Искусственный интеллект превращает Microsoft SharePoint в интеллектуальную платформу управления контентом с передовыми технологиями

Решения на основе искусственного интеллекта для Microsoft SharePoint: экспертный анализ функций, вариантов использования и стратегической ценности

Искусственный интеллект (ИИ) коренным образом трансформирует Microsoft SharePoint из простого хранилища документов в интеллектуальную платформу управления контентом. Эта трансформация решает ключевые проблемы, стоящие перед современным бизнесом, такие как информационная перегрузка, неэффективные процессы поиска и высокие затраты, связанные с ручными задачами. Анализ показывает, что в основе этой трансформации лежат интегрированные решения Microsoft, в частности SharePoint Premium (эволюция Microsoft Syntex) и Microsoft 365 Copilot. SharePoint Premium предлагает широкие возможности ИИ для автоматизированной обработки, анализа и управления контентом, а Copilot, как ИИ-помощник, повышает взаимодействие пользователей и производительность в рамках всего пакета Microsoft 365. Кроме того, существует рынок сторонних решений, которые интегрируются с SharePoint и предлагают специализированные возможности ИИ для решения нишевых задач.

Основные преимущества использования ИИ в SharePoint заключаются в значительном повышении эффективности за счет автоматизации (например, классификация документов, извлечение метаданных, запуск рабочих процессов), улучшенном поиске информации с помощью семантического поиска и персонализированных рекомендаций, автоматизированном обеспечении соответствия требованиям (например, применение меток хранения и конфиденциальности) и оптимизированном управлении знаниями. Примеры из практики демонстрируют существенный потенциал окупаемости инвестиций.

Однако успешная реализация требует тщательного планирования. Надежная информационная архитектура и строгие методы управления данными являются фундаментальными предпосылками для полного использования возможностей инструментов ИИ и минимизации рисков безопасности (особенно связанных с чрезмерным обменом данными). Организации также должны понимать и учитывать в бюджете гибридные модели лицензирования (оплата по мере использования для обработки данных SharePoint Premium, оплата на основе пользователей для функций управления и Copilot). Технические знания для настройки и обучения моделей ИИ, а также хорошо продуманное управление изменениями также имеют решающее значение для успеха. Этические аспекты, такие как предвзятость данных, защита данных и прозрачность, должны решаться заблаговременно. Будущее SharePoint неразрывно связано с ИИ, и следует ожидать дальнейших интеграций и более интеллектуальных функций. Компании, которые стратегически интегрируют ИИ в свою среду SharePoint, могут получить устойчивые конкурентные преимущества.

Подходит для:

• Лучшая альтернатива SharePoint Premium? Интеграция ИИ в независимую платформу искусственного интеллекта, охватывающую все источники данных и удовлетворяющую все потребности бизнеса

Развитие ИИ в системе управления контентом SharePoint

Традиционные системы управления корпоративным контентом (ECM) во многих организациях достигают своих пределов. Огромный объем цифрового контента растет экспоненциально, что приводит к серьезным проблемам. Сотрудники тратят значительную часть своего времени на поиск информации, часто с разочаровывающими результатами. Информационная перегрузка — широко распространенная проблема, а затраты на ручное управление, классификацию и обработку документов значительны. Microsoft SharePoint, как одна из наиболее широко используемых в мире платформ для совместной работы и управления контентом, ежедневно обрабатывающая огромные объемы данных (более 2 миллиардов файлов и 2 миллионов веб-сайтов в день), находится в центре этих проблем.

В ответ на это SharePoint все больше трансформируется из простого хранилища документов в интеллектуальную платформу контентных сервисов, в значительной степени опирающуюся на искусственный интеллект (ИИ). Видение Microsoft заключается в глубокой интеграции ИИ в основные функции SharePoint и всего пакета Microsoft 365. Заявленная цель – улучшить взаимодействие с пользователем, автоматизировать процессы работы с контентом и преобразовать контент в полезные знания.

Это стратегическое направление отчетливо прослеживается в разработке продуктов и брендинге. Первоначально были представлены специализированные сервисы искусственного интеллекта, такие как Microsoft Syntex, и инициативы, подобные Viva Topics. Однако с появлением Microsoft 365 Copilot в качестве основного помощника на основе ИИ произошла консолидация. Syntex был переименован и интегрирован в SharePoint Premium, что сигнализировало о более тесной связи между возможностями обработки данных с помощью ИИ и основной платформой. Одновременно с этим Viva Topics был прекращен, и было рекомендовано сосредоточиться вместо этого на системах управления знаниями на основе SharePoint и Copilot. Эта тенденция говорит о том, что Microsoft рассматривает возможности ИИ не как изолированные дополнения, а как неотъемлемую часть непрерывной эволюции самого SharePoint, а Copilot служит основным интерфейсом для взаимодействия пользователей с этими интеллектуальными функциями.

Интегрированные решения Microsoft на основе искусственного интеллекта для SharePoint

Microsoft предлагает ряд решений на основе искусственного интеллекта, которые напрямую интегрированы в SharePoint и пакет Microsoft 365. Эти решения призваны сделать управление, обработку и использование контента более интеллектуальными и эффективными. Двумя центральными столпами этой стратегии являются SharePoint Premium (эволюция Microsoft Syntex) и Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (разработанный Syntex): обработка контента, пользовательский опыт и управление на основе искусственного интеллекта

SharePoint Premium позиционирует себя как передовая платформа для управления контентом и взаимодействия с ним, которая развивает и расширяет возможности искусственного интеллекта и машинного обучения Microsoft Syntex. Ее цель — автоматизировать обработку контента, улучшить пользовательский опыт при взаимодействии с контентом и предоставить надежные механизмы управления.

Ключевой особенностью является гибкая модель выставления счетов. Многие основные возможности обработки контента оплачиваются по модели «оплата по мере использования» (PAYG), привязанной к подписке Azure. Это позволяет организациям использовать сервисы по мере необходимости, без предварительных инвестиций или лицензионных обязательств для этих конкретных функций. Однако такой подход требует интеграции с Azure и мониторинга затрат на использование. Кроме того, некоторые функции, особенно в области расширенного управления (ранее известного как SharePoint Advanced Management – ​​SAM), требуют лицензирования на основе рабочих мест. Эта гибридная структура лицензирования — сочетание оплаты на основе использования через Azure для сервисов обработки ИИ и фиксированных затрат на пользователя для функций управления — отличается от традиционных моделей лицензирования и требует от организаций тщательного планирования и бюджетирования. Необходимость управления как бюджетами Azure, так и пользовательскими лицензиями может усложнить прогнозирование затрат и управление лицензиями по сравнению с единой моделью.

2.1.1. Функции обработки контента (автоматизация на основе ИИ)

SharePoint Premium предлагает широкий спектр сервисов на основе искусственного интеллекта для автоматизации обработки документов:

Понимание документов (неструктурированные, структурированные, произвольные, готовые)

Это ключевая функция, позволяющая обучать модели искусственного интеллекта или использовать готовые модели для автоматической классификации документов и извлечения конкретной информации.

• Неструктурированные модели: Эти модели обучаются с использованием «машинного обучения» (подход без программирования) на примерах документов для распознавания закономерностей в таких документах, как письма или контракты. Они состоят из классификаторов (для определения типа документа) и экстракторов (для извлечения конкретных точек данных).
• Структурированные и произвольные модели: основанные на конструкторе ИИ платформы Power Platform, эти модели подходят для форм или документов с переменной структурой, где информация может располагаться в разных местах. Зачастую для обучения им требуется всего несколько примеров документов.
• Готовые модели: Предлагаются предварительно обученные решения для распространенных типов документов, таких как счета-фактуры, квитанции и договоры, позволяющие быстро извлекать информацию без необходимости самостоятельного обучения моделей.

Автозаполнение столбцов

Он использует большие языковые модели (LLM) для автоматического заполнения столбцов метаданных в библиотеках SharePoint на основе содержимого файлов и заданного запроса. Это можно использовать для извлечения, классификации, обобщения или анализа контента.

Тегирование таксономии

Автоматически применяет термины из центрального хранилища терминов SharePoint (управляемые метаданные) к документам на основе анализа содержимого с помощью ИИ. Это значительно улучшает поиск файлов, фильтрацию и общее управление, а также способствует согласованности метаданных.

Разметка изображений

Она использует искусственный интеллект для распознавания объектов на изображениях и автоматически присваивает им описательные ключевые слова, которые хранятся в столбце метаданных. Это упрощает поиск, сортировку и фильтрацию файлов изображений.

Оптическое распознавание символов (OCR)

Программа извлекает печатный или рукописный текст из файлов изображений (JPG, PNG, TIFF) и PDF-файлов, делая этот текст доступным для поиска и индексации. Однако существуют технические ограничения, касающиеся типов файлов, количества страниц (максимум 500 для OCR), ограничения на количество символов (64 000), размеров изображений и поддерживаемых алфавитов (в настоящее время преимущественно латинский).

Сборка контента

Позволяет автоматически создавать стандартизированные, повторяющиеся деловые документы (например, контракты, рабочие инструкции, коммерческие предложения) на основе современных шаблонов, связанных с источниками данных, такими как списки SharePoint. Это может привести к значительной экономии времени, что подтверждается примером из практики, показавшим экономию более 6000 часов в год.

Перевод документа

Автоматически создает переведенные копии документов непосредственно в библиотеках SharePoint, сохраняя исходный формат и структуру. Поддерживает широкий спектр языков.

электронная подпись

Интегрирует функцию запроса и управления электронными подписями непосредственно в SharePoint и Microsoft 365. Это упрощает процессы подписания и позволяет сохранять документы в среде M365 во время проверки и подписания, обеспечивая соответствие нормативным требованиям. В настоящее время региональная доступность ограничена.

Объединение/извлечение PDF-файлов

Предоставляет инструменты для объединения нескольких PDF-файлов в один файл или для разделения большого PDF-файла на несколько меньших.

Правила обработки

Позволяет определять простые действия на основе правил в библиотеках документов для автоматизации задач, таких как перемещение файлов на основе изменений метаданных.

Функции и возможности работы с контентом

Эти функции призваны улучшить взаимодействие пользователей с контентом:

Расширенный просмотрщик файлов

Предоставляет расширенный просмотр сотен типов файлов непосредственно в SharePoint/OneDrive/Teams и поддерживает такие функции, как аннотации.

Запрос содержимого

Позволяет выполнять более точные запросы на основе конкретных значений метаданных, выходя за рамки простого поиска по ключевым словам.

Шаблоны сайтов

Предоставляет шаблоны для веб-сайтов SharePoint, предварительно настроенные для управления, обработки и отслеживания деловых документов.

Документные порталы

Они обеспечивают безопасное взаимодействие при работе с документами с внешними сторонами, такими как поставщики или фрилансеры.

Приложение для деловых документов и центр обработки документов

В будущем планируется внедрение централизованных интерфейсов для управления высококачественными документами, которые будут предоставляться пользователями по лицензии.

Функции управления контентом (расширенное управление SharePoint – SAM):

Ключевым компонентом SharePoint Premium являются расширенные возможности управления, ранее известные как SharePoint Advanced Management (SAM). Они имеют решающее значение для безопасного управления контентом, особенно в преддверии внедрения инструментов искусственного интеллекта, таких как Copilot.

фокус

Борьба с разрастанием контента (неконтролируемый рост контента), предотвращение чрезмерного распространения контента, управление доступом к веб-сайтам SharePoint и OneDrive, а также контроль жизненного цикла контента.

Основные функции

• Отчеты и аналитические данные по управлению доступом к данным (DAG): Обеспечивают прозрачность в отношении того, какой контент передается, как и с кем, а также выявляют веб-сайты или файлы с потенциально избыточным доступом, содержащие конфиденциальные метки.
• Политики жизненного цикла сайта: позволяют определять правила обработки неактивных веб-сайтов (например, архивирование) и обеспечивать подтверждение права собственности на веб-сайт.
• Проверка прав доступа к сайту: автоматизируйте проверку прав доступа к веб-сайту владельцами сайтов.
• Ограниченный контроль доступа (RAC): позволяет ограничить доступ к определенным сайтам SharePoint или учетным записям OneDrive для заданных групп безопасности, независимо от существующих разрешений на совместное использование.
• Политика блокировки загрузки: Запретите загрузку, печать или синхронизацию файлов с определенных веб-сайтов или OneDrive, разрешив доступ только через браузер.
• История изменений: регистрирует административные изменения на веб-сайтах или в настройках организации.
• Анализ данных с помощью ИИ: Использование языковых моделей для выявления закономерностей и потенциальных проблем управления в отчетах, а также предоставление рекомендаций по действиям (например, выявление неактивных веб-сайтов с конфиденциальным контентом).

Лицензирование

Эти расширенные функции управления обычно требуют отдельных лицензий для каждого пользователя (лицензии SAM). Однако стоит отметить, что некоторые из этих функций также включены в лицензии Microsoft 365 Copilot.

Примеры использования и преимущества:

SharePoint Premium позволяет автоматизировать множество бизнес-процессов, таких как обработка счетов и договоров. Он повышает точность поиска за счет автоматического извлечения и применения метаданных и помогает управлять рисками соответствия требованиям благодаря автоматической классификации и применению политик. Это приводит к улучшению управления знаниями, повышению эффективности и производительности, экономии затрат и большей точности данных. Примеры из практики и анализы показывают значительную окупаемость инвестиций (ROI), часто приводящую к трансформации, а не к незначительному результату.

Внедрение SharePoint Premium — задача нетривиальная. Это не решение, которое можно просто «включить» и сразу же запустить. Скорее, оно требует значительных временных и экспертных затрат. Обучение пользовательских моделей ИИ требует тщательного отбора образцов документов (как положительных, так и отрицательных примеров) и привлечения экспертов из соответствующих бизнес-подразделений. Также необходимы определение четких таксономий и создание центров контента для управления моделями. Кроме того, необходимо создать структуру управления для проверки (анализа и уточнения) извлеченных метаданных и классификаций, а также для постоянного обслуживания моделей. Без тщательного планирования, привлечения экспертов и непрерывного управления успех не гарантирован. Существуют также технические и практические препятствия: отчеты указывают на проблемы с обработкой сложных документов, таких как многостраничные PDF-файлы с таблицами, занимающими несколько страниц, или страницами, содержащими несколько таблиц. Необходимо учитывать формат файла, размер и ограничения OCR. Кроме того, наблюдались задержки в выпуске обновлений моделей и, как следствие, проблемы с автоматической обработкой. Эти факторы подчеркивают, что, несмотря на мощные возможности SharePoint Premium, для реализации его полного потенциала и преодоления ограничений требуется тщательно продуманная стратегия внедрения и постоянная поддержка.

Подходит для:

• Microsoft Copilot: всесторонний анализ ИИ-помощника от Microsoft

Copilot для Microsoft 365 в SharePoint: ИИ-помощник для работы с контентом и совместной работы

Microsoft 365 Copilot — это инструмент повышения производительности на основе искусственного интеллекта, глубоко интегрированный с приложениями Microsoft 365, включая SharePoint. Он использует большие языковые модели (LLM) и получает доступ к данным из Microsoft Graph (электронная почта, чаты, календари, документы) для обеспечения контекстной поддержки. Ключевой функцией безопасности является то, что Copilot учитывает существующие права доступа пользователей; пользователи видят только ту информацию, к которой у них уже есть доступ. Для использования требуется определенное количество базовых лицензий Microsoft 365, а также дополнительная лицензия Copilot на каждого пользователя.

Основные функции SharePoint

Создание контента (страниц/записей)

Copilot помогает авторам создавать и редактировать контент непосредственно в текстовом редакторе SharePoint (в веб-части «Текст»). Он может переписывать текст, корректировать тон, сокращать или выполнять операции редактирования. Особенно примечательной функцией является возможность генерации целых страниц SharePoint на основе простого запроса или с использованием существующих документов (таких как файлы Word или презентации PowerPoint) в качестве основы. Copilot также использует новые функции дизайна SharePoint, такие как гибкие разделы и идеи дизайна, чтобы предлагать привлекательные макеты.

Агенты SharePoint

Это специализированные ИИ-помощники, работающие только с содержимым определенных сайтов SharePoint или выбранных файлов и папок. Они могут отвечать на вопросы в рамках конкретной области знаний и выступать в качестве «экспертов» по ​​данному контенту. Каждый сайт SharePoint автоматически получает агента по умолчанию. Пользователи с правами редактирования могут создавать дополнительные пользовательские агенты и ограничивать свою базу знаний до 20 источников (сайтов, библиотек, папок, файлов). Агенты всегда учитывают индивидуальные права доступа пользователей. Их также можно интегрировать и использовать с Microsoft Teams. В настоящее время поддерживаются распространенные документы Office, PDF-файлы, текстовые файлы и HTML; поддержка изображений, видео и OneNote планируется. Списки SharePoint или страницы из библиотеки страниц в настоящее время не могут использоваться в качестве источника.

Сбор/обобщение информации

Copilot может получать информацию из библиотек документов, списков и сайтов SharePoint, помогая пользователям искать файлы, создавать сводки или извлекать аналитические данные. В интерфейсе OneDrive или SharePoint пользователи могут использовать Copilot для получения сводок документов или задавать вопросы о содержании. Возможность находить необходимую информацию внутри файлов отмечается как значительное преимущество первыми пользователями. Однако стоит отметить, что возможности создания сводок могут быть ограничены в контексте чата (например, историей чата за последние 30 дней).

Интеграция с Copilot Studio

SharePoint может служить источником данных для создания и обучения пользовательских моделей и агентов искусственного интеллекта в Copilot Studio (ранее Power Virtual Agents). Это позволяет создавать генеративные ответы на основе контента SharePoint. Для настройки требуется сконфигурировать аутентификацию для предоставления доступа к данным SharePoint.

Примеры использования и преимущества

Использование Copilot в SharePoint обещает значительное повышение производительности. Оно ускоряет создание контента, упрощает дизайн веб-сайтов и страниц, автоматизирует создание сводок и улучшает совместную работу. Поиск информации становится проще, а время, затрачиваемое на рутинные задачи, сокращается. Исследования и отчеты первых пользователей указывают на измеримые преимущества: средняя экономия времени от 1,2 до 10 часов в неделю, ускорение выполнения задач (поиск, написание, составление сводок) на 29%, а также повышение качества и точности работы.

Ограничения и проблемы

Несмотря на потенциал, существуют сообщения о проблемах и ограничениях, возникающих при использовании Copilot с SharePoint:

Проблемы поиска/извлечения

Пользователи сообщают о противоречивых или неточных ответах на запросы о содержимом SharePoint, особенно в отношении метаданных, количества файлов или конкретных деталей. Copilot, по-видимому, испытывает трудности со структурными (мета) запросами по сравнению с запросами к содержимому. Ограниченное контекстное окно LLM затрудняет обработку очень больших документов или большого количества файлов. Задержки индексирования могут влиять на актуальность информации. Меры управления, такие как ограниченный поиск SharePoint (RSS), могут ограничивать доступ Copilot к данным и, следовательно, влиять на качество ответов.

Ограничения агентов

В настоящее время количество источников знаний для агентов ограничено 20. Списки и страницы не поддерживаются в качестве источников. Поддержка форматов файлов расширяется. Ссылки на страницы, которыми можно поделиться, не функционируют как источники знаний. Также сообщалось о проблемах с процессом утверждения агентов и их возможностями привязки.

Функциональные пробелы/несоответствия

Некоторым пользователям не хватает функций, знакомых по другим инструментам ИИ (например, прямая загрузка документов в чат, выбор модели, генерация изображений DALL-E). Производительность иногда воспринимается как более простая, чем у специализированных моделей, таких как GPT-4.

Готовность данных

Эффективность Copilot в значительной степени зависит от хорошо организованных и корректно авторизованных данных в Microsoft 365 и SharePoint. Риск чрезмерного обмена данными значителен и должен быть устранен до широкого внедрения Copilot.

Эти наблюдения позволяют предположить, что Copilot в первую очередь предназначен для помощи в таких задачах, как составление черновиков, обобщение и ответы на вопросы на основе доступного контента с использованием семантического понимания. Однако это не панацея и не заменяет точный поиск на основе метаданных или задачи инвентаризации. Пользователи, ожидающие от Copilot точного подсчета файлов или фильтрации элементов на основе сложных метаданных, могут быть разочарованы. Его возможности ограничены базовыми данными в Microsoft Graph, ограничениями индексирования и применяемыми правами доступа. Поэтому для успешного внедрения крайне важно четко понимать его возможности по сравнению с традиционными методами поиска.

Интеграция независимой и перекрестной платформы AI в масштабах для всех компаний Matters-Image: Xpert.Digital

Ki-GameChanger: наиболее гибкие решения AI-Tailor, которые снижают затраты, улучшают свои решения и повышают эффективность

Независимая платформа искусственного интеллекта: интегрирует все соответствующие источники данных компании

• Эта платформа ИИ взаимодействует со всеми конкретными источниками данных
  • От SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox и многих других систем управления данными
• Быстрая интеграция AI: специально разработанные решения для ИИ для компаний в течение нескольких часов или дней вместо месяцев
• Гибкая инфраструктура: облачный или хостинг в вашем собственном центре обработки данных (Германия, Европа, свободный выбор местоположения)

• Самая высокая безопасность данных: использование в юридических фирмах является безопасным доказательством
• Используйте в широком спектре источников данных компании
• Выбор ваших собственных или различных моделей искусственного интеллекта (DE, EU, USA, CN)

Проблемы, которые решает наша платформа ИИ

• Отсутствие точности обычных решений ИИ
• Защита данных и безопасное управление конфиденциальными данными
• Высокие затраты и сложность индивидуального развития ИИ
• Отсутствие квалифицированного ИИ
• Интеграция ИИ в существующие ИТ -системы

Подробнее об этом здесь:

• Интеграция AI независимой и перекрестной платформы AI в масштабах источника для всех вопросов компании

Системы управления данными в переходный период: стратегии для достижения успеха в бизнесе в эпоху ИИ – Изображение: Xpert.Digital

Другие встроенные функции ИИ — SharePoint и ИИ: сравнение встроенных и сторонних подходов

Помимо SharePoint Premium и Copilot, существуют и другие встроенные технологии Microsoft, которые позволяют или уже позволяют использовать функции искусственного интеллекта в контексте SharePoint:

Интеграция AI Builder

AI Builder является частью платформы Microsoft Power Platform и предлагает набор предварительно обученных и пользовательских моделей ИИ (например, для обработки документов, распознавания объектов, категоризации и прогнозирования). Эти модели можно использовать непосредственно в SharePoint (часто как часть функций SharePoint Premium/Syntex для обработки структурированных/свободных данных) или через рабочие процессы Power Automate, запускаемые событиями SharePoint (например, загрузкой файлов). Это позволяет создавать пользовательские автоматизации на основе ИИ с использованием подхода с минимальным или полным отсутствием кода. Примеры включают рабочие процессы, которые автоматически извлекают метаданные из загруженных счетов-фактур и записывают их в столбцы SharePoint, или которые классифицируют документы на основе их содержимого. Для использования AI Builder требуются соответствующие лицензии Power Platform или кредиты AI Builder, некоторые из которых были включены в лицензии Syntex/Premium или оплачиваются по модели «оплата по мере использования» (PAYG).

Темы для устного экзамена (прекращены)

Viva Topics использовала искусственный интеллект для автоматического выявления, организации и представления знаний из контента Microsoft 365 (включая SharePoint) в виде тематических карточек и страниц. Эти темы отображались контекстно в таких приложениях, как SharePoint, Teams и Outlook, чтобы облегчить поиск знаний и идентификацию экспертов. Однако Viva Topics будет прекращена в феврале 2025 года. Вместо этого Microsoft сосредоточит свои усилия на разработке решений для обмена знаниями на основе ИИ в Copilot и непосредственно в SharePoint. Существующие пользовательские тематические страницы будут преобразованы в обычные страницы SharePoint, которые по-прежнему будут доступны для поиска, но больше не будут обновляться с помощью ИИ.

Интеграция AI Builder подчеркивает ключевой аспект стратегии Microsoft: хотя SharePoint Premium предлагает ряд встроенных и обучаемых моделей ИИ для решения распространенных задач управления контентом, платформа Power Platform (Power Automate, Power Apps) с AI Builder служит основным инструментом для создания более персонализированных, низкокодовых рабочих процессов на основе ИИ, взаимодействующих с данными SharePoint. Таким образом, когда организациям требуется автоматизация с использованием ИИ, выходящая за рамки стандартных возможностей Premium — например, для интеграции с внешними системами, реализации сложной многоэтапной логики или создания пользовательских интерфейсов с Power Apps — Power Platform с AI Builder представляет собой специализированный набор инструментов Microsoft, тесно интегрированный с SharePoint. Это обеспечивает важный уровень расширения по сравнению со встроенными функциями Premium.

Подходит для:

• Компания Unframe AI в рекордно короткие сроки меняет подход к интеграции ИИ в бизнес: индивидуальные решения доступны за часы или дни

Сторонние решения на основе ИИ для интеграции с SharePoint

Помимо собственных решений Microsoft в области искусственного интеллекта, растёт рынок сторонних инструментов, которые интегрируют или расширяют возможности ИИ в SharePoint. Эти решения часто охватывают определённые ниши или предлагают альтернативные подходы к предложениям Microsoft. Интеграция обычно осуществляется с помощью различных механизмов:

API

Для доступа к данным и выполнения действий используйте Microsoft Graph API или отдельные API SharePoint.

разъемы

Такие платформы, как Zapier или Power Automate (через пользовательские коннекторы), позволяют подключать SharePoint к внешним сервисам искусственного интеллекта.

Специализированные надстройки/приложения

Решения, разработанные в виде веб-компонентов, надстроек или автономных приложений на основе SharePoint Framework (SPFx), которые взаимодействуют напрямую с SharePoint.

Примеры и анализ

Спектр сторонних решений огромен. Вот несколько примеров, сгруппированных по основным функциям:

Платформы для автоматизации рабочих процессов (с использованием ИИ)

• FlowForma: платформа без необходимости написания кода, использующая генеративный ИИ (собственные функции «второго пилота» и суммирования) для создания сложных рабочих процессов, которые легко интегрируются с Microsoft 365 и SharePoint.
• Nintex: Предлагает комплексные инструменты для автоматизации рабочих процессов, роботизированной автоматизации процессов (RPA) и генерации документов с интеграцией с SharePoint. Однако освоение этой системы может быть более сложным, а стоимость — выше.
• Zapier: выступает в качестве интеграционной платформы («промежуточного программного обеспечения»), которая соединяет SharePoint с тысячами других приложений, включая сервисы искусственного интеллекта, такие как «AI by Zapier» (использующие модели вроде OpenAI и Anthropic), или специализированные инструменты ИИ, такие как «Browse AI» для извлечения данных с веб-сайтов. Он особенно хорошо подходит для автоматизации более простых задач, затрагивающих несколько приложений.
• Kissflow: Еще одно решение для управления рабочими процессами, ориентированное на пользователей без технических навыков и обладающее простым пользовательским интерфейсом.
• Sembly.ai: Специализируется на повышении эффективности совещаний и интегрируется с SharePoint для автоматического сохранения созданных с помощью ИИ заметок, резюме и списков задач в соответствующих библиотеках SharePoint. Интеграция осуществляется через API и учитывает существующие права доступа.

Семантический поиск/управление знаниями

• PoolParty Semantic Suite (от Graphwise): Предоставляет семантический слой поверх SharePoint (а также Teams и Copilot). Обеспечивает семантический поиск (который выходит за рамки ключевых слов и понимает синонимы), автоматическое присваивание тегов понятиям на основе централизованно управляемой таксономии и фасетный поиск для уточнения результатов. Интегрируется с хранилищем терминов SharePoint, Azure и Graph API.
• Semaphore (от Progress): Использует семантические модели, анализ текста и правила классификации для обогащения документов SharePoint богатыми контекстными метаданными. Пример использования в глобальной некоммерческой организации продемонстрировал улучшенную доступность документов и более эффективный обмен знаниями между различными подразделениями.
• Expert.ai: Инструмент для семантического анализа текста с широкими возможностями настройки ключевых слов и понятий. В сравнительных исследованиях он упоминается как достойная альтернатива в области семантики.
• Guru: Корпоративная платформа поиска на основе искусственного интеллекта, которая агрегирует и делает доступной для поиска информацию из различных источников, включая SharePoint.
• Onyx (ранее Danswer): платформа искусственного интеллекта с открытым исходным кодом, которая подключается к корпоративным документам, приложениям (включая SharePoint) и людям. Она предлагает интерфейс чата, коннекторы к более чем 40 системам и возможность создания пользовательских агентов ИИ. Может работать как локально, так и в облаке.

Обработка/захват документов

• Artsyl docAlpha: Тесно интегрируется с SharePoint и предлагает расширенные возможности оптического распознавания текста (OCR), распознавание документов на основе искусственного интеллекта (автоматическая классификация и присвоение метаданных), интеллектуальное извлечение данных (с обучаемыми моделями) и автоматизацию рабочих процессов. Ориентирован на конкретные отрасли, такие как здравоохранение, финансы и производство.
• conceptClassifier (от различных поставщиков): надстройка, использующая технологию «Обработка составных терминов» для классификации неструктурированных данных в SharePoint и извлечения метаданных.

Платформы общего назначения для искусственного интеллекта и повышения производительности

• Stack AI: платформа для создания агентов искусственного интеллекта, взаимодействующих с внутренними данными и API, включая обработку документов и поиск.
• kama DEI: Платформа для понимания естественного языка (NLU) с настраиваемой базой знаний для создания виртуальных агентов.

Инструменты для разработчиков / с открытым исходным кодом

GitHub размещает различные проекты и репозитории с открытым исходным кодом, связанные с разработкой SharePoint (например, официальные репозитории Microsoft для документации и обучения SPFx). Существуют также специализированные инструменты, такие как "Prompt Pulse" — приложение Microsoft Teams Power App, использующее SharePoint в качестве источника данных для обмена подсказками Copilot, а также более общие инструменты повышения производительности с интеграцией с SharePoint. Onyx — пример более комплексной платформы корпоративного поиска/искусственного интеллекта с открытым исходным кодом и коннектором для SharePoint.

Сравнение инструментов ИИ: интегрированные решения и решения от сторонних разработчиков

Сравнение инструментов ИИ: интегрированные и сторонние решения – Изображение: Xpert.Digital

Выбор между использованием интегрированных решений Microsoft в области искусственного интеллекта, таких как SharePoint Premium или Copilot, и интеграцией сторонних инструментов требует тщательного рассмотрения различных аспектов. Интегрированные решения предлагают очень глубокую интеграцию с Microsoft 365 и бесперебойную работу пользователя. Их набор функций широк и охватывает такие области, как обработка данных, управление и помощь, хотя глубина функционала может варьироваться в зависимости от конкретной функции. Модели ценообразования для этих решений являются гибридными, основанными как на использовании, так и на количестве пользователей. Возможности настройки ограничены обучением моделей, подсказками и использованием Power Platform, в то время как интеграция безопасности основана на существующих стандартах и ​​соответствии требованиям Microsoft 365. Техническое обслуживание эффективно осуществляется посредством централизованных обновлений из экосистемы Microsoft, но требует некоторой настройки и обучения. В конечном итоге это приводит к высокой степени зависимости от поставщика в рамках системы Microsoft.

Или же следует выбирать специализированные, лучшие в своем классе, сторонние инструменты для решения конкретных задач в области ИИ, которые могут предлагать превосходную функциональность в этой сфере, но требуют усилий по интеграции и потенциально более высоких затрат на управление, за исключением партнера Xpert.Digital?

С другой стороны, сторонние решения различаются по уровню интеграции. Они работают с API, коннекторами и надстройками, что может вносить дополнительную сложность. Часто они ориентированы на узкую нишу и потенциально предлагают более глубокий функционал в определенных областях, чем интегрированные решения. Модели ценообразования сильно различаются, от подписки до моделей freemium и открытого исходного кода. Сторонние решения, особенно с открытым исходным кодом, часто имеют преимущество с точки зрения настраиваемости, предлагая максимальную гибкость. Однако эти решения требуют отдельных аудитов в отношении безопасности и обработки данных, а также потенциально более сложного управления интеграцией. Зависимость от конкретного поставщика, как правило, ниже, но зависимость от конкретного стороннего поставщика все же существует.

При выборе между встроенной интеграцией Microsoft и специализированными сторонними инструментами необходимо также учитывать трудозатраты на интеграцию и зависимость от поставщика. Хотя Microsoft 365 предлагает глубокую интеграцию в рамках собственной экосистемы, зависимость от поставщика может быть значительной. Сторонние решения, с другой стороны, потенциально предлагают большую гибкость. Поэтому организациям следует тщательно взвесить, оправдывает ли предполагаемое преимущество специализированных функций дополнительные затраты и сложность интеграции.

Подходит для:

• Опасности блокировки поставщиков: почему компании должны избегать зависимостей

Влияние ИИ на основные функции SharePoint

Искусственный интеллект не только меняет общие стратегии управления контентом, но и напрямую влияет на основные функции SharePoint, в частности, на поиск и автоматизацию процессов.

Поиск и извлечение информации

Традиционный поиск по ключевым словам на корпоративных порталах часто приводит к неудовлетворительным результатам и отнимает у пользователей много времени. Искусственный интеллект обещает кардинальные улучшения в этой области:

От ключевых слов к концепциям

Поиск с использованием искусственного интеллекта выходит за рамки простого сопоставления ключевых слов. Он стремится понять намерение пользователя, стоящее за поисковым запросом, и учесть семантический контекст слов и фраз.

Семантический поиск

Эта технология использует векторные представления (математические представления слов и понятий) и языковые модели для поиска концептуально связанной информации, даже если точные поисковые запросы не встречаются в документе. Microsoft Search, и Copilot в частности, используют такой семантический индекс, сгенерированный на основе данных в Microsoft Graph. Этот индекс позволяет распознавать связи между различными формами слов, понимать синонимы и идентифицировать документы с похожим содержанием. Azure AI Search также предлагает семантические функции, такие как переранжирование (переоценка результатов поиска на основе семантической релевантности), извлечение фрагментов ответов и выделение текста. Сторонние поставщики, такие как PoolParty, также интегрируют возможности семантического поиска в SharePoint. Для некоторых расширенных семантических функций, особенно в контексте Copilot Studio или Azure AI Search, может потребоваться лицензия Microsoft 365 Copilot для полного использования возможностей семантического индексирования.

Обработка естественного языка (NLP) / Запросы на естественном языке

Искусственный интеллект все чаще позволяет пользователям задавать вопросы на естественном, повседневном языке, вместо того чтобы полагаться на жесткие поисковые запросы. Microsoft 365 Copilot специально разработан для такого диалогового взаимодействия. Однако стоит отметить, что Microsoft объявила о постепенном отказе от поддержки некоторых форм запросов на естественном языке в стандартных интерфейсах поиска Microsoft 365 (таких как Outlook, Teams и SharePoint Search) в пользу поиска по ключевым словам с фильтрами или использования Copilot. Такие инструменты, как LlamaIndex, в сочетании с коннекторами данных (например, от CData), также могут использоваться для разработки пользовательских решений, позволяющих выполнять запросы на естественном языке к данным SharePoint. Функция eDiscovery (Premium) в Microsoft Purview также использует конструктор запросов на естественном языке в сочетании с Copilot.

Персонализация и рекомендации

Алгоритмы искусственного интеллекта анализируют поведение пользователей, их роль в компании, их взаимодействия и связи в Microsoft Graph, чтобы предоставлять персонализированные результаты поиска и заблаговременно предлагать релевантный контент (документы, новости, экспертов).

К преимуществам этих улучшений поиска на основе ИИ относятся более быстрый поиск информации, более релевантные результаты поиска, улучшенное обнаружение знаний и сокращение времени, которое сотрудники тратят на поиск.

В таблице показаны различия между различными подходами к поиску – Изображение: Xpert.Digital

В таблице показаны различия между различными подходами к поиску. Поиск по ключевым словам основан на точном совпадении терминов и, хотя и практичен благодаря своей простоте, ограничен в своей релевантности, поскольку не учитывает контекст или синонимы. Стандартный поиск Microsoft, который является персонализированным, дополнительно использует сигналы из Microsoft Graph для обеспечения лучшей и более специфичной для пользователя релевантности. Однако он слишком часто игнорирует семантический контекст и сильно зависит от качества данных графа. Семантический поиск, основанный на таких технологиях, как Copilot или Azure AI, работает с векторными представлениями и понимает контекст и значение поисковых запросов. Он обеспечивает наивысшую релевантность, поскольку распознает намерения и находит концептуально схожие результаты. Однако он требует явной настройки, соответствующих лицензий и высококачественных данных, и может достигать своих пределов при сложных мета-вопросах. Поиск на естественном языке, основанный на разговорном ИИ и распознавании намерений, позволяет интуитивно и гибко вводить данные. Однако он может быть неоднозначным, лишь частично поддерживается в стандартных пользовательских интерфейсах, а его точность в значительной степени зависит от качества базовой модели.

Эволюция поиска в Microsoft 365 указывает на четкое направление: Copilot представляет собой следующее поколение и использует более продвинутый семантический индекс, чем стандартный поиск Microsoft. В то время как стандартный поиск уже включает персонализацию через Microsoft Graph, Copilot добавляет более глубокое семантическое понимание и возможность делать логические выводы. Прекращение поддержки поиска Microsoft в Bing в пользу Copilot подчеркивает это стратегическое направление. Тем не менее, поиск Copilot также сталкивается с ограничениями на практике, особенно при недостаточно подготовленных данных или нечетких правах доступа. Такие инструменты, как ограниченный поиск SharePoint (RSS), иллюстрируют противоречие между широким доступом к данным, который требуется ИИ, и требованиями управления данными, что влияет как на Copilot, так и на стандартный поиск. Поэтому Copilot — это не просто «улучшенный поиск», а скорее помощник на основе ИИ, чьи возможности поиска основаны на семантическом понимании, но зависят от качества и доступности исходных данных.

Автоматизация процессов и управление контентом

Искусственный интеллект также революционизирует способы управления контентом в SharePoint и его интеграции в рабочие процессы:

Автоматизированная классификация и маркировка

Модели искусственного интеллекта, особенно используемые в SharePoint Premium/Syntex, могут автоматически анализировать и классифицировать документы на основе их содержимого. Они применяют предопределенные метаданные, либо на основе обученных моделей, либо посредством интеграции с таксономией SharePoint (управляемые метаданные). Это значительно сокращает трудозатраты и обеспечивает согласованность метаданных во всей коллекции документов.

Извлечение метаданных

Помимо простой классификации, ИИ может извлекать конкретную информацию — такую ​​как даты, имена, суммы и пункты договора — из структурированных (формы) и неструктурированных (письма, договоры) документов. Извлеченные данные хранятся в столбцах SharePoint (полях метаданных), что позволяет использовать процессы, основанные на метаданных, и значительно улучшает возможности поиска.

Автоматизация рабочих процессов

Автоматически извлеченные метаданные или полученная в результате классификация могут служить триггерами для последующих рабочих процессов, обычно создаваемых с помощью Power Automate. Примерами могут служить процессы утверждения, инициируемые на основе извлеченной суммы счета-фактуры, уведомления о предстоящем истечении срока действия контрактов или автоматическая маршрутизация документов в ответственный отдел.

Автоматизация соблюдения нормативных требований (назначение параметров хранения/конфиденциальности)

Особенно важным вариантом использования является автоматическое применение политик соответствия. Модели ИИ (в SharePoint Premium/Syntex) можно настроить для автоматического применения меток хранения или меток конфиденциальности из Microsoft Purview к документам на основе их классификации или обнаруженного ими содержимого (например, конфиденциальной информации). Это гарантирует обработку контента в соответствии с политиками компании и юридическими требованиями без необходимости ручного вмешательства пользователя. Настройка осуществляется путем привязки меток Purview к моделям ИИ или с помощью политик автоматической маркировки в Purview, которые реагируют на определенные типы контента, типы конфиденциальной информации, ключевые слова или обучаемые классификаторы. Конкретным примером может служить модель Syntex, которая распознает «спецификации продукта» и автоматически применяет метку хранения на основе событий, например, «Хранить в течение 5 лет после прекращения выпуска продукта». Power Automate также можно использовать для применения меток на основе логики рабочих процессов.

Сборка контента

Как уже упоминалось ранее, эта функция автоматизирует создание стандартизированных документов.

Преимущества такой автоматизации очевидны: повышение эффективности, сокращение количества ошибок, связанных с ручным вводом данных, улучшение соответствия нормативным требованиям, повышение согласованности данных и ускорение бизнес-процессов.

Способность ИИ автоматизировать задачи по обеспечению соответствия требованиям представляет собой кардинальное изменение парадигмы. Традиционно соблюдение сроков хранения или защита конфиденциальных данных в значительной степени зависели от ручных процессов и усердия сотрудников — что было чревато ошибками и затрудняло масштабирование. ИИ, в частности, с помощью SharePoint Premium/Syntex, теперь позволяет осуществлять проактивное и автоматическое применение политик соответствия, определенных в Microsoft SharePoint, на основе содержимого документа. Понимая тип документа и наличие в нем конфиденциальной информации, ИИ может применять правильную метку срока хранения или конфиденциальности без необходимости ручного вмешательства. Это значительно повышает согласованность политик и снижает риск нарушений требований. Для организаций в регулируемых отраслях или тех, кто обрабатывает большие объемы конфиденциальных данных, это представляет собой значительную дополнительную ценность. ИИ выступает в качестве связующего звена между самим контентом и применяемыми к нему правилами управления, обеспечивая автоматизированное применение в масштабах предприятия.

Воспользуйтесь преимуществами обширного пятистороннего опыта Xpert.Digital в комплексном пакете услуг | НИОКР, XR, PR и оптимизация цифровой видимости — Изображение: Xpert.Digital

Xpert.Digital обладает глубокими знаниями различных отраслей. Это позволяет нам разрабатывать индивидуальные стратегии, которые точно соответствуют требованиям и задачам вашего конкретного сегмента рынка. Постоянно анализируя тенденции рынка и следя за развитием отрасли, мы можем действовать дальновидно и предлагать инновационные решения. Благодаря сочетанию опыта и знаний мы создаем добавленную стоимость и даем нашим клиентам решающее конкурентное преимущество.

Подробнее об этом здесь:

• Используйте 5-кратный опыт Xpert.Digital в одном пакете — всего от 500 евро в месяц

Защита и управление данными: Безопасное внедрение решений на основе ИИ – Изображение: Xpert.Digital

Стратегическая ценность и соображения по реализации

Интеграция ИИ в SharePoint открывает значительные стратегические возможности, выходящие за рамки простого улучшения отдельных функций. Однако решение о его внедрении должно основываться на тщательной оценке преимуществ, затрат и необходимых предварительных условий.

Экономическое обоснование: Зачем внедрять ИИ в SharePoint?

Аргументов в пользу использования ИИ в SharePoint множество, и они затрагивают ключевые области повышения эффективности бизнеса:

Эффективность и производительность

Пожалуй, наиболее ощутимым преимуществом является огромная экономия времени, достигаемая за счет автоматизации ручных и повторяющихся задач. К ним относятся ввод данных, классификация документов, присвоение тегов, составление резюме и создание стандартных документов. Сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на более стратегических, приносящих пользу видах деятельности. Улучшенная функция поиска также ускоряет поиск информации.

Управление знаниями

Искусственный интеллект помогает преобразовывать зачастую неструктурированные объемы информации в SharePoint в организованные и доступные знания. Автоматическая разметка и классификация улучшают поиск и повторное использование информации. Хотя проект Viva Topics прекращает свое существование, цель остается прежней — лучше связывать людей со знаниями и опытом, теперь в основном через SharePoint и Copilot.

Соблюдение нормативных требований и корпоративное управление

Искусственный интеллект позволяет автоматизировать обеспечение соблюдения политик соответствия. Автоматическое применение меток хранения и конфиденциальности на основе содержимого, выявление конфиденциальной информации и последовательное использование метаданных помогают снизить риски несоответствия и повысить точность данных. Это также способствует проведению аудита.

Экономия затрат и окупаемость инвестиций

Автоматизация снижает операционные издержки, связанные с ручными процессами, устранением неполадок и неэффективным поиском. Потенциальная экономия также возникает за счет консолидации инструментов и избежания затрат на специализированные устаревшие системы. Примеры из практики и анализ рентабельности инвестиций для Syntex/Premium и Copilot указывают на значительный потенциал экономии, часто значительно превышающий незначительные улучшения и потенциально обеспечивающий возврат инвестиций от 100% до более чем 400%.

Жизнеспособность в будущем

Внедрение ИИ подготавливает контентную базу для будущих разработок и, в частности, для ИИ-помощников, таких как Copilot. Это позволяет компании соответствовать общей тенденции к интеграции ИИ в цифровое рабочее пространство.

Факторы реализации

Внедрение решений на основе искусственного интеллекта в SharePoint требует стратегического подхода и учета ряда ключевых факторов:

Лицензирование и расходы

Понимание моделей лицензирования имеет важное значение. SharePoint Premium сочетает в себе модель оплаты по мере использования (через подписку Azure) для служб обработки данных с лицензиями на основе пользователей для расширенных функций управления (SAM). Для Microsoft 365 Copilot также требуется отдельная лицензия на пользователя в дополнение к базовым лицензиям M365. Стоимость, особенно для функций Premium и Copilot, может стать препятствием, особенно для небольших организаций. Рекомендуется использовать калькуляторы стоимости и инструменты оценки. Для настройки оплаты по мере использования необходимо связать систему с подпиской Azure и группой ресурсов.

Готовность данных и информационная архитектура (ИА)

Это один из важнейших факторов успеха. Эффективность инструментов ИИ, особенно Copilot, во многом зависит от качества, организации и прав доступа к базовым данным в SharePoint и Microsoft 365. Необходима надежная информационная архитектура: четкая структура веб-сайтов и центральных сайтов, последовательное использование метаданных и типов контента, логичная структура папок и соглашения об именовании. Избыточные, устаревшие или тривиальные данные (ROT) должны быть выявлены и удалены, поскольку они могут негативно повлиять на результаты работы ИИ. Крайне важно проверить и исправить права доступа к файлам, а также исключить избыточный доступ, прежде чем инструменты ИИ, такие как Copilot, будут широко внедрены. В этом ключевую роль играют такие инструменты, как SharePoint Advanced Management (SAM) и Microsoft Purview. Сам ИИ также влияет на лучшие практики информационной архитектуры — стандартизированные метаданные, автоматизированные процессы тегирования и контроль качества становятся еще более важными. Необходимость в надежной информационной основе невозможно переоценить; ИИ не заменяет базовую информационную гигиену, а является необходимым условием.

Техническая реализация и экспертиза

Настройка SharePoint Premium включает в себя такие этапы конфигурации, как подключение к Azure, создание центров контента и обучение пользовательских моделей. Это может потребовать технических знаний и привлечения ИТ-специалистов или внешних партнеров. Как администраторам, так и пользователям потребуется время на освоение новых функций. Рекомендуется начинать с малого, определить конкретные, перспективные сценарии использования и постепенно внедрять решения.

Проблемы и ограничения

Организациям следует учитывать потенциальные технические препятствия, такие как проблемы с точностью моделей, ограничения обработки для определенных типов файлов, размеров или сложной структуры, несоответствия в ответах Copilot или сложности интеграции различных систем.

Управление изменениями и их внедрение

Внедрение инструментов искусственного интеллекта меняет методы работы. Для успешного освоения необходимы целенаправленное обучение пользователей, четкое информирование о преимуществах и ограничениях инструментов, а также, возможно, создание внутренних «лидеров» или распространителей.

Подходит для:

• Trusty AI: Европейская карта Трампа и вероятность взять на себя ведущую роль в искусственном интеллекте

Этические аспекты и вопросы защиты данных

Использование ИИ в бизнес-контексте поднимает важные этические вопросы и вопросы защиты данных, которые необходимо решать заблаговременно:

Предвзятость и справедливость

Модели ИИ обучаются на основе данных и, следовательно, могут непреднамеренно перенимать и усиливать существующие предубеждения. Это может привести к дискриминационным или несправедливым результатам. Для выявления и минимизации предвзятости необходимы постоянный мониторинг и корректировка моделей. Сгенерированный контент и предложения следует проверять на нейтральность и инклюзивность.

Защита и безопасность данных

Системы искусственного интеллекта, такие как Copilot, потенциально обрабатывают большие объемы корпоративных данных, включая конфиденциальную информацию или персональные данные. Основной риск заключается в том, что неправильные разрешения (избыточный доступ) или некорректные настройки могут непреднамеренно привести к раскрытию конфиденциальных данных пользователям, которые не должны иметь к ним доступа. Надежное шифрование, строгий контроль доступа и соответствие нормативным актам по защите данных (таким как GDPR) имеют важное значение. Microsoft подчеркивает, что для корпоративных клиентов, использующих Copilot, действуют коммерческие меры защиты данных, предотвращающие использование запросов пользователей или данных для обучения общедоступных моделей LLM. Тем не менее, организации должны определить и довести до сведения своих сотрудников собственные политики обработки данных и проявлять особую осторожность в отношении данных, доступ к которым ограничен законом (например, медицинские данные/защитная медицинская информация, персональные данные).

Прозрачность и подотчетность

Пользователи должны понимать, как генерируются ответы с помощью ИИ. Поскольку системы обучения с использованием ИИ могут иногда «галлюцинировать», то есть генерировать ложную, но убедительно звучащую информацию, крайне важно, чтобы пользователи критически анализировали и проверяли результаты. Необходимы четкие правила использования и распределение обязанностей по проверке результатов ИИ.

Принципы ответственного ИИ

Использование ИИ должно соответствовать этическим принципам: уважительному, законному и с акцентом на предотвращение вреда. Следует учитывать такие аспекты, как доступность инструментов ИИ и их потенциальное влияние на рынок труда. Необходимо избегать чрезмерной зависимости от ИИ, которая снижает критическое мышление.

Внедрение ИИ в SharePoint создает неизбежную двойственность: с одной стороны, эти инструменты обеспечивают огромный прирост эффективности за счет доступа к большим массивам данных и их обработки. С другой стороны, эти же возможности открывают новые векторы риска для защиты и безопасности данных. Возможность Copilot получать доступ к электронной почте, чатам и документам для предоставления контекстно-ориентированной помощи одновременно несет в себе риск непреднамеренного раскрытия конфиденциальной информации, если базовые права доступа некорректны или слишком широки. Поэтому крайне важно, чтобы внедрение инструментов ИИ сопровождалось усилением мер безопасности и защиты данных, а также установлением четких этических норм и процессов управления. Преимущества ИИ могут быть реализованы ответственно только при активном управлении связанными с ним рисками.

Microsoft 365 и ИИ: тенденции, инструменты и следующее поколение повышения производительности

Интеграция ИИ в SharePoint находится пока на ранней стадии. Дальнейшее развитие, вероятно, будет определяться следующими тенденциями:

Более глубокая и широкая интеграция ИИ

Ожидается, что возможности ИИ будут еще более органично и комплексно интегрированы в SharePoint, OneDrive, Teams и другие сервисы Microsoft 365. ИИ будет все чаще лежать в основе управления контентом, автоматизации и пользовательского опыта.

Дальнейшее развитие SharePoint Premium

Ожидается, что Microsoft продолжит расширять возможности SharePoint Premium. В планах развития — приложение «Деловые документы», «Центр документов», архивирование на уровне файлов и более длительные сроки хранения резервных копий M365. Основные функции обработки и управления контентом также будут进一步 разработаны, например, с помощью новых правил ИИ для установки тегов конфиденциальности и срока хранения.

Улучшения в Copilot

Ожидается, что Copilot станет более интеллектуальным, лучше интегрированным (например, будет отображать карточки Viva Connections у агентов) и, возможно, более способным справляться с более сложными задачами и рассуждениями. Также прогнозируются улучшения в голосовом взаимодействии.

Оптимизированный интерфейс для создания контента

Искусственный интеллект еще больше упрощает создание контента в SharePoint, например, благодаря созданию страниц с помощью ИИ, подсказкам по дизайну разделов страниц, более гибким макетам (12-колоночная сетка), совместному редактированию страниц в режиме реального времени и улучшенным инструментам редактирования таблиц.

Продолжение внимания к вопросам управления

Учитывая растущий объем данных и все более широкое использование ИИ, ожидается, что Microsoft продолжит разрабатывать и совершенствовать инструменты для управления доступом, жизненным циклом и соответствием требованиям в эпоху ИИ.

Подходит для:

• Путь Европы к технологическому суверенитету с помощью автоматизации на основе искусственного интеллекта: анализ рекомендаций Kiro 2024

Рекомендации: Повышение эффективности и управления знаниями с помощью ИИ в SharePoint

Интеграция искусственного интеллекта знаменует собой поворотный момент для Microsoft SharePoint. Платформа эволюционирует от простой системы хранения документов в интеллектуальную среду для управления контентом, совместной работы и поиска знаний. Собственные решения Microsoft, в первую очередь SharePoint Premium (преемник Syntex) и Microsoft 365 Copilot, предлагают мощные, хотя и все еще развивающиеся, инструменты для автоматизации процессов, улучшения поиска и поддержки пользователей. Их дополняют специализированные решения сторонних разработчиков. Стратегическая ценность заключается в значительном повышении эффективности, улучшенном доступе к знаниям, автоматизированном соблюдении нормативных требований и потенциально существенной экономии средств.

Однако для успешного использования этого потенциала необходимы стратегическое планирование и тщательная реализация. На основе проведенного анализа можно сформулировать следующие ключевые рекомендации:

Анализ потребностей и определение приоритетов вариантов использования

Не внедряйте решения на основе ИИ ради самих решений. Определите конкретные бизнес-задачи — будь то неэффективная обработка документов, неадекватные результаты поиска, пробелы в соблюдении нормативных требований или разрозненные базы знаний — в которых ИИ может обеспечить измеримую добавленную стоимость. Приоритизируйте варианты использования на основе ожидаемой окупаемости инвестиций (ROI) и стратегической важности.

Создание системы управления данными как основы

Это важнейшее предварительное условие. Прежде чем внедрять инструменты ИИ, такие как Copilot, или расширенные функции премиум-класса, инвестируйте время и ресурсы в очистку данных, оптимизацию информационной архитектуры и решение проблем с разрешениями и чрезмерным доступом к информации. Активно используйте инструменты SharePoint Advanced Management (SAM) и Microsoft Purview. Надежное управление — это не просто опция, а основа для эффективного и безопасного использования ИИ.

Сравнение собственных и сторонних решений

Для основных задач обработки контента и общей поддержки ИИ в рамках Microsoft 365, в первую очередь оцените встроенные решения SharePoint Premium и Copilot из-за их глубокой интеграции. Рассмотрите сторонние инструменты, если существуют специфические, приоритетные нишевые требования, не охватываемые встроенными решениями, или если уже были сделаны значительные инвестиции в существующие сторонние решения. При оценке этих вариантов учитывайте компромиссы в отношении глубины интеграции, функциональной специализации, стоимости и трудозатрат на обслуживание.

Начните с малого и продвигайтесь итеративно

Запустите пилотные проекты для отдельных сценариев использования или отделов. Используйте доступные режимы моделирования (например, для автоматической разметки рекомендаций), чтобы оценить влияние. Измерьте результаты и рентабельность инвестиций, а также доработайте модели и процессы, прежде чем планировать широкое внедрение. Четко объясните текущие возможности и ограничения инструментов ИИ, чтобы установить реалистичные ожидания.

Активное управление вопросами лицензирования и этики

Ознакомьтесь с гибридными моделями лицензирования SharePoint Premium и структурой затрат Copilot. Учитывайте необходимые бюджеты Azure для услуг с оплатой по мере использования. Разработайте четкие этические принципы и политику использования инструментов ИИ, затрагивающие такие аспекты, как конфиденциальность данных, предотвращение предвзятости и необходимость анализа результатов. Спланируйте обучение пользователей и меры по управлению изменениями.

В заключение, интеграция ИИ имеет решающее значение для создания ценности SharePoint в будущем. Стратегический, хорошо управляемый и итеративный подход, сочетающий технологические возможности с надежными методами управления и этическими соображениями, является ключом к реализации значительных преимуществ при одновременном управлении присущими этому процессу рисками.

☑️ Поддержка МСП в разработке стратегии, консультировании, планировании и реализации.

☑ Создание или перестройка стратегии ИИ

☑️ Пионерское развитие бизнеса

Konrad Wolfenstein

Буду рад стать вашим личным консультантом.

Вы можете связаться со мной, заполнив контактную форму ниже, или просто позвонить мне по телефону +49 89 89 674 804 (Мюнхен) .

Я с нетерпением жду нашего совместного проекта.

Xpert.Digital — это промышленный центр с упором на цифровизацию, машиностроение, логистику/внутреннюю логистику и фотоэлектрическую энергетику.

С помощью нашего решения для развития бизнеса на 360° мы поддерживаем известные компании, начиная с нового бизнеса и заканчивая послепродажным обслуживанием.

Аналитика рынка, маркетинг, автоматизация маркетинга, разработка контента, PR, почтовые кампании, персонализированные социальные сети и привлечение потенциальных клиентов являются частью наших цифровых инструментов.

Дополнительную информацию можно узнать на сайте: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus