Цифровизация управления: когда имеет смысл административная оптимизация, а не административная модернизация?

🏢 Компании в Германии имеют в среднем около 200 контактов с органами государственной власти в год, и это число постоянно увеличивается. Такое большое количество взаимодействий часто приводит к значительным бюрократическим издержкам, особенно если административные процессы не полностью цифровизированы. Таким образом, сокращение бюрократии является одной из трех главных задач для компаний как на уровне штата, так и на федеральном уровне и на уровне ЕС.

Однако когда дело доходит до сокращения бюрократии, законодательная власть и страдающие власти и администрации стоят на своём пути:

В Германии цифровая трансформация администрирования была в первую очередь инициирована принятым в 2017 году Законом об онлайн-доступе (OZG), на основе которого цифровой доступ к административным услугам должен быть реализован к концу 2022 года. В феврале он получил широкое одобрение в Бундестаге. Сегодня большинство в Федеральном совете неожиданно отклонило законопроект. Однако удобные для пользователя онлайн-порталы и необходимые для этого общие стандарты реализованы пока лишь частично (по состоянию на начало апреля 2023 г.). Учитывая медленные темпы административной оцифровки в Германии, цифровая ассоциация Bitkom призывает обеспечить законное право на цифровое администрирование при внесении поправок в Закон о доступе к Интернету. Новая версия Закона о доступе в Интернет (OZG 2.0) уже доступна. Он прошел все инстанции, и 22 марта 2024 года законопроект был окончательно отклонен большинством Федерального совета. Его условия подлежат пересмотру (по состоянию на июнь 2024 г.).

Существует очевидная необходимость в полной мере использовать потенциал эффективности решений цифрового администрирования для немецкой экономики. Задача — продвигать и внедрять эффективные цифровые административные процессы для компаний. Возникает вопрос, когда административная оптимизация имеет больше смысла, чем полная административная модернизация.

🔍Административная оптимизация против административной модернизации

Административная оптимизация означает анализ и адаптацию существующих процессов, чтобы сделать их более эффективными и действенными. Этого можно добиться, внедрив специальные цифровые инструменты для упрощения и ускорения отдельных шагов. Примеры этого включают электронный документооборот, автоматизированные встречи или оцифровку процессов формования. Эти меры зачастую реализуются быстрее и дешевле, чем полная модернизация.

С другой стороны, административная модернизация предполагает более комплексную перестройку административных процессов. Это может означать внедрение совершенно новых систем и технологий, которые произведут революцию в существующих структурах и способах работы. Проекты модернизации, как правило, носят долгосрочный характер и требуют более крупных инвестиций в новые технологии и обучение персонала.

✨ Когда имеет смысл административная оптимизация?

В ситуациях, когда существующие процессы уже работают относительно хорошо и были выявлены конкретные узкие места, оптимизация может быть наиболее эффективным решением. Небольшие корректировки и интеграция цифровых решений часто могут привести к быстрым улучшениям без необходимости серьезных структурных изменений. Это особенно подходит для специализированных административных задач, где можно выявить четкие проблемные области и конкретно их решить.

Например, внедрение системы цифровых форм в отделе, который в значительной степени полагается на бумажные документы, может привести к значительному сокращению времени обработки и количества ошибок. Использование электронных подписей или автоматизация процедур уведомления также могут принести решающие преимущества.

🔄 Когда необходима административная модернизация?

Комплексная модернизация необходима, когда существующие системы и процессы настолько устарели или неэффективны, что небольшие корректировки уже не могут принести заметного улучшения. Существующие структуры зачастую уже не в состоянии соответствовать требованиям современной цифровой экономики. В таких случаях необходим фундаментальный пересмотр всей технологической среды.

Примером этого может быть полное внедрение цифровой платформы для всех административных контактов компании. Это будет означать, что компании смогут осуществлять все взаимодействия с администрацией в цифровом виде на центральной платформе — от заявки до обработки и утверждения. Такие системы требуют обширной интеграции различных административных областей и перепроектирования предыдущих рабочих процессов.

💻 Потенциал цифрового администрирования

Весь потенциал цифровых административных процессов заключается в их способности повышать прозрачность, эффективность и удобство для пользователей. Путем гармонизации и стандартизации процессов можно уменьшить недопонимание и ошибки, что приведет к более быстрым и надежным результатам. Это позволяет компаниям экономить ресурсы и больше концентрироваться на своих основных задачах.

Для политиков и административных органов это означает изучение изменений в области законодательства на ранней стадии и продвижение решений, которые приносят заметное облегчение компаниям. Политические усилия должны быть направлены на выявление и устранение или адаптацию обструкционных правил.

🤝Практическая реализация через сотрудничество

Еще одним важным аспектом является сотрудничество и обмен знаниями между всеми, кто участвует в процессе административной цифровизации. Используя конкретные знания о потребностях компании, административные процессы могут быть реализованы прагматично и целенаправленно. Это требует тесного сотрудничества между государственными администрациями, бизнес-ассоциациями и самими компаниями.

Ключевое значение имеет развертывание и применение ряда решений цифрового управления в сотрудничестве с другими партнерами. Это может варьироваться от использования общих цифровых платформ до совместных проектов развития для создания индивидуальных решений, отвечающих конкретным потребностям экономики.

🔧 Использование цифровых технологий

И административная оптимизация, и административная модернизация имеют свое место в зависимости от конкретных обстоятельств и проблем. Краткосрочная оптимизация может привести к быстрым и экономически эффективным улучшениям, тогда как долгосрочная модернизация необходима для обеспечения глубоких структурных изменений. Сочетание обоих подходов может помочь сделать управление в Германии более эффективным и благоприятным для бизнеса.

Благодаря последовательному использованию цифровых технологий и тесному сотрудничеству между всеми участвующими сторонами может быть достигнута цель экономичного и эффективного управления, отвечающего потребностям экономики. Ранняя и целенаправленная политическая поддержка играет решающую роль в успешной реализации этих стратегий.

📣 Похожие темы

• 📊 200 административных контактов в год: Как компании страдают от бюрократии
• 💼 Цифра вместо бумаги: немецкие компании требуют эффективного управления
• ⚙️ Административная оптимизация против модернизации: лучшая стратегия для Германии
• 🌐 Цифровое управление: необходимость для экономики Германии
• 🔄 Быстро и экономично: преимущества оптимизации управления
• 🏢 Сократите бюрократические издержки: как цифровизация может помочь
• 📉 Повышение потенциала эффективности: так цифровизация облегчает нагрузку на компании
• 💡 Ключевое значение имеет сотрудничество: администрация, бизнес и политика идут рука об руку.
• 🤝 Сотрудничество для бережливого управления: путь Германии в будущее
• 💻 От бумаги к платформе: эффективность через цифровое администрирование

#️⃣ Хэштеги: #административная цифровизация #сокращение бюрократии #административная оптимизация #административная модернизация #цифровое управление

Почему это сложно для властей, сообществ и муниципалитетов: Административная оптимизация и модернизация городов и сельской местности - Изображение: Xpert.Digital

Государственная администрация подчиняется строгим правилам, законам и бюрократическим процессам. Это необходимо для прозрачности, подотчетности и обеспечения справедливости и равного обращения. Такое строгое регулирование может замедлить процессы модернизации. Компании часто обладают большей гибкостью и могут быстрее реагировать на изменения рынка. Они работают в регулируемой, но более динамичной среде, что дает им больше возможностей для инноваций и адаптации.

Подробнее об этом здесь:

• Строгие правила и свобода действий: проблемы государственного управления

🏢 Решение между административной оптимизацией и административной модернизацией зависит от различных факторов, включая текущие потребности, ресурсы и цели администрации. Вот несколько ситуаций, в которых любая стратегия может иметь больше смысла:

🔍Оптимизация управления

Когда это имеет смысл:

1. Требуются краткосрочные результаты

Когда необходимы быстрые улучшения для повышения эффективности или решения неотложных проблем.

2. Ограниченные ресурсы

Когда ресурсы (финансовые ресурсы, персонал, время) ограничены и крупные инвестиции в новые технологии или далеко идущие изменения невозможны.

3. Уже функционирующие структуры

Когда существующие административные структуры по существу функционируют хорошо, но имеются незначительные недостатки или узкие места в процессах, которые можно устранить путем тонкой настройки.

4. Внедрение лучших практик

Когда речь идет об улучшении существующих процессов путем внедрения проверенных методов и процедур, например, описанных КАЙДЗЕН (постоянное улучшение).

Подробнее об этом здесь:

• КАЙДЗЕН: Постоянное совершенствование и изменения в администрации

🔄Административная модернизация

Когда это имеет смысл:

1. Долгосрочные и устойчивые улучшения

Когда необходимы фундаментальные и долгосрочные изменения, чтобы быть готовыми к будущим вызовам.

2. Технологическая модернизация или конверсия.

Когда существуют устаревшие ИТ-системы и технологии, которые необходимо заменить более современными и эффективными решениями.

3. Структурные проблемы

Когда существуют серьезные структурные недостатки, которые невозможно устранить только за счет оптимизации, и необходимы глубокие изменения.

4. Новые требования

Когда появляются новые юридические требования или общественные ожидания от администрации, которые требуют внедрения новых процессов и технологий.

🌟 Административная оптимизация и административная модернизация: руководство

🚀 При выборе между административной оптимизацией и административной модернизацией решающую роль играют конкретная ситуация и цели органа власти, сообщества, муниципалитета, города или страны. Вот еще несколько аспектов, которые следует учитывать при принятии решения:

1. Сроки 🕰️

• Оптимизация управления: идеально подходит для краткосрочных улучшений и быстрых побед. Здесь существующие процессы и структуры анализируются и оптимизируются для достижения повышения эффективности.
• Административная модернизация: подходит для долгосрочных проектов, предполагающих глубокие изменения и обновления. Эти проекты обычно требуют больше времени для реализации и настройки.

2. Ресурсы 💡

• Административная оптимизация: обычно требует меньше ресурсов, как финансовых, так и человеческих. Существующие структуры и технологии зачастую могут продолжать использоваться.
• Административная модернизация: требует значительных ресурсов, включая инвестиции в новые технологии, обучение и, возможно, внешние консультации.

3. Цели и результаты 🎯

• Административная оптимизация: направлена ​​на быстрое и измеримое повышение эффективности, например, сокращение времени обработки или снижение затрат на текущие операции.
• Административная модернизация. Цель состоит в том, чтобы фундаментально обновить администрацию и сделать ее устойчивой в долгосрочной перспективе. Это часто включает внедрение новых технологий, перепроектирование организационных структур и адаптацию к новым требованиям законодательства.

4. Технологические требования 🖥️

• Административная оптимизация: обычно использует существующие технологии и улучшает их применение. Оно также может включать незначительные технологические обновления.
• Административная модернизация: часто требует внедрения новых технических систем, таких как модернизированная ИТ-инфраструктура, решения по автоматизации или платформы электронного правительства.

5. Структурные изменения 🏗️

• Административная оптимизация: обычно структурные изменения отсутствуют или минимальны. Основное внимание уделяется совершенствованию процессов и повышению эффективности в рамках существующей структуры.
• Административная модернизация. Для адаптации администрации к современным требованиям часто необходимы радикальные структурные изменения. Это может включать реорганизацию отделов и задач.

6. Сопротивление и управление изменениями 🌐

• Административная оптимизация: обычно меньшее сопротивление, поскольку это постепенные улучшения. Управление изменениями важно, но часто менее интенсивно.
• Административная модернизация: больший потенциал сопротивления, поскольку глубокие изменения часто встречают скептицизм. Здесь необходимо комплексное управление изменениями, чтобы обеспечить принятие и участие сотрудников.

🔍Поэтому выбор между административной оптимизацией и административной модернизацией следует делать тщательно, исходя из конкретных потребностей, ресурсов и целей соответствующего учреждения. Чрезвычайно важны точный анализ текущей ситуации и четкое определение желаемых результатов.

☑️ Отраслевой эксперт со своим собственным центром Xpert.Digital Industry Hub с более чем 2500 специальными статьями.

Конрад Вольфенштейн

Буду рад стать вашим личным консультантом.

Вы можете связаться со мной, заполнив контактную форму ниже, или просто позвонить мне по телефону +49 89 89 674 804 (Мюнхен) .

Я с нетерпением жду нашего совместного проекта.

Xpert.Digital — это промышленный центр с упором на цифровизацию, машиностроение, логистику/внутреннюю логистику и фотоэлектрическую энергетику.

С помощью нашего решения для развития бизнеса на 360° мы поддерживаем известные компании, начиная с нового бизнеса и заканчивая послепродажным обслуживанием.

Аналитика рынка, маркетинг, автоматизация маркетинга, разработка контента, PR, почтовые кампании, персонализированные социальные сети и привлечение потенциальных клиентов являются частью наших цифровых инструментов.

Дополнительную информацию можно узнать на сайте: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus