Цифровизация управления: когда имеет смысл административная оптимизация, а не административная модернизация?

🏢 Компании в Германии имеют в среднем около 200 контактов с органами государственной власти в год, и это число постоянно увеличивается. Такое большое количество взаимодействий часто приводит к значительным бюрократическим издержкам, особенно если административные процессы не полностью цифровизированы. Таким образом, сокращение бюрократии является одной из трех главных задач для компаний как на уровне штата, так и на федеральном уровне и на уровне ЕС.

Однако когда дело доходит до сокращения бюрократии, законодательная власть и страдающие власти и администрации стоят на своём пути:

В Германии цифровая трансформация администрирования была в первую очередь инициирована принятым в 2017 году Законом об онлайн-доступе (OZG), на основе которого цифровой доступ к административным услугам должен быть реализован к концу 2022 года. В феврале он получил широкое одобрение в Бундестаге. Сегодня большинство в Федеральном совете неожиданно отклонило законопроект. Однако удобные для пользователя онлайн-порталы и необходимые для этого общие стандарты реализованы пока лишь частично (по состоянию на начало апреля 2023 г.). Учитывая медленные темпы административной оцифровки в Германии, цифровая ассоциация Bitkom призывает обеспечить законное право на цифровое администрирование при внесении поправок в Закон о доступе к Интернету. Новая версия Закона о доступе в Интернет (OZG 2.0) уже доступна. Он прошел все инстанции, и 22 марта 2024 года законопроект был окончательно отклонен большинством Федерального совета. Его условия подлежат пересмотру (по состоянию на июнь 2024 г.).

Существует очевидная необходимость в полной мере использовать потенциал эффективности решений цифрового администрирования для немецкой экономики. Задача — продвигать и внедрять эффективные цифровые административные процессы для компаний. Возникает вопрос, когда административная оптимизация имеет больше смысла, чем полная административная модернизация.

🔍Административная оптимизация против административной модернизации

Административная оптимизация означает анализ и адаптацию существующих процессов, чтобы сделать их более эффективными и действенными. Этого можно добиться, внедрив специальные цифровые инструменты для упрощения и ускорения отдельных шагов. Примеры этого включают электронный документооборот, автоматизированные встречи или оцифровку процессов формования. Эти меры зачастую реализуются быстрее и дешевле, чем полная модернизация.

С другой стороны, административная модернизация предполагает более комплексную перестройку административных процессов. Это может означать внедрение совершенно новых систем и технологий, которые произведут революцию в существующих структурах и способах работы. Проекты модернизации, как правило, носят долгосрочный характер и требуют более крупных инвестиций в новые технологии и обучение персонала.

✨ Когда имеет смысл административная оптимизация?

В ситуациях, когда существующие процессы уже работают относительно хорошо и были выявлены конкретные узкие места, оптимизация может быть наиболее эффективным решением. Небольшие корректировки и интеграция цифровых решений часто могут привести к быстрым улучшениям без необходимости серьезных структурных изменений. Это особенно подходит для специализированных административных задач, где можно выявить четкие проблемные области и конкретно их решить.

Например, внедрение системы цифровых форм в отделе, который в значительной степени полагается на бумажные документы, может привести к значительному сокращению времени обработки и количества ошибок. Использование электронных подписей или автоматизация процедур уведомления также могут принести решающие преимущества.

🔄 Когда необходима административная модернизация?

Комплексная модернизация необходима, когда существующие системы и процессы настолько устарели или неэффективны, что небольшие корректировки уже не могут принести заметного улучшения. Существующие структуры зачастую уже не в состоянии соответствовать требованиям современной цифровой экономики. В таких случаях необходим фундаментальный пересмотр всей технологической среды.

Одним из примеров такого подхода может стать полное внедрение цифровой платформы для всех административных контактов внутри компании. Это означало бы, что компании могли бы осуществлять все взаимодействия с администрацией в цифровом формате на центральной платформе – от подачи заявок до их обработки и утверждения. Такие системы требуют широкой интеграции различных административных областей и перестройки существующих рабочих процессов.

💻 Потенциал цифрового администрирования

Весь потенциал цифровых административных процессов заключается в их способности повышать прозрачность, эффективность и удобство для пользователей. Путем гармонизации и стандартизации процессов можно уменьшить недопонимание и ошибки, что приведет к более быстрым и надежным результатам. Это позволяет компаниям экономить ресурсы и больше концентрироваться на своих основных задачах.

Для политиков и административных органов это означает изучение изменений в области законодательства на ранней стадии и продвижение решений, которые приносят заметное облегчение компаниям. Политические усилия должны быть направлены на выявление и устранение или адаптацию обструкционных правил.

🤝Практическая реализация через сотрудничество

Еще одним важным аспектом является сотрудничество и обмен знаниями между всеми, кто участвует в процессе административной цифровизации. Используя конкретные знания о потребностях компании, административные процессы могут быть реализованы прагматично и целенаправленно. Это требует тесного сотрудничества между государственными администрациями, бизнес-ассоциациями и самими компаниями.

Ключевое значение имеет развертывание и применение ряда решений цифрового управления в сотрудничестве с другими партнерами. Это может варьироваться от использования общих цифровых платформ до совместных проектов развития для создания индивидуальных решений, отвечающих конкретным потребностям экономики.

🔧 Использование цифровых технологий

И административная оптимизация, и административная модернизация имеют свое место в зависимости от конкретных обстоятельств и проблем. Краткосрочная оптимизация может привести к быстрым и экономически эффективным улучшениям, тогда как долгосрочная модернизация необходима для обеспечения глубоких структурных изменений. Сочетание обоих подходов может помочь сделать управление в Германии более эффективным и благоприятным для бизнеса.

Благодаря последовательному использованию цифровых технологий и тесному сотрудничеству между всеми участвующими сторонами может быть достигнута цель экономичного и эффективного управления, отвечающего потребностям экономики. Ранняя и целенаправленная политическая поддержка играет решающую роль в успешной реализации этих стратегий.

📣 Похожие темы

• 📊 200 административных контактов в год: Как компании страдают от бюрократии
• 💼 Цифра вместо бумаги: немецкие компании требуют эффективного управления
• ⚙️ Административная оптимизация против модернизации: лучшая стратегия для Германии
• 🌐 Цифровое управление: необходимость для экономики Германии
• 🔄 Быстро и экономично: преимущества оптимизации управления
• 🏢 Сократите бюрократические издержки: как цифровизация может помочь
• 📉 Повышение потенциала эффективности: так цифровизация облегчает нагрузку на компании
• 💡 Ключевое значение имеет сотрудничество: администрация, бизнес и политика идут рука об руку.
• 🤝 Сотрудничество для бережливого управления: путь Германии в будущее
• 💻 От бумаги к платформе: эффективность через цифровое администрирование

#️⃣ Хэштеги: #административная цифровизация #сокращение бюрократии #административная оптимизация #административная модернизация #цифровое управление

Государственная администрация подчиняется строгим правилам, законам и бюрократическим процессам. Это необходимо для прозрачности, подотчетности и обеспечения справедливости и равного обращения. Такое строгое регулирование может замедлить процессы модернизации. Компании часто обладают большей гибкостью и могут быстрее реагировать на изменения рынка. Они работают в регулируемой, но более динамичной среде, что дает им больше возможностей для инноваций и адаптации.

Подробнее об этом здесь:

• Строгие правила и свобода действий: проблемы государственного управления

🏢 Решение между административной оптимизацией и административной модернизацией зависит от различных факторов, включая текущие потребности, ресурсы и цели администрации. Вот несколько ситуаций, в которых любая стратегия может иметь больше смысла:

🔍Оптимизация управления

Когда это имеет смысл:

1. Требуются краткосрочные результаты

Когда необходимы быстрые улучшения для повышения эффективности или решения неотложных проблем.

2. Ограниченные ресурсы

Когда ресурсы (финансовые ресурсы, персонал, время) ограничены и крупные инвестиции в новые технологии или далеко идущие изменения невозможны.

3. Уже функционирующие структуры

Когда существующие административные структуры по существу функционируют хорошо, но имеются незначительные недостатки или узкие места в процессах, которые можно устранить путем тонкой настройки.

4. Внедрение лучших практик

Когда речь идет об улучшении существующих процессов путем внедрения проверенных методов и процедур, например, описанных КАЙДЗЕН (постоянное улучшение).

Подробнее об этом здесь:

• КАЙДЗЕН: Постоянное совершенствование и изменения в администрации

🔄Административная модернизация

Когда это имеет смысл:

1. Долгосрочные и устойчивые улучшения

Когда необходимы фундаментальные и долгосрочные изменения, чтобы быть готовыми к будущим вызовам.

2. Технологическая модернизация или конверсия.

Когда существуют устаревшие ИТ-системы и технологии, которые необходимо заменить более современными и эффективными решениями.

3. Структурные проблемы

Когда существуют серьезные структурные недостатки, которые невозможно устранить только за счет оптимизации, и необходимы глубокие изменения.

4. Новые требования

Когда появляются новые юридические требования или общественные ожидания от администрации, которые требуют внедрения новых процессов и технологий.

🌟 Административная оптимизация и административная модернизация: руководство

🚀 При выборе между административной оптимизацией и административной модернизацией решающую роль играют конкретная ситуация и цели органа власти, сообщества, муниципалитета, города или страны. Вот еще несколько аспектов, которые следует учитывать при принятии решения:

1. Сроки 🕰️

• Оптимизация управления: идеально подходит для краткосрочных улучшений и быстрых побед. Здесь существующие процессы и структуры анализируются и оптимизируются для достижения повышения эффективности.
• Административная модернизация: подходит для долгосрочных проектов, предполагающих глубокие изменения и обновления. Эти проекты обычно требуют больше времени для реализации и настройки.

2. Ресурсы 💡

• Административная оптимизация: обычно требует меньше ресурсов, как финансовых, так и человеческих. Существующие структуры и технологии зачастую могут продолжать использоваться.
• Административная модернизация: требует значительных ресурсов, включая инвестиции в новые технологии, обучение и, возможно, внешние консультации.

3. Цели и результаты 🎯

• Административная оптимизация: направлена ​​на быстрое и измеримое повышение эффективности, например, сокращение времени обработки или снижение затрат на текущие операции.
• Административная модернизация. Цель состоит в том, чтобы фундаментально обновить администрацию и сделать ее устойчивой в долгосрочной перспективе. Это часто включает внедрение новых технологий, перепроектирование организационных структур и адаптацию к новым требованиям законодательства.

4. Технологические требования 🖥️

• Административная оптимизация: обычно использует существующие технологии и улучшает их применение. Оно также может включать незначительные технологические обновления.
• Административная модернизация: часто требует внедрения новых технических систем, таких как модернизированная ИТ-инфраструктура, решения по автоматизации или платформы электронного правительства.

5. Структурные изменения 🏗️

• Административная оптимизация: обычно структурные изменения отсутствуют или минимальны. Основное внимание уделяется совершенствованию процессов и повышению эффективности в рамках существующей структуры.
• Административная модернизация. Для адаптации администрации к современным требованиям часто необходимы радикальные структурные изменения. Это может включать реорганизацию отделов и задач.

6. Сопротивление и управление изменениями 🌐

• Административная оптимизация: обычно меньшее сопротивление, поскольку это постепенные улучшения. Управление изменениями важно, но часто менее интенсивно.
• Административная модернизация: больший потенциал сопротивления, поскольку глубокие изменения часто встречают скептицизм. Здесь необходимо комплексное управление изменениями, чтобы обеспечить принятие и участие сотрудников.

🔍Поэтому выбор между административной оптимизацией и административной модернизацией следует делать тщательно, исходя из конкретных потребностей, ресурсов и целей соответствующего учреждения. Чрезвычайно важны точный анализ текущей ситуации и четкое определение желаемых результатов.

☑️ Отраслевой эксперт со своим собственным отраслевым центром Xpert.Digital с более чем 2500 специальными статьями.

 

Буду рад стать вашим личным консультантом.

Вы можете связаться со мной, заполнив контактную форму ниже, или просто позвонить мне по телефону +49 89 89 674 804 (Мюнхен) .

Я с нетерпением жду нашего совместного проекта.

 

 

Xpert.Digital — это промышленный центр с упором на цифровизацию, машиностроение, логистику/внутреннюю логистику и фотоэлектрическую энергетику.

С помощью нашего решения для развития бизнеса на 360° мы поддерживаем известные компании, начиная с нового бизнеса и заканчивая послепродажным обслуживанием.

Аналитика рынка, маркетинг, автоматизация маркетинга, разработка контента, PR, почтовые кампании, персонализированные социальные сети и привлечение потенциальных клиентов являются частью наших цифровых инструментов.

Вы можете найти больше по адресу: www.xpert.digital – www.xpert.solar – www.xpert.plus