Radzenie sobie z przestarzałym oprogramowaniem do zarządzania magazynem

Wymiana czy „biznes jak zwykle”?

Nowoczesne systemy magazynowania mają obecnie żywotność techniczną wynoszącą dziesięć lub więcej lat, podczas których można je dostosować do aktualnego rozwoju. Ale co z oprogramowaniem sterującym? Trudno sobie wyobrazić, aby firma z dziesięcioletnim oprogramowaniem mogła z powodzeniem funkcjonować na rynku. Logistycy stają zatem przed pytaniem, czy i kiedy konieczne jest podjęcie działań, mimo że sprzęt będzie działał sprawnie jeszcze przez kilka lat.

Przestarzałe oprogramowanie do zarządzania magazynem, które w niewystarczającym stopniu spełnia wymagania dotyczące wydajności procesów i nie pasuje już do współczesnego świata sieci: zdecydowanie scenariusz, który dotyka wiele firm. Niemniej jednak często unika się ryzyka zmiany systemu na nowoczesne rozwiązanie programowe. Nie jest to zaskakujące, ponieważ wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania magazynem może przyprawić wielu logistyków o ból głowy, biorąc pod uwagę ich duże zapasy zawierające tysiące różnych pozycji. Oczywiście, nawet po przejściu na euro wszystkie pozycje muszą być nadal rejestrowane w systemie i – co co najmniej równie ważne – musi być możliwe ich odnalezienie w celu zaopatrzenia lub inwentaryzacji.

Oprogramowanie do zarządzania magazynem: stare vs. nowe

Istnieje wiele zrozumiałych powodów, dla których menedżerowie IT unikają zadania wymiany starych systemów logistycznych na nowe oprogramowanie do zarządzania magazynem. Należą do nich niejasne wymagania techniczne, obawa przed przestojami, brak zasobów technicznych, ludzkich czy po prostu czas i koszt nowego wdrożenia. Dlatego wiele firm w dalszym ciągu korzysta ze swojego przestarzałego oprogramowania do sterowania systemami udostępniania, mimo że nie pasuje ono już do nowego świata sieci. Tworzy to izolowane rozwiązania wyspowe, które utrudniają efektywne zarządzanie organizacją, kontrolą i administracją nadrzędnych procesów. Jeśli integracja nowego modułu SAP lub wymiana z WMS powoduje problemy, efektywne wykorzystanie jest mało prawdopodobne. Wielu logistyków to zauważyło i dlatego ponownie zastanawia się nad swoimi procesami logistycznymi.

Jednak wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania magazynem wymaga niezwykle starannych przygotowań, szczególnie w przypadku dużych zapasów. Oprócz określenia możliwości czasowych i kosztów inwestycji należy wziąć pod uwagę struktury i procesy intralogistyki, a także układ magazynu i warunki strukturalne. Na koniec należy zadbać o to, aby nowy system sterowania optymalnie harmonizował z istniejącym systemem przechowywania. Z tego powodu sensowne jest wdrożenie nowego oprogramowania w ścisłej współpracy z odpowiednim producentem sprzętu do przechowywania danych. Docelowo, oprócz własnej wiedzy logistycznej i informatycznej, wnoszą także bogate doświadczenie z porównywalnych projektów w innych firmach.

Krok 1: Jakie oprogramowanie dla jakich wymagań?

Na początku specjaliści na miejscu przeprowadzają analizę procesu, aby poznać okoliczności oraz określić potrzeby i wymagania po stronie klienta. Wyniki są następnie włączane do systemu testowego oprogramowania producenta do zarządzania magazynem. Na przykład Kardex Remstar, producent dynamicznych systemów przechowywania i wyszukiwania, oferuje klientom swoich urządzeń możliwość przetestowania ich z Power Pick Global, aktualnym systemem sterowania firmy Kardex Remstar.

Po wstępnym szkoleniu i instruktażu pracownicy magazynu i osoby odpowiedzialne za intralogistykę korzystają z systemu testowego do mapowania swojego codziennego środowiska pracy - najlepiej w sposób praktyczny i codziennie przez określony czas. Następnie warsztat wykorzystuje zdobyte doświadczenia. Na podstawie wyników sporządzana jest specyfikacja wymagań wraz z ewentualnymi dostosowaniami dostosowanymi do potrzeb klienta, co stanowi podstawę oferty handlowej. W zależności od wielkości projektu i dostępnych zasobów, czas trwania projektu zostanie określony po jego zakończeniu.

Dwa systemy czy jeden?

Następny krok zależy od wyniku wspólnego podejmowania decyzji. W zależności od struktur, procesów i krajobrazu systemów informatycznych Kardex Remstar oferuje swoim klientom różne rozwiązania programowe. Przykładowo, mając przestarzałe oprogramowanie do zarządzania magazynem i nowy SAP, pojawia się pytanie: Czy firma powinna wdrożyć nowe oprogramowanie w taki sposób, aby współpracowało podrzędnie z rozwiązaniem SAP, które jest już wykorzystywane w firmie? W tej konfiguracji interfejs przekazuje wszystkie zamówienia istotne dla magazynu z SAP do systemu sterowania (i odbiera je z powrotem w celu potwierdzenia i porównania zapasów). Dlatego pracownicy magazynu muszą obsługiwać dwa systemy równolegle, ale mogą korzystać ze wszystkich zalet nowego oprogramowania do zarządzania magazynem (LVS).

Inną możliwością byłaby płynna integracja LVS z SAP. Dzięki temu rozwiązaniu zorientowanemu na SAP pracownicy magazynu pracują wyłącznie za pośrednictwem interfejsu SAP. Oczywiście możliwe jest również połączenie LVS z innymi systemami oprogramowania ERP, na przykład Microsoft Dynamics lub Oracle .

Niezależnie od tego, które rozwiązanie ostatecznie wybierze klient, ulga wynikająca z pomyślnego rozwiązania delikatnego problemu przeważa nad problemem. Bo rezultaty są jasne: wydajniejsze procesy i lepszy przepływ materiałów w magazynie wyraźnie pokazują, że wysiłek zwraca się stosunkowo szybko. W zależności od liczby artykułów, przepustowości i kapitału zgromadzonego w magazynie, w przypadku odnowienia oprogramowania do zarządzania magazynem obliczany jest zwrot z inwestycji (ROI) wynoszący maksymalnie jeden rok.