„Domyślnie cyfrowo” w UE ma pomóc w zmniejszeniu biurokracji – rewolucja w administracji cyfrowej

Zmiana paradygmatu: co „Domyślna cyfryzacja” oznacza dla Europy

Unia Europejska stoi w obliczu zdecydowanej zmiany paradygmatu w dokumentacji produktów. Przyjmując pakiet Omnibus IV przez Komitet Stałych Przedstawicieli Państw Członkowskich we wrześniu 2025 r., UE położyła podwaliny pod kompleksową digitalizację informacji o produktach. Zasada „domyślnej cyfrowości” ma zastąpić dotychczasowe wymogi fizyczne dotyczące dokumentacji i instrukcji użytkowania. Decyzja ta to znacznie więcej niż techniczna korekta obowiązujących przepisów – oznacza ona fundamentalną zmianę w relacjach między producentami, konsumentami a wymogami regulacyjnymi.

Przyjęty pakiet ma na celu digitalizację 20 różnych dyrektyw UE dotyczących produktów w ramach przepisów rynku wewnętrznego i dostosowanie ich do wspólnych specyfikacji. Kluczowe zmiany obejmują digitalizację deklaracji zgodności UE, cyfrowe procesy wymiany między organami krajowymi a podmiotami gospodarczymi oraz zezwolenie producentom na udostępnianie instrukcji obsługi wyłącznie w formie cyfrowej. Uzupełnieniem tych zmian jest wprowadzenie cyfrowego punktu kontaktowego dla przedsiębiorstw, który ma uprościć komunikację z organami.

Znaczenie tego rozwiązania rozciąga się na kilka wymiarów. Z ekonomicznego punktu widzenia cyfryzacja obiecuje firmom znaczne oszczędności kosztów. Komisja Europejska szacuje, że europejskie firmy mogą zaoszczędzić dodatkowe 400 milionów euro w ramach całego pakietu Omnibus. Z ekologicznego punktu widzenia, środek ten przyczynia się do oszczędzania zasobów, ponieważ zużycie papieru w dokumentacji przemysłowej jest znaczne. Jednocześnie inicjatywa ta stawia fundamentalne pytania dotyczące uczestnictwa cyfrowego, ochrony konsumentów i dostępności.

Duńska minister ds. europejskich Marie Bjerre z zadowoleniem przyjęła porozumienie w imieniu prezydencji Rady, stwierdzając, że zbyt wiele europejskich firm poświęca zbyt wiele czasu na rozpatrywanie skomplikowanych przepisów. To stwierdzenie podkreśla polityczny wymiar reformy: redukcja biurokracji jest postrzegana jako kluczowy element wzmacniania europejskiej konkurencyjności. Niniejszy artykuł systematycznie analizuje ten proces, oświetlając jego historyczne korzenie, mechanizmy techniczne i praktyczne implikacje, a także krytycznie ocenia jego szanse i zagrożenia.

Od e-administracji do produktu cyfrowego: droga do dzisiejszej reformy

Cyfryzacja administracji publicznej i procesów regulacyjnych nie jest zjawiskiem nagłym, lecz wynikiem dziesięcioleci rozwoju. Korzenie e-administracji w Europie sięgają lat 90. XX wieku, kiedy pojawiły się pierwsze inicjatywy administracji elektronicznej. Kamieniem milowym była Strategia Lizbońska Rady Europejskiej z 2000 roku, która wyznaczyła cel uczynienia UE najbardziej konkurencyjną i dynamiczną gospodarką opartą na wiedzy na świecie.

Deklaracja z Malmö z 2009 roku stanowiła kolejny przełomowy moment. W deklaracji tej państwa członkowskie UE, potencjalni członkowie UE oraz państwa EFTA zobowiązały się do zwiększenia przejrzystości działań rządów, ułatwienia dostępu do informacji publicznej i poprawy partycypacji w rządzeniu. Zobowiązanie to stało się podstawą Europejskiej Strategii e-administracji, która została zapisana w Planie Działań na rzecz e-administracji na lata 2011–2015 oraz w Europejskiej Agendzie Cyfrowej.

W Niemczech w sierpniu 2013 roku uchwalono ustawę o promowaniu administracji elektronicznej, w skrócie e-administracji. Ustawa ta między innymi zobowiązała administrację do zapewnienia dostępu elektronicznego oraz ułatwiła dostarczanie dowodów elektronicznych i płatności elektronicznych w procedurach administracyjnych. Równolegle w różnych państwach członkowskich rozwijały się krajowe inicjatywy cyfryzacyjne. Dania często odgrywała pionierską rolę w tych działaniach. Wraz z wprowadzeniem MitID i poprzedniego systemu, w Danii obecnie praktycznie nie ma korespondencji ani wizyt w urzędach.

Dyrektywa usługowa UE stworzyła kolejne europejskie ramy prawne dla rozwoju krajowych rozwiązań e-administracji. Oprócz uproszczenia procedur administracyjnych i utworzenia centralnego punktu kontaktowego, uzgodniono również wprowadzenie elektronicznego przetwarzania danych. Zmiany te położyły podwaliny pod późniejszą ekspansję standardów cyfrowych na sektor produktów.

W kontekście dokumentacji produktów kluczową rolę odegrało opracowanie norm międzynarodowych. Norma IEC 61406 (DIN SPEC 91406) zdefiniowała technologię identyfikacji obiektów fizycznych za pomocą cyfrowych tabliczek znamionowych i unikalnych identyfikatorów UID (Unique Identifiers). Wytyczna VDI 2770 określiła, jak powinny wyglądać informacje producenta pod względem właściwości, struktury, zakresu, zawartości i formatu danych. Normy te stanowiły podstawę techniczną dla cyfrowej dokumentacji produktów, która później została przełożona na wymogi prawne.

Pandemia COVID-19 stała się katalizatorem cyfryzacji. Ujawniła słabości systemów papierowych i uwypukliła potrzebę cyfrowych alternatyw. W tym kontekście UE zintensyfikowała swoje wysiłki na rzecz ograniczenia biurokracji i digitalizacji. Komisja Europejska ogłosiła program uproszczeń na 2024 r., obejmujący kilka pakietów Omnibus. Pakiet Omnibus IV, który reguluje digitalizację dokumentacji produktów, jest częścią tej szerszej strategii mającej na celu zmniejszenie obciążeń biurokratycznych i harmonizację ram cyfrowych.

Podstawowe elementy reformy: od kodów QR do ustawy o cyberodporności

Pakiet Omnibus IV opiera się na kilku mechanizmach technicznych i prawnych, które w połączeniu umożliwiają digitalizację dokumentacji produktu. Pierwszym kluczowym elementem jest prawne umocowanie zasady „domyślnie cyfrowej”. Zasada ta odwraca dotychczasową praktykę: o ile dokumenty papierowe były wcześniej regułą, a wersje cyfrowe wyjątkiem, o tyle w przyszłości standardem staną się dokumenty cyfrowe. Firmy są zobowiązane do udostępniania materiałów drukowanych innym firmom, klientom administracyjnym lub konsumentom jedynie w uzasadnionych, wyjątkowych przypadkach.

Kolejnym istotnym elementem jest digitalizacja deklaracji zgodności UE. Deklaracja zgodności UE to obowiązkowy dokument, w którym producenci lub ich upoważnieni przedstawiciele deklarują zgodność swoich produktów z wymogami UE. Podpisując deklarację zgodności, biorą na siebie pełną odpowiedzialność za zapewnienie zgodności swojego produktu z obowiązującym prawem UE. Digitalizacja tej deklaracji umożliwia szybszą dystrybucję, łatwiejszą aktualizację i sprawniejszą weryfikację przez organy nadzoru rynku.

Trzecim elementem są cyfrowe procesy wymiany między organami krajowymi a podmiotami gospodarczymi. Procesy te opierają się na standardowych interfejsach i formatach danych, które umożliwiają płynną komunikację. Wspomniana wcześniej Wytyczna VDI 2770 odgrywa tu kluczową rolę, definiując sposób strukturyzacji informacji o producentach, aby umożliwić ich wymianę między różnymi interesariuszami. Dane są tworzone w formacie XML i przechowywane w zdefiniowanych kontenerach dokumentacji.

Zezwolenie producentów na udostępnianie instrukcji obsługi wyłącznie w formie cyfrowej jest wspierane przez rozwiązania techniczne. Powszechną metodą jest stosowanie kodów QR umieszczonych bezpośrednio na produkcie. Kody QR umożliwiają użytkownikom bezpośredni dostęp do dokumentacji cyfrowej za pomocą smartfona lub tabletu. Dokumentacja może być przechowywana na platformie chmurowej obsługiwanej przez producenta lub klienta. To rozwiązanie ma tę zaletę, że dokumentację można aktualizować w dowolnym momencie, bez konieczności wymiany dokumentów fizycznych.

Cyfrowy punkt kontaktowy dla firm ma służyć jako centralny punkt kontaktowy do komunikacji z urzędami. Koncepcja ta jest częścią szerszej strategii uproszczenia interakcji administracyjnych. Chodzi o to, aby firmy nie musiały już komunikować się indywidualnie z wieloma różnymi urzędami, lecz mogły obsługiwać wszystkie zapytania i zgłoszenia za pośrednictwem jednego centralnego punktu.

Równolegle z pakietem Omnibus IV należy uwzględnić dalsze zmiany regulacyjne dotyczące digitalizacji dokumentacji produktów. Ustawa o odporności cybernetycznej (CRA), która weszła w życie w grudniu 2024 r., wprowadza kompleksowe wymogi dotyczące cyberbezpieczeństwa dla produktów z elementami cyfrowymi. Produkty te wymagają deklaracji zgodności UE i oznakowania CE w celu potwierdzenia zgodności z wymogami. Związek między digitalizacją dokumentacji a wymogami cyberbezpieczeństwa jest oczywisty: jeśli dokumentacja jest udostępniana wyłącznie w formie cyfrowej, systemy, za pośrednictwem których jest ona dostępna, muszą być chronione przed cyberatakami.

Kolejnym elementem jest dostosowanie kategoryzacji przedsiębiorstw. Pakiet Omnibus IV wprowadza kategorię małych spółek o średniej kapitalizacji (SMC), która obejmuje przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 249 i mniej niż 750 pracowników, pod warunkiem, że generują roczny obrót w wysokości powyżej 50 milionów euro i mniej niż 150 milionów euro lub mają sumę bilansową w wysokości powyżej 43 milionów euro i mniej niż 129 milionów euro. Ta nowa kategoria korzysta z pewnych uproszczeń, na przykład w zakresie ochrony danych. Przykładowo, zwolnienie z obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 RODO, które wcześniej miało zastosowanie do przedsiębiorstw zatrudniających do 250 pracowników, ma zostać rozszerzone na przedsiębiorstwa zatrudniające do 750 pracowników.

Między Radą a Parlamentem: aktualny stan procedury legislacyjnej

W październiku 2025 roku inicjatywa digitalizacji dokumentacji produktów osiągnie kluczową fazę. Rada Unii Europejskiej przyjęła swoje stanowisko w sprawie pakietu Omnibus IV 25 września 2025 roku. Parlament Europejski musi teraz wypracować własne stanowisko, zanim rozpoczną się negocjacje trójstronne między Radą, Parlamentem i Komisją. Oczekuje się, że negocjacje te rozpoczną się w czwartym kwartale 2025 roku i potrwają do 2026 roku.

Zgodnie ze stanowiskiem Rady, termin wdrożenia dla państw członkowskich powinien zostać wydłużony do 24 miesięcy. Oznacza to, że po przyjęciu ostatecznej wersji dyrektywy państwa członkowskie będą miały dwa lata na transpozycję wymogów do prawa krajowego. To tworzy jasny harmonogram dla firm: muszą one odpowiednio dostosować swoje systemy i procesy, aby zapewnić cyfrowe udostępnianie dokumentacji jako standard od momentu upływu terminu.

Obecny kontekst charakteryzuje się intensywną debatą na temat równowagi między redukcją biurokracji a ochroną konsumentów. Rada Ministrów zasadniczo podtrzymała ten kierunek, ale przedstawiła wyjaśnienia dotyczące dostępu do informacji dostępnych cyfrowo. Aby zapewnić ochronę konsumentów, informacje istotne dla bezpieczeństwa muszą być nadal dostępne w formie papierowej, jeśli istnieje ryzyko poważnego uszczerbku na zdrowiu konsumentów. To ograniczenie jest kluczowe, ponieważ zapobiega udostępnianiu krytycznych informacji dotyczących bezpieczeństwa wyłącznie w formie cyfrowej.

Społeczność biznesowa w dużej mierze popiera plany digitalizacji. Bitkom, niemieckie stowarzyszenie cyfrowe, zasadniczo z zadowoleniem przyjęło tę inicjatywę, wskazując, że napływ nowych przepisów UE doprowadził do wzrostu złożoności regulacji w gospodarce cyfrowej. Przedsiębiorstwa mają nadzieję, że digitalizacja nie tylko przyniesie oszczędności, ale także zwiększy wydajność dzięki szybszym procesom i lepszej wyszukiwalności dokumentów.

Wdrożenie techniczne jest już na zaawansowanym etapie w wielu branżach. Firmy takie jak KSB z sektora produkcji pomp już lata temu zaczęły wyposażać swoje produkty w kody QR, które zapewniają dostęp do cyfrowych bliźniaków. Cyfrowe bliźniaki zawierają wszystkie dane dotyczące projektowania, konfiguracji, instalacji, uruchomienia i eksploatacji, a także informacje dotyczące konserwacji i napraw. Informacje te można rozszerzać w trakcie cyklu życia produktu. Takie systemy już teraz w dużej mierze spełniają wymagania pakietu Omnibus IV.

Związek z Przemysłem 4.0 jest oczywisty. Digitalizacja dokumentacji produktów stanowi fundament szerszej wizji w pełni sieciowego środowiska produkcyjnego. W inteligentnej fabryce wszystkie informacje o podzespołach powinny być zawsze dostępne cyfrowo. Wymóg regulacyjny dotyczący dokumentacji cyfrowej wzmacnia ten trend i stwarza zachęty do inwestowania w odpowiednią infrastrukturę.

Równolegle z digitalizacją dokumentacji produktów, trwają również inne inicjatywy UE w zakresie digitalizacji. Pakiet Digital Omnibus, zapowiedziany na koniec 2025 roku, ma na celu uproszczenie istniejących przepisów cyfrowych w obszarach danych, cyberbezpieczeństwa i sztucznej inteligencji. Na przykład Komisja Europejska planuje rewizję rozporządzenia w sprawie sztucznej inteligencji (AI), aby ułatwić jego praktyczne stosowanie. W zakresie prawa danych, ustawa o zarządzaniu danymi, rozporządzenie w sprawie swobodnego przepływu danych nieosobowych oraz dyrektywa w sprawie otwartych danych mają zostać ściślej zintegrowane. Te różnorodne inicjatywy wzajemnie się wzmacniają i tworzą spójny, całościowy obraz zdigitalizowanej gospodarki europejskiej.

Digitalizacja w działaniu: przykłady zastosowań w przemyśle

Praktyczne wdrożenie cyfrowej dokumentacji produktu można zilustrować kilkoma konkretnymi przykładami. Pierwszy przykład pochodzi z inżynierii mechanicznej. Producent pomp KSB wdrożył system zgodny z normą IEC 61406 (DIN SPEC 91406), w którym każda pompa otrzymuje unikalny kod QR dołączony bezpośrednio do produktu. Ten kod QR zawiera unikalny identyfikator (UID) i otwiera połączenie z cyfrowym bliźniakiem produktu. Cyfrowy bliźniak zawiera wszystkie istotne dane fabryczne: specyfikacje techniczne, parametry konstrukcyjne, instrukcje instalacji, instrukcje obsługi oraz informacje dotyczące konserwacji i napraw.

Zalety tego systemu są liczne. Technicy mają dostęp do najnowszej wersji dokumentacji bezpośrednio na miejscu za pomocą smartfona lub tabletu, bez konieczności noszenia ciężkich teczek. Dokumentacja jest zawsze aktualna, ponieważ jest przechowywana centralnie. Jeśli producent dokona aktualizacji, na przykład z powodu opracowania nowej procedury konserwacyjnej, informacje te są natychmiast dostępne dla wszystkich użytkowników. W ciągu całego cyklu życia produktu można dodawać dodatkowe informacje, takie jak dane o stanie z czujników lub raporty z wykonanych prac konserwacyjnych. W ten sposób powstaje kompletna, cyfrowa dokumentacja całego cyklu życia produktu.

Drugi przykład pochodzi z branży utylizacji odpadów. Firma zajmująca się utylizacją niebezpiecznych elementów roboczych wprowadziła system kontroli procesu oparty na kodach QR. Elementy robocze przechodzą wieloetapowy proces, w którym są rozmontowywane na poszczególne komponenty i ostatecznie niszczone. Różnorodność wariantów jest duża, a ze względów bezpieczeństwa i księgowości każdy etap procesu musi być indywidualnie dokumentowany. Nowy system umożliwia śledzenie elementów roboczych w czasie rzeczywistym. Każdy element roboczy ma przypisany kod QR, który jest skanowany na różnych stanowiskach w procesie. Dzięki temu lokalizacja każdego elementu roboczego i wykonane już kroki obróbki są zawsze znane.

Pomiary przeprowadzone w fazie rozruchu wykazały redukcję kosztów dokumentacji o 20–30%. Dodatkowo, zaobserwowano korzyści jakościowe, takie jak znaczna poprawa bezpieczeństwa utylizacji odpadów. Śledzenie w czasie rzeczywistym umożliwia szybką reakcję na problemy i ciągłą optymalizację procesów. Ten przykład pokazuje, że digitalizacja dokumentacji nie tylko ułatwia dostęp do informacji, ale także umożliwia fundamentalne usprawnienia w kontroli procesów.

Trzeci przykład dotyczy przemysłu farmaceutycznego, gdzie dokumentacja podlega szczególnie ścisłym regulacjom. Producenci muszą prowadzić kompleksową dokumentację swoich produktów, obejmującą wszystkie aspekty, od rozwoju, przez produkcję, aż po zastosowanie. Digitalizacja tej dokumentacji umożliwia władzom szybsze wydawanie pozwoleń, ponieważ informacje są ustrukturyzowane i możliwe do przeszukiwania. Zmiany w dokumentacji można sprawnie śledzić, ponieważ systemy kontroli wersji automatycznie dokumentują, które zmiany zostały wprowadzone przez kogo i kiedy. Zwiększa to przejrzystość i ułatwia przeprowadzanie audytów.

W praktyce pojawia się jednak również pytanie, jak firmy radzą sobie z przejściem z dokumentacji papierowej na cyfrową. Jednym z rozwiązań jest stopniowa digitalizacja. Firmy rozpoczynają od nowych produktów, które są dostarczane z dokumentacją cyfrową od określonej daty. W przypadku istniejących produktów, dokumentacja papierowa jest stopniowo digitalizowana. Wyspecjalizowani dostawcy usług oferują usługi skanowania, które digitalizują i strukturyzują całe systemy produkcyjne lub poszczególne instrukcje. Koszt utworzenia zdigitalizowanej instrukcji liczącej 100 stron wynosi około 5 euro za stronę. Konwersja 30 w pełni wypełnionych teczek systemu technicznego na ustrukturyzowaną dokumentację cyfrową kosztuje około 600 euro za teczkę.

Nasze doświadczenie w zakresie rozwoju biznesu, sprzedaży i marketingu w UE i Niemczech – Zdjęcie: Xpert.Digital

Skupienie się na branży: B2B, digitalizacja (od AI do XR), inżynieria mechaniczna, logistyka, odnawialne źródła energii i przemysł

Więcej na ten temat tutaj:

• Centrum biznesowe Xpert

Centrum tematyczne z przemyśleniami i wiedzą specjalistyczną:

• Platforma wiedzy na temat globalnej i regionalnej gospodarki, innowacji i trendów branżowych
• Zbieranie analiz, impulsów i informacji ogólnych z obszarów, na których się skupiamy
• Miejsce, w którym można zdobyć wiedzę i informacje na temat bieżących wydarzeń w biznesie i technologii
• Centrum tematyczne dla firm, które chcą dowiedzieć się więcej o rynkach, cyfryzacji i innowacjach branżowych

Przeszkody i obawy: Krytyczna analiza planów digitalizacji

Pomimo oczywistych korzyści płynących z cyfryzacji, istnieją uzasadnione obawy i kontrowersje, które wymagają zniuansowanego podejścia. Kluczowym problemem jest wykluczenie cyfrowe. Nie wszystkie grupy społeczne mają równy dostęp do technologii cyfrowych ani możliwości ich wykorzystania. Osoby starsze, osoby o niskim statusie społeczno-ekonomicznym, mieszkańcy obszarów wiejskich, osoby z doświadczeniem migracyjnym oraz osoby z niepełnosprawnościami są szczególnie narażone na wykluczenie z usług cyfrowych.

Badania nad uczestnictwem cyfrowym pokazują, że cyfryzacja może stać się problemem społecznym dla osób starszych, jeśli bariery dostępu nie zostaną usunięte. Codzienne znaczenie cyfryzacji rośnie, ponieważ coraz więcej usług publicznych i informacji jest udostępnianych wyłącznie online. Jeśli dokumentacja produktu jest również dostępna wyłącznie w formie cyfrowej, może to prowadzić do tego, że niektóre grupy społeczne nie będą mogły bezpiecznie korzystać z produktów z powodu braku dostępu do instrukcji obsługi.

Wyjątek przewidziany w pakiecie Omnibus IV, który wymaga, aby informacje dotyczące bezpieczeństwa były nadal dostępne w formie papierowej w przypadku ryzyka poważnej szkody dla konsumentów, tylko częściowo łagodzi ten problem. Po pierwsze, definicja poważnej szkody jest otwarta na interpretację. Po drugie, rozporządzenie dotyczy wyłącznie informacji dotyczących bezpieczeństwa, a nie innych istotnych treści, takich jak instrukcje obsługi czy instrukcje dotyczące konserwacji.

Drugi problem dotyczy zależności od funkcjonującej infrastruktury. Dokumentacja cyfrowa wymaga od użytkowników dostępu do internetu i sprawnego urządzenia. W sytuacjach awaryjnych, takich jak przerwy w dostawie prądu, dostęp do dokumentacji cyfrowej może być ograniczony lub niemożliwy. Przerwy w dostawie prądu mogą prowadzić do utraty danych, zwłaszcza jeśli serwery i systemy pamięci masowej nie są zabezpieczone zasilaczami awaryjnymi. W firmach, które nie posiadają odpowiednich systemów zapasowych, przerwa w dostawie prądu może spowodować, że kluczowa dokumentacja będzie czasowo lub trwale niedostępna.

Cyberbezpieczeństwo stanowi kolejne wyzwanie. W przypadku dokumentacji udostępnianej wyłącznie cyfrowo pojawiają się nowe wektory ataków dla cyberprzestępców. Atak hakerski na systemy producenta może skutkować manipulacją lub usunięciem dokumentacji. Ustawa o odporności cybernetycznej (Cyber ​​Resilience Act) uwzględnia te zagrożenia poprzez kompleksowe wymogi dotyczące cyberbezpieczeństwa, ale ich wdrożenie wymaga znacznych inwestycji i specjalistycznej wiedzy.

Istotne są również kwestie ochrony danych. Gdy użytkownicy uzyskują dostęp do dokumentacji cyfrowej, mogą być gromadzone dane osobowe, takie jak adresy IP, godziny dostępu lub zachowania użytkowników. Producenci mogą wykorzystywać te dane do różnych celów, takich jak marketing czy udoskonalanie produktów. Brak jasnych przepisów i skutecznych mechanizmów kontroli stwarza ryzyko nadużyć. Proponowane zmiany w RODO, mające na celu ograniczenie wymogów dokumentacyjnych dla MŚP oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), mogą paradoksalnie ograniczyć przejrzystość i rozliczalność w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Z perspektywy organizacji ochrony konsumentów istnieje ryzyko, że uproszczenie wymogów dokumentacyjnych odbędzie się kosztem ochrony konsumentów. Niemiecka Federacja Organizacji Konsumenckich (Verbraucherzentrale Bundesverband) wyraziła krytykę wobec różnych aspektów agendy cyfryzacji i podkreśliła, że ​​uproszczenia nie mogą odbywać się kosztem ochrony konsumentów. W szczególności istnieją obawy, że ograniczenie wymogów biurokratycznych może doprowadzić do tego, że ważne informacje nie będą już udostępniane lub będą udostępniane w niewystarczającym stopniu.

Kwestię kosztów należy rozpatrywać w sposób zróżnicowany. Podczas gdy firmy korzystają z oszczędności na druku i wysyłce, pojawiają się nowe koszty rozwoju i eksploatacji systemów cyfrowych. Digitalizacja firmy może wymagać znacznych inwestycji. Proste projekty zaczynają się od około 5000 euro, podczas gdy bardziej złożone projekty digitalizacji mogą kosztować 25 000 euro lub więcej. Dochodzą do tego bieżące koszty operacyjne związane z hostingiem, konserwacją i wsparciem. Dla małych i średnich przedsiębiorstw koszty te mogą stanowić znaczne obciążenie, nawet jeśli oczekuje się, że zostaną zrekompensowane wzrostem efektywności w perspektywie długoterminowej.

Kolejnym punktem krytyki jest czytelność i użyteczność dokumentacji cyfrowej. Nie wszyscy użytkownicy czują się komfortowo czytając instrukcje na małych ekranach. W przypadku złożonych produktów, które wymagają szczegółowej dokumentacji, nawigacja po obszernych dokumentach cyfrowych może być trudniejsza niż przeglądanie drukowanej instrukcji. Jakość cyfrowego doświadczenia użytkownika w dużej mierze zależy od projektu platform cyfrowych. Źle zaprojektowane systemy mogą podważyć akceptację użytkowników.

Co dalej? Trendy od sztucznej inteligencji po cyfrowy paszport produktu

Digitalizacja dokumentacji produktów wpisuje się w szerszy trend, który w nadchodzących latach nabierze tempa. Kluczowym trendem jest dalszy rozwój cyfrowego paszportu produktu. Cyfrowy paszport produktu ma w perspektywie długoterminowej zastąpić deklarację zgodności i zapewnić sprawny i łatwy dostęp do informacji o produkcie oraz dowodów zgodności. Poprawi on identyfikowalność i ułatwi nadzór nad zgodnością z wymogami prawnymi. Powinno to dodatkowo zwiększyć bezpieczeństwo produktów i uprościć zarządzanie dowodami.

Cyfrowy Paszport Produktu ma zawierać nie tylko dokumentację, ale także dane dotyczące zrównoważonego rozwoju produktu, takie jak informacje o użytych materiałach, zużyciu energii w procesie produkcji i możliwości recyklingu. Informacje te będą równie istotne dla konsumentów, władz i firm recyklingowych. Komisja Europejska pracuje nad opracowaniem odpowiednich norm, które mają być stopniowo wprowadzane w nadchodzących latach.

Kolejnym trendem jest rosnąca integracja sztucznej inteligencji z systemami dokumentacji. Asystenci wspomagani przez sztuczną inteligencję mogliby pomagać użytkownikom w szybkim znajdowaniu potrzebnych informacji, przetwarzając zapytania w języku naturalnym i udzielając odpowiedzi zależnych od kontekstu. Zamiast ręcznie przeszukiwać obszerne instrukcje, użytkownicy mogliby po prostu zapytać: „Jak konserwować pompę?” i otrzymać odpowiednie instrukcje. Takie systemy mogłyby również zapewniać tłumaczenia wielojęzyczne w czasie rzeczywistym, ułatwiając transgraniczne korzystanie z produktów.

Rozwój technologii rzeczywistości rozszerzonej (AR) i wirtualnej (VR) otwiera nowe możliwości w zakresie interaktywnej dokumentacji. Zamiast oglądać dwuwymiarowe rysunki lub filmy, użytkownicy mogliby oglądać trójwymiarowe modele produktu w AR i wyświetlać instrukcje krok po kroku bezpośrednio na rzeczywistym produkcie. Może to być szczególnie przydatne w przypadku skomplikowanych prac konserwacyjnych lub naprawczych. Wiele firm eksperymentuje już z takimi rozwiązaniami, a wraz ze wzrostem popularności urządzeń z obsługą AR, takich jak inteligentne okulary, oczekuje się ich szerszego zastosowania.

Oczekuje się, że europejska agenda cyfryzacji będzie się dalej intensyfikować. Pakiet „Digital Omnibus”, zapowiedziany na koniec 2025 roku, przyniesie dalsze uproszczenia w obszarze przepisów cyfrowych. Komisja Europejska planuje kompleksową kontrolę sprawności cyfrowej (Digital Fitness Check), aby zbadać wzajemne powiązania między licznymi nowymi przepisami i zidentyfikować potrzebę dalszych uproszczeń. Wskazuje to, że cyfryzacja nie jest postrzegana jako jednorazowy projekt, lecz jako ciągły proces.

Oczekuje się dalszego zaostrzenia przepisów dotyczących cyberbezpieczeństwa. Doświadczenie z ustawą o cyberodporności pokaże, gdzie potrzebne są ulepszenia. Prawdopodobnie wymogi bezpieczeństwa dla systemów dokumentacji cyfrowej będą z czasem rosły, zwłaszcza w przypadku wystąpienia incydentów bezpieczeństwa. Europejska Agencja ds. Cyberbezpieczeństwa (ENISA) będzie odgrywać coraz ważniejszą rolę w opracowywaniu standardów i monitorowaniu ich wdrażania.

Równolegle toczą się negocjacje trójstronne dotyczące pakietu omnibus I, który dotyczy zmian w dyrektywie w sprawie sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw (CSRD) oraz dyrektywie w sprawie należytej staranności w zakresie zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw (CSDDD). Oczekuje się, że zakończą się one pod koniec 2025 r. lub na początku 2026 r. Wyniki tych negocjacji ukształtują ramy sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju i mogą mieć również wpływ na dokumentację produktu, na przykład w przypadku konieczności zintegrowania informacji o zrównoważonym rozwoju z cyfrowymi paszportami produktów.

Potencjalny przełom mógłby nastąpić wraz z rozwojem technologicznym systemów zdecentralizowanych. Technologia blockchain mogłaby zostać wykorzystana do tworzenia odpornej na manipulacje dokumentacji cyfrowej, w której każda zmiana byłaby transparentnie identyfikowalna. Zwiększyłoby to zaufanie do dokumentacji cyfrowej i mogłoby być szczególnie istotne w branżach o wysokim stopniu regulacji, takich jak przemysł farmaceutyczny czy lotniczy.

Rozwój Europejskiej Tożsamości Cyfrowej (eIDAS 2.0) stworzy podwaliny pod bezpieczne transakcje cyfrowe. Do jesieni 2026 roku wszystkie państwa członkowskie UE będą zobowiązane do zapewnienia swoim obywatelom portfeli cyfrowych, w których można będzie elektronicznie przechowywać dokumenty, takie jak dowody osobiste czy prawa jazdy. Infrastruktura ta mogłaby również służyć do uwierzytelniania podczas dostępu do chronionej dokumentacji produktu, na przykład gdy określone informacje powinny być dostępne wyłącznie dla upoważnionych specjalistów.

Wpływ cyfryzacji na środowisko będzie coraz bardziej widoczny. Oszczędność papieru jest zaletą, ale sama infrastruktura cyfrowa generuje znaczne zużycie energii. Centra danych oferujące usługi w chmurze należą do największych odbiorców energii elektrycznej. Pytanie o to, jak uczynić cyfryzację ekologicznie zrównoważoną, będzie zyskiwać na znaczeniu w debacie publicznej. Może to prowadzić do wzrostu zapotrzebowania na energooszczędne systemy i wykorzystania energii odnawialnej w centrach danych.

Wnioski: szanse, zagrożenia i droga europejska

Decyzja UE o wprowadzeniu zasady „domyślnej cyfrowości” w dokumentacji produktów stanowi punkt zwrotny w europejskich regulacjach gospodarczych. Analizy wykazały, że ten rozwój wywodzi się z trwającej od dziesięcioleci tradycji inicjatyw e-administracji i wpisuje się w szerszy plan cyfryzacji i odbiurokratyzowania. Mechanizmy techniczne, od kodów QR po platformy chmurowe i ujednolicone formaty danych, są w dużej mierze dojrzałe i są już wykorzystywane przez innowacyjne firmy.

Praktyczne korzyści płynące z digitalizacji są oczywiste. Firmy czerpią korzyści z oszczędności kosztów, wzrostu wydajności oraz lepszych możliwości aktualizacji i utrzymania dokumentacji. Użytkownicy zyskują dostęp do zawsze aktualnych informacji, które można przeszukiwać i wzbogacać o materiały multimedialne. Środowisko korzysta na zmniejszeniu zużycia papieru, choć należy wziąć pod uwagę ekologiczny wpływ infrastruktury cyfrowej.

Jednocześnie nie należy lekceważyć wyzwań i zagrożeń. Wykluczenie cyfrowe grozi dyskryminacją niektórych grup społecznych, jeśli nie zostaną podjęte skuteczne działania promujące uczestnictwo cyfrowe. Zależność od sprawnej infrastruktury i zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem wymagają znacznych inwestycji w solidne systemy. Należy starannie rozważyć kwestie ochrony danych, aby zapobiec ich nadużyciom. Należy zachować równowagę między redukcją biurokracji a ochroną konsumentów.

Wyjątek dotyczący informacji związanych z bezpieczeństwem, które muszą być nadal dostępne w formie papierowej, stanowi istotne zabezpieczenie, ale musi być jasno zdefiniowany i konsekwentnie wdrażany. Organy regulacyjne będą odgrywać kluczową rolę w monitorowaniu wdrażania. Kluczowe będzie, aby dysponowały one wystarczającymi zasobami i wiedzą specjalistyczną, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki.

Przyszły rozwój będzie zależał od kilku czynników. Innowacje technologiczne, zwłaszcza w dziedzinie sztucznej inteligencji i rzeczywistości rozszerzonej, otworzą nowe możliwości w zakresie intuicyjnej i przyjaznej dla użytkownika dokumentacji. Przepisy europejskie będą nadal ewoluować, a Cyfrowa Kontrola Sprawności (Digital Fitness Check) wskaże, gdzie konieczne są dalsze dostosowania. Doświadczenia z wdrażania pakietu Omnibus IV dostarczą cennych spostrzeżeń, które można będzie uwzględnić w przyszłych przepisach.

Patrząc z szerszej perspektywy, digitalizacja dokumentacji produktów odzwierciedla fundamentalną zmianę społeczną. Pytanie nie brzmi już, czy digitalizacja nadejdzie, ale jak zostanie ukształtowana. Decyzja o przejściu na cyfryzację z założenia to świadomy krok w kierunku zdigitalizowanej gospodarki i społeczeństwa. Ten krok oferuje ogromne możliwości w zakresie efektywności, innowacyjności i zrównoważonego rozwoju. Wymaga jednak również świadomości związanego z tym ryzyka i gotowości do proaktywnego reagowania na nie.

Europejska odpowiedź na wyzwania związane z cyfryzacją różni się od podejścia innych regionów świata silnym naciskiem na regulacje i standardy. Podczas gdy inne regiony często polegają na samoregulacji gospodarki, UE realizuje podejście, które tworzy jasne ramy prawne. Może to prowadzić do większej pewności prawa, ale niesie również ryzyko nadmiernej regulacji. Sukces tego podejścia będzie mierzony tym, czy uda się promować innowacje, nie zaniedbując jednocześnie uzasadnionych interesów konsumentów i grup wrażliwych.

Duńska prezydencja w Radzie UE uznała cyfryzację i redukcję biurokracji za priorytety. Motto „Silna Europa w zmieniającym się świecie” wyraża potrzebę UE, by umocnić swoją pozycję w globalnie konkurencyjnym otoczeniu. Digitalizacja dokumentacji produktów jest jednym z elementów szerszej strategii wzmacniania konkurencyjności Europy. Strategia ta musi jednak mieć charakter inkluzywny i angażować wszystkie grupy społeczne.

Podsumowując, wprowadzenie „domyślnej wersji cyfrowej” do dokumentacji produktów to ambitny i dalekosiężny projekt, który wymaga starannej realizacji. Sukces będzie zależał od pokonania wyzwań technicznych, prawnych i społecznych oraz stworzenia systemu, który spełni potrzeby wszystkich interesariuszy. Nadchodzące lata pokażą, czy UE rzeczywiście będzie w stanie stworzyć bardziej konkurencyjną Europę dzięki temu podejściu, nie zaniedbując jednocześnie wartości, na których opiera się integracja europejska.

☑️Naszym językiem biznesowym jest angielski lub niemiecki

☑️ NOWOŚĆ: Korespondencja w Twoim języku narodowym!

Konrad Wolfenstein

Chętnie będę służyć Tobie i mojemu zespołowi jako osobisty doradca.

Możesz się ze mną skontaktować wypełniając formularz kontaktowy lub po prostu dzwoniąc pod numer +49 89 89 674 804 (Monachium) . Mój adres e-mail to: wolfenstein ∂ xpert.digital

Nie mogę się doczekać naszego wspólnego projektu.

☑️ Wsparcie MŚP w zakresie strategii, doradztwa, planowania i wdrażania

☑️ Stworzenie lub dostosowanie strategii cyfrowej i cyfryzacji

☑️Rozbudowa i optymalizacja procesów sprzedaży międzynarodowej

☑️ Globalne i cyfrowe platformy handlowe B2B

☑️ Pionierski rozwój biznesu / marketing / PR / targi

Skorzystaj z bogatej, pięciokrotnej wiedzy specjalistycznej Xpert.Digital w ramach kompleksowego pakietu usług | Badania i rozwój, XR, PR i optymalizacja widoczności cyfrowej — Zdjęcie: Xpert.Digital

Xpert.Digital posiada dogłębną wiedzę na temat różnych branż. Dzięki temu możemy opracowywać strategie „szyte na miarę”, które są dokładnie dopasowane do wymagań i wyzwań konkretnego segmentu rynku. Dzięki ciągłej analizie trendów rynkowych i śledzeniu rozwoju branży możemy działać dalekowzrocznie i oferować innowacyjne rozwiązania. Dzięki połączeniu doświadczenia i wiedzy generujemy wartość dodaną i dajemy naszym klientom zdecydowaną przewagę konkurencyjną.

Więcej na ten temat tutaj:

• Wykorzystaj 5-krotną wiedzę Xpert.Digital w jednym pakiecie – już od 500 €/miesiąc