Највећа заблуда немачких менаџера: Зашто „прво оптимизујте, па аутоматизујте“ паралише вашу компанију

Аутоматизација: Истина коју многе компаније игноришу – и шта заиста функционише

Водећи принцип који делује као непроменљиви закон у немачком пословном свету јесте: „Прво оптимизујте процес, па затим имплементирајте технологију“. Овај наизглед логичан и приступ који избегава ризик доминира дискусијама о дигитализацији и често се хвали као мантра за добро корпоративно управљање. Међутим, овај секвенцијални начин размишљања није само застарео — он све више постаје једна од највећих препрека конкурентности компанија у дигиталном добу. Заснован је на фундаменталном неразумевању како функционише модерна аутоматизација и какви су њени ефекти.

Овај чланак објашњава зашто је строга раздвојеност оптимизације процеса и аутоматизације лажна дихотомија. Показујемо да чекање на „савршен“ ручни процес заробљава компаније у статичном стању које троши драгоцено време, одлаже повраћај инвестиције (ROI), погоршава недостатак вештина и акумулира огроман технички дуг. Уместо крутог редоследа, залажемо се за паралелни приступ где побољшање процеса и планирање аутоматизације иду руку под руку од самог почетка. Користећи принципе попут симултаног инжењеринга, модерних метода као што је „process mining“ и агилних методологија, постаје јасно: права ефикасност и будућа одрживост не произилазе из чекања, већ из интелигентног и симултаног размишљања у процесима и системима. Време је за нову мантру у дигиталној трансформацији.

Понекад је потребан јасан подстицај да се оспори устаљени начин размишљања. То се недавно догодило у облику објаве на Линкедину коју је објавио Марко Гебхарт, генерални директор компаније GEBHARDT Intralogistics Group GmbH. Његова отворена фрустрација, сумирана у реченици: „Више не могу да поднесем да читам: 'Морате да ставите своје процесе под контролу пре него што их аутоматизујете.'“ била је окидач за овај чланак. Ова изјава указује на један од највећих митова о дигиталној трансформацији и представља савршену полазну тачку за испитивање зашто овај приступ више није актуелан.

Више информација овде:

• LinkedIn: Не могу више ово да читам: „Морате да ставите своје процесе под контролу пре него што их аутоматизујете.“

Оптимизација и аутоматизација процеса упоредо: Лажна дихотомија у немачкој пословној култури

Зашто секвенцијално размишљање успорава компаније – и шта заправо функционише

Дебата о редоследу оптимизације и аутоматизације процеса тренутно бесни у немачкоговорећим стручним круговима. Један аксиом доминира дискусијама на LinkedIn-у: ручни процеси морају прво да функционишу беспрекорно, тек онда треба имплементирати технологију. Ова мантра делује интуитивно исправно, убедљиво логично и економски конзервативно. Није ни сасвим погрешна. Међутим, дубља анализа открива да овај приступ доводи до фундаменталног неразумевања природе пројеката аутоматизације и систематски омета конкурентност компанија.

Статичка замка: Када се процеси сматрају непроменљивим

Централни проблем лежи у чињеници да овај приступ третира пословну активност као статичну величину. Претпоставља да процес може достићи оптимално стање које се затим може технички реплицирати. Међутим, ово не одражава стварност модерних производних и канцеларијских процеса. Уместо тога, практичне имплементације показују да се процеси фундаментално мењају увођењем технологије аутоматизације. Оно што данас савршено функционише ручно више неће одговарати аутоматизованом систему сутра, јер аутоматизација доноси сопствену логику, захтеве и ограничења.

Резултати истраживања из европске индустрије аутоматизације подвлаче ову динамику. Анализе сектора производње алата откривају да скоро две трећине свих анкетираних компанија наводи стабилност процеса као једну од највећих препрека имплементацији. Међутим, брзо постаје јасно да ова стабилност није нешто што процес једноставно има или нема. То је постепени концепт који се постиже континуираном адаптацијом. Седамдесет процената компанија у истој студији је изјавило да стандардизација компоненти и процеса није довољно напредовала да би омогућила аутоматизацију од почетка до краја. Логична грешка би била рећи: „Онда прво оптимизујте ручно.“ Реалан налаз је, међутим, да је стандардизација често сама по себи резултат процеса аутоматизације, а не његов предуслов.

У вези са овим:

• Студија „Успешна аутоматизација у производњи алата“ коју је спровео Фраунхоферов институт за производну технологију IPT у сарадњи са Академијом за производњу алата WBA Aachen

Паралелно уместо секвенцијалног: Кључ истинске аутоматизације

Ово постаје посебно јасно када се узме у обзир такозвани принцип симултаног инжењеринга, који је постао стандардна најбоља пракса у модерним организацијама. Овај концепт наводи да сви појединци укључени у процес раде на резултату не секвенцијално, већ паралелно. Примењено на оптимизацију и аутоматизацију процеса, то значи да тимови истовремено раде на ручном побољшању процеса и, паралелно, разматрају како би се овај процес могао аутоматизовати. Ова паралелна перспектива доводи до фундаменталнијих оптимизација јер оптимизује кораке процеса не само због њихове тренутне ефикасности већ и због њиховог потенцијала за аутоматизацију. Ово је квалитативно другачији приступ.

Немачка пословна култура има изражену тенденцију да проблеме разлаже на фазе. Ово није неефикасно – историјски гледано, фазни приступ је довео до великих успеха у немачком инжењерству и производњи. Међутим, у савременој дигитализацији, овај приступ се показао контрапродуктивним. Емпиријска студија компаније Битком открила је да 45 процената компанија идентификује конверзију постојећих система и процеса као централни изазов дигитализације – што је посебно распрострањено међу већим компанијама са преко хиљаду запослених, где је ова бројка порасла на 66 процената. Ово није случајност. Што се компанија дуже држи секвенцијалног модела, то је већи јаз између оптимизованог стања и захтева аутоматизације.

У вези са овим:

• битком: Превазилажење изазова дигитализације пословних процеса

Скривени трошкови чекања: повраћај инвестиције, недостатак вештина и технички дуг

Проблем поврата инвестиције постаје још израженији када се узме у обзир реалност пројеката аутоматизације. Типичан сценарио: Компанија улаже педесет хиљада евра у решење за аутоматизацију обраде фактура. Смањење ручног напора доводи до годишње уштеде од четрдесет хиљада евра. Повраћај инвестиције је стога минус двадесет процената у првој години. Ово није квар аутоматизације, већ типична крива. У другој години, инвестиција се у потпуности исплаћује. У трећој години, решење почиње да постаје профитабилно. Компаније које предуго чекају на „савршену“ ручну фазу губе ове драгоцене године амортизације.

Ситуација постаје још критичнија када се узме у обзир недостатак квалификованих радника. Према актуелним истраживањима, недостатак ИТ и стручњака за дигитализацију је ограничавајући фактор за пројекте аутоматизације. Студија компаније Deloitte показује да компаније које се ослањају на аутоматизацију постижу, у просеку, 20 процената већу продуктивност и 15 процената нижу трошковну базу. Међутим, ове компаније обично нису чекале „савршену“ мануелну фазу. Рано су почеле да граде паралелне структуре. Ово такође ствара основу за дубље разумевање између ИТ и пословних одељења, што заузврат значајно повећава стопу успеха пројеката аутоматизације.

Технички дуг који настаје услед превише секвенцијалног планирања такође је значајан фактор. Ако компанија чека док све не почне савршено да функционише ручно, технички системи, базе података и софтверске компоненте настављају да раде током овог времена. Они застаревају, акумулирају недоследности и развијају „дуг“ у облику застарелог кода, застарелог хардвера и неоптималних структура база података. Терет отплате овог дуга касније, уз имплементацију аутоматизације, експоненцијално расте. Студија о управљању техничким дугом у великим компанијама показује да отплата дуга мора бити континуирани процес који укључује паралелну имплементацију избегавања, идентификације, мерења, одређивања приоритета и праћења. Чисто секвенцијални приступ доводи до акумулације техничког дуга до те мере да на крају омета саму аутоматизацију.

Наша стручност у развоју пословања, продаји и маркетингу из ЕУ и Немачке - Слика: Xpert.Digital

Фокус индустрије: B2B, дигитализација (од AI до XR), машинство, логистика, обновљиви извори енергије и индустрија

Више информација овде:

• Експертски пословни центар

Тематски центар који нуди увиде и стручност:

• Платформа знања која покрива глобалне и регионалне економије, иновације и трендове специфичне за индустрију
• Збирка анализа, увида и основних информација из наших кључних области фокуса
• Место за стручност и информације о актуелним дешавањима у пословању и технологији
• Чвориште за компаније које траже информације о тржиштима, дигитализацији и иновацијама у индустрији

Од процесног рударења до агилног: Како модерне методе спроводе паралелизам

Рударење процеса нуди потпуно нови приступ. Ова технологија реконструише тренутне процесе из података о извршењу и открива неефикасности. Приоритизација је посебно вредна: Рударење процеса може објективно одредити које промене процеса ће донети највећи повраћај улагања. Студија о мерењу успеха рударења процеса идентификује четири кључна фактора успеха: снимање и анализа процеса визуелно реконструишу тренутне процесе; хармонизација и оптимизација процеса стандардизују сличне процесе; избор процеса аутоматизације прати критеријум повраћаја улагања, фокусирајући се на стандардне процесе великог обима; и праћење током рада континуирано мери перформансе процеса.

Овај систематски приступ не може чекати док се сви процеси ручно оптимизују. Мора да се одвија паралелно. Рударење процеса функционише само са стварним подацима из стварних процеса. Не можете применити рударење процеса на оптимизован процес који никада није заправо покренут у пракси, већ само на процес који постоји и производи податке.

Изазови имплементације су још један аспект који говори у прилог паралелних приступа. Студија тржишта CGI-ја открила је да су управљање променама, сарадња између пословања и ИТ сектора, интеграција у постојећи системски пејзаж, агилне методе имплементације и обука запослених пет фактора успеха за пројекте аутоматизације. Ови фактори функционишу знатно боље када се користе паралелни приступи. Када пословање и ИТ сектор заједно раде на решењу, аутоматски се развија боље међусобно разумевање. Управљање променама боље функционише када запослени разумеју зашто се процес оптимизује на одређени начин - јер виде да је то посебно да би се могао аутоматизовати.

Статистичке стопе грешака у пројектима аутоматизације су такође откривајуће. Један од најчешћих извора грешака је погрешан избор процеса аутоматизације. Супротно томе, то значи да је правилан избор процеса неопходан за успех. Међутим, овај правилан избор не могу извршити екстерно консултанти који чекају да све оптимално функционише ручно. То се може постићи само кроз заједничко, паралелно разумевање, у којем инжењери и стручњаци за предметну област раде заједно како би утврдили који су процеси погодни кандидати за аутоматизацију.

Приликом испитивања агилних метода у развоју софтвера, постаје јасно да је паралелни модел супериорнији од модела воде. Агилна трансформација са DevOps цевоводима показује да капсулирање производа у микросервисе и контејнере омогућава брзо, паралелно и ресурсно ефикасно распоређивање. Ово омогућава паралелно и самим тим брже аутоматизовано тестирање, значајно смањујући време испоруке. Ово није нови феномен, већ доказани принцип који показује да је паралелизам ефикаснији од секвенцијализма – чак и у сложеним техничким окружењима.

Концепт Lean Management-а, дубоко укорењен у немачкој индустрији, такође подржава овај паралелни приступ. Lean Management се заснива на континуираном побољшању и минимизирању отпада. Међутим, чекање док се процес ручно не савршен троши време – један од највреднијих ресурса. Комбиновање Lean Management-а са Industry 4.0 технологијама омогућава још прецизније праћење и контролу производних процеса. Међутим, ова комбинација функционише само ако се оба аспекта – Lean стручност и технолошко планирање – развијају паралелно.

У вези са овим:

• Ахилова пета дигитализације производње: Зашто су две деценије Индустрије 4.0 пропале у суочавању са стварношћу

Више од саме технологије: људи, култура и континуирано усавршавање

Често занемарен аспект је психолошка димензија. Изјава „прво процеси, па затим технологија“ није само стратешка; она је и охрабрујућа. За многе запослене и менаџере то значи да још увек не морају ништа да раде, да још увек имају времена. Они који се противе аутоматизацији унутар компанија често користе ову мантру да успоре пројекте. Ово је разумљиво, али економски катастрофално. McKinsey показује да су компаније које рано и паралелно са оптимизацијом процеса покрећу аутоматизацију, у просеку, међу победницима на свом тржишту.

Хибридна интеграција је термин који је добио на значају у модерној системској архитектури. Концепт наводи да компаније могу постепено да се модернизују без нагле замене постојећих система. Практичан пример је интеграција SAP решења са апликацијом заснованом на облаку. Овај хибридни приступ омогућава паралелну модернизацију без утицаја на постојеће операције. Нови развој се одвија упоредо са текућим операцијама, омогућавајући тестирање без изазивања проблема са доступношћу. Корисници могу активно да бирају између два решења док ново потпуно не замени старо. Ово показује да је еволуција, а не револуција, прави пут - али еволуција која тече паралелно, а не секвенцијално.

Препреке у имплементацији наведене у студијама нису нужно аргументи против паралелних процеса. Скоро трећина компанија наводи недостатак разумевања процеса. Међутим, управо те компаније би могле имати користи од паралелних приступа јер интензивно ангажовање са технологијом аутоматизације подстиче дубље разумевање процеса. Дискусије између ИТ и пословних одељења о томе „како бисмо аутоматизовали овај корак?“ доводе до темељитијег разумевања процеса него чисто аналитичка фаза.

Континуирано побољшање је још један концепт који подржава паралелне процесе. Након имплементације пројекта аутоматизације, обично почиње фаза у којој се спроводи праћење, решавају се идентификоване неефикасности и процес се даље оптимизује. Ова фаза постаје много ефикаснија када није потпуно одвојена од почетне фазе оптимизације. Ако тимови већ разумеју како се процеси могу аутоматизовати, могу брже и ефикасније имплементирати континуирана побољшања.

Кајзен принцип, који значи континуирано побољшање, често се погрешно схвата као веома спор процес. У стварности, Кајзен значи да сви укључени стално траже и имплементирају побољшања. Ово изузетно добро функционише са паралелним иницијативама аутоматизације. Комбинација ствара културу континуираног побољшања која не чека „савршену“ ручну фазу, већ је постиже током процеса имплементације аутоматизације.

Захтеви за управљање променама у пројектима аутоматизације су познато високи. Пројекат аутоматизације је организациона промена, а не првенствено техничка. Отпор запослених је нормалан и људски. Решење лежи у транспарентној комуникацији која редовно извештава о циљевима, потенцијалу, утицају и статусу. Међутим, ова комуникација боље функционише када се дешава истовремено. Ако запослени од самог почетка виде да се њихова стручност укључује у дизајн решења за аутоматизацију, већа је вероватноћа да ће се развити поверење и прихватање него ако прво морају да посматрају како је процес „савршено“ оптимизован, а затим се аутоматизује „споља“.

Још једно критично запажање: Компаније које предуго чекају на савршену ручну фазу често пропуштају временске оквире за технолошка улагања. Финансирање, субвенције и пореске олакшице за дигитализацију су временски ограничени. Култура чекања доводи до пропуштања ових прозора. Агилне компаније користе ове прозоре јер већ могу паралелно да размишљају и брже делују.

У вези са овим:

• Конкуренција Европе у кризи: Организациона амбидекстерност као стратешки излаз

Нова мантра за дигиталну трансформацију

Закључак из свих ових перспектива је јасан: Класична изјава „прво процеси, затим технологија“ је економски и стратешки застарела. Можда је била прикладна у свету Индустрије 2.0 или 3.0, где су промене биле спорије, а велика улагања у појединачне системе имала дуг век трајања. Међутим, у данашњој стварности Индустрије 4.0, где су флексибилност, брзина и континуирано прилагођавање кључни, овај приступ је контрапродуктиван.

Права мантра је: Разумевање процеса је неопходно. Размишљање о аутоматизацији није само опционо; оно је неопходно за истинско разумевање процеса. Напредак се дешава када се оба споје. То не значи имплементацију лоше осмишљених аутоматизација. То значи стално укључивање перспективе аутоматизације у оптимизацију процеса. То значи да аналитичари процеса и ИТ архитекте раде заједно од самог почетка. То значи да компаније не чекају бескрајно ручно усавршавање, већ почињу рано са малим, итеративним корацима аутоматизације.

Компаније које ово разумеју и примењују биће међу победницима у својој индустрији. Оне које наставе да размишљају секвенцијално заостајаће.

☑️ Наш пословни језик је енглески или немачки

☑️ НОВО: Преписка на вашем матерњем језику!

Konrad Wolfenstein

Ја и мој тим смо срећни што вам можемо бити на располагању као ваш лични саветник.

Можете ме контактирати попуњавањем контакт форме овде или једноставно позовите на +49 89 89 674 804 ( Минхен) . Моја имејл адреса је: [email protected]

Радујем се нашем заједничком пројекту.

☑️ Подршка малим и средњим предузећима у стратегији, консултацијама, планирању и имплементацији

☑️ Креирање или реорганизација дигиталне стратегије и дигитализације

☑️ Проширење и оптимизација међународних продајних процеса

☑️ Глобалне и дигиталне B2B платформе за трговање

☑️ Пионирски развој пословања / Маркетинг / Односи с јавношћу / Сајмови

Искористите предности Xpert.Digital-овог опсежног, петоструког стручног знања у свеобухватном пакету услуга | Истраживање и развој, XR, односи с јавношћу и оптимизација дигиталне видљивости - Слика: Xpert.Digital

Xpert.Digital поседује дубинско знање у различитим индустријама. То нам омогућава да развијемо прилагођене стратегије прецизно усклађене са захтевима и изазовима вашег специфичног тржишног сегмента. Континуираном анализом тржишних трендова и праћењем развоја у индустрији, можемо деловати проактивно и понудити иновативна решења. Комбинација искуства и стручности ствара додатну вредност и пружа нашим клијентима одлучујућу конкурентску предност.

Више информација овде:

• Искористите предности 5 области стручности компаније Xpert.Digital у једном пакету – већ од 500 евра месечно