A digitalização da cadeia de abastecimento: A nota de entrega digital com padrões GS1 e códigos QR da Cloud4Log melhora o fluxo de mercadorias

Com Cloud4Log para cadeias de abastecimento mais inteligentes – logística na mudança digital

Cloud4Log, um projeto de cooperação inovador entre a GS1 Alemanha e a Associação Federal de Logística (BVL), está revolucionando a movimentação nacional de mercadorias através do uso de notas de entrega digitais. O objetivo é aumentar a eficiência, a sustentabilidade e a transparência na cadeia de abastecimento, substituindo processos baseados em papel por alternativas digitais.

Adequado para:

• Logística de Cidade Inteligente: Conceitos inovadores para tráfego e logística urbana – distribuição de mercadorias e cadeias de abastecimento na cidade

Antecedentes e objetivos do projeto

O projeto Cloud4Log foi lançado em outubro de 2020 por iniciativa do grupo temático BVL “Digitalização da logística de transporte”. A razão: apesar do progresso digital, muitas entregas de bens entre fabricantes de bens de consumo e parceiros comerciais ainda são acompanhadas de notas de entrega em papel. Isto conduz a esforços administrativos desnecessários, a uma elevada suscetibilidade a erros e a impactos ambientais desnecessários. Cloud4Log visa resolver esses problemas por meio de uma solução central da indústria digital.

Uma preocupação central é a criação de um padrão que facilite a conexão das empresas à plataforma e torne mais eficientes os processos existentes. A utilização dos padrões GS1 cria uma base consistente e interoperável que beneficia tanto grandes como pequenas empresas.

Como funciona o Cloud4Log

Cloud4Log é baseado em uma plataforma baseada em nuvem que serve como local central de troca de documentos relacionados ao transporte. Todas as empresas envolvidas ao longo da cadeia de abastecimento podem aceder às informações necessárias em tempo real. A plataforma oferece:

• Interfaces API abertas: facilitam a integração aos sistemas existentes da empresa.
• Frontend básico: Uma solução fácil de usar para empresas que não possuem sistemas de TI próprios.
• Opções de autoatendimento: permitem que os motoristas registrem entregas de forma independente.
• Integração de código QR: Motoristas e parceiros logísticos acessam as notas de entrega digitais usando códigos QR, sem a necessidade de aplicativos especiais.

Vantagens da digitalização

A mudança das notas de entrega em papel para as notas de entrega digitais oferece inúmeras vantagens que abrangem aspectos económicos e ecológicos:

1. Aumento de eficiência e otimização de processos

• Economia de tempo: a nota de entrega digital elimina a necessidade de imprimir, compartilhar e processar documentos manualmente. Isso acelera significativamente os processos de entrega.
• Automação: Muitas tarefas, como transmissão de documentos ou confirmação de recebimento de mercadorias, são automatizadas.
• Processamento mais fácil: A função de autoatendimento permite que os motoristas registrem as entregas de forma independente e fácil.

2. Transparência e disponibilidade

• Informação em tempo real: Todas as partes envolvidas podem aceder aos dados atuais em tempo real, facilitando o planeamento e a coordenação.
• Rastreabilidade aprimorada: Documentos digitais fornecem um histórico completo de entrega.

3. Sustentabilidade e conservação de recursos

• Poupança de papel: Só no setor retalhista alimentar, poderiam ser poupadas mais de 180 milhões de folhas de papel por ano.
• Reduzir a pegada ecológica: A digitalização utiliza menos matérias-primas e reduz as emissões de CO2.

4. Segurança e privacidade

• Maior segurança de dados: Somente pessoas autorizadas podem acessar os documentos.
• Conformidade com o GDPR: O processamento de dados ocorre de acordo com os padrões rigorosos do Regulamento Geral Europeu de Proteção de Dados.

5. Facilidade de uso e flexibilidade

• Multilinguismo: A plataforma suporta até 14 idiomas, simplificando a comunicação nas cadeias de abastecimento internacionais.
• Fácil integração: as empresas podem integrar a plataforma de forma flexível aos seus sistemas existentes.

6. Redução de defeitos e melhoria da qualidade

• Minimização de erros manuais: A coleta e processamento automatizado de dados reduz significativamente a taxa de erros.
• Resolução de problemas mais rápida: Quaisquer desvios de quantidade, defeitos de qualidade ou danos podem ser documentados e processados ​​diretamente digitalmente.

Insights sobre o processo de uma nota de entrega digital

A guia de entrega digital otimiza cada etapa do processo de entrega, desde a criação até o arquivamento:

1. Criação

• O remetente cria a nota de entrega digital e a salva na plataforma em nuvem.
• Os documentos são fornecidos com padrões de identificação GS1 para atribuí-los claramente à entrega.

2. Provisão para o motorista

• O motorista recebe um código QR que dá acesso à nota de entrega.
• Ao escanear o código, o motorista pode abrir a nota de entrega sem precisar instalar um aplicativo especial.

3. Transporte e controle:

• Durante o transporte, o motorista pode mostrar a nota de entrega digital, se necessário.

4. Recebimento de mercadorias

• O código QR é escaneado pelo destinatário e a nota de entrega é carregada da nuvem.
• Quaisquer desvios ou danos podem ser documentados diretamente.

5. Conclusão

• Uma vez reconhecida pelo destinatário e pelo motorista, a nota de entrega é arquivada e não pode mais ser alterada.

Recursos e desenvolvimentos avançados

Desde julho de 2024, a Cloud4Log oferece uma solução de autoatendimento para motoristas. Isso possibilita registrar entregas diretamente na entrada de mercadorias, o que agiliza ainda mais os processos. As notas de entrega digitais também estão se tornando cada vez mais importantes, pois são ativamente utilizadas por mais de 100 empresas, incluindo nomes conhecidos como Dachser, DHL Group, Nordfrost e Nagel-Group.

A plataforma está em constante evolução para atender às necessidades da indústria. Entre outras coisas, estão planejadas funções para análise estendida de dados que ajudarão as empresas a otimizar ainda melhor os processos.

Por que códigos QR e não códigos DataMatrix?

Embora sejam utilizados padrões GS1, o Cloud4Log não depende do GS1 DataMatrix Code, mas sim de códigos QR. Estes oferecem:

• Fácil de usar: os códigos QR são fáceis de criar e não requerem nenhum hardware especial.
• Ampla compatibilidade: os motoristas podem escanear códigos QR com qualquer smartphone.
• Controle de acesso eficiente: O código QR vincula-se diretamente ao documento digital na nuvem.

Eficiente, sustentável, seguro: a nota de entrega digital da Cloud4Log estabelece novos padrões

Cloud4Log estabelece novos padrões na digitalização da cadeia de abastecimento. Ao combinar os padrões GS1, uma plataforma em nuvem fácil de usar e recursos inovadores como integração de código QR, o projeto oferece uma solução pioneira para o setor de logística. As vantagens em termos de eficiência, sustentabilidade e segurança fazem da guia de remessa digital uma ferramenta indispensável para as empresas modernas. Com desenvolvimento contínuo, a Cloud4Log continuará a desempenhar um papel central na transformação digital da logística no futuro.

Numa altura em que a presença digital de uma empresa determina o seu sucesso, o desafio é como tornar essa presença autêntica, individual e abrangente. O Xpert.Digital oferece uma solução inovadora que se posiciona como uma intersecção entre um centro industrial, um blog e um embaixador da marca. Combina as vantagens dos canais de comunicação e vendas em uma única plataforma e permite a publicação em 18 idiomas diferentes. A cooperação com portais parceiros e a possibilidade de publicação de artigos no Google News e numa lista de distribuição de imprensa com cerca de 8.000 jornalistas e leitores maximizam o alcance e a visibilidade do conteúdo. Isso representa um fator essencial em vendas e marketing externo (SMarketing).

Mais sobre isso aqui:

• Autêntico. Individualmente. Global: A estratégia Xpert.Digital para a sua empresa

O desafio da digitalização no setor logístico

A digitalização está a progredir inexoravelmente e a revolucionar quase todos os setores da economia. A indústria logística também enfrenta o desafio e, ao mesmo tempo, a oportunidade de mudar fundamentalmente os seus processos através da utilização de tecnologias modernas. Um exemplo promissor desta mudança é o Cloud4Log, um projeto conjunto entre a GS1 Alemanha e a Associação Federal de Logística (BVL). O objetivo desta cooperação é ambicioso: otimizar e tornar fundamentalmente mais eficiente a circulação nacional de mercadorias através da introdução e estabelecimento de uma nota de entrega digital.

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A criação do Cloud4Log

A iniciativa Cloud4Log surgiu do tema “Digitalização da Logística de Transporte” da BVL em outubro de 2020. A motivação para desenvolver tal solução foi extremamente simples e ainda assim explosiva: Mesmo em 2022, em plena era digital, as entregas de bens de consumo fabricantes ao Comércio é geralmente acompanhada de notas de entrega em papel. Esta prática continha um enorme potencial de otimização anteriormente não utilizado. Os líderes reconheceram a necessidade de uma solução totalmente digital para toda a indústria, a fim de eliminar estas ineficiências e preparar as cadeias de abastecimento para o futuro.

O papel central da plataforma em nuvem

Basicamente, o Cloud4Log é baseado em uma plataforma central em nuvem. Isto serve como um centro para a troca de documentos de transporte digitais entre todas as empresas envolvidas na cadeia logística. Para garantir a maior aceitação possível e fácil integração, Cloud4Log assenta em dois pilares principais: Por um lado, a plataforma oferece uma interface API aberta. Isto permite que as empresas com sistemas existentes integrem perfeitamente o Cloud4Log na sua infraestrutura e, assim, beneficiem das vantagens da nota de entrega digital sem terem de alterar fundamentalmente os seus processos existentes. Por outro lado, Cloud4Log fornece um frontend básico. Isto é particularmente destinado a empresas que não necessitam de uma conexão de interface abrangente ou cujos sistemas não permitem facilmente tal integração. O frontend básico oferece uma interface amigável por meio da qual essas empresas também podem aproveitar as vantagens da guia de remessa digital.

Vantagens de digitalizar o processo de nota de entrega

As vantagens que surgem da digitalização do processo de notas de entrega através do Cloud4Log são diversas e convincentes.

Eficiência e economia de tempo

Um aspecto central é a significativa economia de tempo e o aumento associado na eficiência. Não é mais necessário preencher manualmente, imprimir, encaminhar e, por fim, arquivar fisicamente notas de entrega em papel. Esta eliminação de etapas de trabalho manual não só reduz o esforço, mas também minimiza a suscetibilidade a erros. A captura e transmissão digital de dados evita erros de transmissão que podem ocorrer facilmente ao inserir dados manualmente.

Sustentabilidade e conservação de recursos

Outra vantagem importante é a melhoria da sustentabilidade. A poupança de papel é enorme e contribui significativamente para a protecção ambiental. Só no setor retalhista alimentar alemão, a introdução nacional de notas de entrega digitais poderia poupar cerca de 180 milhões de folhas de papel por ano. Isto não só reduz o consumo de papel em si, mas também os recursos associados à produção e transporte de papel. Além disso, a digitalização ajuda a reduzir a pegada ecológica global da indústria logística.

Maior transparência e dados em tempo real

A disponibilidade de informações em tempo real é outra vantagem crucial. Todos os envolvidos têm acesso aos dados atuais das notas de entrega a qualquer momento e de qualquer lugar. Isto permite uma cadeia de fornecimento transparente e rastreável, na qual cada etapa é documentada e visível. Isto significa que discrepâncias ou atrasos podem ser identificados e resolvidos mais rapidamente.

Superando barreiras linguísticas

Uma vantagem muitas vezes subestimada, mas ainda assim importante, é a capacidade de superar barreiras linguísticas. Cloud4Log oferece interfaces de usuário multilíngues que facilitam a comunicação entre motoristas, funcionários do armazém e despachantes, especialmente em um contexto internacional. A capacidade de escolher entre diferentes idiomas reduz mal-entendidos e ajuda o processo a funcionar com mais tranquilidade.

O desenvolvimento contínuo do Cloud4Log

O desenvolvimento contínuo do Cloud4Log mostra que o projeto é dinâmico e se adapta às necessidades da indústria. Um marco importante foi a introdução de uma nova solução de autoatendimento para motoristas em julho de 2024. Esta inovação permite que os motoristas registrem de forma independente as entregas no recebimento de mercadorias. Ao digitalizar um código QR, você pode inserir as informações necessárias diretamente no sistema, sem ter que esperar pela equipe do departamento de recebimento de mercadorias. Isso acelera significativamente o processo e reduz o tempo de espera.

A crescente importância do Cloud4Log na indústria

A crescente importância do Cloud4Log na indústria logística é sublinhada pelo número cada vez maior de empresas participantes. Mais de 100 empresas utilizam agora a plataforma, incluindo fabricantes de marcas conhecidas e prestadores de serviços de logística, como Dachser, DHL Group, Nordfrost e Nagel-Group. Esta ampla aceitação mostra que o Cloud4Log representa uma solução relevante e orientada para o futuro para os desafios da logística moderna.

A comparação direta: nota de entrega digital vs. papel

Numa comparação direta com as guias de entrega convencionais em papel, as inúmeras vantagens do Cloud4Log ficam ainda mais claras.

Otimização de processos e autoatendimento

Aumentar a eficiência e otimizar processos são argumentos centrais para a solução digital. A eliminação do esforço manual envolvido na impressão, encaminhamento e confirmação de recibos em papel resulta em economia significativa de tempo durante todo o processo de entrega. Cloud4Log cria as condições para uma verdadeira eficiência e automação de processos na cadeia de abastecimento. A solução de autoatendimento para motoristas é mais um passo nessa direção, pois simplifica ainda mais o processo de recebimento de mercadorias ao registrar as entregas de forma independente.

Maior transparência e rastreabilidade

A nota de entrega digital também estabelece novos padrões em termos de transparência e disponibilidade. Ao contrário do documento em papel, que pode ser perdido, danificado ou estar em circulação, a guia de remessa digital está disponível a qualquer hora e em qualquer lugar. Isto garante maior transparência na cadeia de abastecimento, uma vez que todos os envolvidos podem aceder às informações mais recentes a qualquer momento. Além disso, a captura digital e o armazenamento central permitem melhor rastreabilidade das entregas. Cada etapa do processo de entrega é documentada e rastreável.

Sustentabilidade e economia de custos

Os aspectos de sustentabilidade e redução de custos são de grande importância nos dias de hoje. Como já mencionado, a redução do papel leva a uma conservação significativa de recursos. A mudança para notas de entrega digitais contribui, portanto, ativamente para reduzir a pegada ecológica das empresas. Além dos benefícios ecológicos, há também poupança financeira ao eliminar custos de papel, impressão e arquivo. Além disso, os erros e os custos associados podem ser minimizados através de uma captura de dados digitais mais precisa.

Segurança e privacidade

A guia de remessa digital também oferece vantagens em termos de segurança e proteção de dados. A segurança dos dados é aumentada através do armazenamento central e dos direitos de acesso controlados. Somente as pessoas diretamente envolvidas no processo têm acesso aos documentos atuais. O processamento de dados é realizado em estrita conformidade com as normas europeias de proteção de dados, o que é um aspecto importante nos tempos atuais de dados sensíveis. As técnicas modernas de criptografia também protegem os dados contra acesso não autorizado.

Facilidade de uso e flexibilidade

A facilidade de uso e a flexibilidade do Cloud4Log são outras vantagens. A possibilidade de escolher entre 14 idiomas facilita a comunicação e contribui para a aceitação do usuário. Além disso, a integração em soluções existentes da empresa ou específicas do setor para notas de entrega digitais é possível sem problemas. O Cloud4Log não se vê como uma solução isolada, mas como uma plataforma aberta que pode ser integrada aos cenários de TI existentes.

Reduzindo erros e melhorando a qualidade

Outra vantagem importante da guia de remessa digital é a redução de erros e a melhoria de qualidade associada. A captura e transmissão digital de dados minimiza erros que podem ocorrer facilmente durante o processamento manual de documentos em papel. Isto se aplica, por exemplo, a erros na especificação de quantidades ou itens. Além disso, a guia de remessa digital permite uma solução de problemas mais rápida em caso de desvios de quantidade, defeitos de qualidade ou danos de transporte. Estes podem ser documentados diretamente digitalmente e encaminhados às autoridades responsáveis.

Como funciona a nota de entrega digital

A nota de entrega digital da Cloud4Log funciona segundo um princípio bem pensado e eficiente. Primeiramente, o remetente cria a nota de entrega digital em seu sistema. Isso é então carregado na plataforma central de nuvem do Cloud4Log. Um passo crucial é vincular os dados da nota de entrega a padrões de identificação GS1 claros. Estas normas garantem que a nota de entrega digital possa ser claramente atribuída à respetiva entrega. O Identificador Global de Tipo de Documento (GDTI), em particular, desempenha um papel importante aqui.

Acesso do motorista

O motorista recebe um link de acesso à nota de entrega digital, na maioria dos casos em forma de código QR. Este código QR é gerado no departamento de saída de mercadorias do remetente e disponibilizado ao motorista. Ao simplesmente escanear o código QR com seu smartphone, o motorista pode acessar a nota de entrega sem a necessidade de instalar um aplicativo especial. O link de acesso fica armazenado na carteira do smartphone do motorista, semelhante a passagens aéreas digitais ou cartões de embarque. Isso permite acesso rápido e fácil aos documentos relevantes.

Processos de entrada de mercadorias

Durante o transporte, o motorista tem a oportunidade de aceder a qualquer momento à nota de entrega digital e mostrá-la se necessário, por exemplo durante os controlos. Quando a mercadoria chega ao departamento de recebimento de mercadorias do destinatário, a equipe responsável escaneia o código QR no smartphone do motorista. A nota de entrega digital é então recuperada da nuvem e lida no sistema do destinatário para processamento posterior.

Atualizações em tempo real e documentação transparente

Uma grande vantagem da guia de remessa digital é a possibilidade de adicionar e atualizar informações em tempo real. Discrepâncias de quantidades, informações sobre substituição de equipamentos de carregamento, recibos de recebimento de mercadorias ou até mesmo imagens de avarias podem ser adicionadas diretamente na guia de remessa digital na nuvem. Isso garante documentação transparente de todo o processo de entrega. A confirmação por parte do destinatário e do motorista completa o processo e coloca a guia de entrega em um status concluído que não pode mais ser alterado. Isso garante a integridade dos dados e evita manipulações subsequentes.

Segurança de dados através de armazenamento central

A solução cloud da Cloud4Log também oferece uma vantagem importante em termos de segurança de dados. Como a nota de entrega é armazenada centralmente na nuvem, evita-se que as cópias sejam armazenadas em diferentes dispositivos. Isto reduz o risco de perda de dados ou acesso não autorizado. Somente as pessoas diretamente envolvidas no processo têm acesso ao estado atual dos documentos.

Aproveitando os padrões GS1 e códigos QR

Embora o Cloud4Log utilize padrões GS1 para identificar claramente documentos digitais, o código GS1 DataMatrix não é utilizado especificamente. Em vez disso, o Cloud4Log depende de códigos QR como um método prático e amplamente utilizado para acessar notas de entrega digitais. O ponto principal é que o Cloud4Log utiliza o Global Document Type Identifier (GDTI), um padrão GS1 estabelecido, para garantir que o documento digital possa ser claramente atribuído à entrega correspondente. O GDTI atua assim como uma espécie de impressão digital da nota de entrega.

Fluxo do processo

O processo é extremamente simples: o remetente carrega a nota de entrega digital na plataforma em nuvem. É então gerado um código QR que contém um link de acesso direto à nota de entrega digital. O motorista pode escanear este código QR com seu smartphone. Quando o destinatário recebe a mercadoria, o código QR do smartphone do motorista é escaneado para recuperar a nota de entrega digital da nuvem e iniciar as etapas seguintes.

Com sua nota de entrega digital, Cloud4Log dá uma contribuição significativa para a digitalização do setor logístico

A utilização dos padrões GS1 e dos códigos QR permite uma troca eficiente, transparente e segura de documentos relacionados com o transporte. As vantagens em relação às notas de entrega convencionais em papel são evidentes e vão desde a poupança de tempo e custos até à melhoria da sustentabilidade e ao aumento da segurança dos dados e da facilidade de utilização. O Cloud4Log é, portanto, um exemplo promissor de como a digitalização pode ajudar a otimizar as cadeias de abastecimento e torná-las sustentáveis. O número cada vez maior de empresas participantes sublinha a relevância e o potencial desta solução inovadora. A transformação digital da cadeia de abastecimento está em pleno andamento e a Cloud4Log desempenha um papel crucial nela.

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