Оцифровування ланцюга поставок: Цифрова накладна зі стандартами GS1 та QR-кодами від Cloud4Log покращує потік товарів

Cloud4Log для розумніших ланцюгів поставок – логістика в цифрову епоху

Cloud4Log, інноваційний спільний проект GS1 Germany та Німецької логістичної асоціації (BVL), революціонізує національні вантажні перевезення завдяки використанню цифрових накладних. Мета полягає в підвищенні ефективності, сталості та прозорості ланцюга поставок шляхом заміни паперових процесів цифровими альтернативами.

Пов'язано з цим:

• Логістика розумного міста: інноваційні концепції для транспорту та міської логістики – розподіл товарів та ланцюги постачання в місті

Передумови та цілі проєкту

Проект Cloud4Log було запущено в жовтні 2020 року за ініціативою робочої групи BVL (Німецької логістичної асоціації) з питань «Цифровізація транспортної логістики». Поштовх: незважаючи на цифровий прогрес, багато поставок товарів між виробниками споживчих товарів та торговими партнерами досі супроводжуються паперовими накладними. Це призводить до зайвої адміністративної роботи, високої схильності до помилок та непотрібного впливу на навколишнє середовище. Cloud4Log прагне вирішити ці проблеми за допомогою централізованого цифрового галузевого рішення.

Ключовою метою є створення стандарту, який полегшить компаніям підключення до платформи та оптимізує існуючі процеси. Використання стандартів GS1 створює єдину, сумісну основу, яка вигідна як великим корпораціям, так і малому бізнесу.

Як працює Cloud4Log

Cloud4Log базується на хмарній платформі, яка слугує центральним пунктом обміну документами, пов'язаними з транспортуванням. Усі компанії-учасники ланцюга поставок можуть отримати доступ до необхідної інформації в режимі реального часу. Платформа пропонує:

• Відкриті API-інтерфейси: вони полегшують інтеграцію в існуючі системи компанії.
• Basic-Frontend: Зручне рішення для компаній, які не мають власних ІТ-систем.
• Варіанти самообслуговування: вони дозволяють водіям самостійно реєструвати доставки.
• Інтеграція QR-кодів: водії та логістичні партнери отримують доступ до цифрових накладних за допомогою QR-кодів без необхідності встановлення спеціальних додатків.

Переваги цифровізації

Перехід від паперових до цифрових накладних пропонує численні переваги, що охоплюють як економічні, так і екологічні аспекти:

1. Підвищення ефективності та оптимізація процесів

• Економія часу: Цифрова накладна усуває необхідність друку, розповсюдження та ручної обробки документів. Це значно пришвидшує процеси доставки.
• Автоматизація: Багато завдань, таких як передача документів або підтвердження отримання товарів, автоматизовані.
• Простіша обробка: функція самообслуговування дозволяє водіям самостійно та легко реєструвати доставки.

2. Прозорість та доступність

• Інформація в режимі реального часу: усі учасники мають доступ до актуальних даних у режимі реального часу, що полегшує планування та координацію.
• Покращена відстежуваність: цифрові документи пропонують повну історію доставки.

3. Сталий розвиток та збереження ресурсів

• Економія паперу: лише в секторі роздрібної торгівлі продуктами харчування можна було б заощадити понад 180 мільйонів аркушів паперу на рік.
• Зменшення екологічного сліду: цифровізація зменшує споживання сировини та викиди CO2.

4. Безпека та захист даних

• Підвищена безпека даних: доступ до документів мають лише уповноважені особи.
• Відповідність GDPR: Обробка даних здійснюється відповідно до суворих стандартів Загального регламенту про захист даних Європейського Союзу.

5. Простота використання та гнучкість

• Багатомовність: Платформа підтримує до 14 мов, що спрощує комунікацію в міжнародних ланцюгах поставок.
• Проста інтеграція: Компанії можуть гнучко інтегрувати платформу у свої існуючі системи.

6. Зменшення кількості помилок та покращення якості

• Мінімізація помилок, внесених вручну: Автоматизований збір та обробка даних значно знижує рівень помилок.
• Швидше вирішення проблем: будь-які розбіжності в кількості, дефекти якості або пошкодження можна безпосередньо задокументувати та обробити в цифровому вигляді.

Огляд процесу цифрової накладної

Цифрова накладна оптимізує кожен етап процесу доставки, від створення до архівування:

1. Створення

• Відправник створює цифрову накладну на доставку та зберігає її на хмарній платформі.
• Документи маркуються стандартами ідентифікації GS1 для чіткого віднесення їх до поставки.

2. Забезпечення для водія

• Водій отримує QR-код, який надає доступ до накладної.
• Відсканувавши код, водій може відкрити накладну без необхідності встановлення спеціального застосунку.

3. Транспортування та контроль:

• Під час транспортування водій може за потреби пред'явити цифрову накладну.

4. Надходження товару

• Одержувач сканує QR-код і завантажує накладну на доставку з хмари.
• Будь-які відхилення або пошкодження можна безпосередньо задокументувати.

5. Висновок

• Після того, як накладна була підтверджена одержувачем і водієм, вона архівується і більше не може бути змінена.

Розширені функції та розробки

З липня 2024 року Cloud4Log пропонує водіям рішення самообслуговування. Це дозволяє їм реєструвати доставки безпосередньо під час отримання товару, що ще більше пришвидшує процеси. Цифрові накладні також набувають дедалі більшого значення, оскільки їх активно використовують понад 100 компаній, включаючи такі відомі компанії, як Dachser, DHL Group, Nordfrost та Nagel-Group.

Платформа постійно розвивається, щоб задовольнити потреби галузі. Заплановані функції включають розширені можливості аналізу даних, які допоможуть компаніям ще більше оптимізувати свої процеси.

Чому QR-коди, а не коди DataMatrix?

Хоча й використовуються стандарти GS1, Cloud4Log покладається не на код GS1 DataMatrix, а на QR-коди. Вони пропонують:

• Простота використання: QR-коди легко створювати, і вони не потребують спеціального обладнання.
• Широка сумісність: водії можуть сканувати QR-коди за допомогою будь-якого смартфона.
• Ефективний контроль доступу: QR-код безпосередньо посилається на цифровий документ у хмарі.

Ефективно, стало, безпечно: цифрова накладна Cloud4Log встановлює нові стандарти

Cloud4Log встановлює нові стандарти в цифровізації ланцюга поставок. Поєднуючи стандарти GS1, зручну хмарну платформу та інноваційні функції, такі як інтеграція QR-кодів, проєкт пропонує майбутнє рішення для логістичної галузі. Переваги з точки зору ефективності, стійкості та безпеки роблять цифрову накладну на доставку незамінним інструментом для сучасного бізнесу. Завдяки постійному розвитку Cloud4Log продовжуватиме відігравати центральну роль у цифровій трансформації логістики.

Від локального до глобального: малі та середні підприємства завойовують світовий ринок за допомогою розумної стратегії - Зображення: Xpert.Digital

В епоху, коли цифрова присутність компанії визначає її успіх, завдання полягає у створенні автентичної, персоналізованої та широкомасштабної присутності. Xpert.Digital пропонує інноваційне рішення, яке позиціонує себе як поєднання галузевого центру, блогу та амбасадора бренду. Воно поєднує переваги комунікаційних та збутових каналів на єдиній платформі та дозволяє публікувати матеріали 18 різними мовами. Співпраця з партнерськими порталами та можливість публікації статей у Google News та списку розсилки преси, який налічує приблизно 8000 журналістів та читачів, максимізує охоплення та видимість контенту. Це є вирішальним фактором у зовнішніх продажах та маркетингу (SMarketing).

Більше інформації тут:

• Автентичний. Індивідуальний. Глобальний: Стратегія Xpert.Digital для вашої компанії

Виклик цифровізації в логістичній галузі

Цифровізація невпинно прогресує, революціонізуючи практично кожен сектор економіки. Логістична галузь також стикається з викликом, і водночас з можливістю, фундаментальної трансформації своїх процесів за допомогою використання сучасних технологій. Перспективним прикладом такої трансформації є Cloud4Log, спільний проект GS1 Germany та Німецької логістичної асоціації (BVL). Мета цієї співпраці амбітна: фундаментально оптимізувати та впорядкувати національні вантажні перевезення шляхом впровадження та встановлення цифрової накладної.

Пов'язано з цим:

• Цифровізація в логістиці холодового ланцюга: від зберігання до доставки кінцевому споживачеві | Цифровий двійник – Робототехніка – Автоматизація
• Логістика запасних частин: новаторські стратегії та послуги для галузі, що орієнтована на майбутнє – цифровізація та автоматизація за допомогою штучного інтелекту та Інтернету речей

Створення Cloud4Log

Ініціатива Cloud4Log виникла в жовтні 2020 року в робочій групі BVL «Цифровізація транспортної логістики». Мотивація для розробки такого рішення була надзвичайно простою, але водночас важливою: навіть у 2022 році, в розпал цифрової ери, поставки товарів від виробників споживчих товарів до роздрібних торговців зазвичай супроводжувалися паперовими накладними. Ця практика представляла величезний, раніше невикористаний потенціал для оптимізації. Відповідальні особи визнали необхідність загальногалузевого, повністю цифрового рішення для усунення цієї неефективності та створення перспективних ланцюгів поставок.

Центральна роль хмарної платформи

По суті, Cloud4Log базується на центральній хмарній платформі. Ця платформа служить центром для обміну цифровими транспортними документами між усіма компаніями, що беруть участь у логістичному ланцюжку. Щоб забезпечити якомога ширше визнання та легку інтеграцію, Cloud4Log спирається на два ключові принципи: по-перше, платформа пропонує відкритий інтерфейс API. Це дозволяє компаніям з існуючими системами безперешкодно інтегрувати Cloud4Log у свою інфраструктуру та таким чином користуватися перевагами цифрової накладної без необхідності кардинально змінювати свої існуючі процеси. По-друге, Cloud4Log надає базовий інтерфейс. Він розроблений спеціально для компаній, яким не потрібна комплексна інтеграція інтерфейсу або чиї системи не дозволяють таку інтеграцію. Базовий інтерфейс пропонує зручний інтерфейс, за допомогою якого ці компанії також можуть скористатися перевагами цифрової накладної.

Переваги оцифрування процесу обробки накладних

Переваги, що виникають в результаті цифровізації процесу обробки накладних через Cloud4Log, численні та переконливі.

Ефективність та економія часу

Ключовим аспектом є значна економія часу та пов'язане з цим підвищення ефективності. Ручне заповнення, друк, пересилання та, зрештою, фізичне архівування паперових накладних повністю виключається. Таке усунення ручних кроків не лише зменшує зусилля, але й мінімізує потенційну можливість помилок. Цифровий збір та передача даних дозволяє уникнути помилок передачі, які можуть легко виникнути під час ручного введення.

Сталий розвиток та збереження ресурсів

Ще однією важливою перевагою є покращення сталого розвитку. Економія паперу є величезною та робить значний внесок у захист довкілля. Тільки в німецькому секторі роздрібної торгівлі продуктами харчування загальнонаціональне впровадження цифрових накладних може заощадити приблизно 180 мільйонів аркушів паперу на рік. Це не лише зменшує споживання самого паперу, але й ресурси, пов'язані з виробництвом та транспортуванням паперу. Крім того, цифровізація допомагає зменшити загальний екологічний слід логістичної галузі.

Покращена прозорість та дані в режимі реального часу

Доступність інформації в режимі реального часу є ще однією важливою перевагою. Усі залучені сторони мають доступ до найактуальніших даних накладних у будь-який час і в будь-якому місці. Це забезпечує прозорий та відстежуваний ланцюг поставок, де кожен крок документується та перевіряється. Таким чином, розбіжності або затримки можна виявити та усунути швидше.

Подолання мовних бар'єрів

Часто недооцінена, проте вирішальна перевага – це подолання мовних бар'єрів. Cloud4Log пропонує багатомовні інтерфейси користувача, що полегшують спілкування між водіями, складським персоналом та диспетчерами, особливо в міжнародному контексті. Можливість вибору між різними мовами зменшує непорозуміння та сприяє більш плавній роботі.

Безперервний розвиток Cloud4Log

Постійний розвиток Cloud4Log демонструє динамічний характер проекту та його здатність адаптуватися до потреб галузі. Ключовою віхою стало впровадження нового рішення самообслуговування для водіїв у липні 2024 року. Це нововведення дозволяє водіям самостійно реєструвати доставки в зоні приймання. Відсканувавши QR-код, вони можуть ввести необхідну інформацію безпосередньо в систему, не чекаючи на персонал на стійці приймання. Це значно пришвидшує процес та скорочує час очікування.

Зростаюча важливість Cloud4Log у галузі

Зростаюча важливість Cloud4Log у логістичній галузі підкреслюється постійно зростаючою кількістю компаній-учасниць. Наразі платформою користуються понад 100 компаній, включаючи відомих виробників брендів та постачальників логістичних послуг, таких як Dachser, DHL Group, Nordfrost та Nagel-Group. Таке широке визнання демонструє, що Cloud4Log є актуальним та орієнтованим на майбутнє рішенням для викликів сучасної логістики.

Пряме порівняння: цифрова та паперова накладна

У прямому порівнянні зі звичайними паперовими накладними, численні переваги Cloud4Log стають ще більш очевидними.

Оптимізація процесів та самообслуговування

Підвищення ефективності та оптимізація процесів є ключовими аргументами на користь цифрового рішення. Усунення ручної роботи з друку, пересилання та підтвердження паперових документів призводить до значної економії часу протягом усього процесу доставки. Cloud4Log створює умови для справжньої ефективності процесів та автоматизації в ланцюжку поставок. Рішення самообслуговування для водіїв є ще одним кроком у цьому напрямку, оскільки воно ще більше спрощує процес отримання товарів, дозволяючи їм самостійно реєструвати доставки.

Покращена прозорість та відстежуваність

Цифрова накладна також встановлює нові стандарти прозорості та доступності. На відміну від паперових документів, які можуть бути втрачені, пошкоджені або розповсюджені, цифрова накладна доступна завжди та скрізь. Це забезпечує підвищену прозорість у ланцюжку поставок, оскільки всі залучені сторони можуть отримати доступ до найновішої інформації в будь-який час. Крім того, цифровий запис та централізоване зберігання забезпечують краще відстеження поставок. Кожен крок у процесі доставки документується та простежується.

Сталий розвиток та економія коштів

Сталий розвиток та економія коштів сьогодні мають першорядне значення. Як уже згадувалося, зменшення споживання паперу призводить до значної економії ресурсів. Таким чином, перехід на цифрові накладні активно сприяє зменшенню екологічного сліду компанії. Окрім екологічних переваг, фінансова економія також є результатом усунення витрат на папір, друк та архівування. Крім того, помилки та пов'язані з ними витрати можна мінімізувати завдяки точнішому цифровому збору даних.

Безпека та захист даних

Цифрова накладна також пропонує переваги з точки зору безпеки та захисту даних. Централізоване зберігання та контрольовані права доступу підвищують безпеку даних. Доступ до поточних документів мають лише ті, хто безпосередньо бере участь у процесі. Обробка даних здійснюється у суворій відповідності до європейських стандартів захисту даних, що є важливим аспектом у сучасному середовищі, де важлива інформація чутлива до даних. Сучасні технології шифрування забезпечують додатковий захист від несанкціонованого доступу.

зручність використання та гнучкість

Зручність використання та гнучкість Cloud4Log є додатковими перевагами. Можливість вибору між 14 мовами полегшує комунікацію та сприяє прийняттю користувачами. Крім того, інтеграція в існуючі рішення компанії або галузі для цифрових накладних є безперешкодною. Cloud4Log не задуманий як окреме рішення, а як відкрита платформа, яку можна інтегрувати в існуючі ІТ-ландшафти.

Зменшення помилок та покращення якості

Ще однією важливою перевагою цифрової накладної є зменшення кількості помилок та пов'язане з цим покращення якості. Цифровий збір та передача даних мінімізують помилки, які можуть легко виникнути під час ручної обробки паперових документів. Це включає, наприклад, помилки в кількості або інформації про товар. Крім того, цифрова накладна дозволяє швидше виправляти помилки у разі розбіжностей у кількості, дефектів якості або пошкоджень під час транспортування. Їх можна безпосередньо задокументувати в цифровому вигляді та передати відповідальним відділам.

Принцип роботи цифрової накладної

Цифрова накладна Cloud4Log працює за добре продуманим та ефективним принципом. Спочатку відправник створює цифрову накладну у своїй системі. Потім вона завантажується на центральну хмарну платформу Cloud4Log. Вирішальним кроком є ​​пов'язування даних накладної з унікальними стандартами ідентифікації GS1. Ці стандарти гарантують, що цифрову накладну можна однозначно призначити відповідному відправленню. Глобальний ідентифікатор типу документа (GDTI) відіграє тут особливо важливу роль.

Доступ водія

Водій отримує посилання для доступу до цифрової накладної, зазвичай у вигляді QR-коду. Цей QR-код генерується в зоні відправлення відправника та надається водієві. Просто відсканувавши QR-код за допомогою смартфона, водій може отримати доступ до накладної без необхідності встановлення спеціального додатку. Посилання для доступу зберігається в гаманці смартфона водія, подібно до цифрових авіаквитків або посадкових талонів. Це забезпечує швидкий та легкий доступ до відповідних документів.

Процеси отримання товарів

Під час транспортування водій може отримати доступ до цифрової накладної в будь-який час та пред'явити її за потреби, наприклад, під час перевірок. Після прибуття до зони отримання одержувача відповідальний персонал сканує QR-код зі смартфона водія. Потім цифрова накладна отримується з хмари та імпортується в систему одержувача для подальшої обробки.

Оновлення в режимі реального часу та прозора документація

Головною перевагою цифрової накладної є можливість додавання та оновлення інформації в режимі реального часу. Розбіжності в кількості, інформація про обмін обладнанням, документи про отримання товарів або навіть фотографії пошкоджень можуть бути додані безпосередньо до цифрової накладної в хмарі. Це забезпечує прозоре документування всього процесу доставки. Підтвердження одержувачем і водієм завершує процес і переводить накладну в остаточний, незмінний стан. Це гарантує цілісність даних і запобігає подальшим маніпуляціям.

Безпека даних завдяки централізованому сховищу

Хмарне рішення Cloud4Log також пропонує значну перевагу з точки зору безпеки даних. Оскільки накладна зберігається централізовано в хмарі, це запобігає збереженню копій на різних пристроях. Це зменшує ризик втрати даних або несанкціонованого доступу. Доступ до поточної версії документів мають лише ті, хто безпосередньо бере участь у процесі.

Використання стандартів GS1 та QR-кодів

Хоча Cloud4Log використовує стандарти GS1 для унікальної ідентифікації цифрових документів, він не застосовує безпосередньо код GS1 DataMatrix. Натомість Cloud4Log покладається на QR-коди як практичний та широко використовуваний метод доступу до цифрових накладних. Найголовніше, що Cloud4Log використовує Глобальний ідентифікатор типу документа (GDTI), встановлений стандарт GS1, щоб гарантувати, що цифровий документ можна унікально призначити відповідній поставці. Таким чином, GDTI діє як своєрідний цифровий відбиток накладної.

Потік процесу

Процес надзвичайно простий: відправник завантажує цифрову накладну на хмарну платформу. Потім генерується QR-код із прямим посиланням для доступу до цифрової накладної. Водій може відсканувати цей QR-код своїм смартфоном. Після прибуття до зони отримання товарів одержувачем смартфон водія сканує QR-код, щоб отримати цифрову накладну з хмари та розпочати наступні кроки.

Цифрова накладна Cloud4Log робить значний внесок у цифровізацію логістичної галузі

Використовуючи стандарти GS1 та QR-коди, Cloud4Log забезпечує ефективний, прозорий та безпечний обмін документами, пов'язаними з транспортуванням. Переваги порівняно з традиційними паперовими накладними очевидні, починаючи від економії часу та коштів і підвищення стійкості до підвищення безпеки даних та зручності використання. Таким чином, Cloud4Log є багатообіцяючим прикладом того, як цифровізація може сприяти оптимізації та забезпеченню майбутнього ланцюгів поставок. Постійно зростаюча кількість компаній-учасниць підкреслює актуальність та потенціал цього інноваційного рішення. Цифрова трансформація ланцюга поставок йде повним ходом, і Cloud4Log відіграє вирішальну роль у цьому процесі.

☑️ Наша ділова мова – англійська або німецька

☑️ НОВИНКА: Листування вашою рідною мовою!

Konrad Wolfenstein

Я та моя команда раді бути вашим особистим консультантом.

Ви можете зв'язатися зі мною, заповнивши контактну форму тут [email protected]:, або просто зателефонувавши мені за номером +49 7348 4088 965. Моя адреса електронної пошти

Я з нетерпінням чекаю нашого спільного проєкту.

☑️ Підтримка МСП у стратегії, консалтингу, плануванні та впровадженні

☑️ Створення або переорієнтація цифрової стратегії та діджиталізації

☑️ Розширення та оптимізація процесів міжнародних продажів

☑️ Глобальні та цифрові торгові платформи B2B

☑️ Розвиток бізнесу Pioneer / Маркетинг / PR / Виставки