Адміністративна оцифрування: Коли адміністративна оптимізація швидше має сенс, ніж адміністративна модернізація?

🏢 Компанії в Німеччині в середньому близько 200 контактів з державним управлінням на рік, і це стає все більше і більше. Ця безліч взаємодій часто призводить до значних витрат на бюрократію, особливо якщо адміністративні процеси не повністю оцифровані. Отже, скорочення бюрократії є однією з трьох найкращих тем для компаній, як на державному, федеральному та ЄС -рівнях.

Що стосується зменшення бюрократії, однак, законодавче насильство та страждаючі органи та адміністрації заважають:

У Німеччині цифрова трансформація адміністрації була ініційована в основному Законом про доступ в Інтернеті (OZG), прийнятому в 2017 році, на основі якого цифрового доступу до адміністративних послуг повинен бути реалізований до кінця 2022 року. У лютому вона була затверджена в Бундестагу. Сьогодні більшість у Федеральній раді на диво відмовилася від законопроекту. Поки що, зручні для користувачів, онлайн-портали та загальні стандарти (станом на початку квітня 2023 р.) В реалізації лише. З огляду на мляву адміністративну оцифровку в Німеччині, цифрова асоціація Bitkom закликає до законного права на цифрове адміністрування під час внесення змін до закону про доступ в Інтернеті. Тим часом є нова версія закону про доступ в Інтернеті (OZG 2.0). Він пройшов усі випадки, і проект закону нарешті був відхилений 22 березня 2024 року більшістю Федеральної ради. Він повинен бути переговорений (станом на червень 2024 р.).

Існує чітка потреба повністю використовувати потенціал ефективності цифрових адміністративних рішень для німецької економіки. Завдання полягає у просуванні та впровадженні ефективних цифрових адміністративних процесів для компаній. Питання виникає, коли адміністративна оптимізація має більше сенсу, ніж повна адміністративна модернізація.

🔍 Адміністративна оптимізація та адміністративна модернізація

Адміністративна оптимізація означає аналіз та адаптацію існуючих процесів, щоб зробити їх більш ефективними та ефективними. Це можна зробити, ввівши конкретні цифрові інструменти для спрощення та прискорення окремих кроків. Прикладами цього є електронне управління документами, автоматизовані призначення або оцифровість процесів форми. Ці заходи часто швидші та дешевші, ніж повна модернізація.

З іншого боку, адміністративна модернізація включає більш всебічний переробку адміністративних процесів. Це може означати впровадження абсолютно нових систем та технологій, які революціонізують існуючі структури та методи роботи. Проекти модернізації, як правило, більш тривалий термін і потребують великих інвестицій у нові технології та навчання для персоналу.

✨ Коли адміністративна оптимізація має сенс?

У ситуаціях, в яких існуючі процеси вже працюють відносно добре, і там, де були виявлені специфічні вузькі місця, оптимізація може бути найбільш ефективним рішенням. Менші коригування та інтеграція цифрових рішень часто можуть швидко вдосконалитись без основних структурних змін. Це особливо підходить для спеціалізованих адміністративних завдань, в яких чіткі проблемні області можна визначити та вирішити цілеспрямовано.

Наприклад, впровадження системи цифрових форм у відділі, яка сильно залежить від паперових документів, може призвести до значного скорочення часу обробки та швидкості помилок. Використання електронних підписів або автоматизація процедур сповіщення також може принести вирішальні переваги.

🔄 Коли необхідна адміністративна модернізація?

Комплексна модернізація необхідна, якщо існуючі системи та процеси настільки застарілі або неефективні, що невеликі корективи вже не зможуть принести помітне вдосконалення. Часто існуючі структури вже не можуть йти в ногу з вимогами сучасної цифрової економіки. У таких випадках необхідний фундаментальний перегляд всього процесу процесу.

Прикладом цього може бути повне впровадження цифрової платформи для всіх адміністративних контактів компанії. Це означатиме, що компанії можуть цифровим чином обробляти всі взаємодії на центральній платформі - від програми до обробки та затвердження. Такі системи потребують широкої інтеграції різних адміністративних областей та нового проектування попередніх робочих процесів.

💻 Потенціал цифрового адміністрування

Повний потенціал цифрових адміністративних процесів полягає у їх здатності підвищувати прозорість, ефективність та дружба. Гармонізація та стандартизація процесів можуть зменшити непорозуміння та помилки, що призводить до більш швидких та надійних результатів. Це дозволяє компаніям економити ресурси та зосередитись більше на своїх основних завданнях.

Для політики та адміністративних органів це означає перевірити розробки в галузі законодавства на ранній стадії та сприяння рішень, які приносять помітне полегшення компаніям. Політичні зусилля повинні спрямовані на визначення та усунення або адаптацію правил перешкод.

🤝 Практична реалізація за допомогою співпраці

Ще одним важливим аспектом є співпраця та обмін знаннями між усіма, хто бере участь у процедурі адміністративної оцифрування. Використовуючи конкретні знання про проблеми компаній, адміністративні процеси можуть бути реалізовані прагматично та цілеспрямовано. Це вимагає тісної співпраці між державними адміністраціями, бізнес -асоціаціями та самими компаніями.

Забезпечення та застосування ряду цифрових адміністративних рішень у співпраці з іншими партнерами є вирішальними. Це може варіюватися від використання загальних цифрових платформ до проектів розвитку спільного розвитку для розробки індивідуальних рішень, що відповідають конкретним потребам економіки.

🔧 Використання цифрових технологій

Як адміністративна оптимізація, так і адміністративна модернізація мають своє виправдання, залежно від конкретних обставин та викликів. Короткі оптимізації можуть принести швидкі та економічні вдосконалення, тоді як довгострокові модернізації необхідні для забезпечення глибоких структурних змін. Поєднання обох підходів може допомогти зробити адміністрацію в Німеччині більш ефективною та економічною.

Послідовне використання цифрових технологій та тісна співпраця всіх, хто бере участь, може досягти мети тонкої та ефективної адміністрації, яка відповідає потребам економіки. Рання та цільова політична підтримка відіграє вирішальну роль у успішному впровадженні цих стратегій.

📣 Подібні теми

• 📊 200 адміністративних контактів на рік: як компанії страждають від бюрократії
• 💼 Цифровий замість паперу: німецькі компанії вимагають ефективної адміністрації
• ⚙ Адміністративна оптимізація та модернізація: найкраща стратегія для Німеччини
• 🌐 Цифрова адміністрація: Обов’язково для економіки Німеччини
• 🔄 Швидкий і недорогий: переваги адміністративної оптимізації
• 🏢 Зниження витрат на бюрократію: як оцифровка може допомогти
• 📉 Потенціал ефективності в прямому ефірі: саме так компанії полегшують компанію
• 💡 Співпраця як ключ: адміністрація, бізнес та політика рука об руку
• 🤝 Співпраця в адміністрації SLIM: Шлях Німеччини в майбутнє
• 💻 Від паперу до платформи: Ефективність через цифрове адміністрування

#⃣ хештеги: #Адмінізація Оцифровка #Редукція БУРЕКРАТРІЯ #Адмінізація Оптимізація

Чому для влади, муніципалітетів та муніципалітетів важко: адміністративна оптимізація та модернізація для міста та країни -image: xpert.digital

Державні адміністрації підлягають суворим правилам, законам та бюрократичним процесам. Це служить прозорості, підзвітності та забезпеченню справедливості та рівного лікування. Це суворе регулювання може уповільнити процеси модернізації. Компанії часто мають більшу гнучкість і можуть швидше реагувати на зміни на ринку. Вони працюють у регульованому, але більш динамічному середовищі, що дає їм більше обсягу для інновацій та коригувань.

Детальніше про це тут:

• Серед суворих норм та обсягу: виклики державного управління

🏢 Рішення між адміністративною оптимізацією та адміністративною модернізацією залежить від різних факторів, включаючи поточні потреби, ресурси та цілі адміністрації. Ось деякі ситуації, в яких одна з двох стратегій може мати більше сенсу:

🔍 Адміністративна оптимізація

Коли це має сенс:

1. Необхідні короткі результати

Якщо швидкі покращення необхідні для підвищення ефективності або для вирішення термінових проблем.

2. Обмежені ресурси

Якщо ресурси (фінансові ресурси, персонал, час) обмежені і немає великих інвестицій у нові технології чи глибокі зміни.

3. Структури вже функціонують

Якщо існуючі адміністративні структури по суті добре працюють, але є менша неефективність або процеси, які можна усунути за рахунок тонкого пону.

4. Введіть найкращу практику

Що стосується вдосконалення існуючих процесів шляхом впровадження перевірених методів та процедур, таких як описані Кайзеном (постійне вдосконалення).

Детальніше про це тут:

• Kaizen: Постійне вдосконалення та зміни адміністрацій

🔄 Адміністративна модернізація

Коли це має сенс:

1. Довгі терміни та стійкі вдосконалення

Коли основні та довгострокові зміни прагнуть бути готовими до майбутніх проблем.

2. Технологічний оновлення або модернізацію

Якщо застарілі ІТ -системи та технології, які повинні бути замінені більш сучасними та ефективними рішеннями.

3. Структурні проблеми

Якщо є великі структурні дефекти, які неможливо усунути лише оптимізацією, і це необхідно.

4. Нові вимоги

Якщо є нові юридичні вимоги або соціальні очікування адміністрації, які потребують впровадження нових процесів та технологій.

🌟 Адміністративна оптимізація проти адміністративної модернізації: Посібник

🚀 При прийнятті рішення між адміністративною оптимізацією та адміністративною модернізацією, конкретної ситуації та цією влади, муніципалітету, муніципалітету чи країни відіграє вирішальну роль. Ось деякі інші аспекти, які слід враховувати при прийнятті рішень:

1. Час 🕰

• Адміністративна оптимізація: ідеально підходить для короткочасних удосконалень та швидких успіхів. Тут існуючі процеси та структури аналізуються та оптимізуються для досягнення підвищення ефективності.
• Адміністративна модернізація: підходить для довгострокових проектів, які включають глибокі зміни та оновлення. Ці проекти зазвичай потребують більше часу для впровадження та адаптації.

2. Ресурси 💡

• Адміністративна оптимізація: зазвичай вимагає меншої кількості ресурсів, як фінансово, так і персоналу. Існуючі структури та технології часто можна використовувати далі.
• Адміністративна модернізація: потребує великих ресурсів, включаючи інвестиції в нові технології, навчальні курси та, можливо, зовнішні поради.

3. Цілі та результати 🎯

• Адміністративна оптимізація: спрямована на швидку та вимірювану ефективність, наприклад, коротший час обробки або зменшені витрати під час роботи.
• Адміністративна модернізація: має на меті принципово поновити адміністрацію та зробити довгострокове майбутнє. Це часто включає введення нових технологій, переробку організаційних структур та адаптації до нових юридичних вимог.

4. Технологічні вимоги 🖥

• Адміністративна оптимізація: зазвичай використовує існуючі технології та покращує їх застосування. Він також може включати менші технологічні оновлення.
• Адміністративна модернізація: часто вимагає впровадження нових технічних систем, таких як модернізовані ІТ-інфраструктури, рішення автоматизації або платформи електронного уряду.

5. Структурні зміни 🏗

• Адміністративна оптимізація: зазвичай немає або лише мінімальних структурних змін. Основна увага приділяється покращенню процесів та підвищення ефективності в межах існуючої структури.
• Адміністративна модернізація: часто різкі структурні зміни, необхідні для адаптації адміністрації до сучасних вимог. Це може включати реорганізацію відділів та завдань.

6. Опір та управління змінами 🌐

• Адміністративна оптимізація: зазвичай нижча опір, оскільки це поступове вдосконалення. Управління змінами є важливим, але часто менш інтенсивним.
• Адміністративна модернізація: більший потенціал для опору, оскільки глибокі зміни часто стикаються з скептицизмом. Комплексне управління змінами тут є важливим для забезпечення прийняття та участі працівників.

🔍 Вибір між адміністративною оптимізацією та адміністративною модернізацією повинен бути ретельно здійснений на основі конкретних потреб, ресурсів та цілей відповідного установи. Точний аналіз фактичної ситуації та чітке визначення бажаних результатів є важливим.

☑ Експерт з галузі, тут зі своїм власним промисловим центром Xpert.digital з понад 2500 спеціалізованих внесків

Конрад Вольфенштейн

Я радий допомогти вам як особистого консультанта.

Ви можете зв’язатися зі мною, заповнивши контактну форму нижче або просто зателефонуйте мені за номером +49 89 674 804 (Мюнхен) .

Я з нетерпінням чекаю нашого спільного проекту.

Xpert.digital - це центр для промисловості з фокусом, оцифруванням, машинобудуванням, логістикою/внутрішньологічною та фотоелектричною.

За допомогою нашого рішення щодо розвитку бізнесу на 360 ° ми підтримуємо відомі компанії від нового бізнесу до після продажу.

Ринкова розвідка, маха, автоматизація маркетингу, розвиток контенту, PR, поштові кампанії, персоналізовані соціальні медіа та виховання свинцю є частиною наших цифрових інструментів.

Ви можете знайти більше на: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus