Privat ChatGPT-användning kontra företagsägda AI-lösningar: Juridiska risker och strategiska alternativ

AI-verktyg på kontoret: Möjligheter och utmaningar för företag

Frestelsen är stor: ChatGPT lovar snabb support för dagliga uppgifter, från att skriva e-postmeddelanden till att skapa texter. Medan många anställda använder AI-verktyget i hemlighet, står företag inför det strategiska beslutet att förbjuda det, tolerera det eller implementera sina egna AI-lösningar. Denna analys visar att privat användning av ChatGPT på arbetsplatsen medför betydande juridiska och säkerhetsmässiga risker, medan företagsägda AI-lösningar både kan utnyttja arbetskraftens innovativa potential och säkerställa dataskydd och efterlevnad.

Juridiska fallgropar med privat ChatGPT-användning

Arbetsrättsliga begränsningar och instruktionsrätt

Användningen av ChatGPT via privata konton på jobbet existerar i en juridisk gråzon. År 2024 beslutade Hamburgs arbetsdomstol att privat användning av AI-verktyg generellt sett inte omfattas av medbestämmanderätt, så länge arbetsgivaren inte har tillgång till informationen. Detta betyder dock inte att arbetsgivare måste tolerera dess användning utan begränsningar. Inom ramen för sin rätt att utfärda instruktioner kan de visserligen förbjuda användningen av ChatGPT på jobbet.

Den grundläggande frågan inom arbetsrätten ligger i den mycket personliga skyldigheten att utföra arbete. Enligt paragraf 613, 1 paragrafen i den tyska civillagen (BGB) måste tjänster utföras "personligen vid tveksamhet". Även om användning av verktyg visserligen är tillåten, får anställda inte helt lägga ut sitt arbete på entreprenad till tredje part – eller i detta fall till AI-system. Det är under inga omständigheter tillåtet för anställda att låta sitt arbete utföras helt av AI utan arbetsgivarens vetskap. Den tillåtna omfattningen av AI-användning beror i hög grad på den specifika arbetsprestation som krävs.

Utmaningar inom dataskydd

GDPR-efterlevnad vid användning av ChatGPT ställer företag inför betydande utmaningar. År 2025 förtydligade den bayerska delstatskommissionären för dataskydd att GDPR gäller även om endast träningsdata innehåller personuppgifter. Detta innebär att praktiskt taget all användning av stora språkmodeller som ChatGPT måste följa dataskyddsreglerna.

Bristen på transparens i AI-algoritmer är särskilt problematisk. ChatGPT anses vara en "svart låda" när det gäller dataskydd, vilket innebär att företag inte kan lämna detaljerad information om databehandling. Att inhämta ett effektivt samtycke i enlighet med artikel 6(1) GDPR är därför praktiskt taget omöjligt. Dessutom kan företag inte uppfylla sina informationsskyldigheter enligt artiklarna 13 och 14 GDPR, eftersom de inte kan lämna tillräcklig information om omfattningen, den rättsliga grunden och mottagarna av databehandlingen.

Upphovsrätts- och ansvarsrisker

Den okontrollerade användningen av ChatGPT medför betydande upphovsrättsliga risker. AI-verktyget genererar texter baserade på träningsdata som kan innehålla upphovsrättsskyddade verk. Detta kan leda till oavsiktliga upphovsrättsintrång om genererade texter liknar eller kopieras från befintliga verk. Företag kan hållas ansvariga för sådana intrång av sina anställda, vilket kan resultera i kostsamma rättstvister.

En annan risk ligger i bristen på ansvarsskyldighet för AI-genererat innehåll. Om ChatGPT tillhandahåller felaktig information och denna används utan verifiering kan det uppstå betydande konsekvenser. Detta gäller särskilt inom specialiserade områden där felaktig information kan leda till affärsmässiga eller till och med juridiska problem.

Säkerhetsrisker och dataförlust

Oavsiktliga dataläckor och träningsanvändning

Att använda ChatGPT för privata ändamål innebär betydande säkerhetsrisker. Anställda matar ofta omedvetet in konfidentiell företagsdata i systemet, som sedan kan delas med andra användare. OpenAI använder traditionellt chatthistorik för att träna nya modeller, vilket innebär att inmatad information teoretiskt sett skulle kunna nås av andra användare.

Tidigare dokumenterade incidenter visar att dessa risker är verkliga: På Amazon och Samsung dök företagshemligheter upp i OpenAI:s kunskapsbas efter att anställda av misstag delat dem via ChatGPT. Direkta dataintrång på ChatGPT gjorde det också möjligt för användare att se poster från andra användares meddelandehistorik.

Skugg-IT och kontrollförlust

Undersökningar visar att upp till 80 procent av anställda använder så kallad skugg-IT – programvara eller hårdvara i företagets nätverk utan IT-avdelningens tillstånd eller vetskap. Denna okontrollerade användning leder till en fullständig förlust av kontroll över känsliga företagsdata. Dessutom kan cyberbrottslingar få tillgång till anställdas konton och andra personers data genom nätfiskeattacker eller inloggningsuppgifter.

Användningen av privata konton gör det praktiskt taget omöjligt för företag att upprätthålla säkerhetspolicyer eller spåra dataläckor. Utan ordentlig tillsyn och utbildning utsätter sig organisationer för betydande ansvarsrisker.

Strategiska fördelar med interna AI-lösningar

Effektivitetsförbättring och automatisering

Företagsimplementeringar av AI erbjuder betydande fördelar jämfört med okontrollerad privat användning. AI-system kan utföra repetitiva uppgifter snabbare och mer exakt än människor, vilket frigör anställda så att de kan fokusera på mer krävande och strategiska uppgifter. Genom att automatisera arbetsflöden kan företag öka effektiviteten och minska kostnaderna.

Betydande förbättringar är särskilt tydliga inom kundtjänst: AI-drivna chatbotar kan svara på vanliga frågor och behandla kundförfrågningar, vilket påvisbart ökar kundnöjdheten med upp till 20 procent. Dessutom möjliggör AI förbättrat beslutsfattande genom analys av stora datamängder och igenkänning av mönster som skulle vara svåra för mänskliga analytiker att urskilja.

Personalisering och konkurrensfördelar

Egenutvecklade AI-lösningar gör det möjligt för företag att skapa personliga och skräddarsydda erbjudanden för kunder. Genom att analysera kunddata kan företag bättre förstå behov och preferenser och utveckla individuella rekommendationer. Denna personalisering leder till starkare kundlojalitet och i längden till konkurrensfördelar.

Företag som framgångsrikt integrerar AI i sin affärsverksamhet kan tydligt differentiera sig från konkurrenterna. AI är inte en förgänglig teknologi, men kommer att forma framtidens entreprenörskap på ett hållbart sätt. Cirka 15 procent av tyska företag har redan skaffat sig konkret erfarenhet av AI-implementeringar och observerat positiva effekter.

Integration av en oberoende och tvärdata källomfattande AI-plattform för alla företagsfrågor-image: xpert.digital

Ki-Gamechanger: De mest flexibla AI-plattforms-tailor-tillverkade lösningarna som minskar kostnaderna, förbättrar deras beslut och ökar effektiviteten

Oberoende AI -plattform: Integrerar alla relevanta företagsdatakällor

• Denna AI -plattform interagerar med alla specifika datakällor
  • Från SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox och många andra datahanteringssystem
• Snabb AI-integration: Skräddarsydd AI-lösningar för företag i timmar eller dagar istället för månader
• Flexibel infrastruktur: molnbaserad eller värd i ditt eget datacenter (Tyskland, Europa, gratis val av plats)

• Högsta datasäkerhet: Användning i advokatbyråer är säkra bevis
• Användning över ett brett utbud av företagsdatakällor
• Val av dina egna eller olika AI -modeller (DE, EU, USA, CN)

Utmaningar som vår AI -plattform löser

• Brist på noggrannhet av konventionella AI -lösningar
• Dataskydd och säker hantering av känsliga data
• Höga kostnader och komplexitet för individuell AI -utveckling
• Brist på kvalificerad AI
• Integration av AI i befintliga IT -system

Mer om detta här:

• AI-integration av en oberoende och källdata-källa över hela AI-plattformen för alla företagsfrågor

Tekniska implementeringsalternativ

Lokala AI-lösningar för maximal kontroll

Lokala AI-lösningar ger företag fullständig kontroll över sina data och AI-system. Dessa lokala implementeringar säkerställer att känslig information inte lämnar externa moln och gör det möjligt för företag att definiera säkerhetsåtgärder enligt sina egna standarder. Detta gör det möjligt för företag att erbjuda kunderna en högre nivå av förtroende samtidigt som de följer dataskyddsföreskrifterna fullt ut.

Fördelarna med lokala lösningar inkluderar snabbare innovationscykler, eftersom företag har full kontroll över utveckling och implementering. Anpassade lösningar kan exakt anpassas till enskilda affärsprocesser, vilket inte är möjligt med externa tjänster. Verktyg som OnPrem.LLM gör det möjligt att köra stora språkmodeller helt lokalt samtidigt som molnintegrationer utnyttjas vid behov.

Retrieval-Augmented Generation (RAG) för företagsspecifika applikationer

RAG-system kombinerar informationshämtning med stora språkmodeller, vilket gör det möjligt för AI-system att få åtkomst till specifika företagsdata istället för att enbart förlita sig på träningsdata. Detta ökar avsevärt noggrannheten och robustheten hos det genererade innehållet, vilket gör det lämpligt för affärskritiska applikationer.

RAG-processen består av fyra viktiga steg: dataindexering, datahämtning, förstärkning och svarsgenerering. Företagsdata omvandlas till ordbaserade inbäddningar och indexeras i vektordatabaser, vilket möjliggör effektiv användning av både strukturerad och ostrukturerad data. Denna teknik gör det möjligt för chatbotar att få tillgång till interna företagsdata och generera tillförlitliga, källbaserade svar.

Företagslösningar och hybridmetoder

ChatGPT Enterprise och liknande företagslösningar erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner, obegränsad höghastighetsåtkomst och anpassningsbar funktionalitet. Dessa plattformar säkerställer att kunddata inte används för att träna OpenAI-modeller och tillhandahåller kryptering både i vila och under överföring.

För mindre organisationer kan hybridmetoder vara fördelaktiga, där lokala AI-modeller distribueras via REST API:er med hjälp av verktyg som vLLM, OpenLLM eller Ollama. Dessa lösningar gör det möjligt för dem att utnyttja fördelarna med företags-AI utan de höga kostnaderna för fullständiga lokala implementeringar.

Medarbetarengagemang och förändringsledning

Främja införandet av organisk AI

En framgångsrik implementering av AI i företag kräver en väl genomtänkt strategi för förändringsledning. Anställda använder redan AI-programvara i alla branscher och regioner eftersom inträdesbarriärerna är låga och fördelarna snabbt blir uppenbara. Istället för att bekämpa denna organiska implementering bör företag aktivt främja den samtidigt som de minimerar negativa effekter.

Nyckeln ligger i att engagera medarbetarna så att de förstår hur och varför de vill använda AI. Formaliserade metoder gör det möjligt för företag att maximera fördelarna samtidigt som de etablerar skyddsräcken för säker implementering. Detta kräver tydliga gränser och regler för att säkerställa att generativ AI har en effekt utan att hindra bredare strategiska insatser.

Utbildning och kvalificering

När AI är i händerna på utbildade och bemyndigade medarbetare ersätter den inte mänsklig uppfinningsrikedom, utan minskar snarare den ansträngning och tid som krävs för generativa processer. Dataanalys, kodning och innehållsunderhåll kan effektiviseras med AI genom automatisk åtkomst till olika datakällor för att optimera och skala upp repetitiva uppgifter.

Framgångsrika AI-implementeringar kräver att medarbetarna involveras i transformationsprocessen tidigt. De måste ha möjlighet att aktivt bidra med sina erfarenheter och funderingar. Frågor som "Var kan jag, som medarbetare, bli avlastad från en del av min arbetsbörda?" och "Var är användningen av AI meningsfull och effektiv?" bör besvaras gemensamt.

Regelefterlevnad och styrningsramverk

Implementering i enlighet med dataskyddsprincipen

För GDPR-kompatibla AI-implementeringar måste företag agera som personuppgiftsansvariga i den mening som avses i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Det innebär att de måste behålla full kontroll över databehandlingen och säkerställa att alla dataskyddskrav är uppfyllda. Vid användning av tredjeparts-AI från länder utanför EU är ytterligare försiktighetsåtgärder för internationella dataöverföringar nödvändiga.

En viktig del är ingåendet av databehandlingsavtal (DPA) med AI-leverantörer. Dessa avtal krävs alltid när personuppgifter behandlas av tjänsteleverantörer som agerar på instruktioner. Företag måste också säkerställa att de kan uppfylla sina informationsskyldigheter enligt artiklarna 13 och 14 i GDPR.

Riskhantering och säkerhetsarkitektur

Egenutvecklade AI-lösningar möjliggör implementering av omfattande riskhanteringsstrategier. AI kan hjälpa till att identifiera potentiella risker tidigt och lokalisera säkerhetsbrister. Genom sin kontrollerade tillämpning kan företag förbättra sina säkerhetsåtgärder och skydda data från potentiella hot.

Säkerhetsarkitekturen bör vara flerskiktad, med tydliga åtkomstkontroller, kryptering och övervakningssystem. Lokala lösningar erbjuder den högsta kontrollnivån, medan molnbaserade företagslösningar ofta representerar en bra kompromiss mellan säkerhet och funktionalitet.

AI på arbetsplatsen: Hur företag kan undvika juridiska fallgropar och fallgropar inom dataskydd

Även om hemlig privat användning av ChatGPT på jobbet kan verka produktiv på kort sikt, innebär den betydande juridiska, säkerhetsmässiga och ekonomiska risker för företag. Från brott mot arbetsrätten och GDPR-överträdelser till oavsiktliga dataläckor, överväger nackdelarna vida de förmodade fördelarna med denna "osynliga" användning.

Istället bör företag strategiskt utnyttja sina anställdas innovationssträvan och investera i kontrollerade, proprietära AI-lösningar. Lokala implementeringar, RAG-system och företagslösningar erbjuder inte bara de högsta säkerhetsstandarderna utan möjliggör också utveckling av anpassade applikationer som skapar verkliga konkurrensfördelar. Genom tidigt medarbetarmedverkan och strukturerad förändringshantering kan organisationer utnyttja fördelarna med AI-revolutionen utan att kompromissa med efterlevnad eller dataskydd.

☑ SME -stöd i strategi, rådgivning, planering och implementering

☑ Skapande eller omjustering av AI -strategin

☑ Pioneer Business Development

Konrad Wolfenstein

Jag hjälper dig gärna som personlig konsult.

Du kan kontakta mig genom att fylla i kontaktformuläret nedan eller helt enkelt ringa mig på +49 89 674 804 (München) .

Jag ser fram emot vårt gemensamma projekt.

Xpert.Digital är ett nav för bransch med fokus, digitalisering, maskinteknik, logistik/intralogistik och fotovoltaik.

Med vår 360 ° affärsutvecklingslösning stöder vi välkända företag från ny verksamhet till efter försäljning.

Marknadsintelligens, smarketing, marknadsföringsautomation, innehållsutveckling, PR, postkampanjer, personliga sociala medier och blyomsorg är en del av våra digitala verktyg.

Du kan hitta mer på: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus