Автоматизация процессов в офисе с помощью роботов: эффективность и инновации благодаря роботизированной автоматизации процессов

Современный мир труда, особенно в административных сферах, претерпевает глубокие изменения. Ключевой движущей силой этой трансформации является роботизированная автоматизация процессов (RPA), которая быстро превратилась из многообещающей технологии в незаменимый инструмент для компаний. Особенно выгоду от возможностей, которые предлагает RPA, получают отрасли с большими объемами транзакций и стандартизированными процессами, такие как страховая отрасль. Эта технология позволяет автоматизировать повторяющиеся и основанные на правилах задачи, обеспечивая значительное повышение эффективности и экономию средств. Но RPA — это больше, чем просто инструмент сокращения затрат. Оно освобождает сотрудников от монотонных задач и дает им возможность сконцентрироваться на более сложных и добавляющих ценность задачах, что в конечном итоге приводит к повышению мотивации и удовлетворенности сотрудников.

Области применения RPA в офисной работе

Чтобы полностью осознать потенциал RPA, важно понимать различные области использования в офисе. Системы RPA способны взять на себя широкий спектр рутинных задач, которые традиционно выполнялись людьми.

Пример: проверка счета

Давайте подумаем, например, об аудите. Здесь программные роботы могут распознавать входящие счета-фактуры независимо от формата, извлекать содержащуюся в них информацию, сравнивать их с заказами или договорами и самостоятельно осуществлять процесс утверждения вплоть до выпуска платежа. Такая автоматизация не только сокращает ручные усилия, но также сводит к минимуму риск человеческой ошибки и значительно ускоряет весь процесс.

Пример: обработка запросов клиентов.

Еще одна важная область применения — обработка запросов клиентов. Когда клиенты ожидают быстрых и точных ответов, RPA-боты могут сыграть решающую роль. Они способны идентифицировать стандартные запросы, отвечать на часто задаваемые вопросы, собирать информацию из различных систем и даже самостоятельно обрабатывать простые транзакции. Это приводит к значительному сокращению времени обработки и улучшению качества обслуживания клиентов, поскольку запросы могут обрабатываться быстрее и круглосуточно.

Ввод и сверка данных с RPA

RPA также оказывается чрезвычайно ценным в области ввода и сравнения данных. Многие бизнес-процессы требуют ввода идентичных данных в разные системы или сравнения наборов данных с целью выявления несоответствий. Эти задачи не только отнимают много времени, но и подвержены ошибкам. Роботы RPA могут выполнять эти задачи точно и эффективно, улучшая качество данных и высвобождая ценные человеческие ресурсы.

RPA в страховой отрасли: парадигма оптимизации процессов

Страховая отрасль является ярким примером того, насколько глубоко RPA может оптимизировать процессы. Сложные и строго регламентированные процессы в страховых компаниях создают идеальную среду для автоматизации.

RPA в процессе андеррайтинга для оценки рисков

Центральным направлением является процесс андеррайтинга, то есть оценка рисков перед оформлением страхового полиса. Раньше этот процесс часто выполнялся вручную и занимал много времени, требуя от андеррайтеров сопоставлять, анализировать и оценивать информацию из нескольких источников. Сегодня роботы RPA могут выполнять большую часть этой работы. Вы можете автоматически получать доступ к внешним базам данных, собирать соответствующую информацию о потенциальных страхователях и анализировать ее по заранее заданным критериям. Это существенно ускоряет оценку рисков и повышает последовательность решений. По оценкам экспертов, использование RPA в процессе андеррайтинга может высвободить около 30 процентов рабочей силы сотрудников. Эти высвободившиеся ресурсы затем можно использовать для более сложных дел или стратегических задач. Кроме того, автоматизация сводит к минимуму вероятность отдельных ошибок, что приводит к значительному повышению качества процесса андеррайтинга. Сообщается, что некоторым страховщикам удалось сократить время обработки заявок на андеррайтинг более чем вдвое с помощью RPA.

Улучшения в обработке претензий через RPA

Еще одна область, в которой RPA оказывает преобразующее воздействие, — это обработка претензий. Быстрая и эффективная обработка страховых претензий имеет решающее значение для удовлетворенности клиентов. Однако традиционно это был сложный процесс, часто требующий длительного ожидания. Используя RPA, время обработки страховых претензий можно значительно сократить. Предполагается, что в некоторых случаях возможно снижение в среднем на 75 процентов. Например, программные роботы могут автоматически собирать необходимые данные по отдельным страховым случаям из различных систем, проверять отчет о претензиях, проверять действительность полиса и даже самостоятельно обрабатывать простые претензии до определенной суммы и выпускать их к оплате. Сбор и предварительная обработка данных с помощью RPA-ботов ускоряют весь процесс и позволяют специалистам по ведению дел сосредоточиться на более сложных случаях, требующих человеческого суждения. Автоматизированная обработка вносит существенный вклад в удовлетворение высоких требований клиентов к быстрому и несложному урегулированию претензий. Страховые компании, успешно внедрившие RPA в обработку претензий, сообщают о значительном повышении удовлетворенности клиентов.

Преимущества RPA: помимо повышения эффективности

Однако преимущества RPA выходят за рамки простого повышения эффективности.

Экономия затрат и повышение производительности

Снижение затрат является очевидным преимуществом. Автоматизируя повторяющиеся задачи, страховщики могут сократить затраты на рабочую силу и одновременно повысить производительность.

Сокращение времени цикла и конкурентные преимущества

Сокращение времени цикла также является решающим фактором, особенно в таких сложных процессах, как обработка претензий и страхование полисов. Более быстрое время выполнения работ не только делает клиентов более довольными, но и позволяет компаниям быстрее реагировать на изменения рынка.

Интеллектуальная автоматизация с использованием искусственного интеллекта и машинного обучения

Кроме того, RPA открывает новые возможности для бизнеса. Современные приложения RPA все чаще интегрируют такие технологии, как искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение. Эти интеллектуальные роботы могут не только выполнять повторяющиеся задачи, но также распознавать закономерности, делать прогнозы и, таким образом, улучшать процесс принятия решений. Например, вы можете анализировать большие объемы данных, чтобы выявить новые факторы риска или создать персонализированные предложения для клиентов.

Внедрение роботизированной автоматизации процессов (RPA)

Определение подходящих процессов для автоматизации

Внедрение RPA требует тщательного планирования и исполнения. Прежде всего, крайне важно определить разумные бизнес-кейсы, то есть процессы, которые подходят для автоматизации. Обычно это процессы, основанные на правилах, повторяющиеся, объемные и стандартизированные.

Оптимизация процессов перед автоматизацией

На следующем этапе компании должны изучить свои бизнес-процессы и, при необходимости, оптимизировать их перед автоматизацией. Автоматизация неэффективного процесса не даст желаемого результата.

Проектирование и проектирование программных роботов

Затем программные роботы проектируются с использованием инструментов проектирования процессов. Эти инструменты позволяют графически моделировать и настраивать отдельные этапы процесса автоматизации. Целесообразно начать автоматизировать простые и объемные процессы, чтобы добиться начального успеха и набраться опыта.

Вовлеченность сотрудников

Создание внутренней экспертизы и вовлечение сотрудников также имеют решающее значение для успешного внедрения RPA.

Влияние RPA на офисную работу

Освобождение от монотонных задач

RPA уже фундаментально меняет большие сферы офисной работы. Оно освобождает сотрудников от монотонных и трудоемких задач и позволяет им сосредоточиться на деятельности, добавляющей ценность, которая требует человеческого творчества, сочувствия и стратегического мышления.

Потенциал в сфере страхования.

В частности, в страховой отрасли RPA может значительно повысить эффективность, точность и удовлетворенность клиентов при одновременном снижении затрат.

Широкий спектр применения RPA

Наблюдение о том, что робототехника, особенно RPA, играет все более важную роль в современной офисной работе, абсолютно верно. Возможности выходят далеко за рамки уже упомянутых примеров.

Преимущества использования RPA

Повышение эффективности

Повышение эффективности является ключевым моментом. Роботы могут выполнять задачи круглосуточно, без перерывов и с постоянной скоростью, что приводит к значительному увеличению производительности.

Уменьшение ошибок

Еще одним существенным преимуществом является снижение ошибок. Автоматизированные процессы следуют заранее определенным правилам и поэтому менее подвержены человеческим ошибкам, опечаткам или небрежности.

Снижение затрат и удовлетворенность сотрудников

Сокращение затрат – еще один важный аспект. Автоматизируя задачи, можно сократить затраты на персонал и высвободить ресурсы для более важных стратегических действий. Интересно, что RPA также помогает повысить удовлетворенность сотрудников, устраняя монотонные задачи.

Поддержка соответствия

RPA также может улучшить соблюдение требований. Автоматизированные процессы можно настроить так, чтобы они всегда соответствовали заданным правилам и положениям, что снижает риск ошибок и штрафов.

Улучшенная масштабируемость и качество данных.

Улучшение качества данных за счет автоматизации ввода и обработки данных приводит к уменьшению несоответствий и ошибок в данных компании. Кроме того, RPA обеспечивает высокую масштабируемость, поскольку ботов можно гибко наращивать и уменьшать в зависимости от меняющихся рабочих нагрузок.

Области применения RPA в офисной работе

Финансы

Например, в сфере финансов роботы могут автоматизировать обработку и оплату счетов, обрабатывать отчеты о расходах, генерировать финансовые отчеты и выполнять сверку счетов.

Человеческие ресурсы

В сфере управления персоналом RPA-боты могут помочь с приемом и увольнением сотрудников, автоматизировать запросы на отпуск и управление им, поддерживать расчет заработной платы и сделать управление кандидатами более эффективным.

Обслуживание клиентов

В сфере обслуживания клиентов роботы могут отвечать на часто задаваемые вопросы, ускорять обработку заказов и возвратов, а также обновлять данные о клиентах.

ИТ и логистика

В ИТ-технологиях боты RPA могут автоматизировать такие задачи, как сброс паролей, мониторинг системы и установка программного обеспечения. Существует также множество возможных применений в логистике и цепочке поставок, например, в управлении запасами, процессах доставки и отслеживании заказов.

Расширенные возможности робототехники в офисных средах

Физические роботы

Помимо RPA, существуют и другие формы робототехники, которые можно использовать в офисах. Физические роботы могут, например, использоваться для транспортных задач внутри офиса, таких как доставка почты, документов или материалов.

Интеллектуальные системы помощи

Интеллектуальные системы помощи, то есть программное обеспечение на основе искусственного интеллекта, могут поддерживать сотрудников в выполнении сложных задач, таких как планирование проектов, анализ данных или принятие решений.

Проблемы внедрения робототехники

Инвестиционные затраты

Затраты на внедрение на начальном этапе могут быть высокими, поскольку потребуются инвестиции в программное обеспечение, оборудование и интеграцию с существующими системами.

Интеграция и безопасность

Интеграция с существующими системами является решающим фактором. Бесшовная интеграция с существующей ИТ-инфраструктурой имеет решающее значение для успеха проектов RPA. Кроме того, необходимо гарантировать защиту и безопасность данных, особенно при работе с конфиденциальными данными.

Прием сотрудников

Принятие сотрудниками также является важным аспектом. Важно вовлекать сотрудников в процесс адаптации на ранних этапах, серьезно относиться к их проблемам и уменьшать любые возможные страхи потери работы.

Повышение квалификации и переподготовка

Кроме того, необходимы повышение квалификации и переобучение, чтобы сотрудники могли работать с новыми технологиями, контролировать роботов и использовать высвободившиеся ресурсы для более сложных задач.

Роботизированная автоматизация процессов и робототехника в целом могут фундаментально изменить офисную работу. Они открывают огромные возможности для повышения эффективности, снижения затрат и повышения удовлетворенности сотрудников. Однако тщательное планирование, продуманное внедрение и рассмотрение связанных с этим проблем имеют решающее значение для успешной интеграции этих технологий в мир труда.

От местного к глобальному: МСП завоевывают глобальный рынок с помощью умных стратегий - Изображение: Xpert.Digital

В то время, когда цифровое присутствие компании определяет ее успех, задача состоит в том, как сделать это присутствие аутентичным, индивидуальным и масштабным. Xpert.Digital предлагает инновационное решение, которое позиционирует себя как связующее звено между отраслевым центром, блогом и представителем бренда. Он сочетает в себе преимущества каналов коммуникации и продаж на одной платформе и позволяет публиковать материалы на 18 разных языках. Сотрудничество с партнерскими порталами и возможность публикации статей в Новостях Google, а также список рассылки прессы, насчитывающий около 8000 журналистов и читателей, максимизируют охват и видимость контента. Это представляет собой важный фактор во внешних продажах и маркетинге (SMarketing).

Подробнее об этом здесь:

• Аутентичный. Индивидуально. Глобально: стратегия Xpert.Digital для вашей компании

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) производит революцию в офисной работе и административных процессах во многих отраслях, особенно в страховой отрасли. Эта технология позволяет компаниям автоматизировать монотонные и основанные на правилах задачи, тем самым достигая повышения эффективности и экономии средств. Кроме того, RPA обладает потенциалом значительно улучшить качество услуг и создать новые возможности для инноваций.

Роботизированная автоматизация процессов подразумевает использование программных роботов, которые могут выполнять определенные задачи без вмешательства человека. Это не физические роботы, а цифровые системы, использующие существующие приложения для автоматизации процессов. Примеры этого включают считывание данных, ввод информации в формы или обработку запросов. Эта технология может поддерживать как простые, так и сложные процессы и, следовательно, предлагает широкий спектр возможных применений.

Области применения RPA в офисе

Внедрение RPA в офисные процессы оказалось особенно эффективным. К наиболее важным областям применения относятся:

Аудит

Программные роботы могут распознавать входящие счета в различных форматах, автоматически проверять их и выполнять необходимые действия до подтверждения платежа. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.

Запросы клиентов

RPA-боты значительно ускоряют обработку запросов клиентов. Рутинные запросы, такие как запросы о статусе или изменении адреса, могут обрабатываться полностью автоматически, что значительно сокращает время обработки.

Ввод и сверка данных

Ручной ввод и проверка данных являются одними из самых трудоемких задач в офисной среде. RPA может сделать эти процессы более эффективными и минимизировать количество ошибок.

RPA в страховой отрасли

Страховая отрасль, в частности, извлекла выгоду из возможностей RPA. Автоматизируя ключевые процессы, компании могут повысить как свою эффективность, так и удовлетворенность клиентов.

Процесс андеррайтинга

Процесс андеррайтинга является центральной частью страховой отрасли. RPA может оказать поддержку в нескольких областях:

• Оценка рисков: системы RPA могут быстро и точно анализировать данные из различных источников для оценки рисков.
• Повышение эффективности: с помощью RPA можно сэкономить до 30 процентов рабочего времени, чтобы сотрудники могли сконцентрироваться на стратегических задачах.
• Сокращение ошибок. Автоматизированные процессы сводят к минимуму человеческие ошибки и повышают точность оценок.

Обработка претензий

Рассмотрение претензий является одним из наиболее сложных процессов в страховой отрасли. RPA предлагает здесь значительные преимущества:

• Более быстрая обработка: благодаря использованию программных роботов страховые претензии могут обрабатываться на 75 процентов быстрее.
• Эффективный сбор данных: боты RPA собирают соответствующую информацию о страховых претензиях и предоставляют ее клеркам в структурированной форме.
• Улучшение обслуживания клиентов. Благодаря автоматизации клиенты могут быть проинформированы быстрее, а их проблемы могут быть решены быстрее.

Преимущества РПА

Внедрение RPA дает компаниям множество преимуществ:

• Экономия затрат. Автоматизируя повторяющиеся задачи, можно сократить затраты на персонал и повысить эффективность использования ресурсов.
• Повышенная эффективность: RPA позволяет выполнять задачи быстро, без пауз и задержек.
• Сокращение ошибок: Автоматизированные системы всегда работают по заранее заданным правилам и избегают ошибок, которые могут возникнуть из-за невнимательности человека.
• Улучшенное соответствие: процессы можно спроектировать так, чтобы они всегда соответствовали применимым законодательным и нормативным требованиям.
• Масштабируемость: ботов RPA можно гибко адаптировать к меняющимся рабочим нагрузкам.

Проблемы при внедрении RPA

Несмотря на многочисленные преимущества, существуют и проблемы, которые следует учитывать при внедрении RPA:

• Первоначальные затраты. Внедрение систем RPA может потребовать больших первоначальных инвестиций.
• Интеграция с существующими системами. Бесшовная интеграция RPA в существующие ИТ-инфраструктуры необходима для достижения максимальной эффективности.
• Защита и безопасность данных. Обработка конфиденциальной информации требует строгих мер безопасности.
• Принятие сотрудниками. Сотрудники могут воспринимать RPA как угрозу своей работе. Для решения этих проблем необходимы прозрачная коммуникация и обучение.

RPA и не только: интеллектуальная автоматизация

RPA можно дополнительно оптимизировать за счет использования искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. Эти технологии расширяют возможности RPA, беря на себя более сложные задачи, такие как принятие решений или прогнозирование. Примеры этого:

• Анализ данных о клиентах: системы на базе искусственного интеллекта могут обеспечить более глубокое понимание потребностей и поведения клиентов.
• Прогнозирование тенденций. Машинное обучение может выявить закономерности в данных и помочь компаниям выявить возникающие тенденции на ранней стадии.
• Автоматизированное общение. Чат-боты и виртуальные помощники могут быть легко интегрированы в процессы RPA для дальнейшего улучшения обслуживания клиентов.

RPA как меняющий правила игры

Роботизированная автоматизация процессов может навсегда изменить мир труда. Автоматизация повторяющихся задач позволяет сотрудникам расслабиться и сконцентрироваться на более стратегически важных видах деятельности. В частности, в страховой отрасли решения RPA помогают повысить эффективность, точность и удовлетворенность клиентов.

Благодаря постоянному развитию таких технологий, как искусственный интеллект, RPA в будущем станет еще более мощным и универсальным. Компании, которые адаптируют эти технологии на раннем этапе, не только обеспечивают конкурентное преимущество, но и создают основу для устойчивого роста в цифровом будущем.

☑️ Поддержка МСП в разработке стратегии, консультировании, планировании и реализации.

☑️ Создание или корректировка цифровой стратегии и цифровизации.

☑️ Расширение и оптимизация процессов международных продаж.

☑️ Глобальные и цифровые торговые платформы B2B

☑️ Пионерское развитие бизнеса

Конрад Вольфенштейн

Буду рад стать вашим личным консультантом.

Вы можете связаться со мной, заполнив контактную форму ниже, или просто позвонить мне по телефону +49 89 89 674 804 (Мюнхен) .

Я с нетерпением жду нашего совместного проекта.

Xpert.Digital — это промышленный центр с упором на цифровизацию, машиностроение, логистику/внутреннюю логистику и фотоэлектрическую энергетику.

С помощью нашего решения для развития бизнеса на 360° мы поддерживаем известные компании, начиная с нового бизнеса и заканчивая послепродажным обслуживанием.

Аналитика рынка, маркетинг, автоматизация маркетинга, разработка контента, PR, почтовые кампании, персонализированные социальные сети и привлечение потенциальных клиентов являются частью наших цифровых инструментов.

Дополнительную информацию можно узнать на сайте: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus