Главное заблуждение немецких менеджеров: почему принцип «сначала оптимизируй, а потом автоматизируй» парализует вашу компанию

Автоматизация: правда, которую многие компании игнорируют, и что действительно работает

Руководящий принцип, действующий как непреложный закон в немецком деловом мире, гласит: «Сначала оптимизируйте процесс, затем внедряйте технологию». Этот, казалось бы, логичный и не склонный к риску подход доминирует в дискуссиях о цифровизации и часто преподносится как мантра для эффективного корпоративного управления. Однако этот последовательный подход не только устарел, но и всё чаще становится одним из главных препятствий для конкурентоспособности компаний в цифровую эпоху. Он основан на фундаментальном непонимании того, как работает современная автоматизация и каковы её последствия.

В этой статье объясняется, почему строгое разделение оптимизации и автоматизации процессов является ложной дихотомией. Мы показываем, что ожидание «идеального» ручного процесса загоняет компании в статическое состояние, которое приводит к потере драгоценного времени, задерживает окупаемость инвестиций (ROI), усугубляет дефицит квалифицированных специалистов и накапливает огромный технический долг. Вместо жёсткой последовательности мы выступаем за параллельный подход, при котором совершенствование процессов и планирование автоматизации идут рука об руку с самого начала. Используя такие принципы, как параллельное проектирование, современные методы, такие как анализ процессов, и гибкие методологии, становится ясно: истинная эффективность и будущая жизнеспособность возникают не в ожидании, а в результате интеллектуального и одновременного мышления в процессах и системах. Настало время для новой мантры цифровой трансформации.

Иногда для того, чтобы бросить вызов устоявшемуся образу мышления, требуется чёткий импульс. Недавно Марко Гебхардт, управляющий директор GEBHARDT Intralogistics Group GmbH, опубликовал в LinkedIn пост. Его открытое разочарование, выраженное фразой: «Я больше не могу это читать: „Прежде чем автоматизировать процессы, нужно сначала взять их под контроль“», послужило поводом для этой статьи. Это утверждение развенчивает один из главных мифов цифровой трансформации и служит идеальной отправной точкой для анализа того, почему этот подход больше не актуален.

Подробнее об этом здесь:

• LinkedIn: Я больше не могу это читать: «Прежде чем автоматизировать процессы, нужно взять их под контроль».

Оптимизация и автоматизация процессов параллельно: ложная дихотомия в немецкой деловой культуре

Почему последовательное мышление замедляет работу компаний — и что на самом деле работает

В немецкоязычных профессиональных кругах сейчас бушуют споры о порядке оптимизации и автоматизации процессов. В обсуждениях на LinkedIn доминирует одна аксиома: сначала ручные процессы должны работать идеально, и только потом внедрять технологии. Эта мантра кажется интуитивно верной, убедительно логичной и экономически консервативной. Однако она не совсем ошибочна. Однако более глубокий анализ показывает, что такой подход приводит к фундаментальному непониманию сути проектов автоматизации и систематически снижает конкурентоспособность компаний.

Статическая ловушка: когда процессы считаются неизменными

Основная проблема заключается в том, что такой подход рассматривает бизнес-процесс как статическую величину. Он предполагает, что процесс может достичь оптимального состояния, которое затем может быть технически воспроизведено. Однако это не отражает реалий современных производственных и офисных процессов. Напротив, практические реализации показывают, что процессы фундаментально меняются с внедрением технологий автоматизации. То, что сегодня идеально работает вручную, завтра уже не впишется в автоматизированную систему, поскольку автоматизация привносит свою логику, требования и ограничения.

Результаты исследований европейской отрасли автоматизации подчёркивают эту динамику. Анализ сектора инструментального производства показывает, что почти две трети всех опрошенных компаний называют стабильность процесса одним из главных препятствий для внедрения. Однако быстро становится ясно, что эта стабильность — не то, что просто есть или отсутствует у процесса. Это постепенное достижение, достигаемое посредством постоянной адаптации. Семьдесят процентов компаний, участвовавших в том же исследовании, заявили, что стандартизация компонентов и процессов недостаточно продвинулась для обеспечения сквозной автоматизации. Логической ошибкой было бы утверждать: «Тогда сначала оптимизируйте вручную». Однако реалистичный вывод заключается в том, что стандартизация часто сама по себе является результатом процесса автоматизации, а не его предпосылкой.

Подходит для:

• Исследование «Успешная автоматизация в инструментальном производстве» Института производственных технологий Фраунгофера IPT совместно с Академией инструментального производства WBA Ахена

Параллельность вместо последовательности: ключ к настоящей автоматизации

Это становится особенно очевидным при рассмотрении так называемого принципа одновременного проектирования, ставшего стандартной передовой практикой в ​​современных организациях. Этот принцип гласит, что все участники процесса работают над результатом не последовательно, а параллельно. Применительно к оптимизации и автоматизации процессов это означает, что команды одновременно работают над улучшением процесса вручную и параллельно продумывают пути его автоматизации. Такая параллельная перспектива приводит к более фундаментальной оптимизации, поскольку оптимизирует этапы процесса не только с точки зрения их текущей эффективности, но и с точки зрения их потенциала к автоматизации. Это качественно иной подход.

В немецкой деловой культуре ярко выражена тенденция к разбиению задач на этапы. Это не лишено смысла: исторически поэтапный подход привёл к большим успехам в немецком машиностроении и производстве. Однако в условиях современной цифровизации этот подход оказывается контрпродуктивным. Эмпирическое исследование Bitkom показало, что 45% компаний считают преобразование существующих систем и процессов центральной задачей цифровизации — особенно это касается крупных компаний с численностью сотрудников более тысячи человек, где этот показатель вырос до 66%. Это не совпадение. Чем дольше компания придерживается последовательной модели, тем больше становится разрыв между оптимизированным состоянием и требованиями автоматизации.

Подходит для:

• bitkom: Преодоление трудностей цифровизации бизнес-процессов

Скрытые издержки ожидания: окупаемость инвестиций, нехватка навыков и технический долг

Проблема окупаемости инвестиций (ROI) становится ещё более очевидной, если принять во внимание реальность проектов автоматизации. Типичный сценарий: компания инвестирует пятьдесят тысяч евро в решение для автоматизации обработки счетов. Сокращение ручного труда приводит к годовой экономии в сорок тысяч евро. Таким образом, ROI составляет минус двадцать процентов в первый год. Это не провал автоматизации, а типичная кривая. На второй год инвестиции полностью окупаются. На третий год решение начинает приносить прибыль. Компании, которые слишком долго ждут «идеальной» фазы ручного управления, теряют эти ценные годы амортизации.

Ситуация становится ещё более критической, если учесть нехватку квалифицированных рабочих. Согласно текущим опросам, нехватка специалистов в области ИТ и цифровизации является сдерживающим фактором для проектов автоматизации. Исследование Deloitte показывает, что компании, использующие автоматизацию, в среднем достигают 20% повышения производительности и 15% снижения затрат. Однако эти компании, как правило, не дожидались «идеального» этапа ручного управления. Они начали создавать параллельные структуры на ранних этапах. Это также создаёт основу для более глубокого взаимопонимания между ИТ-отделами и бизнес-подразделениями, что, в свою очередь, значительно повышает успешность проектов автоматизации.

Технический долг, возникающий из-за чрезмерно последовательного планирования, также является существенным фактором. Если компания ждёт, пока всё будет работать идеально вручную, технические системы, базы данных и программные компоненты продолжают работать в это время. Они устаревают, накапливают несоответствия и формируют «долг» в виде устаревшего кода, устаревшего оборудования и неоптимальных структур баз данных. Бремя погашения этого долга в дальнейшем, наряду с внедрением автоматизации, растёт экспоненциально. Исследование управления техническим долгом в крупных компаниях показывает, что погашение долга должно быть непрерывным процессом, включающим параллельное внедрение мер по его предотвращению, выявлению, измерению, приоритизации и мониторингу. Чисто последовательный подход приводит к накоплению технического долга до такой степени, что в конечном итоге он препятствует самой автоматизации.

Наш опыт в развитии бизнеса, продажах и маркетинге в ЕС и Германии - Изображение: Xpert.Digital

Отраслевые направления: B2B, цифровизация (от искусственного интеллекта до расширенной реальности), машиностроение, логистика, возобновляемые источники энергии и промышленность

Подробнее об этом здесь:

• Xpert Business Hub

Тематический центр с идеями и опытом:

• Платформа знаний о мировой и региональной экономике, инновациях и отраслевых тенденциях
• Сбор анализов, импульсов и справочной информации из наших приоритетных направлений
• Место для получения экспертных знаний и информации о текущих событиях в бизнесе и технологиях
• Тематический центр для компаний, желающих узнать больше о рынках, цифровизации и отраслевых инновациях

От анализа процессов к Agile: как современные методы обеспечивают параллелизм

Анализ процессов предлагает совершенно новый подход. Эта технология реконструирует текущие процессы на основе данных о выполнении и выявляет неэффективные процессы. Приоритизация особенно ценна: анализ процессов позволяет объективно определить, какие изменения в процессах принесут наибольшую окупаемость инвестиций (ROI). Исследование, посвященное оценке эффективности анализа процессов, выделяет четыре ключевых фактора успеха: регистрация и анализ процессов визуально реконструируют текущие процессы; гармонизация и оптимизация процессов стандартизируют аналогичные процессы; выбор процессов автоматизации следует критерию окупаемости инвестиций (ROI), фокусируясь на высокообъемных стандартных процессах; а мониторинг в процессе эксплуатации непрерывно измеряет эффективность процессов.

Этот системный подход не может ждать, пока все процессы будут оптимизированы вручную. Он должен выполняться параллельно. Анализ процессов работает только с реальными данными реальных процессов. Анализ процессов нельзя применить к оптимизированному процессу, который никогда не выполнялся на практике, а только к существующему процессу, который генерирует данные.

Сложности внедрения — ещё один аспект, говорящий в пользу параллельных подходов. Исследование рынка CGI показало, что управление изменениями, сотрудничество между бизнесом и ИТ-отделом, интеграция в существующий системный ландшафт, гибкие методы внедрения и обучение сотрудников — пять факторов успеха проектов автоматизации. Эти факторы работают значительно эффективнее при использовании параллельных подходов. Когда бизнес и ИТ работают вместе над решением, взаимопонимание достигается автоматически. Управление изменениями работает эффективнее, когда сотрудники понимают, почему процесс оптимизируется именно таким образом, — потому что они видят, что это делается специально для его автоматизации.

Статистика ошибок в проектах автоматизации также показательна. Одним из наиболее частых источников ошибок является неправильный выбор процессов автоматизации. И наоборот, это означает, что правильный выбор процессов имеет решающее значение для успеха. Однако этот правильный выбор не может быть сделан внешними консультантами, которые вручную ждут, пока всё не заработает оптимально. Достичь этого можно только благодаря общему, параллельному взаимодействию, когда инженеры и эксперты в предметной области совместно определяют, какие процессы подходят для автоматизации.

При рассмотрении гибких методов разработки программного обеспечения становится очевидным превосходство параллельной модели над моделью «воды». Agile-трансформация с использованием конвейеров DevOps демонстрирует, что инкапсуляция продуктов в микросервисы и контейнеры обеспечивает быстрое, параллельное и ресурсоэффективное развертывание. Это позволяет проводить параллельное и, следовательно, более быстрое автоматизированное тестирование, значительно сокращая время выполнения. Это не новое явление, а проверенный принцип, показывающий, что параллелизм эффективнее последовательного — даже в сложных технических средах.

Концепция бережливого производства, глубоко укоренившаяся в немецкой промышленности, также поддерживает этот параллельный подход. Бережливое производство основано на постоянном совершенствовании и минимизации потерь. Однако ожидание, пока процесс будет доведен вручную до совершенства, приводит к потере времени – одного из самых ценных ресурсов. Сочетание бережливого производства с технологиями Индустрии 4.0 обеспечивает ещё более точный мониторинг и контроль производственных процессов. Однако такое сочетание эффективно только в том случае, если оба аспекта – экспертиза в области бережливого производства и технологическое планирование – развиваются параллельно.

Подходит для:

• Ахиллесова пята цифровизации производства: почему два десятилетия Индустрии 4.0 потерпели неудачу перед лицом реальности

Больше, чем просто технологии: люди, культура и постоянное совершенствование

Часто упускаемый из виду психологический аспект. Утверждение «сначала процессы, потом технологии» не только стратегическое, но и обнадеживающее. Для многих сотрудников и руководителей это означает, что им пока ничего не нужно делать, что у них ещё есть время. Противники автоматизации в компаниях часто используют эту мантру, чтобы замедлить проекты. Это понятно, но экономически катастрофично. McKinsey показывает, что компании, которые внедряют автоматизацию на ранних этапах и параллельно с оптимизацией процессов, в среднем оказываются в числе победителей на своём рынке.

Гибридная интеграция — термин, приобретший важное значение в современной системной архитектуре. Эта концепция предполагает, что компании могут проводить постепенную модернизацию, не прибегая к резкой замене существующих систем. Практическим примером служит интеграция решения SAP с облачным приложением. Этот гибридный подход позволяет проводить параллельную модернизацию, не влияя на текущие операции. Разработка новых систем происходит параллельно с текущими операциями, что позволяет проводить тестирование без проблем с доступностью. Пользователи могут активно выбирать между двумя решениями, пока новое полностью не заменит старое. Это демонстрирует, что правильный путь — эволюция, а не революция, но эволюция, которая происходит параллельно, а не последовательно.

Препятствия к внедрению, упомянутые в исследованиях, не обязательно являются аргументами против параллельных процессов. Почти треть компаний сообщают о недостаточном понимании процессов. Тем не менее, именно эти компании могли бы извлечь выгоду из параллельных подходов, поскольку интенсивное использование технологий автоматизации способствует более глубокому пониманию процессов. Обсуждения между ИТ-отделами и бизнес-подразделениями на тему «как автоматизировать этот этап?» приводят к более глубокому пониманию процесса, чем чисто аналитический этап.

Непрерывное совершенствование — ещё одна концепция, поддерживающая параллельные процессы. После внедрения проекта автоматизации обычно наступает этап, на котором проводится мониторинг, устраняются выявленные неэффективные моменты и процесс дополнительно оптимизируется. Этот этап становится гораздо более эффективным, если он не полностью отделён от этапа первоначальной оптимизации. Если команды уже понимают, как автоматизировать процессы, они могут внедрять непрерывные улучшения быстрее и эффективнее.

Принцип кайдзен, означающий постоянное совершенствование, часто ошибочно воспринимается как очень медленный процесс. На самом деле, кайдзен означает, что все участники постоянно ищут и внедряют улучшения. Это особенно хорошо работает в сочетании с параллельными инициативами по автоматизации. Такое сочетание создаёт культуру непрерывного совершенствования, которая не ждёт «идеального» этапа ручного управления, а достигает его в процессе внедрения автоматизации.

Требования к управлению изменениями в проектах автоматизации, как известно, высоки. Проект автоматизации — это организационные, а не в первую очередь технические изменения. Сопротивление со стороны сотрудников — нормальное и естественное явление. Решение заключается в прозрачной коммуникации, которая регулярно отчитывается о целях, потенциале, влиянии и текущем состоянии. Однако такая коммуникация эффективнее, когда происходит одновременно. Если сотрудники с самого начала видят, что их опыт учитывается при разработке решений по автоматизации, доверие и принятие будут развиваться с большей вероятностью, чем если бы им сначала приходилось наблюдать, как процесс «идеально» оптимизируется, а затем автоматизировать его «извне».

Ещё одно важное наблюдение: компании, которые слишком долго ждут идеального этапа ручного управления, часто упускают возможности для технологических инвестиций. Финансирование, субсидии и налоговые льготы для цифровизации ограничены во времени. Культура ожидания приводит к тому, что эти возможности упускаются. Гибкие компании используют эти возможности, поскольку они уже умеют мыслить параллельно и действовать быстрее.

Подходит для:

• Конкурентоспособность Европы в условиях кризиса: организационная амбидекстрия как стратегический выход

Новая мантра цифровой трансформации

Вывод из всех этих точек зрения очевиден: классическое утверждение «сначала процессы, потом технологии» устарело экономически и стратегически. Возможно, оно было уместно в мире Индустрии 2.0 или 3.0, где изменения происходили медленнее, а крупные инвестиции в отдельные системы имели длительный срок службы. Однако в современных реалиях Индустрии 4.0, где гибкость, скорость и постоянная адаптация имеют решающее значение, этот подход контрпродуктивен.

Правильная мантра: понимание процессов крайне важно. Размышления об автоматизации не просто необязательны; они необходимы для настоящего понимания процессов. Прогресс достигается, когда вы объединяете и то, и другое. Это не означает внедрение плохо продуманных автоматизированных решений. Это означает, что необходимо всегда учитывать перспективы автоматизации при оптимизации процессов. Это означает, что аналитики процессов и ИТ-архитекторы должны работать вместе с самого начала. Это означает, что компаниям не нужно ждать бесконечной ручной работы, а начинать с небольших, итеративных шагов автоматизации.

Компании, которые понимают и применяют это на практике, окажутся в числе победителей в своей отрасли. Те же, кто продолжит мыслить последовательно, останутся в числе отстающих.

☑️ Наш деловой язык — английский или немецкий.

☑️ НОВИНКА: Переписка на вашем национальном языке!

Konrad Wolfenstein

Я был бы рад служить вам и моей команде в качестве личного консультанта.

Вы можете связаться со мной, заполнив контактную форму или просто позвоните мне по телефону +49 89 89 674 804 (Мюнхен) . Мой адрес электронной почты: wolfenstein ∂ xpert.digital

Я с нетерпением жду нашего совместного проекта.

☑️ Поддержка МСП в разработке стратегии, консультировании, планировании и реализации.

☑️ Создание или корректировка цифровой стратегии и цифровизации.

☑️ Расширение и оптимизация процессов международных продаж.

☑️ Глобальные и цифровые торговые платформы B2B

☑️ Пионерское развитие бизнеса/маркетинг/PR/выставки.

Воспользуйтесь преимуществами обширного пятистороннего опыта Xpert.Digital в комплексном пакете услуг | НИОКР, XR, PR и оптимизация цифровой видимости — Изображение: Xpert.Digital

Xpert.Digital обладает глубокими знаниями различных отраслей. Это позволяет нам разрабатывать индивидуальные стратегии, которые точно соответствуют требованиям и задачам вашего конкретного сегмента рынка. Постоянно анализируя тенденции рынка и следя за развитием отрасли, мы можем действовать дальновидно и предлагать инновационные решения. Благодаря сочетанию опыта и знаний мы создаем добавленную стоимость и даем нашим клиентам решающее конкурентное преимущество.

Подробнее об этом здесь:

• Используйте 5-кратный опыт Xpert.Digital в одном пакете — всего от 500 евро в месяц