Yapay Zeka, Microsoft SharePoint'i Premium AI ile Akıllı İçerik Yönetim Platformuna Dönüştürür

Microsoft SharePoint için AI Çözümleri: İşlevler, uygulamalar ve stratejik değer için uzman bir analiz

Yapay Zeka (AI), Microsoft SharePoint'i temel olarak saf bir belge deposundan akıllı bir içerik yönetim platformuna dönüştürür. Bu değişiklik, modern şirketlerin aşırı uyarılma, verimsiz arama süreçleri ve manuel faaliyetler yoluyla yüksek maliyetler gibi merkezi zorlukları ele almaktadır. Analiz, entegre Microsoft Solutions, özellikle SharePoint Premium (Microsoft Syntex'in daha fazla geliştirilmesi) ve Microsoft 365 Copilot'un bu dönüşümün odak noktası olduğunu göstermektedir. SharePoint Premium, otomatik içerik işleme, analiz ve yönetişim için derin AI işlevleri sunarken, AI asistanı olarak Copilot, Microsoft 365 süitinde kullanıcı etkileşimini ve üretkenliği artırır. Buna ek olarak, SharePoint'e entegre edilebilen ve niş gereksinimleri için özel AI işlevleri sunabilen bir üçüncü taraf çözüm pazarı vardır.

SharePoint'te AI kullanımının ana avantajları otomasyon (örneğin belge sınıflandırması, meta veri çıkarma, iş akışı tetikleme), anlamsal arama ve kişiselleştirilmiş öneriler yoluyla gelişmiş bilgi bulma, otomatik uyumluluk uygulama (örn. Tutma ve gizlilik isimlerinin uygulanması) ve optimize edilmiş bilgi yönetimi ile önemli ölçüde artar. Vaka çalışmaları önemli ölçüde geri dönüş yatırım potansiyelini göstermektedir.

Ancak, başarılı uygulama dikkatli bir planlama gerektirir. Sağlam bir bilgi mimarisi ve sağlam veri yönetişimi uygulamaları, AI araçlarının performansından tam olarak yararlanmak ve güvenlik risklerini en aza indirmek için temel ön koşullardır (özellikle veri paylaşımı yoluyla). Şirketler ayrıca hibrid lisans modellerini (SharePoint premium işleme için kullandığınız kadar ödeme, yönetişim işlevleri ve kopilot için kullanıcı tabanlı) anlamalı ve bütçelemelidir. AI modellerinin yapılandırılması ve eğitimi için teknik uzmanlık ve iyi düşünülmüş değişim yönetimi de başarıyı eleştirir. Veritabanları, veri koruma ve şeffaflık gibi etik yönler proaktif olarak ele alınmalıdır. SharePoint'in geleceği, daha fazla entegrasyon ve daha akıllı işlevler beklenmesi gereken AI ile ayrılmaz bir şekilde bağlantılıdır. AI'yi stratejik olarak sharePoint ortamlarına entegre eden şirketler sürdürülebilir rekabet avantajları sağlayabilir.

İçin uygun:

• SharePoint Premium için en iyi alternatif? Tüm şirket konuları için bağımsız ve veriler arası bir kaynak çapında AI platformunun yapay zeka entegrasyonu

SharePoint içerik yönetiminde AI'nın yükselişi

Geleneksel İşletme İçerik Yönetimi (ECM) birçok kuruluşta sınırlarına ulaşır. Çok fazla dijital içerik katlanarak büyür, bu da önemli zorluklara yol açar. Çalışanlar çalışma saatlerinin önemli bir bölümünü, genellikle sinir bozucu sonuçlarla bilgi arayışıyla geçirirler. Bilgi aşılması yaygın bir sorundur ve belge yönetimi, sınıflandırma ve işleme için manuel süreçlerin maliyetleri dikkate değerdir. Microsoft SharePoint, işbirliği ve içerik yönetimi için en çok kullanılan platformlardan biri olarak, bu zorlukların odağı olan her gün büyük miktarda verinin (günde 2 milyardan fazla dosya ve 2 milyon web sitesi) işlendiği.

Buna yanıt olarak, SharePoint, belgeler için saf bir konumdan, yapay zekaya (AI) büyük ölçüde dayanan akıllı bir içerik hizmet platformuna giderek daha fazla gelişiyor. Microsoft'un vizyonu, AI'yi SharePoint'in temel işlevlerine ve tüm Microsoft 365 süitine entegre etmektir. Bildirilen hedef, içerik süreçlerini otomatikleştirmek ve içeriği kullanılabilir bilgiye dönüştürmek için insan uzmanlığını güçlendirmek (“insan deneyimlerini güçlendirmek”).

Bu stratejik yönelim, ürün geliştirme ve markalaşmada önemli ölçüde kendini göstermektedir. Microsoft Syntex gibi uzmanlaşmış AI hizmetleri ve Viva konuları gibi girişimler başlangıçta tanıtıldı. Bununla birlikte, Microsoft 365 Copilot'un kapsamlı bir AI asistanı olarak ortaya çıkmasıyla konsolidasyon yapıldı. Syntex, AI işleme işlevlerinin çekirdek platformla daha yakından bağlantısını işaret eden SharePoint Premium ve Entegre olarak yeniden adlandırıldı. Aynı zamanda, Viva konuları SharePoint tabanlı bilgi yönetimi deneyimlerine ve bunun yerine copilot'a güvenme önerisiyle belirlenir. Bu model, Microsoft'un AI işlevlerini izole eklentiler olarak değerlendirmediğini, ancak SharePoint'in kendisinin daha da geliştirilmesinin ayrılmaz bir parçası olarak düşündüğünü gösterir, böylece Copilot bu akıllı işlevlerle kullanıcı etkileşimi için birincil arayüz olarak hizmet eder.

SharePoint için entegre Microsoft AI çözümleri

Microsoft, doğrudan SharePoint ve Microsoft 365 Suite'e entegre edilmiş bir dizi AI tabanlı çözüm sunar. Bunlar, içeriğin yönetimini, işlenmesini ve kullanımını daha akıllı ve verimli hale getirmeyi amaçlamaktadır. Bu stratejinin iki merkezi sütunu SharePoint Premium (Microsoft Syntex'in daha da geliştirilmesi) ve Microsoft 365 Copilot'dur.

SharePoint Premium (Syntex'in geliştirilmesi): AI tabanlı içerik işleme, deneyimler ve yönetişim

SharePoint Premium, Microsoft Syntex'in KI ve makine öğrenme işlevlerini oluşturan gelişmiş bir içerik yönetimi ve deneyim platformu olarak konumlandırıyor. İçeriğin işlenmesini otomatikleştirmeyi, içerikle uğraşma konusundaki kullanıcı deneyimini geliştirmeyi ve sağlam yönetişim mekanizmaları sağlamayı amaçlamaktadır.

Önemli bir özellik esnek faturalandırma modelidir. İçerik işleme için temel işlevlerin çoğu, Azure aboneliğiyle bağlantılı bir şekilde ödeme yaptıkça ödeme (PAYG) modeli ile faturalandırılır. Bu, kuruluşların bu özel işlevler için ön yatırımlar veya lisans tahvilleri olmadan hizmetleri gerektiği gibi kullanmalarını sağlar. Aynı zamanda, bu yaklaşım Azure ile bir bağlantı gerektirir ve kullanım maliyetlerini izler. Buna ek olarak, özellikle kullanıcı tabanlı lisanslama (koltuk tabanlı) gerektiren genişletilmiş yönetişim alanında (eski adıyla SharePoint Advanced Management-SAM olarak bilinir) işlevler vardır. Bu hibrit lisans yapısı-AI işleme hizmetleri için Azure için Azure aracılığıyla kullanıma dayalı faturalandırmanın bir kombinasyonu ve geleneksel lisans modellerinden yönetişim fonksiyonları için sabit kullanıcı yanlısı maliyetler ve kuruluşların dikkatli planlama ve bütçelemesini gerektirir. Hem Azure bütçelerini hem de kullanıcı lisanslarını yönetme ihtiyacı, maliyet tahminlerini ve lisans yönetimini tek tip bir modelden daha karmaşık hale getirebilir.

2.1.1. İçerik İşleme Özellikleri (AI kontrollü otomasyon)

SharePoint Premium, belge işlemeyi otomatikleştirmek için çok çeşitli AI kontrollü hizmetler sunar:

Belge anlayışı (yapılandırılmamış, yapılandırılmış, serbest form, prefabrik)

Bu, AI modellerini eğitmeyi veya belgeleri otomatik olarak sınıflandırmak ve belirli bilgileri çıkarmak için prefabrik modelleri kullanmayı mümkün kılan temel bir işlevdir.

• Yapılmamış modeller: Harfler veya sözleşmeler gibi belgelerdeki kalıpları tanımlamak için örnek belgelerle “makine öğretimi” (kodsuz bir yaklaşım) kullanılarak eğitilir. Sınıflandırıcılardan (belge türünü tanımlamak için) ve çıkarıcılardan (belirli veri noktalarını çıkarmak için) oluşur.
• Yapılandırılmış ve Serbest Şekl Modeller: Güç platformunun AI Builder'a dayanır ve bilgilerin farklı yerlerde olabileceği değişken bir yapıya sahip formlar veya belgeler için uygundur. Genellikle eğitim için sadece birkaç örnek belgeye ihtiyacınız vardır.
• Hazırlanan Modeller: Modelleri kendiniz eğitmek zorunda kalmadan bilgileri hızlı bir şekilde çıkarmak için faturalar, makbuzlar ve sözleşmeler gibi ortak belge türleri için önceden eğitilmiş çözümler sunun.

Otomatik doldurma sütunları

Dosya içeriğine ve tanımlanmış bir giriş istemine ((istemi) dayalı olarak SharePoint kitaplıklarındaki meta veri sütunlarını otomatik olarak doldurmak için büyük dil modellerini (LLMS) kullanın. Bu, içeriğin çıkarılması, sınıflandırılması, özeti veya analizi için kullanılabilir.

Taksonomi etiketleme

İçeriğin AI analizine dayalı olarak belgelere merkezi SharePoint Dönem Mağazası'ndan (yönetilen meta veriler) otomatik olarak kullanır. Bu, dosyaların bulılabilirliğini, filtrelenmesini ve genel yönetimini önemli ölçüde geliştirir ve meta verilerin tutarlılığını teşvik eder.

Resim Etiketleme

AI kullanarak görüntülerdeki nesneleri tanıyın ve otomatik olarak bir meta veri sütununa kaydedilen tanımlayıcı anahtar kelimeler sağlar. Bu, görüntü dosyalarını arama, sıralama ve filtrelemeyi kolaylaştırır.

Optik Karakter Tanıma (OCR)

Görüntü dosyalarından (JPG, PNG, TIFF) ve PDF'lerden alınmış veya elle yazılmış metin, bu metni aranabilir ve belirtilebilir hale getirir. Bununla birlikte, dosya türleri, sayfa numarası (OCR için maks. 500), karakter sınırı (64.000), görüntü boyutları ve desteklenen alfabeler (şu anda öncelikle Latin) üzerinde teknik kısıtlamalar vardır.

İçerik montajı

SharePoint listeleri gibi veri kaynaklarına bağlı modern şablonlara dayanan standart, tekrarlayan iş belgelerinin (örneğin sözleşmeler, çalışma talimatları, teklifler) otomatik olarak oluşturulmasını sağlar. Bir vaka çalışması yılda 6.000 saatin üzerinde tasarruf sağladığı gibi, bu önemli zaman tasarrufu sağlayabilir.

Belge Çevirisi

Belgelerin otomatik olarak çevrilmiş kopyalarını doğrudan SharePoint kütüphanelerinde oluşturur, burada orijinal format ve yapı korunur. Çeşitli dilleri destekler.

esas

Elektronik imzaları doğrudan SharePoint ve Microsoft 365'te talep etmek ve yönetmek için bir işlevi entegre eder. Bu, imza süreçlerini basitleştirir ve uyumu destekleyen M365 ortamındaki sınav ve imza süreci sırasında belgeleri tutar. Bölgesel kullanılabilirlik şu anda hala sınırlıdır.

PDF Birleştir/Ekstrakt

Birkaç PDF dosyasını tek bir şekilde oluşturmak veya büyük bir PDF dosyasını birkaç küçük dosyaya bölmek için birleştirmek için araçlar sunar.

İşleme Kuralları

Görevleri otomatikleştirmek için belge kütüphanelerinde daha kolay, kural tabanlı eylemlerin tanımını sağlar; B. Dosyaları meta veri değişikliklerine göre hareket ettirme.

İçerik Deneyimleri Özellikleri (içerik deneyimleri için işlevler)

Bu işlevler, kullanıcıların içerikle etkileşimini geliştirmeyi amaçlamaktadır:

Geliştirilmiş Dosya Görüntüleyicisi

Doğrudan SharePoint/OneDrive/Team'de yüzlerce dosya türü için genişletilmiş bir görünüm sunar ve yorumlar gibi işlevleri destekler.

İçerik sorgusu

Saf anahtar kelime aramasının ötesine geçen belirli meta veri değerlerine dayalı hassas sorgulara izin verir.

Site Şablonları

İş belgelerinin yönetimi, işlenmesi ve izlenmesi için önceden yapılandırılmış SharePoint web siteleri için şablonlar sağlar.

Belge Portalları

Tedarikçiler veya serbest çalışanlar gibi dış taraflarla belgelerde güvenli işbirliği sağlayın.

İş Belgeleri Uygulama ve Belge Hub

Kullanıcı lisanslı hizmetler olarak planlanan yüksek kaliteli belgelerin yönetimi için gelecekteki, merkezi yüzeyler.

İçerik Yönetişim Özellikleri (SharePoint Gelişmiş Yönetim - SAM):

SharePoint priminin önemli bir parçası, daha önce SharePoint Advanced Management (SAM) olarak bilinen genişletilmiş yönetişim işlevleridir. Bunlar, özellikle Copilot gibi AI araçlarına hazırlık konusunda içeriğin güvenli yönetimi için çok önemlidir.

odak

İçerik yayılımı (içeriğin sınırsız büyümesi), aşırı paylaşımın önlenmesi (içeriğin aşırı sürümü), SharePoint ve OneDrive web sitesine erişimin yönetimi ve içerik yaşam döngüsünün kontrolü.

Anahtar işlevler

• Veri Erişim Yönetişimi (DAG) Raporlar ve İçgörüler: Hangi ve kiminle paylaşılan içerik hakkında şeffaflık teklif edin, potansiyel olarak aşırı bölünmüş web sitelerini veya hassas adlara sahip dosyaları belirleyin.
• Site Yaşam Döngüsü Politikaları: Etkin olmayan web sitelerini işlemek (örn. Arşivleme) ve geçerli web sitesi sahiplerini sağlamak için yönergelerin tanımını etkinleştirin.
• Site Erişim İncelemeleri: Web sitesi sahiplerine göre web sitesi erişim yetkilerinin gözden geçirilmesini otomatikleştirin.
• Kısıtlı Erişim Kontrolü (RAC): Mevcut onaydan bağımsız olarak belirli SharePoint web sitelerine veya OneDrive hesaplarına erişimi tanımlı güvenlik gruplarıyla sınırlamanıza olanak tanır.
• Blok İndir Pedia: Belirli web sitelerinden veya OneDrive'dan dosyaları indirin, yazdırın veya senkronize edin, yalnızca tarayıcı üzerinden erişime izin verin.
• Değiştirme Geçmişi: Web sitelerinde veya organizasyonel ortamlarda idari değişiklikler.
• AI Insights: Raporlardaki kalıpları ve potansiyel yönetişim sorunlarını tanımak ve eylem önerileri vermek için dil modellerini kullanın (örneğin hassas içeriğe sahip aktif olmayan web sitelerini tanımlamak).

Lisanslama

Bu genişletilmiş yönetişim işlevleri genellikle ayrı kullanıcı yanlısı lisanslar (SAM lisansları) gerektirir. Bununla birlikte, bu işlevlerin bazılarının Microsoft 365 Copilot lisanslarına da dahil edildiğine dikkat edilmelidir.

Uygulama durumları ve avantajlar:

SharePoint Premium,: B. faturaların ve sözleşmelerin işlenmesi gibi çok sayıda iş sürecinin otomasyonunu sağlar. Otomatik olarak çıkarılan ve kullanılan meta verilerle aramanın doğruluğunu artırır ve otomatik sınıflandırma ve yönergelerin kullanımı yoluyla uyum risklerini yönetmeye yardımcı olur. Bu, gelişmiş bilgi yönetimi, artan verimlilik ve verimlilik, maliyet tasarrufu ve daha yüksek veri doğruluğuna yol açar. Vaka çalışmaları ve analizleri, sadece marjinal yerine genellikle dönüştürücü olan önemli bir yatırım getirisi (ROI) olduğunu göstermektedir.

Ancak, SharePoint priminin uygulanması önemsiz bir girişim değildir. Basitçe "açık" olan ve hemen çalışan bir çözüm değildir. Aksine, zaman ve uzmanlığa önemli bir yatırım gerektirir. Özel AI modellerinin eğitimi, dikkatle seçilmiş örnek belgeler (hem olumlu hem de olumsuz örnekler) ve uzmanların ilgili iş alanlarından entegrasyonu gerektirir. Açık taksonomilerin tanımı ve modelleri yönetmek için içerik merkezlerinin kurulması da gereklidir. Ayrıca, çıkarılan meta verilerin ve sınıflandırmaların küratörlüğünü (gözden geçirme ve iyileştirme) ve modellerin devam eden bakımı için bir yönetişim yapısı oluşturulmalıdır. Dikkatli bir planlama, uzmanların katılımı ve sürekli yönetim olmadan başarı garanti edilmez. Teknik ve pratik engeller de vardır: raporlar, karmaşık belgelerin işlenmesinde zorlukları göstermektedir: B. Dosya biçimi, boyut ve OCR kısıtlamaları gözlemlenmelidir. Ayrıca, model güncellemelerinin yayınlanmasındaki gecikmeler ve otomatik işleme ile sonuçlanan sorunlar gözlenmiştir. Bu faktörler, SharePoint priminin güçlü olduğunu, ancak potansiyelinden yararlanmak ve kısıtlamaların üstesinden gelmek için iyi düşünülmüş bir uygulama stratejisi ve sürekli bakıma ihtiyaç duyduğunun altını çiziyor.

İçin uygun:

• Microsoft Copilot: Microsoft'tan AI asistanının kapsamlı bir analizi

SharePoint'te Microsoft 365 için Copilot: İçerik ve İşbirliği için AI Asistanı

Microsoft 365 Copilot, SharePoint de dahil olmak üzere Microsoft 365 uygulamalarının derinliklerine entegre edilmiş AI tabanlı bir verimlilik aracıdır. Büyük dil modelleri (LLMS) kullanır ve bağlamsal destek sağlamak için Microsoft grafiğinden (e -postalar, sohbetler, takvimler, belgeler) verilere erişir. Merkezi bir güvenlik özelliği, Copilot'un mevcut kullanıcı izinlerine saygı duymasıdır; Kullanıcılar yalnızca zaten erişebildikleri bilgileri görürler. Kullanım, kullanıcı başına belirli Microsoft 365 tabanlı lisans ve ek bir copilot lisansı gerektirir.

SharePoint'teki Çekirdek İşlevler

İçerik Oluşturma (sayfalar/katkılar)

Copilot, yazarları doğrudan SharePoint'in (metin web bölümünde) zengin metin editöründe, içerik oluşturma ve gözden geçirme konusunda destekler. Sesi yeniden yazabilir, uyarlayabilir, kısaltabilir veya yürütebilir. Özellikle dikkat çekici olanı, basit bir açıklamaya (istemi) dayalı olarak veya mevcut belgeleri (örn. Kelime dosyaları veya PowerPoint sunumları) temel olarak kullanarak tüm SharePoint sitelerini oluşturma yeteneğidir. Copilot ayrıca, çekici düzenler önermek için esnek bölümler ve tasarım fikirleri gibi yeni SharePoint tasarım işlevlerini kullanır.

SharePoint Aracıları

Bunlar, belirli SharePoint web sitelerinin veya seçilen dosyaların ve klasörlerin içeriği ile sınırlı uzmanlaşmış AI asistanlarıdır. Bu belirli bilgi alanı hakkında soruları cevaplayabilir ve bu içerik için “konu mat uzmanı” olarak hareket edebilirsiniz. Her SharePoint web sitesi otomatik olarak standart bir aracı alır. İşleme haklarına sahip kullanıcılar ek, özel aracılar oluşturabilir ve bilgi tabanlarını 20'ye kadar kaynakla (web siteleri, kütüphaneler, klasörler, dosyalar) sınırlayabilir. Temsilciler her zaman bireysel kullanıcı izinlerine saygı duyarlar. Ayrıca Microsoft ekiplerinde entegre edilebilir ve kullanılabilirler. Şu anda ortak ofis belgeleri, PDF'ler, metin dosyaları ve HTML desteklenmektedir; Resimler, videolar ve oneote desteği planlanmaktadır. Yan kitaplıktaki SharePoint listeleri veya sayfalar şu anda kaynak olarak kullanılamaz.

Bilgi/Özet Bulma

Copilot, kullanıcıların dosya, özet oluşturma veya bilginin çıkarılmasını aramalarına yardımcı olmak için SharePoint belge kitaplıklarından, listelerden ve web sitelerinden bilgi alabilir. OneDrive veya SharePoint arabiriminde, kullanıcılar belgelerden özet almak veya soru sormak için Copilot'u kullanabilir. Gerekli bilgileri bulma yeteneği, erken kullanıcılar tarafından önemli bir avantaj olarak belirtilmiştir. Bununla birlikte, sohbet bağlamındaki özet becerilerin sınırlı olabileceğine dikkat edilmelidir (örneğin sohbet kursunun son 30 gününe kadar).

Copilot Studio ile Entegrasyon

SharePoint, Copilot Studio'daki (eski Power Sanal Ajanlar) özel AI modellerinin ve ajanlarının oluşturulması ve eğitimi için bir veri kaynağı olarak hizmet edebilir. Bu, SharePoint içeriğine dayalı olarak üretken cevaplar oluşturmayı mümkün kılar. Kurulum, SharePoint verilerine erişimi sağlamak için kimlik doğrulama yapılandırmasını gerektirir.

Uygulama durumları ve avantajlar

SharePoint'te kopilot kullanımı önemli verimlilik artışları vaat ediyor. İçeriğin içeriğini hızlandırır, web sitelerinin ve sayfaların tasarımını basitleştirir, özetlerin oluşturulmasını otomatikleştirir ve işbirliğini geliştirir. Bilgi bulmak kolaylaştırılır ve rutin faaliyetler için gereken süre azalır. İlk kullanıcılardan yapılan çalışmalar ve raporlar ölçülebilir avantajlar sağlar: haftada 1,2 ila 10 saat arasında ortalama zaman tasarrufu, görevlerin % 29 daha hızlı tamamlanması (arama, yazma, özetleme), daha iyi kalite ve işin doğruluğu.

Kısıtlamalar ve zorluklar

Potansiyel olmasına rağmen, SharePoint ile Copilot kullanma konusunda zorluklar ve kısıtlamalar var:

Arama/Erişim Sorunları

Kullanıcılar, SharePoint içeriğindeki sorgular, özellikle de meta veri, dosya sayıları veya belirli ayrıntılar söz konusu olduğunda tutarsız veya yanlış cevaplar bildirir. Copilot, soruların aksine yapı (meta sorunları) ile ilgili sorularla ilgili zorluklar yaşıyor gibi görünüyor. LLM'lerin sınırlı bağlam penceresi, çok büyük belgelerin veya çok sayıda dosyanın işlenmesini zorlaştırır. Endekslemedeki gecikmeler, bilgilerin topikalliğini etkileyebilir. Kısıtlı SharePoint Arama (RSS) gibi yönetişim önlemleri, copilot için veri erişimini kısıtlayabilir ve böylece cevapların kalitesini etkileyebilir.

Temsilci kısıtlamaları

Temsilciler için bilgi kaynağı sayısı şu anda 20 ile sınırlıdır. Listeler ve sayfalar kaynak olarak desteklenmez. Dosya formatları desteği genişletildi. Sayfalardaki bağlantılar bir bilgi kaynağı olarak çalışmaz. Temsilciler için onay süreci ve topraklama becerileri ile ilgili sorunlar da bildirilmiştir.

Fonksiyonel boşluklar/tutarsızlıklar

Bazı kullanıcılar diğer AI araçlarından bilinen işlevleri kaçırırlar (örneğin, sohbet, model seçimi, dall-e görüntü üretiminde belgelerin doğrudan yüklenmesi). Performans bazen GPT-4 gibi özel modellerden daha kolay algılanır.

Verilere isteklilik

Copilot'un etkinliği büyük ölçüde Microsoft 365 ve SharePoint'teki iyi organize edilmiş, doğru haklı verilere bağlıdır. Aşırı paylaşım riski önemlidir ve kopilot piyasaya sürülmeden önce ele alınmalıdır.

Bu gözlemler, Copilot'un öncelikle erişilebilir içeriğe dayalı olarak tasarım, özet ve cevaplama gibi görevler için asistan olarak tasarlandığını ve anlamsal anlayış kullandığını düşündürmektedir. Bununla birlikte, bir paşa değildir ve kesin, meta veri kontrollü arama süreçlerinin veya envanter görevlerinin yerini almaz. Copilot'un karmaşık meta verilere dayalı olarak tam olarak dosyaları veya filtre elemanlarını saymasını bekleyen kullanıcılar hayal kırıklığına uğrayabilir. Performansı, Microsoft grafiğindeki temel veriler, endeksleme sınırları ve kullanılan yetkilendirmelerle sınırlıdır. Bu nedenle, geleneksel arama yöntemlerine kıyasla becerilerine ilişkin açık bir beklenti yönetimi, başarılı bir giriş için çok önemlidir.

Ki-Gamechanger: Maliyetleri azaltan, kararlarını artıran ve verimliliği artıran en esnek AI platformu-tailor yapımı çözümler

Bağımsız AI Platformu: Tüm ilgili şirket veri kaynaklarını entegre eder

• Bu AI platformu tüm belirli veri kaynaklarıyla etkileşime girer
  • SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox ve diğer birçok veri yönetim sisteminden
• Hızlı AI Entegrasyonu: Şirketler için aylar yerine saatler veya günler içinde özel yapım AI çözümleri
• Esnek Altyapı: Bulut tabanlı veya kendi veri merkezinizde barındırma (Almanya, Avrupa, ücretsiz konum seçimi)

• En Yüksek Veri Güvenliği: Hukuk firmalarında kullanmak güvenli kanıttır
• Çok çeşitli şirket veri kaynaklarında kullanın
• Kendi veya çeşitli AI modellerinizin seçimi (DE, AB, ABD, CN)

AI platformumuzun çözdüğü zorluklar

• Geleneksel AI çözümlerinin doğruluğu eksikliği
• Hassas verilerin veri koruması ve güvenli yönetimi
• Bireysel AI gelişiminin yüksek maliyetleri ve karmaşıklığı
• Nitelikli AI eksikliği
• AI'nın mevcut BT sistemlerine entegrasyonu

Bununla ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz:

• Tüm şirket konuları için bağımsız ve veriler arası bir kaynak çapında AI platformunun yapay zeka entegrasyonu

Diğer Yerli AI Fonksiyonlar-Tarif Noktası AI: Doğal ve Üçüncü Taraf Yaklaşımı Karşılaştırma

SharePoint Premium ve Copilot'a ek olarak, SharePoint bağlamında AI işlevlerini etkinleştiren veya etkinleştiren başka yerel Microsoft teknolojileri de vardır:

AI Builder Entegrasyonu

AI Builder, Microsoft Power platformunun bir parçasıdır ve önceden eğitilmiş ve özel AI modellerinden oluşan bir koleksiyon sunar (örneğin belge işleme, nesne tanıma, kategorizasyon, tahmin için). Bu modeller doğrudan SharePoint'te (genellikle yapılandırılmış/serbest biçimli işleme için SharePoint Premium/Syntex işlevlerinin bir parçası olarak) veya SharePoint olayları tarafından tetiklenen Power Automate iş akışlarında (örn. Bir dosya yükleme) kullanılabilir. Bu, düşük kod/kodsuz yaklaşımla özel yapım, AI tabanlı otomasyonun oluşturulmasına izin verir. Örnekler, yüklenen faturalardan meta verileri otomatik olarak çıkaran ve SharePoint sütunlarında yazan veya içeriklerine göre belgeleri sınıflandıran iş akışlarıdır. AI Builder kullanımı, bazıları Syntex/Premium lisanslarına dahil edilen veya PAYG modeli tarafından faturalandırılan ilgili güç platformu lisansları veya AI Builder kredileri gerektirir.

Viva konuları (ayarlanmış)

Viva Konuları, Microsoft 365'teki (SharePoint dahil) bilgileri otomatik olarak tanımlamak, bunları konu ve siteler şeklinde organize etmek ve sunmak için KI kullandı. Bu konular, bilginin bulgusunu kolaylaştırmak ve uzmanların tanımlanmasını kolaylaştırmak için SharePoint, ekipler ve görünüm gibi uygulamalarda ilişkili olarak gösterilmiştir. Bununla birlikte, Viva konuları Şubat 2025'te durdurulacak. Microsoft bunun yerine Copilot içindeki ve doğrudan SharePoint'teki AI destekli bilgi deneyimleri üzerindeki geliştirme çabalarına odaklanmaktadır. Kullanıcılar tarafından yayınlanan mevcut konu sayfaları, arama yoluyla hala bulunabilen, ancak artık AI tarafından güncellenmeyen normal SharePoint sitelerine dönüştürülür.

AI Builder'ın entegrasyonu, Microsoft stratejisinin önemli bir yönünün altını çiziyor: SharePoint Premium, ortak içerik yönetimi görevleri için bir dizi yerleşik ve eğitilebilir AI modelleri sunuyor, güç platformu (güç otomatları, güç uygulamaları), kullanıcı tanımlı düşük kodlu düşük kod verileri ile etkileşime giren iş akışlarının oluşturulması için birincil araçlar sunuyor. Dolayısıyla şirketler, harici sistemlerle entegrasyon için, karmaşık, çok aşamalı mantığın uygulanması veya güç uygulamalarıyla özel yüzeyler oluşturmak için, AI Builder ile Güç Platformu ile özel yüzeyler oluşturmak için, amaçlanan Microsoft araç setidir. Bu, yerleşik premium fonksiyonların ötesinde önemli bir genişleme seviyesi sunar.

İçin uygun:

• Frame AI, AI entegrasyonunu rekor sürede şirketler için dönüştürür: saatlerce veya günler içinde özel yapım çözümleri

SharePoint'te entegrasyon için üçüncü taraf sağlayıcılardan AI çözümleri

Microsoft'un yerel AI çözümlerine ek olarak, SharePoint'te AI işlevlerini entegre eden veya genişleten üçüncü taraf araçlar için büyüyen bir pazar var. Bu çözümler genellikle belirli nişleri kapsar veya Microsoft tekliflerine alternatif yaklaşımlar sunar. Entegrasyon tipik olarak farklı mekanizmalar yoluyla yapılır:

API'ler

Verilere erişmek ve eylemleri gerçekleştirmek için Microsoft Graph API veya belirli SharePoint API'lerinin kullanımı.

Konektörler

Zapier veya Power Automats (özel konektörler aracılığıyla) gibi platformlar, SharePoint'in harici AI hizmetlerine bağlantısını etkinleştirir.

Özel eklentiler/uygulamalar

SharePoint Framework (SPFX) web bölümleri, eklentiler veya bağımsız uygulamalar olarak tasarlanan ve doğrudan SharePoint ile etkileşime giren çözümler.

Örnekler ve analizler

Üçüncü taraf çözümleri aralığı büyüktür. İşte fonksiyonel odaklara göre kategorize edilen bazı örnekler:

İş Akışı/Otomasyon Platformları (AI ile)

• FlowForma: Microsoft 365 ve SharePoint'e sorunsuz bir şekilde entegre olan karmaşık iş akışları oluşturmak için üretken AI (kendi “copilot” ve özet işlevleri) kullanan bir kodsuz platform.
• Nintex: İş akışı otomasyonu, robotik proses otomasyonu (RPA) ve SharePoint entegrasyonuyla belge oluşturma için kapsamlı araçlar sunar. Bununla birlikte, daha dik bir öğrenme eğrisine ve daha yüksek maliyetlere sahip olabilir.
• Zapier: SharePoint'i “AI By Zapier” (OpenAAI, Antropik gibi modeller kullanır) veya web sitesi veri çıkarımı için “Brows AI” gibi uzmanlaşmış AI araçları dahil olmak üzere binlerce başka uygulamayla birleştiren bir entegrasyon platformu (“ara”) olarak hizmet verir. Özellikle daha kolay, çapraz uygulama görevlerinin otomasyonu için uygundur.
• Kissflow: Basit bir kullanıcı arayüzü aracılığıyla teknik olmayan kullanıcıları hedefleyen başka bir iş akışı yönetimi çözümü.
• SEMBLY.Ai: Verimliliği karşılama konusunda uzmanlaşmıştır. İlgili SharePoint kütüphanelerinde AI tarafından üretilen toplantı notlarını, özetlerini ve görevlerini otomatik olarak oluşturmak için SharePoint ile entegre olur. Entegrasyon API aracılığıyla gerçekleşir ve mevcut yetkilere saygı duyar.

Anlamsal Arama/Bilgi Yönetimi

• Poolparty Semantic Suite (Graphwise'dan): SharePoint (ayrıca ekipler ve copilot) aracılığıyla semantik bir seviye sunar. Merkezi yönetilen bir taksonomiye dayanan otomatik konsept etiketleme ve sonuçların iyileştirilmesi için yönlü arayışa dayalı otomatik konsept etiketleme (anahtar kelimelerin ötesine geçen ve eş anlamlıları anlayan) anlamsal aramayı sağlar. SharePoint Dönem Mağazası, Azure ve Grafik API ile entegre.
• Semaphore (İlerlemeden): Zengin, bağlamla ilgili meta verilerle SharePoint belgeleri sağlamak için semantik modeller, metin madenciliği ve sınıflandırma kurallarını kullanın. Küresel kar amacı gütmeyen bir kuruluşla bir vaka çalışması, farklı yerlerde belgelerin iyileştirilmiş bir bulabilirliğini ve daha iyi bilgi ağı göstermiştir.
• Uzman.Ai: Anahtar kelimeler ve kavramlar için derin uyarlama seçeneklerine sahip semantik metin analizi için bir araç. Karşılaştırmalarda semantik alanında güçlü bir alternatif olarak belirtilmiştir.
• Guru: SharePoint, toplu ve aranan farklı kaynaklardan bilgi veren bir kurumsal AI arama platformu.
• Onyx (eski adıyla Danswer): Kurumsal belgeler, uygulamalar (SharePoint dahil) ve kişilerle birleşen açık kaynaklı bir AI platformu. Sohbet arayüzü, 40'tan fazla sisteme konektörler ve özel AI aracıları oluşturma seçeneği sunar. Yerel veya bulutta çalıştırılabilir.

Belge İşleme/Kayıt

• Artsyl Docalpha: SharePoint ile yakın bir şekilde entegre olur ve genişletilmiş OCR, AI tabanlı belge tanıma (otomatik sınıflandırma ve meta veri ataması), akıllı veri çıkarma (eğitilebilir modellerle) ve iş akışı otomasyonu sunar. Sağlık, finans ve üretim gibi belirli endüstrileri hedeflemektedir.
• ConceptClassifier (farklı sağlayıcılardan): SharePoint'teki yapılandırılmamış verileri sınıflandırmak ve meta verileri çıkarmak için “bileşik terim işleme” teknolojisini kullanan bir eklenti.

Genel KI/Verimlilik Platformları

• Stack AI: Belge işleme ve arama dahil olmak üzere dahili veriler ve API'larla etkileşime giren AI ajanları oluşturmak için bir platform.
• Kama Dei: Sanal ajanlar oluşturmak için yapılandırılabilir bir bilgi veritabanına sahip doğal dil anlayışı (NLU) için bir platform.

Açık Kaynak / Geliştirici Araçları

Github'da SharePoint geliştirme hakkında çeşitli açık kaynak projeleri ve depoları vardır (örneğin, belgeler ve SPFX eğitimi için resmi Microsoft depoları). Ayrıca, SharePoint'in Copilot istemlerini paylaşmak için bir veri kaynağı olarak kullandığı Microsoft Teams Power uygulaması veya SharePoint kapağıyla daha genel üretkenlik araçları olan “Hızlı Pulse” gibi belirli araçlar da vardır. Onyx, SharePoint konektörlü daha kapsamlı bir açık kaynaklı kurumsal arama/AI platformuna bir örnektir.

KI Araçları Karşılaştırma: Entegre ve Üçüncü Taraf Yaklaşımları

SharePoint Premium veya Copilot gibi entegre Microsoft AI çözümlerinin kullanımı ile üçüncü taraf araçların entegrasyonu arasındaki karar, çeşitli yönlerin dikkatli bir şekilde değerlendirilmesini gerektirir. Entegre çözümler Microsoft 365'te çok derin bir entegrasyon ve kesintisiz bir kullanıcı deneyimi sunar. Fonksiyonel aralıkları geniştir ve işleme, yönetişim ve yardım gibi alanları kapsar, ancak derinlik işlevine bağlı olarak değişebilir. Bu çözümlerin maliyet modelleri hibrittir: hem kullanıcı hem de kullanıcı tabanlı yaklaşımlara dayanmaktadır. Uyarlanabilirlik, model eğitimi, istemleri ve güç platformunun kullanımı ile sınırlıdır, güvenlik entegrasyonu mevcut standartlara ve Microsoft 365'in uyumuna dayanmaktadır. Bakım çabası, Microsoft ekosisteminden merkezi güncellemelerle verimli bir şekilde düzenlenir, ancak belirli bir yapılandırma ve eğitim gerektirir. Sonuçta, bu, Microsoft sisteminde yüksek üretici kravatına yol açar.

Yoksa, bu alanda üstün işlevsellik sunabilecek, ancak Xpert.digital ortağı hariç entegrasyon çabalarına ve potansiyel olarak daha yüksek idari maliyetlere neden olabilecek belirli AI görevleri için üçüncü taraf sağlayıcılardan özel “Breed Best” araçlarını mı seçiyorsunuz?

Üçüncü taraf çözümleri ise entegrasyon derinliği açısından değişkendir. Örneğin, API'ler, konektörler ve eklentilerle çalışırlar, bu da ek karmaşıklık anlamına gelebilir. Genellikle nişlerde uzmanlaşırlar ve belirli alanlarda entegre çözümlerden daha derin işlevler sunarlar. Maliyet modelleri, freemium ve açık kaynak modellerine aboneliklerle başlayarak büyük farklılıklar gösterir. Uyarlanabilirlik ile avantaj genellikle üçüncü taraf sağlayıcılarla, özellikle maksimum esnekliği sağlayan açık kaynak çözümleri ile yapılır. Bununla birlikte, bu çözümler güvenlik ve veri işleme ve potansiyel olarak daha yüksek entegrasyon yönetimi konusunda ayrı bir test gerektirir. Üretici kravat genellikle daha düşüktür, ancak ilgili üçüncü taraf sağlayıcısına bir bağımlılık vardır.

Yerel Microsoft entegrasyonu ve özel üçüncü taraf araçları arasındaki karar, entegrasyon çabası ve üreticinin bağlanması açısından da dikkate alınmalıdır. Microsoft 365 kendi ekosisteminizde derin entegrasyon sunarken, bu üreticiye bağ (kilitleme) yüksek olabilir. Üçüncü taraflı çözümler ise potansiyel olarak daha fazla esneklik sunar. Bu nedenle kuruluşlar, uzmanlaşmış işlevlerin varsayılan avantajının entegrasyonun ek maliyetlerini ve karmaşıklığını haklı olup olmadığını dikkatle düşünmelidir.

İçin uygun:

• Satıcı kilitlenmesinin tehlikeleri: Şirketler neden bağımlılıklardan kaçınmalıdır?

Yapay zekanın SharePoint çekirdek işlevleri üzerindeki etkileri

Yapay zeka sadece kapsayıcı içerik yönetimi stratejilerini değiştirmekle kalmaz, aynı zamanda SharePoint'in temel işlevlerini, özellikle arama ve süreç otomasyonunda da etkiler.

Arama ve bilgi bulma

Kurumsal portallardaki geleneksel anahtar kelime araması genellikle tatmin edici olmayan sonuçlara ve kullanıcılar için yüksek zamana yol açar. AI burada temel iyileştirmeler vaat ediyor:

Anahtar kelimelerden kavramlara

AI destekli arama, anahtar kelimelerin saf karşılaştırmasının ötesine geçer. Kullanıcının bir arama sorgusunun arkasındaki niyetini anlamayı ve kelimelerin ve ifadelerin anlamsal bağlamını dikkate almayı amaçlamaktadır.

Anlamsal arama

Bu teknoloji, belgede kesin arama terimleri oluşmasa bile, kavramsal olarak ilgili bilgileri bulmak için vektör kodlarını (kelimelerin ve kavramların matematiksel gösterimleri) ve ses modellerini kullanır. Özellikle Microsoft Arama ve Copilot, Microsoft grafiğindeki verilerden oluşturulan böyle bir anlamsal dizin üzerine inşa edilir. Bu dizin, farklı kelime formları arasındaki ilişkileri tanımayı, eşanlamlıları anlamayı ve benzer belgeleri içerik açısından tanımlamayı mümkün kılar. Azure AI Search ayrıca yeniden sıralama (semantik alaka düzeyine dayalı arama sonuçlarının yeniden değerlendirilmesi), yanıt snippet'lerinin çıkarılması ve vurgu gibi anlamsal işlevler sunar. Havuz partisi gibi üçüncü sağlayıcılar da SharePoint'e semantik arama işlevlerini entegre eder. Kiracıdaki bir Microsoft 365 Copilot lisansı, özellikle Copilot Studio veya Azure AI arama bağlamında, semantik indekslemeyi en iyi şekilde kullanmak için bazı genişletilmiş semantik işlevler için gerekli olabilir.

Doğal Dil İşleme (NLP) / Doğal Dil Sorguları

AI, kullanıcıların katı arama terimlerini kullanmak yerine doğal, günlük bir dilde soru sormalarını giderek daha fazla sağlar. Microsoft 365 Copilot, bu konuşma etkileşimi için açıkça tasarlanmıştır. Bununla birlikte, Microsoft'un Microsoft 365'in (Outlook, Teams, SharePoint Arama gibi) standart arama arayüzlerindeki doğal dil sorguları için belirli destek biçimlerinin filtrelerle veya copilot kullanımı olduğunu açıkladığı belirtilmelidir. Veri konektörleri (örn. CDATA) ile birlikte Llamaindex gibi araçlar, SharePoint verilerine karşı doğal dil sorgularını sağlayan özel çözümler geliştirmek için de kullanılabilir. Microsoft Purview'deki EDISCOVERY (Premium) işlevi, Copilot ile bağlantılı olarak doğal bir dil sorgusu oluşturucu da kullanır.

Kişiselleştirme ve Öneriler

AI algoritmaları, kişiselleştirilmiş arama sonuçları sağlamak ve proaktif olarak ilgili içerik (belgeler, haberler, uzmanlar) önermek için kullanıcıların davranışlarını, şirketteki rollerini, etkileşimlerini ve Microsoft grafiğindeki ilişkilerini analiz eder.

Bu yapay zeka destekli arama iyileştirmelerinin avantajları, daha hızlı bilgi bulma, daha alakalı arama sonuçları, gelişmiş bir bilgi keşfi ve çalışanların arama ile harcadıkları zamanda bir azalmadır.

Tablo, farklı aramalar arasındaki farkları göstermektedir. Anahtar kelime araması, terimlerin tam karşılaştırması yoluyla gerçekleşir ve sadeliği nedeniyle pratik olarak sınırlıdır, ancak bağlamı veya eş anlamlıları dikkate almadığı için alaka düzeyinde kısıtlanır. Kişiselleştirilen standart Microsoft Search, kullanıcıya göre daha iyi bir alaka sunmak için Microsoft Grafiğinden gelen sinyalleri de kullanır. Bununla birlikte, genellikle semantik bağlamı ihmal eder ve grafik verilerinin kalitesine çok bağlıdır. Copilot veya Azure AI gibi teknolojilere dayanan semantik arama, vektör kodlarıyla çalışır ve arama sorgularının bağlamını ve önemini anlar. En büyük alaka düzeyi sağlar, çünkü niyetleri tanır ve aynı zamanda kavramsal olarak benzer bulur. Bununla birlikte, açık bir kurulum, karşılık gelen lisanslar ve yüksek kaliteli veriler gerektirir ve karmaşık meta sorunları için sınırlarına ulaşabilir. Doğal dil sorgusu konuşma yapay zekasına dayanmaktadır ve niyet tespiti sezgisel ve esnek bir giriş sağlar. Bununla birlikte, belirsiz olabilir, sadece standart kullanıcı arayüzlerinde sınırlı bir ölçüde desteklenir ve doğruluğu büyük ölçüde temel modelin kalitesine bağlıdır.

Microsoft 365 içindeki aramanın geliştirilmesi net bir yön gösterir: Copilot yeni nesli temsil eder ve standart Microsoft aramasından daha gelişmiş bir semantik dizin kullanır. Standart arama zaten kişiselleştirmeyi Microsoft grafiği tarafından entegre ederken, Copilot daha derin bir anlamsal anlayış ve mantıksal giriş yapma yeteneği ekler. Microsoft Search'de Bing'de Copilot lehine ayarı bu stratejik yönelimin altını çiziyor. Bununla birlikte, Copilot araması, özellikle yeterince hazırlıklı veriler veya belirsiz yetkiler durumunda, pratikte sınırlara da ulaşır. Kısıtlı SharePoint Search (RSS) gibi araçlar, AI'nın ihtiyaç duyduğu geniş veri erişimi ile hem kopilotu hem de standart aramayı etkileyen veri yönetişiminin gereksinimleri arasındaki gerilim alanını göstermektedir. Dolayısıyla, Copilot sadece “daha ​​iyi bir arama” değil, arama yeteneği anlamsal anlayışa dayanan bir AI asistanıdır, aynı zamanda temel verilerin kalitesine ve erişilebilirliğine bağlıdır.

Proses Otomasyonu ve İçerik Yönetimi

AI ayrıca içeriğin SharePoint'te yönetilme şeklinde devrim yaratır ve süreçlere entegre edilir:

Otomatik Sınıflandırma ve Anahtar Kelimeler

AI modelleri, özellikle SharePoint Premium/Syntex modelleri, belgeleri içeriklerine göre otomatik olarak analiz edebilir ve sınıflandırabilir. Eğitimli modellere dayalı veya SharePoint taksonomisi (yönetilen meta veriler) ile entegrasyon yoluyla önceden tanımlanmış meta veri etiketleri uygularlar. Bu, manuel çabayı önemli ölçüde azaltır ve tüm belge stoku üzerinde tutarlı meta veriler sağlar.

Meta veri çıkarma

Saf sınıflandırmaya ek olarak, KI, veriler, adlar, miktarlar, sözleşmeye bağlı hükümler gibi belirli bilgileri yapılandırılmış (formlar) ve yapılandırılmamış (harfler, sözleşmeler) elde edebilir. Bu çıkarılan veriler SharePoint sütunlarına (meta veri alanları) kaydedilir ve böylece meta veri kontrollü işlemleri ve önemli ölçüde iyileştirilebilir bulabilirliği etkinleştirir.

İş akışı otomasyonu

Otomatik olarak çıkarılan meta veriler veya sınıflandırma, tipik olarak güç otomatları ile oluşturulan aşağı akım iş akışları için tetikleyici olarak kullanılmıştır. Bunun örnekleri, çıkarılan fatura tutarına, yaklaşan sözleşmeye bağlı süreçlere ilişkin bildirimler veya belgelerin sorumlu departmana otomatik olarak yönlendirilmesine dayanan onay süreçleridir.

Uyumluluk Otomasyonu (Depolama/Gizlilik Adları)

Özellikle önemli bir uygulama, uyumluluk yönergelerinin otomatik kullanımıdır. AI modelleri (SharePoint Premium/Syntex içinde), Microsoft PurView'dan belgelere, sınıflandırmalarına veya tanınan içeriğe (ör. Hassas bilgiler) dayanarak depolama adlarını (saklama etiketleri) veya gizlilik adlarını (duyarlılık etiketleri) otomatik olarak uygulayacak şekilde yapılandırılabilir. Bu, içeriğin, kullanıcıların manuel olarak müdahale etmeleri gerekmeden şirket yönergelerine ve yasal gereksinimlerine göre ele alınmasını sağlar. Yapılandırma, PurView adlarını AI modelleriyle veya PurView'daki otomobil etiketleme yönergeleri ile belirli içerik türlerine, hassas bilgi türlerine, anahtar kelimelere veya eğitilebilir sınıflandırıcılara tepki vererek gerçekleşir. Somut bir örnek, “ürün özelliklerini” tanıyan ve otomatik olarak “ürün ayarından 5 yıl sonra” olay tabanlı bir depolama adını kullanan bir Syntex modeli olacaktır. Güç otomatları, iş akışı mantığına dayalı adları uygulamak için de kullanılabilir.

İçerik montajı

Daha önce de belirtildiği gibi, bu işlev standart belgelerin oluşturulmasını otomatikleştirir.

Bu otomasyonun avantajları açıktır: artan verimlilik, manuel hataların azaltılması, iyileştirilmiş uyumluluk, daha yüksek veri tutarlılığı ve hızlandırılmış iş süreçleri.

Yapay zekanın uyumluluk görevlerini otomatikleştirme yeteneği bir paradigma değişimidir. Geleneksel olarak, saklama sürelerine uyum veya hassas verilerin korunması, manuel süreçlere güçlü bir şekilde bağlıdır ve çalışanların bakımı her ikisi de hatalara eğilimlidir ve ölçeklendirilmesi zordur. KI, özellikle SharePoint Premium/Syntex tarafından, artık Microsoft Purview'da tanımlanan uyumluluk yönergelerini, belgelerin içeriğine dayanarak proaktif ve otomatik olarak zorlamak için mümkündür. AI'nın ne tür bir belge olduğunu veya hassas bilgiler içerip içermediğini anlayarak, bir kullanıcı bunu manuel olarak yapmak zorunda kalmadan doğru depolama veya gizlilik adını kullanabilir. Bu, uygulamanın tutarlılığını büyük ölçüde artırır ve uyum ihlal riskini azaltır. Bu, düzenlenmiş endüstrilerdeki veya büyük miktarda hassas veriye sahip şirketler için önemli katma değerdir. AI, içeriğin kendisi ile üzerinde kullanılacak yönetişim kuralları arasında bir köprü görevi görür ve büyük ölçekte otomatik uygulama sağlar.

Xpert.Digital, çeşitli endüstriler hakkında derinlemesine bilgiye sahiptir. Bu, spesifik pazar segmentinizin gereksinimlerine ve zorluklarına tam olarak uyarlanmış, kişiye özel stratejiler geliştirmemize olanak tanır. Pazar trendlerini sürekli analiz ederek ve sektördeki gelişmeleri takip ederek öngörüyle hareket edebilir ve yenilikçi çözümler sunabiliriz. Deneyim ve bilginin birleşimi sayesinde katma değer üretiyor ve müşterilerimize belirleyici bir rekabet avantajı sağlıyoruz.

Bununla ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz:

• Xpert.Digital'in 5 kat uzmanlığını tek bir pakette kullanın - ayda yalnızca 500 €'dan başlayan fiyatlarla

Stratejik değer ve uygulama hususları

AI'nın SharePoint'e entegrasyonu, bireysel işlevlerin iyileştirilmesinin ötesinde önemli stratejik katma değer sunar. Bununla birlikte, uygulamanın uygulanması kararı, avantajların, maliyetlerin ve gerekli gereksinimlerin dikkatle dikkate alınmasına dayanmalıdır.

İş vakası: AI'yi neden SharePoint'te uygulayın?

SharePoint'te AI kullanımının argümanları çeşitlidir ve şirketin performansının temel alanlarına dokunur:

Verimlilik ve Verimlilik

En somut avantaj, manuel ve tekrarlayan görevlerin otomasyonuyla büyük zaman tasarrufudur. Bu, veri girişi, belge sınıflandırması, tavan, özet ve standart belgelerin oluşturulmasını içerir. Çalışanlar rutin faaliyetlerden kurtulur ve daha stratejik, daha değerli katılan görevlere odaklanabilir. Geliştirilmiş arama ayrıca bilgi bulmayı hızlandırır.

Bilgi yönetimi

KI, SharePoint'teki sık sık yapılandırılmamış bilgi miktarlarını organize ve erişilebilir bilgiye dönüştürmeye yardımcı olur. Otomatik darbe kadranı ve sınıflandırması, bilginin bulılabilirliğini ve yeniden kullanılabilirliğini artırır. Viva konuları belirlenmiş olsa da, hedef insanları bilgi ve uzmanlık ile daha iyi ağa bağlamaya devam ediyor, şimdi öncelikle SharePoint ve Copilot aracılığıyla.

Uyum ve Yönetişim

AI, uyumluluk yönergelerinin otomatik olarak uygulanmasını sağlar. İçeriğe dayalı olarak depolama ve gizlilik atamalarının otomatik olarak kullanılması, hassas bilgilerin tanınması ve meta verilerin tutarlı kullanımı, uyum risklerini azaltmaya ve veri doğruluğunu artırmaya yardımcı olur. Bu aynı zamanda denetlenebilirliği de destekler.

Maliyet Tasarrufu ve YG

Otomasyon, manuel işlemlerin neden olduğu operasyonel maliyetleri azaltır, sorun giderme ve verimsiz arama. Potansiyel tasarruflar ayrıca araçların birleştirilmesinden ve özel eski sistemler için maliyetlerden kaçınmaktan da kaynaklanmaktadır. Syntex/premium hem de kopilot için vaka çalışmaları ve ROI analizleri, genellikle marjinal iyileştirmelerin çok ötesine geçen ve% 100'den% 400'ün üzerine yatırım getirisi elde edebilen yüksek bir tasarruf potansiyelini göstermektedir.

Sürdürülebilirlik

Yapay zekanın uygulanması, içerik tabanını gelecekteki gelişmeler ve özellikle de kopilot gibi AI asistanları için hazırlar. Şirketi, AI'nın dijital işyerine entegrasyonu için genel eğilim uyarınca konumlandırır.

Uygulama faktörleri

SharePoint'te AI çözümlerinin piyasaya sürülmesi stratejik bir yaklaşım ve birkaç temel faktörün dikkate alınmasını gerektirir:

Lisans ve Maliyetler

Lisans modellerini anlamak çok önemlidir. SharePoint Premium, hizmet hizmetlerini işleme için kullandıkça bir ödeme modelini (Azure aboneliği aracılığıyla), genişletilmiş yönetişim işlevleri (SAM) için kullanıcı tabanlı lisanslarla birleştirir. Microsoft 365 Copilot ayrıca M365 tabanlı lisanslara ek olarak ayrı bir kullanıcı lisansı gerektirir. Maliyetler, özellikle premium fonksiyonlar ve kopilot için, özellikle daha küçük kuruluşlar için bir engel olabilir. Maliyet bilgisayarlarının ve değerlendirme araçlarının kullanılması önerilir. Payg faturasının kurulması, Azure aboneliğine ve bir kaynak grubuna bağlantı gerektirir.

Veri Hazırlık ve Bilgi Mimarisi (IA)

Bu en kritik başarı faktörlerinden biridir. AI araçlarının, özellikle de copilot'un etkinliği, SharePoint ve Microsoft 365'teki altında yatan verilerin kalitesine, organizasyonuna ve yetkisine bağlıdır. Sağlam bir bilgi mimarisi esastır: web sitelerinin ve göbek sitelerinin net yapısı, meta veri ve bileşen tiplerinin tutarlı kullanımı, mantıksal klasör yapıları ve ad kuralları. AI sonuçlarını etkileyebileceği için gereksiz, modası geçmiş veya önemsiz (kırmızı) veriler tanımlanmalı ve ayarlanmalıdır. Belirleyici faktör, dosya izinlerinin gözden geçirilmesi ve düzeltilmesidir ve Copilot gibi AI araçlarından önce fazla paylaşımın kaldırılması geniş bir şekilde tanıtılır. SharePoint Advanced Management (SAM) ve Microsoft Purview gibi araçlar bunun merkezindedir. AI'nın kendisi ayrıca IA standartlaştırılmış meta veriler için en iyi uygulamaları etkiler, otomatik etiketleme süreçleri ve kalite kontrolleri daha da önem kazanmaktadır. Katı bir veri temeli ihtiyacı yeterince vurgulanamaz; AI, temel bilgi hijyeni yerine değil, gerektirir.

Teknik Uygulama ve Uzmanlık

SharePoint Premium'un kurulması, Azure ile bağlantı kurma, içerik merkezleri kurma ve özel modelleri eğitme gibi yapılandırma adımları gerektirir. Bu, teknik bilgi birikimi gerektirebilir ve BT uzmanlarını veya dış ortakları entegre etmeyi gerekli hale getirebilir. Yöneticiler ve kullanıcılar için bir öğrenme eğrisi vardır. Küçük başlamak, spesifik, umut verici uygulamaları tanımlamak ve çözümleri yavaş yavaş sunmanız tavsiye edilir.

Zorluklar ve Kısıtlamalar

Kuruluşlar potansiyel teknik engellerin farkında olmalıdır, örneğin B. Modellerdeki doğruluk sorunları, belirli dosya türleri için işleme sınırları, boyutlar veya karmaşık düzenler, kopilot cevaplarındaki tutarsızlıklar veya farklı sistemlerin entegrasyonundaki karmaşıklıklar.

Değişim Yönetimi ve Evlat Edinme

AI araçlarının tanıtımı çalışma yöntemlerini değiştirir. Başarılı benimseme, hedeflenen kullanıcı eğitimi, araçların faydaları ve sınırları ve muhtemelen iç “şampiyonlar” veya çarpanların kurulması yoluyla net iletişim gerektirir.

İçin uygun:

• Güvenilir AI: Avrupa'nın Trump kartı ve yapay zekada öncü bir rol üstlenme şansı

Etik ve veri koruma hususları

AI'nın şirket bağlamında kullanımı, proaktif olarak ele alınması gereken önemli etik ve veri koruma sorularını gündeme getirmektedir:

Önyargı ve adalet

AI modelleri verilerden öğrenir ve bu nedenle mevcut önyargıları (önyargıları) emebilir ve güçlendirebilir. Bu ayrımcı veya haksız sonuçlara yol açabilir. Önyargıyı tanımak ve en aza indirmek için modellerin sürekli izlenmesi ve uyarlanması gerekir. Oluşturulan içerik ve öneriler tarafsızlık ve kapsayıcılık açısından kontrol edilmelidir.

Veri Koruma ve Güvenliği

Copilot gibi AI sistemleri, hassas veya kişisel bilgiler de dahil olmak üzere potansiyel olarak büyük miktarda şirket verisini işler. Ana risk, yanlış yetkilerin (aşırı paylaşım) veya yanlış konfigürasyonların, hassas verileri, görmemesi gereken kasıtsız kullanıcılara erişilebilir hale getirmesidir. Sağlam şifreleme, katı erişim kontrolleri ve veri koruma düzenlemelerine (GDPR/GDPR gibi) uyumluluk esastır. Microsoft, Copilot'un kullanıcı istemlerinin veya verilerin genel LLM'leri eğitmek için kullanılmasını önleyen ticari veri koruma önlemlerini kullandığını vurgular. Bununla birlikte, kuruluşlar kendi veri işleme yönergelerini tanımlamalı ve iletmeli ve özellikle yasal olarak kısıtlanmış verilerle dikkatlice ele almalıdır (örn. Sağlık verileri/PHI, PII).

Şeffaflık ve sorumluluk

Kullanıcılar AI tarafından oluşturulan cevapların nasıl ortaya çıktığını anlayabilmelidir. LLM'ler zaman zaman “halüsinasyon”, yani yanlış ama ikna edici bir şekilde görünen bilgilerden dolayı, kullanıcıların sonuçları eleştirel olarak kontrol etmesi ve doğrulaması çok önemlidir. Yapay zeka sonuçlarını kontrol etmek için kullanım yönergeleri ve sorumlulukları gereklidir.

Sorumlu AI ilkeleri

Yapay zekanın kullanımı etik ilkeleri takip etmelidir: hasarı önlemek için saygılı, uyumlu ve dikkatli. AI araçlarının erişilebilirliği ve işler üzerindeki potansiyel etkiler gibi yönler dikkate alınmalıdır. Eleştirel düşünceyi azaltan AI'ya aşırı bağımlılık önlenmelidir.

AI'nın SharePoint'te tanıtılması doğal bir ikilik yaratır: bir yandan, bu araçlar büyük miktarda veri erişim ve işleyerek muazzam verimlilik kazanımlarını sağlar. Öte yandan, tam olarak bu beceriler veri koruma ve veri güvenliği için yeni risk alımcılarını açar. Copilot'un bağlamsal yardım sağlamak için e -postalara, sohbetlere ve belgelere erişme yeteneği, temel izinler yanlış veya çok genişse, hassas bilgilerin kasıtsız olarak ifşa etme riski taşır. Bu nedenle, AI araçlarının uygulanmasının, güvenlik ve veri koruma önlemlerinin güçlendirilmesinin yanı sıra açık etik yönergelerin ve yönetişim süreçlerinin oluşturulmasıyla el ele olması önemlidir. AI'nın faydaları ancak ilişkili riskler aktif olarak yönetilirse sorumlu bir şekilde uygulanabilir.

Microsoft 365 ve AI: Trendler, Araçlar ve Yeni Nesil Verimlilik

AI'nın SharePoint'e entegrasyonu sadece başlangıçta. Gelecekteki gelişme aşağıdaki eğilimlerle şekillendirilmelidir:

Daha derin ve daha geniş AI entegrasyonu

AI işlevlerinin SharePoint, OneDrive, ekipler ve diğer Microsoft 365 hizmetlerine daha da sorunsuz ve kapsamlı olması bekleniyor. AI, içerik yönetimi, otomasyon ve kullanıcı deneyimlerinin temelini giderek daha fazla oluşturacaktır.

SharePoint Premium'un daha fazla geliştirilmesi

Microsoft'un SharePoint Premium'un işlevlerini daha da genişletmesi bekleniyor. İşletme Belgeleri Uygulaması, Doküman Merkezi, dosya düzeyinde arşivleme ve M365 yedeklemesi için daha uzun saklama süreleri gibi özellikler yol haritasındadır. İçerik işleme ve hükümetin temel işlevleri de daha da geliştirilmiştir, ör. B. Gizlilik ve depolama adlarını belirlemek için yeni AI kuralları aracılığıyla.

Copilot'ta iyileştirmeler

Copilot'un daha zeki, daha iyi entegre olması (örneğin, viva bağlantıları kartlarının ajanlarda gösterilmesi) ve potansiyel olarak daha karmaşık görevler ve sonuçlarla ilgili olarak yetenekli olması bekleniyor. Dil etkileşimindeki iyileştirmeler de bekleniyor.

Optimize edilmiş yazarlar deneyimi

SharePoint'te içerik oluşturulması AI tarafından daha da basitleştirilir, ör. B. AI tabanlı yan oluşturma yoluyla, yan bölümler için tasarım önerileri, daha esnek düzenler (12 sütunlu ızgaralar), sayfalar için gerçek zamanlı ortak yazma ve tablo işleme için geliştirilmiş araçlar.

Yönetişime sürekli odaklanma

Artan miktarda veri ve AI kullanımının artırılması göz önüne alındığında, Microsoft'un AI çağındaki erişim, yaşam döngüsü ve uyumluluğu yönetmek için araçlar geliştirmeye ve geliştirmeye devam etmesi bekleniyor.

İçin uygun:

• AI tabanlı otomasyon yoluyla Avrupa'nın teknolojik egemenliğe yönelik yolu: Kiro 2024 Önerilerin Analizi

Öneriler: SharePoint'te AI tarafından verimliliği ve bilgi yönetiminin artırılması

Yapay zekanın entegrasyonu, Microsoft SharePoint için bir dönüm noktasını işaret ediyor. Platform, saf belge depolama sisteminden içerik yönetimi, işbirliği ve bilgi bulmak için akıllı bir ortama gelişir. Microsoft'tan yerel çözümler, her şeyden önce SharePoint Premium (Syntex'in daha fazla geliştirilmesi olarak) ve Microsoft 365 Copilot, süreçleri otomatikleştirmek, kullanıcıların arama ve desteğinde iyileştirme için güçlü, geliştirmek için araçlar sunar. Bunlar özel üçüncü taraf çözümleri ile desteklenmektedir. Stratejik değer, verimlilik, gelişmiş bilgi erişimi, otomatik uyumluluk ve potansiyel olarak yüksek maliyet tasarruflarında önemli artışlardır.

Bu potansiyeli başarıyla yükseltmek için stratejik planlama ve dikkatli uygulama esastır. Analize dayanarak, aşağıdaki temel öneriler sonuç:

İhtiyaç analiz ve uygulamalarına öncelik ver

Kendi uğruna AI çözümleri sunmayın. Somut iş zorluklarını belirleyin, verimsiz belge işleme, zayıf arama sonuçları, uyumluluk boşlukları veya AI'nın ölçülebilir katma değer sağlayabileceği bilgi siloları. Beklenen yatırım getirisine (YG) ve stratejik öneme dayalı olarak başvurulara öncelik verin.

Bir temel olarak veri yönetişimi oluşturun

Bu en önemli ön koşuldur. Copilot veya kapsamlı premium işlevler gibi AI araçlarını sunmadan önce, veritabanlarınızı temizlemek için zaman ve kaynaklara yatırım yapın, bilgi mimarisinin optimizasyonu ve izin ve aşırı paylaşım sorunlarının yenilenmesi. SharePoint Advanced Management (SAM) ve Microsoft Purview araçlarını kullanın. Sağlam bir yönetişim bir seçenek değildir, ancak AI'nın etkili ve güvenli kullanımı için temelidir.

Yerli ve Üçüncü Taraf Çözümleri

Microsoft 365 içindeki içerik işleme ve genel AI yardımı alanındaki temel gereksinimler için derin entegrasyonları nedeniyle yerel çözümler sharepoint premium ve kopilotunu değerlendirin. Üçüncü taraf araçlarını, yerel teklifler kapsamında olmayan belirli, son derece öncelikli niş gereksinimleri varsa veya mevcut üçüncü taraf çözümlerine zaten güçlü yatırımlar yapılmışsa göz önünde bulundurun. Entegrasyon derinlikleri, işlev uzmanlığı, maliyetler ve bakım çabaları ile ilgili ödünleşmeleri dikkate alın.

Küçük başlayın ve yinelemeye devam edin

Seçilen uygulamalar veya departmanlar için pilot projeler başlatın. Etkileri tahmin etmek için mevcut olan yerlerde (örn. Otomatik etiketleme yönergeleri için) simülasyon modlarını kullanın. Sonuçları ve YG'yi ölçün ve geniş bir giriş planlamadan önce modelleri ve süreçleri geliştirin. Gerçekçi beklentiler belirlemek için mevcut becerileri ve AI araçlarının sınırlarını açıkça iletin.

Proaktif lisans ve etik

Aile, SharePoint Premium'dan hibrid lisans modellerini ve Copilot'un maliyet yapılarını tanımaktadır. Payg hizmetleri için gerekli Azure bütçelerini dikkate alın. Veri koruma, önyargı ve sonucu kontrol etme ihtiyacı gibi yönleri ele alan AI araçları için açık etik yönergeler ve kullanım yönergeleri geliştirin. Kullanıcı eğitimi ve değişim yönetimi önlemlerini planlayın.

Sonuç olarak, AI'nın entegrasyonunun SharePoint'ten gelecekteki katma değer için çok önemli olduğu belirtilebilir. Teknolojik olasılıkları katı yönetişim uygulamaları ve etik düşüncelerle birleştiren stratejik, iyi kontrol edilen ve yinelemeli bir yaklaşım, önemli avantajları gerçekleştirmenin ve aynı zamanda doğal risklerin yönetilmesinin anahtarıdır.

☑️ Strateji, danışmanlık, planlama ve uygulama konularında KOBİ desteği

AI stratejisinin yaratılması veya yeniden düzenlenmesi

☑️ Öncü İş Geliştirme

 

Kişisel danışmanınız olarak hizmet etmekten mutluluk duyarım.

Aşağıdaki iletişim formunu doldurarak benimle iletişime geçebilir veya +49 89 89 674 804 (Münih) .

Ortak projemizi sabırsızlıkla bekliyorum.

 

 

Xpert.Digital, dijitalleşme, makine mühendisliği, lojistik/intralojistik ve fotovoltaik konularına odaklanan bir endüstri merkezidir.

360° iş geliştirme çözümümüzle, tanınmış firmalara yeni işlerden satış sonrasına kadar destek veriyoruz.

Pazar istihbaratı, pazarlama, pazarlama otomasyonu, içerik geliştirme, halkla ilişkiler, posta kampanyaları, kişiselleştirilmiş sosyal medya ve öncü yetiştirme dijital araçlarımızın bir parçasıdır.

Daha fazla bilgiyi şu adreste bulabilirsiniz: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus