетам (сітка з 12 стовпцями), співавторству сторінок у режимі реального часу та покращеним інструментам редагування таблиць.

Постійна увага до управління

З огляду на зростання обсягу даних та все більш широке використання штучного інтелекту, очікується, що Microsoft продовжить розробляти та вдосконалювати інструменти для управління доступом, життєвим циклом та відповідністю вимогам в епоху штучного інтелекту.

Підходить для цього:

• Шлях Європи до технологічного суверенітету через автоматизацію на основі штучного інтелекту: аналіз рекомендацій KIRO 2024

Рекомендації: Підвищення ефективності та управління знаннями за допомогою штучного інтелекту в SharePoint

Інтеграція штучного інтелекту знаменує собою поворотний момент для Microsoft SharePoint. Платформа еволюціонує від простої системи сховища документів до інтелектуального середовища для управління контентом, співпраці та пошуку знань. Рішення Microsoft, зокрема SharePoint Premium (наступник Syntex) та Microsoft 365 Copilot, пропонують потужні, хоча й досі розвиваються, інструменти для автоматизації процесів, покращення пошуку та підтримки користувачів. Вони доповнюються спеціалізованими рішеннями сторонніх розробників. Стратегічна цінність полягає у значному підвищенні ефективності, покращенні доступу до знань, автоматизованому дотриманні вимог та потенційно суттєвій економії коштів.

Однак, для успішного використання цього потенціалу, стратегічне планування та ретельне впровадження є надзвичайно важливими. На основі аналізу можна сформулювати такі ключові рекомендації:

Аналіз потреб та визначення пріоритетів варіантів використання

Не впроваджуйте рішення на основі штучного інтелекту просто заради них самих. Визначте конкретні бізнес-проблеми — будь то неефективна обробка документів, неадекватні результати пошуку, прогалини у відповідності чи ізоляція знань — де ШІ може забезпечити вимірну додаткову цінність. Пріоритетність варіантів використання визначається очікуваною рентабельністю інвестицій (ROI) та стратегічною важливістю.

Встановлення управління даними як основи

Це найважливіша передумова. Перш ніж розгортати інструменти штучного інтелекту, такі як Copilot, або розширені преміум-функції, інвестуйте час і ресурси в очищення даних, оптимізацію інформаційної архітектури та вирішення проблем із дозволами та надмірним доступом. Активно використовуйте інструменти SharePoint Advanced Management (SAM) та Microsoft Purview. Надійне управління не є необов’язковим, а є основою для ефективного та безпечного використання штучного інтелекту.

Зважування нативних рішень та рішень сторонніх розробників

Щодо основних вимог до обробки контенту та загальної допомоги ШІ в Microsoft 365, спочатку оцініть нативні рішення SharePoint Premium та Copilot через їхню глибоку інтеграцію. Розгляньте сторонні інструменти, якщо є конкретні, високопріоритетні нішеві вимоги, які не охоплені нативними пропозиціями, або якщо значні інвестиції вже були зроблені в існуючі сторонні рішення. Оцінюючи ці варіанти, враховуйте компроміси щодо глибини інтеграції, функціональної спеціалізації, вартості та обсягу обслуговування.

Почніть з малого та продовжуйте ітеративно

Запустіть пілотні проекти для вибраних випадків використання або відділів. Використовуйте режими моделювання, де це можливо (наприклад, для інструкцій з автоматичного маркування), щоб оцінити вплив. Виміряйте результати та рентабельність інвестицій, а також удосконалюйте моделі та процеси перед плануванням широкого впровадження. Чітко повідомляйте про поточні можливості та обмеження інструментів штучного інтелекту, щоб встановити реалістичні очікування.

Проактивно керувати ліцензуванням та етикою

Ознайомтеся з гібридними моделями ліцензування SharePoint Premium та структурами витрат Copilot. Розгляньте необхідні бюджети Azure для послуг з оплатою за використання. Розробіть чіткі етичні рекомендації та політики використання інструментів штучного інтелекту, враховуючи такі аспекти, як конфіденційність даних, запобігання упередженням та необхідність перевірки результатів. Сплануйте навчання користувачів та заходи з управління змінами.

На завершення, інтеграція штучного інтелекту має вирішальне значення для створення цінності SharePoint у майбутньому. Стратегічний, добре керований та ітеративний підхід, який поєднує технологічні можливості з надійними методами управління та етичними міркуваннями, є ключем до реалізації значних переваг та одночасного управління невід'ємними ризиками.

☑ Підтримка МСП у стратегії, порадах, плануванні та впровадженні

☑ Створення або перестановка стратегії AI

☑ Піонерський розвиток бізнесу

Konrad Wolfenstein

Я радий допомогти вам як особистого консультанта.

Ви можете зв’язатися зі мною, заповнивши контактну форму нижче або просто зателефонуйте мені за номером +49 89 674 804 (Мюнхен) .

Я з нетерпінням чекаю нашого спільного проекту.

Xpert.digital - це центр для промисловості з фокусом, оцифруванням, машинобудуванням, логістикою/внутрішньологічною та фотоелектричною.

За допомогою нашого рішення щодо розвитку бізнесу на 360 ° ми підтримуємо відомі компанії від нового бізнесу до після продажу.

Ринкова розвідка, маха, автоматизація маркетингу, розвиток контенту, PR, поштові кампанії, персоналізовані соціальні медіа та виховання свинцю є частиною наших цифрових інструментів.

Ви можете знайти більше на: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus