A inteligência artificial transforma o Microsoft SharePoint com IA premium em uma plataforma inteligente de gerenciamento de conteúdo

Soluções de IA para Microsoft SharePoint: uma análise especializada para funções, aplicativos e valor estratégico

A inteligência artificial (AI) transforma o Microsoft SharePoint fundamentalmente de um repositório de documentos puro em uma plataforma inteligente de gerenciamento de conteúdo. Essa mudança aborda os desafios centrais de empresas modernas, como superestimulação de informações, processos de pesquisa ineficientes e altos custos por meio de atividades manuais. A análise mostra que as soluções integradas da Microsoft, em particular o SharePoint Premium (o desenvolvimento adicional do Microsoft Syntex) e do Microsoft 365 Copilot, são o foco dessa transformação. O SharePoint Premium oferece funções profundas de IA para processamento, análise e governança automatizados de conteúdo, enquanto o copilot como assistente de IA melhora a interação e a produtividade do usuário no suíte Microsoft 365. Além disso, existe um mercado de soluções de terceiros que pode ser integrado ao SharePoint e oferecer funções especializadas de IA para requisitos de nicho.

As principais vantagens do uso de IA no SharePoint aumentam significativamente a automação (por exemplo, classificação de documentos, extração de metadados, fluxo de trabalho), melhor constatação de informações por meio de busca semântica e recomendações personalizadas, aplicação automatizada de conformidade (por exemplo, aplicação de nomes de retenção e confidencialidade) e gestão otimizada do conhecimento. Os estudos de caso mostram um potencial de investimento de retorno considerável.

No entanto, a implementação bem -sucedida requer um planejamento cuidadoso. Uma arquitetura de informação robusta e práticas sólidas de governança de dados são pré-requisitos básicos para explorar completamente o desempenho das ferramentas de IA e minimizar os riscos de segurança (em particular por meio de compartilhamento de dados). As empresas também precisam entender e orçar os modelos de licença híbrida (pagamento conforme o processamento do SharePoint Premium, baseado em usuários para funções de governança e copiloto). A experiência técnica para a configuração e treinamento dos modelos de IA, bem como o gerenciamento de mudanças bem pensado, também criticam o sucesso. Aspectos éticos, como bancos de dados, proteção de dados e transparência, devem ser abordados proativamente. O futuro do SharePoint está inextricavelmente ligado à IA, com outras integrações e funções mais inteligentes de se esperar. As empresas que integram estrategicamente a IA em seu ambiente do SharePoint podem alcançar vantagens competitivas sustentáveis.

Adequado para:

• O melhor alterão para o SharePoint Premium? Integração de IA de uma plataforma de IA independente e entre dados de dados para todos os assuntos da empresa

A ascensão da IA ​​no SharePoint Content Management

O gerenciamento tradicional de conteúdo da empresa (ECM) atinge seus limites em muitas organizações. A enorme quantidade de conteúdo digital cresce exponencialmente, o que leva a desafios consideráveis. Os funcionários passam uma parte significativa de suas horas de trabalho com a busca de informações, geralmente com resultados frustrantes. A sobrefastamento de informações é um problema generalizado, e os custos de processos manuais para gerenciamento, classificação e processamento de documentos são consideráveis. O Microsoft SharePoint, como uma das plataformas mais usadas para cooperação e gerenciamento de conteúdo, nas quais grandes quantidades de dados são processadas todos os dias (mais de 2 bilhões de arquivos e 2 milhões de sites por dia), o foco desses desafios.

Em resposta a isso, o SharePoint está se desenvolvendo cada vez mais a partir de um local puro para documentos para uma plataforma inteligente de serviço de conteúdo que se baseia massivamente na inteligência artificial (AI). A visão da Microsoft é integrar a IA profundamente nas funções principais do SharePoint e em toda a suíte Microsoft 365. O objetivo declarado é fortalecer a experiência humana ("amplificar as experiências humanas") para automatizar processos de conteúdo e transformar o conteúdo em conhecimento utilizável.

Essa orientação estratégica se manifesta significativamente no desenvolvimento e na marca do produto. Serviços especializados de IA, como Microsoft Syntex e iniciativas, como tópicos da Viva, foram originalmente introduzidos. Com o advento do Microsoft 365 Copilot como um assistente abrangente de IA, no entanto, a consolidação foi realizada. O Syntex foi renomeado para o SharePoint Premium e Integrated, que sinaliza uma conexão mais próxima das funções de processamento da IA ​​com a plataforma principal. Ao mesmo tempo, os tópicos da Viva são definidos com a recomendação de confiar nas experiências e copilot de gerenciamento de conhecimento baseados em SharePoint. Esse padrão indica que a Microsoft não considera as funções de IA como complementos isolados, mas como parte integrante do desenvolvimento adicional do próprio SharePoint, pelo qual o Copilot serve como a interface principal para a interação do usuário com essas funções inteligentes.

Microsoft AI Integrated Solutions para o SharePoint

A Microsoft oferece várias soluções baseadas em IA que são integradas diretamente no SharePoint e no Microsoft 365 Suite. Eles visam tornar a administração, processamento e uso de conteúdo mais inteligente e eficiente. Os dois pilares centrais dessa estratégia são o SharePoint Premium (o desenvolvimento adicional do Microsoft Syntex) e o Microsoft 365 Copilot.

Premium do SharePoint (Desenvolvimento de Syntex): Processamento de Conteúdo, Experiências e Governança baseado em IA

O SharePoint Premium se posiciona como uma plataforma avançada de gerenciamento e experiência de conteúdo, que se baseia nas funções de KI e aprendizado de máquina do Microsoft Syntex. O objetivo é automatizar o processamento do conteúdo, melhorar a experiência do usuário ao lidar com o conteúdo e fornecer mecanismos robustos de governança.

Um recurso essencial é o modelo de cobrança flexível. Muitas das funções principais do processamento de conteúdo são cobradas por meio de um modelo de pagamento conforme o uso (PAYG) que está vinculado a uma assinatura do Azure. Isso permite que as organizações usem os serviços conforme necessário, sem investimentos preliminares ou títulos de licença para essas funções específicas. Ao mesmo tempo, essa abordagem requer um link com o Azure e o monitoramento dos custos de uso. Além disso, existem funções, especialmente na área de governança extensa (anteriormente conhecida como SharePoint Advanced Management-Sam) que requerem licenciamento baseado no usuário (baseado em assentos). Essa estrutura de licença híbrida-uma combinação de faturamento baseado em uso via Azure for Azure para serviços de processamento de IA e custos pró-usuários fixos para funções de governança-Differs de modelos de licença tradicionais e requer planejamento e orçamento cuidadosos por parte das organizações. A necessidade de gerenciar orçamentos do Azure e licenças de usuário pode tornar as previsões de custos e o gerenciamento de licenças mais complexas do que em um modelo uniforme.

2.1.1. Recursos de processamento de conteúdo (automação controlada pela IA)

O SharePoint Premium oferece uma ampla gama de serviços controlados pela IA para automatizar o processamento de documentos:

Compreensão do documento (forma não estruturada, estruturada, livre, pré -fabricada)

Essa é uma função principal que possibilita treinar modelos de IA ou usar modelos pré -fabricados para classificar automaticamente documentos e extrair informações específicas.

• Modelos não estruturados: são treinados usando "ensino de máquina" (uma abordagem sem código) com documentos de amostra para identificar padrões em documentos como letras ou contratos. Eles consistem em classificadores (para identificar o tipo de documento) e extratores (para extrair pontos de dados específicos).
• Modelos de forma estruturada e livre: são baseados no construtor de IA da plataforma de energia e são adequados para formulários ou documentos com uma estrutura variável na qual as informações podem estar em locais diferentes. Muitas vezes, você precisa apenas de alguns documentos de amostra para treinamento.
• Modelos preparados: ofereça soluções pré -treinadas para tipos comuns de documentos, como faturas, recibos e contratos para extrair informações rapidamente sem precisar treinar os modelos.

Colunas de preenchimento automático

Use modelos de idiomas grandes (LLMs) para preencher automaticamente as colunas de metadados nas bibliotecas do SharePoint com base no conteúdo do arquivo e em um prompt de entrada definido (prompt). Isso pode ser usado para extração, classificação, resumo ou análise de conteúdo.

Taxonomia marcando

Utiliza os termos automaticamente do SharePoint Term Store (metadados gerenciados) para documentos com base em uma análise de IA do conteúdo. Isso melhora significativamente a descoberta, filtragem e gerenciamento geral de arquivos e promove a consistência dos metadados.

Marcação de imagem

Reconhecer objetos nas imagens usando a IA e fornece automaticamente as palavras -chave descritivas que são salvas em uma coluna de metadados. Isso facilita a pesquisa, classificação e filtragem de arquivos de imagem.

Reconhecimento de caracteres ópticos (OCR)

Texto impresso ou manuscrito extraído de arquivos de imagem (JPG, PNG, TIFF) e PDFs, o que torna esse texto pesquisável e indicado. No entanto, existem restrições técnicas nos tipos de arquivo, número da página (máx. 500 para OCR), limite de caracteres (64.000), dimensões da imagem e alfabetos suportados (atualmente principalmente latim).

Montagem de conteúdo

Ativa a criação automática de documentos comerciais padronizados e repetitivos (por exemplo, contratos, instruções de trabalho, ofertas) com base em modelos modernos vinculados a fontes de dados, como listas do SharePoint. Isso pode trazer uma economia de tempo considerável, como mostra um estudo de caso com mais de 6.000 horas economizadas por ano.

Tradução do documento

Cria cópias de documentos traduzidos automaticamente diretamente nas bibliotecas do SharePoint, pelas quais o formato original e a estrutura são preservados. Suporta uma variedade de idiomas.

Esignature

Integra uma função para solicitar e gerenciar assinaturas eletrônicas diretamente no SharePoint e Microsoft 365. Isso simplifica os processos de assinatura e mantém documentos durante o processo de exame e assinatura no ambiente M365, que suporta conformidade. A disponibilidade regional ainda é limitada.

Merge/extrato em PDF

Oferece ferramentas para mesclar vários arquivos PDF para formar um único ou dividir um grande arquivo PDF em vários menores.

Regras de processamento

Ativa a definição de ações mais fáceis e baseadas em regra nas bibliotecas de documentos para automatizar tarefas, por exemplo, B. Movendo arquivos com base nas alterações de metadados.

Recursos de experiências de conteúdo (funções para experiências de conteúdo)

Essas funções têm como objetivo melhorar a interação dos usuários com conteúdo:

Visualizador de arquivo aprimorado

Oferece uma visualização estendida para centenas de tipos de arquivos diretamente no SharePoint/OneDrive/equipes e suporta funções como comentários.

Consulta de conteúdo

Permite consultas precisas com base em valores específicos de metadados, que vão além da pesquisa de palavras -chave pura.

Modelos de site

Fornece modelos para sites do SharePoint que são pré -configurados para a administração, processamento e rastreamento de documentos comerciais.

Portais de documentos

Habilite a cooperação segura em documentos com partes externas, como fornecedores ou freelancers.

Business Documents App & Document Hub

Superfícies centralizadas futuras para o gerenciamento de documentos de alta qualidade planejados como serviços licenciados pelo usuário.

Recursos de governança de conteúdo (SharePoint Advanced Management - SAM):

Uma parte essencial do SharePoint Premium são as funções de governança estendidas que antes eram conhecidas como SharePoint Advanced Management (SAM). Isso é crucial para o gerenciamento seguro do conteúdo, especialmente no que diz respeito à preparação para ferramentas de IA, como o copiloto.

foco

Combatendo a expansão do conteúdo (crescimento irrestrito do conteúdo), prevenção de compartilhamento de overs (liberação excessiva de conteúdo), gerenciamento de acesso ao site do SharePoint e OneDrive, bem como o controle do ciclo de vida do conteúdo.

Funções -chave

• Relatórios e insights da Governança de Acesso de Dados (DAG): Ofereça transparência sobre qual conteúdo como e com quem é compartilhado, potencialmente identifique sites ou arquivos excessivamente divididos com nomes sensíveis.
• Políticas do ciclo de vida do site: Ative a definição de diretrizes para lidar com sites inativos (por exemplo, arquivamento) e para garantir proprietários de sites válidos.
• Revisões de acesso ao site: automatize a revisão das autorizações de acesso ao site pelos proprietários do site.
• Controle de acesso restrito (RAC): permite limitar o acesso a determinados sites do SharePoint ou contas do OneDrive a grupos de segurança definidos, independentemente da aprovação existente.
• Bloco Download PEDIA: Evite o download, imprima ou sincronize arquivos de determinados sites ou OneDrive, permita apenas acesso através do navegador.
• Histórico de mudanças: prosas alterações administrativas em sites ou configurações organizacionais.
• AI Insights: use modelos de idiomas para reconhecer padrões e possíveis problemas de governança nos relatórios e fornecer recomendações para ação (por exemplo, identificação sites inativos com conteúdo sensível).

Licenciamento

Essas funções expandidas de governança geralmente exigem licenças pró-usuário separadas (licenças SAM). No entanto, deve -se notar que algumas dessas funções também estão incluídas nas licenças do Microsoft 365 Copilot.

Casos e vantagens de inscrição:

O SharePoint Premium permite a automação de vários processos de negócios, como: B. O processamento de faturas e contratos. Melhora a precisão da pesquisa por meio de metadados extraídos e utilizados automaticamente e ajuda a gerenciar riscos de conformidade por meio de classificação automática e uso de diretrizes. Isso leva a um melhor gerenciamento do conhecimento, maior eficiência e produtividade, economia de custos e maior precisão de dados. Estudos e análises de caso indicam um retorno considerável do investimento (ROI), que geralmente é transformador em vez de apenas marginal.

No entanto, a implementação do SharePoint Premium não é um empreendimento trivial. Não é uma solução que é simplesmente "ligada" e funciona imediatamente. Em vez disso, requer um investimento significativo em tempo e experiência. O treinamento de modelos de IA personalizado requer documentos de amostra cuidadosamente selecionados (exemplos positivos e negativos) e a integração de especialistas das respectivas áreas de negócios. A definição de taxonomias claras e o estabelecimento de centros de conteúdo para gerenciar os modelos também são necessários. Além disso, uma estrutura de governança para curadoria (revisão e refinamento) dos metadados e classificações extraídos, bem como para a manutenção contínua dos modelos, devem ser estabelecidos. O sucesso não é garantido sem planejamento cuidadoso, a participação de especialistas e o gerenciamento contínuo. Também existem obstáculos técnicos e práticos: os relatórios indicam desafios no processamento de documentos complexos, como: B. PDFs de várias páginas com tabelas que se estendem por várias páginas ou páginas com várias tabelas. O formato de arquivo, o tamanho e as restrições de OCR devem ser observados. Além disso, foram observados atrasos na publicação de atualizações do modelo e os problemas resultantes com o processamento automático. Esses fatores sublinham que o prêmio do SharePoint é poderoso, mas precisa de uma estratégia de implementação bem pensada e cuidados contínuos para explorar seu potencial e superar as restrições.

Adequado para:

• Microsoft Copilot: Uma análise abrangente do assistente de IA da Microsoft

Copilot para Microsoft 365 no SharePoint: AI Assistente de Conteúdo e Cooperação

O Microsoft 365 Copilot é uma ferramenta de produtividade baseada em IA que é integrada profundamente nos aplicativos Microsoft 365, incluindo o SharePoint. Ele usa modelos de idiomas grandes (LLMS) e acessa dados do gráfico da Microsoft (emails, bate -papos, calendários, documentos) para fornecer suporte contextual. Um recurso de segurança central é que a Copilot respeita as permissões de usuário existentes; Os usuários veem apenas informações às quais já têm acesso. O uso requer certas licenças baseadas em Microsoft 365 e uma licença de copiloto adicional por usuário.

Funções principais no SharePoint

Criação de conteúdo (páginas/contribuições)

A Copilot suporta autores diretamente no editor de texto rico do SharePoint (dentro da web parte do texto) na criação e revisão do conteúdo. Ele pode reescrever texto, adaptar, reduzir ou executar o som. Particularmente digno de nota é a capacidade de gerar sites inteiros do SharePoint com base em uma descrição simples (prompt) ou usando documentos existentes (por exemplo, arquivos de palavras ou apresentações do PowerPoint) como base. A Copilot também usa novas funções de design do SharePoint, como seções flexíveis e idéias de design, para sugerir layouts atraentes.

Agentes do SharePoint

São assistentes especializados de IA que são limitados ao conteúdo de determinados sites do SharePoint ou arquivos e pastas selecionados. Você pode responder a perguntas sobre essa área específica de conhecimento e atuar como um "especialista em matem de assunto" para esse conteúdo. Cada site do SharePoint recebe automaticamente um agente padrão. Os usuários com direitos de processamento podem criar agentes personalizados adicionais e limitar sua base de conhecimento a até 20 fontes (sites, bibliotecas, pastas, arquivos). Os agentes sempre respeitam as permissões individuais do usuário. Eles também podem ser integrados e usados ​​nas equipes da Microsoft. Atualmente, documentos comuns do Office, PDFs, arquivos de texto e HTML são suportados; Suporte para fotos, vídeos e Oneote está planejado. As listas ou páginas do SharePoint da biblioteca lateral não podem ser usadas atualmente como fonte.

Encontrar informações/resumo

A Copilot pode obter informações de bibliotecas de documentos do SharePoint, listas e sites para ajudar os usuários a pesquisar arquivos, geração de resumos ou extração de conhecimento. Na interface OneDrive ou SharePoint, os usuários podem usar o Copilot para obter resumos de documentos ou fazer perguntas. A capacidade de encontrar as informações necessárias é mencionada pelos primeiros usuários como uma vantagem significativa. No entanto, deve -se notar que as habilidades resumidas no contexto de bate -papo podem ser limitadas (por exemplo, até os últimos 30 dias do curso de bate -papo).

Integração com Copilot Studio

O SharePoint pode servir como uma fonte de dados para a criação e treinamento de modelos e agentes de IA personalizados no Copilot Studio (anteriormente Power Virtual Fretual). Isso possibilita criar respostas generativas com base no conteúdo do SharePoint. A configuração requer a configuração da autenticação para permitir o acesso aos dados do SharePoint.

Casos de inscrição e vantagens

O uso do copiloto no SharePoint promete aumenta a produtividade significativa. Ele acelera o conteúdo do conteúdo, simplifica o design de sites e páginas, automatiza a criação de resumos e melhora a cooperação. Encontrar informações é facilitado e o tempo necessário para atividades de rotina é reduzido. Estudos e relatórios dos usuários iniciais oferecem vantagens quantificáveis: economia de tempo médio de 1,2 a 10 horas por semana, 29 % mais rápida conclusão de tarefas (pesquisa, redação, resumo), melhoria da qualidade e precisão do trabalho.

Restrições e desafios

Apesar do potencial, há relatos de desafios e restrições sobre o uso do copiloto com o SharePoint:

Problemas de pesquisa/acesso

Os usuários relatam respostas inconsistentes ou imprecisas quando consultas sobre o conteúdo do SharePoint, especialmente quando se trata de metadados, contagens de arquivos ou detalhes específicos. O copiloto parece ter dificuldades com perguntas sobre a estrutura (meta questões), em contraste com as perguntas. A janela de contexto limitada do LLMS dificulta o processamento de documentos muito grandes ou um grande número de arquivos. Atrasos na indexação podem afetar a tópica das informações. Medidas de governança, como a pesquisa restrita do SharePoint (RSS), podem restringir o acesso a dados para copilot e, assim, influenciar a qualidade das respostas.

Restrições de agentes

Atualmente, o número de fontes de conhecimento para agentes está limitado a 20 listas e páginas não são suportadas como fontes. O suporte para formatos de arquivo é expandido. Os vínculos nas páginas não funcionam como fonte de conhecimento. Também foram relatados problemas com o processo de aprovação para os agentes e suas habilidades de aterramento.

Lacunas funcionais/inconsistências

Alguns usuários perdem funções conhecidas de outras ferramentas de IA (por exemplo, upload direto de documentos em bate-papo, escolha de modelo, geração de imagens Dall-E). Às vezes, o desempenho é percebido como mais fácil do que com modelos especializados, como o GPT-4.

Vontade de dados

A eficácia do copiloto depende em grande parte de dados bem organizados e justificados corretamente no Microsoft 365 e no SharePoint. O risco de compartilhar overs é considerável e deve ser abordado antes que o copiloto seja implementado.

Essas observações sugerem que o copiloto é projetado principalmente como assistente de tarefas como design, resumo e resposta a perguntas com base no conteúdo acessível e usa entendimento semântico. No entanto, não é uma panacéia e não substitui os processos de pesquisa precisos e controlados por metadados ou tarefas de inventário. Os usuários que esperam que o copilot contem exatamente arquivos ou filtem elementos com base em metadados complexos podem ficar decepcionados. Seu desempenho é limitado pelos dados subjacentes no gráfico da Microsoft, pelos limites da indexação e pelas autorizações usadas. Um gerenciamento claro de expectativa em relação às suas habilidades em comparação com os métodos tradicionais de pesquisa é, portanto, crucial para uma introdução bem -sucedida.

Ki-Gamechanger: as soluções mais flexíveis de AI em plataforma que reduzem os custos, melhoram suas decisões e aumentam a eficiência

Plataforma AI independente: integra todas as fontes de dados da empresa relevantes

• Esta plataforma de IA interage com todas as fontes de dados específicas
  • Da SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox e muitos outros sistemas de gerenciamento de dados
• Integração rápida da IA: soluções de IA personalizadas para empresas em horas ou dias em vez de meses
• Infraestrutura flexível: baseada em nuvem ou hospedagem em seu próprio data center (Alemanha, Europa, escolha livre de localização)

• Segurança de dados mais alta: o uso em escritórios de advocacia é a evidência segura
• Use em uma ampla variedade de fontes de dados da empresa
• Escolha de seus modelos de IA ou vários ou vários modelos (UE, EUA, CN)

Desafios que nossa plataforma de IA resolve

• Falta de precisão das soluções de IA convencionais
• Proteção de dados e gerenciamento seguro de dados sensíveis
• Altos custos e complexidade do desenvolvimento individual de IA
• Falta de IA qualificada
• Integração da IA ​​nos sistemas de TI existentes

Mais sobre isso aqui:

• Integração de IA de uma plataforma de IA independente e entre dados de dados para todos os assuntos da empresa

Outras funções nativas da IA ​​SharePoint encontram IA: abordagem natural e de terceiros em comparação

Além do SharePoint Premium e Copilot, existem outras tecnologias nativas da Microsoft que permitem ou ativaram as funções de IA no contexto do SharePoint:

Integração do construtor da AI

O construtor de IA faz parte da plataforma de energia da Microsoft e oferece uma coleção de modelos de IA pré-treinados e personalizados (por exemplo, para processamento de documentos, reconhecimento de objetos, categorização, previsão). Esses modelos podem ser usados ​​diretamente no SharePoint (geralmente como parte das funções do SharePoint Premium/Syntex para processamento estruturado/de forma livre) ou através de fluxos de trabalho automatizados por potência, que são acionados por eventos do SharePoint (por exemplo, carregando um arquivo). Isso permite a criação de automação baseada em IA personalizada com uma abordagem de código baixo/código sem código. Exemplos são fluxos de trabalho que extraem automaticamente os metadados das faturas carregadas e escrevem em colunas do SharePoint ou classificam documentos com base em seu conteúdo. O uso do Builder AI exige licenças de plataforma de energia correspondentes ou créditos do construtor de IA, alguns dos quais também foram incluídos nas licenças Syntex/Premium ou são cobrados pelo modelo PayG.

Tópicos Viva (está definido)

Os tópicos da Viva usaram o KI para identificar automaticamente o conhecimento no Microsoft 365 (incluindo o SharePoint), para organizá -los e apresentá -los na forma de tópicos e sites. Esses tópicos foram exibidos em contexto relacionados em aplicativos como SharePoint, equipes e perspectivas, a fim de facilitar a descoberta de conhecimento e identificar especialistas. No entanto, os tópicos da Viva serão descontinuados em fevereiro de 2025. A Microsoft se concentra em seus esforços de desenvolvimento em experiências de conhecimento apoiadas pela IA no copiloto e diretamente no SharePoint. As páginas de tópicos existentes publicadas pelos usuários são convertidas em sites normais do SharePoint que ainda podem ser encontrados através da pesquisa, mas não são mais atualizados pela IA.

A integração do construtor de IA sublinha uma importante faceta da Microsoft Strategy: enquanto o SharePoint Premium oferece vários modelos de IA internos e treináveis ​​para tarefas comuns de gerenciamento de conteúdo, a plataforma de energia (Automates de energia, aplicativos de energia), com o Builder de AI serve como ferramentas principais para a criação de dados de código de baixo código definidos pelo usuário. Portanto, se as empresas precisarem de automação de IA que vão além das funções padrão do prêmio, por exemplo, para integração com sistemas externos, para implementar a lógica complexa e em vários estágios ou para criar superfícies personalizadas com aplicativos de energia-a plataforma de energia com a AI Builder é o conjunto de ferramentas Microsoft pretendido. Isso oferece um importante nível de expansão além das funções premium internas.

Adequado para:

• A IA do UNFRAME transforma a integração da IA ​​para as empresas em tempo recorde: soluções personalizadas em horas ou dias

Soluções de IA de fornecedores de terceiros para integração no SharePoint

Além das soluções nativas da AI da Microsoft, existe um mercado crescente para ferramentas de terceiros que integram ou expandem as funções de IA no SharePoint. Essas soluções geralmente cobrem nichos específicos ou oferecem abordagens alternativas à Microsoft oferecem. A integração é tipicamente através de diferentes mecanismos:

APIs

Uso da API do gráfico da Microsoft ou APIs específicas do SharePoint para acessar dados e executar ações.

Conectores

Plataformas como Zapier ou Power Automats (via conectores personalizados) permitem a conexão do SharePoint aos serviços de IA externos.

Suplementos/aplicativos dedicados

Soluções projetadas como uma WebParts da SharePoint Framework (SPFX), suplementos ou aplicativos independentes e interagem diretamente com o SharePoint.

Exemplos e análise

A gama de soluções de terceiros é grande. Aqui estão alguns exemplos, categorizados de acordo com os focos funcionais:

Plataformas de fluxo de trabalho/automação (com IA)

• Flowforma: uma plataforma sem código que usa a IA generativa (suas próprias funções de “copilot” e resumo) para criar fluxos de trabalho complexos que se integrem perfeitamente ao Microsoft 365 e SharePoint.
• Nintex: oferece ferramentas extensas para automação de fluxo de trabalho, automação de processos robóticos (RPA) e geração de documentos com integração do SharePoint. No entanto, pode ter uma curva de aprendizado mais acentuada e custos mais altos.
• Zapier: serve como uma plataforma de integração ("middleware") que combina o SharePoint com milhares de outros aplicativos, incluindo serviços de IA como "Ai by Zapier" (usa modelos como OpenAai, Antrópico) ou ferramentas especializadas de IA, como "Brows AI" para extração de dados do site. Particularmente adequado para a automação de tarefas mais fáceis e cruzadas.
• Kissflow: outra solução de gerenciamento de fluxo de trabalho que visa usuários não técnicos por meio de uma interface de usuário simples.
• Semly.ai: Especializado em conhecer a produtividade. Integra-se ao SharePoint para gerar automaticamente notas de reunião, resumos e tarefas geradas automaticamente em IA em bibliotecas relevantes do SharePoint. A integração ocorre via API e respeita as autorizações existentes.

Pesquisa/Gerenciamento de Pesquisa/Conhecimento semântico

• Suite semântica Poolparty (do Gráfico): oferece um nível semântico via SharePoint (assim como equipes e copiloto). Ativa a pesquisa semântica (que vai além das palavras-chave e entende sinônimos), a margem automática de conceitos com base em uma taxonomia gerenciada centralmente e busca facetada pelo refinamento dos resultados. Integrado ao SharePoint Term Store, Azure e API do gráfico.
• Semáforo (do progresso): use modelos semânticos, regras de mineração e classificação de texto para fornecer documentos do SharePoint com metadados ricos e relacionados ao contexto. Um estudo de caso com uma organização global sem fins lucrativos mostrou uma maior achada de documentos e uma melhor rede de conhecimento em diferentes locais.
• Expert.ai: Uma ferramenta para análise semântica de texto com opções profundas de adaptação para palavras -chave e conceitos. É mencionado em comparações como uma forte alternativa na área da semântica.
• Guru: Uma plataforma de pesquisa da IA ​​corporativa que produz informações de diferentes fontes, incluindo o SharePoint, agregadas e procuradas.
• Onyx (anteriormente Danswer): Uma plataforma de IA de código aberto que combina com documentos corporativos, aplicativos (incluindo o SharePoint) e as pessoas. Oferece uma interface de bate -papo, conectores para mais de 40 sistemas e a opção de criar agentes de IA personalizados. Pode ser operado localmente ou na nuvem.

Processamento/gravação de documentos

• ARTSYL Docalpha: integra-se intimamente ao SharePoint e oferece OCR estendido, reconhecimento de documentos baseado em IA (classificação automática e atribuição de metadados), extração de dados inteligente (com modelos treináveis) e automação de fluxo de trabalho. Visa indústrias específicas, como assistência médica, finanças e fabricação.
• ConceptClassifier (de diferentes fornecedores): um complemento que usa a tecnologia de “processamento de termos compostos” para classificar dados não estruturados em metadados do SharePoint e extrair.

Plataformas gerais de KI/produtividade

• Stack AI: Uma plataforma para criar agentes de IA que interagem com dados internos e APIs, incluindo processamento e pesquisa de documentos.
• KAMA DEI: Uma plataforma para compreensão da linguagem natural (NLU) com um banco de dados de conhecimento configurável para criar agentes virtuais.

Ferramentas de código aberto / desenvolvedor

No GitHub, existem vários projetos e repositórios de código aberto sobre o desenvolvimento do SharePoint (por exemplo, repositórios oficiais da Microsoft para documentação e treinamento SPFX). Existem também ferramentas específicas, como "Prompt Pulse", um aplicativo de poder do Microsoft Teams que o SharePoint usa como fonte de dados para compartilhar os prompts do copiloto ou ferramentas de produtividade mais gerais com a cobertura do SharePoint. Onyx é um exemplo de uma plataforma de pesquisa corporativa de código aberto mais abrangente/IA com o SharePoint Connector.

Comparação de ferramentas KI: abordagens integradas versus terceiros

A decisão entre o uso das soluções integradas da Microsoft AI, como o SharePoint Premium ou o Copilot e a integração de ferramentas de terceiros, requer uma consideração cuidadosa de vários aspectos. As soluções integradas oferecem uma integração muito profunda no Microsoft 365 e uma experiência perfeita para o usuário. Sua faixa funcional é ampla e abrange áreas como processamento, governança e assistência, embora a profundidade possa variar dependendo da função. Os modelos de custo dessas soluções são híbridos: eles são baseados em abordagens de usuário e usuário. A adaptabilidade é limitada ao treinamento de modelos, avisos e o uso da plataforma de energia, enquanto a integração de segurança é baseada nos padrões existentes e na conformidade do Microsoft 365. O esforço de manutenção é regulamentado com eficiência por atualizações centrais do ecossistema da Microsoft, mas requer uma determinada configuração e treinamento. Por fim, isso leva a uma alta gravata do fabricante no sistema Microsoft.

Ou você escolhe ferramentas especializadas de “melhores da criação” de provedores de terceiros para tarefas específicas de IA que podem oferecer funcionalidade superior nessa área, mas causam esforço de integração e custos administrativos potencialmente mais altos, com exceção do parceiro XPert.Digital?

As soluções de terceiros, por outro lado, são variáveis ​​em termos de profundidade de integração. Por exemplo, eles trabalham com APIs, conectores e complementos, o que pode significar complexidade adicional. Eles geralmente são especializados em nichos e oferecem funções potencialmente mais profundas do que as soluções integradas em áreas específicas. Os modelos de custo variam muito, começando com assinaturas de modelos de freemium e de código aberto. Com a adaptabilidade, a vantagem geralmente é com fornecedores de terceiros, especialmente soluções de código aberto, que permitem a máxima flexibilidade. No entanto, essas soluções requerem um teste separado sobre segurança e manuseio de dados, além de gerenciamento potencialmente mais alto de integração. O empate do fabricante geralmente é menor, mas há uma dependência do respectivo provedor de terceiros.

A decisão entre a integração nativa da Microsoft e as ferramentas especializadas de terceiros também deve ser considerada no que diz respeito ao esforço de integração e à ligação do fabricante. Enquanto o Microsoft 365 oferece profunda integração dentro do seu próprio ecossistema, o Bond (bloqueio) para este fabricante pode ser alto. As soluções terceirizadas, por outro lado, oferecem mais flexibilidade. Portanto, as organizações devem considerar cuidadosamente se a suposta vantagem de funções especializadas justifica os custos adicionais e a complexidade da integração.

Adequado para:

• Os perigos do bloqueio do fornecedor: por que as empresas devem evitar dependências

Efeitos da IA ​​nas funções principais do SharePoint

A inteligência artificial não apenas altera as estratégias abrangentes de gerenciamento de conteúdo, mas também afeta as funções principais do SharePoint, em particular na automação de pesquisa e processo.

Pesquise e encontrando informações

A pesquisa tradicional de palavras -chave em portais corporativos geralmente leva a resultados insatisfatórios e a um grande período de tempo para os usuários. AI promete melhorias básicas aqui:

De palavras -chave a conceitos

A pesquisa suportada pela IA vai além da pura comparação de palavras-chave. O objetivo é entender a intenção do usuário por trás de uma consulta de pesquisa e levar em consideração o contexto semântico de palavras e frases.

Pesquisa semântica

Essa tecnologia usa códigos vetoriais (representações matemáticas de palavras e conceitos) e modelos de voz para encontrar informações conceitualmente relacionadas, mesmo que os termos exatos de pesquisa não ocorram no documento. A Microsoft Search e Copilot, em particular, construem um índice semântico gerado a partir dos dados no gráfico da Microsoft. Esse índice possibilita reconhecer relacionamentos entre diferentes formas de palavras, entender os sinônimos e identificar documentos semelhantes em termos de conteúdo. A Azure AI Search também oferece funções semânticas, como re-classificação (reavaliação dos resultados da pesquisa com base na relevância semântica), a extração de snippets de resposta e ênfase. Terceiros provedores, como a Pool Party, também integram funções de pesquisa semântica no SharePoint. Uma licença de copiloto do Microsoft 365 no inquilino pode ser necessária para certas funções semânticas estendidas, especialmente no contexto do Copilot Studio ou do Azure AI, para usar a indexação semântica de maneira ideal.

Processamento de linguagem natural (PNL) / consultas de linguagem natural

A IA permite cada vez mais que os usuários façam perguntas em uma linguagem natural e cotidiana, em vez de ter que usar termos de pesquisa rígidos. O Microsoft 365 Copilot é projetado explicitamente para essa interação conversacional. No entanto, deve -se notar que a Microsoft anunciou que certas formas de suporte para consultas de idiomas naturais nas interfaces de pesquisa padrão do Microsoft 365 (como Outlook, equipes, pesquisa do SharePoint) expiram com os filtros ou o uso do Copilot. Ferramentas como o Llamaindex em combinação com conectores de dados (por exemplo, CDATA) também podem ser usadas para desenvolver soluções personalizadas que permitam consultas de linguagem natural contra dados do SharePoint. A função Ediscovery (Premium) no Microsoft Purview também usa um construtor de consultas de linguagem natural em conexão com o copiloto.

Personalização e recomendações

Os algoritmos de IA analisam o comportamento dos usuários, seu papel na empresa, suas interações e relacionamentos no gráfico da Microsoft, a fim de fornecer resultados de pesquisa personalizados e sugerir proativamente conteúdo relevante (documentos, notícias, especialistas).

As vantagens dessas melhorias de pesquisa suportadas pela IA são uma descoberta de informações mais rápidas, resultados de pesquisa mais relevantes, uma descoberta aprimorada de conhecimento e uma redução no tempo que os funcionários gastam com a pesquisa.

A tabela mostra as diferenças entre as diferentes pesquisas. A pesquisa de palavras -chave ocorre através da comparação exata dos termos e é praticamente limitada devido à sua simplicidade, mas é restrita em relevância, pois não leva em consideração o contexto ou os sinônimos. A pesquisa padrão da Microsoft, que é personalizada, também usa sinais do gráfico da Microsoft para oferecer uma melhor relevância adaptada ao usuário. No entanto, muitas vezes negligencia o contexto semântico e depende muito da qualidade dos dados do gráfico. A pesquisa semântica, que é baseada em tecnologias como Copilot ou Azure AI, trabalha com códigos vetoriais e entende o contexto e a importância das consultas de pesquisa. Ele fornece a maior relevância porque reconhece as intenções e também encontra conceitualmente semelhantes. No entanto, requer uma configuração explícita, licenças correspondentes e dados de alta qualidade e pode atingir seus limites para questões complexas. A consulta de linguagem natural é baseada na IA conversacional e a detecção de intenções permite entrada intuitiva e flexível. No entanto, pode ser ambíguo, é suportado apenas em uma extensão limitada nas interfaces de usuário padrão e sua precisão depende em grande parte da qualidade do modelo subjacente.

O desenvolvimento da pesquisa no Microsoft 365 mostra uma direção clara: o Copilot representa a próxima geração e usa um índice semântico mais avançado do que a pesquisa padrão da Microsoft. Enquanto a pesquisa padrão já integra a personalização pelo gráfico da Microsoft, o Copilot adiciona um entendimento semântico mais profundo e a capacidade de fazer login em lógico. A configuração da Microsoft Search em Bing em favor do copiloto sublinha essa orientação estratégica. No entanto, a pesquisa de copiloto também atinge limites na prática, especialmente no caso de dados insuficientemente preparados ou autorizações pouco claras. Ferramentas como a pesquisa restrita do SharePoint (RSS) ilustram a área de tensão entre o amplo acesso de dados que a IA precisa e os requisitos da governança de dados, que influenciam o copiloto e a pesquisa padrão. Portanto, o Copilot não é simplesmente uma "melhor pesquisa", mas um assistente de IA cuja capacidade de pesquisa é baseada no entendimento semântico, mas depende da qualidade e acessibilidade dos dados subjacentes.

Automação de processos e gerenciamento de conteúdo

A IA também revoluciona a maneira como o conteúdo é gerenciado no SharePoint e integrado aos processos:

Classificação e palavras -chave automatizadas

Os modelos de IA, especialmente os do SharePoint Premium/Syntex, podem analisar e classificar automaticamente documentos com base em seu conteúdo. Eles aplicam tags de metadados predefinidos, com base em modelos treinados ou através da integração com a taxonomia do SharePoint (metadados gerenciados). Isso reduz significativamente o esforço manual e garante metadados consistentes sobre todo o estoque de documentos.

Extração de metadados

Além da classificação pura, o KI pode extrair informações específicas - como dados, nomes, quantidades, cláusulas contratuais - de estruturas (formulários) e não estruturadas (cartas, contratos). Esses dados extraídos são salvos nas colunas do SharePoint (campos de metadados) e, portanto, permitem processos controlados por metadados e maior descoberta melhorada.

Automação do fluxo de trabalho

Os metadados extraídos automaticamente ou a classificação foram usados ​​como gatilho para fluxos de trabalho a jusante que normalmente são criados com autômatos de energia. Exemplos disso são processos de aprovação com base em uma quantidade de fatura extraída, notificações para os próximos processos contratuais ou o roteamento automático de documentos para o departamento responsável.

Automação de conformidade (nomes de armazenamento/confidencialidade)

Um aplicativo particularmente importante é o uso automático das diretrizes de conformidade. Os modelos de IA (dentro do SharePoint Premium/Syntex) podem ser configurados de tal maneira que você aplique automaticamente nomes de armazenamento (etiquetas de retenção) ou nomes de confidencialidade (etiquetas de sensibilidade) do Microsoft Purview a documentos, com base em sua classificação ou conteúdo reconhecido (por exemplo, informações sensíveis). Isso garante que o conteúdo seja tratado de acordo com as diretrizes da empresa e os requisitos legais sem que os usuários tenham que intervir manualmente. A configuração ocorre vinculando os nomes de alcance aos modelos de IA ou por diretrizes de rotulagem de carros no Purview, que reagem a certos tipos de conteúdo, tipos de informações confidenciais, palavras -chave ou classificadores treináveis. Um exemplo concreto seria um modelo Syntex que reconhece "especificações do produto" e usa automaticamente um nome de armazenamento baseado em eventos "5 anos após a configuração do produto". Os automatos de energia também podem ser usados ​​para aplicar nomes com base na lógica do fluxo de trabalho.

Montagem de conteúdo

Como já mencionado, esta função automatiza a criação de documentos padronizados.

As vantagens dessa automação são óbvias: aumento da eficiência, redução de erros manuais, conformidade aprimorada, maior consistência de dados e processos de negócios acelerados.

A capacidade da IA ​​de automatizar as tarefas de conformidade é uma mudança de paradigma. Tradicionalmente, a conformidade com os períodos de retenção ou a proteção de dados sensíveis dependia fortemente dos processos manuais e o cuidado dos funcionários--propensos a erros e difíceis de escalar. O KI, especialmente pelo SharePoint Premium/Syntex, agora permite as diretrizes de conformidade definidas no Microsoft Purview para aplicá -las de forma proativa e automática com base no conteúdo dos documentos. Ao entender a IA que tipo de documento é ou se ele contém informações confidenciais, ele pode usar o nome de armazenamento ou confidencialidade correto sem que um usuário precise fazer isso manualmente. Isso aumenta drasticamente a consistência da aplicação e reduz o risco de violações de conformidade. Esse é um valor agregado considerável para as empresas em indústrias regulamentadas ou com grandes quantidades de dados confidenciais. A IA atua como uma ponte entre o próprio conteúdo e as regras de governança a serem usadas nela e permite a aplicação automatizada em larga escala.

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Considerações de valor estratégico e implementação

A integração da IA ​​no SharePoint oferece um valor agregado estratégico significativo além da melhoria das funções individuais. No entanto, a decisão de implementar a implementação deve se basear em uma consideração cuidadosa das vantagens, custos e requisitos necessários.

O caso de negócios: por que implementar a IA no SharePoint?

Os argumentos para o uso da IA ​​no SharePoint são diversos e tocam nas áreas centrais do desempenho da empresa:

Eficiência e produtividade

A vantagem mais tangível é o tempo enorme economizando através da automação de tarefas manuais e repetitivas. Isso inclui entrada de dados, classificação de documentos, teto, resumo e a criação de documentos padrão. Os funcionários são dispensados ​​de atividades de rotina e podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e mais agregadas de valor. A pesquisa aprimorada também acelera a descoberta de informações.

Gestão do conhecimento

O KI ajuda a transformar as quantidades de informações muitas vezes não estruturadas no SharePoint em conhecimento organizado e acessível. O discagem e a classificação automáticas do golpe melhora a descoberta e a reutilização das informações. Embora os tópicos da Viva estejam definidos, o objetivo permanece melhor em rede pessoas com conhecimento e experiência, agora principalmente via SharePoint e Copilot.

Conformidade e governança

A IA permite a implementação automatizada das diretrizes de conformidade. O uso automático de designações de armazenamento e confidencialidade com base no conteúdo, o reconhecimento de informações sensíveis e o uso consistente de metadados ajudam a reduzir os riscos de conformidade e aumentar a precisão dos dados. Isso também suporta auditabilidade.

Economia de custos e ROI

A automação reduz os custos operacionais causados ​​por processos manuais, solução de problemas e pesquisa ineficiente. As economias potenciais também resultam da consolidação de ferramentas e da evitação de custos para sistemas herdados especializados. Os estudos de caso e as análises de ROI, tanto para o Syntex/Premium quanto o Copilot, indicam um alto potencial de poupança que geralmente vai muito além das melhorias marginais e pode obter um retorno do investimento de mais de 100% para mais de 400%.

Sustentabilidade

A implementação da IA ​​prepara a base de conteúdo para futuros desenvolvimentos e, especialmente, para assistentes de IA, como a Copilot. Ele posiciona a empresa de acordo com a tendência geral para a integração da IA ​​no local de trabalho digital.

Fatores de implementação

A introdução das soluções de IA no SharePoint requer uma abordagem estratégica e a consideração de vários fatores -chave:

Licença e custos

Compreender os modelos de licença é essencial. O SharePoint Premium combina um modelo de pagamento conforme o uso (via assinatura do Azure) para processamento de serviços com licenças baseadas em usuários para funções de governança estendida (SAM). O Microsoft 365 Copilot também requer uma licença de usuário separada, além das licenças baseadas em M365. Os custos, especialmente para funções premium e copiloto, podem ser um obstáculo, especialmente para organizações menores. Recomenda -se o uso de computadores de custo e ferramentas de avaliação. O estabelecimento da conta do PAYG requer um link para uma assinatura do Azure e um grupo de recursos.

Prontidão de dados e arquitetura de informação (IA)

Este é um dos fatores de sucesso mais críticos. A eficácia das ferramentas de IA, especialmente copilota, depende massivamente da qualidade, organização e das autorizações dos dados subjacentes no SharePoint e Microsoft 365. Uma arquitetura de informação robusta é essencial: estrutura clara de sites e sites de hub, uso consistente de metadados e tipos de ingredientes, estruturas de pastas lógicas e convenções de nome. Os dados redundantes, desatualizados ou triviais (vermelhos) devem ser identificados e ajustados porque podem afetar os resultados da IA. O fator decisivo é a revisão e correção das licenças de arquivo e a remoção do excesso de compartilhamento antes que as ferramentas de IA, como o copilot, sejam introduzidas em grande parte. Ferramentas como o SharePoint Advanced Management (SAM) e o Microsoft Purview são centrais para isso. A própria IA também influencia as melhores práticas para metadados padrão da IA, processos automatizados de marcação e controles de qualidade estão se tornando ainda mais importantes. A necessidade de uma base de dados sólidos não pode ser enfatizada o suficiente; A IA não substitui a higiene das informações básicas, mas requer.

Implementação e especialização técnica

A criação do SharePoint Premium requer etapas de configuração, como vincular ao Azure, configurar centros de conteúdo e treinar modelos personalizados. Isso pode exigir conhecimento técnico e tornar necessário integrar especialistas em TI ou parceiros externos. Há uma curva de aprendizado para administradores e usuários. É aconselhável iniciar pequenos aplicativos específicos e promissores e lançar gradualmente as soluções.

Desafios e restrições

As organizações devem estar cientes dos possíveis obstáculos técnicos, como: B. Problemas de precisão em modelos, limites de processamento para determinados tipos de arquivos, tamanhos ou layouts complexos, inconsistências nas respostas ou complexidades da copilot na integração de diferentes sistemas.

Gerenciamento de mudanças e adoção

A introdução das ferramentas de IA altera os métodos de funcionamento. A adoção bem -sucedida requer treinamento direcionado do usuário, comunicação clara por meio dos benefícios e limites das ferramentas e, possivelmente, o estabelecimento de "campeões" ou multiplicadores internos.

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Considerações éticas e de proteção de dados

O uso da IA ​​no contexto da empresa gera importantes questões éticas e de proteção de dados que devem ser abordadas proativamente:

Preconceito e justiça

Os modelos de IA aprendem com os dados e, portanto, podem absorver e reforçar os preconceitos existentes (viés). Isso pode levar a resultados discriminatórios ou injustos. O monitoramento contínuo e a adaptação dos modelos são necessários para reconhecer e minimizar o viés. O conteúdo e as sugestões gerados devem ser verificados quanto à neutralidade e inclusão.

Proteção e segurança de dados

Sistemas de IA, como o processo de copilot, quantidades potencialmente grandes de dados da empresa, incluindo informações sensíveis ou pessoais. O principal risco é que autorizações incorretas (compartilhamento de overs) ou configurações incorretas tornam dados confidenciais acessíveis a usuários involuntariamente que não devem ver. Criptografia robusta, controles rígidos de acesso e conformidade com os regulamentos de proteção de dados (como GDPR/GDPR) são essenciais. A Microsoft enfatiza que o Copilot usa medidas de proteção de dados comerciais que impedem que os prompts ou dados do usuário sejam usados ​​para treinar LLMs públicos. No entanto, as organizações devem definir e comunicar suas próprias diretrizes de manuseio de dados e lidar particularmente com dados legalmente restritos (por exemplo, dados de saúde/phi, pii).

Transparência e responsabilidade

Os usuários devem ser capazes de entender como as respostas geradas pela IA acontecem. Como os LLMs ocasionalmente “alucinam”, ou seja, falsos, mas de forma convincente, são cruciais que os usuários verifiquem e verifiquem os resultados criticamente. Diretrizes e responsabilidades de uso claras para verificar os resultados da IA ​​são necessárias.

Princípios responsáveis ​​IA

O uso da IA ​​deve seguir os princípios éticos: respeitoso, compatível e cuidadoso para evitar danos. Aspectos como a acessibilidade das ferramentas de IA e os efeitos potenciais nos trabalhos devem ser levados em consideração. Dependência excessiva da IA ​​que reduz o pensamento crítico deve ser evitado.

A introdução da IA ​​no SharePoint cria uma dualidade inerente: por um lado, essas ferramentas permitem enormes ganhos de eficiência por meio de acesso e processamento de grandes quantidades de dados. Por outro lado, exatamente essas habilidades abrem novos e riscos para proteção e segurança de dados. A capacidade do copiloto de acessar e -mails, bate -papos e documentos para fornecer ajuda contextual também carrega o risco de divulgação não intencional de informações sensíveis se as permissões subjacentes estiverem incorretas ou muito extensas. Portanto, é essencial que a implementação das ferramentas de IA esteja de mãos dadas com o fortalecimento das medidas de segurança e proteção de dados, bem como o estabelecimento de diretrizes éticas claras e processos de governança. Os benefícios da IA ​​só podem ser implementados com responsabilidade se os riscos associados forem gerenciados ativamente.

Microsoft 365 e AI: tendências, ferramentas e a próxima geração de produtividade

A integração da IA ​​no SharePoint está apenas no início. O desenvolvimento futuro deve ser moldado pelas seguintes tendências:

Integração de IA mais profunda e ampla

Espera -se que as funções de IA sejam integradas ainda mais perfeitas e abrangentes no SharePoint, OneDrive, equipes e outros serviços do Microsoft 365. A IA formará cada vez mais a base para gerenciamento de conteúdo, automação e experiências do usuário.

Desenvolvimento adicional do SharePoint Premium

A Microsoft deve expandir ainda mais as funções do SharePoint Premium. Recursos como o aplicativo Business Documents, o Document Hub, o arquivamento no nível do arquivo e os períodos de retenção mais longos para o backup do M365 estão no roteiro. As principais funções do processamento de conteúdo e do governo também são desenvolvidas, por exemplo B. através de novas regras de IA para definir nomes de confidencialidade e armazenamento.

Melhorias no copiloto

Espera -se que o Copilot seja mais inteligente e melhor integrado (por exemplo, exibição de cartões de conexões Viva em agentes) e potencialmente capaz em relação a tarefas e conclusões mais complexas. Melhorias na interação do idioma também são esperadas.

Autores otimizados experimentam

A criação de conteúdo no SharePoint é ainda mais simplificada pela IA, p. B. Através da criação lateral baseada em IA, sugestões de design para seções laterais, layouts mais flexíveis (grades de 12 colunas), co-autoria em tempo real para páginas e ferramentas aprimoradas para processamento de tabela.

Foco persistente na governança

Em vista das quantidades crescentes de dados e do aumento do uso de IA, a Microsoft deve continuar desenvolvendo e melhorando as ferramentas para gerenciar o acesso, o ciclo de vida e a conformidade na era da IA.

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Recomendações: Aumentar a eficiência e o gerenciamento do conhecimento pela IA no SharePoint

A integração da inteligência artificial marca um ponto de virada para o Microsoft SharePoint. A plataforma se desenvolve a partir de um sistema para armazenamento puro de documentos para um ambiente inteligente para gerenciamento de conteúdo, colaboração e conhecimento. As soluções nativas da Microsoft, acima de tudo, o SharePoint Premium (como um desenvolvimento adicional do Syntex) e do Microsoft 365 Copilot, oferecem ferramentas poderosas, mesmo que desenvolvam, para automatizar processos, melhoria na pesquisa e suporte dos usuários. Estes são complementados por soluções especializadas em terceiros. O valor estratégico está em aumentos consideráveis ​​de eficiência, acesso aprimorado ao conhecimento, conformidade automatizada e economia potencialmente alta de custos.

Para aumentar com sucesso esse potencial, o planejamento estratégico e a implementação cuidadosa são essenciais. Com base na análise, o seguinte é o seguinte recomendações:

Priorizar Análise e Aplicações de Necessidades

Não apresente soluções de IA para o seu próprio bem. Identifique os desafios de negócios concretos-seja o processamento ineficiente de documentos, os resultados de pesquisa deficientes, lacunas de conformidade ou silos de conhecimento que a IA pode fornecer valor agregado mensurável. Priorize os aplicativos com base no retorno esperado do investimento (ROI) e na importância estratégica.

Estabelecer a governança de dados como fundação

Este é o pré -requisito mais importante. Antes de lançar ferramentas de IA, como copiloto ou funções prêmios extensas, investir tempo e recursos na limpeza de seus bancos de dados, a otimização da arquitetura de informações e a reforma de permissões e problemas de compartilhamento. Use as ferramentas do SharePoint Advanced Management (SAM) e Microsoft Purview. Uma governança sólida não é uma opção, mas a base para o uso eficaz e seguro da IA.

Pese soluções nativas versus terceiros

Avalie as soluções nativas SharePoint Premium e Copilot devido à sua profunda integração para os requisitos principais na área de processamento de conteúdo e assistência geral da IA ​​no Microsoft 365. Considere ferramentas de terceiros se houver requisitos de nicho específicos e altamente prioritários que não são cobertos pelas ofertas nativas, ou se investimentos fortes já tiverem sido feitos em soluções de terceira parte existentes. Leve em consideração as compensações em relação às profundidades de integração, especialização da função, custos e esforço de manutenção.

Comece pequeno e prossiga iterativo

Inicie projetos piloto para aplicações ou departamentos selecionados. Use os modos de simulação quando disponíveis (por exemplo, para diretrizes de marcação automática) para estimar os efeitos. Meça os resultados e o ROI e refine modelos e processos antes de planejar uma ampla introdução. Comunique -se claramente as habilidades atuais e os limites das ferramentas de IA para definir expectativas realistas.

Licenciamento e ética proativos

A família se familiariza com os modelos de licença híbrida do SharePoint Premium e as estruturas de custo do Copilot. Leve em consideração os orçamentos do Azure necessários para os serviços PayG. Desenvolva diretrizes éticas claras e diretrizes de uso para ferramentas de IA que abordam aspectos como proteção de dados, prevenção de viés e a necessidade de verificar o resultado. Planeje o treinamento do usuário e as medidas de gerenciamento de mudanças.

Em conclusão, pode -se afirmar que a integração da IA ​​é de importância crucial para o valor agregado futuro do SharePoint. Uma abordagem estratégica, bem controlada e iterativa que combina as possibilidades tecnológicas com sólidas práticas de governança e considerações éticas é a chave para realizar as vantagens significativas e, ao mesmo tempo, gerenciar os riscos inerentes.

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