Cea mai mare concepție greșită a managerilor germani: De ce „optimizarea mai întâi, apoi automatizarea” paralizează compania

Automatizare: Adevărul pe care multe companii îl ignoră – și ce funcționează cu adevărat

Un principiu călăuzitor care acționează ca o lege imuabilă în lumea afacerilor germane este: „Optimizați mai întâi procesul, apoi implementați tehnologia”. Această abordare aparent logică și reticentă față de riscuri domină discuțiile despre digitalizare și este adesea lăudată ca o mantră pentru un management corporativ solid. Cu toate acestea, acest mod de gândire secvențial nu este doar depășit - ci devine din ce în ce mai mult unul dintre cele mai mari obstacole în calea competitivității companiilor în era digitală. Se bazează pe o neînțelegere fundamentală a modului în care funcționează automatizarea modernă și a efectelor acesteia.

Acest articol explică de ce separarea strictă dintre optimizarea proceselor și automatizare este o dihotomie falsă. Demonstrăm că așteptarea procesului manual „perfect” prinde companiile într-o stare statică care pierde timp valoros, întârzie rentabilitatea investiției (ROI), exacerbează deficitul de competențe și acumulează datorii tehnice masive. În loc de o secvență rigidă, susținem o abordare paralelă în care îmbunătățirea proceselor și planificarea automatizării merg mână în mână de la bun început. Folosind principii precum ingineria simultană, metode moderne precum extragerea de informații despre procese și metodologii agile, devine clar: adevărata eficiență și viabilitatea viitoare nu provin din așteptare, ci din gândirea inteligentă și simultană în procese și sisteme. Este timpul pentru o nouă mantră în transformarea digitală.

Uneori este nevoie de un imbold clar pentru a contesta un mod de gândire înrădăcinat. Acest lucru a venit recent sub forma unei postări pe LinkedIn a lui Marco Gebhardt, director general al GEBHARDT Intralogistics Group GmbH. Frustrarea sa deschisă, rezumată în propoziția „Nu mai suport să citesc asta: «Trebuie să-ți controlezi procesele înainte de a le automatiza»”, a fost declanșatorul acestui articol. Această afirmație pune degetul pe unul dintre cele mai mari mituri ale transformării digitale și este punctul de plecare perfect pentru a examina de ce această abordare nu mai este actuală.

Mai multe informații aici:

• LinkedIn: Nu mai pot citi asta: „Trebuie să vă controlați procesele înainte de a le automatiza.”

Optimizarea și automatizarea proceselor în paralel: Falsa dihotomie în cultura de afaceri germană

De ce gândirea secvențială încetinește companiile – și ce funcționează de fapt

Dezbaterea privind ordinea optimizării și automatizării proceselor este în prezent aprinsă în cercurile profesionale vorbitoare de limbă germană. O axiomă domină discuțiile de pe LinkedIn: procesele manuale trebuie mai întâi să funcționeze perfect, abia apoi ar trebui implementată tehnologia. Această mantră pare intuitiv corectă, convingător de logică și conservatoare din punct de vedere economic. Nu este nici complet greșită. Cu toate acestea, o analiză mai profundă dezvăluie că această abordare duce la o neînțelegere fundamentală a naturii proiectelor de automatizare și împiedică sistematic competitivitatea companiilor.

Capcana statică: Când procesele sunt considerate neschimbate

Problema centrală constă în faptul că această abordare tratează activitatea comercială ca pe o mărime statică. Presupune că un proces poate atinge o stare optimă care poate fi apoi replicată din punct de vedere tehnic. Cu toate acestea, acest lucru nu reflectă realitatea proceselor moderne de producție și de birou. Mai degrabă, implementările practice arată că procesele se schimbă fundamental odată cu introducerea tehnologiei de automatizare. Ceea ce funcționează perfect manual astăzi nu se va mai potrivi în sistemul automatizat mâine, deoarece automatizarea aduce propria logică, cerințe și constrângeri.

Rezultatele cercetărilor din industria europeană de automatizare subliniază această dinamică. Analizele sectorului de fabricare a sculelor arată că aproape două treimi din toate companiile chestionate citează stabilitatea proceselor ca fiind unul dintre cele mai mari obstacole în calea implementării. Cu toate acestea, devine rapid clar că această stabilitate nu este ceva ce un proces pur și simplu are sau nu are. Este un concept gradual, realizat prin adaptare continuă. Șaptezeci la sută dintre companiile din același studiu au declarat că standardizarea componentelor și a proceselor nu a progresat suficient pentru a permite automatizarea completă. Eroarea logică ar fi să spunem: „Apoi optimizați manual mai întâi”. Constatarea realistă, însă, este că standardizarea este adesea în sine un rezultat al procesului de automatizare, nu o condiție prealabilă a acestuia.

Legat de asta:

• Studiu „Automatizare de succes în fabricarea sculelor” realizat de Institutul Fraunhofer pentru Tehnologia Producției (IPT) în colaborare cu Academia de Fabricare a Sculelor WBA Aachen

Paralel în loc de secvențial: Cheia unei automatizări adevărate

Acest lucru devine deosebit de clar atunci când se ia în considerare așa-numitul principiu al Ingineriei Simultane, care a devenit o practică standard în organizațiile moderne. Acest concept afirmă că toți indivizii implicați în proces lucrează la un rezultat nu secvențial, ci în paralel. Aplicat optimizării și automatizării proceselor, aceasta înseamnă că echipele lucrează simultan la îmbunătățirea manuală a procesului și, în paralel, iau în considerare modul în care acest proces ar putea fi automatizat. Această perspectivă paralelă duce la optimizări mai fundamentale, deoarece optimizează etapele procesului nu numai pentru eficiența lor actuală, ci și pentru potențialul lor de automatizare. Aceasta este o abordare calitativ diferită.

Cultura de afaceri germană are o tendință pronunțată de a împărți problemele în faze. Acest lucru nu este ineficient - din punct de vedere istoric, abordarea pe etape a dus la mari succese în ingineria și producția germană. Cu toate acestea, în digitalizarea modernă, această abordare se dovedește contraproductivă. Un studiu empiric realizat de Bitkom a arătat că 45% dintre companii identifică conversia sistemelor și proceselor existente ca o provocare centrală a digitalizării - în special în rândul companiilor mai mari, cu peste o mie de angajați, unde această cifră a crescut la 66%. Acest lucru nu este o coincidență. Cu cât o companie se agață mai mult de un model secvențial, cu atât decalajul dintre starea optimizată și cerințele automatizării devine mai mare.

Legat de asta:

• bitkom: Depășirea provocărilor digitalizării proceselor de afaceri

Costurile ascunse ale așteptării: rentabilitatea investiției, deficitul de competențe și datoria tehnică

Problema rentabilității investiției devine și mai pronunțată atunci când se ia în considerare realitatea proiectelor de automatizare. Un scenariu tipic: O companie investește cincizeci de mii de euro într-o soluție de automatizare pentru procesarea facturilor. Reducerea efortului manual duce la economii anuale de patruzeci de mii de euro. Prin urmare, rentabilitatea investiției este de minus douăzeci la sută în primul an. Acesta nu este un eșec al automatizării, ci o curbă tipică. În al doilea an, investiția este recuperată integral. În al treilea an, soluția începe să devină profitabilă. Companiile care așteaptă prea mult faza manuală „perfectă” pierd acești ani valoroși de amortizare.

Situația devine și mai critică atunci când se ia în considerare deficitul de lucrători calificați. Conform sondajelor actuale, lipsa specialiștilor în IT și digitalizare este un factor limitator pentru proiectele de automatizare. Un studiu realizat de Deloitte arată că firmele care se bazează pe automatizare ating, în medie, o productivitate cu 20% mai mare și o bază de costuri cu 15% mai mică. Cu toate acestea, aceste firme nu au așteptat, de obicei, faza manuală „perfectă”. Au început să construiască structuri paralele de timpuriu. Acest lucru creează, de asemenea, baza pentru o înțelegere mai profundă între departamentele IT și cele de business, ceea ce, la rândul său, crește semnificativ rata de succes a proiectelor de automatizare.

Datoria tehnică care apare din cauza planificării excesiv de secvențiale este, de asemenea, un factor semnificativ. Dacă o companie așteaptă până când totul funcționează perfect manual, sistemele tehnice, bazele de date și componentele software continuă să funcționeze în acest timp. Acestea devin învechite, acumulează inconsistențe și dezvoltă „datorii” sub formă de cod învechit, hardware învechit și structuri de baze de date suboptimale. Povara rambursării acestei datorii ulterioare, odată cu implementarea automatizării, crește exponențial. Un studiu privind gestionarea datoriilor tehnice în companiile mari arată că rambursarea datoriilor trebuie să fie un proces continuu care implică implementarea paralelă a evitării, identificării, măsurării, prioritizării și monitorizării. O abordare pur secvențială duce la acumularea de datorii tehnice într-o asemenea măsură încât, în cele din urmă, împiedică automatizarea însăși.

Expertiza noastră în dezvoltarea afacerilor, vânzări și marketing, atât în ​​UE, cât și în Germania - Imagine: Xpert.Digital

Domenii de interes industrial: B2B, digitalizare (de la IA la XR), inginerie mecanică, logistică, energii regenerabile și industrie

Mai multe informații aici:

• Centru de afaceri de experți

Un centru tematic care oferă perspective și expertiză:

• Platformă de cunoștințe care acoperă economiile globale și regionale, inovația și tendințele specifice industriei
• O colecție de analize, perspective și informații generale din principalele noastre domenii de interes
• Un loc pentru expertiză și informații despre evoluțiile actuale din afaceri și tehnologie
• Un hub pentru companiile care caută informații despre piețe, digitalizare și inovații industriale

De la Process Mining la Agile: Cum metodele moderne impun paralelismul

Exploatarea proceselor oferă o abordare complet nouă. Această tehnologie reconstruiește procesele actuale din datele de execuție și dezvăluie ineficiențele. Prioritizarea este deosebit de valoroasă: Exploatarea proceselor poate determina obiectiv ce modificări de proces vor genera cel mai mare ROI. Un studiu privind măsurarea succesului explorării proceselor identifică patru factori cheie de succes: înregistrarea și analiza proceselor reconstruiesc vizual procesele actuale; armonizarea și optimizarea proceselor standardizează procese similare; selecția proceselor de automatizare urmează criteriul ROI, concentrându-se pe procese standard cu volum mare; iar monitorizarea în timpul funcționării măsoară continuu performanța procesului.

Această abordare sistematică nu poate aștepta până când toate procesele au fost optimizate manual. Trebuie să ruleze în paralel. Mineritul de procese funcționează doar cu date reale din procese reale. Nu puteți aplica mineritul de procese unui proces optimizat care nu a rulat niciodată în practică, ci doar unui proces care există și produce date.

Provocările implementării sunt un alt aspect care pledează în favoarea abordărilor paralele. Un studiu de piață CGI a constatat că managementul schimbării, parteneriatele de colaborare între departamentele de business și IT, integrarea în peisajul sistemului existent, metodele de implementare agile și instruirea angajaților sunt cei cinci factori de succes pentru proiectele de automatizare. Acești factori funcționează semnificativ mai bine atunci când se utilizează abordări paralele. Atunci când departamentele de business și IT lucrează împreună la soluție, o mai bună înțelegere reciprocă se dezvoltă automat. Managementul schimbării funcționează mai bine atunci când angajații înțeleg de ce un proces este optimizat într-un anumit mod - deoarece văd că acest lucru este specific pentru a-l face automatizabil.

Ratele de eroare statistică din proiectele de automatizare sunt, de asemenea, revelatoare. Una dintre cele mai frecvente surse de eroare este selecția incorectă a proceselor de automatizare. În schimb, aceasta înseamnă că selecția corectă a proceselor este esențială pentru succes. Cu toate acestea, această selecție corectă nu poate fi făcută extern de către consultanți care așteaptă până când totul funcționează optim manual. Ea poate fi realizată doar printr-o înțelegere comună, paralelă, în care inginerii și experții în domeniu lucrează împreună pentru a determina ce procese sunt candidați potriviți pentru automatizare.

Atunci când examinăm metodele agile în dezvoltarea de software, devine clar că modelul paralel este superior modelului hidrografic. Transformarea agilă cu pipeline-uri DevOps demonstrează că încapsularea produselor în microservicii și containere permite o implementare rapidă, paralelă și eficientă din punct de vedere al resurselor. Acest lucru permite testarea paralelă și, prin urmare, automată mai rapidă, reducând semnificativ timpul de livrare. Acesta nu este un fenomen nou, ci un principiu dovedit care arată că paralelismul este mai eficient decât secvențialismul - chiar și în medii tehnice complexe.

Conceptul de Lean Management, adânc înrădăcinat în industria germană, susține și această abordare paralelă. Lean Management se bazează pe îmbunătățirea continuă și minimizarea risipei. Cu toate acestea, așteptarea până când un proces este perfect manual pierde timp - una dintre cele mai valoroase resurse. Combinarea Lean Management cu tehnologiile Industry 4.0 permite o monitorizare și un control și mai precis al proceselor de fabricație. Această combinație funcționează, însă, numai dacă ambele aspecte - expertiza Lean și planificarea tehnologică - sunt dezvoltate în paralel.

Legat de asta:

• Călcâiul lui Ahile al digitalizării producției: De ce două decenii de Industrie 4.0 au eșuat în fața realității

Mai mult decât tehnologie: oameni, cultură și îmbunătățire continuă

Un aspect adesea trecut cu vederea este dimensiunea psihologică. Afirmația „mai întâi procesele, apoi tehnologia” nu este doar una strategică; este și liniștitoare. Pentru mulți angajați și manageri, înseamnă că nu trebuie să facă nimic încă, că încă au timp. Cei care se opun automatizării în cadrul companiilor folosesc adesea această mantră pentru a încetini proiectele. Acest lucru este de înțeles, dar dezastruos din punct de vedere economic. McKinsey arată că firmele care promovează automatizarea devreme și în paralel cu optimizarea proceselor sunt, în medie, printre câștigătorii de pe piața lor.

Integrarea hibridă este un termen care a câștigat importanță în arhitectura modernă a sistemelor. Conceptul afirmă că firmele se pot moderniza treptat fără a înlocui brusc sistemele existente. Un exemplu practic este integrarea unei soluții SAP cu o aplicație bazată pe cloud. Această abordare hibridă permite modernizarea paralelă fără a afecta operațiunile existente. Dezvoltarea nouă are loc alături de operațiunile în desfășurare, permițând testarea fără a cauza probleme de disponibilitate. Utilizatorii pot alege în mod activ între cele două soluții până când cea nouă o înlocuiește complet pe cea veche. Acest lucru demonstrează că evoluția, nu revoluția, este calea corectă - dar o evoluție care se desfășoară în paralel, nu secvențial.

Obstacolele în implementare menționate în studii nu sunt neapărat argumente împotriva proceselor paralele. Aproape o treime dintre companii raportează o lipsă de înțelegere a proceselor. Cu toate acestea, chiar aceste companii ar putea beneficia de abordări paralele, deoarece implicarea intensivă în tehnologia de automatizare favorizează o înțelegere mai profundă a proceselor. Discuțiile dintre departamentele IT și cele de business despre „cum am automatiza acest pas?” duc la o înțelegere mai aprofundată a procesului decât o fază pur analitică.

Îmbunătățirea continuă este un alt concept care susține procesele paralele. După implementarea unui proiect de automatizare, începe de obicei o fază în care se efectuează monitorizarea, se abordează ineficiențele identificate și se optimizează în continuare procesul. Această fază devine mult mai eficientă atunci când nu este complet separată de faza inițială de optimizare. Dacă echipele înțeleg deja cum pot fi automatizate procesele, acestea pot implementa îmbunătățiri continue mai rapid și mai eficient.

Principiul Kaizen, care înseamnă îmbunătățire continuă, este adesea înțeles greșit ca un proces foarte lent. În realitate, Kaizen înseamnă că toți cei implicați caută și implementează în mod constant îmbunătățiri. Acest lucru funcționează excepțional de bine cu inițiativele de automatizare paralelă. Combinația creează o cultură a îmbunătățirii continue care nu așteaptă faza manuală „perfectă”, ci o realizează în timpul procesului de implementare a automatizării.

Cerințele privind managementul schimbării în proiectele de automatizare sunt notoriu de mari. Un proiect de automatizare este o schimbare organizațională, nu în primul rând una tehnică. Rezistența din partea angajaților este normală și umană. Soluția constă într-o comunicare transparentă care raportează în mod regulat obiectivele, potențialul, impactul și stadiul actual. Cu toate acestea, această comunicare funcționează mai bine atunci când are loc concomitent. Dacă angajații văd de la început că expertiza lor este încorporată în proiectarea soluțiilor de automatizare, este mai probabil să se dezvolte încredere și acceptare decât dacă ar trebui mai întâi să observe cum un proces este „perfect” optimizat, doar pentru a fi apoi automatizat „din exterior”.

O altă observație critică: Companiile care așteaptă prea mult timp pentru faza manuală perfectă ratează adesea ferestrele pentru investiții tehnologice. Finanțarea, subvențiile și stimulentele fiscale pentru digitalizare sunt limitate în timp. O cultură a așteptării duce la ratarea acestor ferestre. Companiile agile profită de aceste ferestre deoarece pot deja gândi în paralel și acționa mai rapid.

Legat de asta:

• Competitivitatea Europei în criză: Ambidexteritatea organizațională ca soluție strategică de ieșire

O nouă mantră pentru transformarea digitală

Concluzia, din toate aceste perspective, este clară: afirmația clasică „mai întâi procesele, apoi tehnologia” este depășită din punct de vedere economic și strategic. Ar fi putut fi potrivită într-o lume a Industriei 2.0 sau 3.0, unde schimbările erau mai lente, iar investițiile mari în sisteme individuale aveau durate lungi de viață. Cu toate acestea, în realitatea actuală a Industriei 4.0, unde flexibilitatea, viteza și adaptarea continuă sunt cruciale, această abordare este contraproductivă.

Mantra corectă este: Înțelegerea proceselor este esențială. Gândirea la automatizare nu este doar opțională; este necesară pentru o înțelegere cu adevărată a proceselor. Progresul apare atunci când le combini pe amândouă. Asta nu înseamnă implementarea unor automatizări prost concepute. Înseamnă încorporarea întotdeauna a perspectivei automatizării în optimizarea proceselor. Înseamnă că analiștii de procese și arhitecții IT lucrează împreună de la bun început. Înseamnă că firmele nu așteaptă perfecțiunea manuală la nesfârșit, ci încep devreme cu pași mici, iterativi de automatizare.

Companiile care înțeleg și practică acest lucru vor fi printre câștigătorii din industria lor. Cele care continuă să gândească secvențial vor rămâne în urmă.

☑️ Limba noastră de afaceri este engleza sau germana

☑️ NOU: Corespondență în limba ta maternă!

Konrad Wolfenstein

Eu și echipa mea suntem bucuroși să vă fim la dispoziție în calitate de consilier personal.

Mă puteți contacta completând formularul de contact de aici sau pur și simplu sunându-mă la +49 89 89 674 804 ( München) . Adresa mea de e-mail este: wolfenstein@xpert.digital

Aștept cu nerăbdare proiectul nostru comun.

☑️ Suport pentru IMM-uri în strategie, consultanță, planificare și implementare

☑️ Crearea sau realinierea strategiei digitale și a digitalizării

☑️ Extinderea și optimizarea proceselor de vânzări internaționale

☑️ Platforme de tranzacționare B2B globale și digitale

☑️ Dezvoltare Afaceri Pioneer / Marketing / PR / Târguri Comerciale

Beneficiați de expertiza extinsă, în cinci domenii, a Xpert.Digital într-un pachet complet de servicii | Cercetare și dezvoltare, XR, PR și optimizare a vizibilității digitale - Imagine: Xpert.Digital

Xpert.Digital deține cunoștințe aprofundate în diverse industrii. Acest lucru ne permite să dezvoltăm strategii personalizate, aliniate cu precizie cerințelor și provocărilor segmentului dumneavoastră specific de piață. Prin analiza continuă a tendințelor pieței și monitorizarea evoluțiilor din industrie, putem acționa proactiv și oferi soluții inovatoare. Combinația dintre experiență și expertiză generează valoare adăugată și oferă clienților noștri un avantaj competitiv decisiv.

Mai multe informații aici:

• Beneficiați de cele 5 domenii de expertiză ale Xpert.Digital într-un singur pachet – începând de la doar 500 €/lună