”Digital som standard” i EU syftar till att minska byråkratin – Den digitala förvaltningsrevolutionen

Paradigmskiftet: Vad "digitalt som standard" betyder för Europa

Europeiska unionen står inför ett avgörande paradigmskifte inom produktdokumentation. Med antagandet av Omnibus IV-paketet av medlemsstaternas ständiga representanters kommitté i september 2025 har EU lagt grunden för en omfattande digitalisering av produktinformation. Principen "digital som standard" är avsedd att ersätta de befintliga fysiska kraven på dokumentation och bruksanvisningar. Detta beslut är mycket mer än en teknisk justering av befintliga bestämmelser – det markerar en grundläggande förändring i förhållandet mellan tillverkare, konsumenter och myndighetskrav.

Det antagna paketet syftar till att digitalisera 20 olika EU-produktdirektiv inom ramen för den inre marknadens regler och anpassa dem till gemensamma specifikationer. De viktigaste förändringarna inkluderar digitaliseringen av EU:s försäkran om överensstämmelse, digitala utbytesprocesser mellan nationella myndigheter och ekonomiska aktörer, och tillstånd för tillverkare att tillhandahålla bruksanvisningar uteslutande i digital form. Detta kompletteras av införandet av en digital kontaktpunkt för företag för att förenkla kommunikationen med myndigheter.

Relevansen av denna utveckling sträcker sig över flera dimensioner. Ur ett ekonomiskt perspektiv lovar digitalisering betydande kostnadsbesparingar för företag. EU-kommissionen uppskattar att europeiska företag kan spara ytterligare 400 miljoner euro genom hela Omnibus-paketet. Ur ett ekologiskt perspektiv bidrar åtgärden till resursbesparingar, eftersom pappersförbrukningen i industriell dokumentation är betydande. Samtidigt väcker initiativet grundläggande frågor om digitalt deltagande, konsumentskydd och tillgänglighet.

Danmarks Europaminister Marie Bjerre välkomnade överenskommelsen på rådets ordförandeskaps vägnar och konstaterade att alltför många europeiska företag lägger för mycket tid på att hantera komplexa regelverk. Detta uttalande belyser reformens politiska dimension: minskad byråkrati ses som en nyckelfaktor för att stärka den europeiska konkurrenskraften. Denna artikel analyserar systematiskt denna utveckling, belyser dess historiska rötter, tekniska mekanismer och praktiska konsekvenser, och utvärderar kritiskt dess möjligheter och risker.

Från e-förvaltning till digital produkt: Vägen till dagens reform

Digitaliseringen av offentlig förvaltning och regleringsprocesser är inte ett plötsligt fenomen, utan resultatet av årtionden av utveckling. Rötterna till e-förvaltning i Europa går tillbaka till 1990-talet, då de första initiativen för elektronisk förvaltning dök upp. En milstolpe var Europeiska rådets Lissabonstrategi år 2000, som satte målet att göra EU till den mest konkurrenskraftiga och dynamiska kunskapsbaserade ekonomin i världen.

Malmödeklarationen från 2009 markerade ytterligare en avgörande vändpunkt. I denna deklaration åtog sig EU:s medlemsstater, potentiella EU-medlemmar och Eftastaterna att öka transparensen i regeringens agerande, underlätta tillgången till offentlig information och förbättra deltagandet i offentlig förvaltning. Detta åtagande låg till grund för den europeiska e-förvaltningsstrategin, som förankrades i handlingsplanen för e-förvaltning 2011–2015 och den digitala agendan för Europa.

I Tyskland antogs lagen om främjande av elektronisk förvaltning, eller förkortat e-förvaltningslagen, i augusti 2013. Bland annat krävde denna lag att förvaltningen skulle tillhandahålla elektronisk åtkomst och underlättade tillhandahållandet av elektroniska bevis och elektroniska betalningar i administrativa förfaranden. Parallellt med detta utvecklades nationella digitaliseringsinitiativ i olika medlemsstater. Danmark spelade ofta en pionjärroll i dessa ansträngningar. Med införandet av MitID och dess föregångarsystem finns det praktiskt taget ingen korrespondens och praktiskt taget inga besök hos myndigheter i Danmark idag.

EU:s tjänstedirektiv skapade ytterligare en europeisk rättslig ram för utveckling av nationella e-förvaltningslösningar. Förutom att förenkla administrativa förfaranden och inrätta en enda kontaktpunkt, överenskoms även införandet av elektronisk hantering. Denna utveckling lade grunden för den senare utvidgningen av digitala standarder till produktsektorn.

I samband med produktdokumentation spelade utvecklingen av internationella standarder en central roll. IEC 61406-standarden (DIN SPEC 91406) definierade tekniken för att identifiera fysiska objekt med hjälp av digitala namnskyltar och UID:er (Unique Identifiers). VDI-riktlinje 2770 definierade hur tillverkarinformation ska se ut vad gäller egenskaper, struktur, omfattning, innehåll och dataformat. Dessa standarder utgjorde den tekniska grunden för digital produktdokumentation, som senare översattes till juridiska krav.

Covid-19-pandemin fungerade som en katalysator för digitalisering. Den avslöjade svagheterna i pappersbaserade system och belyste behovet av digitala alternativ. I detta sammanhang intensifierade EU sina ansträngningar för att minska byråkratin och digitalisera. Europeiska kommissionen tillkännagav en förenklingsagenda 2024, bestående av flera Omnibus-paket. Omnibus IV-paketet, som reglerar digitaliseringen av produktdokumentation, är en del av denna bredare strategi för att minska byråkratiska bördor och harmonisera det digitala ramverket.

Reformens byggstenar: Från QR-koder till cyberresilienslagen

Omnibus IV-paketet bygger på flera tekniska och juridiska mekanismer som, i kombination, möjliggör digitalisering av produktdokumentation. Den första nyckelkomponenten är den rättsliga förankringen av principen "digital som standard". Denna princip upphäver tidigare praxis: Medan pappersdokument tidigare var regel och digitala versioner undantaget, kommer digitala dokument att vara standarden i framtiden. Företag är endast skyldiga att tillhandahålla tryckt material till andra företag, administrativa kunder eller konsumenter i motiverade undantagsfall.

Digitaliseringen av EU-försäkran om överensstämmelse är en annan viktig del. EU-försäkran om överensstämmelse är ett obligatoriskt dokument genom vilket tillverkare eller deras behöriga representanter försäkrar att deras produkter uppfyller EU:s krav. Genom att underteckna försäkran om överensstämmelse tar de fullt ansvar för att säkerställa att deras produkt uppfyller gällande EU-lagstiftning. Digitaliseringen av denna försäkran möjliggör snabbare distribution, enklare uppdatering och effektivare verifiering av marknadskontrollmyndigheter.

Ett tredje element är de digitala utbytesprocesserna mellan nationella myndigheter och ekonomiska aktörer. Dessa processer är baserade på standardiserade gränssnitt och dataformat utformade för att möjliggöra sömlös kommunikation. Den tidigare nämnda VDI-riktlinjen 2770 spelar en central roll här genom att definiera hur tillverkarinformation måste struktureras så att den kan utbytas mellan olika intressenter. Uppgifterna skapas i XML-format och lagras i definierade dokumentationsbehållare.

Tillståndet för tillverkare att tillhandahålla bruksanvisningar uteslutande i digital form stöds av tekniska lösningar. En vanlig metod är användningen av QR-koder som fästs direkt på produkten. Dessa QR-koder gör det möjligt för användare att direkt komma åt den digitala dokumentationen med hjälp av en smartphone eller surfplatta. Dokumentationen kan lagras på en molnplattform som drivs av tillverkaren eller kunden. Denna lösning erbjuder fördelen att dokumentationen kan uppdateras när som helst utan att fysiska dokument behöver utbytas.

Den digitala kontaktpunkten för företag är avsedd att fungera som en central kontaktpunkt för kommunikation med myndigheter. Detta koncept är en del av en bredare strategi för att förenkla administrativ interaktion. Tanken är att företag inte längre behöver kommunicera individuellt med en mängd olika myndigheter, utan kan hantera alla förfrågningar och anmälningar via en central punkt.

Parallellt med Omnibus IV-paketet måste ytterligare regelutveckling som påverkar digitaliseringen av produktdokumentation följas. Cyber ​​Resilience Act (CRA), som trädde i kraft i december 2024, inför omfattande cybersäkerhetskrav för produkter med digitala element. Dessa produkter kräver en EU-försäkran om överensstämmelse och CE-märkning för att visa att kraven uppfylls. Sambandet mellan digitalisering av dokumentation och cybersäkerhetskrav är uppenbart: Om dokumentation tillhandahålls uteslutande digitalt måste de system genom vilka den är tillgänglig skyddas mot cyberattacker.

En annan komponent är justeringen av företagskategoriseringen. Omnibus IV-paketet introducerar kategorin små medelstora företag (SMC), som inkluderar företag med fler än 249 och färre än 750 anställda, förutsatt att de antingen genererar en årlig omsättning på mer än 50 miljoner euro och mindre än 150 miljoner euro eller har en balansomslutning på mer än 43 miljoner euro och mindre än 129 miljoner euro. Denna nya kategori drar nytta av vissa förenklingar, till exempel inom dataskyddsområdet. Till exempel ska undantaget från skyldigheten att föra ett register över behandlingsaktiviteter enligt artikel 30 i GDPR, som tidigare gällde företag med upp till 250 anställda, utvidgas till att omfatta företag med upp till 750 anställda.

Mellan rådet och parlamentet: Det nuvarande läget i lagstiftningsförfarandet

I oktober 2025 kommer initiativet att digitalisera produktdokumentation att nå en avgörande fas. Europeiska unionens råd antog sin ståndpunkt om Omnibus IV-paketet den 25 september 2025. Europaparlamentet måste nu utveckla sin egen ståndpunkt innan trepartsförhandlingarna mellan rådet, parlamentet och kommissionen kan inledas. Dessa förhandlingar förväntas inledas under fjärde kvartalet 2025 och pågå till 2026.

Enligt rådets ståndpunkt bör genomförandefristen för medlemsstaterna förlängas till 24 månader. Det innebär att efter antagandet av det slutliga direktivet har medlemsstaterna två år på sig att införliva kraven i nationell lagstiftning. Detta skapar en tydlig tidslinje för företagen: De måste anpassa sina system och processer i enlighet därmed för att säkerställa digital dokumentation som standard från och med tidsfristen.

Det nuvarande sammanhanget präglas av en intensiv debatt om balansen mellan minskad byråkrati och konsumentskydd. Ministerrådet har i huvudsak bibehållit ambitionen men gett förtydliganden gällande tillgången till digitalt tillgänglig information. För att säkerställa konsumentskyddet måste säkerhetsrelevant information fortsätta att finnas tillgänglig i pappersform om det finns risk för allvarlig skada för konsumenterna. Denna begränsning är avgörande eftersom den förhindrar att kritisk säkerhetsinformation tillhandahålls uteslutande digitalt.

Näringslivet är i stort sett positivt inställda till digitaliseringsplanerna. Bitkom, Tysklands digitala förening, har välkomnat initiativet i princip och påpekat att floden av nya EU-förordningar har lett till ökad regelkomplexitet i den digitala ekonomin. Företagen hoppas att digitaliseringen inte bara kommer att leda till kostnadsbesparingar utan även effektivitetsvinster genom snabbare processer och bättre sökbarhet i dokument.

Den tekniska implementeringen är redan långt gången i många branscher. Företag som KSB inom pumptillverkningssektorn började för flera år sedan utrusta sina produkter med QR-koder, vilket ger tillgång till digitala tvillingar. Dessa digitala tvillingar innehåller all data relaterad till design, installation, driftsättning och drift, samt information om underhåll och reparation. Denna information kan utökas under livscykeln. Sådana system uppfyller redan i stort sett kraven i Omnibus IV-paketet.

Kopplingen till Industri 4.0 är uppenbar. Digitaliseringen av produktdokumentation är en byggsten i den bredare visionen om en helt nätverksansluten produktionsmiljö. I en smart fabrik bör all information om anläggningskomponenter vara digitalt tillgänglig hela tiden. Det regulatoriska kravet på digital dokumentation förstärker denna trend och skapar incitament för investeringar i motsvarande infrastruktur.

Parallellt med digitaliseringen av produktdokumentation pågår andra digitaliseringsinitiativ inom EU. Det digitala omnibuspaketet, som aviserades till slutet av 2025, syftar till att förenkla befintliga digitala regler inom områdena data, cybersäkerhet och artificiell intelligens. Till exempel planerar EU-kommissionen att revidera AI-förordningen för att underlätta dess praktiska tillämpning. Inom datarätten ska datastyrningslagen, förordningen om fritt flöde av icke-personuppgifter och direktivet om öppna data integreras närmare. Dessa olika initiativ förstärker varandra och bildar en sammanhängande helhetsbild av en digitaliserad europeisk ekonomi.

Digitalisering i praktiken: Tillämpningsexempel från industrin

Den praktiska implementeringen av digital produktdokumentation kan illustreras med flera konkreta exempel. Det första exemplet kommer från maskinteknik. Pumptillverkaren KSB har implementerat ett system enligt IEC 61406 (DIN SPEC 91406), där varje pump får en unik QR-kod fäst direkt på produkten. Denna QR-kod innehåller en unik identifierare (UID) och öppnar en länk till produktens digitala tvilling. Den digitala tvillingen innehåller all relevant data från fabrik: tekniska specifikationer, konstruktionsparametrar, installationsanvisningar, bruksanvisningar samt underhålls- och reparationsinformation.

Fördelarna med detta system är många. Tekniker kan få tillgång till den senaste versionen av dokumentationen direkt på plats med sin smartphone eller surfplatta, utan att behöva bära tunga mappar. Dokumentationen är alltid uppdaterad eftersom den underhålls centralt. Om en tillverkare gör en uppdatering, till exempel för att en ny underhållsprocedur har utvecklats, är denna information omedelbart tillgänglig för alla användare. Under produktens livscykel kan ytterligare information läggas till, såsom statusdata från sensorer eller rapporter om utfört underhåll. Detta skapar en komplett digital dokumentation av hela produktens livscykelhistorik.

Ett andra exempel kommer från avfallshanteringsbranschen. Ett företag som arbetar med omhändertagande av farliga arbetsstycken har infört ett QR-kodbaserat system för processkontroll. Arbetsstyckena genomgår flerstegsprocesser där de demonteras i sina individuella komponenter och slutligen förstörs. Varianternas variation är stor, och av säkerhets- och redovisningsskäl måste varje processsteg dokumenteras individuellt. Det nya systemet möjliggör realtidsspårning av arbetsstycken. Varje arbetsstycke tilldelas en QR-kod som skannas vid olika stationer i processen. Detta säkerställer att varje arbetsstyckes plats och vilka bearbetningssteg som redan har utförts alltid är kända.

Mätningar under uppstartsfasen visade en minskning av dokumentationskostnaderna på mellan 20 och 30 procent. Dessutom finns det kvalitativa fördelar, såsom avsevärt förbättrad säkerhet vid avfallshantering. Spårbarhet i realtid möjliggör snabb respons på problem och kontinuerlig optimering av processer. Detta exempel visar att digitalisering av dokumentation inte bara underlättar tillgången till information utan också möjliggör grundläggande förbättringar av processkontrollen.

Ett tredje exempel gäller läkemedelsindustrin, där dokumentationen är särskilt strikt reglerad. Tillverkare måste upprätthålla omfattande dokumentation om sina produkter, som täcker alla aspekter från utveckling via produktion till tillämpning. Digitalisering av dessa dokumentation gör det möjligt för myndigheter att bevilja godkännanden snabbare, eftersom informationen är strukturerad och sökbar. Ändringar i dokumentationen kan spåras effektivt, eftersom versionssystem automatiskt dokumenterar vilka ändringar som gjordes av vem och när. Detta ökar transparensen och underlättar revisioner.

I praktiken uppstår dock också frågan om hur företag hanterar övergången från pappersbaserad till digital dokumentation. Ett tillvägagångssätt är gradvis digitalisering. Företag börjar med nya produkter som levereras med digital dokumentation från ett specifikt datum. För befintliga produkter digitaliseras pappersdokumenten gradvis. Specialiserade tjänsteleverantörer erbjuder skanningstjänster som digitaliserar och strukturerar hela produktionssystem eller enskilda manualer. Kostnaden för att skapa en digitaliserad manual med 100 sidor är cirka 5 euro per sida. Att konvertera 30 fullständiga mappar från ett tekniskt system till strukturerad digital dokumentation kostar cirka 600 euro per mapp.

Vår expertis inom affärsutveckling, försäljning och marknadsföring i EU och Tyskland - Bild: Xpert.Digital

Branschfokus: B2B, digitalisering (från AI till XR), maskinteknik, logistik, förnybar energi och industri

Mer om detta här:

• Xpert Business Hub

Ett ämnesnav med insikter och expertis:

• Kunskapsplattform om global och regional ekonomi, innovation och branschspecifika trender
• Insamling av analyser, impulser och bakgrundsinformation från våra fokusområden
• En plats för expertis och information om aktuell utveckling inom näringsliv och teknologi
• Ämnesnav för företag som vill lära sig om marknader, digitalisering och branschinnovationer

Hinder och oro: En kritisk analys av digitaliseringsplanerna

Trots de uppenbara fördelarna med digitalisering finns det legitima farhågor och kontroverser som kräver ett nyanserat tillvägagångssätt. Ett centralt problem är den digitala klyftan. Inte alla befolkningsgrupper har lika tillgång till digital teknik eller möjlighet att använda den. Äldre personer, personer med låg socioekonomisk status, personer på landsbygden, personer med migrantbakgrund och personer med funktionsnedsättning riskerar särskilt att bli utestängda från digitala tjänster.

Studier om digital deltagande visar att digitalisering kan bli ett socialt problem för äldre personer om åtkomsthinder inte undanröjs. Digitaliseringens vardagliga relevans ökar i takt med att fler och fler offentliga tjänster och information tillhandahålls uteslutande online. Om produktdokumentation dessutom endast är tillgänglig digitalt kan detta leda till att vissa befolkningsgrupper inte längre kan använda produkter på ett säkert sätt eftersom de saknar tillgång till användarmanualerna.

Undantaget i Omnibus IV-paketet, som kräver att säkerhetsrelaterad information även fortsättningsvis ska finnas tillgänglig i pappersform om det finns risk för allvarlig skada för konsumenter, lindrar endast delvis detta problem. För det första är definitionen av vad som utgör allvarlig skada öppen för tolkning. För det andra gäller förordningen endast säkerhetsrelaterad information, inte annat viktigt innehåll såsom bruksanvisningar eller underhållsanvisningar.

Ett andra problem gäller beroendet av fungerande infrastruktur. Digital dokumentation kräver att användare har internetåtkomst och en fungerande enhet. I nödsituationer, såsom strömavbrott, kan åtkomst till digital dokumentation vara begränsad eller omöjlig. Strömavbrott kan leda till dataförlust, särskilt om servrar och lagringssystem inte skyddas av avbrottsfri strömförsörjning. För företag som inte har tillräckliga säkerhetskopieringssystem kan ett strömavbrott göra kritisk dokumentation tillfälligt eller permanent oåtkomlig.

Cybersäkerhet innebär ytterligare en utmaning. När dokumentation tillhandahålls uteslutande digitalt uppstår nya attackvektorer för cyberbrottslingar. En hackerattack mot en tillverkares system kan leda till att dokumentation manipuleras eller raderas. Cyberresilienslagen hanterar dessa risker genom omfattande cybersäkerhetskrav, men implementeringen av dessa krav kräver betydande investeringar och expertis.

Dataskyddsfrågor är också relevanta. När användare får tillgång till digital dokumentation kan personuppgifter samlas in, såsom IP-adresser, åtkomsttider eller användarbeteende. Tillverkare kan använda dessa uppgifter för olika ändamål, såsom marknadsföring eller produktförbättring. Utan tydliga regler och effektiva kontrollmekanismer finns det risk för missbruk. De föreslagna ändringarna av GDPR, som syftar till att minska dokumentationskraven för små och medelstora företag (SMC), kan paradoxalt nog minska transparensen och ansvarsskyldigheten i hanteringen av personuppgifter.

Ur konsumentskyddsorganisationers perspektiv finns det en risk att förenkling av dokumentationskraven sker på bekostnad av konsumentskyddet. Den tyska konsumentorganisationsförbundet (Verbraucherzentrale Bundesverband) har uttryckt kritik mot olika aspekter av digitaliseringsagendan och betonat att förenklingar inte får ske på bekostnad av konsumentskyddet. Specifikt finns det oro för att minskade byråkratiska krav kan leda till att viktig information inte längre tillhandahålls eller endast tillhandahålls i otillräcklig utsträckning.

Kostnadsfrågan måste beaktas på ett differentierat sätt. Medan företag gynnas av besparingar på utskrift och frakt uppstår nya kostnader för utveckling och drift av digitala system. Att digitalisera ett företag kan kräva betydande investeringar. Enkla projekt börjar på cirka 5 000 euro, medan mer komplexa digitaliseringsprojekt kan kosta 25 000 euro eller mer. Löpande driftskostnader för hosting, underhåll och support tillkommer. För små och medelstora företag kan dessa kostnader utgöra en betydande belastning, även om de förväntas kompenseras av effektivitetsvinster på lång sikt.

En annan kritikpunkt gäller läsbarheten och användbarheten hos digital dokumentation. Inte alla användare tycker att det är bekvämt att läsa instruktioner på små skärmar. För komplexa produkter som kräver detaljerad dokumentation kan det vara svårare att navigera genom omfattande digitala dokument än att bläddra igenom en tryckt manual. Kvaliteten på den digitala användarupplevelsen beror i hög grad på designen av digitala plattformar. Dåligt utformade system kan undergräva användaracceptansen.

Vad händer härnäst? Trender från AI till det digitala produktpasset

Digitaliseringen av produktdokumentation är en del av en bredare trend som kommer att ta fart under de kommande åren. En viktig trend är vidareutvecklingen av det digitala produktpasset. Det digitala produktpasset är avsett att ersätta försäkran om överensstämmelse på lång sikt och ge produktinformation och bevis på överensstämmelse effektivt och lättillgängligt. Det kommer att förbättra spårbarheten och underlätta tillsynen av efterlevnaden av lagkrav. Detta bör ytterligare öka produktsäkerheten och förenkla hanteringen av bevis.

Det digitala produktpasset förväntas innehålla inte bara dokumentation utan även data om produktens hållbarhet, såsom information om använda material, energiförbrukning i produktionsprocessen och återvinningsbarhet. Denna information kommer att vara lika relevant för konsumenter, myndigheter och återvinningsföretag. EU-kommissionen arbetar med att utveckla motsvarande standarder, vilka förväntas införas gradvis under de kommande åren.

En annan trend är den ökande integrationen av artificiell intelligens i dokumentationssystem. AI-drivna assistenter kan hjälpa användare att snabbt hitta den information de behöver genom att bearbeta frågor på naturligt språk och ge kontextberoende svar. Istället för att manuellt söka igenom långa manualer kan användarna helt enkelt fråga "Hur underhåller jag pumpen?" och få relevanta instruktioner. Sådana system kan också tillhandahålla flerspråkiga översättningar i realtid, vilket underlättar gränsöverskridande produktanvändning.

Utvecklingen av tekniker för förstärkt verklighet (AR) och virtuell verklighet (VR) öppnar upp nya möjligheter för interaktiv dokumentation. Istället för att titta på tvådimensionella ritningar eller videor kan användare se tredimensionella modeller av produkten i AR och få steg-för-steg-instruktioner projicerade direkt på den verkliga produkten. Detta kan vara särskilt användbart för komplexa underhålls- eller reparationsarbeten. Flera företag experimenterar redan med sådana lösningar, och användningen förväntas öka i takt med den ökande populariteten för AR-aktiverade enheter som smarta glasögon.

Den europeiska digitaliseringsagendan förväntas intensifieras ytterligare. Det digitala omnibuspaketet, som aviserades till slutet av 2025, kommer att medföra ytterligare förenklingar inom området digital lagstiftning. EU-kommissionen planerar en omfattande digital lämplighetskontroll för att undersöka sambanden mellan de många nya lagarna och identifiera behovet av ytterligare förenkling. Detta tyder på att digitalisering inte ses som ett engångsprojekt, utan som en pågående process.

Ytterligare skärpningar av cybersäkerhetsreglerna förväntas. Erfarenheter från Cyber ​​Resilience Act kommer att visa var förbättringar behövs. Det är troligt att säkerhetskraven för digitala dokumentationssystem kommer att öka över tid, särskilt om säkerhetsincidenter inträffar. Europeiska cybersäkerhetsbyrån (ENISA) kommer att spela en allt viktigare roll i utvecklingen av standarder och övervakningen av implementeringen.

Trepartsförhandlingarna om Omnibuspaket I, som rör ändringar i direktivet om hållbarhetsrapportering för företag (CSRD) och direktivet om tillbörlig aktsamhet inom företags hållbarhet (CSDDD), pågår parallellt och förväntas vara avslutade i slutet av 2025 eller början av 2026. Resultaten av dessa förhandlingar kommer att forma ramverket för hållbarhetsrapportering och kan även påverka produktdokumentationen, till exempel om hållbarhetsinformation måste integreras i digitala produktpass.

En potentiell revolution skulle kunna utlösas av den tekniska utvecklingen inom decentraliserade system. Blockkedjeteknik skulle kunna användas för att skapa manipulationssäker digital dokumentation, där varje ändring är transparent spårbar. Detta skulle öka förtroendet för digital dokumentation och skulle kunna vara särskilt relevant i hårt reglerade branscher som läkemedels- eller flygindustrin.

Utvecklingen av den europeiska digitala identiteten (eIDAS 2.0) kommer att lägga grunden för säkra digitala transaktioner. Senast hösten 2026 kommer alla EU-länder att vara skyldiga att förse sina medborgare med digitala plånböcker där dokument som identitetskort eller körkort kan lagras elektroniskt. Denna infrastruktur skulle också kunna användas för autentisering vid åtkomst till skyddad produktdokumentation, till exempel när viss information endast ska vara tillgänglig för auktoriserade specialister.

Digitaliseringens ekologiska påverkan kommer att hamna i allt större fokus. Även om det är positivt att spara papper genererar den digitala infrastrukturen i sig betydande energiförbrukning. Datacenter som tillhandahåller molntjänster är bland de största elkonsumenterna. Frågan om hur digitalisering kan göras ekologiskt hållbar kommer att få en framträdande plats i den offentliga debatten. Detta kan leda till krav på energieffektiva system och användning av förnybar energi i datacenter.

Slutsats: Möjligheter, risker och den europeiska vägen

EU:s beslut att införa principen "digital som standard" för produktdokumentation markerar en vändpunkt i den europeiska ekonomiska regleringen. Analyser har visat att denna utveckling växer ur en decennielång tradition av e-förvaltningsinitiativ och är en del av en bredare digitaliserings- och avbyråkratiseringsagenda. De tekniska mekanismerna, från QR-koder till molnplattformar och standardiserade dataformat, är till stor del mogna och används redan av innovativa företag.

De praktiska fördelarna med digitalisering är uppenbara. Företag drar nytta av kostnadsbesparingar, effektivitetsvinster och förbättrade möjligheter att uppdatera och underhålla dokumentation. Användare får tillgång till alltid aktuell information som kan sökas och berikas med multimedia. Miljön gynnas av den minskade pappersförbrukningen, även om den digitala infrastrukturens ekologiska påverkan måste beaktas.

Samtidigt bör utmaningarna och riskerna inte underskattas. Den digitala klyftan hotar att missgynna vissa befolkningsgrupper om inte effektiva åtgärder vidtas för att främja digitalt deltagande. Beroendet av fungerande infrastruktur och cybersäkerhetsriskerna kräver betydande investeringar i robusta system. Dataskyddsfrågor måste hanteras noggrant för att förhindra missbruk. Balansen mellan minskad byråkrati och konsumentskydd måste upprätthållas.

Undantaget för säkerhetsrelaterad information, som även fortsättningsvis måste finnas tillgänglig i pappersform, är en viktig skyddsåtgärd, men den måste vara tydligt definierad och genomföras konsekvent. Tillsynsmyndigheterna kommer att spela en central roll i övervakningen av genomförandet. Det kommer att vara avgörande att de har tillräckliga resurser och expertis för att utföra sina uppgifter effektivt.

Framtida utveckling kommer att bero på flera faktorer. Tekniska innovationer, särskilt inom områdena artificiell intelligens och förstärkt verklighet, kommer att öppna upp nya möjligheter för intuitiv och användarvänlig dokumentation. Europeiska bestämmelser kommer att fortsätta att utvecklas, och den digitala lämplighetskontrollen kommer att avslöja var ytterligare justeringar är nödvändiga. Erfarenheter från genomförandet av Omnibus IV-paketet kommer att ge värdefulla insikter som kan införlivas i framtida bestämmelser.

Sett ur ett bredare perspektiv återspeglar digitaliseringen av produktdokumentation ett grundläggande samhällsskifte. Frågan är inte längre om digitaliseringen kommer, utan hur den kommer att formas. Beslutet att bli "digital som standard" är ett medvetet steg mot en digitaliserad ekonomi och ett digitaliserat samhälle. Detta steg erbjuder enorma möjligheter till effektivitet, innovation och hållbarhet. Det kräver dock också en medvetenhet om de därmed sammanhängande riskerna och en vilja att proaktivt hantera dem.

Det europeiska svaret på digitaliseringens utmaningar skiljer sig från andra regioner i världens strategier genom sitt starka fokus på reglering och standarder. Medan andra regioner ofta förlitar sig på självreglering från ekonomins sida, följer EU en strategi som skapar tydliga rättsliga ramar. Detta kan leda till större rättssäkerhet, men medför också en risk för överreglering. Strategins framgång kommer att mätas genom om den lyckas främja innovation utan att försumma konsumenternas och utsatta gruppers legitima intressen.

Det danska ordförandeskapet i rådet har prioriterat digitalisering och minskad byråkrati. Mottot "Ett starkt Europa i en föränderlig värld" uttrycker EU:s behov av att hävda sig i en globalt konkurrensutsatt miljö. Digitaliseringen av produktdokumentation är en del av en bredare strategi för att stärka Europas konkurrenskraft. Denna strategi måste dock vara inkluderande och involvera alla delar av befolkningen.

Sammanfattningsvis är införandet av "digital standard" för produktdokumentation ett ambitiöst och långtgående projekt som måste genomföras noggrant. Framgången kommer att bero på att man övervinner de tekniska, juridiska och sociala utmaningarna och skapar ett system som möter alla intressenters behov. De kommande åren kommer att visa om EU verkligen kan skapa ett mer konkurrenskraftigt Europa med denna strategi, utan att försumma de värden som den europeiska integrationen bygger på.

☑ Vårt affärsspråk är engelska eller tyska

☑ Nytt: korrespondens på ditt nationella språk!

Konrad Wolfenstein

Jag är glad att vara tillgänglig för dig och mitt team som personlig konsult.

Du kan kontakta mig genom att fylla i kontaktformuläret eller helt enkelt ringa mig på +49 89 674 804 (München) . Min e -postadress är: Wolfenstein ∂ xpert.digital

Jag ser fram emot vårt gemensamma projekt.

☑ SME -stöd i strategi, rådgivning, planering och implementering

☑ skapande eller omjustering av den digitala strategin och digitaliseringen

☑ Expansion och optimering av de internationella försäljningsprocesserna

☑ Globala och digitala B2B -handelsplattformar

☑ Pioneer Business Development / Marketing / PR / Measure

Dra nytta av Xpert.Digitals omfattande, femfaldiga expertis i ett heltäckande tjänstepaket | FoU, XR, PR och optimering av digital synlighet - Bild: Xpert.Digital

Xpert.Digital har djup kunskap i olika branscher. Detta gör att vi kan utveckla skräddarsydda strategier som är anpassade efter kraven och utmaningarna för ditt specifika marknadssegment. Genom att kontinuerligt analysera marknadstrender och bedriva branschutveckling kan vi agera med framsyn och erbjuda innovativa lösningar. Med kombinationen av erfarenhet och kunskap genererar vi mervärde och ger våra kunder en avgörande konkurrensfördel.

Mer om detta här:

• Använd 5 -Fold -kompetensen hos Xpert.digital i ett paket - från 500 €/månad