Sztuczna inteligencja przekształca Microsoft SharePoint z Premium AI w inteligentną platformę zarządzania treścią

Rozwiązania AI dla Microsoft SharePoint: analiza ekspercka dla funkcji, aplikacji i wartości strategicznej

Sztuczna inteligencja (AI) przekształca Microsoft SharePoint zasadniczo z czystego repozytorium dokumentów na inteligentną platformę zarządzania treścią. Zmiana ta dotyczy głównych wyzwań współczesnych firm, takich jak nadmierna stymulacja informacji, nieefektywne procesy wyszukiwania i wysokie koszty poprzez działania ręczne. Analiza pokazuje, że zintegrowane rozwiązania Microsoft, w szczególności SharePoint Premium (dalszy rozwój Microsoft Syntex) i Microsoft 365 Copilot, są przedmiotem tej transformacji. SharePoint Premium oferuje głębokie funkcje AI do automatycznego przetwarzania, analizy i zarządzania treścią, podczas gdy Copilot jako asystent AI poprawia interakcję użytkownika i wydajność w pakiecie Microsoft 365. Ponadto istnieje rynek rozwiązań zewnętrznych, który można zintegrować z SharePoint i oferować specjalistyczne funkcje AI dla wymagań niszowych.

Główne zalety wykorzystania AI w SharePoint są znacznie zwiększone przez automatyzację (np. Klasyfikacja dokumentów, ekstrakcja metadanych, wyzwalacz przepływu pracy), ulepszone wyszukiwanie informacji poprzez wyszukiwanie semantyczne i spersonalizowane rekomendacje, zautomatyzowane egzekwowanie przepisów (np. Zastosowanie nazw zatrzymania i poufności) oraz zoptymalizowane zarządzanie wiedzą. Studia przypadków wykazują znaczny potencjał inwestycyjny zwrotu.

Jednak pomyślne wdrożenie wymaga starannego planowania. Solidna architektura informacji i solidne praktyki zarządzania danymi są podstawowymi warunkami wstępnymi do pełnego wykorzystania wydajności narzędzi AI i zminimalizowania ryzyka bezpieczeństwa (w szczególności poprzez udostępnianie danych). Firmy muszą także zrozumieć i budżetować hybrydowe modele licencji (pay-as-you-go na przetwarzanie premium SharePoint, oparte na funkcjach zarządzania i copilot). Techniczna wiedza specjalistyczna dotycząca konfiguracji i szkolenia modeli AI, a także dobrze przemyślane zarządzanie zmianami ma również kluczowe znaczenie dla sukcesu. Aspekty etyczne, takie jak bazy danych, ochrona danych i przejrzystość, muszą być proaktywnie rozwiązane. Przyszłość SharePoint jest nierozerwalnie związana z AI, z dalszymi integracjami i bardziej inteligentnymi funkcjami, których można oczekiwać. Firmy, które strategicznie integrują sztuczną integrację z ich środowiskiem SharePoint, mogą osiągnąć zrównoważone korzyści konkurencyjne.

Nadaje się do:

• Najlepszy alterantive dla SharePoint Premium? Integracja AI niezależnej platformy AI w całej całej DATA dla wszystkich spraw firmowych

Wzrost AI w SharePoint Content Management

Tradycyjne zarządzanie treścią korporacyjną (ECM) osiąga swoje granice w wielu organizacjach. Sama ilość treści cyfrowych rośnie wykładniczo, co prowadzi do znacznych wyzwań. Pracownicy spędzają znaczną część godzin pracy z poszukiwaniem informacji, często z frustrującymi wynikami. Przekształcenie informacji jest powszechnym problemem, a koszty ręcznych procesów zarządzania dokumentami, klasyfikacji i przetwarzania są znaczne. Microsoft SharePoint, jako jedna z najczęściej używanych platform do współpracy i zarządzania treścią, na których codziennie przetwarzane są ogromne ilości danych (ponad 2 miliardy plików i 2 miliony stron internetowych), skupienie się na tych wyzwaniach.

W odpowiedzi SharePoint coraz częściej rozwija się z czystej lokalizacji dla dokumentów do inteligentnej platformy usług treści, która masowo opiera się na sztucznej inteligencji (AI). Wizją Microsoft jest zintegrowanie AI głęboko z podstawowymi funkcjami SharePoint i całego pakietu Microsoft 365. Deklarowanym celem jest wzmocnienie ludzkiej wiedzy specjalistycznej („wzmocnienie ludzkich doświadczeń”) w celu automatyzacji procesów treści i przekształcania treści w użyteczną wiedzę.

Ta strategiczna orientacja manifestuje się znacznie w rozwoju produktu i brandingu. Pierwotnie wprowadzono specjalistyczne usługi AI, takie jak Microsoft Syntex i inicjatywy, takie jak tematy VIVA. Wraz z pojawieniem się Microsoft 365 Copilot jako kompleksowego asystenta AI przeprowadzono jednak konsolidację. Syntex został przemianowany na SharePoint Premium i zintegrowany, co sygnalizuje bliższe połączenie funkcji przetwarzania AI z główną platformą. Jednocześnie tematy VIVA są ustalane z zaleceniami polegającymi na doświadczeniach związanych z zarządzaniem wiedzą SharePoint i Copilot. Ten wzorzec wskazuje, że Microsoft nie uważa funkcji AI za izolowane dodatki, ale jako integralną część dalszego rozwoju samego SharePoint, w którym Copilot służy jako główny interfejs interakcji użytkownika z tymi inteligentnymi funkcjami.

Zintegrowane rozwiązania Microsoft AI dla SharePoint

Microsoft oferuje szereg rozwiązań opartych na AI, które są zintegrowane bezpośrednio w SharePoint i Microsoft 365 Suite. Ma to na celu uczynienie administracji, przetwarzania i wykorzystania treści bardziej inteligentnymi i wydajnymi. Dwa centralne filary tej strategii to SharePoint Premium (dalszy rozwój Microsoft Syntex) i Microsoft 365 Copilot.

Premium SharePoint (rozwój Syntex): przetwarzanie treści oparte na AI, doświadczenia i zarządzanie

SharePoint Premium pozycjonuje się jako platforma zaawansowana zarządzanie treścią i doświadczenie, która opiera się na funkcjach KI i uczenia maszynowego Microsoft Syntex. Ma na celu zautomatyzowanie przetwarzania treści, poprawę wrażenia użytkowników w zakresie rozwiązywania treści i zapewnienie solidnych mechanizmów zarządzania.

Istotną cechą jest elastyczny model rozliczeniowy. Wiele podstawowych funkcji przetwarzania treści jest rozliczane za pomocą modelu Pay-as-You-Go (PAYG), który jest powiązany z subskrypcją Azure. Umożliwia to organizacjom korzystanie z usług w razie potrzeby bez wstępnych inwestycji lub obligacji licencyjnych dla tych konkretnych funkcji. Jednocześnie takie podejście wymaga związku z Azure i monitorowania kosztów użytkowania. Ponadto istnieją funkcje, szczególnie w dziedzinie rozszerzonego zarządzania (wcześniej znanego jako SharePoint Advanced Management-SAM), które wymagają licencjonowania opartego na użytkownikach (oparte na siedzeniu). Ta hybrydowa struktura licencji-kombinacja rozliczeń opartych na użytkowaniu za pośrednictwem Azure for Azure dla usług przetwarzania AI i stałych kosztów pro-użytkownika funkcji zarządzania z tradycyjnymi modelami licencyjnymi oraz wymaga starannego planowania i budżetowania ze strony organizacji. Potrzeba zarządzania zarówno budżetami Azure, jak i licencjami użytkowników może uczynić prognozy kosztów i zarządzania licencjami bardziej złożonymi niż w modelu jednolitym.

2.1.1. Funkcje przetwarzania treści (automatyzacja kontrolowana przez AI)

SharePoint Premium oferuje szeroką gamę usług kontrolowanych przez AI w celu automatyzacji przetwarzania dokumentów:

Zrozumienie dokumentów (nieustrukturyzowany, strukturalny, wolna forma, prefabrykowana)

Jest to podstawowa funkcja, która umożliwia szkolenie modeli AI lub wykorzystanie modeli prefabrykowanych w celu automatycznego klasyfikowania dokumentów i wyodrębnienia określonych informacji.

• Modele nieustrukturyzowane: są szkolone przy użyciu „nauczania maszyn” (podejście bez kodu) z przykładowymi dokumentami w celu identyfikacji wzorców w dokumentach takich jak listy lub umowy. Składają się one z klasyfikatorów (w celu zidentyfikowania typu dokumentu) i ekstraktorów (aby wyciągnąć określone punkty danych).
• Modele konstrukcji i swobodnego kształtu: są oparte na konstruktorze AI platformy energetycznej i są odpowiednie do formularzy lub dokumentów o zmiennej strukturze, w której informacje mogą znajdować się w różnych miejscach. Często potrzebujesz tylko kilku przykładowych dokumentów do szkolenia.
• Przygotowane modele: Oferuj wstępnie wyparte rozwiązania dla typowych rodzajów dokumentów, takich jak faktury, wpływy i umowy, aby szybko wyodrębnić informacje bez konieczności szkolenia modeli.

Kolumny AutoFill

Użyj dużych modeli językowych (LLM), aby automatycznie wypełniać kolumny metadanych w bibliotekach SharePoint na podstawie zawartości pliku i zdefiniowanej montorze wejściowej (monit). Można to wykorzystać do ekstrakcji, klasyfikacji, podsumowania lub analizy treści.

Tagowanie taksonomii

Automatycznie używa warunków ze sklepu Central SharePoint Term (Managed Metadata) do dokumentów na podstawie analizy AI treści. To znacznie poprawia możliwość znalezienia, filtrowania i ogólnego zarządzania plikami oraz promuje spójność metadanych.

Tagowanie obrazu

Rozpoznanie obiektów w obrazach za pomocą sztucznej inteligencji i automatycznie zapewnia im opisowe słowa kluczowe zapisywane w kolumnie metadanych. Ułatwia to wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie plików obrazów.

Rozpoznawanie znaków optycznych (OCR)

Wyodrębniony tekst drukowany lub odręczny z plików obrazu (JPG, PNG, TIFF) i PDF, co sprawia, że ​​ten tekst jest wyszukiwania i wskazany. Istnieją jednak ograniczenia techniczne typów plików, numer strony (maks. 500 dla OCR), limit znaków (64 000), wymiary obrazu i obsługiwane alfabety (obecnie głównie łacina).

Montaż treści

Umożliwia automatyczne tworzenie znormalizowanych, powtarzających się dokumentów biznesowych (np. Umowy, instrukcje pracy, oferty) w oparciu o nowoczesne szablony powiązane ze źródłami danych, takimi jak listy SharePoint. Może to przynieść znaczne oszczędności czasu, jak pokazuje studium przypadku, a ponad 6000 godzin zaoszczędzono rocznie.

Tłumaczenie dokumentu

Tworzy automatycznie przetłumaczone kopie dokumentów bezpośrednio w bibliotekach SharePoint, w których oryginalny format i struktura są zachowane. Obsługuje różne języki.

esignature

Integruje funkcję żądania i zarządzania sygnaturami elektronicznymi bezpośrednio w SharePoint i Microsoft 365. To upraszcza procesy podpisu i przechowuje dokumenty podczas procesu egzaminu i podpisu w środowisku M365, które obsługuje zgodność. Dostępność regionalna jest obecnie ograniczona.

PDF scalanie/ekstrakt

Oferuje narzędzia do scalania kilku plików PDF w celu utworzenia pojedynczego lub podziału dużego pliku PDF na kilka mniejszych.

Reguły przetwarzania

Umożliwia definicję łatwiejszych działań opartych na regułach w bibliotekach dokumentów w celu automatyzacji zadań, np. B. przenoszenie plików na podstawie zmian metadanych.

Doświadczenia treści (funkcje doświadczeń treści)

Funkcje te mają na celu poprawę interakcji użytkowników z treścią:

Ulepszony przeglądarka plików

Oferuje rozszerzony widok dla setek typów plików bezpośrednio w SharePoint/OneDrive/Teams i obsługuje funkcje takie jak komentarze.

Zapytanie o treść

Umożliwia precyzyjne zapytania oparte na określonych wartościach metadanych, które wykraczają poza wyszukiwanie czystego słowa kluczowego.

Szablony witryny

Zapewnia szablony witryn SharePoint, które są wstępnie skonfigurowane do administracji, przetwarzania i śledzenia dokumentów biznesowych.

Portale dokumentów

Włącz bezpieczną współpracę w dokumentach z stronami zewnętrznymi, takimi jak dostawcy lub freelancerzy.

Dokumenty biznesowe App i dokumenty Hub

Przyszłe, scentralizowane powierzchnie zarządzania dokumentami o wysokiej jakości, które są planowane jako usługi licencjonowane przez użytkownika.

Funkcje zarządzania treścią (SharePoint Advanced Management - SAM):

Istotną częścią Premium SharePoint są rozszerzone funkcje zarządzania, które były wcześniej znane jako SharePoint Advanced Management (SAM). Są one kluczowe dla bezpiecznego zarządzania treścią, szczególnie w odniesieniu do przygotowania narzędzi AI, takich jak Copilot.

centrum

Zwalczanie rozlewa się treści (nieograniczony wzrost treści), zapobieganie udostępnianiu our (nadmierne wydanie treści), zarządzanie dostępem do strony SharePoint i OneDrive, a także kontrolę cyklu życia treści.

Kluczowe funkcje

• Raporty i spostrzeżenia zarządzania dostępem do danych (DAG): Oferuj przejrzystość, które treści takie jak i z którymi są udostępniane, potencjalnie identyfikuj nadmiernie podzielone strony lub pliki o poufnych nazwach.
• Zasady cyklu życia witryny: Włącz definicję wytycznych dotyczących obsługi nieaktywnych stron internetowych (np. Archiwizacja) i zapewnienia ważnych właścicieli witryn.
• Recenzje dostępu do witryny: Zautomatyzuj recenzję autoryzacji dostępu do witryny przez właścicieli witryny.
• Ograniczona kontrola dostępu (RAC): Umożliwia ograniczenie dostępu do niektórych stron internetowych SharePoint lub konta OneDrive do zdefiniowanych grup bezpieczeństwa, niezależnie od istniejącego zatwierdzenia.
• Blok Pobierz Pedia: Zapobiegaj pobieraniu, wydruku lub zsynchronizacji plików z niektórych stron internetowych lub OneDrive, umożliwić dostęp tylko za pośrednictwem przeglądarki.
• Historia zmiany: Zmiany administracyjne prozesów na stronach internetowych lub ustawieniach organizacyjnych.
• Wgląd sztucznej inteligencji: Użyj modeli językowych, aby rozpoznać wzorce i potencjalne problemy związane z zarządzaniem w raportach i podawać zalecenia dotyczące działań (np. Identyfikacja nieaktywnych stron z wrażliwą treścią).

Koncesjonowanie

Te rozszerzone funkcje zarządzania zwykle wymagają oddzielnych licencji pro użytkownika (licencje SAM). Należy jednak zauważyć, że niektóre z tych funkcji są również zawarte w licencjach Microsoft 365 Copilot.

Przypadki aplikacji i zalety:

SharePoint Premium umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych, takich jak: B. Przetwarzanie faktur i umów. Poprawia dokładność wyszukiwania poprzez automatycznie wyodrębnione i używane metadane oraz pomaga w zarządzaniu ryzykiem zgodności poprzez automatyczną klasyfikację i wykorzystanie wytycznych. Prowadzi to do poprawy zarządzania wiedzą, zwiększonej wydajności i wydajności, oszczędności kosztów i wyższej dokładności danych. Studia przypadków i analizy wskazują na znaczny zwrot z inwestycji (ROI), który często jest transformacyjny, a nie tylko marginalny.

Jednak wdrożenie premii SharePoint nie jest trywialnym przedsięwzięciem. Nie jest to rozwiązanie, które jest po prostu „włączone” i działa natychmiast. Raczej wymaga znacznej inwestycji w czas i wiedzę specjalistyczną. Szkolenie niestandardowych modeli AI wymaga starannie wybranych przykładowych dokumentów (zarówno pozytywnych, jak i negatywnych) oraz integracji ekspertów z odpowiednich obszarów biznesowych. Konieczna jest również definicja jasnych taksonomii i ustanowienie centrów treści do zarządzania modelem. Ponadto należy ustalić strukturę zarządzania do leczenia (przegląd i udoskonalenie) wyodrębnionych metadanych i klasyfikacji, a także do ciągłej konserwacji modeli. Sukces nie jest gwarantowany bez starannego planowania, udziału ekspertów i ciągłego zarządzania. Istnieją również przeszkody techniczne i praktyczne: raporty wskazują na wyzwania w przetwarzaniu złożonych dokumentów, takich jak: B. PDF z wieloma stronami z tabelami, które rozciągają się na kilka stron lub stron z kilkoma tabelami. Należy zaobserwować format pliku, rozmiar i OCR. Ponadto zaobserwowano opóźnienia w publikacji aktualizacji modeli i wynikających z tego problemów z automatycznym przetwarzaniem. Czynniki te podkreślają, że SharePoint Premium jest potężna, ale wymaga dobrze przemyślanej strategii wdrażania i ciągłej opieki, aby wykorzystać jej potencjalne i przezwyciężone ograniczenia.

Nadaje się do:

• Microsoft Copilot: kompleksowa analiza asystenta AI z Microsoft

Copilot dla Microsoft 365 w SharePoint: AI Assistant pod kątem treści i współpracy

Microsoft 365 Copilot to narzędzie produktywności oparte na sztucznej inteligencji, które jest zintegrowane głęboko z aplikacjami Microsoft 365, w tym SharePoint. Wykorzystuje duże modele językowe (LLM) i uzyskuje dostęp do danych z wykresu Microsoft (e -maile, czaty, kalendarze, dokumenty), aby zapewnić wsparcie kontekstowe. Centralną funkcją bezpieczeństwa jest to, że Copilot szanuje istniejące uprawnienia użytkownika; Użytkownicy widzą tylko informacje, do których mają już dostęp. Używanie wymaga niektórych licencji opartych na Microsoft 365 i dodatkowej licencji COPILOT na użytkownika.

Core Funkcje w SharePoint

Tworzenie treści (strony/wkłady)

Copilot obsługuje autorów bezpośrednio w edytorze Rich-Text SharePoint (w ramach części Web Part) w tworzeniu i rewizji treści. Może przepisać tekst, dostosowywać, skrócić lub wykonywać dźwięk. Szczególnie godne uwagi jest możliwość generowania całych witryn SharePoint na podstawie prostego opisu (monitu) lub za pomocą istniejących dokumentów (np. Pliki słów lub prezentacji PowerPoint) jako podstawy. Copilot korzysta również z nowych funkcji projektowych SharePoint, takich jak elastyczne sekcje i pomysły projektowe, aby sugerować atrakcyjne układy.

Agenci SharePoint

Są to wyspecjalizowani asystenci AI, którzy są ograniczeni do treści niektórych stron internetowych SharePoint lub wybranych plików i folderów. Możesz odpowiedzieć na pytania dotyczące tego konkretnego obszaru wiedzy i działać jako „podmiot Matt Expert” dla tej treści. Każda witryna SharePoint automatycznie odbiera standardowego agenta. Użytkownicy z prawami do przetwarzania mogą tworzyć dodatkowych, niestandardowych agentów i ograniczyć bazę wiedzy do maksymalnie 20 źródeł (strony internetowe, biblioteki, foldery, pliki). Agenci zawsze szanują indywidualne uprawnienia użytkownika. Można je również zintegrować i używać w zespołach Microsoft. Obecnie obsługiwane są wspólne dokumenty biurowe, pliki PDF, pliki tekstowe i HTML; Planowane jest obsługa zdjęć, filmów i OneOote. Listy lub strony SharePoint z biblioteki bocznej nie mogą być obecnie używane jako źródło.

Znalezienie informacji/podsumowania

Copilot może uzyskać informacje z bibliotek dokumentów SharePoint, list i stron internetowych, aby pomóc użytkownikom wyszukiwać pliki, generowanie podsumowań lub ekstrakcję wiedzy. W interfejsie OneDrive lub SharePoint użytkownicy mogą używać Copilot, aby uzyskać podsumowania z dokumentów lub zadawać pytania. Możliwość znalezienia wymaganych informacji jest wymieniona przez wczesnych użytkowników jako znacząca zaleta. Należy jednak zauważyć, że umiejętności podsumowujące w kontekście czatu mogą być ograniczone (np. Do ostatnich 30 dni kursu czatu).

Integracja z Copilot Studio

SharePoint może służyć jako źródło danych do tworzenia i szkolenia niestandardowych modeli i agentów AI w Copilot Studio (wcześniej wirtualne agenci mocy). Umożliwia to tworzenie odpowiedzi generatywnych na podstawie treści SharePoint. Konfiguracja wymaga konfiguracji uwierzytelnienia, aby umożliwić dostęp do danych SharePoint.

Przypadki aplikacji i zalety

Zastosowanie Copilota w SharePoint obiecuje znaczny wzrost wydajności. Przyspiesza treść treści, upraszcza projektowanie stron internetowych i stron, automatyzuje tworzenie streszczeń i poprawia współpracę. Znalezienie informacji jest ułatwione, a czas wymagany do rutynowych czynności jest skrócony. Badania i raporty początkowych użytkowników dają kwantyfikowalne zalety: Średnie oszczędności czasu od 1,2 do 10 godzin tygodniowo, 29 % szybsze wykonanie zadań (wyszukiwanie, pisanie, podsumowanie), lepszą jakość i dokładność pracy.

Ograniczenia i wyzwania

Pomimo potencjału istnieją doniesienia o wyzwaniach i ograniczeniach korzystania z Copilota z SharePoint:

Problemy z wyszukiwaniem/dostępem

Użytkownicy zgłaszają niespójne lub niedokładne odpowiedzi, gdy zapytania dotyczące treści SharePoint, szczególnie jeśli chodzi o metadane, liczby plików lub konkretnych szczegółów. Wydaje się, że Copilot ma trudności z pytaniami dotyczącymi struktury (problemów meta) w przeciwieństwie do pytań. Ograniczone okno kontekstowe LLM utrudnia przetwarzanie bardzo dużych dokumentów lub dużej liczby plików. Opóźnienia w indeksowaniu mogą wpływać na aktualność informacji. Środki zarządzania, takie jak ograniczone wyszukiwanie SharePoint (RSS), mogą ograniczyć dostęp do danych dla Copilota, a tym samym wpływać na jakość odpowiedzi.

Ograniczenia agenta

Liczba źródeł wiedzy dla agentów jest obecnie ograniczona do 20 list i stron nie są obsługiwane jako źródła. Obsługa formatów plików jest rozszerzona. Czy linki na stronach nie działają jako źródło wiedzy. Zgłoszono również problemy z procesem zatwierdzania agentów i ich umiejętności uziemienia.

Funkcjonalne luki/niespójności

Niektórzy użytkownicy brakuje funkcji znanych z innych narzędzi AI (np. Bezpośrednie przesyłanie dokumentów na czacie, wybór modelu, generowanie obrazów Dall-E). Wydajność jest czasem postrzegana jako łatwiejsza niż w przypadku wyspecjalizowanych modeli, takich jak GPT-4.

Gotowość do danych

Skuteczność Copilota zależy w dużej mierze od dobrze zorganizowanych, poprawnie uzasadnionych danych w Microsoft 365 i SharePoint. Ryzyko udostępniania przełożenia jest znaczne i należy je rozwiązać przed wdrożeniem Copilota.

Te obserwacje sugerują, że Copilot jest zaprojektowany przede wszystkim jako asystent zadań, takich jak projektowanie, podsumowanie i odpowiadanie na pytania oparte na dostępnych treściach i wykorzystuje semantyczne zrozumienie. Nie jest to jednak panacea i nie zastępuje precyzyjnych procesów wyszukiwania w zakresie wyszukiwania skonfisji metadanych ani zadań zapasów. Użytkownicy, którzy oczekują, że Copilot będą liczyć dokładnie pliki lub filtrujące elementy na podstawie złożonych metadanych, mogą być rozczarowani. Jego wydajność jest ograniczona przez podstawowe dane na wykresie Microsoft, granice indeksowania i używane zezwolenia. Dlatego wyraźne zarządzanie oczekiwaniami w porównaniu z tradycyjnymi metodami wyszukiwania ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wprowadzenia.

Ki-Gamechanger: najbardziej elastyczne rozwiązania platformy AI, które obniżają koszty, poprawiają ich decyzje i zwiększają wydajność

Niezależna platforma AI: integruje wszystkie odpowiednie źródła danych firmy

• Ta platforma AI oddziałuje ze wszystkimi konkretnymi źródłami danych
  • Od SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox i wielu innych systemów zarządzania danymi
• Szybka integracja AI: rozwiązania AI dostosowane do firm w ciągu kilku godzin lub dni zamiast miesięcy
• Elastyczna infrastruktura: oparta na chmurze lub hosting we własnym centrum danych (Niemcy, Europa, bezpłatny wybór lokalizacji)

• Najwyższe bezpieczeństwo danych: Wykorzystanie w kancelariach jest bezpiecznym dowodem
• Korzystaj z szerokiej gamy źródeł danych firmy
• Wybór własnych lub różnych modeli AI (DE, UE, USA, CN)

Wyzwania, które rozwiązuje nasza platforma AI

• Brak dokładności konwencjonalnych rozwiązań AI
• Ochrona danych i bezpieczne zarządzanie poufnymi danymi
• Wysokie koszty i złożoność indywidualnego rozwoju sztucznej inteligencji
• Brak kwalifikowanej sztucznej inteligencji
• Integracja sztucznej inteligencji z istniejącymi systemami informatycznymi

Więcej na ten temat tutaj:

• Integracja AI niezależnej platformy AI w całej całej DATA dla wszystkich spraw firmowych

Inne rodzime funkcje AI-SHAREPINPIRPIRPEPINES AI: W porównaniu

Oprócz SharePoint Premium i Copilot istnieją inne natywne technologie Microsoft, które włączają lub włączają funkcje AI w kontekście SharePoint:

Integracja AI Builder

AI Builder jest częścią platformy Microsoft Power i oferuje zbiór wstępnie wyszkolonych i niestandardowych modeli AI (np. W przypadku przetwarzania dokumentów, rozpoznawania obiektów, kategoryzacji, prognoz). Modele te mogą być używane bezpośrednio w SharePoint (często w ramach funkcji SharePoint Premium/Syntex dla przetwarzania strukturalnego/swobodnego) lub za pomocą automatycznych przepływów pracy, które są wyzwalane przez zdarzenia SharePoint (np. Przesłanie pliku). Umożliwia to tworzenie niestandardowej automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji z niskim kodem/podejściem bez kodu. Przykładami są przepływy pracy, które automatycznie wyodrębniają metadane z przesłanych faktur i piszą w kolumnach SharePoint lub klasyfikują dokumenty na podstawie ich treści. Korzystanie z AI Builder wymaga odpowiednich licencji na platformę mocy lub kredytów AI Builder, z których niektóre zostały również uwzględnione w licencjach Syntex/Premium lub są rozliczane przez model PAYG.

Tematy VIVA (jest ustawione)

Tematy VIVA wykorzystywały KI do automatycznej identyfikacji wiedzy w Microsoft 365 (w tym SharePoint), do organizowania i prezentacji w postaci tematów i stron. Tematy te były wyświetlane w kontekście w aplikacjach takich jak SharePoint, zespoły i perspektywy w celu ułatwienia znalezienia wiedzy i identyfikacji ekspertów. Jednak tematy VIVA zostaną wycofane w lutym 2025 r. Microsoft koncentruje się na jego wysiłkach rozwojowych na doświadczeniach wiedzy wspieranych przez AI w Copilot i bezpośrednio w SharePoint. Istniejące strony tematyczne opublikowane przez użytkowników są konwertowane na normalne witryny SharePoint, które nadal można znaleźć za pomocą wyszukiwania, ale nie są już aktualizowane przez sztuczną inteligencję.

Integracja AI Builder podkreśla ważny aspekt Strategii Microsoft: podczas gdy SharePoint Premium oferuje szereg wbudowanych i wyszkolonych modeli AI do wspólnych zadań zarządzania treścią, platformę energetyczną (automaty energetyczne, aplikacje zasilające) z serwami AI Servider jako podstawowe narzędzia do tworzenia użytkownika niskiego kodu przepływu pracy, które przechodzą w interakcję z danymi SharePoint. Jeśli więc firmy potrzebują automatyzacji sztucznej inteligencji, które wykraczają poza standardowe funkcje premium na przykład integracji z systemami zewnętrznymi, do wdrażania złożonej, wieloetapowej logiki lub do tworzenia niestandardowych powierzchni za pomocą aplikacji zasilających-platforma zasilania z AI Builder to zamierzony zestaw narzędzi Microsoft. Oferuje to ważny poziom ekspansji poza wbudowane funkcje premium.

Nadaje się do:

• Unframe AI przekształca integrację AI dla firm w rekordowym czasie: rozwiązania dostosowane do

Rozwiązania AI od zewnętrznych dostawców w celu integracji w SharePoint

Oprócz natywnych rozwiązań AI Microsoft istnieje rosnący rynek narzędzi innych firm, które integrują lub rozszerzają funkcje AI w SharePoint. Rozwiązania te często obejmują określone nisze lub oferują alternatywne podejścia do ofert Microsoft. Integracja jest zazwyczaj poprzez różne mechanizmy:

PSZCZOŁA

Korzystanie z interfejsu API Microsoft Graph lub specyficznych interfejsów API SharePoint w celu uzyskania dostępu do danych i wykonywania działań.

Złącza

Platformy takie jak Zapier lub automaty energetyczne (za pośrednictwem niestandardowych złączy) umożliwiają połączenie SharePoint z zewnętrznymi usługami AI.

Dedykowane dodatki/aplikacje

Rozwiązania zaprojektowane jako Webparts SharePoint Framework (SPFX), dodatki lub niezależne aplikacje i oddziałują bezpośrednio z SharePoint.

Przykłady i analiza

Zakres rozwiązań stron trzecich jest duży. Oto kilka przykładów, sklasyfikowanych według funkcjonalnych ognisk:

Platformy przepływu pracy/automatyzacji (z AI)

• FlowForma: platforma bez kodu, która wykorzystuje generatywną sztuczną inteligencję (własne funkcje „Copilot” i podsumowujące) do tworzenia złożonych przepływów pracy, które bezproblemowo integrują się z Microsoft 365 i SharePoint.
• Nintex: oferuje obszerne narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, automatyzacji procesów robotycznych (RPA) i generowanie dokumentów z integracją SharePoint. Może jednak mieć bardziej stromy krzywą uczenia się i wyższe koszty.
• Zapier: Służy jako platforma integracyjna („oprogramowanie pośrednie”), która łączy SharePoint z tysiącami innych aplikacji, w tym usługami AI, takimi jak „AI by Zapier” (wykorzystuje modele takie jak OpenAai, antropiczne) lub wyspecjalizowane narzędzia AI, takie jak „Brows AI” do ekstrakcji danych witryny. Szczególnie odpowiednie do automatyzacji łatwiejszych zadań dotyczących aplikacji krzyżowej.
• Kissflow: Kolejne rozwiązanie do zarządzania przepływem pracy, które jest skierowane do nietechnicznych użytkowników za pośrednictwem prostego interfejsu użytkownika.
• Sembly.ai: Specjalizowany w zakresie wydajności. Integruje się z SharePoint, aby automatycznie generować notatki ze spotkania, podsumowania i zadania w odpowiednich bibliotekach SharePoint. Integracja odbywa się za pośrednictwem API i szanuje istniejące zezwolenia.

Semantyczne wyszukiwanie/zarządzanie wiedzą

• Semantyczny apartament semantyczny (z Graphowe): oferuje poziom semantyczny za pośrednictwem SharePoint (a także zespołów i Copilot). Włącza wyszukiwanie semantyczne (które wykracza poza słowa kluczowe i rozumie synonimy), automatyczne znaczanie koncepcji w oparciu o centralnie zarządzaną taksonomię i fasetowane poszukiwanie udoskonalenia wyników. Zintegrowany z SharePoint Term Store, Azure i Graph API.
• Semafor (z postępu): Użyj modeli semantycznych, reguł wydobycia tekstu i klasyfikacji, aby dostarczyć dokumenty SharePoint bogate metadane związane z kontekstem. Studium przypadku z globalną organizacją non-profit wykazało lepszą możliwość znalezienia dokumentów i lepszą sieć wiedzy w różnych lokalizacjach.
• Ekspert.ai: Narzędzie do analizy tekstu semantycznego z głębokimi opcjami adaptacyjnymi dla słów kluczowych i pojęć. Jest wspomniany w porównaniach jako silna alternatywa w dziedzinie semantyki.
• Guru: platforma wyszukiwania AI Enterprise, która tworzy informacje z różnych źródeł, w tym SharePoint, zagregowane i poszukiwane.
• Onyx (wcześniej Danswer): platforma AI open source, która łączy się z dokumentami korporacyjnymi, aplikacjami (w tym SharePoint) i ludźmi. Oferuje interfejs czatu, złącza do ponad 40 systemów i opcję tworzenia niestandardowych agentów AI. Może być obsługiwane lokalnie lub w chmurze.

Przetwarzanie/nagrywanie dokumentów

• Artsyl Docalpha: Integruje się ściśle z SharePoint i oferuje rozszerzone OCR, rozpoznawanie dokumentów opartych na sztucznej inteligencji (automatyczna klasyfikacja i przypisanie metadanych), inteligentną ekstrakcję danych (z modelami treningowymi) i automatyzacją przepływu pracy. CELE w określonych branżach, takich jak opieka zdrowotna, finanse i produkcja.
• ConceptClassifier (od różnych dostawców): Dodatek, który wykorzystuje technologię „przetwarzania terminu złożonego” do klasyfikacji nieustrukturyzowanych danych w SharePoint i wyodrębniania metadanych.

Ogólne platformy KI/produktywność

• Ustaw AI: platforma do tworzenia agentów AI, którzy wchodzą w interakcje z wewnętrznymi danymi i interfejsami API, w tym przetwarzanie dokumentów i wyszukiwanie.
• KAMA DEI: Platforma do zrozumienia języka naturalnego (NLU) z konfigurowalną bazą danych wiedzy do tworzenia wirtualnych agentów.

Narzędzia open source / programisty

W GitHub istnieją różne projekty i repozytoria open source na temat rozwoju SharePoint (np. Oficjalne repozytoria Microsoft do dokumentacji i szkolenia SPFX). Istnieją również konkretne narzędzia, takie jak „Pulse MIME”, aplikacja Microsoft Teams Power, której SharePoint używa jako źródła danych do udostępniania monitów Copilota lub bardziej ogólnych narzędzi wydajności z CoverPoint. Onyx jest przykładem bardziej kompleksowej platformy wyszukiwania przedsiębiorstwa open source/AI z łącznikiem SharePoint.

Porównanie narzędzi KI: Podejścia zintegrowane vs.

Decyzja między zastosowaniem zintegrowanych rozwiązań AI Microsoft, takich jak SharePoint Premium lub Copilot, a integracją narzędzi stron trzecich wymaga starannego rozważenia różnych aspektów. Zintegrowane rozwiązania oferują bardzo głęboką integrację z Microsoft 365 i bezproblemową obsługę. Ich zakres funkcjonalny jest szeroki i obejmuje obszary takie jak przetwarzanie, zarządzanie i pomoc, chociaż głębokość może się różnić w zależności od funkcji. Modele kosztów tych rozwiązań są hybrydowe: oparte są zarówno na podejściach użytkownika, jak i użytkownika. Możliwość dostosowania jest ograniczona do szkolenia modelu, podpowiedzi i korzystania z platformy energetycznej, podczas gdy integracja bezpieczeństwa opiera się na istniejących standardach i zgodności Microsoft 365. Wysiłki konserwacyjne są skutecznie regulowane przez centralne aktualizacje z ekosystemu Microsoft, ale wymaga pewnej konfiguracji i szkolenia. Ostatecznie prowadzi to do wysokiego remisu producenta w systemie Microsoft.

Czy też wybierasz wyspecjalizowane narzędzia „najlepszych worków” od zewnętrznych dostawców do określonych zadań AI, które mogą oferować doskonałą funkcjonalność w tym obszarze, ale powodują wysiłki integracyjne i potencjalnie wyższe koszty administracyjne, z wyjątkiem partnera Xpert.Digital?

Z drugiej strony rozwiązania stron trzecich są zmienne pod względem głębokości integracji. Na przykład pracują z interfejsami API, złączami i dodatkami, co może oznaczać dodatkową złożoność. Często specjalizują się w niszach i oferują potencjalnie głębsze funkcje niż zintegrowane rozwiązania w określonych obszarach. Modele kosztów różnią się znacznie, zaczynając od subskrypcji modeli Freemium i Open Source. Dzięki zdolności adaptacyjnej przewagą jest często dostawcy stron trzecich, zwłaszcza rozwiązań open source, które umożliwiają maksymalną elastyczność. Jednak rozwiązania te wymagają osobnego testu dotyczących bezpieczeństwa i obsługi danych, a także potencjalnie wyższego zarządzania integracją. Krawat producenta jest zwykle niższy, ale istnieje zależność od odpowiedniego dostawcy trzeciej części.

Należy również rozważyć decyzję między natywną integracją Microsoft a specjalistycznymi narzędziami stron trzecich w odniesieniu do wysiłku integracji i wiązania producenta. Podczas gdy Microsoft 365 oferuje głęboką integrację z własnym ekosystemem, obligacja (blokada) z tym producentem może być wysoka. Z drugiej strony rozwiązania trzeciego partii potencjalnie oferują większą elastyczność. Organizacje powinny zatem dokładnie zastanowić się, czy rzekoma zaleta specjalistycznych funkcji uzasadnia dodatkowe koszty i złożoność integracji.

Nadaje się do:

• Niebezpieczeństwa związane z blokadą dostawców: dlaczego firmy powinny unikać zależności

Wpływ sztucznej inteligencji na funkcje rdzenia SharePoint

Sztuczna inteligencja nie tylko zmienia nadrzędne strategie zarządzania treścią, ale także wpływa na podstawowe funkcje SharePoint, w szczególności na wyszukiwanie i automatyzację procesu.

Wyszukaj i znajdowanie informacji

Tradycyjne wyszukiwanie słów kluczowych w portalach korporacyjnych często prowadzi do niezadowalających wyników i dużego czasu dla użytkowników. AI obiecuje podstawowe ulepszenia tutaj:

Od słów kluczowych po koncepcje

Wyszukiwanie wspierane przez AI wykracza poza czyste porównanie słów kluczowych. Ma na celu zrozumienie intencji użytkownika za zapytaniem i uwzględnienie semantycznego kontekstu słów i fraz.

Wyszukiwanie semantyczne

Ta technologia wykorzystuje kody wektorowe (matematyczne reprezentacje słów i pojęć) oraz modele głosowe w celu znalezienia informacji powiązanych koncepcyjnie, nawet jeśli dokładne wyszukiwane warunki nie występują w dokumencie. Microsoft Search, a w szczególności Copilot na takim indeksie semantycznym, który jest generowany na podstawie danych na wykresie Microsoft. Ten indeks umożliwia rozpoznanie relacji między różnymi formularzami słów, zrozumienie synonimów i identyfikacji podobnych dokumentów pod względem treści. Wyszukiwanie Azure AI oferuje również funkcje semantyczne, takie jak ponowne rangą (ponowna ocena wyników wyszukiwania w oparciu o znaczenie semantyczne), ekstrakcję sinipetów odpowiedzi i nacisk. Trzeci dostawcy, tacy jak Part Party, integrują również funkcje wyszukiwania semantycznego w SharePoint. Licencja Microsoft 365 Copilot w najemcy może być konieczna dla niektórych rozszerzonych funkcji semantycznych, szczególnie w kontekście Copilot Studio lub Azure AI Search w celu optymalnego korzystania z indeksowania semantycznego.

Przetwarzanie języka naturalnego (NLP) / zapytania dotyczące języka naturalnego

AI coraz częściej pozwala użytkownikom zadawać pytania w naturalnym, codziennym języku zamiast używać sztywnych wyszukiwanych haseł. Microsoft 365 Copilot jest wyraźnie zaprojektowany do tej interakcji konwersacyjnej. Należy jednak zauważyć, że Microsoft ogłosił, że pewne formy obsługi zapytań języka naturalnego w standardowych interfejsach wyszukiwania Microsoft 365 (takie jak Outlook, zespoły, wyszukiwanie w SharePoint) wygasa z filtrami lub użyciem Copilot. Narzędzia takie jak LlamAndex w połączeniu z złączami danych (np. CDATA) mogą być również użyte do opracowania niestandardowych rozwiązań, które umożliwiają zapytania w języku naturalnym w stosunku do danych SharePoint. Funkcja Ediscovery (Premium) w Microsoft Perview wykorzystuje również budownicze zapytania dotyczące języka naturalnego w związku z Copilotem.

Personalizacja i zalecenia

Algorytmy AI analizują zachowanie użytkowników, ich rolę w firmie, ich interakcje i relacje na wykresie Microsoft w celu zapewnienia spersonalizowanych wyników wyszukiwania i proaktywnie sugerują odpowiednie treści (dokumenty, wiadomości, eksperci).

Zalety tych ulepszeń wyszukiwania obsługiwanych przez AI to szybsze znalezienie informacji, bardziej odpowiednie wyniki wyszukiwania, lepsze odkrycie wiedzy i skrócenie czasu, które pracownicy spędzają z wyszukiwaniem.

Tabela pokazuje różnice między różnymi wyszukiwaniami. Wyszukiwanie słów kluczowych odbywa się poprzez dokładne porównanie terminów i jest praktycznie ograniczone ze względu na jego prostotę, ale jest ograniczone, ponieważ nie bierze pod uwagę kontekstu ani synonimów. Standardowe wyszukiwanie Microsoft, które jest spersonalizowane, wykorzystuje również sygnały z wykresu Microsoft, aby zapewnić lepsze znaczenie dostosowane do użytkownika. Często jednak pomija kontekst semantyczny i jest bardzo zależny od jakości danych wykresu. Poszukiwanie semantyczne, które opiera się na technologiach takich jak Copilot lub Azure AI, działa z kodami wektorów i rozumie kontekst i znaczenie zapytań. Daje to największe znaczenie, ponieważ rozpoznaje intencje, a także uważa koncepcyjnie podobne. Wymaga to jednak jawnej konfiguracji, odpowiadających licencji i wysokiej jakości danych i może osiągnąć swoje granice dla złożonych metali. Zapytanie języka naturalnego oparte jest na konwersacyjnej sztucznej inteligencji, a wykrywanie intencji pozwala na intuicyjne i elastyczne dane wejściowe. Może jednak być niejednoznaczny, jest obsługiwany tylko w ograniczonym zakresie standardowych interfejsów użytkownika, a jego dokładność zależy w dużej mierze od jakości modelu bazowego.

Opracowanie wyszukiwania w Microsoft 365 pokazuje wyraźny kierunek: Copilot reprezentuje następną generację i wykorzystuje bardziej zaawansowany indeks semantyczny niż standardowe wyszukiwanie Microsoft. Podczas gdy standardowe wyszukiwanie już integruje personalizację według wykresu Microsoft, Copilot dodaje głębsze zrozumienie semantyczne i możliwość logowania się logicznego. Ustawienie Microsoft Search in Bing na korzyść Copilota podkreśla tę strategiczną orientację. Niemniej jednak poszukiwanie Copilota osiągają również limity w praktyce, szczególnie w przypadku niewystarczająco przygotowanych danych lub niejasnych zezwoleń. Narzędzia takie jak ograniczone wyszukiwanie SharePoint (RSS) ilustrują obszar napięcia między szerokim dostępem do danych, których potrzebuje AI, a wymaganiami zarządzania danymi, które wpływają zarówno na Copilota, jak i standardowe wyszukiwanie. Tak więc Copilot nie jest po prostu „lepszym wyszukiwaniem”, ale asystentem AI, którego zdolność wyszukiwania opiera się na zrozumieniu semantycznym, ale zależy od jakości i dostępności danych podstawowych.

Automatyzacja procesu i zarządzanie treścią

AI rewolucjonizuje również sposób zarządzania treścią w SharePoint i zintegrowana z procesami:

Zautomatyzowana klasyfikacja i słowa kluczowe

Modele AI, zwłaszcza te z SharePoint Premium/Syntex, mogą automatycznie analizować i klasyfikować dokumenty na podstawie ich treści. Stosują one predefiniowane tagi metadanych, oparte na wyszkolonych modelach lub poprzez integrację z taksonomią SharePoint (Managed Metadata). To znacznie zmniejsza ręczny wysiłek i zapewnia konsekwentne metadane w stosunku do całego akcji dokumentu.

Ekstrakcja metadanych

Oprócz czystej klasyfikacji KI może wyodrębniać określone informacje - takie jak dane, nazwy, kwoty, klauzule umowne - z strukturalnych (formularzy) i nieustrukturyzowanych (litery, umowy). Te wyodrębnione dane są zapisywane w kolumnach SharePoint (pola metadanych), a tym samym umożliwiają procesy kontrolowane przez metadane i znacznie lepszą możliwość znalezienia.

Automatyzacja przepływu pracy

Automatycznie wyodrębnione metadane lub klasyfikacja została wykorzystana jako wyzwalacz dla dalszych przepływów pracy, które są zwykle tworzone za pomocą automatów zasilania. Przykładami tego są procesy zatwierdzenia oparte na wyodrębnionej kwoty faktury, powiadomieniach dotyczących nadchodzących procesów umownych lub automatycznego routingu dokumentów do odpowiedzialnego działu.

Automatyzacja zgodności (nazwy pamięci/poufności)

Szczególnie ważną aplikacją jest automatyczne wykorzystanie wytycznych dotyczących zgodności. Modele AI (w ramach SharePoint Premium/Syntex) można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie stosować nazwy pamięci (etykiety retencyjne) lub nazwy poufności (etykiety wrażliwości), od Microsoft Outw widok do dokumentów, w oparciu o ich klasyfikację lub uznaną treść (np. Informacje czułe). Zapewnia to traktowanie treści zgodnie z wytycznymi firmy i wymogami prawnymi bez konieczności ręcznego interweniowania użytkowników. Konfiguracja odbywa się, łącząc nazwy zasad z modelami AI lub przez wytyczne etykietowania samochodu w zakresie, które reagują na określone typy treści, poufne typy informacji, słowa kluczowe lub klasyfikatory. Betonowym przykładem byłby model syntex, który rozpoznaje „specyfikacje produktu” i automatycznie używa nazwy pamięci opartej na zdarzeniach „5 lat po ustawieniu produktu”. Automaty zasilania można również użyć do stosowania nazw opartych na logice przepływu pracy.

Montaż treści

Jak już wspomniano, ta funkcja automatyzuje tworzenie znormalizowanych dokumentów.

Zalety tych automatyzacji są oczywiste: zwiększona wydajność, zmniejszenie błędów ręcznych, lepsza zgodność, wyższa spójność danych i przyspieszone procesy biznesowe.

Zdolność sztucznej inteligencji do automatyzacji zadań dotyczących zgodności to zmiana paradygmatu. Tradycyjnie zgodność z okresami retencji lub ochrona poufnych danych była silnie zależna od procesów ręcznych, a opieka pracowników jest podatna na błędy i trudne do skalowania. KI, zwłaszcza przez SharePoint Premium/Syntex, umożliwia teraz wytyczne dotyczące zgodności zdefiniowane w Microsoft Perview w celu egzekwowania ich proaktywnie i automatycznie w oparciu o treść dokumentów. Rozumiejąc sztuczną inteligencję, jaki jest typ dokumentu lub czy zawiera poufne informacje, może użyć prawidłowej nazwy pamięci lub poufności bez konieczności robienia tego użytkownika. To drastycznie zwiększa spójność zastosowania i zmniejsza ryzyko naruszenia zgodności. Jest to znaczna wartość dodana dla firm w branżach regulowanych lub tych z dużymi ilością wrażliwych danych. AI działa jako pomost między samą treść a zasadami zarządzania, które należy na nią użyć i umożliwia zautomatyzowane egzekwowanie na dużą skalę.

Xpert.Digital posiada dogłębną wiedzę na temat różnych branż. Dzięki temu możemy opracowywać strategie „szyte na miarę”, które są dokładnie dopasowane do wymagań i wyzwań konkretnego segmentu rynku. Dzięki ciągłej analizie trendów rynkowych i śledzeniu rozwoju branży możemy działać dalekowzrocznie i oferować innowacyjne rozwiązania. Dzięki połączeniu doświadczenia i wiedzy generujemy wartość dodaną i dajemy naszym klientom zdecydowaną przewagę konkurencyjną.

Więcej na ten temat tutaj:

• Wykorzystaj 5-krotną wiedzę Xpert.Digital w jednym pakiecie – już od 500 €/miesiąc

Wartość strategiczna i względy wdrażania

Integracja sztucznej inteligencji w SharePoint oferuje znaczną strategiczną wartość dodaną poza ulepszeniem poszczególnych funkcji. Jednak decyzja o wdrożeniu wdrażania powinna opierać się na starannym rozważeniu zalet, kosztów i niezbędnych wymagań.

Przypadek biznesowy: Po co wdrażać sztuczną inteligencję w SharePoint?

Argumenty za korzystaniem z AI w SharePoint są zróżnicowane i dotykają podstawowych obszarów wydajności firmy:

Wydajność i wydajność

Najbardziej namacalną zaletą jest ogromny czas oszczędności poprzez automatyzację zadań ręcznych i repetycznych. Obejmuje to wprowadzanie danych, klasyfikację dokumentów, pułap, podsumowanie i tworzenie standardowych dokumentów. Pracownicy odczuwają zwolnienia z rutynowych działań i mogą koncentrować się na bardziej strategicznych, bardziej wartościowych zadaniach o wartości dodanej. Ulepszone wyszukiwanie przyspiesza również znalezienie informacji.

Zarządzanie wiedzą

KI pomaga przekształcić często nieustrukturyzowane ilości informacji w SharePoint w zorganizowaną i dostępną wiedzę. Automatyczne pokrętło zamachu stanu i klasyfikacja poprawia możliwość znalezienia i ponowne wykorzystanie informacji. Chociaż tematy VIVA są ustalane, celem pozostaje lepsza kontakty z wiedzą i wiedzą, obecnie przede wszystkim za pośrednictwem SharePoint i Copilot.

Zgodność i zarządzanie

AI umożliwia automatyczne wdrożenie wytycznych dotyczących zgodności. Automatyczne korzystanie z oznaczeń pamięci i poufności w oparciu o treść, rozpoznanie poufnych informacji i spójne wykorzystanie metadanych pomaga zmniejszyć ryzyko zgodności i zwiększyć dokładność danych. To również wspiera zdolność kontroli.

Oszczędności kosztów i ROI

Automatyzacja zmniejsza koszty operacyjne spowodowane procesami ręcznymi, rozwiązywaniem problemów i nieefektywnym wyszukiwaniem. Potencjalne oszczędności wynikają również z konsolidacji narzędzi i unikania kosztów specjalistycznych starszych systemów. Studia przypadków i analizy ROI, zarówno dla Syntex/Premium, jak i Copilot, wskazują na duży potencjał oszczędnościowy, który często wykracza daleko poza krańcowe ulepszenia i mogą osiągnąć zwrot z inwestycji z ponad 100% do ponad 400%.

Zrównoważony rozwój

Wdrożenie AI przygotowuje bazę treści do przyszłych zmian, a zwłaszcza dla asystentów AI, takich jak Copilot. Pozycjonuje firmę zgodnie z ogólnym trendem integracji sztucznej inteligencji z cyfrowym miejscem pracy.

Czynniki wdrażania

Wprowadzenie rozwiązań AI w SharePoint wymaga strategicznego podejścia i uwzględnienia kilku kluczowych czynników:

Licencja i koszty

Zrozumienie modeli licencji jest niezbędne. SharePoint Premium łączy model Pay-as-You-Go (za pośrednictwem subskrypcji Azure) do przetwarzania usług z licencjami opartymi na użytkownikach dla funkcji rozszerzonego zarządzania (SAM). Microsoft 365 Copilot wymaga również osobnej licencji użytkownika oprócz licencji opartych na M365. Koszty, szczególnie w przypadku funkcji premium i Copilota, mogą być przeszkodą, szczególnie dla mniejszych organizacji. Zaleca się korzystanie z komputerów kosztów i narzędzi oceny. Ustanowienie rachunku PAYG wymaga linku do subskrypcji Azure i grupy zasobów.

Gotowość danych i architektura informacji (IA)

Jest to jeden z najważniejszych czynników sukcesu. Skuteczność narzędzi AI, zwłaszcza Copilot, zależy masowo od jakości, organizacji i autoryzacji danych podstawowych w SharePoint i Microsoft 365. Solidna architektura informacji jest niezbędna: wyraźna struktura stron internetowych i witryn Hub, spójne użycie metadanych i typów składników, struktur logicznych i konwencji nazwy. Należy zidentyfikować i dostosowywać zbędne, przestarzałe lub trywialne (czerwone) dane, ponieważ mogą wpływać na wyniki AI. Decydującym czynnikiem jest przegląd i korekta zezwoleń na pliki oraz usunięcie nadmiernego podziału przed szerokim wprowadzaniem narzędzi AI, takich jak Copilot. Narzędzia takie jak SharePoint Advanced Management (SAM) i Microsoft Purview są tego kluczowe. Sama sztuczna inteligencja wpływa również na najlepsze praktyki dla metadanych standardowych IA, zautomatyzowane procesy oznaczania i kontrola jakości stają się jeszcze ważniejsze. Nie można wystarczająco podkreślić potrzeby solidnej podstawy danych; AI nie jest substytutem podstawowej higieny informacji, ale wymaga tego.

Wdrożenie techniczne i wiedza specjalistyczna

Konfigurowanie Premium SharePoint wymaga kroków konfiguracji, takich jak link do Azure, konfigurowanie centrów treści i szkolenia niestandardowych modeli. Może to wymagać wiedzy technicznej i sprawić, że konieczne jest zintegrowanie specjalistów IT lub partnerów zewnętrznych. Istnieje krzywa uczenia się dla administratorów i użytkowników. Wskazane jest uruchomienie małych, zidentyfikowania konkretnych, obiecujących zastosowań i stopniowe wdrażanie rozwiązań.

Wyzwania i ograniczenia

Organizacje powinny zdawać sobie sprawę z potencjalnych przeszkód technicznych, takich jak: B. Problemy z dokładnością w modelach, ograniczenia przetwarzania niektórych typów plików, rozmiary lub złożone układy, niespójności w odpowiedzi lub złożoności Copilot w integracji różnych systemów.

Zarządzanie zmianami i adopcja

Wprowadzenie narzędzi AI zmienia metody pracy. Udane przyjęcie wymaga ukierunkowanego szkolenia użytkowników, jasnej komunikacji poprzez korzyści i ograniczenia narzędzi oraz być może ustanowienie wewnętrznych „mistrzów” lub mnożników.

Nadaje się do:

• Trustna sztuczna inteligencja: Europejska karta atutowa i szansa na objęcie wiodącej roli w sztucznej inteligencji

Względy etyczne i ochrony danych

Korzystanie z AI w kontekście firmy rodzi ważne pytania etyczne i ochrony danych, które należy proaktywnie rozwiązać:

Stronniczość i uczciwość

Modele AI uczą się na podstawie danych i dlatego mogą pochłaniać i wzmacniać istniejące uprzedzenia (stronniczość). Może to prowadzić do dyskryminacyjnych lub niesprawiedliwych rezultatów. Ciągłe monitorowanie i dostosowanie modeli jest wymagane do rozpoznania i minimalizacji stronniczości. Wygenerowana treść i sugestie należy sprawdzić pod kątem neutralności i włączenia.

Ochrona danych i bezpieczeństwo

Systemy AI, takie jak Copilot, potencjalnie duże ilości danych firmy, w tym poufne lub dane osobowe. Głównym ryzykiem jest to, że nieprawidłowe zezwolenia (udostępnianie our) lub niepoprawne konfiguracje sprawiają, że poufne dane dostępne nieumyślne użytkownicy, którzy nie powinni zobaczyć. Niezbędne są solidne szyfrowanie, ścisłe kontrole dostępu i zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych (takich jak RODO/RODO). Microsoft podkreśla, że ​​Copilot korzysta z komercyjnych środków ochrony danych, które uniemożliwiają wykorzystywanie monitów użytkowników lub danych do szkolenia publicznych LLM. Niemniej jednak organizacje muszą zdefiniować i przekazywać własne wytyczne dotyczące obsługi danych, a szczególnie starannie zajmować się danymi ograniczonymi prawnie (np. Dane zdrowotne/PHI, PII).

Przejrzystość i odpowiedzialność

Użytkownicy powinni być w stanie zrozumieć, jak powstają odpowiedzi generowane przez AI. Ponieważ LLM czasami „halucynacja”, tj. Fałszywe, ale przekonująco brzmiące informacje, kluczowe jest, aby użytkownicy krytycznie sprawdzali i zweryfikowali wyniki. Konieczne są jasne wytyczne i obowiązki dotyczące sprawdzania wyników AI.

Zasady odpowiedzialne AI

Zastosowanie AI powinno przestrzegać zasad etycznych: szacunek, zgodny i ostrożnie uniknąć szkód. Należy wziąć pod uwagę aspekty takie jak dostępność narzędzi AI i potencjalny wpływ na zadania. Należy unikać nadmiernej zależności od sztucznej inteligencji, która zmniejsza krytyczne myślenie.

Wprowadzenie sztucznej inteligencji w SharePoint tworzy nieodłączną dualność: z jednej strony narzędzia te umożliwiają ogromny wzrost wydajności poprzez dostęp i przetwarzanie dużych ilości danych. Z drugiej strony, dokładnie te umiejętności otwierają nowe Ryzykowce dla ochrony danych i bezpieczeństwa danych. Zdolność Copilota do dostępu do wiadomości e -mail, czatów i dokumentów w celu zapewnienia pomocy kontekstowej ma również ryzyko niezamierzonego ujawnienia poufnych informacji, jeśli uprawnienia podstawowe są nieprawidłowe lub zbyt obszerne. Konieczne jest zatem, aby wdrożenie narzędzi AI było w parze z wzmocnieniem środków bezpieczeństwa i ochrony danych, a także ustanowienie jasnych wytycznych etycznych i procesów zarządzania. Korzyści z sztucznej inteligencji można wdrożyć tylko odpowiedzialnie, jeśli związane z tym ryzyko jest aktywnie zarządzane.

Microsoft 365 i AI: Trendy, narzędzia i kolejna generacja wydajności

Integracja AI w SharePoint odbywa się dopiero na początku. Przyszły rozwój powinien być ukształtowany przez następujące trendy:

Głębsza i szersza integracja AI

Oczekuje się, że funkcje AI są zintegrowane jeszcze bardziej płynnie i kompleksowe w SharePoint, OneDrive, zespołach i innych usług Microsoft 365. AI będzie coraz częściej stanowić podstawę zarządzania treścią, automatyzacji i doświadczeń użytkowników.

Dalszy rozwój Premium SharePoint

Oczekuje się, że Microsoft jeszcze bardziej rozszerzy funkcje Premium SharePoint. Funkcje takie jak aplikacja dokumentów biznesowych, centrum dokumentów, archiwizacja na poziomie pliku i dłuższe okresy retencji dla kopii zapasowej M365 są na mapie drogowej. Podstawowe funkcje przetwarzania treści i rządu są również rozwijane, np. B. Poprzez nowe zasady AI ustanawiania poufności i nazwy przechowywania.

Ulepszenia w Copilot

Oczekuje się, że Copilot będzie bardziej inteligentny, lepiej zintegrowany (np. Wyświetlanie kart połączeń VIVA w agentach) i potencjalnie zdolnych w odniesieniu do bardziej złożonych zadań i wniosków. Oczekuje się również ulepszeń interakcji językowych.

Zoptymalizowani autorzy doświadczają

Tworzenie treści w SharePoint jest dodatkowo uproszczone przez AI, np. B. Dzięki tworzeniu bocznym opartym na sztucznej inteligencji sugestie dotyczące sekcji bocznych, bardziej elastyczne układy (12-kolumnowe siatki), współautorstwo w czasie rzeczywistym dla stron i ulepszone narzędzia do przetwarzania tabeli.

Uporczywe skupienie się na zarządzaniu

Ze względu na rosnące ilości danych i rosnące wykorzystanie sztucznej inteligencji, oczekuje się, że Microsoft będzie nadal rozwijać i ulepszyć narzędzia do zarządzania dostępem, cyklem życia i zgodności w erze AI.

Nadaje się do:

• Droga Europy do suwerenności technologicznej poprzez automatyzację opartą na sztucznej inteligencji: analiza zaleceń Kiro 2024

Zalecenia: Zwiększenie wydajności i zarządzania wiedzą przez sztuczną inteligencję w SharePoint

Integracja sztucznej inteligencji oznacza punkt zwrotny dla Microsoft SharePoint. Platforma rozwija się z systemu przechowywania czystego dokumentów do inteligentnego środowiska do zarządzania treścią, współpracy i znajdowania wiedzy. Native Solutions z Microsoft, przede wszystkim SharePoint Premium (jako dalszy rozwój Syntex) i Microsoft 365 Copilot, oferują potężne, nawet jeśli opracowują, narzędzia do automatyzacji procesów, poprawy wyszukiwania i obsługi użytkowników. Są one uzupełniane specjalistycznymi rozwiązaniami trzeciej części. Wartość strategiczna jest znacznie zwiększona wydajności, lepszy dostęp do wiedzy, zautomatyzowaną zgodność i potencjalnie wysokie oszczędności.

Aby skutecznie podnieść ten potencjał, niezbędne są planowanie strategiczne i staranne wdrażanie. Na podstawie analizy wynika z następujących podstawowych zaleceń:

Priorytetyzuj analizę potrzeb i aplikacje

Nie wprowadzaj rozwiązań AI dla siebie. Zidentyfikuj konkretne wyzwania biznesowe-nieefektywne przetwarzanie dokumentów, słabe wyniki wyszukiwania, luki w zakresie zgodności lub silosy wiedzy, które AI może zapewnić wymierną wartość dodaną. Priorytetyzuj wnioski na podstawie oczekiwanego zwrotu z inwestycji (ROI) i znaczenia strategicznego.

Ustanowienie zarządzania danymi jako podstawy

To najważniejszy warunek wstępny. Przed wprowadzeniem narzędzi AI, takich jak Copilot lub obszerne funkcje premium, zainwestuj czas i zasoby w czyszczenie baz danych, optymalizację architektury informacji oraz remont uprawnień i nadmierne problemy. Użyj narzędzi z SharePoint Advanced Management (SAM) i Microsoft Outview. Solidne zarządzanie nie jest opcją, ale podstawą skutecznego i bezpiecznego użycia sztucznej inteligencji.

Wave Native vs. Solutions

Oceń Native Solutions SharePoint Premium i Copilot ze względu na ich głęboką integrację podstawowych wymagań w obszarze przetwarzania treści i ogólnej pomocy AI w ramach Microsoft 365. Rozważ narzędzia stron trzecich, jeśli istnieją wysoce priorytetowe wymagania niszowe, które nie są objęte niszczeniami natywnymi, lub jeśli silne inwestycje zostały już dokonane w istniejących rozwiązaniach stron trzecich. Weź pod uwagę kompromisy w odniesieniu do głębokości integracji, specjalizacji funkcji, kosztów i wysiłków konserwacyjnych.

Rozpocznij mały i kontynuuj iteracyjny

Rozpocznij projekty pilotażowe dla wybranych aplikacji lub działów. Aby oszacować efekty, użyj trybów symulacji (np. Do wytycznych dotyczących automatycznego znakowania). Zmierz wyniki i ROI oraz udostępnij modele i procesy przed planowaniem szerokiego wprowadzenia. Wyraźnie przekazuj obecne umiejętności i granice narzędzi AI w celu ustalenia realistycznych oczekiwań.

Proaktywne licencje i etyka

Rodzina zapoznaje się z hybrydowymi modelami licencji z SharePoint Premium i struktur kosztów Copilota. Weź pod uwagę niezbędne budżety Azure na usługi PAYG. Opracuj jasne wytyczne etyczne i wytyczne dotyczące użytkowania narzędzi AI, które dotyczą aspektów takich jak ochrona danych, unikanie stronniczości i potrzeba sprawdzenia wyniku. Zaplanuj szkolenia użytkowników i zarządzanie zmianami.

Podsumowując, można stwierdzić, że integracja AI ma kluczowe znaczenie dla przyszłej wartości dodanej od SharePoint. Strategiczne, dobrze kontrolowane i iteracyjne podejście, które łączy możliwości technologiczne z solidnymi praktykami zarządzania i względami etycznymi, jest kluczem do realizacji znacznych zalet, a jednocześnie zarządzania nieodłącznym ryzykiem.

☑️ Wsparcie MŚP w zakresie strategii, doradztwa, planowania i wdrażania

☑️ Tworzenie lub wyrównanie strategii AI

☑️ Pionierski rozwój biznesu

 

Chętnie będę Twoim osobistym doradcą.

Możesz się ze mną skontaktować wypełniając poniższy formularz kontaktowy lub po prostu dzwoniąc pod numer +49 89 89 674 804 (Monachium) .

Nie mogę się doczekać naszego wspólnego projektu.

 

 

Xpert.Digital to centrum przemysłu skupiające się na cyfryzacji, inżynierii mechanicznej, logistyce/intralogistyce i fotowoltaice.

Dzięki naszemu rozwiązaniu do rozwoju biznesu 360° wspieramy znane firmy od rozpoczęcia nowej działalności po sprzedaż posprzedażną.

Wywiad rynkowy, smarketing, automatyzacja marketingu, tworzenie treści, PR, kampanie pocztowe, spersonalizowane media społecznościowe i pielęgnacja leadów to część naszych narzędzi cyfrowych.

Więcej informacji znajdziesz na: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus