Automação de processos controlada por robô no trabalho de escritório: Eficiência e inovação através da Automação Robótica de Processos

O mundo moderno do trabalho, especialmente nas áreas administrativas, está passando por profundas mudanças. Um dos principais impulsionadores desta transformação é a Automação Robótica de Processos (RPA), que evoluiu rapidamente de uma tecnologia promissora para uma ferramenta indispensável para as empresas. Especialmente os setores com elevados volumes de transações e processos padronizados, como o setor de seguros, beneficiam enormemente das oportunidades que a RPA oferece. Esta tecnologia torna possível automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras, obtendo melhorias significativas de eficiência e economia de custos. Mas a RPA é mais do que apenas uma ferramenta de redução de custos. Liberta os colaboradores de tarefas monótonas e dá-lhes a oportunidade de se concentrarem em tarefas mais exigentes e que acrescentam valor, o que acaba por conduzir a um aumento da motivação e satisfação dos colaboradores.

Áreas de aplicação do RPA no trabalho de escritório

Para compreender totalmente o potencial do RPA, é importante compreender as diferentes áreas de utilização dentro de um escritório. Os sistemas RPA são capazes de assumir uma ampla gama de tarefas rotineiras que tradicionalmente eram realizadas por funcionários humanos.

Exemplo: verificação de fatura

Pensemos em auditoria, por exemplo. Aqui, os robôs de software podem reconhecer as faturas recebidas, independentemente do formato, extrair as informações que elas contêm, compará-las com pedidos ou contratos e realizar de forma independente o processo de aprovação até a liberação do pagamento. Esta automatização não só reduz o esforço manual, mas também minimiza o risco de erro humano e acelera significativamente todo o processo.

Exemplo: Processando consultas de clientes

Outro importante campo de aplicação é o processamento de consultas de clientes. Em tempos em que os clientes esperam respostas rápidas e precisas, os bots RPA podem desempenhar um papel crucial. Eles são capazes de identificar solicitações padrão, responder perguntas frequentes, coletar informações de vários sistemas e até mesmo processar transações simples de forma independente. Isto leva a uma redução significativa nos tempos de processamento e a uma melhor experiência do cliente, uma vez que as solicitações podem ser processadas mais rapidamente e 24 horas por dia.

Entrada e reconciliação de dados com RPA

O RPA também se mostra extremamente valioso na área de entrada e comparação de dados. Muitos processos de negócios exigem a entrada de dados idênticos em sistemas diferentes ou a comparação de conjuntos de dados para identificar inconsistências. Essas tarefas não são apenas demoradas, mas também sujeitas a erros. Os robôs RPA podem realizar essas tarefas com precisão e eficiência, melhorando a qualidade dos dados e liberando recursos humanos valiosos.

RPA na indústria de seguros: um paradigma para otimização de processos

A indústria de seguros é um excelente exemplo de como a RPA pode otimizar profundamente os processos. Os processos complexos e altamente regulamentados nas companhias de seguros proporcionam um ambiente ideal para automação.

RPA no processo de subscrição para avaliação de risco

Uma área central é o processo de subscrição, ou seja, a avaliação de risco antes de contratar uma apólice de seguro. Anteriormente, esse processo era muitas vezes manual e demorado, exigindo que os subscritores reunissem, analisassem e avaliassem informações de diversas fontes. Hoje, os robôs RPA podem fazer grande parte desse trabalho. Você pode acessar automaticamente bancos de dados externos, coletar informações relevantes sobre potenciais segurados e analisá-las de acordo com critérios pré-definidos. Isto acelera significativamente a avaliação de riscos e melhora a consistência das decisões. Os especialistas estimam que o uso do RPA no processo de subscrição pode liberar cerca de 30% da capacidade de trabalho dos funcionários. Esses recursos liberados podem então ser usados ​​para casos mais complexos ou tarefas estratégicas. Além disso, a automação minimiza a probabilidade de erros individuais, resultando numa melhoria significativa na qualidade do processo de subscrição. É relatado que algumas seguradoras conseguiram reduzir o tempo de processamento de solicitações de subscrição em mais da metade usando RPA.

Melhorias no processamento de sinistros por meio de RPA

Outra área onde a RPA está tendo um impacto transformador é o processamento de sinistros. O processamento rápido e eficiente de sinistros de seguros é crucial para a satisfação do cliente. No entanto, tradicionalmente este tem sido um processo complexo, muitas vezes envolvendo longos tempos de espera. Ao usar o RPA, o tempo de processamento de sinistros de seguros pode ser significativamente reduzido. Presume-se que em alguns casos é possível uma redução média de 75 por cento. Por exemplo, os robôs de software podem coletar automaticamente os dados necessários para sinistros de seguros individuais de vários sistemas, verificar o relatório de sinistros, verificar a validade da apólice e até mesmo processar de forma independente sinistros simples até um determinado valor e liberá-los para pagamento. Essa coleta e pré-processamento de dados por bots RPA acelera todo o processo e permite que os responsáveis ​​pelo caso se concentrem em casos mais complexos que exigem julgamento humano. O processamento automatizado contribui significativamente para atender às altas exigências dos clientes em termos de liquidação rápida e descomplicada de sinistros. As seguradoras que implementaram com sucesso a RPA no processamento de sinistros relatam um aumento significativo na satisfação do cliente.

Benefícios do RPA: além do aumento da eficiência

No entanto, os benefícios do RPA vão além do simples aumento da eficiência.

Economia de custos e aumento de produtividade

A redução de custos é um benefício óbvio. Ao automatizar tarefas repetitivas, as seguradoras podem reduzir os custos trabalhistas e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade.

Tempos de ciclo reduzidos e vantagens competitivas

O tempo de ciclo reduzido também é um fator crucial, especialmente em processos exigentes, como processamento de sinistros e subscrição de apólices. Tempos de resposta mais rápidos não só resultam em clientes mais satisfeitos, mas também permitem que as empresas respondam mais rapidamente às mudanças do mercado.

Automação inteligente com IA e aprendizado de máquina

Além disso, a RPA abre novas oportunidades de negócios. Os aplicativos modernos de RPA integram cada vez mais tecnologias como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina. Estes robôs inteligentes conseguem não só realizar tarefas repetitivas, mas também reconhecer padrões, fazer previsões e, assim, melhorar a tomada de decisões. Por exemplo, você pode analisar grandes quantidades de dados para identificar novos fatores de risco ou criar ofertas personalizadas para clientes.

A implementação da Automação Robótica de Processos (RPA)

Identificação de processos adequados para automação

A implementação do RPA requer planejamento e execução cuidadosos. Em primeiro lugar, é crucial identificar casos de negócio sensatos, ou seja, processos adequados à automação. Normalmente, são processos baseados em regras, repetitivos, de alto volume e padronizados.

Otimização de processos antes da automação

Na próxima etapa, as empresas devem examinar os seus processos de negócio e, se necessário, otimizá-los antes de serem automatizados. Automatizar um processo ineficiente não produzirá o resultado desejado.

Rascunho e design dos robôs de software

Os robôs de software são então projetados usando ferramentas de design de processos. Estas ferramentas permitem modelar e configurar graficamente as etapas individuais do processo de automação. É aconselhável começar a automatizar processos simples e de grande volume para obter sucesso inicial e ganhar experiência.

Envolvimento dos funcionários

Construir experiência interna e envolver os funcionários também são cruciais para o sucesso da implementação do RPA.

O impacto do RPA no trabalho de escritório

Libertação de tarefas monótonas

A RPA já está mudando fundamentalmente grandes áreas do trabalho de escritório. Liberta os colaboradores de tarefas monótonas e demoradas e permite-lhes concentrar-se em atividades que acrescentam valor e que exigem criatividade humana, empatia e pensamento estratégico.

Potencial no setor de seguros

Particularmente no setor de seguros, a RPA tem potencial para melhorar significativamente a eficiência, a precisão e a satisfação do cliente, ao mesmo tempo que reduz custos.

Ampla gama de usos para RPA

A observação de que a robótica, especialmente a RPA, desempenha um papel cada vez mais importante no trabalho de escritório moderno é absolutamente verdadeira. As possibilidades vão muito além dos exemplos já mencionados.

Benefícios de usar RPA

Aumentando a eficiência

Aumentar a eficiência é um ponto chave. Os robôs podem concluir tarefas 24 horas por dia, sem interrupções e a uma velocidade consistente, resultando em velocidades de produção significativamente mais altas.

Redução de erros

Outra vantagem significativa é a redução de erros. Os processos automatizados seguem regras predefinidas e, portanto, são menos suscetíveis a erros humanos, erros de digitação ou negligência.

Redução de custos e satisfação dos funcionários

A redução de custos é outro aspecto importante. Ao automatizar tarefas, os custos de pessoal podem ser reduzidos e os recursos podem ser liberados para atividades estratégicas mais importantes. Curiosamente, o RPA também ajuda a melhorar a satisfação dos funcionários, eliminando tarefas monótonas.

Suporte de conformidade

A RPA também pode melhorar a conformidade. Os processos automatizados podem ser configurados para sempre aderirem a regras e regulamentos especificados, reduzindo o risco de erros e penalidades.

Melhor escalabilidade e qualidade de dados

A melhoria da qualidade dos dados por meio da automação da entrada e do processamento de dados resulta em menos inconsistências e erros nos dados da empresa. Além disso, a RPA oferece alta escalabilidade, pois os bots podem ser aumentados e reduzidos de forma flexível para atender às mudanças nas cargas de trabalho.

Áreas de aplicação do RPA no trabalho de escritório

Financiar

Nas finanças, por exemplo, os robôs podem automatizar o processamento e pagamento de faturas, processar relatórios de despesas, gerar relatórios financeiros e realizar reconciliações de contas.

Recursos Humanos

No RH, os bots RPA podem ajudar na integração e desligamento de funcionários, automatizar solicitações e gerenciamento de férias, dar suporte à folha de pagamento e tornar o gerenciamento de candidatos mais eficiente.

Atendimento ao Cliente

No atendimento ao cliente, os robôs podem responder perguntas frequentes, agilizar o processamento de pedidos e devoluções e atualizar os dados dos clientes.

TI e logística

Na TI, os bots RPA podem automatizar tarefas como redefinições de senha, monitoramento de sistema e instalações de software. Existem também inúmeras utilizações possíveis na logística e na cadeia de abastecimento, por exemplo, na gestão de inventário, processos de expedição e acompanhamento de encomendas.

Possibilidades ampliadas da robótica em ambientes de escritório

Robôs físicos

Além do RPA, existem também outras formas de robótica que podem ser utilizadas em escritórios. Os robôs físicos poderiam, por exemplo, ser utilizados para tarefas de transporte dentro do escritório, como trazer correspondência, documentos ou materiais.

Sistemas de assistência inteligentes

Os sistemas de assistência inteligentes, ou seja, softwares baseados em inteligência artificial, podem apoiar os colaboradores em tarefas complexas, como planear projetos, analisar dados ou tomar decisões.

Desafios na introdução da robótica

Custos de investimento

Os custos de implementação podem ser elevados inicialmente, pois são necessários investimentos em software, hardware e integração com sistemas existentes.

Integração e segurança

A integração com sistemas existentes é um fator crítico. A integração perfeita com a infraestrutura de TI existente é crucial para o sucesso dos projetos de RPA. Além disso, a proteção e a segurança dos dados devem ser garantidas, especialmente quando se trata de dados sensíveis.

Aceitação dos funcionários

A aceitação pelos funcionários também é um aspecto importante. É importante envolver os funcionários desde o início do processo de integração, levar a sério as suas preocupações e reduzir quaisquer possíveis receios de perda de emprego.

Treinamento adicional e reciclagem

Além disso, a melhoria de competências e a reciclagem são necessárias para garantir que os colaboradores sejam capazes de trabalhar com as novas tecnologias, monitorizar os robôs e utilizar os recursos libertados para tarefas mais exigentes.

A automação robótica de processos e a robótica em geral têm o potencial de mudar fundamentalmente o trabalho de escritório. Eles oferecem imensas oportunidades para aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação dos funcionários. No entanto, um planeamento cuidadoso, uma implementação criteriosa e a consideração dos desafios associados são cruciais para a integração bem sucedida destas tecnologias no mundo do trabalho.

Do local ao global: as PME conquistam o mercado global com estratégias inteligentes - Imagem: Xpert.Digital

Numa altura em que a presença digital de uma empresa determina o seu sucesso, o desafio é como tornar essa presença autêntica, individual e abrangente. O Xpert.Digital oferece uma solução inovadora que se posiciona como uma intersecção entre um centro industrial, um blog e um embaixador da marca. Combina as vantagens dos canais de comunicação e vendas em uma única plataforma e permite a publicação em 18 idiomas diferentes. A cooperação com portais parceiros e a possibilidade de publicação de artigos no Google News e numa lista de distribuição de imprensa com cerca de 8.000 jornalistas e leitores maximizam o alcance e a visibilidade do conteúdo. Isso representa um fator essencial em vendas e marketing externo (SMarketing).

Mais sobre isso aqui:

• Autêntico. Individualmente. Global: A estratégia Xpert.Digital para a sua empresa

A Automação Robótica de Processos (RPA) está revolucionando o trabalho de escritório e os processos administrativos em vários setores, especialmente no setor de seguros. Esta tecnologia permite que as empresas automatizem tarefas monótonas e baseadas em regras, alcançando assim maior eficiência e redução de custos. Além disso, a RPA tem potencial para melhorar significativamente a qualidade dos serviços e criar novas oportunidades de inovação.

A Automação Robótica de Processos refere-se ao uso de robôs de software que podem realizar tarefas definidas sem intervenção humana. Não se trata de robôs físicos, mas sim de sistemas digitais que utilizam aplicações existentes para automatizar processos. Exemplos disso incluem a leitura de dados, a inserção de informações em formulários ou o processamento de consultas. A tecnologia pode suportar processos simples e complexos e, portanto, oferece uma ampla gama de utilizações possíveis.

Áreas de aplicação do RPA no escritório

A implementação do RPA nos processos de escritório provou ser particularmente eficaz. As áreas de aplicação mais importantes incluem:

Auditoria

Os robôs de software podem reconhecer faturas recebidas em vários formatos, verificá-las automaticamente e realizar as etapas necessárias até que o pagamento seja aprovado. Isso economiza tempo e reduz erros.

Consultas de clientes

Os bots RPA aceleram significativamente o processamento das consultas dos clientes. Consultas de rotina, como consultas de status ou alterações de endereço, podem ser processadas de forma totalmente automática, reduzindo drasticamente o tempo de processamento.

Entrada de dados e reconciliação

A entrada e verificação manual de dados estão entre as tarefas mais demoradas em um ambiente de escritório. A RPA pode tornar esses processos mais eficientes e minimizar a taxa de erros.

RPA no setor de seguros

A indústria de seguros, em particular, beneficiou das possibilidades da RPA. Ao automatizar processos-chave, as empresas podem aumentar a eficiência e a satisfação do cliente.

Processo de subscrição

O processo de subscrição é uma parte central do setor de seguros. A RPA pode fornecer suporte em diversas áreas:

• Avaliação de riscos: os sistemas RPA podem analisar dados de diversas fontes com rapidez e precisão para avaliar riscos.
• Maior eficiência: Com a ajuda da RPA, é possível economizar até 30% do tempo de trabalho, para que os funcionários possam se concentrar em tarefas estratégicas.
• Redução de erros: Processos automatizados minimizam erros humanos e aumentam a precisão das avaliações.

Processamento de reclamações

O processamento de sinistros é um dos processos mais complexos do setor de seguros. O RPA oferece vantagens significativas aqui:

• Processamento mais rápido: Através do uso de robôs de software, os sinistros de seguros podem ser processados ​​até 75% mais rápido.
• Coleta de dados eficiente: os bots de RPA coletam informações relevantes sobre sinistros de seguros e as fornecem aos funcionários de forma estruturada.
• Melhor atendimento ao cliente: Através da automação, os clientes podem ser informados mais rapidamente e suas preocupações podem ser processadas mais rapidamente.

Benefícios do RPA

A implementação do RPA oferece às empresas vários benefícios:

• Economia de custos: Ao automatizar tarefas repetitivas, os custos de pessoal podem ser reduzidos e os recursos podem ser usados ​​de forma mais eficiente.
• Maior eficiência: o RPA permite que as tarefas sejam processadas rapidamente, sem pausas ou atrasos.
• Redução de erros: Os sistemas automatizados funcionam sempre de acordo com regras predefinidas e evitam erros que podem surgir por descuido humano.
• Conformidade aprimorada: Os processos podem ser projetados para sempre cumprir os requisitos legais e regulamentares aplicáveis.
• Escalabilidade: os bots RPA podem ser adaptados de forma flexível às mudanças nas cargas de trabalho.

Desafios na implementação de RPA

Apesar das inúmeras vantagens, também existem desafios que devem ser considerados na implementação do RPA:

• Custos iniciais: A implementação de sistemas RPA pode exigir altos investimentos iniciais.
• Integração com sistemas existentes: A integração perfeita do RPA nas infraestruturas de TI existentes é essencial para alcançar a máxima eficiência.
• Proteção e segurança de dados: O tratamento de informações confidenciais requer medidas de segurança rigorosas.
• Aceitação dos funcionários: os funcionários podem perceber o RPA como uma ameaça aos seus empregos. Comunicação e formação transparentes são necessárias para responder a estas preocupações.

RPA e muito mais: automação inteligente

A RPA pode ser ainda mais otimizada através do uso de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina. Essas tecnologias expandem os recursos da RPA ao assumir tarefas mais complexas, como tomada de decisão ou previsão. Exemplos disso são:

• Análise de dados do cliente: os sistemas baseados em IA podem fornecer insights mais profundos sobre as necessidades e o comportamento do cliente.
• Prever tendências: o aprendizado de máquina pode identificar padrões nos dados e ajudar as empresas a identificar tendências emergentes antecipadamente.
• Comunicação automatizada: Chatbots e assistentes virtuais podem ser perfeitamente integrados aos processos RPA para melhorar ainda mais o atendimento ao cliente.

RPA como uma virada de jogo

A automação robótica de processos tem o potencial de mudar permanentemente o mundo do trabalho. Ao automatizar tarefas repetitivas, os funcionários ficam aliviados e podem se concentrar em atividades mais estrategicamente importantes. Especialmente no setor de seguros, as soluções RPA ajudam a aumentar a eficiência, a precisão e a satisfação do cliente.

Com o desenvolvimento contínuo de tecnologias como a inteligência artificial, o RPA será ainda mais poderoso e versátil no futuro. As empresas que adaptam estas tecnologias precocemente não só garantem uma vantagem competitiva, mas também criam a base para o crescimento sustentável num futuro digital.

☑️ Apoio às PME em estratégia, consultoria, planeamento e implementação

☑️ Criação ou realinhamento da estratégia digital e digitalização

☑️ Expansão e otimização dos processos de vendas internacionais

☑️ Plataformas de negociação B2B globais e digitais

☑️ Desenvolvimento de negócios pioneiro

Konrad Wolfenstein

Ficarei feliz em servir como seu conselheiro pessoal.

Você pode entrar em contato comigo preenchendo o formulário de contato abaixo ou simplesmente ligando para +49 89 89 674 804 (Munique) .

Estou ansioso pelo nosso projeto conjunto.

Xpert.Digital é um hub para a indústria com foco em digitalização, engenharia mecânica, logística/intralogística e energia fotovoltaica.

Com nossa solução de desenvolvimento de negócios 360°, apoiamos empresas conhecidas, desde novos negócios até o pós-venda.

Inteligência de mercado, smarketing, automação de marketing, desenvolvimento de conteúdo, PR, campanhas por email, mídias sociais personalizadas e nutrição de leads fazem parte de nossas ferramentas digitais.

Você pode descobrir mais em: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus