Адміністративна оцифрування: Коли адміністративна оптимізація швидше має сенс, ніж адміністративна модернізація?

🏢 Компанії в Німеччині мають в середньому близько 200 контактів з державною адміністрацією на рік, і ця кількість зростає. Така безліч взаємодій часто призводить до значних бюрократичних витрат, особливо якщо адміністративні процеси не повністю оцифровані. Тому скорочення бюрократії є одним із трьох головних пріоритетів для компаній на рівні землі, федерального уряду та ЄС.

Однак, коли йдеться про скорочення бюрократії, законодавча влада та органи влади й адміністрації, які страждають, самі собі заважають:

У Німеччині цифрова трансформація державного управління була ініційована, головним чином, Законом про онлайн-доступ (Onlinezugangsgesetz, OZG), прийнятим у 2017 році, який мав на меті забезпечити цифровий доступ до адміністративних послуг до кінця 2022 року. У лютому він отримав широке схвалення в Бундестазі. Сьогодні більшість у Бундесраті несподівано відхилила законопроект. Однак необхідні зручні онлайн-портали та спільні стандарти досі (станом на початок квітня 2023 року) були впроваджені лише частково. З огляду на повільні темпи адміністративної цифровізації в Німеччині, цифрова асоціація Bitkom закликає до внесення змін до Закону про онлайн-доступ до законодавства про цифрове управління. Нова версія Закону про онлайн-доступ (OZG 2.0) вже впроваджена. Вона пройшла всі відповідні суди, і законопроект був остаточно відхилений більшістю Бундесрату 22 березня 2024 року. Його планується переглянути (станом на червень 2024 року).

Існує очевидна потреба повною мірою використати потенціал ефективності цифрових адміністративних рішень для німецької економіки. Завдання полягає в просуванні та впровадженні ефективних цифрових адміністративних процесів для компаній. Виникає питання, коли адміністративна оптимізація має більше сенсу, ніж повна адміністративна модернізація.

🔍 Адміністративна оптимізація проти адміністративної модернізації

Адміністративна оптимізація передбачає аналіз та адаптацію існуючих процесів, щоб зробити їх ефективнішими та результативнішими. Цього можна досягти шляхом впровадження спеціальних цифрових інструментів для спрощення та пришвидшення окремих кроків. Прикладами є електронне управління документами, автоматизоване планування зустрічей або оцифрування процесів обробки форм. Ці заходи часто швидші та економічно ефективніші у впровадженні, ніж повна модернізація.

З іншого боку, адміністративна модернізація передбачає більш комплексну переробку адміністративних процесів. Це може означати впровадження абсолютно нових систем і технологій, які революціонізують існуючі структури та методи роботи. Проекти модернізації, як правило, є довгостроковими та вимагають більших інвестицій у нові технології та навчання персоналу.

✨ Коли має сенс адміністративна оптимізація?

У ситуаціях, коли існуючі процеси вже функціонують відносно добре та де виявлено конкретні вузькі місця, оптимізація може бути найефективнішим рішенням. Незначні коригування та інтеграція цифрових рішень часто можуть призвести до швидких покращень без необхідності значних структурних змін. Це особливо підходить для спеціалізованих адміністративних завдань, де можна чітко визначити проблемні області та конкретно їх вирішити.

Наприклад, впровадження системи цифрових форм у відділі, який значною мірою використовує паперові документи, може значно скоротити час обробки та рівень помилок. Використання електронних підписів або автоматизація процесів сповіщення також можуть принести вирішальні переваги.

🔄 Коли необхідна адміністративна модернізація?

Комплексна модернізація необхідна, коли існуючі системи та процеси настільки застаріли або неефективні, що незначні коригування вже не можуть призвести до помітних покращень. Часто існуючі структури більше не встигають за вимогами сучасної цифрової економіки. У таких випадках необхідна фундаментальна перебудова всього ландшафту процесів.

Одним із прикладів цього може бути повне впровадження цифрової платформи для всіх адміністративних контактів у компанії. Це означатиме, що компанії зможуть цифровим способом обробляти всю взаємодію з адміністрацією на централізованій платформі – від подання заявки до її обробки та затвердження. Такі системи вимагають широкої інтеграції різних адміністративних областей та переробки існуючих робочих процесів.

💻 Потенціал цифрового адміністрування

Повний потенціал цифрових адміністративних процесів полягає в їхній здатності підвищувати прозорість, ефективність та зручність використання. Гармонізація та стандартизація процесів може зменшити непорозуміння та помилки, що призводить до швидших та надійніших результатів. Це дозволяє компаніям заощаджувати ресурси та більше зосереджуватися на своїх основних завданнях.

Для політиків та адміністративних органів це означає раннє вивчення законодавчих змін та просування рішень, які забезпечують відчутне полегшення для бізнесу. Політичні зусилля повинні бути спрямовані на виявлення, скасування або адаптацію обтяжливих правил.

🤝 Практичне впровадження через співпрацю

Ще одним важливим аспектом є співпраця та обмін знаннями між усіма зацікавленими сторонами в процесі адміністративної цифровізації. Використовуючи конкретні знання про потреби бізнесу, адміністративні процеси можна впроваджувати прагматично та цілеспрямовано. Це вимагає тісної співпраці між державними адміністраціями, бізнес-асоціаціями та самим бізнесом.

Розгортання та впровадження низки рішень цифрового урядування у співпраці з іншими партнерами має вирішальне значення. Це може варіюватися від використання спільних цифрових платформ до спільних проектів розвитку для розробки індивідуальних рішень, що відповідають конкретним потребам економіки.

🔧 Використання цифрових технологій

Як адміністративна оптимізація, так і адміністративна модернізація мають свої переваги, залежно від конкретних обставин та викликів. Короткострокова оптимізація може призвести до швидких та економічно ефективних покращень, тоді як довгострокова модернізація необхідна для здійснення глибоких структурних змін. Поєднання обох підходів може допомогти зробити управління в Німеччині більш ефективним та зручним для бізнесу.

Завдяки послідовному використанню цифрових технологій та тісній співпраці між усіма зацікавленими сторонами можна досягти мети створення плавного та ефективного управління, яке відповідає потребам економіки. Рання та цілеспрямована політична підтримка відіграє вирішальну роль в успішній реалізації цих стратегій.

📣 Подібні теми

• 📊 200 адміністративних контактів на рік: Як компанії страждають від бюрократії
• 💼 Цифровий формат замість паперового: німецькі компанії вимагають ефективного адміністрування
• ⚙️ Адміністративна оптимізація проти модернізації: найкраща стратегія для Німеччини
• 🌐 Цифрове управління: обов'язкова умова для економіки Німеччини
• 🔄 Швидко та економічно ефективно: переваги адміністративної оптимізації
• 🏢 Зменшення бюрократичних витрат: як може допомогти діджиталізація
• 📉 Використання потенціалу ефективності: Як цифровізація знімає навантаження з компаній
• 💡 Співпраця є ключовою: адміністрація, бізнес та політика працюють пліч-о-пліч
• 🤝 Співпраця заради бережливого управління: шлях Німеччини у майбутнє
• 💻 Від паперу до платформи: Ефективність завдяки цифровому адмініструванню

#️⃣ Хештеги: #адміністративнадігіталізація #скороченнябюрократії #адміністративнаоптимізація #адміністративнамодернізація #цифровеадміністрування

Державні адміністрації підлягають суворим правилам, законам та бюрократичним процесам. Це служить прозорості, підзвітності та забезпеченню справедливості та рівного лікування. Це суворе регулювання може уповільнити процеси модернізації. Компанії часто мають більшу гнучкість і можуть швидше реагувати на зміни на ринку. Вони працюють у регульованому, але більш динамічному середовищі, що дає їм більше обсягу для інновацій та коригувань.

Детальніше про це тут:

• За умов суворого регулювання та гнучкості: виклики державного управління

🏢 Рішення між адміністративною оптимізацією та адміністративною модернізацією залежить від кількох факторів, включаючи поточні потреби, ресурси та цілі адміністрації. Ось кілька ситуацій, коли одна стратегія може мати більше сенсу:

🔍 Адміністративна оптимізація

Коли це має сенс:

1. Необхідні короткострокові результати

Коли потрібні швидкі покращення для підвищення ефективності або вирішення нагальних проблем.

2. Обмежені ресурси

Коли ресурси (фінансові кошти, персонал, час) обмежені, а великі інвестиції в нові технології або фундаментальні зміни неможливі.

3. Вже функціонуючі структури

Коли існуючі адміністративні структури загалом функціонують добре, але існують незначні неефективності або вузькі місця в процесах, які можна вирішити шляхом точного налаштування.

4. Впровадження найкращих практик

Коли йдеться про вдосконалення існуючих процесів шляхом впровадження перевірених методів та процедур, таких як ті, що описані в КАЙДЗЕН (безперервне вдосконалення).

Детальніше про це тут:

• КАЙДЗЕН: Постійне вдосконалення та зміни в адміністрації

🔄 Адміністративна модернізація

Коли це має сенс:

1. Довгострокові та стійкі покращення

Коли прагнуть фундаментальних та довгострокових змін, щоб бути готовими до майбутніх викликів.

2. Технологічна модернізація або конверсія

Коли існують застарілі ІТ-системи та технології, які потребують заміни на більш сучасні та ефективні рішення.

3. Структурні проблеми

Коли є значні структурні недоліки, які неможливо виправити лише оптимізацією, і необхідні фундаментальні зміни.

4. Нові вимоги

Коли виникають нові правові вимоги або суспільні очікування для адміністрації, що вимагають впровадження нових процесів і технологій.

🌟 Адміністративна оптимізація проти адміністративної модернізації: посібник

🚀 Під час вибору між адміністративною оптимізацією та адміністративною модернізацією вирішальну роль відіграють конкретна ситуація та цілі влади, муніципалітету, громади, міста чи штату. Ось деякі додаткові аспекти, які слід враховувати під час прийняття рішення:

1. Часові рамки 🕰️

• Адміністративна оптимізація: ідеально підходить для короткострокових покращень та швидких перемог. Існуючі процеси та структури аналізуються та оптимізуються для досягнення підвищення ефективності.
• Адміністративна модернізація: підходить для довгострокових проектів, що передбачають суттєві зміни та оновлення. Ці проекти зазвичай потребують більше часу для впровадження та налаштування.

2. Ресурси 💡

• Адміністративна оптимізація: зазвичай вимагає менше ресурсів, як фінансових, так і людських. Часто можна використовувати існуючі структури та технології.
• Адміністративна модернізація: вимагає значних ресурсів, включаючи інвестиції в нові технології, навчання та, можливо, зовнішні консультації.

3. Цілі та результати 🎯

• Адміністративна оптимізація: спрямована на швидке та вимірюване підвищення ефективності, таке як скорочення часу обробки або зниження витрат на поточні операції.
• Адміністративна модернізація: Мета полягає в фундаментальному оновленні адміністрації та її адаптації до майбутнього. Це часто включає впровадження нових технологій, реструктуризацію організаційних структур та адаптацію до нових правових вимог.

4. Технологічні вимоги 🖥️

• Оптимізація управління: зазвичай використовує існуючі технології та покращує їх застосування. Вона також може включати незначні технологічні оновлення.
• Адміністративна модернізація: часто вимагає впровадження нових технічних систем, таких як модернізована ІТ-інфраструктура, рішення для автоматизації або платформи електронного урядування.

5. Структурні зміни 🏗️

• Адміністративна оптимізація: Зазвичай структурні зміни відсутні або мінімальні. Основна увага приділяється вдосконаленню процесів та підвищенню ефективності в рамках існуючої структури.
• Адміністративна модернізація: Часто для адаптації адміністрації до сучасних вимог необхідні кардинальні структурні зміни. Це може включати реорганізацію відділів та завдань.

6. Опір та управління змінами 🌐

• Адміністративна оптимізація: зазвичай менший опір, оскільки це поступові покращення. Управління змінами є важливим, але часто менш інтенсивним.
• Адміністративна модернізація: вищий потенціал для опору, оскільки далекосяжні зміни часто зустрічаються зі скептицизмом. Комплексне управління змінами є тут важливим для забезпечення прийняття та участі працівників.

🔍 Тому вибір між адміністративною оптимізацією та адміністративною модернізацією слід ретельно розглядати, виходячи з конкретних потреб, ресурсів та цілей кожної установи. Ретельний аналіз поточної ситуації та чітке визначення бажаних результатів є надзвичайно важливими.

☑ Експерт з галузі, тут зі своїм власним промисловим центром Xpert.digital з понад 2500 спеціалізованих внесків

 

Я радий допомогти вам як особистого консультанта.

Ви можете зв’язатися зі мною, заповнивши контактну форму нижче або просто зателефонуйте мені за номером +49 89 674 804 (Мюнхен) .

Я з нетерпінням чекаю нашого спільного проекту.

 

 

Xpert.digital - це центр для промисловості з фокусом, оцифруванням, машинобудуванням, логістикою/внутрішньологічною та фотоелектричною.

За допомогою нашого рішення щодо розвитку бізнесу на 360 ° ми підтримуємо відомі компанії від нового бізнесу до після продажу.

Ринкова розвідка, маха, автоматизація маркетингу, розвиток контенту, PR, поштові кампанії, персоналізовані соціальні медіа та виховання свинцю є частиною наших цифрових інструментів.

Ви можете знайти більше на: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus