Cyfryzacja administracyjna: kiedy optymalizacja administracyjna zamiast modernizacji administracyjnej ma sens?

🏢 Firmy w Niemczech mają średnio około 200 kontaktów z administracją publiczną rocznie i liczba ta stale rośnie. Ta duża liczba interakcji często prowadzi do znacznych kosztów biurokratycznych, zwłaszcza jeśli procesy administracyjne nie są w pełni zdigitalizowane. Ograniczenie biurokracji jest zatem jedną z trzech najważniejszych kwestii dla firm, zarówno na poziomie stanowym, federalnym, jak i unijnym.

Jednak jeśli chodzi o ograniczanie biurokracji, władza ustawodawcza oraz cierpiące władze i administracje stoją na swojej drodze:

W Niemczech do cyfrowej transformacji administracji przyczyniła się przede wszystkim uchwalona w 2017 roku ustawa o dostępie do Internetu (OZG), zgodnie z którą do końca 2022 roku powinien zostać wdrożony cyfrowy dostęp do usług administracyjnych. W lutym uzyskała szerokie poparcie w Bundestagu. Dziś większość w Radzie Federalnej niespodziewanie odrzuciła projekt ustawy. Jednak przyjazne dla użytkownika portale internetowe i wymagane w tym celu wspólne standardy zostały dotychczas wdrożone jedynie częściowo (stan na początek kwietnia 2023 r.). W związku z wolnym tempem cyfryzacji administracji w Niemczech stowarzyszenie cyfrowe Bitkom wzywa do zapewnienia prawa do administracji cyfrowej przy zmianie ustawy o dostępie do Internetu. Dostępna jest już nowa wersja Ustawy o dostępie do Internetu (OZG 2.0). Przeszedł przez wszystkie instancje i 22 marca 2024 r. projekt ustawy został ostatecznie odrzucony większością Rady Federalnej. Ma zostać renegocjowana (stan na czerwiec 2024 r.).

Istnieje wyraźna potrzeba pełnego wykorzystania potencjału efektywnościowego rozwiązań cyfrowej administracji dla niemieckiej gospodarki. Zadaniem jest promowanie i wdrażanie efektywnych cyfrowych procesów administracyjnych w firmach. Powstaje pytanie, kiedy optymalizacja administracyjna ma większy sens niż całkowita modernizacja administracyjna.

🔍 Optymalizacja administracyjna a modernizacja administracyjna

Optymalizacja administracyjna oznacza analizowanie i dostosowywanie istniejących procesów, aby uczynić je bardziej skutecznymi i wydajnymi. Można tego dokonać wprowadzając specjalne narzędzia cyfrowe upraszczające i przyspieszające poszczególne etapy. Przykładami mogą być elektroniczne zarządzanie dokumentami, automatyczne umawianie spotkań lub cyfryzacja procesów formularzy. Działania te są często szybsze i tańsze w realizacji niż całkowita modernizacja.

Modernizacja administracyjna polega natomiast na bardziej kompleksowym przeprojektowaniu procesów administracyjnych. Może to oznaczać wprowadzenie zupełnie nowych systemów i technologii, które zrewolucjonizują istniejące struktury i sposoby pracy. Projekty modernizacyjne mają zazwyczaj charakter długoterminowy i wymagają większych inwestycji w nowe technologie i szkolenia personelu.

✨ Kiedy optymalizacja administracyjna ma sens?

W sytuacjach, gdy istniejące procesy już działają stosunkowo dobrze i zidentyfikowano konkretne wąskie gardła, optymalizacja może okazać się najskuteczniejszym rozwiązaniem. Mniejsze dostosowania i integracja rozwiązań cyfrowych mogą często przynieść szybką poprawę bez konieczności wprowadzania większych zmian strukturalnych. Jest to szczególnie przydatne w przypadku specjalistycznych zadań administracyjnych, w których można zidentyfikować jasne obszary problematyczne i szczegółowo się nimi zająć.

Na przykład wprowadzenie systemu formularzy cyfrowych w dziale, który w dużym stopniu opiera się na dokumentach papierowych, może skutkować znacznym skróceniem czasu przetwarzania i zmniejszeniem liczby błędów. Zdecydowane korzyści może przynieść także zastosowanie podpisów elektronicznych czy automatyzacja procedur powiadamiania.

🔄 Kiedy konieczna jest modernizacja administracyjna?

Kompleksowa modernizacja jest konieczna, gdy istniejące systemy i procesy są na tyle przestarzałe lub nieefektywne, że drobne korekty nie mogą już przynieść zauważalnej poprawy. Istniejące struktury często nie są już w stanie nadążać za wymaganiami nowoczesnej gospodarki cyfrowej. W takich przypadkach konieczna jest gruntowna przebudowa całego krajobrazu procesowego.

Przykładem może być całkowite wprowadzenie platformy cyfrowej dla wszystkich kontaktów administracyjnych firmy. Oznaczałoby to, że firmy mogą obsługiwać wszystkie interakcje z administracją cyfrowo na centralnej platformie – od złożenia wniosku po przetwarzanie i zatwierdzanie. Takie systemy wymagają szerokiej integracji różnych obszarów administracyjnych i przeprojektowania dotychczasowych procesów pracy.

💻 Potencjał cyfrowej administracji

Pełny potencjał cyfrowych procesów administracyjnych polega na ich zdolności do zwiększania przejrzystości, wydajności i przyjazności dla użytkownika. Harmonizując i standaryzując procesy, można ograniczyć nieporozumienia i błędy, co prowadzi do szybszych i bardziej wiarygodnych wyników. Pozwala to firmom oszczędzać zasoby i bardziej skoncentrować się na swoich podstawowych zadaniach.

Dla polityków i władz administracyjnych oznacza to badanie już na wczesnym etapie rozwoju sytuacji w obszarze legislacji i promowanie rozwiązań przynoszących zauważalną ulgę firmom. Wysiłki polityczne muszą mieć na celu identyfikację i eliminowanie lub dostosowywanie przepisów utrudniających funkcjonowanie.

🤝 Praktyczna realizacja poprzez współpracę

Kolejnym ważnym aspektem jest współpraca i wymiana wiedzy pomiędzy wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces cyfryzacji administracji. Wykorzystując konkretną wiedzę o potrzebach firmy, procesy administracyjne można realizować pragmatycznie i celowo. Wymaga to ścisłej współpracy między administracją publiczną, stowarzyszeniami przedsiębiorców i samymi przedsiębiorstwami.

Kluczowe znaczenie ma wdrażanie i stosowanie szeregu rozwiązań do zarządzania cyfrowego we współpracy z innymi partnerami. Może to obejmować wykorzystanie wspólnych platform cyfrowych lub wspólne projekty rozwojowe mające na celu stworzenie dostosowanych rozwiązań spełniających konkretne potrzeby gospodarki.

🔧 Wykorzystanie technologii cyfrowych

Zarówno optymalizacja administracyjna, jak i modernizacja administracyjna mają swoje miejsce, w zależności od konkretnych okoliczności i wyzwań. Krótkoterminowe optymalizacje mogą przynieść szybkie i opłacalne ulepszenia, natomiast długoterminowe modernizacje są niezbędne, aby umożliwić głębokie zmiany strukturalne. Połączenie obu podejść może sprawić, że administracja w Niemczech stanie się bardziej wydajna i przyjazna dla biznesu.

Dzięki konsekwentnemu wykorzystaniu technologii cyfrowych i ścisłej współpracy wszystkich zaangażowanych stron można osiągnąć cel, jakim jest szczupła i wydajna administracja odpowiadająca potrzebom gospodarki. Wczesne i ukierunkowane wsparcie polityczne odgrywa kluczową rolę w pomyślnej realizacji tych strategii.

📣 Podobne tematy

• 📊 200 kontaktów administracyjnych rocznie: Jak firmy cierpią z powodu biurokracji
• 💼 Cyfrowo zamiast papierowo: niemieckie firmy domagają się sprawnej administracji
• ⚙️ Optymalizacja administracyjna a modernizacja: najlepsza strategia dla Niemiec
• 🌐 Administracja cyfrowa: konieczność dla niemieckiej gospodarki
• 🔄 Szybko i oszczędnie: zalety optymalizacji zarządzania
• 🏢 Zmniejsz koszty biurokracji: jak cyfryzacja może pomóc
• 📉 Zwiększ potencjał wydajności: w ten sposób cyfryzacja odciąża firmy
• 💡 Kluczowa jest współpraca: administracja, biznes i polityka ramię w ramię
• 🤝 Współpraca na rzecz odchudzonej administracji: droga Niemiec w przyszłość
• 💻 Od papieru do platformy: wydajność dzięki cyfrowej administracji

#️⃣ Hashtagi: #cyfryzacja administracji #redukcja biurokracji #optymalizacja administracji #modernizacja administracji #administracja cyfrowa

Dlaczego to trudne dla władz, gmin i gmin: Optymalizacja i modernizacja administracyjna dla miast i obszarów wiejskich - Zdjęcie: Xpert.Digital

Administracje publiczne podlegają rygorystycznym przepisom, ustawom i procesom biurokratycznym. Ma to na celu przejrzystość, rozliczalność oraz zapewnienie uczciwości i równego traktowania. Ta rygorystyczna regulacja może spowolnić procesy modernizacyjne. Firmy często mają większą elastyczność i mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe. Działają w regulowanym, ale bardziej dynamicznym środowisku, które daje im większe możliwości wprowadzania innowacji i adaptacji.

Więcej na ten temat tutaj:

• Pod ścisłymi przepisami i swobodą: wyzwania administracji publicznej

🏢 Decyzja pomiędzy optymalizacją administracyjną a modernizacją administracyjną zależy od różnych czynników, w tym bieżących potrzeb, zasobów i celów administracji. Oto kilka sytuacji, w których którakolwiek strategia może mieć większy sens:

🔍 Optymalizacja zarządzania

Kiedy ma to sens:

1. Wymagane rezultaty krótkoterminowe

Gdy potrzebne są szybkie usprawnienia w celu zwiększenia wydajności lub rozwiązania pilnych problemów.

2. Ograniczone zasoby

Gdy zasoby (finansowe, kadrowe, czasowe) są ograniczone i nie są możliwe duże inwestycje w nowe technologie lub daleko idące zmiany.

3. Już funkcjonujące struktury

Kiedy istniejące struktury administracyjne zasadniczo funkcjonują dobrze, ale występują drobne niedociągnięcia lub wąskie gardła w procesach, które można wyeliminować poprzez dostrojenie.

4. Wdrażaj najlepsze praktyki

Jeśli chodzi o doskonalenie istniejących procesów poprzez wprowadzenie sprawdzonych metod i procedur, takich jak te opisane przez KAIZEN (ciągłe doskonalenie).

Więcej na ten temat tutaj:

• KAIZEN: Ciągłe doskonalenie i zmiany w administracji

🔄 Modernizacja administracyjna

Kiedy ma to sens:

1. Długoterminowe i zrównoważone ulepszenia

Kiedy poszukuje się fundamentalnych i długoterminowych zmian, aby przygotować się na przyszłe wyzwania.

2. Modernizacja lub konwersja technologiczna

Gdy istnieją przestarzałe systemy i technologie informatyczne, które wymagają wymiany na nowocześniejsze i wydajniejsze rozwiązania.

3. Problemy strukturalne

Kiedy występują poważne braki strukturalne, których nie można naprawić samą optymalizacją i konieczne są głębokie zmiany.

4. Nowe wymagania

Gdy pojawiają się nowe wymagania prawne lub oczekiwania społeczne administracji, które wymagają wprowadzenia nowych procesów i technologii.

🌟 Optymalizacja administracyjna a modernizacja administracyjna: przewodnik

🚀 Przy podejmowaniu decyzji pomiędzy optymalizacją administracyjną a modernizacją administracyjną decydującą rolę odgrywa konkretna sytuacja i cele organu, gminy, gminy, miasta czy kraju. Oto kilka innych aspektów, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji:

1. Ramy czasowe 🕰️

• Optymalizacja zarządzania: Idealny do krótkoterminowych ulepszeń i szybkich zwycięstw. Tutaj analizowane i optymalizowane są istniejące procesy i struktury w celu osiągnięcia wzrostu wydajności.
• Modernizacja administracyjna: Nadaje się do projektów długoterminowych, które wymagają głębokich zmian i ulepszeń. Projekty te zazwyczaj wymagają więcej czasu na wdrożenie i dostosowanie.

2. Zasoby 💡

• Optymalizacja administracyjna: zazwyczaj wymaga mniej zasobów, zarówno finansowych, jak i ludzkich. Często można w dalszym ciągu wykorzystywać istniejące konstrukcje i technologie.
• Modernizacja administracyjna: Wymaga znacznych zasobów, w tym inwestycji w nowe technologie, szkolenia i ewentualnie doradztwo zewnętrzne.

3. Cele i wyniki 🎯

• Optymalizacja administracyjna: Ma na celu szybki i wymierny wzrost wydajności, taki jak skrócenie czasu przetwarzania lub zmniejszenie kosztów w bieżących operacjach.
• Modernizacja administracyjna: Celem jest fundamentalna odnowienie administracji i zapewnienie jej stabilności w dłuższej perspektywie. Często wiąże się to z wprowadzaniem nowych technologii, przeprojektowaniem struktur organizacyjnych i dostosowaniem się do nowych wymagań prawnych.

4. Wymagania technologiczne 🖥️

• Optymalizacja administracyjna: zazwyczaj wykorzystuje istniejące technologie i ulepsza ich zastosowanie. Może również obejmować drobne ulepszenia technologiczne.
• Modernizacja administracyjna: Często wymaga wdrożenia nowych systemów technicznych, takich jak zmodernizowana infrastruktura IT, rozwiązania automatyzacyjne czy platformy e-administracji.

5. Zmiany strukturalne 🏗️

• Optymalizacja administracyjna: Zwykle brak lub tylko minimalne zmiany strukturalne. Koncentrujemy się na usprawnieniach procesów i zwiększeniu efektywności w ramach istniejącej struktury.
• Modernizacja administracyjna: Często konieczne są drastyczne zmiany strukturalne, aby dostosować administrację do współczesnych wymagań. Może to obejmować reorganizację działów i zadań.

6. Opór i zarządzanie zmianą 🌐

• Optymalizacja administracyjna: Zwykle niższy opór, ponieważ są to stopniowe ulepszenia. Zarządzanie zmianami jest ważne, ale często mniej intensywne.
• Modernizacja administracyjna: większy potencjał oporu, ponieważ głębokie zmiany często spotykają się ze sceptycyzmem. Kompleksowe zarządzanie zmianą jest tutaj niezbędne, aby zapewnić akceptację i uczestnictwo pracowników.

🔍 Wyboru między optymalizacją administracyjną a modernizacją administracyjną należy zatem dokonywać ostrożnie, biorąc pod uwagę konkretne potrzeby, zasoby i cele danej instytucji. Niezbędna jest dokładna analiza obecnej sytuacji i jasne określenie pożądanych rezultatów.

☑️ Ekspert branżowy, tutaj z własnym centrum branżowym Xpert.Digital z ponad 2500 artykułami specjalistycznymi

Konrada Wolfensteina

Chętnie będę Twoim osobistym doradcą.

Możesz się ze mną skontaktować wypełniając poniższy formularz kontaktowy lub po prostu dzwoniąc pod numer +49 89 89 674 804 (Monachium) .

Nie mogę się doczekać naszego wspólnego projektu.

Xpert.Digital to centrum przemysłu skupiające się na cyfryzacji, inżynierii mechanicznej, logistyce/intralogistyce i fotowoltaice.

Dzięki naszemu rozwiązaniu do rozwoju biznesu 360° wspieramy znane firmy od rozpoczęcia nowej działalności po sprzedaż posprzedażną.

Wywiad rynkowy, smarketing, automatyzacja marketingu, tworzenie treści, PR, kampanie pocztowe, spersonalizowane media społecznościowe i pielęgnacja leadów to część naszych narzędzi cyfrowych.

Więcej informacji znajdziesz na: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus