Exagero em torno da logística? Por que a automação cara frequentemente falha devido a princípios básicos simples – 8 falhas práticas da logística no mundo real – Imagem: Xpert.Digital
Logística além da propaganda: a verdade inconveniente sobre tendências fracassadas e receitas fundamentais para o sucesso.
Por que a fachada brilhante está desmoronando, enquanto a realidade se apresenta de forma diferente?
O setor de logística é constantemente impactado por novas tendências, cada uma prometendo grandes avanços. Automação, análise preditiva e soluções de software altamente complexas supostamente revolucionarão o setor. Mas, embora empresas de pesquisa de mercado e fornecedores apresentem esses desenvolvimentos como o futuro inevitável, a realidade muitas vezes se choca dolorosamente com essas expectativas. Na maioria dos casos, o sucesso real da implementação fica muito aquém da propaganda. Essa discrepância não é acidental, nem pode ser simplesmente atribuída ao custo da transição. Em vez disso, aponta para um mal-entendido fundamental, prevalente em grande parte do setor, sobre como a logística realmente funciona.
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O mito da automação e a armadilha dos custos
A automação completa de armazéns e processos de transporte tem sido anunciada como o futuro inevitável há anos. Fabricantes de tecnologia e suas respectivas empresas de consultoria pintam um quadro de sistemas de transporte autônomos navegando pelos armazéns, garras autônomas selecionando mercadorias com precisão e sistemas de controle inteligentes orquestrando todos os processos. Mas a realidade é bem diferente.
O investimento inicial em soluções automatizadas supera em muito o de operações manuais ou semiautomatizadas. No entanto, esse não é o principal problema. Muito mais sério é a complexidade inerente a esses sistemas. Sistemas automatizados de armazém exigem pessoal altamente qualificado para manutenção e operação, o que é problemático em um mercado que sofre com a escassez de mão de obra qualificada. A lacuna entre teoria e prática torna-se particularmente evidente aqui. Muitas empresas que investiram em projetos de automação de grande escala relatam problemas imprevistos: corredores confusos dentro dos armazéns levam a congestionamentos e ineficiências, sistemas de transporte autônomo de diferentes fabricantes não funcionam perfeitamente em conjunto e a falta de integração entre diferentes tecnologias produz o oposto do que foi originalmente planejado.
Um grande equívoco reside em esperar que a automação funcione sem a otimização fundamental dos processos. Se os processos manuais já são caóticos e não padronizados, a automação não resolverá esses problemas, apenas os transferirá para um nível de complexidade maior. A realidade é preocupante: robôs móveis frequentemente falham não por causa da tecnologia em si, mas porque as empresas têm expectativas irreais e carecem dos pré-requisitos necessários. Especialistas do setor relatam que ainda estamos nos estágios iniciais dos sistemas de transporte móvel. Apesar de todas as previsões otimistas, os sistemas de transporte autônomos continuam sendo uma solução de nicho em uso generalizado. Uma olhada em armazéns selecionados aleatoriamente revela que empilhadeiras e esteiras transportadoras ainda são a norma, não robôs.
A heterogeneidade dos sistemas é subestimada. Quando uma empresa utiliza robôs de diferentes fabricantes, problemas de integração surgem rapidamente, o que, por sua vez, leva a altos custos adicionais. Esses custos muitas vezes não são previstos e resultam em estouros de orçamento que comprometem fundamentalmente o retorno do investimento do projeto.
Análise preditiva: a ilusão dos dados
Outra grande tendência é a mudança na tomada de decisões em direção a previsões baseadas em dados. Sob o nome de Análise Preditiva, soluções de software e empresas de consultoria prometem que a inteligência artificial e o aprendizado de máquina podem prever e prevenir interrupções na cadeia de suprimentos. A ideia é atraente: se simplesmente coletarmos e analisarmos dados suficientes, podemos prever o futuro e agir proativamente em vez de reativamente.
A realidade é bem diferente. Estudos mostram que cerca de 81% dos profissionais de IA identificam a qualidade dos dados como seu maior problema. Mais precisamente, 90% dos diretores e gerentes da área de dados acreditam que a alta administração não está dando a devida atenção à proteção e à qualidade dos dados. A razão para esse paradoxo é o chamado efeito "lixo entra, lixo sai". Se os dados de entrada forem ruins, mesmo os melhores algoritmos farão previsões ruins. O problema está nos detalhes.
Os erros de dados típicos nas cadeias de suprimentos incluem: pontos de dados ausentes, sensores defeituosos ou mal calibrados, mapeamentos de dados incompletos e sistemas incompatíveis que não se comunicam entre si. Esses problemas não decorrem da falta de tecnologia, mas sim de processos organizacionais inadequados. Sistemas legados operando em conjunto com novas tecnologias fragmentam as informações disponíveis. Os silos de dados entre departamentos agravam o problema.
Diversos estudos mostram que as empresas normalmente capturam apenas 56% de seus dados potencialmente valiosos. Desses dados capturados, 77% são redundantes, desatualizados, irrelevantes ou completamente não categorizados. Isso significa que, em última análise, apenas 23% dos dados estão disponíveis para processos baseados em aprendizado de máquina e inteligência artificial. Nessas condições, a implementação de análises preditivas está fadada a gerar erros.
Um problema adicional reside na relevância temporal: se os dados históricos forem corrompidos por eventos atípicos, os modelos preditivos não podem ser treinados adequadamente. Segundo 47% dos profissionais de IA, as empresas investiram muito dinheiro em modelos de IA que não funcionam. A situação se agrava ainda mais quando se considera que soluções de análise preditiva com baixo desempenho levam à superprodução, excesso de estoque, custos de armazenagem mais altos e, em última instância, perda de receita.
A principal ideia equivocada reside na noção de que o uso da tecnologia resolve problemas por si só. Na realidade, a qualidade e a governança dos dados precisam ser aprimoradas antes que a tecnologia traga quaisquer benefícios. Empresas que ignoram essa sequência investem milhões sem obter resultados.
A armadilha da complexidade: quando as ferramentas criam mais problemas do que resolvem.
A terceira grande categoria de tendências fracassadas inclui a introdução de sistemas de software altamente complexos, particularmente sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS), que prometem integrar todo o cenário operacional.
As estatísticas são alarmantes. 73% das implementações de ERP na indústria de manufatura discreta não atingem seus objetivos. Em média, os estouros de orçamento chegam a 215%. Os atrasos nos cronogramas atingem uma média de 30%. Apenas 27% alcançam as metas originais. Esses números são inaceitáveis e indicam um problema estrutural.
As principais razões para essas falhas são conhecidas e evitáveis: a gestão inadequada de mudanças é responsável por 42% de todas as falhas. A migração de dados deficiente causa 38%, e equipes de implementação inexperientes são responsáveis por 35%. Esses três fatores, por si só, explicam mais de 75% de todas as falhas. Isso significa que os erros não são de natureza técnica, mas sim de ordem organizacional e humana.
Um dos desastres mais famosos é o da Hershey. A empresa investiu US$ 112 milhões na implementação de um sistema ERP, mas interrompeu a fase de testes para cumprir um prazo apertado. Quando o sistema entrou em operação, as transações não fluíam corretamente entre o CRM, o ERP e a gestão da cadeia de suprimentos. O resultado foi devastador: a Hershey não conseguiu processar US$ 100 milhões em pedidos durante o Halloween, sua época mais movimentada. A lucratividade caiu 19% naquele trimestre e o preço das ações despencou 8%.
Um problema ainda maior do que os grandes desastres são as falhas graduais. Muitas empresas implementam sistemas ERP que, no fim das contas, não funcionam de verdade. Os funcionários voltam a usar métodos manuais antigos, um fenômeno conhecido como TI paralela. O sistema está oficialmente em uso, mas, na realidade, os funcionários improvisam porque o sistema é muito complicado, pouco intuitivo ou não se adapta aos seus fluxos de trabalho reais.
A causa principal geralmente reside na escolha da solução. Muitas empresas optam por sistemas ERP genéricos, capazes de realizar diversas funções, mas que carecem de especialização. Quando a empresa precisa fazer ajustes significativos, os custos e a complexidade se multiplicam. A personalização torna-se tão extensa que o sistema acaba se tornando menos flexível do que aquele que deveria substituir.
Um segundo erro crítico reside na subestimação da qualidade dos dados. Ao migrar para um novo sistema, os dados antigos são transferidos. No entanto, esses dados frequentemente estão desatualizados, corrompidos, em formato incorreto ou não refletem a nova forma de trabalho introduzida pelo novo sistema. Como resultado, o novo sistema opera sobre uma base falha desde o início. O velho ditado "lixo entra, lixo sai" se aplica perfeitamente aqui.
A falta de um gerente de projeto claramente definido leva a mais problemas. O gerente de projeto deve ser alguém respeitado em toda a empresa e que possua um profundo conhecimento de seus processos. Frequentemente, essa função crítica é atribuída a alguém que não tem a autoridade ou o conhecimento necessários, resultando em resultados insatisfatórios. O resultado é a falta de responsabilidade e um projeto que perde o controle.
Soluções LTW
LTW Intralogistics – Engenheiros de Fluxo - Imagem: LTW Intralogistics GmbH
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Logística livre de tendências: como processos limpos superam todas as modas passageiras e garantem vantagens competitivas.
Os oito fracassos práticos da logística no mundo real
Além das principais tendências, existem outros exemplos práticos de como as empresas desperdiçam bilhões seguindo tendências cegamente, sem considerar os fundamentos.
O primeiro erro é a introdução de sistemas de gestão de armazéns totalmente digitais sem otimização de processos.
Muitas empresas compram um WMS de última geração esperando que ele resolva todos os seus problemas. Na realidade, porém, o sistema apenas digitaliza problemas de processos já existentes. Um armazém desorganizado continua desorganizado; a única diferença é que a desorganização agora está documentada digitalmente. Implementar tecnologia sem aprimorar os processos subjacentes é como somar sem antes subtrair.
O segundo erro prático é acreditar na previsão automática da demanda.
Muitas empresas estão implementando sistemas de previsão baseados em IA para otimizar seus estoques. Esses sistemas prometem prever flutuações na demanda e determinar níveis ideais de estoque. No entanto, a realidade mostra que tais sistemas são de pouca utilidade em uma cadeia de suprimentos volátil e complexa. Se os dados de entrada forem falhos ou se ocorrerem choques externos, como crises geopolíticas ou pandemias, as previsões se tornam inúteis. Empresas que confiam cegamente nesses sistemas acabam produzindo mais do que o necessário, e não menos.
O terceiro erro prático reside em adotar o sistema just-in-time como uma estratégia universal.
O Just-in-Time (JIT) era excelente em condições estáveis, mas nos últimos anos tornou-se um fator de risco. Empresas que aplicam o JIT rigorosamente e praticam o fornecimento único são mais vulneráveis a interrupções na cadeia de suprimentos. Se um fornecedor falhar ou uma fronteira for bloqueada, não há reservas. Uma estratégia eficaz requer flexibilidade e reservas, não apenas minimização de custos.
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O quarto erro prático é a falta de clareza na definição de responsabilidades.
Muitas organizações de logística operam em silos. Compras, armazenagem, vendas e transporte não trabalham em conjunto. Quando surge um problema, todos podem demonstrar que fizeram sua parte corretamente, mas o sistema como um todo falha. A chave não está na tecnologia, mas sim na definição clara de responsabilidades e na integração dos processos.
O quinto erro prático é confiar em equipamentos em vez de pessoas.
Um armazém automatizado de grande altura é impressionante, mas se os operadores não forem devidamente treinados ou não entenderem como ele funciona, o caos se instala. As empresas frequentemente ignoram o fator humano. A tecnologia é apenas uma ferramenta e, sem as pessoas certas e a cultura adequada, nem mesmo a melhor ferramenta funciona.
O sexto erro prático é a falta de padronização.
Sem processos padronizados, cada um pode fazer as coisas de maneira diferente. Isso leva à inconsistência, erros e ineficiências. Antes de implementar a automação, uma empresa precisa primeiro padronizar seus processos. A padronização não deve esperar pela tecnologia.
O sétimo erro prático é negligenciar a qualidade dos dados.
As empresas querem ferramentas de análise e BI, mas não têm dados limpos. Consequentemente, gastam de 40% a 60% do seu tempo limpando dados em vez de utilizá-los. Isso é puro desperdício. O investimento deve ser direcionado primeiro para a qualidade dos dados, e não para ferramentas sofisticadas de BI.
O oitavo erro prático é a falta de melhoria contínua.
Muitas empresas embarcam em um grande projeto, esperando que ele resolva seus problemas para sempre, e então partem para o próximo. Mas a logística é um organismo vivo que precisa evoluir constantemente. Empresas que não buscam aprimoramento contínuo são rapidamente ultrapassadas pela realidade.
O caminho para o verdadeiro sucesso: princípios fundamentais em vez de exageros.
O que realmente funciona? A chave não está em novas tecnologias, mas em princípios fundamentais conhecidos há décadas. Esses princípios são profundos, não empolgantes, e não geram manchetes. Mas funcionam.
O primeiro e mais importante princípio é a ordem.
O método japonês 5S, desenvolvido no Japão em 1955, consiste em cinco etapas: Selecionar, Organizar, Limpar, Padronizar e Sustentar. Empresas que adotam esse método observam melhorias significativas. A organização reduz o tempo de busca, minimiza erros e cria uma base para melhorias futuras. Uma empresa que implementa o método 5S de forma consistente pode melhorar suas operações em 20 a 30% sem o uso de tecnologia adicional.
O segundo princípio é a transparência e a clara responsabilização pelos processos.
Todos devem conhecer seu papel, os principais indicadores de desempenho (KPIs) e se estão atingindo as metas. A maioria das empresas fracassa por falta de linhas claras de responsabilidade. Quando os departamentos de compras, logística e vendas não colaboram, criam-se silos. A solução não está na tecnologia, mas sim na reorganização e na comunicação clara.
O terceiro princípio é a melhoria contínua, chamada Kaizen em japonês.
Isso significa que os funcionários fazem pequenas melhorias todos os dias. O melhor do Kaizen é que as melhores ideias geralmente vêm da pessoa que realiza o trabalho diariamente. Uma empresa que implementa o Kaizen corretamente observa melhorias contínuas sem grandes investimentos.
O quarto princípio é a escalabilidade por etapas, não por saltos.
A maioria das implementações em larga escala falha porque tenta fazer muito em pouco tempo. Uma estratégia melhor é começar com pequenos projetos-piloto, medir o sucesso, aprender com eles e, então, expandir. Uma empresa que começa pequena, experimentando com robôs móveis em um espaço limitado, pode transferir o aprendizado para outras áreas. Isso é menos arriscado e mais barato.
O quinto princípio é a confiança na competência profissional.
Nem todos os especialistas em logística trabalham no departamento de TI. Muitas inovações devem vir das pessoas que realizam o trabalho diariamente. Uma boa empresa ouve seus funcionários e integra o conhecimento deles em suas decisões. Isso não custa nada e, muitas vezes, é mais valioso do que consultorias caras.
O sexto princípio é a qualidade genuína dos dados, em vez da ilusão do Big Data.
É melhor ter 100 pontos de dados limpos do que 1 milhão de pontos de dados falhos. Uma empresa deve primeiro construir a qualidade de seus dados antes de investir em ferramentas de análise. Se a qualidade dos dados for ruim, todas as análises serão inúteis.
O sétimo princípio é o foco naquilo que é mensurável.
Nem tudo que importa é mensurável. Mas é melhor focar em alguns indicadores-chave de desempenho (KPIs) claros do que em uma centena de métricas complexas. Um sistema de KPIs bem definido ajuda todos a remar na mesma direção. A maioria das empresas mede demais e entende de menos.
O oitavo princípio é a flexibilidade em vez da rigidez.
Um sistema excessivamente otimizado não consegue reagir rapidamente às mudanças. A logística é um sistema dinâmico. Robustez é mais importante que perfeição. Um sistema que oferece 85% de eficiência com flexibilidade é melhor do que um sistema que oferece 95% de eficiência, mas sem flexibilidade.
O desastre da gestão de mudanças
Um aspecto frequentemente subestimado das transformações logísticas é a gestão da mudança. Muitas empresas introduzem sistemas técnicos sem envolver seus funcionários. O resultado é uma resistência massiva. Os funcionários temem por seus empregos, não entendem os novos sistemas e improvisam soluções.
Implementações bem-sucedidas começam com a comunicação. Os funcionários precisam entender por que a mudança é necessária, como ela afetará suas vidas profissionais e que suas opiniões estão sendo ouvidas. Envolver as pessoas certas desde o início, aprender com suas experiências e desenvolver sistemas que atendam às suas necessidades aumenta significativamente a taxa de aceitação.
Outro erro crucial é presumir que o treinamento por si só seja suficiente. Um workshop de três dias antes da entrada em operação não basta. As pessoas precisam de aprendizado contínuo, suporte, feedback constante e tempo para se adaptar às mudanças. Empresas que investem em programas de suporte genuínos obtêm resultados significativamente melhores.
A realidade econômica
Ao analisar os números, fica claro que os investimentos em tendências passageiras costumam ser mal direcionados. Uma implementação de ERP custa, em média, vários milhões e tem uma taxa de falha de 73%. Um programa de melhoria contínua custa uma fração disso e tem uma taxa de sucesso muito maior.
A economia da logística é simples: menos erros, prazos de entrega mais rápidos, custos mais baixos e maior satisfação do cliente. Esses objetivos não são alcançados apenas com tecnologia cara, mas sim com disciplina, organização e melhoria contínua. As empresas que dominam esses fundamentos têm uma vantagem competitiva imbatível.
A ironia é que muitos desses princípios são gratuitos. Uma iniciativa 5S custa quase nada além de tempo e disciplina. O Kaizen não exige nenhum software novo. A responsabilidade clara requer apenas clareza, não tecnologia. E, no entanto, esses fundamentos são constantemente negligenciados enquanto as empresas desperdiçam milhões em tendências passageiras.
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A melhor tendência é não criar uma tendência.
A verdade nua e crua é: a logística não vence com promessas exageradas, mas sim com processos claros, responsabilidade transparente e conhecimento especializado genuíno. Empresas que dominam seus fundamentos são muito superiores àquelas que seguem as últimas tendências.
Uma empresa de logística bem-sucedida da Alemanha explicou da seguinte forma: "Queremos evitar a complexidade técnica porque ela aumenta o risco de erros. Como uma empresa familiar que não recebe financiamento de capital de risco, somos obrigados a oferecer soluções que funcionem de forma confiável. Não é glamoroso, mas é a verdade."
A melhor estratégia em logística é não seguir tendências. Em vez disso, as empresas devem consolidar seus fundamentos, treinar seus funcionários para que tenham disciplina e implementar melhorias contínuas. Essa estratégia tem funcionado há décadas e continuará funcionando muito depois do fim do próximo ciclo de modismos.
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