Sterowana robotami automatyzacja procesów w pracy biurowej: Wydajność i innowacja dzięki Robotycznej Automatyzacji Procesów

Współczesny świat pracy, zwłaszcza w obszarach administracyjnych, przeżywa głębokie zmiany. Kluczowym czynnikiem tej transformacji jest Robotic Process Automation (RPA), która szybko rozwinęła się z obiecującej technologii w niezbędne narzędzie dla firm. Zwłaszcza branże o dużym wolumenie transakcji i ujednoliconych procesach, takie jak branża ubezpieczeniowa, ogromnie korzystają z możliwości, jakie oferuje RPA. Technologia ta umożliwia automatyzację powtarzalnych i opartych na regułach zadań, zapewniając znaczną poprawę wydajności i oszczędności. Ale RPA to coś więcej niż tylko narzędzie do cięcia kosztów. Uwalnia pracowników od monotonnych zadań i daje im możliwość skoncentrowania się na bardziej wymagających i dodanych zadaniach, co ostatecznie prowadzi do wzrostu motywacji i satysfakcji pracowników.

Obszary zastosowania RPA w pracy biurowej

Aby w pełni wykorzystać potencjał RPA, ważne jest zrozumienie różnych obszarów zastosowań w biurze. Systemy RPA są w stanie przejąć szeroki zakres rutynowych zadań, które tradycyjnie wykonywali pracownicy.

Przykład: weryfikacja faktury

Pomyślmy na przykład o audycie. Tutaj roboty programowe potrafią rozpoznawać przychodzące faktury niezależnie od formatu, wydobywać zawarte w nich informacje, porównywać je z zamówieniami czy umowami i samodzielnie przeprowadzać proces akceptacji aż do zwolnienia płatności. Automatyzacja ta nie tylko zmniejsza wysiłek ręczny, ale także minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego i znacznie przyspiesza cały proces.

Przykład: przetwarzanie zapytań klientów

Kolejnym ważnym obszarem zastosowania jest przetwarzanie zapytań klientów. W czasach, gdy klienci oczekują szybkich i trafnych odpowiedzi, boty RPA mogą odegrać kluczową rolę. Potrafią identyfikować standardowe żądania, odpowiadać na często zadawane pytania, zbierać informacje z różnych systemów, a nawet samodzielnie przetwarzać proste transakcje. Prowadzi to do znacznego skrócenia czasu przetwarzania i poprawy jakości obsługi klienta, ponieważ żądania mogą być przetwarzane szybciej i przez całą dobę.

Wprowadzanie i uzgadnianie danych z RPA

RPA okazuje się także niezwykle cenne w obszarze wprowadzania i porównywania danych. Wiele procesów biznesowych wymaga wprowadzenia identycznych danych do różnych systemów lub porównania zbiorów danych w celu wykrycia niespójności. Zadania te są nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy. Roboty RPA mogą wykonywać te zadania precyzyjnie i efektywnie, poprawiając jakość danych i uwalniając cenne zasoby ludzkie.

RPA w branży ubezpieczeniowej: Paradygmat optymalizacji procesów

Branża ubezpieczeniowa jest doskonałym przykładem tego, jak głęboko RPA może optymalizować procesy. Złożone i ściśle uregulowane procesy w firmach ubezpieczeniowych zapewniają idealne środowisko do automatyzacji.

RPA w procesie underwritingu oceny ryzyka

Centralnym obszarem jest proces underwritingu, czyli ocena ryzyka przed zawarciem polisy ubezpieczeniowej. Wcześniej proces ten był często ręczny i czasochłonny, a ubezpieczyciele musieli zbierać, analizować i oceniać informacje z wielu źródeł. Dziś większość tej pracy mogą wykonać roboty RPA. Masz automatyczny dostęp do zewnętrznych baz danych, zbierasz istotne informacje o potencjalnych ubezpieczających i analizujesz je według wcześniej zdefiniowanych kryteriów. Znacząco przyspiesza to ocenę ryzyka i poprawia spójność decyzji. Eksperci szacują, że wykorzystanie RPA w procesie underwritingu może zwolnić około 30 procent mocy produkcyjnych pracowników. Te uwolnione zasoby można następnie wykorzystać do bardziej złożonych spraw lub zadań strategicznych. Dodatkowo automatyzacja minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia pojedynczych błędów, co skutkuje znaczną poprawą jakości procesu underwritingowego. Z raportów wynika, że ​​niektórym ubezpieczycielom udało się skrócić czas rozpatrywania wniosków ubezpieczeniowych o ponad połowę, korzystając z RPA.

Usprawnienia w obsłudze roszczeń poprzez RPA

Kolejnym obszarem, w którym RPA ma rewolucyjny wpływ, jest rozpatrywanie roszczeń. Szybka i sprawna obsługa roszczeń ubezpieczeniowych ma kluczowe znaczenie dla zadowolenia klientów. Jednak tradycyjnie był to złożony proces, często obejmujący długi czas oczekiwania. Dzięki zastosowaniu RPA czas rozpatrywania roszczeń ubezpieczeniowych może zostać znacząco skrócony. Zakłada się, że w niektórych przypadkach możliwa jest średnia redukcja na poziomie 75 proc. Przykładowo roboty programowe mogą automatycznie zbierać z różnych systemów niezbędne dane do poszczególnych roszczeń ubezpieczeniowych, sprawdzać protokół szkodowy, weryfikować ważność polisy, a nawet samodzielnie przetwarzać proste roszczenia do określonej kwoty i zwalniać je do zapłaty. Gromadzenie i wstępne przetwarzanie danych przez boty RPA przyspiesza cały proces i pozwala pracownikom socjalnym skoncentrować się na bardziej złożonych sprawach wymagających ludzkiej oceny. Zautomatyzowane przetwarzanie w znaczący sposób przyczynia się do spełnienia wysokich wymagań klientów w zakresie szybkiej i nieskomplikowanej likwidacji szkód. Towarzystwa ubezpieczeniowe, które z sukcesem wdrożyły RPA w procesie likwidacji szkód, odnotowują znaczący wzrost zadowolenia klientów.

Korzyści z RPA: Poza zwiększeniem wydajności

Korzyści z RPA wykraczają jednak poza samo zwiększenie wydajności.

Oszczędności i zwiększona produktywność

Redukcja kosztów jest oczywistą korzyścią. Automatyzując powtarzalne zadania, ubezpieczyciele mogą obniżyć koszty pracy, jednocześnie zwiększając produktywność.

Krótsze czasy cykli i przewaga konkurencyjna

Skrócenie czasu cyklu jest również kluczowym czynnikiem, szczególnie w wymagających procesach, takich jak rozpatrywanie roszczeń i zawieranie polis. Krótszy czas realizacji nie tylko zapewnia szczęśliwszych klientów, ale także pozwala firmom szybciej reagować na zmiany rynkowe.

Inteligentna automatyzacja dzięki sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowemu

Ponadto RPA otwiera nowe możliwości biznesowe. Nowoczesne aplikacje RPA w coraz większym stopniu integrują technologie takie jak sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe. Te inteligentne roboty potrafią nie tylko wykonywać powtarzalne zadania, ale także rozpoznawać wzorce, przewidywać i dzięki temu usprawniać podejmowanie decyzji. Można na przykład analizować duże ilości danych, aby zidentyfikować nowe czynniki ryzyka lub stworzyć spersonalizowane oferty dla klientów.

Wdrożenie Robotic Process Automation (RPA)

Identyfikacja procesów odpowiednich do automatyzacji

Wdrożenie RPA wymaga starannego planowania i wykonania. Przede wszystkim istotne jest zidentyfikowanie uzasadnionych przypadków biznesowych, czyli procesów nadających się do automatyzacji. Są to zazwyczaj procesy oparte na regułach, powtarzalne, masowe i ustandaryzowane.

Optymalizacja procesów przed automatyzacją

W kolejnym kroku firmy powinny zbadać swoje procesy biznesowe i w razie potrzeby je zoptymalizować, zanim zostaną zautomatyzowane. Automatyzacja nieefektywnego procesu nie przyniesie pożądanego rezultatu.

Projektowanie i projektowanie robotów programowych

Następnie roboty programowe są projektowane przy użyciu narzędzi do projektowania procesów. Narzędzia te umożliwiają graficzne modelowanie i konfigurowanie poszczególnych etapów procesu automatyzacji. Aby osiągnąć początkowy sukces i zdobyć doświadczenie, warto rozpocząć automatyzację prostych i masowych procesów.

Zaangażowanie pracowników

Kluczowe dla powodzenia wdrożenia RPA jest także budowanie wewnętrznej wiedzy specjalistycznej i angażowanie pracowników.

Wpływ RPA na pracę biurową

Wyzwolenie od monotonnych zadań

RPA już zasadniczo zmienia duże obszary pracy biurowej. Uwalnia pracowników od monotonnych i czasochłonnych zadań oraz pozwala skupić się na działaniach dodanych, wymagających ludzkiej kreatywności, empatii i myślenia strategicznego.

Potencjał w branży ubezpieczeniowej

Szczególnie w branży ubezpieczeniowej RPA ma potencjał znacznej poprawy wydajności, dokładności i zadowolenia klientów przy jednoczesnej redukcji kosztów.

Szeroki zakres zastosowań RPA

Obserwacja, że ​​robotyka, a w szczególności RPA, odgrywa coraz większą rolę we współczesnej pracy biurowej, jest jak najbardziej prawdziwa. Możliwości wykraczają daleko poza wspomniane już przykłady.

Korzyści ze stosowania RPA

Zwiększanie wydajności

Kluczowym punktem jest zwiększenie wydajności. Roboty mogą wykonywać zadania przez całą dobę, bez przerw i ze stałą prędkością, co skutkuje znacznie wyższą przepustowością.

Redukcja błędów

Kolejną istotną zaletą jest redukcja błędów. Zautomatyzowane procesy działają zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami i dlatego są mniej podatne na błędy ludzkie, literówki lub zaniedbania.

Redukcja kosztów i satysfakcja pracowników

Redukcja kosztów to kolejny ważny aspekt. Automatyzując zadania, można obniżyć koszty personelu i zwolnić zasoby na ważniejsze, strategiczne działania. Co ciekawe, RPA pomaga także zwiększyć satysfakcję pracowników, eliminując monotonne zadania.

Wsparcie zgodności

RPA może również poprawić zgodność. Zautomatyzowane procesy można skonfigurować tak, aby zawsze przestrzegały określonych zasad i przepisów, co zmniejsza ryzyko błędów i kar.

Poprawiona skalowalność i jakość danych

Poprawa jakości danych poprzez automatyzację ich wprowadzania i przetwarzania skutkuje mniejszą liczbą niespójności i błędów w danych firmowych. Co więcej, RPA oferuje wysoką skalowalność, ponieważ boty można elastycznie zwiększać i zmniejszać, aby sprostać zmieniającym się obciążeniom.

Obszary zastosowania RPA w pracy biurowej

Finanse

Na przykład w finansach roboty mogą automatyzować przetwarzanie i płatności faktur, przetwarzać raporty z wydatków, generować raporty finansowe i przeprowadzać uzgadnianie kont.

Zasoby Ludzkie

W obszarze HR boty RPA mogą pomóc w procesie wdrażania i usuwania pracowników, automatyzować wnioski urlopowe i zarządzanie nimi, wspierać płace i zwiększać efektywność zarządzania kandydatami.

Obsługa klienta

W obsłudze klienta roboty mogą odpowiadać na najczęściej zadawane pytania, przyspieszać realizację zamówień i zwrotów oraz aktualizować dane klientów.

Informatyka i logistyka

W IT boty RPA mogą automatyzować zadania, takie jak resetowanie haseł, monitorowanie systemu i instalacje oprogramowania. Istnieje również wiele możliwych zastosowań w logistyce i łańcuchu dostaw, na przykład w zarządzaniu zapasami, procesach wysyłkowych i śledzeniu zamówień.

Rozszerzone możliwości robotyki w środowiskach biurowych

Roboty fizyczne

Oprócz RPA istnieją także inne formy robotyki, które można zastosować w biurach. Roboty fizyczne mogłyby na przykład służyć do zadań transportowych w biurze, takich jak przynoszenie poczty, dokumentów czy materiałów.

Inteligentne systemy wspomagania

Inteligentne systemy wspomagające, czyli oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji, mogą wspierać pracowników w skomplikowanych zadaniach, takich jak planowanie projektów, analiza danych czy podejmowanie decyzji.

Wyzwania we wprowadzaniu robotyki

Koszty inwestycji

Koszty wdrożenia mogą początkowo być wysokie, ponieważ wymagane są inwestycje w oprogramowanie, sprzęt i integrację z istniejącymi systemami.

Integracja i bezpieczeństwo

Integracja z istniejącymi systemami jest czynnikiem krytycznym. Bezproblemowa integracja z istniejącą infrastrukturą IT jest kluczowa dla powodzenia projektów RPA. Ponadto należy zagwarantować ochronę i bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w przypadku danych wrażliwych.

Akceptacja pracowników

Ważnym aspektem jest także akceptacja ze strony pracowników. Ważne jest, aby zaangażować pracowników na wczesnym etapie procesu onboardingu, poważnie potraktować ich obawy i zmniejszyć ewentualną obawę przed utratą pracy.

Dalsze szkolenie i przekwalifikowanie

Ponadto konieczne jest podnoszenie kwalifikacji i przekwalifikowanie, aby pracownicy potrafili pracować z nowymi technologiami, monitorować roboty i wykorzystywać uwolnione zasoby do bardziej wymagających zadań.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów i ogólnie robotyka mają potencjał, aby zasadniczo zmienić pracę biurową. Dają ogromne możliwości zwiększenia efektywności, redukcji kosztów i poprawy satysfakcji pracowników. Jednak dokładne planowanie, przemyślane wdrożenie i rozważenie związanych z tym wyzwań mają kluczowe znaczenie dla pomyślnej integracji tych technologii w świecie pracy.

Od lokalnego do globalnego: MŚP podbijają rynek globalny dzięki sprytnym strategiom - Zdjęcie: Xpert.Digital

W czasach, gdy obecność cyfrowa firmy decyduje o jej sukcesie, wyzwaniem jest to, jak uczynić tę obecność autentyczną, indywidualną i dalekosiężną. Xpert.Digital oferuje innowacyjne rozwiązanie, które pozycjonuje się jako skrzyżowanie centrum branżowego, bloga i ambasadora marki. Łączy zalety kanałów komunikacji i sprzedaży w jednej platformie i umożliwia publikację w 18 różnych językach. Współpraca z portalami partnerskimi oraz możliwość publikowania artykułów w Google News oraz lista dystrybucyjna prasy obejmująca około 8 000 dziennikarzy i czytelników maksymalizuje zasięg i widoczność treści. Stanowi to istotny czynnik w sprzedaży zewnętrznej i marketingu (SMmarketing).

Więcej na ten temat tutaj:

• Autentyczny. Indywidualnie. Globalnie: Strategia Xpert.Digital dla Twojej firmy

Robotic Process Automation (RPA) rewolucjonizuje pracę biurową i procesy administracyjne w wielu branżach, szczególnie w branży ubezpieczeniowej. Technologia ta pozwala firmom automatyzować monotonne i oparte na regułach zadania, osiągając w ten sposób większą wydajność i oszczędności. Ponadto RPA ma potencjał, aby znacząco poprawić jakość usług i stworzyć nowe możliwości dla innowacji.

Robotyczna automatyzacja procesów odnosi się do wykorzystania robotów programowych, które mogą wykonywać określone zadania bez interwencji człowieka. Nie są to fizyczne roboty, a raczej systemy cyfrowe, które wykorzystują istniejące aplikacje do automatyzacji procesów. Przykładami mogą być odczytywanie danych, wprowadzanie informacji do formularzy lub przetwarzanie zapytań. Technologia może wspierać zarówno proste, jak i złożone procesy, dzięki czemu oferuje szeroki zakres możliwych zastosowań.

Obszary zastosowania RPA w biurze

Szczególnie skuteczne okazało się wdrożenie RPA w procesach biurowych. Do najważniejszych obszarów zastosowań należą:

Rewizja

Roboty programowe potrafią rozpoznawać przychodzące faktury w różnych formatach, automatycznie je sprawdzać i wykonywać niezbędne czynności do momentu zatwierdzenia płatności. Oszczędza to czas i zmniejsza liczbę błędów.

Zapytania klientów

Boty RPA znacznie przyspieszają obsługę zapytań klientów. Rutynowe zapytania, takie jak zapytania o status lub zmiany adresu, mogą być przetwarzane w pełni automatycznie, co drastycznie skraca czas przetwarzania.

Wprowadzanie i uzgadnianie danych

Ręczne wprowadzanie i weryfikacja danych należą do najbardziej czasochłonnych zadań w środowisku biurowym. RPA może usprawnić te procesy i zminimalizować poziom błędów.

RPA w branży ubezpieczeniowej

Z możliwości RPA skorzystała szczególnie branża ubezpieczeniowa. Automatyzując kluczowe procesy, firmy mogą zwiększyć zarówno swoją efektywność, jak i satysfakcję klientów.

Proces underwritingu

Proces underwritingu jest centralną częścią branży ubezpieczeniowej. RPA może zapewnić wsparcie w kilku obszarach:

• Ocena ryzyka: Systemy RPA mogą szybko i dokładnie analizować dane z różnych źródeł w celu oceny ryzyka.
• Zwiększona wydajność: Za pomocą RPA można zaoszczędzić nawet 30 procent czasu pracy, dzięki czemu pracownicy mogą skoncentrować się na zadaniach strategicznych.
• Redukcja błędów: Zautomatyzowane procesy minimalizują błędy ludzkie i zwiększają dokładność ocen.

Obsługa roszczeń

Obsługa szkód to jeden z najbardziej złożonych procesów w branży ubezpieczeniowej. RPA oferuje tutaj znaczne korzyści:

• Szybsze przetwarzanie: dzięki zastosowaniu robotów programowych roszczenia ubezpieczeniowe mogą być rozpatrywane nawet o 75 procent szybciej.
• Efektywne gromadzenie danych: boty RPA zbierają istotne informacje o roszczeniach ubezpieczeniowych i przekazują je urzędnikom w ustrukturyzowanej formie.
• Lepsza obsługa klienta: Dzięki automatyzacji klienci mogą być szybciej informowani, a ich uwagi mogą być rozpatrywane szybciej.

Korzyści z RPA

Wdrożenie RPA daje firmom wiele korzyści:

• Oszczędności kosztów: automatyzując powtarzalne zadania, można obniżyć koszty personelu i efektywniej wykorzystać zasoby.
• Większa wydajność: RPA umożliwia szybką realizację zadań, bez przerw i opóźnień.
• Redukcja błędów: Zautomatyzowane systemy zawsze działają według wcześniej zdefiniowanych zasad i unikają błędów, które mogą powstać na skutek nieuwagi człowieka.
• Lepsza zgodność: procesy można zaprojektować tak, aby zawsze były zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi.
• Skalowalność: boty RPA można elastycznie dostosowywać do zmieniających się obciążeń.

Wyzwania we wdrażaniu RPA

Pomimo licznych zalet, istnieją również wyzwania, które należy wziąć pod uwagę wdrażając RPA:

• Koszty początkowe: Wdrożenie systemów RPA może wymagać wysokich inwestycji początkowych.
• Integracja z istniejącymi systemami: Bezproblemowa integracja RPA z istniejącą infrastrukturą IT jest niezbędna do osiągnięcia maksymalnej wydajności.
• Ochrona i bezpieczeństwo danych: Postępowanie z informacjami wrażliwymi wymaga rygorystycznych środków bezpieczeństwa.
• Akceptacja pracowników: Pracownicy mogą postrzegać RPA jako zagrożenie dla swojej pracy. Aby rozwiązać te problemy, konieczna jest przejrzysta komunikacja i szkolenia.

RPA i nie tylko: inteligentna automatyzacja

RPA można dalej optymalizować poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego. Technologie te rozszerzają możliwości RPA, podejmując się bardziej złożonych zadań, takich jak podejmowanie decyzji czy przewidywanie. Przykładami tego są:

• Analizowanie danych klientów: systemy oparte na sztucznej inteligencji mogą zapewnić głębszy wgląd w potrzeby i zachowania klientów.
• Przewidywanie trendów: Uczenie maszynowe może identyfikować wzorce w danych i pomagać firmom wcześnie identyfikować pojawiające się trendy.
• Zautomatyzowana komunikacja: Chatboty i wirtualni asystenci można bezproblemowo zintegrować z procesami RPA, aby jeszcze bardziej poprawić obsługę klienta.

RPA jako zmiana zasad gry

Zrobotyzowana automatyzacja procesów ma potencjał, aby trwale zmienić świat pracy. Automatyzując powtarzalne zadania, pracownicy odciążają się i mogą skoncentrować się na ważniejszych strategicznie działaniach. Szczególnie w branży ubezpieczeniowej rozwiązania RPA pomagają zwiększyć wydajność, dokładność i satysfakcję klientów.

Dzięki ciągłemu rozwojowi technologii takich jak sztuczna inteligencja, RPA będzie w przyszłości jeszcze potężniejsze i wszechstronne. Firmy, które wcześnie dostosują te technologie, nie tylko zapewniają przewagę konkurencyjną, ale także tworzą podstawę zrównoważonego wzrostu w cyfrowej przyszłości.

☑️ Wsparcie MŚP w zakresie strategii, doradztwa, planowania i wdrażania

☑️ Stworzenie lub dostosowanie strategii cyfrowej i cyfryzacji

☑️Rozbudowa i optymalizacja procesów sprzedaży międzynarodowej

☑️ Globalne i cyfrowe platformy handlowe B2B

☑️ Pionierski rozwój biznesu

Konrada Wolfensteina

Chętnie będę Twoim osobistym doradcą.

Możesz się ze mną skontaktować wypełniając poniższy formularz kontaktowy lub po prostu dzwoniąc pod numer +49 89 89 674 804 (Monachium) .

Nie mogę się doczekać naszego wspólnego projektu.

Xpert.Digital to centrum przemysłu skupiające się na cyfryzacji, inżynierii mechanicznej, logistyce/intralogistyce i fotowoltaice.

Dzięki naszemu rozwiązaniu do rozwoju biznesu 360° wspieramy znane firmy od rozpoczęcia nowej działalności po sprzedaż posprzedażną.

Wywiad rynkowy, smarketing, automatyzacja marketingu, tworzenie treści, PR, kampanie pocztowe, spersonalizowane media społecznościowe i pielęgnacja leadów to część naszych narzędzi cyfrowych.

Więcej informacji znajdziesz na: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus