Digitalização administrativa: Quando faz sentido a otimização administrativa em vez da modernização administrativa?

🏢 As empresas na Alemanha têm em média cerca de 200 contactos com a administração pública por ano e o número aumenta constantemente. Este grande número de interações conduz frequentemente a custos burocráticos significativos, especialmente se os processos administrativos não estiverem totalmente digitalizados. A redução da burocracia é, portanto, uma das três principais questões para as empresas, tanto a nível estadual, federal e da UE.

No entanto, quando se trata de reduzir a burocracia, o poder legislativo e as autoridades e administrações que sofrem estão no seu próprio caminho:

Na Alemanha, a transformação digital da administração foi desencadeada principalmente pela Lei do Acesso Online (OZG) aprovada em 2017, com base na qual o acesso digital aos serviços administrativos deverá ser implementado até ao final de 2022. Em Fevereiro, recebeu ampla aprovação no Bundestag. Hoje, a maioria no Conselho Federal rejeitou surpreendentemente o projeto de lei. No entanto, os portais em linha de fácil utilização e as normas comuns exigidas para o efeito só foram parcialmente implementados até agora (no início de abril de 2023). Tendo em conta o ritmo lento da digitalização administrativa na Alemanha, a associação digital Bitkom apela a um direito legal à administração digital ao alterar a Lei de Acesso Online. A nova versão da Lei de Acesso Online (OZG 2.0) já está disponível. Passou por todas as instâncias e o projeto de lei foi finalmente rejeitado pela maioria do Conselho Federal em 22 de março de 2024. Deve ser renegociado (a partir de junho de 2024).

Existe uma clara necessidade de explorar plenamente o potencial de eficiência das soluções de administração digital para a economia alemã. A tarefa é promover e implementar processos administrativos digitais eficientes para as empresas. Surge a questão de saber quando a optimização administrativa faz mais sentido do que a modernização administrativa completa.

🔍 Otimização administrativa vs. modernização administrativa

A otimização administrativa significa analisar e adaptar os processos existentes para torná-los mais eficazes e eficientes. Isto pode ser feito através da introdução de ferramentas digitais específicas para simplificar e acelerar etapas individuais. Exemplos disso incluem o gerenciamento eletrônico de documentos, agendamentos automatizados ou digitalização de processos de formulários. Estas medidas são muitas vezes mais rápidas e baratas de implementar do que uma modernização completa.

A modernização administrativa, por outro lado, envolve uma reformulação mais abrangente dos processos administrativos. Isto poderia significar a introdução de sistemas e tecnologias completamente novos que revolucionariam as estruturas e formas de trabalho existentes. Os projetos de modernização são normalmente de longo prazo e exigem maiores investimentos em novas tecnologias e formação de pessoal.

✨Quando a otimização administrativa faz sentido?

Em situações em que os processos existentes já funcionam relativamente bem e onde foram identificados gargalos específicos, a otimização pode ser a solução mais eficiente. Pequenos ajustes e a integração de soluções digitais podem muitas vezes trazer melhorias rápidas sem a necessidade de grandes mudanças estruturais. Isto é particularmente adequado para tarefas administrativas especializadas onde áreas problemáticas claras podem ser identificadas e abordadas especificamente.

Por exemplo, a introdução de um sistema de formulários digitais num departamento que depende fortemente de documentos em papel pode resultar numa redução significativa nos tempos de processamento e nas taxas de erro. A utilização de assinaturas electrónicas ou a automatização dos procedimentos de notificação também podem trazer vantagens decisivas.

🔄 Quando é necessária a modernização administrativa?

A modernização abrangente é necessária quando os sistemas e processos existentes estão tão desatualizados ou ineficientes que pequenos ajustes já não conseguem trazer uma melhoria perceptível. Muitas vezes, as estruturas existentes já não conseguem acompanhar as exigências da economia digital moderna. Nesses casos, é necessária uma revisão fundamental de todo o cenário do processo.

Um exemplo disso poderia ser a introdução completa de uma plataforma digital para todos os contactos administrativos de uma empresa. Isto significaria que as empresas podem gerir digitalmente todas as interações com a administração numa plataforma central - desde a aplicação até ao processamento e aprovação. Tais sistemas exigem ampla integração de diversas áreas administrativas e uma reformulação dos processos de trabalho anteriores.

💻 O potencial da administração digital

Todo o potencial dos processos administrativos digitais reside na sua capacidade de aumentar a transparência, a eficiência e a facilidade de utilização. Ao harmonizar e padronizar processos, mal-entendidos e erros podem ser reduzidos, levando a resultados mais rápidos e confiáveis. Isto permite que as empresas poupem recursos e se concentrem mais nas suas tarefas principais.

Para os políticos e autoridades administrativas, isto significa examinar numa fase inicial a evolução na área da legislação e promover soluções que tragam um alívio perceptível às empresas. Os esforços políticos devem ter como objectivo identificar e eliminar ou adaptar regulamentações obstrutivas.

🤝 Implementação prática através da cooperação

Outro aspecto importante é a colaboração e troca de conhecimento entre todos os envolvidos no processo de digitalização administrativa. Utilizando conhecimentos específicos sobre as necessidades da empresa, os processos administrativos podem ser implementados de forma pragmática e direcionada. Isto requer uma cooperação estreita entre as administrações públicas, as associações empresariais e as próprias empresas.

É fundamental implementar e aplicar uma gama de soluções de gestão digital em colaboração com outros parceiros. Isto pode variar desde a utilização de plataformas digitais partilhadas até projetos de desenvolvimento colaborativo para criar soluções personalizadas que satisfaçam as necessidades específicas da economia.

🔧 Uso de tecnologias digitais

Tanto a otimização administrativa como a modernização administrativa têm o seu lugar, dependendo das circunstâncias e desafios específicos. As otimizações a curto prazo podem trazer melhorias rápidas e económicas, enquanto as modernizações a longo prazo são necessárias para permitir mudanças estruturais profundas. A combinação de ambas as abordagens pode ajudar a tornar a administração na Alemanha mais eficiente e favorável aos negócios.

Através da utilização consistente de tecnologias digitais e da estreita cooperação entre todas as partes envolvidas, poderá ser alcançado o objetivo de uma administração simples e eficiente que responda às necessidades da economia. O apoio político precoce e direcionado desempenha um papel crucial na implementação bem sucedida destas estratégias.

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Por que é difícil para autoridades, comunidades e municípios: Otimização e modernização administrativa para cidades e áreas rurais - Imagem: Xpert.Digital

As administrações públicas estão sujeitas a regulamentos, leis e processos burocráticos rigorosos. Isto visa a transparência, a responsabilização e a garantia de justiça e igualdade de tratamento. Esta regulamentação rigorosa pode retardar os processos de modernização. As empresas muitas vezes têm mais flexibilidade e podem reagir mais rapidamente às mudanças do mercado. Operam num ambiente regulamentado, mas mais dinâmico, que lhes dá mais margem para inovar e adaptar-se.

Mais sobre isso aqui:

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🏢 A decisão entre otimização administrativa e modernização administrativa depende de vários fatores, incluindo as necessidades, recursos e objetivos atuais da administração. Aqui estão algumas situações em que qualquer uma das estratégias pode fazer mais sentido:

🔍 Otimização de gestão

Quando faz sentido:

1. Resultados de curto prazo necessários

Quando melhorias rápidas são necessárias para aumentar a eficiência ou resolver problemas urgentes.

2. Recursos limitados

Quando os recursos (recursos financeiros, pessoal, tempo) são limitados e não são possíveis grandes investimentos em novas tecnologias ou mudanças de grande alcance.

3. Estruturas já em funcionamento

Quando as estruturas administrativas existentes funcionam essencialmente bem, mas existem pequenas ineficiências ou estrangulamentos processuais que podem ser resolvidos através de ajustes finos.

4. Implementar melhores práticas

Quando se trata de melhorar processos existentes através da introdução de métodos e procedimentos comprovados, como os descritos pelo KAIZEN (melhoria contínua).

Mais sobre isso aqui:

• KAIZEN: Melhoria contínua e mudança nas administrações

🔄 Modernização administrativa

Quando faz sentido:

1. Melhorias sustentáveis ​​e de longo prazo

Quando se buscam mudanças fundamentais e de longo prazo para estar preparado para desafios futuros.

2. Atualização ou conversão tecnológica

Quando existem sistemas e tecnologias de TI desatualizados que precisam ser substituídos por soluções mais modernas e eficientes.

3. Problemas estruturais

Quando existem deficiências estruturais importantes que não podem ser remediadas apenas através da otimização e são necessárias mudanças profundas.

4. Novos requisitos

Quando existem novos requisitos legais ou expectativas sociais de administração que exigem a introdução de novos processos e tecnologias.

🌟 Otimização Administrativa vs. Modernização Administrativa: Um Guia

🚀 Ao decidir entre otimização administrativa e modernização administrativa, a situação e os objetivos específicos da autoridade, comunidade, município, cidade ou país desempenham um papel decisivo. Aqui estão alguns outros aspectos a serem considerados ao tomar uma decisão:

1. Prazo 🕰️

• Otimização de gestão: Ideal para melhorias de curto prazo e ganhos rápidos. Aqui, os processos e estruturas existentes são analisados ​​e otimizados de forma a obter ganhos de eficiência.
• Modernização administrativa: Indicada para projetos de longo prazo que envolvam mudanças e atualizações profundas. Esses projetos normalmente requerem mais tempo para serem implementados e customizados.

2. Recursos 💡

• Otimização administrativa: Normalmente requer menos recursos, tanto financeiros como humanos. As estruturas e tecnologias existentes podem muitas vezes continuar a ser utilizadas.
• Modernização administrativa: Requer recursos significativos, incluindo investimento em novas tecnologias, formação e possivelmente aconselhamento externo.

3. Metas e resultados 🎯

• Otimização administrativa: Visa aumentos rápidos e mensuráveis ​​de eficiência, como tempos de processamento mais curtos ou custos reduzidos em operações contínuas.
• Modernização administrativa: O objetivo é renovar fundamentalmente a administração e torná-la sustentável a longo prazo. Isto inclui frequentemente a introdução de novas tecnologias, a reformulação de estruturas organizacionais e a adaptação a novos requisitos legais.

4. Requisitos tecnológicos 🖥️

• Otimização administrativa: normalmente aproveita tecnologias existentes e melhora sua aplicação. Também pode incluir pequenas atualizações tecnológicas.
• Modernização administrativa: requer frequentemente a implementação de novos sistemas técnicos, tais como infraestruturas informáticas modernizadas, soluções de automação ou plataformas de governo eletrónico.

5. Mudanças estruturais 🏗️

• Otimização administrativa: Geralmente nenhuma ou apenas mudanças estruturais mínimas. O foco está em melhorias de processos e aumento de eficiência dentro da estrutura existente.
• Modernização administrativa: Muitas vezes são necessárias mudanças estruturais drásticas para adaptar a administração às exigências modernas. Isto pode incluir a reorganização de departamentos e tarefas.

6. Resistência e gestão de mudanças 🌐

• Otimização Administrativa: Normalmente menor resistência, pois são melhorias incrementais. A gestão da mudança é importante, mas muitas vezes menos intensiva.
• Modernização administrativa: Maior potencial de resistência, uma vez que mudanças profundas são frequentemente encaradas com cepticismo. O gerenciamento abrangente de mudanças é essencial aqui para garantir a aceitação e participação dos funcionários.

🔍 A escolha entre otimização administrativa e modernização administrativa deve, portanto, ser feita cuidadosamente com base nas necessidades, recursos e objetivos específicos da respectiva instituição. Uma análise precisa da situação actual e uma definição clara dos resultados desejados são essenciais.

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