Administrativ digitalisering: När är administrativ optimering snarare vettigt än en administrativ modernisering?

🏢 Företag i Tyskland har i genomsnitt cirka 200 kontakter med offentlig förvaltning per år och det blir mer och mer. Denna mängd interaktioner leder ofta till betydande byråkratikostnader, särskilt om de administrativa processerna inte är helt digitaliserade. Minskningen av byråkrati är därför ett av de tre toppämnen för företag, både på statlig, federal och EU -nivå.

När det gäller att minska byråkratin är det emellertid lagstiftningsvåldet och de lidande myndigheterna och förvaltningarna i vägen:

I Tyskland inleddes den digitala omvandlingen av administrationen främst av Online Access Law (OZG) som antogs 2017, på grundval av vilken digital tillgång till administrativa tjänster bör realiseras i slutet av 2022. I februari godkändes hon i Bundestag. Idag vägrade en majoritet i det federala rådet förvånansvärt räkningen. Hittills har emellertid de användarvänliga onlineportalerna och gemensamma standarderna (från början av april 2023) endast implementerats. Med tanke på den tröga administrativa digitaliseringen i Tyskland kräver den digitala föreningen Bitkom en laglig rätt till digital administration när man ändrar lagen online. Under tiden finns det den nya versionen av online -åtkomstlagen (OZG 2.0). Det gick igenom alla fall, och utkastet till lagen avvisades slutligen den 22 mars 2024 av majoriteten av det federala rådet. Det bör omförhandlas (från juni 2024).

Det finns ett tydligt behov av att fullt ut utnyttja effektivitetspotentialen för digitala administrativa lösningar för den tyska ekonomin. Uppgiften är att främja och implementera effektiva digitala administrativa processer för företag. Frågan uppstår när administrativ optimering är mer meningsfull än fullständig administrativ modernisering.

🔍 Administrativ optimering kontra administrativ modernisering

Administrativ optimering innebär att analysera och anpassa befintliga processer för att göra dem mer effektiva och effektiva. Detta kan göras genom att introducera specifika digitala verktyg för att förenkla och påskynda enskilda steg. Exempel på detta är den elektroniska dokumenthanteringen, automatiserade möten eller digitalisering av formprocesser. Dessa åtgärder är ofta snabbare och billigare att genomföra än fullständig modernisering.

Administrativ modernisering inkluderar å andra sidan en mer omfattande omdesign av de administrativa processerna. Detta kan innebära införandet av helt nya system och tekniker som revolutionerar befintliga strukturer och arbetsmetoder. Moderniseringsprojekt är vanligtvis mer långsiktiga och kräver stora investeringar i ny teknik och utbildning för personal.

✨ När är den administrativa optimeringen vettig?

I situationer där befintliga processer redan fungerar relativt bra och där specifika flaskhalsar har identifierats kan optimering vara den mest effektiva lösningen. Mindre justeringar och integration av digitala lösningar kan ofta ge snabba förbättringar utan större strukturella förändringar. Detta är särskilt lämpligt för specialiserade administrativa uppgifter där tydliga problemområden kan identifieras och lösas på ett riktat sätt.

Till exempel kan införandet av ett digitalt formsystem i en avdelning som är starkt beroende av pappersdokument leda till en betydande minskning av behandlingstider och felfrekvenser. Användningen av elektroniska signaturer eller automatisering av anmälningsförfaranden kan också ge avgörande fördelar.

🔄 När är administrativ modernisering nödvändig?

En omfattande modernisering är nödvändig om de befintliga systemen och processerna är så föråldrade eller ineffektiva att små justeringar inte längre kan kunna ge en märkbar förbättring. Ofta kan de befintliga strukturerna inte längre hålla jämna steg med kraven i modern digital ekonomi. I sådana fall är en grundläggande revidering av hela processlandskapet nödvändig.

Ett exempel på detta kan vara den fullständiga introduktionen av en digital plattform för alla administrativa kontakter i ett företag. Detta skulle innebära att företag kan digitalt bearbeta alla interaktioner på en central plattform - från applikationen till bearbetning och godkännande. Sådana system kräver omfattande integration av olika administrativa områden och en ny utformning av de tidigare arbetsprocesserna.

💻 Potentialen för digital administration

Den fulla potentialen för digitala administrativa processer ligger i deras förmåga att öka transparens, effektivitet och användarvänlighet. Harmoniseringen och standardiseringen av processer kan minska missförstånd och fel, vilket leder till snabbare och mer pålitliga resultat. Detta gör det möjligt för företag att spara resurser och fokusera mer på sina kärnuppgifter.

För politik och de administrativa myndigheterna innebär detta att man kontrollerar utvecklingen inom lagstiftning i ett tidigt skede och främjar lösningar som ger märkbara lättnad till företag. Politiska ansträngningar måste syfta till att identifiera och eliminera eller anpassa hinderföreskrifter.

🤝 Praktisk implementering genom samarbete

En annan viktig aspekt är samarbetet och utbytet av kunskap mellan alla som är involverade i det administrativa digitaliseringsförfarandet. Genom att använda den specifika kunskapen om företagens oro kan administrativa processer implementeras pragmatiskt och på ett riktat sätt. Detta kräver ett nära samarbete mellan offentliga förvaltningar, affärsföreningar och företagen själva.

Tillhandahållande och tillämpning av ett antal digitala administrativa lösningar i samarbete med andra partners är avgörande. Detta kan sträcka sig från användning av vanliga digitala plattformar till kooperativa utvecklingsprojekt för att utveckla skräddarsydda lösningar som uppfyller ekonomins specifika behov.

🔧 Användning av digital teknik

Både administrativ optimering och administrativ modernisering har sin motivering, beroende på de specifika omständigheterna och utmaningarna. Kortvariga optimeringar kan ge snabba och kostnadseffektiva förbättringar, medan långsiktiga moderniseringar är nödvändiga för att möjliggöra djupa strukturella förändringar. Kombinationen av båda metoderna kan hjälpa till att göra administrationen i Tyskland mer effektiv och mer ekonomisk vänlig.

Den konsekventa användningen av digital teknik och det nära samarbetet för alla inblandade kan uppnå målet för en smal och effektiv administration som uppfyller ekonomins behov. Tidigt och riktat politiskt stöd spelar en avgörande roll i en framgångsrik genomförande av dessa strategier.

📣 Liknande ämnen

• 📊 200 administrativa kontakter per år: Hur företag lider av byråkrati
• 💼 Digital istället för papper: Tyska företag kräver effektiv administration
• ⚙ Administrativ optimering kontra modernisering: Den bästa strategin för Tyskland
• 🌐 Digital Administration: Ett måste för Tysklands ekonomi
• 🔄 Snabb och billigt: ​​Fördelar med administrativ optimering
• 🏢 Lägre byråkratikostnader: Hur digitalisering kan hjälpa
• 📉 Levande effektivitetspotential: Så här lindrar företagen företaget
• 💡 Samarbete som nyckel: administration, företag och politik hand i hand
• 🤝 Samarbete för smal administration: Tysklands väg in i framtiden
• 💻 Från papper till plattformen: effektivitet genom digital administration

#⃣ Hashtags: #administration Digitalisering #Bureaucracy Reduction #Amination Optimering #administration Modernisering #Digital Administration

Offentliga administrationer omfattas av strikta förordningar, lagar och byråkratiska processer. Detta tjänar öppenhet, ansvarsskyldighet och säkerställer rättvisa och lika behandling. Denna strikta reglering kan bromsa moderniseringsprocesserna. Företag har ofta mer flexibilitet och kan reagera snabbare på marknadsförändringar. De arbetar i en reglerad men mer dynamisk miljö som ger dem mer utrymme för innovationer och justeringar.

Mer om detta här:

• Bland strikta förordningar och omfattning: Utmaningarna i den offentliga förvaltningen

🏢 Beslutet mellan administrativ optimering och administrativ modernisering beror på olika faktorer, inklusive de nuvarande behoven, resurserna och målen för administrationen. Här är några situationer där en av de två strategierna kan vara mer vettiga:

🔍 Administrativ optimering

När det är meningsfullt:

1. Kortsiktiga resultat krävs

Om snabba förbättringar är nödvändiga för att öka effektiviteten eller för att lösa brådskande problem.

2. Begränsade resurser

Om resurser (ekonomiska resurser, personal, tid) är begränsade och det inte finns några större investeringar i ny teknik eller djupa förändringar.

3. Strukturer som redan fungerar

Om de befintliga administrativa strukturerna i princip fungerar bra, men det finns mindre ineffektivitet eller processer som kan åtgärdas med finjustering.

4. Introducera bästa praxis

När det gäller att förbättra befintliga processer genom införandet av beprövade metoder och förfaranden, till exempel de som beskrivs av Kaizen (kontinuerlig förbättring).

Mer om detta här:

• Kaizen: Kontinuerlig förbättring och förändring i administrationer

🔄 Administrativ modernisering

När det är meningsfullt:

1. Långsiktiga och hållbara förbättringar

När grundläggande och långsiktiga förändringar söks vara förberedda för framtida utmaningar.

2. Teknologisk uppgradering eller eftermontering

Om föråldrade IT -system och teknik finns som måste ersättas av mer moderna och effektiva lösningar.

3. Strukturella problem

Om det finns stora strukturella defekter som inte kan åtgärdas genom optimering ensam och det är nödvändigt.

4. Nya krav

Om det finns nya lagkrav eller sociala förväntningar på administration som kräver införandet av nya processer och tekniker.

🌟 Administrativ optimering kontra administrativ modernisering: En guide

🚀 När man beslutar mellan administrativ optimering och administrativ modernisering, spelar den specifika situationen och målet för myndighet, kommun, kommun eller landet en avgörande roll. Här är några andra aspekter som bör beaktas när man fattar beslut:

1. Tidsram 🕰

• Administrativ optimering: Idealisk för kortsiktiga förbättringar och snabba framgångar. Här analyseras och optimeras befintliga processer och strukturer för att uppnå effektivitetsvinster.
• Administrativ modernisering: Lämplig för långsiktiga projekt som inkluderar djupa förändringar och uppgraderingar. Dessa projekt behöver vanligtvis mer tid för implementering och anpassning.

2. Resurser 💡

• Administrativ optimering: kräver vanligtvis färre resurser, både ekonomiskt och personal. Befintliga strukturer och tekniker kan ofta användas vidare.
• Administrativ modernisering: Behöver omfattande resurser, inklusive investeringar i ny teknik, utbildningskurser och eventuellt extern rådgivning.

3. Mål och resultat 🎯

• Administrativ optimering: Siktar på snabb och mätbar effektivitet ökar, såsom kortare bearbetningstider eller minskade kostnader under drift.
• Administrativ modernisering: syftar till att grundläggande förnya administrationen och göra långsiktig framtidsäker. Detta inkluderar ofta införandet av ny teknik, omdesign av organisationsstrukturer och anpassning till nya lagkrav.

4. Teknologiska krav 🖥

• Administrativ optimering: använder vanligtvis befintlig teknik och förbättrar deras tillämpning. Det kan också inkludera mindre tekniska uppgraderingar.
• Administrativ modernisering: kräver ofta implementering av nya tekniska system, till exempel moderniserade IT-infrastrukturer, automatiseringslösningar eller e-regeringsplattformar.

5. Strukturella förändringar 🏗

• Administrativ optimering: Vanligtvis inga eller endast minimala strukturella förändringar. Fokus ligger på processförbättringar och effektivitet ökar inom den befintliga strukturen.
• Administrativ modernisering: Ofta drastiska strukturella förändringar som krävs för att anpassa administrationen till moderna krav. Detta kan inkludera en omorganisation av avdelningar och uppgifter.

6. Motstånd och förändringshantering 🌐

• Administrativ optimering: Vanligtvis lägre motstånd, eftersom det är stegvisa förbättringar. Förändringshantering är viktig, men ofta mindre intensiv.
• Administrativ modernisering: Högre potential för motstånd, eftersom djupa förändringar ofta möter skepsis. Omfattande förändringshantering är avgörande här för att säkerställa de anställdas acceptans och deltagande.

🔍 Valet mellan administrativ optimering och administrativ modernisering bör därför göras noggrant på grundval av de specifika behoven, resurserna och målen för respektive institution. En exakt analys av den faktiska situationen och en tydlig definition av de önskade resultaten är väsentlig.

☑ Branschekspert, här med sitt eget Xpert.Digital Industrial Hub på över 2500 specialbidrag

 

Jag hjälper dig gärna som personlig konsult.

Du kan kontakta mig genom att fylla i kontaktformuläret nedan eller helt enkelt ringa mig på +49 89 674 804 (München) .

Jag ser fram emot vårt gemensamma projekt.

 

 

Xpert.Digital är ett nav för bransch med fokus, digitalisering, maskinteknik, logistik/intralogistik och fotovoltaik.

Med vår 360 ° affärsutvecklingslösning stöder vi välkända företag från ny verksamhet till efter försäljning.

Marknadsintelligens, smarketing, marknadsföringsautomation, innehållsutveckling, PR, postkampanjer, personliga sociala medier och blyomsorg är en del av våra digitala verktyg.

Du kan hitta mer på: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus