Managementul achizițiilor publice cu ajutorul inteligenței artificiale în Europa – potențial, practică și perspective, utilizând Accio ca exemplu

Viitorul cumpărăturilor: Cum simplifică inteligența artificială deciziile

Inteligența artificială (IA) catapultează achizițiile publice europene într-o nouă eră: Platforme precum Accio de la Alibaba oferă întreprinderilor mici și mijlocii (IMM-uri) acces la miliarde de puncte de date internaționale despre produse și furnizori - date disponibile anterior doar marilor corporații cu propriile echipe de analiști. Prin integrarea corectă a Accio în structurile ERP și de guvernanță existente, companiile pot scurta etapele incipiente, care consumă mult timp, ale procesului de achiziții - de la ideație până la selectarea furnizorilor calificați - cu zile sau săptămâni, luând în același timp decizii mai informate. Cu toate acestea, este esențial să se ia în considerare de la bun început cerințele stricte ale UE privind protecția datelor și o IA de încredere.

Piața europeană în tranziție

Sectorul achizițiilor se află sub o presiune imensă pentru a se transforma. Tensiunile geopolitice, prețurile volatile ale mărfurilor și obiectivele ESG ambițioase îi obligă pe managerii de achiziții să își facă lanțurile de aprovizionare mai robuste și, în același timp, mai transparente. Prin urmare, șapte din zece CPO-uri europeni intenționează să își extindă semnificativ bugetele pentru inteligență artificială până în 2025 pentru a stimula automatizarea bazată pe date. În paralel, din august 2024, noua Lege a UE privind inteligența artificială a clasificat sistemele care evaluează furnizorii sau prezic impactul asupra sustenabilității ca fiind cu risc ridicat și impune transparență completă de la setul de date până la luarea deciziilor.

Deși necesitatea strategică este clară, există o lacună în implementare la nivel operațional: 61% dintre departamentele de achiziții, în ciuda așteptărilor mari, utilizează în prezent IA doar sporadic sau deloc. Cele mai frecvente motive sunt peisajele de sistem incompatibile, calitatea neclară a datelor și lipsa de expertiză. Tocmai aici intervin abordările platformelor centrate pe utilizator, precum Accio, care permit utilizarea productivă fără proiecte de implementare de luni de zile.

Accio – Gamă funcțională și tehnologie

Module de bază

1. Accio Search

Căutare gratuită de text și imagini cu acces instantaneu la peste un miliard de produse din aproximativ 7.600 de categorii. Testele practice arată o intenție de cumpărare cu 40% mai mare în comparație cu formularele convenționale de căutare după cuvinte cheie.

2. Accio Page

O interfață asemănătoare Wikipedia consolidează specificațiile tehnice, indicii de preț și calitate și certificările în mai multe limbi. Acest lucru permite, de exemplu, urmărirea fără probleme a conformității CE sau a statutului REACH.

3. Accio Agent

Agentul inteligent însoțește întregul ciclu de tranzacție, de la solicitare și negocierea prețului până la plată și service post-vânzare. La doar cinci luni de la lansare, soluția avea peste un milion de IMM-uri înregistrate.

4. Cercetare de afaceri și căutare aprofundată

Din primăvara anului 2025, aceste module oferă analize de piață, prețuri și concurență, elaborate cu ajutorul inteligenței artificiale, împreună cu liste scurte de furnizori, în câteva minute. Potrivit Alibaba, acest lucru crește rata de conversie de la solicitarea inițială de contact la o ofertă negociabilă cu aproximativ 30%.

Baza tehnologică

Accio utilizează Qwen LLM de la Alibaba și modele de raționament specializate, optimizate cu date de tranzacționare în timp real. Modelul procesează interogări nestructurate ale utilizatorilor („Intenționez să vând camere wireless pentru animale de companie în Europa – care sunt specificațiile standard?”) și generează planuri concrete de achiziții, intervale de prețuri și liste de furnizori. Datorită traducerii integrate, platforma acceptă în prezent engleză, germană, franceză, portugheză și spaniolă.

Domenii de aplicare de-a lungul ciclului de achiziții

Faza de nevoi, idei și inovare

Startup-urile care anterior petreceau ore întregi căutând date de piață fiabile pot obține acum analize de tendințe, intervale de prețuri și clasamente pe țări în câteva minute prin intermediul cercetărilor de afaceri. De exemplu, un comerciant online cu amănuntul din Stuttgart poate estima potențialul cererii de camere inteligente pentru animale de companie în Polonia, poate lua în considerare tarifele vamale și poate identifica imediat producătorii din Shenzhen cu cantități minime de comandă mai mici de 1.000 de unități. Timpul de la ideea inițială până la un studiu de piață mai robust se reduce de la săptămâni la ore.

Recruiting și calificare furnizori

Companiile mari care au nevoie urgentă de surse secundare din cauza deficitului de semiconductori utilizează căutarea detaliată pentru a filtra certificările ISO, evaluările CSR sau capacitățile minime. Întrucât multe sisteme tradiționale P2P și SRM devin eficiente abia din faza de licitație, Accio elimină această lacună informațională și reduce riscul dependenței de o singură sursă.

Gestionarea cheltuielilor finale

Până la 20% din volumul de achiziții al marilor corporații constă în comenzi mici nestructurate. Transparența în ceea ce privește prețurile și alternativele lipsește adesea în aceste cazuri. Accio compară automat termenii furnizorilor și sugerează loturi consolidate - un principiu pe care instrumente precum Keelvar l-au stabilit în cadrul UE, deși cu o bază de date internațională semnificativ mai mică.

Managementul crizelor și al rezilienței

Având în vedere tarifele americane sau embargourile geopolitice, Accio permite simulări ale costului total la debarcare pentru rute alternative. Un producător de mașini din Baden-Württemberg poate astfel determina dacă aprovizionarea cu piese turnate din Vietnam în loc de nordul Chinei compensează povara tarifară fără a compromite calitatea.

Achiziții B2B: Lanțuri de aprovizionare, comerț, piețe și aprovizionare bazată pe inteligență artificială cu ACCIO.com - Imagine: Xpert.Digital

Mai multe informații aici:

• Găsește produse și obține informații B2B cu ajutorul inteligenței artificiale / Consultanță și asistență

Profiluri de beneficii în funcție de dimensiunea companiei

Pentru companii de diferite dimensiuni, platforma xpert.digital oferă profiluri de utilizatori personalizate, cu propuneri de valoare și cerințe de intrare diferite. Startup-urile și întreprinderile mici și mijlocii (IMM-urile) beneficiază de căutări rapide ale pieței și furnizorilor și de crearea unor planuri de afaceri robuste, fără a fi nevoie de propria echipă de știință a datelor. Acest lucru necesită doar înregistrare și cunoștințe de bază de scriere rapidă, acordându-se o atenție deosebită validării atente în timpul negocierilor privind prețul și calitatea.

Companiile de dimensiuni medii pot utiliza platforma pentru căutarea de surse secundare, optimizarea cheltuielilor reduse și crearea de repere pentru prețurile materiilor prime. Acest lucru necesită exportul API sau CSV către sistemul ERP și coordonarea cu departamentele interne de conformitate.

La rândul lor, marile companii utilizează xpert.digital pentru a completa activitatea strategică a grupurilor de produse, pentru evaluarea prețurilor la nivel global și ca o sursă de idei pentru echipele de inovare. Acest lucru necesită interfețe cu suita P2P și un consiliu de guvernanță pentru evaluarea riscurilor legate de inteligența artificială.

În timp ce startup-urile beneficiază în principal de viteză, întreprinderile mijlocii folosesc Accio pentru a crește reziliența. La rândul lor, corporațiile mari apreciază platforma ca generator de idei bogat în date pentru proiecte de inovare aflate în stadiu incipient.

Cadrul juridic și de conformitate

Legea UE privind inteligența artificială

Sistemele de inteligență artificială care evaluează furnizorii sau calculează riscurile ESG se încadrează, în general, în categoria de risc ridicat și trebuie să demonstreze conformitatea cu reglementările CE, managementul calității și supravegherea umană. Prin urmare, furnizorii precum Alibaba trebuie să creeze transparență în modele, să aibă capacități de înregistrare a versiunilor și să permită audituri regulate.

Clauzele contractuale standard

Comisia Europeană a publicat clauze model care obligă responsabilii cu achizițiile publice și private să negocieze transparența, gestionarea riscurilor și auditabilitatea. Versiunea „light” acoperă riscuri mai mici legate de IA, dar rămâne recomandată pentru demonstrarea unei IA fiabile.

Protecția datelor și suveranitatea datelor

Accio prelucrează în principal date comerciale disponibile publicului. Cu toate acestea, datele sensibile interne privind prețurile, volumul sau lista de materiale ar trebui să rămână în centrele de date din UE. O configurație hibridă - cercetare publică prin Accio, prețuri interne în propriul lac de date - asigură conformitatea cu GDPR.

Zone de testare a reglementărilor

Până în 2026, toate statele membre ale UE trebuie să creeze cel puțin un „sandbox” (zonă de testare) pentru inteligența artificială, unde companiile să poată testa noile sisteme sub supraveghere. IMM-urile vor primi acces prioritar pentru a clarifica din timp problemele de conformitate și pentru a evita amenzile.

Ghid de implementare

1. Selectarea cazurilor de utilizare – concentrarea inițială asupra fazelor neutre din punct de vedere al riscului, cum ar fi idearea sau căutarea furnizorilor.
2. Guvernanța datelor – Definiți cu strictețe ce date ale companiei nu vor fi încărcate în Accio.
3. Pilot și teste comparative – Efectuați teste de 2-4 săptămâni cu scenarii reale de achiziții; măsurați timpul de cercetare, rata de cotație și abaterile de preț.
4. Integrare – Integrați listele scurte Accio în fluxurile de lucru ERP sau SRM prin API sau CSV; definiți clar rolurile și drepturile de aprobare.
5. Verificarea conformității – Utilizați clauzele standard ale UE ca bază, verificați listele de verificare ale Legii privind inteligența artificială și creați o pistă de audit.
6. Cursuri de formare – Instruiți personalul de achiziții în inginerie promptă și validare prin implicarea umană; asociațiile profesionale precum BME solicită cursuri de formare corespunzătoare.

Limite și riscuri

Accio se bazează în principal pe datele furnizorilor furnizate de Alibaba. Pentru industriile cu cerințe stricte de audit - cum ar fi materiile prime critice sau bunurile cu dublă utilizare - documentația ESG completă lipsește uneori. În plus, restricțiile geopolitice pot limita ofertele furnizorilor individuali pe termen scurt. Prin urmare, profesioniștii în achiziții trebuie să valideze fiecare rezultat al inteligenței artificiale și, dacă este necesar, să utilizeze instrumente suplimentare de due diligence.

Un alt risc constă în influențarea datelor: datele istorice de tranzacționare nu reflectă neapărat cerințele viitoare de sustenabilitate. Fără actualizări continue, o decizie optimă pe termen scurt privind prețul poate masca costurile ESG pe termen lung. Prin urmare, organizațiile ar trebui să își integreze propriile criterii de sustenabilitate în prompt și să examineze critic rezultatele.

Factorii de succes ai celor mai bune practici

1. Date de înaltă calitate – Cu cât datele master interne sunt mai curate, cu atât acestea pot fi legate mai precis de datele Accio externe.
2. Managementul interfuncțional – achizițiile, IT-ul, departamentul juridic și cel de sustenabilitate ar trebui să definească împreună un cadru de guvernanță.
3. Implementare iterativă – Începeți cu o categorie de produse, scalați în funcție de succesul măsurabil.
4. Criterii transparente – Puneți la dispoziție fișe de evaluare, astfel încât părțile interesate să înțeleagă cum ajunge IA la recomandările sale.
5. Activarea furnizorilor – Implicați furnizorii din timp, clarificați formatele datelor și verificările certificatelor pentru a minimiza pauzele media.

Dezvoltări viitoare

Inteligența artificială generativă se conectează din ce în ce mai mult cu sisteme multi-agent care nu numai că generează planuri de aprovizionare, ci și efectuează simulări complete de negociere. Pașapoartele digitale de produse bazate pe blockchain vor stoca în siguranță datele ESG de-a lungul lanțului de aprovizionare. Simultan, apar interfețe chatbot care prezintă cumpărătorilor scenarii alternative de plată și logistică în limbaj natural. Deși actualizările viitoare ale Legii UE privind inteligența artificială extind cerințele de conformitate, acestea oferă și certitudine juridică pentru companiile care utilizează inteligența artificială în mod responsabil.

Accio și platformele similare de inteligență artificială democratizează accesul la cunoștințele globale despre furnizori și piață. Acestea scurtează drastic calea de la ideea inițială de produs la o listă de furnizori pregătită pentru negociere - în special pentru IMM-urile fără echipe mari de analiști. Cele mai mari beneficii apar în faza de ideare, la cheltuielile finale și în situațiile de criză. Cu toate acestea, cei care doresc să beneficieze pe termen lung trebuie să integreze în mod constant cerințele stricte ale Legii UE privind inteligența artificială, ale GDPR-ului și ale regulilor interne de conformitate ale companiei. Dacă acest act de echilibrare reușește, managementul achizițiilor susținut de inteligența artificială va evolua de la un instrument experimental la un avantaj competitiv sustenabil.

☑️ Suport pentru IMM-uri în strategie, consultanță, planificare și implementare

☑️ Crearea sau realinierea strategiei de inteligență artificială

☑️ Dezvoltare de afaceri pionieră

Konrad Wolfenstein

Aș fi bucuros să vă servesc drept consilier personal.

Mă puteți contacta completând formularul de contact de mai jos sau pur și simplu sunându-mă la +49 89 89 674 804 (München) .

Aștept cu nerăbdare proiectul nostru comun.

Xpert.Digital este un hub pentru industrie, axat pe digitalizare, inginerie mecanică, logistică/intralogistică și fotovoltaică.

Cu soluția noastră de Dezvoltare Afaceri 360°, sprijinim companii renumite, de la achiziții noi până la post-vânzare.

Inteligența de piață, smarketing-ul, automatizarea marketingului, dezvoltarea de conținut, PR-ul, campaniile de e-mail, social media personalizate și cultivarea lead-urilor fac parte din instrumentele noastre digitale.

Puteți găsi mai multe informații la: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus