Administrativ digitalisering: När är administrativ optimering snarare vettigt än en administrativ modernisering?

🏢 Företag i Tyskland har i genomsnitt cirka 200 kontakter med offentlig förvaltning per år, och detta antal ökar ständigt. Denna mängd interaktioner leder ofta till betydande byråkratiska kostnader, särskilt när administrativa processer inte är helt digitaliserade. Att minska byråkratin är därför en av de tre viktigaste frågorna för företag, på delstats-, federal och EU-nivå.

Men när det gäller att minska byråkratin, står den lagstiftande makten och de lidande myndigheterna och förvaltningarna i vägen:

I Tyskland initierades den digitala omvandlingen av den offentliga förvaltningen främst av lagen om online-åtkomst (OZG), som antogs 2017, vilken syftade till att implementera digital åtkomst till administrativa tjänster i slutet av 2022. Den fick brett stöd i förbundsdagen i februari. Idag avvisade dock en majoritet i förbundsrådet överraskande lagförslaget. De nödvändiga användarvänliga onlineportalerna och gemensamma standarderna har hittills (från och med början av april 2023) endast delvis implementerats. Mot bakgrund av den tröga utvecklingen av administrativ digitalisering i Tyskland efterlyser den digitala föreningen Bitkom en lagstadgad rätt till digital förvaltning i revideringen av lagen om online-åtkomst. Samtidigt har en ny version av lagen om online-åtkomst (OZG 2.0) införts. Den har gått igenom alla steg i lagstiftningsprocessen, och lagförslaget avvisades slutligen av en majoritet i förbundsrådet den 22 mars 2024. Det ska omförhandlas (från och med juni 2024).

Det finns ett tydligt behov av att fullt ut utnyttja effektivitetspotentialen hos digitala administrativa lösningar för den tyska ekonomin. Uppgiften är att främja och implementera effektiva digitala administrativa processer för företag. Frågan uppstår när administrativ optimering är mer förnuftigt än en fullständig administrativ modernisering.

🔍 Administrativ optimering kontra administrativ modernisering

Administrativ optimering innebär att analysera och anpassa befintliga processer för att göra dem mer effektiva och ändamålsenliga. Detta kan uppnås genom att införa specifika digitala verktyg för att förenkla och accelerera enskilda steg. Exempel inkluderar elektronisk dokumenthantering, automatiserad bokning av tider och digitalisering av formulärprocesser. Dessa åtgärder är ofta snabbare och mer kostnadseffektiva att genomföra än en fullständig modernisering.

Administrativ modernisering, å andra sidan, innebär en mer omfattande omformning av administrativa processer. Detta kan innebära införandet av helt nya system och tekniker som revolutionerar befintliga strukturer och arbetssätt. Moderniseringsprojekt är i allmänhet mer långsiktiga och kräver större investeringar i ny teknik och personalutbildning.

✨ När är administrativ optimering användbar?

I situationer där befintliga processer redan fungerar relativt väl och specifika flaskhalsar har identifierats kan optimering vara den mest effektiva lösningen. Mindre justeringar och integration av digitala lösningar kan ofta leda till snabba förbättringar utan att kräva större strukturella förändringar. Detta är särskilt lämpligt för specialiserade administrativa uppgifter där tydliga problemområden kan identifieras och åtgärdas på ett riktat sätt.

Till exempel kan införandet av ett digitalt formulärsystem på en avdelning som är starkt beroende av pappersdokument avsevärt minska handläggningstider och felfrekvenser. Användningen av elektroniska signaturer eller automatisering av beslutsprocesser kan också erbjuda avgörande fördelar.

🔄 När är administrativ modernisering nödvändig?

En omfattande modernisering är nödvändig när befintliga system och processer är så föråldrade eller ineffektiva att mindre justeringar inte längre kan åstadkomma någon märkbar förbättring. Ofta kan befintliga strukturer inte längre hålla jämna steg med kraven från den moderna digitala ekonomin. I sådana fall krävs en grundläggande översyn av hela processlandskapet.

Ett exempel på detta skulle kunna vara en fullständig implementering av en digital plattform för alla ett företags administrativa interaktioner. Det skulle innebära att företag skulle kunna hantera alla interaktioner med myndigheter digitalt på en central plattform – från inlämning av ansökningar till handläggning och godkännande. Sådana system kräver omfattande integration av olika administrativa avdelningar och en omdesign av befintliga arbetsflöden.

💻 Potentialen med digital administration

Den fulla potentialen hos digitala administrativa processer ligger i deras förmåga att öka transparens, effektivitet och användarvänlighet. Harmonisering och standardisering av processer minskar missförstånd och fel, vilket leder till snabbare och mer tillförlitliga resultat. Detta gör att företag kan spara resurser och fokusera mer på sina kärnuppgifter.

För beslutsfattare och förvaltningsmyndigheter innebär detta att man tidigt granskar lagstiftningsutvecklingen och främjar lösningar som ger konkreta fördelar för företagen. Politiska insatser måste syfta till att identifiera och eliminera eller anpassa hindrande regleringar.

🤝 Praktisk implementering genom samarbete

En annan viktig aspekt är samarbete och kunskapsutbyte mellan alla aktörer som är involverade i digitaliseringen av den offentliga förvaltningen. Genom att utnyttja specifik kunskap om företagens behov kan administrativa processer implementeras pragmatiskt och effektivt. Detta kräver ett nära samarbete mellan offentliga förvaltningar, branschorganisationer och företagen själva.

Tillhandahållandet och tillämpningen av en rad digitala administrativa lösningar i samarbete med andra partners är avgörande. Detta kan variera från användning av gemensamma digitala plattformar till kooperativa utvecklingsprojekt för att skapa skräddarsydda lösningar som möter företagens specifika behov.

🔧 Användning av digital teknik

Både administrativ optimering och administrativ modernisering har sin plats, beroende på de specifika omständigheterna och utmaningarna. Kortsiktiga optimeringar kan leda till snabba och kostnadseffektiva förbättringar, medan långsiktiga moderniseringar är nödvändiga för att möjliggöra djupgående strukturella förändringar. Att kombinera båda metoderna kan bidra till att göra den offentliga förvaltningen i Tyskland mer effektiv och företagsvänlig.

Genom konsekvent användning av digital teknik och nära samarbete mellan alla berörda parter kan målet om en smidig och effektiv förvaltning som möter ekonomins behov uppnås. Tidigt och riktat politiskt stöd spelar en avgörande roll för ett framgångsrikt genomförande av dessa strategier.

📣 Liknande ämnen

• 📊 200 administrativa kontakter per år: Hur företag lider av byråkrati
• 💼 Digitalt istället för papper: Tyska företag kräver effektiv administration
• ⚙️ Administrativ optimering kontra modernisering: Den bästa strategin för Tyskland
• 🌐 Digital förvaltning: Ett måste för Tysklands ekonomi
• 🔄 Snabbt och kostnadseffektivt: Fördelar med administrativ optimering
• 🏢 Minska byråkratiska kostnader: Hur digitalisering kan hjälpa till
• 📉 Frigör effektivitetspotential: Hur digitalisering avlastar företag
• 💡 Samarbete som nyckeln: Administration, näringsliv och politik arbetar hand i hand
• 🤝 Samarbete för en effektivare administration: Tysklands väg mot framtiden
• 💻 Från papper till plattform: Effektivitet genom digital administration

#️⃣ Hashtaggar: #AdministrativDigitalisering #Byråkratireduktion #AdministrativOptimering #AdministrativModernisering #DigitalAdministration

Offentliga administrationer omfattas av strikta förordningar, lagar och byråkratiska processer. Detta tjänar öppenhet, ansvarsskyldighet och säkerställer rättvisa och lika behandling. Denna strikta reglering kan bromsa moderniseringsprocesserna. Företag har ofta mer flexibilitet och kan reagera snabbare på marknadsförändringar. De arbetar i en reglerad men mer dynamisk miljö som ger dem mer utrymme för innovationer och justeringar.

Mer om detta här:

• Under strikta regler och begränsat omfattning: Utmaningarna inom offentlig förvaltning

🏢 Valet mellan administrativ optimering och administrativ modernisering beror på olika faktorer, inklusive administrationens nuvarande behov, resurser och mål. Här är några situationer där en av de två strategierna kan vara mer meningsfull:

🔍 Administrativ optimering

När det är vettigt:

1. Kortsiktiga resultat behövs

När snabba förbättringar behövs för att öka effektiviteten eller lösa brådskande problem.

2. Begränsade resurser

När resurser (ekonomiska medel, personal, tid) är begränsade och inga större investeringar i ny teknik eller djupgående förändringar är möjliga.

3. Befintliga strukturer

Om de befintliga administrativa strukturerna i huvudsak fungerar väl, men det finns mindre ineffektiviteter eller flaskhalsar i processer som kan lösas genom finjusteringar.

4. Introducera bästa praxis

När det gäller att förbättra befintliga processer genom att införa beprövade metoder och procedurer, såsom de som beskrivs av KAIZEN (kontinuerlig förbättring).

Mer om detta här:

• KAIZEN: Kontinuerlig förbättring och förändring inom offentlig förvaltning

🔄 Administrativ modernisering

När det är vettigt:

1. Långsiktiga och hållbara förbättringar

När grundläggande och långsiktiga förändringar eftersträvas för att vara förberedda för framtida utmaningar.

2. Teknologisk uppgradering eller omvandling

När det finns föråldrade IT-system och tekniker som behöver ersättas med mer moderna och effektiva lösningar.

3. Strukturella problem

När det finns stora strukturella brister som inte kan åtgärdas enbart genom optimering och djupgående förändringar är nödvändiga.

4. Nya krav

När nya lagkrav eller samhälleliga förväntningar på förvaltningen finns som kräver införande av nya processer och tekniker.

🌟 Administrativ optimering kontra administrativ modernisering: En guide

🚀 När man väljer mellan administrativ optimering och administrativ modernisering spelar den specifika situationen och målen för myndighetens, kommunens, stadens, stadens eller statens verksamhet en avgörande roll. Här är några ytterligare aspekter som bör beaktas i beslutsprocessen:

1. Tidsram 🕰️

• Administrativ optimering: Idealisk för kortsiktiga förbättringar och snabba vinster. Befintliga processer och strukturer analyseras och optimeras för att uppnå effektivitetsvinster.
• Administrativ modernisering: Lämplig för långsiktiga projekt som innebär djupgående förändringar och uppgraderingar. Dessa projekt kräver vanligtvis mer tid för implementering och anpassning.

2. Resurser 💡

• Administrativ optimering: Detta kräver generellt färre resurser, både ekonomiska och mänskliga. Befintliga strukturer och tekniker kan ofta fortsätta att användas.
• Administrativ modernisering: Kräver omfattande resurser, inklusive investeringar i ny teknik, utbildning och eventuellt extern konsultverksamhet.

3. Mål och resultat 🎯

• Administrativ optimering: Syftar till snabba och mätbara effektivitetsförbättringar, såsom kortare handläggningstider eller minskade driftskostnader.
• Administrativ modernisering: Syftet är att i grunden förnya den offentliga förvaltningen och göra den hållbar på lång sikt. Detta inkluderar ofta införandet av ny teknik, omstrukturering av organisationsstrukturer och anpassning till nya rättsliga krav.

4. Teknologiska krav 🖥️

• Ledningsoptimering: Detta utnyttjar vanligtvis befintliga tekniker och förbättrar deras tillämpning. Det kan också inkludera mindre tekniska uppgraderingar.
• Administrativ modernisering: Kräver ofta implementering av nya tekniska system, såsom moderniserade IT-infrastrukturer, automatiseringslösningar eller e-förvaltningsplattformar.

5. Strukturella förändringar 🏗️

• Administrativ optimering: Vanligtvis inga eller endast minimala strukturella förändringar. Fokus ligger på processförbättringar och effektivitetsvinster inom den befintliga strukturen.
• Administrativ modernisering: Ofta krävs omfattande strukturella förändringar för att anpassa administrationen till moderna krav. Detta kan innefatta en omorganisation av avdelningar och uppgifter.

6. Motstånd och förändringsledning 🌐

• Administrativ optimering: Möter generellt mindre motstånd eftersom det innebär stegvisa förbättringar. Förändringshantering är viktigt, men ofta mindre intensivt.
• Administrativ modernisering: Högre potential för motstånd, eftersom djupgående förändringar ofta möts av skepticism. Omfattande förändringsledning är avgörande här för att säkerställa medarbetarnas acceptans och deltagande.

🔍 Valet mellan administrativ optimering och administrativ modernisering bör därför göras noggrant utifrån respektive institutions specifika behov, resurser och mål. En grundlig analys av den aktuella situationen och en tydlig definition av de önskade resultaten är avgörande.

☑ Branschekspert, här med sitt eget Xpert.Digital Industrial Hub på över 2500 specialbidrag

 

Jag hjälper dig gärna som personlig konsult.

Du kan kontakta mig genom att fylla i kontaktformuläret nedan eller helt enkelt ringa mig på +49 89 674 804 (München) .

Jag ser fram emot vårt gemensamma projekt.

 

 

Xpert.Digital är ett nav för bransch med fokus, digitalisering, maskinteknik, logistik/intralogistik och fotovoltaik.

Med vår 360 ° affärsutvecklingslösning stöder vi välkända företag från ny verksamhet till efter försäljning.

Marknadsintelligens, smarketing, marknadsföringsautomation, innehållsutveckling, PR, postkampanjer, personliga sociala medier och blyomsorg är en del av våra digitala verktyg.

Du kan hitta mer på: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus