Artificial Intelligence förvandlar Microsoft SharePoint med Premium AI till en intelligent innehållshanteringsplattform

AI -lösningar för Microsoft SharePoint: En expertanalys för funktioner, applikationer och strategiskt värde

Artificial Intelligence (AI) förvandlar Microsoft SharePoint grundläggande från ett rent dokumentförvar till en intelligent innehållshanteringsplattform. Denna förändring hanterar centrala utmaningar för moderna företag som överstimulering av information, ineffektiva sökprocesser och höga kostnader genom manuella aktiviteter. Analysen visar att integrerade Microsoft -lösningar, särskilt SharePoint Premium (vidareutvecklingen av Microsoft Syntex) och Microsoft 365 Copilot, är i fokus för denna omvandling. SharePoint Premium erbjuder djupa AI -funktioner för automatiserad innehållsbehandling, analys och styrning, medan Copilot som AI Assistant förbättrar användarinteraktion och produktivitet över Microsoft 365 -sviten. Dessutom finns det en tredjepartslösningsmarknad som kan integreras i SharePoint och erbjuda specialiserade AI-funktioner för nischkrav.

De viktigaste fördelarna med AI -användningen i SharePoint ökas avsevärt genom automatisering (t.ex. dokumentklassificering, metadatauttag, arbetsflödesutlösning), förbättrad information om att hitta genom semantisk sökning och personliga rekommendationer, automatiserad efterlevnad (t.ex. tillämpning av kvarhållning och konfidentialitetsnamn) och optimerad kunskapshantering. Fallstudier visar en betydande avkastningspotential.

Emellertid kräver framgångsrik implementering noggrann planering. En robust informationsarkitektur och solid datastyrningspraxis är grundläggande förutsättningar för att fullt ut utnyttja prestandan för AI-verktyg och för att minimera säkerhetsriskerna (särskilt genom data-overs delning). Företag måste också förstå och budgetera hybridlicensmodellerna (betala-som-du-gå för SharePoint-premiumbehandling, användarbaserad för styrningsfunktioner och copilot). Teknisk expertis för konfiguration och utbildning av AI-modeller samt genomtänkt förändringshantering är också kritiska till framgång. Etiska aspekter som databaser, dataskydd och transparens måste hanteras proaktivt. SharePoints framtid är otydligt kopplad till AI, med ytterligare integrationer och mer intelligenta funktioner som kan förväntas. Företag som strategiskt integrerar AI i sin SharePoint -miljö kan uppnå hållbara konkurrensfördelar.

Lämplig för detta:

• Det bästa förändringen för SharePoint Premium? AI-integration av en oberoende och källdata-källa över hela AI-plattformen för alla företagsfrågor

Ökningen av AI i SharePoint Content Management

Traditionell Enterprise Content Management (ECM) når sina gränser i många organisationer. Den stora mängden digitalt innehåll växer exponentiellt, vilket leder till betydande utmaningar. Anställda tillbringar en betydande del av sin arbetstid med sökandet efter information, ofta med frustrerande resultat. Informationsöverflingning är ett utbrett problem, och kostnaderna för manuella processer för dokumenthantering, klassificering och bearbetning är betydande. Microsoft SharePoint, som en av de mest använda plattformarna för samarbete och innehållshantering, på vilka enorma mängder data behandlas varje dag (över 2 miljarder filer och 2 miljoner webbplatser per dag), fokus för dessa utmaningar.

Som svar på detta utvecklas SharePoint alltmer från en ren plats för dokument till en intelligent innehållstjänstplattform som förlitar sig massivt på artificiell intelligens (AI). Microsofts vision är att integrera AI djupt i kärnfunktionerna i SharePoint och hela Microsoft 365 -sviten. Det deklarerade målet är att stärka mänsklig expertis (”förstärka mänskliga erfarenheter”) för att automatisera innehållsprocesser och omvandla innehåll till användbar kunskap.

Denna strategiska orientering manifesterar sig betydligt i produktutveckling och varumärke. Specialiserade AI -tjänster som Microsoft Syntex och initiativ som VIVA -ämnen introducerades ursprungligen. Med tillkomsten av Microsoft 365 Copilot som en omfattande AI -assistent genomfördes emellertid konsolidering. Syntex döptes till SharePoint Premium och integrerades, vilket signalerar en närmare anslutning av AI -bearbetningsfunktionerna med kärnplattformen. Samtidigt ställs VIVA-ämnen med rekommendationen att förlita sig på SharePoint-baserade kunskapshanteringsupplevelser och copilot istället. Detta mönster indikerar att Microsoft inte betraktar AI-funktioner som isolerade tillägg, utan som en integrerad del av den vidareutvecklingen av SharePoint själv, varigenom copilot fungerar som det primära gränssnittet för användarinteraktionen med dessa intelligenta funktioner.

Integrerade Microsoft AI -lösningar för SharePoint

Microsoft erbjuder ett antal AI-baserade lösningar som är integrerade direkt i SharePoint och Microsoft 365-sviten. Dessa syftar till att göra administrationen, bearbetningen och användningen av innehåll mer intelligent och effektiv. De två centrala pelarna i denna strategi är SharePoint Premium (vidareutvecklingen av Microsoft Syntex) och Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (utveckling av Syntex): AI -baserad innehållsbehandling, erfarenheter och styrning

SharePoint Premium positionerar sig som en avancerad plattform för innehållshantering och erfarenhet, som bygger på KI- och maskininlärningsfunktionerna för Microsoft Syntex. Det syftar till att automatisera behandlingen av innehåll, förbättra användarupplevelsen i att hantera innehåll och tillhandahålla robusta styrningsmekanismer.

En väsentlig funktion är den flexibla faktureringsmodellen. Många av kärnfunktionerna för innehållsbehandling faktureras via en Pay-As-You-Go (PAYG) -modell som är kopplad till ett Azure-prenumeration. Detta gör det möjligt för organisationer att använda tjänster efter behov utan preliminära investeringar eller licensobligationer för dessa specifika funktioner. Samtidigt kräver detta tillvägagångssätt en länk med Azure och övervakning av användningskostnaderna. Dessutom finns det funktioner, särskilt inom området utökad styrning (tidigare känd som SharePoint Advanced Management-SAM) som kräver användarbaserad licensiering (sittbaserad). Denna hybridlicensstruktur-en kombination av användningsbaserad fakturering via Azure för Azure för AI-bearbetningstjänster och fasta pro-användarkostnader för styrningsfunktioner från traditionella licensmodeller och kräver noggrann planering och budgetering från organisationens sida. Behovet av att hantera både Azure -budgetar och användarlicenser kan göra kostnadsprognoser och licenshantering mer komplexa än i en enhetlig modell.

2.1.1. Innehållsbehandlingsfunktioner (AI-kontrollerad automatisering)

SharePoint Premium erbjuder ett brett utbud av AI-kontrollerade tjänster för att automatisera dokumentbehandling:

Dokumentförståelse (ostrukturerad, strukturerad, fri form, prefabricerad)

Detta är en kärnfunktion som gör det möjligt att träna AI -modeller eller använda prefabricerade modeller för att automatiskt klassificera dokument och extrahera specifik information.

• Ostrukturerade modeller: utbildas med hjälp av "maskinundervisning" (en metod utan kod) med provdokument för att identifiera mönster i dokument som bokstäver eller kontrakt. De består av klassificerare (för att identifiera dokumenttypen) och extraktorer (för att dra ut specifika datapunkter).
• Strukturerade och fria formmodeller: baseras på AI -byggaren av kraftplattformen och är lämpliga för formulär eller dokument med en variabel struktur där information kan vara på olika platser. Du behöver ofta bara några provdokument för utbildning.
• Förberedda modeller: Erbjuda förtränade lösningar för vanliga typer av dokument som fakturor, kvitton och kontrakt för att snabbt extrahera information utan att behöva utbilda modeller själv.

Autofillkolumner

Använd stora språkmodeller (LLM) för att automatiskt fylla metadata -kolumner i SharePoint -bibliotek baserat på filinnehållet och en definierad ingångsprompt (prompt). Detta kan användas för extraktion, klassificering, sammanfattning eller analys av innehåll.

Taxonomi

Använder automatiskt termer från Central SharePoint Term Store (hanterade metadata) till dokument baserat på en AI -analys av innehållet. Detta förbättrar avsevärt upptäckter, filtrering och allmän hantering av filer och främjar metadataens konsistens.

Bildtaggning

Känn igen objekt i bilder med AI och ger dem automatiskt beskrivande nyckelord som sparas i en metadata -kolumn. Detta underlättar att söka, sortera och filtrera bildfiler.

Optisk karaktärigenkänning (OCR)

Extraherad tryckt eller handskrivet text från bildfiler (JPG, PNG, TIFF) och PDFS, vilket gör denna text sökbar och indikerad. Det finns emellertid tekniska begränsningar för filtyper, sidnummer (max. 500 för OCR), teckengräns (64 000), bilddimensioner och stödda alfabet (för närvarande främst latin).

Innehållsenhet

Aktiverar automatisk skapande av standardiserade, repetitiva affärsdokument (t.ex. kontrakt, arbetsinstruktioner, erbjudanden) baserade på moderna mallar som är kopplade till datakällor som SharePoint -listor. Detta kan ge betydande tidsbesparingar, eftersom en fallstudie visar med över 6 000 timmar sparat per år.

Dokumentöversättning

Skapar automatiskt översatta kopior av dokument direkt i SharePoint -bibliotek, varigenom det ursprungliga formatet och strukturen bevaras. Stöder olika språk.

esignatur

Integrerar en funktion för att begära och hantera elektroniska signaturer direkt i SharePoint och Microsoft 365. Detta förenklar signaturprocesser och har dokument under undersöknings- och signaturprocessen inom M365 -miljön, som stöder efterlevnad. Regional tillgänglighet är för närvarande fortfarande begränsad.

PDF -sammanslagning/extrakt

Erbjuder verktyg för att slå samman flera PDF -filer för att bilda en enda eller dela en stor PDF -fil i flera mindre.

Bearbetningsregler

Möjliggör definitionen av enklare, regelbaserade åtgärder i dokumentbibliotek för att automatisera uppgifter, t.ex. B. Flytta filer baserade på metadataförändringar.

Innehållsupplevelser (funktioner för innehållsupplevelser)

Dessa funktioner syftar till att förbättra användarnas interaktion med innehåll:

Förbättrad filvisare

Erbjuder en utökad vy för hundratals filtyper direkt i SharePoint/OneDrive/Team och stöder funktioner som kommentarer.

Innehållsfråga

Tillåter exakta frågor baserade på specifika metadatavärden, som går utöver den rena sökordssökningen.

Webbplatsmallar

Tillhandahåller mallar för SharePoint -webbplatser som är förkonfigurerade för administration, bearbetning och spårning av affärsdokument.

Dokumentportaler

Aktivera säkert samarbete om dokument med externa parter som leverantörer eller frilansare.

Business Documents App & Document Hub

Framtida, centraliserade ytor för hantering av dokument av hög kvalitet som planeras som användarlicenserade tjänster.

Innehållsstyrningsfunktioner (SharePoint Advanced Management - SAM):

En väsentlig del av SharePoint Premium är de utökade styrningsfunktionerna som tidigare var kända som SharePoint Advanced Management (SAM). Dessa är avgörande för säker hantering av innehåll, särskilt när det gäller förberedelser för AI -verktyg som copilot.

fokus

Bekämpning av innehållsutbredning (obegränsad tillväxt av innehåll), förebyggande av överdelar (överdriven frisläppande av innehåll), hantering av åtkomst till SharePoint och OneDrive -webbplatsen samt kontroll av innehållets livscykel.

Nyckelfunktioner

• Data Access Governance (DAG) Rapporter och insikter: Erbjuda transparens om vilket innehåll som och med vem som delas, potentiellt identifiera alltför uppdelade webbplatser eller filer med känsliga namn.
• Webbplatsens livscykelpolicy: Aktivera definitionen av riktlinjer för hantering av inaktiva webbplatser (t.ex. arkivering) och för att säkerställa giltiga webbplatsägare.
• Site Access Reviews: Automatisera granskningen av webbplatser för webbplatsåtkomst av webbplatsägare.
• Begränsad Access Control (RAC): Låter dig begränsa åtkomsten till vissa SharePoint -webbplatser eller OneDrive -konton till definierade säkerhetsgrupper, oavsett befintligt godkännande.
• Block Download Pedia: Förhindra nedladdning, utskrift eller synkronisera filer från vissa webbplatser eller OneDrive, tillåt bara åtkomst via webbläsaren.
• Ändra historia: Proes administrativa ändringar av webbplatser eller organisatoriska inställningar.
• AI Insights: Använd språkmodeller för att känna igen mönster och potentiella styrningsproblem i rapporterna och ge rekommendationer för åtgärder (t.ex. identifiering inaktiva webbplatser med känsligt innehåll).

Licensiering

Dessa utvidgade styrningsfunktioner kräver vanligtvis separata pro-användarlicenser (SAM-licenser). Det bör emellertid noteras att vissa av dessa funktioner också ingår i Microsoft 365 Copilot -licenser.

Ansökningsfall och fördelar:

SharePoint Premium möjliggör automatisering av många affärsprocesser, till exempel: B. Bearbetning av fakturor och kontrakt. Det förbättrar noggrannheten för sökningen genom automatiskt extraherade och använda metadata och hjälper till att hantera efterlevnadsrisker genom automatisk klassificering och användningen av riktlinjer. Detta leder till förbättrad kunskapshantering, ökad effektivitet och produktivitet, kostnadsbesparingar och högre datanoggrannhet. Fallstudier och analyser indikerar en betydande avkastning på investeringar (ROI), som ofta är transformativ istället för bara marginell.

Emellertid är implementeringen av SharePoint Premium inte ett trivialt företag. Det är inte en lösning som helt enkelt är "påslagen" och fungerar omedelbart. Snarare kräver det en betydande investering i tid och expertis. Utbildning av anpassade AI -modeller kräver noggrant utvalda provdokument (både positiva och negativa exempel) och integration av experter från respektive affärsområden. Definitionen av tydliga taxonomier och upprättandet av innehållscentra för att hantera modellerna är också nödvändig. Dessutom måste en styrelsestruktur för kuratering (granskning och förfining) av de extraherade metadata och klassificeringar såväl som för det pågående underhållet av modellerna fastställas. Framgång garanteras inte utan noggrann planering, experternas deltagande och kontinuerlig ledning. Det finns också tekniska och praktiska hinder: Rapporter indikerar utmaningar i behandlingen av komplexa dokument, till exempel: B. PDF -filer med flera sidor med tabeller som sträcker sig över flera sidor eller sidor med flera tabeller. Filformat, storlek och OCR -begränsningar måste observeras. Dessutom observerades förseningar i publiceringen av modelluppdateringar och de resulterande problemen med automatisk bearbetning. Dessa faktorer understryker att SharePoint -premien är kraftfull, men behöver en väl genomtänkt implementeringsstrategi och kontinuerlig vård för att utnyttja dess potential och övervinna begränsningar.

Lämplig för detta:

• Microsoft Copilot: En omfattande analys av AI -assistenten från Microsoft

Copilot för Microsoft 365 i SharePoint: AI Assistant för innehåll och samarbete

Microsoft 365 Copilot är ett AI-baserat produktivitetsverktyg som är integrerat djupt i Microsoft 365-applikationerna, inklusive SharePoint. Den använder stora språkmodeller (LLM) och får åtkomst till data från Microsoft -grafen (e -postmeddelanden, chattar, kalendrar, dokument) för att ge kontextuellt stöd. En central säkerhetsfunktion är att copilot respekterar befintliga användarbehörigheter; Användare ser bara information som de redan har tillgång till. Användning kräver vissa Microsoft 365-baserade licenser och en extra copilotlicens per användare.

Kärnfunktioner i SharePoint

Content Creation (sidor/bidrag)

Copilot stöder författare direkt i den rika textredaktören för SharePoint (inom textwebdelen) för att skapa och revidera innehåll. Det kan skriva om text, anpassa, förkorta eller köra ljudet. Särskilt anmärkningsvärt är förmågan att generera hela SharePoint -webbplatser baserat på en enkel beskrivning (prompt) eller genom att använda befintliga dokument (t.ex. Word -filer eller PowerPoint -presentationer) som grund. Copilot använder också nya SharePoint -designfunktioner som flexibla avsnitt och designidéer för att föreslå tilltalande layouter.

SharePoint -agenter

Dessa är specialiserade AI -assistenter som är begränsade till innehållet på vissa SharePoint -webbplatser eller valda filer och mappar. Du kan svara på frågor om detta specifika kunskapsområde och fungera som en "ämnes Matt -expert" för detta innehåll. Varje SharePoint -webbplats får automatiskt en standardagent. Användare med behandlingsrättigheter kan skapa ytterligare, anpassade agenter och begränsa sin kunskapsbas till upp till 20 källor (webbplatser, bibliotek, mappar, filer). Agenterna respekterar alltid enskilda användarbehörigheter. De kan också integreras och användas i Microsoft -team. För närvarande stöds vanliga kontorsdokument, PDF -filer, textfiler och HTML; Support för bilder, videor och Oneote är planerade. SharePoint -listor eller sidor från sidobiblioteket kan för närvarande inte användas som källa.

Hitta information/sammanfattning

Copilot kan få information från SharePoint -dokumentbibliotek, listor och webbplatser för att hjälpa användare att söka efter filer, generering av sammanfattningar eller extraktion av kunskap. Inom OneDrive- eller SharePoint -gränssnittet kan användare använda copilot för att få sammanfattningar från dokument eller för att ställa frågor. Möjligheten att hitta den nödvändiga informationen nämns av tidiga användare som en betydande fördel. Det bör emellertid noteras att sammanfattningsfärdigheterna i chattsammanhanget kan begränsas (t.ex. till de senaste 30 dagarna av chattkursen).

Integration med Copilot Studio

SharePoint kan fungera som en datakälla för skapande och utbildning av anpassade AI -modeller och agenter i Copilot Studio (tidigare Power Virtual Agents). Detta gör det möjligt att skapa generativa svar baserat på SharePoint -innehåll. Inställningen kräver konfiguration av autentisering för att möjliggöra åtkomst till SharePoint -data.

Ansökningsfall och fördelar

Användningen av copilot i SharePoint lovar betydande produktivitetsökningar. Det påskyndar innehållet i innehållet, förenklar utformningen av webbplatser och sidor, automatiserar skapandet av sammanfattningar och förbättrar samarbetet. Att hitta information underlättas och den tid som krävs för rutinaktiviteter minskas. Studier och rapporter från initiala användare ger kvantifierbara fördelar: genomsnittliga tidsbesparingar från 1,2 till 10 timmar i veckan, 29 % snabbare slutförande av uppgifter (sökning, skrivning, sammanfattande), förbättrad kvalitet och noggrannhet i arbetet.

Begränsningar och utmaningar

Trots potentialen finns det rapporter om utmaningar och begränsningar för att använda copilot med SharePoint:

Sök-/åtkomstproblem

Användare rapporterar inkonsekventa eller felaktiga svar när frågor om SharePoint -innehåll, särskilt när det gäller metadata, filräkningar eller specifika detaljer. Copilot verkar ha svårigheter med frågor om strukturen (META -frågor) i motsats till frågor. Det begränsade sammanhangsfönstret för LLMS gör det svårt att behandla mycket stora dokument eller ett stort antal filer. Förseningar i indexering kan påverka informationens aktualitet. Styrningsåtgärder som begränsad SharePoint -sökning (RSS) kan begränsa datatillgången för copilot och därmed påverka svarens kvalitet.

Agentbegränsningar

Antalet kunskapskällor för agenter är för närvarande begränsat till 20. Listor och sidor stöds inte som källor. Stödet för filformat utvidgas. Ska länkar på sidor inte fungera som en källa till kunskap. Problem med godkännandeprocessen för agenter och deras grundfärdigheter rapporterades också.

Funktionella luckor/inkonsekvenser

Vissa användare missar funktioner som är kända från andra AI-verktyg (t.ex. direkt uppladdning av dokument i chatt, modellval, Dall-e bildgenerering). Föreställningen uppfattas ibland som enklare än med specialiserade modeller som GPT-4.

Datavillighet

Effektiviteten av copilot beror till stor del på välorganiserade, korrekt motiverade data i Microsoft 365 och SharePoint. Risken för delning av överskott är betydande och måste tas upp innan copilot rullas ut.

Dessa observationer tyder på att copilot främst är utformad som assistent för uppgifter som design, sammanfattning och besvara frågor baserat på tillgängligt innehåll och använder semantisk förståelse. Det är emellertid inte ett universalmedel och ersätter inte exakta, metadata -kontrollerade sökprocesser eller lageruppgifter. Användare som förväntar sig att copilot räknar exakt filer eller filterelement baserade på komplexa metadata kan bli besvikna. Dess prestanda begränsas av de underliggande uppgifterna i Microsoft -grafen, gränserna för indexering och de auktorisationer som används. En tydlig förväntningshantering beträffande dess färdigheter jämfört med traditionella sökmetoder är därför avgörande för en framgångsrik introduktion.

Integration av en oberoende och tvärdata källomfattande AI-plattform för alla företagsfrågor-image: xpert.digital

Ki-Gamechanger: De mest flexibla AI-plattforms-tailor-tillverkade lösningarna som minskar kostnaderna, förbättrar deras beslut och ökar effektiviteten

Oberoende AI -plattform: Integrerar alla relevanta företagsdatakällor

• Denna AI -plattform interagerar med alla specifika datakällor
  • Från SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox och många andra datahanteringssystem
• Snabb AI-integration: Skräddarsydd AI-lösningar för företag i timmar eller dagar istället för månader
• Flexibel infrastruktur: molnbaserad eller värd i ditt eget datacenter (Tyskland, Europa, gratis val av plats)

• Högsta datasäkerhet: Användning i advokatbyråer är säkra bevis
• Användning över ett brett utbud av företagsdatakällor
• Val av dina egna eller olika AI -modeller (DE, EU, USA, CN)

Utmaningar som vår AI -plattform löser

• Brist på noggrannhet av konventionella AI -lösningar
• Dataskydd och säker hantering av känsliga data
• Höga kostnader och komplexitet för individuell AI -utveckling
• Brist på kvalificerad AI
• Integration av AI i befintliga IT -system

Mer om detta här:

• AI-integration av en oberoende och källdata-källa över hela AI-plattformen för alla företagsfrågor

Datahanteringssystem i förändring: Strategier för företagets framgång i AI - Bild: Xpert.Digital

Andra infödda AI-funktioner-SharePoint möter AI: naturlig och tredjepartsstrategi i jämförelse

Förutom SharePoint Premium och Copilot finns det andra Native Microsoft -tekniker som möjliggör eller aktiverade AI -funktioner i SharePoint -sammanhanget:

AI Builder -integration

AI-byggaren är en del av Microsoft Power-plattformen och erbjuder en samling förutbildade och anpassade AI-modeller (t.ex. för dokumentbehandling, objektigenkänning, kategorisering, förutsägelse). Dessa modeller kan användas direkt i SharePoint (ofta som en del av SharePoint Premium/Syntex-funktioner för strukturerad/fri-formbehandling) eller via Power Automate-arbetsflöden, som utlöses av SharePoint-händelser (t.ex. Ladda upp en fil). Detta möjliggör skapandet av specialanpassad, AI-baserad automatisering med en låg kod/no-code-strategi. Exempel är arbetsflöden som automatiskt extraherar metadata från uppladdade fakturor och skriver i SharePoint -kolumner eller klassificerar dokument baserat på deras innehåll. Användningen av AI Builder kräver motsvarande Power Platform -licenser eller AI Builder -krediter, av vilka några också ingick i Syntex/Premium -licenser eller faktureras av PAYG -modellen.

Viva ämnen (är inställda)

VIVA -ämnen använde KI för att automatiskt identifiera kunskap i Microsoft 365 (inklusive SharePoint), för att organisera och presentera dem i form av ämnen och webbplatser. Dessa ämnen visades i sammanhangsrelaterade i applikationer som SharePoint, team och Outlook för att underlätta upptäckten av kunskap och identifierande experter. Viva-ämnen kommer emellertid att avbrytas i februari 2025. Microsoft fokuserar istället på hans utvecklingsinsatser på AI-stödda kunskapsupplevelser inom copilot och direkt i SharePoint. Befintliga ämnesidor som publiceras av användare omvandlas till normala SharePoint -webbplatser som fortfarande kan hittas via sökningen, men inte längre uppdateras av AI.

Integrationen av AI Builder understryker en viktig aspekt av Microsoft-strategin: Medan SharePoint Premium erbjuder ett antal inbyggda och utbildningsbara AI-modeller för gemensamma innehållshanteringsuppgifter, fungerar kraftplattformen (Power Automats, Power Apps) med AI Builder som primära verktyg för skapandet av användardefinierade lågkod AI-KONTROLKTERADE arbetsflöden som interagerar. Så om företag behöver AI-automatisering som går utöver standardfunktionerna för premium-för-exempel för integration med externa system, är den avsedda Microsoft-verktygssatsen för att implementera komplex, flerstegs eller för att skapa anpassade ytor med Power Apps-Power-plattformen med AI Builder. Detta erbjuder en viktig expansionsnivå utöver de inbyggda premiumfunktionerna.

Lämplig för detta:

• Oframe AI förvandlar AI-integrationen för företag på rekordtid: skräddarsydda lösningar i timmar eller dagar

AI-lösningar från tredjepartsleverantörer för integration i SharePoint

Förutom Microsofts ursprungliga AI-lösningar finns det en växande marknad för tredjepartsverktyg som integrerar eller utvidgar AI-funktioner i SharePoint. Dessa lösningar täcker ofta specifika nischer eller erbjuder alternativa metoder för Microsoft -erbjudanden. Integrationen sker vanligtvis via olika mekanismer:

Apis

Användning av Microsoft Graph API eller specifika SharePoint API: er för att få åtkomst till data och utföra åtgärder.

Anslutningar

Plattformar som Zapier eller Power Automats (via anpassade anslutningar) möjliggör anslutning av SharePoint till externa AI -tjänster.

Dedikerade tillägg/appar

Lösningar som är designade som en SharePoint Framework (SPFX) webbparts, tillägg eller oberoende applikationer och interagerar direkt med SharePoint.

Exempel och analys

Utbudet av tredjepartslösningar är stort. Här är några exempel, kategoriserade enligt funktionella fokus:

Arbetsflödes-/automatiseringsplattformar (med AI)

• FlowForma: En plattform utan kod som använder generativ AI (sin egen "copilot" och sammanfattande funktioner) för att skapa komplexa arbetsflöden som integreras sömlöst i Microsoft 365 och SharePoint.
• Nintex: Erbjuder omfattande verktyg för arbetsflödesautomation, robotprocessautomation (RPA) och dokumentgenerering med SharePoint -integration. Det kan dock ha en brantare inlärningskurva och högre kostnader.
• ZAPIER: Tjänar som en integrationsplattform ("Middleware") som kombinerar SharePoint med tusentals andra applikationer, inklusive AI -tjänster som "AI av Zapier" (använder modeller som OpenAAI, Anthropic) eller specialiserade AI -verktyg som "Brows AI" för Webbplatsdata -extraktion. Särskilt lämpligt för automatisering av enklare, tväranvändningsuppgifter.
• KISSFLOW: En annan arbetsflödeshanteringslösning som riktar sig till icke-tekniska användare genom ett enkelt användargränssnitt.
• Sembly.ai: Specialiserat på att möta produktivitet. Integrerar med SharePoint för att automatiskt generera AI-genererade mötesanteckningar, sammanfattningar och uppgifter i relevanta SharePoint-bibliotek. Integration sker via API och respekterar befintliga godkännanden.

Semantisk sökning/kunskapshantering

• PoolParty Semantic Suite (från GraphWise): erbjuder en semantisk nivå via SharePoint (liksom lag och copilot). Aktiverar semantisk sökning (som går utöver nyckelord och förstår synonymer), automatisk konceptmagning baserad på en centralt hanterad taxonomi och fasetterad sökning efter förfining av resultaten. Integrerad med SharePoint Term Store, Azure och Graph API.
• Semaphore (från framsteg): Använd semantiska modeller, textbrytningsregler och klassificeringsregler för att tillhandahålla SharePoint-dokument med rika, kontextrelaterade metadata. En fallstudie med en global ideell organisation visade en förbättrad upptäckt av dokument och bättre kunskapsnätverk på olika platser.
• Expert.AI: Ett verktyg för semantisk textanalys med djupa anpassningsalternativ för nyckelord och koncept. Nämns i jämförelser som ett starkt alternativ inom området semantik.
• Guru: En företags AI-sökplattform som gör information från olika källor, inklusive SharePoint, aggregerade och eftertraktade.
• Onyx (tidigare Danswer): En öppen källkod AI -plattform som kombineras med företagsdokument, applikationer (inklusive SharePoint) och People. Erbjuder ett chattgränssnitt, kontakter till över 40 system och möjligheten att skapa anpassade AI -agenter. Kan drivas lokalt eller i molnet.

Dokumentbehandling/inspelning

• Artsyl Docalpha: Integrerar nära med SharePoint och erbjuder utökad OCR, AI-baserat dokumentigenkänning (automatisk klassificering och metadatauppgift), intelligent datauttag (med utbildningsbara modeller) och arbetsflödesautomation. Syftar till specifika branscher som hälso- och sjukvård, finans och tillverkning.
• ConceptClassifier (från olika leverantörer): Ett tillägg som använder "sammansatt termbehandling" -teknologi för att klassificera ostrukturerade data i SharePoint och Extract Metadata.

Allmänna KI/produktivitetsplattformar

• Stack AI: En plattform för att skapa AI -agenter som interagerar med interna data och API: er, inklusive dokumentbehandling och sökning.
• Kama DEI: En plattform för naturlig språkförståelse (NLU) med en konfigurerbar kunskapsdatabas för att skapa virtuella agenter.

Open Source / Developer Tools

På Github finns det olika open source -projekt och förvar om SharePoint -utveckling (t.ex. officiella Microsoft Repositories för dokumentation och SPFX -utbildning). Det finns också specifika verktyg som "snabba puls", en Microsoft Teams Power -app som SharePoint använder som en datakälla för att dela Copilot -instruktioner, eller mer allmänna produktivitetsverktyg med SharePoint Cover. Onyx är ett exempel på en mer omfattande öppen källkodsföretagssökning/AI -plattform med SharePoint Connector.

KI Tools Jämförelse: Integrerade kontra tredjepartsstrategier

KI Tools Jämförelse: Integrerad kontra tredjepartsstrategier-bild: Xpert.Digital

Beslutet mellan användningen av de integrerade Microsoft AI-lösningarna som SharePoint Premium eller Copilot och integrationen av tredjepartsverktyg kräver noggrant övervägande av olika aspekter. Integrerade lösningar erbjuder en mycket djup integration i Microsoft 365 och en sömlös användarupplevelse. Deras funktionella intervall är brett och täcker områden som bearbetning, styrning och hjälp, även om djupet kan variera beroende på funktionen. Kostnadsmodellerna för dessa lösningar är hybrid: de är baserade på både användar- och användarbaserade tillvägagångssätt. Anpassningsförmågan är begränsad till modellträning, anvisningar och användning av kraftplattformen, medan säkerhetsintegrationen är baserad på befintliga standarder och efterlevnaden av Microsoft 365. Underhållsinsatsen regleras effektivt av centrala uppdateringar från Microsoft -ekosystemet, men kräver en viss konfiguration och utbildning. I slutändan leder detta till ett högt tillverkare i Microsoft -systemet.

Eller väljer du specialiserade "bästa-av-rasade" verktyg från tredjepartsleverantörer för specifika AI-uppgifter som kan erbjuda överlägsen funktionalitet inom detta område, men orsakar integrationsinsatser och potentiellt högre administrativa kostnader, med undantag för Xpert.Digital-partner?

Tredjepartslösningar är å andra sidan varierande när det gäller integrationsdjup. Till exempel arbetar de med API: er, kontakter och tillägg, vilket kan innebära ytterligare komplexitet. De är ofta specialiserade på nischer och erbjuder potentiellt djupare funktioner än integrerade lösningar inom specifika områden. Kostnadsmodellerna varierar mycket, börjar med prenumerationer på freemium och open source -modeller. Med anpassningsförmåga är fördelen ofta hos tredjepartsleverantörer, särskilt open source-lösningar, som möjliggör maximal flexibilitet. Dessa lösningar kräver emellertid ett separat test beträffande säkerhet och datahantering samt potentiellt högre integrationshantering. Tillverkarens slips är vanligtvis lägre, men det finns ett beroende av respektive tredjepartsleverantör.

Beslutet mellan infödda Microsoft-integration och specialiserade tredjepartsverktyg måste också beaktas med avseende på integrationsinsatser och tillverkarbindning. Medan Microsoft 365 erbjuder djup integration i ditt eget ekosystem, kan bindningen (lock-in) till denna tillverkare vara hög. Tredje -party -lösningar, å andra sidan, erbjuder potentiellt mer flexibilitet. Organisationer bör därför noggrant överväga om den antagna fördelen med specialiserade funktioner motiverar extra kostnader och komplexiteten i integrationen.

Lämplig för detta:

• Farorna med leverantörens lock-in: varför företag ska undvika beroenden

Effekter av AI på SharePoint Core -funktioner

Artificiell intelligens förändrar inte bara de övergripande strategierna för innehållshantering, utan påverkar också kärnfunktionerna för SharePoint, särskilt på sök- och processautomationen.

Sök och hitta information

Den traditionella sökordssökningen i företagsportaler leder ofta till otillfredsställande resultat och en hög tid för användare. AI lovar grundläggande förbättringar här:

Från nyckelord till koncept

AI-stödd sökning går utöver den rena jämförelsen av nyckelord. Det syftar till att förstå användarens avsikt bakom en sökfråga och ta hänsyn till det semantiska sammanhanget för ord och fraser.

Semantisk sökning

Denna teknik använder vektorkoder (matematiska representationer av ord och koncept) och röstmodeller för att hitta konceptuellt relaterad information, även om de exakta söktermerna inte inträffar i dokumentet. Microsoft Search och Copilot bygger särskilt på ett sådant semantiskt index som genereras från data i Microsoft -grafen. Detta index gör det möjligt att känna igen förhållanden mellan olika ordformer, förstå synonymer och identifiera liknande dokument när det gäller innehåll. Azure AI-sökning erbjuder också semantiska funktioner såsom omstörning (omvärdering av sökresultaten baserat på semantisk relevans), extraktion av svar-snippor och betoning. Tredje leverantörer som Pool Party integrerar också semantiska sökfunktioner i SharePoint. En Microsoft 365 Copilot -licens i hyresgästen kan vara nödvändig för vissa utökade semantiska funktioner, särskilt i samband med Copilot Studio eller Azure AI -sökning för att optimalt använda semantisk indexering.

Natural Language Processing (NLP) / naturliga språkfrågor

AI gör det möjligt för användare att ställa frågor på ett naturligt, vardagligt språk istället för att behöva använda styva söktermer. Microsoft 365 Copilot är uttryckligen utformad för denna konversationsinteraktion. Det bör emellertid noteras att Microsoft har meddelat att vissa former av stöd för naturliga språkfrågor i standardsökgränssnitten för Microsoft 365 (som Outlook, team, SharePoint Search) löper ut med filter eller användning av copilot. Verktyg som Llamaindex i kombination med datakontakter (t.ex. CDATA) kan också användas för att utveckla anpassade lösningar som möjliggör naturliga språkfrågor mot SharePoint -data. EDISCOVERY -funktionen (Premium) i Microsoft Purview använder också en naturlig språkbyggare i samband med Copilot.

Anpassning och rekommendationer

AI -algoritmer analyserar användarnas beteende, deras roll i företaget, deras interaktioner och relationer i Microsoft -grafen för att ge personliga sökresultat och proaktivt föreslå relevant innehåll (dokument, nyheter, experter).

Fördelarna med dessa AI -stödda sökförbättringar är en snabbare information om information, mer relevanta sökresultat, en förbättrad upptäckt av kunskap och en minskning av tiden som anställda spenderar med sökningen.

Tabellen visar skillnaderna mellan de olika sökningarna - Bild: Xpert.Digital

Tabellen visar skillnaderna mellan de olika sökningarna. Nyckelordssökningen sker genom den exakta jämförelsen av termer och är praktiskt taget begränsad på grund av dess enkelhet, men är begränsad i relevans, eftersom det inte tar hänsyn till sammanhang eller synonymer. Den vanliga Microsoft -sökningen, som är anpassad, använder också signaler från Microsoft -grafen för att erbjuda en bättre relevans som är anpassad till användaren. Men det försummar ofta det semantiska sammanhanget och är mycket beroende av kvaliteten på grafdata. Den semantiska sökningen, som är baserad på teknik som copilot eller Azure AI, arbetar med vektorkoder och förstår sammanhanget och vikten av sökfrågor. Det ger den största relevansen eftersom den erkänner avsikter och också finner konceptuellt liknande. Det kräver emellertid en uttrycklig installation, motsvarande licenser och högkvalitativ data och kan nå sina gränser för komplexa metaproblem. Den naturliga språkfrågan är baserad på konversation av AI och avsiktsdetektering möjliggör intuitiv och flexibel input. Det kan emellertid vara tvetydigt, stöds endast i begränsad utsträckning i standardanvändargränssnitt och dess noggrannhet beror till stor del på kvaliteten på den underliggande modellen.

Utvecklingen av sökningen inom Microsoft 365 visar en tydlig riktning: Copilot representerar nästa generation och använder ett mer avancerat semantiskt index än standard Microsoft -sökningen. Medan standardsökningen redan integrerar personalisering av Microsoft -grafen, lägger Copilot till en djupare semantisk förståelse och förmågan att logga in logisk. Inställningen av Microsoft Search i Bing till förmån för copilot understryker denna strategiska orientering. Icke desto mindre når copilot -sökningen också gränser i praktiken, särskilt när det gäller otillräckligt beredd data eller oklara godkännanden. Verktyg som begränsad SharePoint -sökning (RSS) illustrerar spänningsområdet mellan den breda datatillgången som AI behöver och kraven i datastyrningen, som påverkar både copilot och standardsökningen. Så copilot är inte bara en "bättre sökning", utan en AI -assistent vars sökförmåga är baserad på semantisk förståelse, utan beror på kvaliteten och tillgängligheten för de underliggande uppgifterna.

Processautomation och innehållshantering

AI revolutionerar också hur innehåll hanteras i SharePoint och integreras i processer:

Automatiserade klassificering och nyckelord

AI -modeller, särskilt de med SharePoint Premium/Syntex, kan automatiskt analysera och klassificera dokument baserat på deras innehåll. De tillämpar fördefinierade metadataggar, antingen baserade på utbildade modeller eller genom integration med SharePoint Taxonomy (hanterade metadata). Detta minskar manuell ansträngning avsevärt och säkerställer konsekventa metadata över hela dokumentet.

Metadatautdrag

Förutom den rena klassificeringen kan KI extrahera specifik information - såsom data, namn, mängder, kontraktsklausuler - från strukturerade (formulär) och ostrukturerade (bokstäver, kontrakt). Denna extraherade data sparas i SharePoint-kolumner (metadatafält) och möjliggör således metadatakontrollerade processer och förbättrad inställning.

Arbetsflödesautomation

De automatiskt extraherade metadata eller klassificeringen har använts som utlösare för nedströms arbetsflöden som vanligtvis skapas med kraftutomater. Exempel på detta är godkännandeprocesser baserade på ett extraherat fakturabelopp, aviseringar för kommande kontraktsprocesser eller automatisk dirigering av dokument till den ansvariga avdelningen.

Compliance Automation (lagring/konfidentialitetsnamn)

En särskilt viktig tillämpning är automatisk användning av riktlinjer för efterlevnad. AI -modeller (inom SharePoint Premium/Syntex) kan konfigureras på ett sådant sätt att du automatiskt tillämpar lagringsnamn (kvarhållningsetiketter) eller konfidentialitetsnamn (känslighetsetiketter) från Microsoft Purview till dokument, baserat på deras klassificering eller det erkända innehållet (t.ex. känslig information). Detta säkerställer att innehåll behandlas enligt företagets riktlinjer och lagkrav utan att användare måste ingripa manuellt. Konfigurationen sker genom att länka uppmaningens namn med AI -modellerna eller genom att riktlinjer för bilmärkning i syfte, som reagerar på vissa typer av innehåll, känsliga informationstyper, nyckelord eller utbildningsbara klassificerare. Ett konkret exempel skulle vara en Syntex-modell som känner igen "produktspecifikationer" och automatiskt använder ett händelsebaserat lagringsnamn "5 år efter produktinställningen". Power Automats kan också användas för att tillämpa namn baserat på arbetsflödeslogik.

Innehållsenhet

Som redan nämnts automatiserar denna funktion skapandet av standardiserade dokument.

Fördelarna med dessa automatisering är uppenbara: ökad effektivitet, minskning av manuella fel, förbättrad efterlevnad, högre datakonsistens och accelererade affärsprocesser.

AI: s förmåga att automatisera efterlevnadsuppgifter är ett paradigmskifte. Traditionellt var efterlevnaden av retentionsperioder eller skydd av känslig data starkt beroende av manuella processer och vård av de anställda-båda är benägna att fel och svåra att skala. KI, särskilt av SharePoint Premium/Syntex, möjliggör nu riktlinjer för efterlevnad som definieras i Microsoft -syftet för att upprätthålla dem proaktivt och automatiskt baserat på innehållet i dokumenten. Genom att förstå AI vilken typ av dokument det är eller om det innehåller känslig information, kan den använda rätt lagrings- eller sekretessnamn utan att en användare behöver göra detta manuellt. Detta ökar drastiskt konsistensen i ansökan och minskar risken för överträdelser av efterlevnaden. Detta är ett betydande mervärde för företag inom reglerade branscher eller de med stora mängder känslig data. AI fungerar som en bro mellan själva innehållet och reglerna för styrning som ska användas på det och möjliggör automatiserad verkställighet i stor skala.

AI & XR-3D-Rendering Machine: Fem gånger expertis från Xpert.Digital i ett omfattande servicepaket, FoU XR, PR & SEM-IMAGE: Xpert.Digital

Xpert.Digital har djup kunskap i olika branscher. Detta gör att vi kan utveckla skräddarsydda strategier som är anpassade efter kraven och utmaningarna för ditt specifika marknadssegment. Genom att kontinuerligt analysera marknadstrender och bedriva branschutveckling kan vi agera med framsyn och erbjuda innovativa lösningar. Med kombinationen av erfarenhet och kunskap genererar vi mervärde och ger våra kunder en avgörande konkurrensfördel.

Mer om detta här:

• Använd 5 -Fold -kompetensen hos Xpert.digital i ett paket - från 500 €/månad

Dataskydd och styrning: Säker implementering av AI Solutions-Image: Xpert.Digital

Strategiskt värde och implementeringshänsyn

Integrationen av AI i SharePoint erbjuder betydande strategiskt mervärde utöver förbättringen av enskilda funktioner. Beslutet att genomföra genomförandet bör emellertid baseras på noggrant övervägande av fördelar, kostnader och nödvändiga krav.

Affärsfallet: Varför implementera AI i SharePoint?

Argumenten för användning av AI i SharePoint är olika och berör kärnområdena i företagets prestanda:

Effektivitet och produktivitet

Den mest konkreta fördelen är den enorma tid att spara genom automatisering av manuella och repetitativa uppgifter. Detta inkluderar datainmatning, dokumentklassificering, tak, sammanfattning och skapandet av standarddokument. Anställda befrias från rutinmässiga aktiviteter och kan koncentrera sig på mer strategiska, mer värde -tilläggsuppgifter. Den förbättrade sökningen påskyndar också information om information.

Kunskapshantering

KI hjälper till att förvandla de ofta ostrukturerade informationskvantiteterna i SharePoint till organiserad och tillgänglig kunskap. Automatisk kuppuppringning och klassificering förbättrar informationens upptäckt och återanvändbarhet. Även om VIVA -ämnen är inställda, återstår målet att nätverka människor bättre med kunskap och expertis, nu främst via SharePoint och Copilot.

Efterlevnad och styrning

AI möjliggör automatiserad implementering av riktlinjer för efterlevnad. De automatiska användningen av lagrings- och sekretessbeteckningar baserade på innehållet, erkännandet av känslig information och en konsekvent användning av metadata hjälper till att minska efterlevnadsriskerna och öka datanoggrannheten. Detta stöder också granskbarhet.

Kostnadsbesparingar och ROI

Automation minskar driftskostnaderna orsakade av manuella processer, felsökning och ineffektiv sökning. Potentiella besparingar är också resultatet av konsolidering av verktyg och undviker kostnader för specialiserade äldre system. Fallstudier och ROI -analyser, både för syntex/premium och copilot, indikerar en hög besparingspotential som ofta går långt utöver marginella förbättringar och kan uppnå en avkastning på investeringar från över 100% till över 400%.

Hållbarhet

Implementeringen av AI förbereder innehållsbasen för framtida utveckling och särskilt för AI -assistenter som Copilot. Det placerar företaget i enlighet med den allmänna trenden för integration av AI på den digitala arbetsplatsen.

Implementeringsfaktorer

Införandet av AI -lösningar i SharePoint kräver en strategisk strategi och övervägande av flera viktiga faktorer:

Licens och kostnader

Att förstå licensmodellerna är viktigt. SharePoint Premium kombinerar en Pay-as-You-Go-modell (via Azure-prenumeration) för behandlingstjänster med användarbaserade licenser för utökade styrningsfunktioner (SAM). Microsoft 365 Copilot kräver också en separat användarlicens utöver de M365-baserade licenserna. Kostnaderna, särskilt för premiumfunktioner och copilot, kan vara ett hinder, särskilt för mindre organisationer. Användning av kostnadsdatorer och utvärderingsverktyg rekommenderas. Upprättandet av PAYG -räkningen kräver en länk till ett Azure -prenumeration och en resursgrupp.

Datadoadiness & Information Architecture (IA)

Detta är en av de mest kritiska framgångsfaktorerna. Effektiviteten av AI -verktyg, särskilt copilot, beror massivt på kvaliteten, organisationen och godkännandena av de underliggande uppgifterna i SharePoint och Microsoft 365. En robust informationsarkitektur är väsentlig: tydlig struktur för webbplatser och navplatser, konsekvent användning av metadata och ingredienstyper, logiska mappstrukturer och namnkonventioner. Redundanta, föråldrade eller triviala (röda) data bör identifieras och justeras eftersom de kan påverka AI -resultaten. Den avgörande faktorn är granskningen och korrigeringen av filtillstånd och avlägsnande av överdelning innan AI -verktyg som copilot introduceras breda. Verktyg som SharePoint Advanced Management (SAM) och Microsoft Purview är centrala för detta. AI påverkar också de bästa metoderna för IA-standardiserade metadata, automatiserade taggningsprocesser och kvalitetskontroller blir ännu viktigare. Behovet av en solid databas kan inte betonas tillräckligt; AI är inte en ersättning för grundläggande informationshygien, utan kräver det.

Teknisk implementering och expertis

Upprättandet av SharePoint Premium kräver konfigurationssteg såsom länk till Azure, inrättande av innehållscentra och utbildar anpassade modeller. Detta kan kräva teknisk kunskap och göra det nödvändigt att integrera IT-specialister eller externa partners. Det finns en inlärningskurva för administratörer och användare. Det är tillrådligt att starta små, identifiera specifika, lovande applikationer och gradvis rulla ut lösningarna.

Utmaningar och begränsningar

Organisationer bör vara medvetna om de potentiella tekniska hinder, till exempel: B. Noggrannhetsproblem i modeller, bearbetningsgränser för vissa filtyper, storlekar eller komplexa layouter, inkonsekvenser i copilot -svar eller komplexitet i integrationen av olika system.

Förändringshantering och adoption

Införandet av AI -verktyg ändrar arbetsmetoder. Framgångsrik adoption kräver riktad användarutbildning, tydlig kommunikation via fördelarna och gränserna för verktygen och eventuellt upprättandet av interna "mästare" eller multiplikatorer.

Lämplig för detta:

• Trusty AI: Europas trumfkort och chansen att ta på sig en ledande roll i konstgjord intelligens

Etiska överväganden av etiska och dataskydd

Användningen av AI i företagets sammanhang väcker viktiga etiska och dataskyddsfrågor som måste tas upp proaktivt:

Förspänning och rättvisa

AI -modeller lär sig av data och kan därför absorbera och förstärka befintliga fördomar (förspänning). Detta kan leda till diskriminerande eller orättvisa resultat. Kontinuerlig övervakning och anpassning av modellerna krävs för att känna igen och minimera förspänning. Det genererade innehållet och förslagen bör kontrolleras för neutralitet och inkludering.

Dataskydd och säkerhet

AI -system som COPILOT -process potentiellt stora mängder företagsdata, inklusive känslig eller personlig information. Den huvudsakliga risken är att felaktiga godkännanden (överdelning av överskott) eller felaktiga konfigurationer gör känsliga data tillgängliga oavsiktligt användare som inte ska se. Robust kryptering, strikta åtkomstkontroller och överensstämmelse med dataskyddsföreskrifter (såsom GDPR/GDPR) är väsentliga. Microsoft betonar att copilot använder kommersiella dataskyddsåtgärder som förhindrar användaruppmaningar eller data från att användas för att utbilda offentliga LLM: er. Icke desto mindre måste organisationer definiera och kommunicera sina egna riktlinjer för datahantering och särskilt noggrant hantera juridiskt begränsade data (t.ex. hälsodata/PHI, PII).

Transparens och ansvar

Användare bör kunna förstå hur AI-genererade svar uppstår. Eftersom LLMS ibland "hallucinerar", dvs falsk men övertygande information, är det avgörande att användare kritiskt kontrollerar och verifierar resultaten. Rikta användningsriktlinjer och ansvar för att kontrollera AI -resultat är nödvändiga.

Principer ansvariga ai

Användningen av AI bör följa etiska principer: respektfull, kompatibel och försiktig för att undvika skador. Aspekter som tillgänglighet för AI -verktygen och de potentiella effekterna på arbetstillfällen bör beaktas. Överdriven beroende av AI som minskar kritiskt tänkande bör undvikas.

Införandet av AI i SharePoint skapar en inneboende dualitet: Å ena sidan möjliggör dessa verktyg enorma effektivitetsvinster genom åtkomst och bearbetning av stora mängder data. Å andra sidan öppnar exakt dessa färdigheter nya riskovektorer för dataskydd och datasäkerhet. Förmågan hos copilot att få tillgång till e -post, chattar och dokument för att ge kontextuell hjälp innebär också risken för oavsiktlig avslöjande av känslig information om de underliggande behörigheterna är felaktiga eller för omfattande. Det är därför viktigt att implementeringen av AI -verktyg är hand i hand med att stärka säkerhets- och dataskyddsåtgärder samt inrättandet av tydliga etiska riktlinjer och styrningsprocesser. Fördelarna med AI kan endast implementeras ansvarsfullt om de tillhörande riskerna aktivt hanteras.

Microsoft 365 och AI: Trender, verktyg och nästa generations produktivitet

Integrationen av AI i SharePoint är endast i början. Den framtida utvecklingen bör formas av följande trender:

Djupare och bredare AI -integration

Det förväntas att AI -funktioner är integrerade ännu mer sömlösa och omfattande i SharePoint, OneDrive, team och andra Microsoft 365 -tjänster. AI kommer alltmer att utgöra grunden för innehållshantering, automatisering och användarupplevelser.

Vidareutveckling av SharePoint Premium

Microsoft förväntas ytterligare utöka funktionerna för SharePoint Premium. Funktioner som appen Business Documents, dokumentnavet, arkivering på filnivå och längre kvarhållningsperioder för M365 -säkerhetskopiering finns på färdplanen. Kärnfunktionerna för innehållsbehandling och regering utvecklas också vidare, t.ex. B. Genom nya AI -regler för att ställa in konfidentialitet och lagringsnamn.

Förbättringar på Copilot

Copilot förväntas vara mer intelligent, bättre integrerad (t.ex. visning av VIVA -anslutningskort i agenter) och potentiellt kapabla i förhållande till mer komplexa uppgifter och slutsatser. Förbättringar i språkinteraktion förväntas också.

Optimerad författarupplevelse

Skapandet av innehåll i SharePoint förenklas ytterligare av AI, t.ex. B. Genom AI-baserad sidoskapande, designförslag för sidosektioner, mer flexibla layouter (12-kolonnens rutnät), i realtid med författare för sidor och förbättrade verktyg för tabellbehandling.

Ihållande fokus på styrning

Med tanke på de växande mängder data och ökande AI -användning förväntas Microsoft fortsätta att utveckla och förbättra verktyg för att hantera åtkomst, livscykel och efterlevnad i AI -åldern.

Lämplig för detta:

• Europas sätt till teknisk suveränitet genom AI-baserad automatisering: En analys av KIRO 2024-rekommendationerna

Rekommendationer: Ökande effektivitet och kunskapshantering av AI i SharePoint

Integrationen av artificiell intelligens markerar en vändpunkt för Microsoft SharePoint. Plattformen utvecklas från ett system för ren dokumentlagring till en intelligent miljö för innehållshantering, samarbete och hitta kunskap. De ursprungliga lösningarna från Microsoft, framför allt SharePoint Premium (som en vidareutveckling av Syntex) och Microsoft 365 Copilot, erbjuder kraftfulla, även om det utvecklas, verktyg för att automatisera processer, förbättra användarnas sökning och stöd. Dessa kompletteras med specialiserade tredjepartslösningar. Det strategiska värdet är i betydande ökningar i effektivitet, förbättrad kunskapstillträde, automatiserad efterlevnad och potentiellt höga kostnadsbesparingar.

För att framgångsrikt höja denna potential är strategisk planering och noggrann implementering nödvändig. Baserat på analysen resulterar följande kärnrekommendationer:

Prioritera behovsanalys och applikationer

Introducera inte AI -lösningar för din egen skull. Identifiera konkreta affärsutmaningar--det är ineffektiv dokumentbehandling, dåliga sökresultat, efterlevnadsgap eller kunskapssilo-i som AI kan ge mätbart mervärde. Prioritera ansökningar baserade på den förväntade avkastningen på investeringar (ROI) och strategisk betydelse.

Upprätta dataledning som en grund

Detta är den viktigaste förutsättningen. Innan du rullar ut AI -verktyg som copilot eller omfattande premiumfunktioner, investera tid och resurser i att rensa upp dina databaser, optimering av informationsarkitekturen och renoveringen av behörigheter och överdelningsproblem. Använd verktygen från SharePoint Advanced Management (SAM) och Microsoft Purview. En solid styrning är inte ett alternativ, utan grunden för effektiv och säker användning av AI.

Väga infödda kontra tredjepartslösningar

Utvärdera de ursprungliga lösningarna SharePoint Premium och Copilot på grund av deras djupa integration för kärnkrav inom området innehållsbehandling och allmän AI-hjälp inom Microsoft 365. Tänk på tredjepartsverktyg om det finns specifika, mycket prioritära nischkrav som inte täcks av de infödda erbjudandena, eller om starka investeringar redan har gjorts i befintliga tredjepartslösningar. Ta hänsyn till avvägningarna med avseende på integrationsdjup, funktionsspecialisering, kostnader och underhållsinsatser.

Börja små och fortsätt iterativ

Starta pilotprojekt för utvalda applikationer eller avdelningar. Använd simuleringslägen där tillgängliga (t.ex. för riktlinjer för auto-märkning) för att uppskatta effekterna. Mät resultaten och ROI och förfina modeller och processer innan du planerar en bred introduktion. Kommunicera tydligt de nuvarande färdigheterna och gränserna för AI -verktyg för att ställa realistiska förväntningar.

Proaktiv licensiering och etik

Familjen bekanta dig med hybridlicensmodellerna från SharePoint Premium och kostnadsstrukturerna för copilot. Ta hänsyn till de nödvändiga Azure -budgetarna för PAYG -tjänster. Utveckla tydliga etiska riktlinjer och användningsriktlinjer för AI -verktyg som behandlar aspekter som dataskydd, undvikande av partiskhet och behovet av att kontrollera resultatet. Planera användarutbildning och åtgärder för förändringshantering.

Sammanfattningsvis kan det anges att integrationen av AI är av avgörande betydelse för framtida mervärde från SharePoint. En strategisk, välkontrollerad och iterativ strategi som kombinerar de tekniska möjligheterna med solida styrningspraxis och etiska överväganden är nyckeln till att förverkliga de betydande fördelarna och samtidigt hantera de inneboende riskerna.

☑ SME -stöd i strategi, rådgivning, planering och implementering

☑ Skapande eller omjustering av AI -strategin

☑ Pioneer Business Development

Konrad Wolfenstein

Jag hjälper dig gärna som personlig konsult.

Du kan kontakta mig genom att fylla i kontaktformuläret nedan eller helt enkelt ringa mig på +49 89 674 804 (München) .

Jag ser fram emot vårt gemensamma projekt.

Xpert.Digital är ett nav för bransch med fokus, digitalisering, maskinteknik, logistik/intralogistik och fotovoltaik.

Med vår 360 ° affärsutvecklingslösning stöder vi välkända företag från ny verksamhet till efter försäljning.

Marknadsintelligens, smarketing, marknadsföringsautomation, innehållsutveckling, PR, postkampanjer, personliga sociala medier och blyomsorg är en del av våra digitala verktyg.

Du kan hitta mer på: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus