ШІ-агенти наближаються: як автономні агенти зі штучним інтелектом тепер стратегічно змінюють продажі та закупівлі

Об'єднання сил: Чому закупівлі та продажі мають об'єднатися в цифрову епоху

Кінець традиційних закупівель: чому ізольовані процеси тепер загрожують німецьким малим і середнім підприємствам

В епоху нестабільних ринків, цифрової конкуренції та економічної невизначеності традиційні бізнес-моделі проходять випробування. Для німецьких малих і середніх підприємств, особливо в промисловому центрі Баден-Вюртемберга, послання зрозуміле: ті, хто досі розглядає закупівлі та продажі як окремі, суто адміністративні відділи, ставлять під загрозу свою конкурентоспроможність. У наступному тексті розглядається фундаментальний зсув – перехід від простих закупівель до стратегічного, інтегрованого управління, яке створює справжню додану вартість.

Ми аналізуємо економічну необхідність заміни традиційних закупівель комплексним стратегічним управлінням закупівлями. Це не лише знижує витрати, але й стимулює інновації. Паралельно ми демонструємо, чому простого збору контактів у відділі продажів більше недостатньо, і він має поступитися місцем систематичному управлінню замовленнями на основі даних.

На тлі сучасних викликів, таких як економічна стагнація, дефіцит кваліфікованих кадрів та зростання бюрократичних витрат, ця стаття пропонує глибоке розуміння можливостей сучасних технологій. Від основ витрат на процеси та ланцюжка створення вартості до використання «Агентського ШІ» (автономних агентів ШІ) та мережевих даних, ви дізнаєтеся, як успішно інтегрувати всі бізнес-процеси. Це дозволить компаніям забезпечити свою конкурентоспроможність на 2025 рік і далі.

Підходить для цього:

• Стратегічна трансформація створення цінності: як штучний інтелект фундаментально змінює ландшафт закупівель

Стратегічні закупівлі проти системної організації замовлень: конвергенція створення цінності

Той, хто сьогодні все ще купує чи продає ізольовано, завтра втратить весь свій бізнес через цифрову конкуренцію.

Економічна різниця між адмініструванням та створенням стратегічної цінності

У сучасному управлінні бізнесом розмежування між традиційними закупівлями та комплексними закупівлями знаменує собою зрушення, яке виходить далеко за рамки простої термінології. Хоча закупівлі часто охоплюють лише операційну діяльність, закупівлі являють собою завдання стратегічного управління. Це розмежування є вирішальним, оскільки воно описує перехід від простого контролю витрат до стратегії, яка підвищує цінність компанії. Традиційні закупівлі зосереджені на щоденних операціях: замовленні, отриманні, перевірці та оплаті товарів. Мета тут зазвичай полягає в тому, щоб просто покрити короткострокові потреби відповідно до встановлених правил: правильна якість, правильна кількість, правильна ціна, правильне місце та правильний час.

На відміну від цього, стратегічні закупівлі охоплюють весь процес придбання ресурсів. Це починається з довгострокового планування попиту та дослідження ринку, продовжується стратегічним вибором постачальників і включає розвиток партнерських відносин та управління ризиками. З економічної точки зору, закупівлі спрямовані на максимізацію довгострокового успіху. Вони не лише досягають швидкої економії коштів, але й сприяють інноваціям через постачальників, покращують якість та зміцнюють стійкість ланцюга поставок. У той час як закупівлі лише реагують на внутрішні вимоги, закупівлі діють проактивно та узгоджуються із загальними корпоративними цілями.

Ключовим елементом цього підходу є врахування загальної вартості володіння (TCO). Прості закупівлі часто зосереджуються виключно на ціні покупки, що може призвести до прихованих витрат згодом. Стратегічні закупівлі, навпаки, аналізують витрати протягом усього життєвого циклу продукту чи послуги, включаючи логістику, зберігання, обслуговування та утилізацію. Цей поглиблений аналіз дозволяє компаніям приймати обґрунтовані рішення, які виходять за рамки короткострокових цінових переваг та забезпечують довгострокову прибутковість.

Це порівняння ілюструє, що закупівлі зараз розуміються як центральна управлінська функція. Вони мають вирішальний вплив на ефективність діяльності компанії та її позиціонування на ринку. Перехід від суто адміністративного завдання до проактивної сили тісно пов'язаний з використанням сучасних технологій та аналізом складних даних.

Аналіз витрат як орієнтир для визначення меж компанії

Економічне обґрунтування структурування процесів закупівель та продажів полягає в аналізі трансакційних витрат. Ці витрати виникають щоразу, коли ринок використовується для ведення бізнесу. Вони включають витрати на пошук та отримання інформації, переговорні зусилля, а також витрати на моніторинг та коригування. Фундаментальне питання для кожної компанії: що ефективніше: купувати послугу чи виробляти її власними силами? Це рішення значною мірою залежить від ступеня залежності: чим спеціалізованіший ресурс для компанії, тим вищі ризики простої його покупки, оскільки партнер може використати ситуацію на свою користь.

У стратегічних закупівлях визнання високих витрат на координацію часто призводить до перенесення процесів на внутрішні органи або встановлення довгострокових партнерських відносин, добре захищених контрактами. Структурований підхід може значно зменшити ці витрати. Цифрові платформи та стандартизовані процеси спрощують збір інформації та пришвидшують переговори. З економічної точки зору, компанія замінюватиме аутсорсинг внутрішньою роботою, доки її власні адміністративні витрати не зрівняються з витратами на закупівлю на ринку.

Значення цих витрат також очевидне у продажах. Тут метою є мінімізація зусиль, необхідних для контакту між постачальником і клієнтом. Систематичні процеси отримання замовлень можуть значно зменшити кількість необхідних точок контакту, тим самим підвищуючи ефективність. Структурований підхід до продажів гарантує, що контакти не збираються без розбору. Натомість, основна увага приділяється цільовим угодам, де зусилля, необхідні для збору інформації та переговорів, пропорційні очікуваному прибутку.

На ідеальному ринку теоретично не було б транзакційних витрат, але реальність характеризується невизначеністю та обмеженими знаннями. Стратегічні закупівлі та структурована система управління замовленнями є відповідями на ці ринкові недосконалості. Вони створюють стабільні рамкові умови, знижують витрати на співпрацю та дозволяють компанії зосередитися на своїх основних компетенціях, одночасно професійно керуючи взаємодією з ринком.

Переосмислення придбання замовлень як систематичних продажів

Поширеною помилковою думкою є те, що збір замовлень – це просто інший термін для позначення збору лідів. Генерація лідів часто є лише тактичним заходом для отримання контактної інформації. Структуроване збір замовлень, з іншого боку, – це комплексна організаційна концепція. Воно охоплює весь процес: від дослідження ринку та стратегічного залучення до довгострокового утримання клієнтів. Це плановий підхід, який гарантує, що компанія постійно отримує замовлення, що ідеально відповідають її пропозиціям та стратегії.

З економічної точки зору, структуроване придбання замовлень є аналогом стратегічних закупівель з боку збуту. У той час як закупівлі забезпечують потік ресурсів, придбання замовлень стабілізує продажі. Це вимагає тісної інтеграції управління продажами, маркетингу та планування потужностей. У багатьох середніх компаніях відсутність структури призводить до того, що контакти збираються, але не обробляються ефективно. Або ж приймаються замовлення, які через погану відповідність порушують внутрішні процеси та зменшують прибутки.

Підходить для цього:

• Закупівлі та продажі: Чому цим різнорідним братам і сестрам нарешті потрібно об'єднатися

Систематичний підхід охоплює кілька фаз, які виходять за рамки простого придбання. Спочатку ринок точно сегментується та визначається цільовий клієнт. Після цього відбувається цілеспрямована робота, де сучасне програмне забезпечення для автоматизації допомагає підвищити ефективність. Вирішальним кроком є ​​перевірка контактів: чи має потенційний клієнт повноваження приймати рішення? Чи є конкретна потреба? Чи є проект прибутковим? Тільки після цього процесу фільтрації лід передається відділу продажів. Це підвищує ймовірність укладання угоди та знижує вартість одного замовлення.

Для середніх підприємств впровадження такого структурованого підходу до роботи часто вимагає значних зусиль. Це вимагає відмови від електронних таблиць Excel та інтуїції на користь процесу, що підтримується CRM, який забезпечує чіткість щодо всіх незавершених справ. Компанії, які успішно роблять цей крок, повідомляють про значне підвищення продуктивності та покращення прогнозування доходів. Таким чином, отримання замовлень стає стабільною основою планування, що дозволяє здійснювати інвестиції на основі достовірних даних.

Ланцюжок створення вартості в контексті цифрової трансформації

Для розуміння економічних наслідків пов'язування закупівель та продажів корисною є модель ланцюга створення вартості. Майкл Портер поділяє діяльність компанії на основну та допоміжну. Закупівлі традиційно вважаються допоміжною, тоді як маркетинг та продажі є основними видами діяльності. Конкурентна перевага компанії випливає з цінності, створеної в кожному з цих видів діяльності, за вирахуванням витрат.

В цифрову епоху ці межі розмиваються. Високоефективні, технологічно орієнтовані закупівлі тепер можуть самі по собі стати відмінною рисою, надаючи доступ до ексклюзивних технологій або пришвидшуючи запуск продуктів. Водночас якість закупівель безпосередньо впливає на ефективність основної діяльності: високоякісна сировина зменшує виробничі відходи та знижує витрати на обслуговування клієнтів завдяки меншій кількості скарг.

Систематичне отримання замовлень, у свою чергу, оптимізує маркетинг, продажі та логістику. Точний контроль над вхідними замовленнями дозволяє стабільно використовувати виробничі потужності та мінімізувати запаси. Це призводить до вищої маржі, оскільки розрив між цінністю для клієнта та загальними витратами збільшується. Такі компанії, як Red Bull, демонструють, що можна зосередитися майже виключно на маркетингу та продажах, одночасно передаючи виробництво та логістику на аутсорсинг партнерам, які мають досвід у цих сферах.

Сучасний аналіз ланцюга створення вартості також повинен враховувати роль інфраструктури та технологій. Високопродуктивна система ERP або платформа штучного інтелекту – це вже не просто фактори витрат. Вони є нервовою системою, яка пов'язує всі види діяльності та забезпечує потік інформації між закупівлями та продажами. Розуміння взаємозв'язків між цими видами діяльності дозволяє компаніям виявляти слабкі сторони та створювати переваги, які конкурентам важко відтворити.

Отримання замовлень та організаційний розвиток - Зображення: Xpert.Digital

Xpert.Digital підтримує компанії в цій складній трансформації, незалежно від того, чи йдеться про побудову сучасної функції збору замовлень з нуля, чи про оптимізацію існуючих процесів. Маючи всебічний досвід у маркетингу, продажах, аналізі даних, цифровій трансформації та організаційному розвитку, ми керуємо вашою компанією на шляху до стратегічного перепозиціонування. Наш підхід є цілісним: ми не лише оптимізуємо процеси, але й розвиваємо персонал та організаційну культуру, необхідні для досягнення сталого, вимірюваного успіху.

Детальніше про це тут:

• Сучасне придбання замовлень більше не є ізольованою функцією продажів

Економічне становище малих та середніх підприємств (МСП) між стагнацією та інноваціями

Німецькі малі та середні підприємства (МСП), особливо в промисловій землі Баден-Вюртемберг, стикаються зі значними викликами у 2024 та 2025 роках. Дані свідчать про зниження економічного виробництва у 2024 році, причому в деяких районах Баден-Вюртемберг постраждав сильніше, ніж у середньому по країні. Високі витрати на енергоносії, надмірна бюрократія, демографічні зміни та нестача кваліфікованих працівників створюють навантаження на підприємства. Невизначене середовище планування призводить до скорочення інвестицій, що, у свою чергу, призводить до різкого падіння рівня інвестицій.

Незважаючи на ці складні умови, картина неоднозначна: хоча традиційне промислове виробництво перебуває під тиском, значна частина малих та середніх підприємств (МСП) продовжує інвестувати в цифровізацію. Близько 35 відсотків компаній реалізували проекти цифровізації у 2024 році – значно більше, ніж до пандемії COVID-19. Компанії, які створюють цифрові канали збуту, мають особливий успіх. Онлайн-продажі в секторі МСП зросли на одинадцять відсотків у 2024 році до понад 300 мільярдів євро. Це демонструє важливість професіоналізації придбання замовлень для виходу на нові ринки та зменшення залежності від традиційних каналів збуту.

Підходить для цього:

• Коли перевірені стратегії зазнають невдачі: Організаційна адаптивність у цифровій трансформації амбідекстрії

Ключовою проблемою залишається фінансування цих проектів. Оскільки значна частина витрат на цифровізацію йде на програмне забезпечення та навчання, які банки рідко приймають як заставу, багато компаній досягають своїх меж. Це призводить до цифрової нерівності: великі середні підприємства можуть дозволити собі трансформацію, тоді як менші підприємства ризикують відстати. Стратегічні закупівлі тут мають вирішальне значення, що вимагає розвитку нових каналів фінансування та партнерств для забезпечення доступу до необхідних технологій.

Економічна сила Баден-Вюртемберга традиційно базується на високому рівні інновацій. Маючи велику кількість патентів на одного працівника, його «приховані чемпіони» значно перевершують середній показник великих корпорацій. Щоб зберегти цю позицію, малі та середні підприємства (МСП) повинні модернізувати свої процеси закупівель та продажів. Такі ініціативи, як «Masterplan Mittelstand» (Генеральний план для МСП), спрямовані на усунення перешкод та сприяння передачі технологій. Однак успіх залежить від того, чи зможуть компанії узгодити свої закупівлі таким чином, щоб, незважаючи на тиск витрат, вони могли вивільнити достатньо ресурсів для цифровізації та сталого розвитку.

Технологічні зміни завдяки агентам штучного інтелекту та автоматизованим процесам

Технології досягнуть нового рівня у 2025 році: перехід від простих цифрових інструментів до «агентського ШІ». Поки звичайне програмне забезпечення чекає на роботу, ці агенти ШІ можуть самостійно планувати завдання, готувати рішення та вживати заходів. Це докорінно змінить світ роботи у сфері закупівель та продажів. У сфері закупівель такі агенти можуть сканувати дані світового ринку в режимі реального часу, отримувати цінові пропозиції та навіть проводити початкові переговори.

Поточні дослідження показують, що 80 відсотків директорів із закупівель (CPO) планують впровадити генеративний штучний інтелект. Початкова увага приділяється аналізу витрат та управлінню контрактами. Аналітика на базі штучного інтелекту тепер може автоматично визначати пріоритети витрат, визначати потенційну економію та виявляти закономірності так званих «нестандартних покупок» (закупівлі без схвалення відділу). Це створює рівень прозорості, якого неможливо досягти вручну. У виробництві ШІ також дозволяє інтелектуально керувати запасами та контролювати ризики постачання.

Вплив штучного інтелекту також величезний у продажах та генеруванні лідів. Експерти очікують, що до 2027 року майже всі дослідження продажів починатимуться зі штучного інтелекту. Агенти штучного інтелекту візьмуть на себе пошук нових клієнтів та перший контакт. Вони створюватимуть високоперсоналізовані повідомлення, точно адаптовані до потреб клієнта. Це звільнить торговий персонал від адміністративних завдань та дасть їм час для побудови особистих стосунків та ведення складних переговорів.

Незважаючи на свій потенціал, впровадження залишається складним завданням. Багато компаній борються з низькою якістю даних та застарілими системами, що перешкоджають впровадженню сучасних рішень на основі штучного інтелекту. Крім того, часто існує скептицизм щодо автоматизованого прийняття рішень. Однак ця тенденція є незворотною: компанії, які впроваджують штучний інтелект на ранніх етапах закупівель та продажів, можуть скоротити витрати до 20 відсотків та значно пришвидшити процеси. Економічний тиск перетворює штучний інтелект з опції на необхідну базову технологію.

Контроль ключових показників ефективності (KPI): основа ефективних процесів

Ефективне управління закупівлями та продажами неможливе без точних ключових показників ефективності (KPI). KPI дозволяють вимірювати ефективність та успіх і забезпечують основу для прийняття рішень. Досвід показує, що зосередження виключно на витратах часто недостатнє. Тому сучасні системи використовують підхід, який пов'язує витрати, якість, час та ризики.

У контролі закупівель розрізняють операційні та стратегічні ключові показники ефективності (KPI). Операційні KPI контролюють щоденні операції, такі як час обробки замовлень, помилки в рахунках-фактурах та надійність поставок. Стратегічні KPI вимірюють довгостроковий внесок у вартість. До них належать частка стратегічних постачальників, рівень інновацій та розвиток загальних витрат. Важливим також є «рівень нестандартних закупівель». Він вимірює, який відсоток закупівель здійснюється безпосередньо в спеціалізованих відділах, минаючи офіційні процеси – високе значення вказує на неефективні або надмірно складні системи.

У структурованій генерації лідів основна увага приділяється успіху продажів та повному циклу продажів. Ключові показники ефективності (KPI), такі як коефіцієнт конверсії від ліда до замовлення, тривалість циклу продажів та точність прогнозів доходів, мають вирішальне значення. Професійне управління продажами використовує ці дані для виявлення вузьких місць та розподілу ресурсів там, де вони обіцяють найбільший прибуток. Якість даних у CRM-системі сама по собі є важливим KPI, оскільки на ній базуються всі аналізи.

Сучасні інформаційні панелі роблять ці ключові показники ефективності (KPI) видимими та доступними для спільного використання в режимі реального часу. Це сприяє кращому розумінню цілей компанії та дає змогу швидко реагувати. Бенчмаркінг є ключовим фактором успіху: порівняння KPI з галузевими стандартами дозволяє точніше оцінювати ефективність та навчатися на передовому досвіді. Зрештою, KPI роблять ціннісний внесок закупівель та продажів прозорим і підтримують перехід від підходу, орієнтованого на витрати, до ціннісно-орієнтованого підходу.

Покладіть край відомчому мисленню завдяки мережевим даним

Однією з найбільших перешкод для ефективності в середніх підприємствах є «ізольоване мислення». Коли маркетинг, продажі, закупівлі та виробництво працюють ізольовано, виникають труднощі. Інформація погано потікає або приховується. Це призводить до неефективної комунікації, дублювання зусиль та неправильних рішень. Ізольованість даних також призводить до помилок: якщо відділ продажів використовує різні дані про клієнтів, ніж сервіс чи бухгалтерія, страждають продуктивність та клієнтський досвід.

Витрати такого розділення високі. Оцінки показують, що співробітники компаній із сильними ізоляціями даних витрачають до дванадцяти годин на тиждень лише на пошук інформації. Крім того, гнучкість компанії знижується: стратегічні зміни чи реагування на ринкові проблеми гальмуються через відсутність прозорості. У цифровому світі такі ізоляції небезпечні, оскільки сучасні технології, такі як штучний інтелект, функціонують лише тоді, коли вони мають доступ до єдиної та повної бази даних.

Рішення полягає у взаємопов’язаних екосистемах даних, які часто називають «єдиним джерелом достовірної інформації». Сучасна система ERP, тісно інтегрована з CRM та платформами закупівель, формує технічну основу. Але самих лише технологій недостатньо; потрібен культурний зсув у бік співпраці. Управління продажами та стратегічні закупівлі виступають мостами в цьому процесі. Вони узгоджують процеси та забезпечують прямий потік інформації від ринку закупівель до розробки продукту та продажів – і навпаки.

Компанії, які успішно об'єднують свої відділи в мережу, досягають вимірних переваг. Вони швидше реагують на коливання попиту, більш проактивно керують відносинами з постачальниками та сприяють зміцненню лояльності клієнтів. Тому подолання ізольованості – це не просто ІТ-завдання, а стратегічний імператив для будь-якої компанії, яка хоче залишатися прибутковою в умовах швидкозмінного ринку.

Стратегічні наслідки для періоду після стагнації

Аналіз показує, що розмежування оперативних закупівель та систематичного отримання замовлень є застарілим. У світі, де інформація є найважливішим активом, закупівлі та продажі слід розуміти як дві сторони однієї медалі. Німецькі малі та середні підприємства, особливо в Баден-Вюртемберзі, повинні швидко впровадити це розуміння, незважаючи на складну економічну ситуацію. Застій не повинен призвести до паралічу, а навпаки, бути поштовхом до необхідних реформ.

Стратегічні наслідки на найближчі роки очевидні. По-перше, компанії повинні інвестувати значні кошти в автоматизацію своїх рутинних процесів, щоб звільнити час для стратегічних завдань. Агенти штучного інтелекту пропонують потенціал для значного підвищення ефективності закупівель та продажів. Однак для цього потрібні чисті дані та відкритість до нових ідей. По-друге, придбання замовлень має перетворитися на структуроване управління продажами, яке виходить далеко за рамки простого продажу та повністю зосереджується на цінності для клієнта.

По-третє, здатність керувати даними між відділами стане вирішальною конкурентною перевагою. Подолання ізольованості є необхідною умовою для гнучкості, стійкості та використання сучасних аналітичних інструментів. По-четверте, зосередження на ефективності не повинно придушувати інновації. Стратегічні закупівлі повинні розглядати постачальників як партнерів, з якими можна разом опанувати цифровізацію та сталий розвиток. Ті, хто розглядає ці сфери комплексно, не тільки переживуть період невизначеності, але й стануть сильнішими та забезпечать майбутній економічний успіх.

☑ Наша ділова мова - англійська чи німецька

☑ Нове: листування на вашій національній мові!

Konrad Wolfenstein

Я радий бути доступним вам та моїй команді як особистого консультанта.

Ви можете зв’язатися зі мною, заповнивши тут контактну форму або просто зателефонуйте мені за номером +49 89 674 804 (Мюнхен) . Моя електронна адреса: Вольфенштейн ∂ xpert.digital

Я з нетерпінням чекаю нашого спільного проекту.

☑ Підтримка МСП у стратегії, порадах, плануванні та впровадженні

☑ Створення або перестановка цифрової стратегії та оцифрування

☑ Розширення та оптимізація міжнародних процесів продажів

☑ Глобальні та цифрові торгові платформи B2B

☑ Піонерський розвиток бізнесу / маркетинг / PR / Мір

Торговельні платформи B2B - Стратегічне планування та підтримка з Xpert.Digital - Зображення: Xpert.Digital

Торговельні платформи типу «бізнес для бізнесу» (B2B) стали критично важливим компонентом динаміки світової торгівлі, а отже, рушійною силою експорту та глобального економічного розвитку. Ці платформи пропонують значні переваги компаніям будь-якого розміру, особливо малим та середнім підприємствам, які часто вважаються основою німецької економіки. У світі, де цифрові технології набувають дедалі більшого значення, здатність до адаптації та інтеграції має вирішальне значення для успіху в глобальній конкуренції.

Детальніше про це тут:

• Торгові платформи типу «бізнес для бізнесу» (B2B)