Kunstmatige intelligentie transformeert Microsoft SharePoint met premium AI in een intelligent platform voor contentbeheer

AI -oplossingen voor Microsoft SharePoint: een expertanalyse voor functies, toepassingen en strategische waarde

Artificial Intelligence (AI) transformeert Microsoft SharePoint fundamenteel van een pure documentrepository naar een intelligent platform voor contentbeheer. Deze wijziging gaat voor centrale uitdagingen van moderne bedrijven zoals informatie -overstimulatie, inefficiënte zoekprocessen en hoge kosten door middel van handmatige activiteiten. De analyse toont aan dat geïntegreerde Microsoft -oplossingen, in het bijzonder SharePoint -premium (de verdere ontwikkeling van Microsoft Syntex) en Microsoft 365 Copilot, de focus zijn van deze transformatie. SharePoint Premium biedt diepgaande AI -functies voor geautomatiseerde contentverwerking, analyse en governance, terwijl Copilot als AI -assistent de gebruikersinteractie en productiviteit in Microsoft 365 Suite verbetert. Bovendien is er een markt voor oplossingen van derden die kan worden geïntegreerd in SharePoint en gespecialiseerde AI-functies biedt voor niche-eisen.

De belangrijkste voordelen van het AI -gebruik in SharePoint worden aanzienlijk verhoogd door automatisering (bijv. Documentclassificatie, metadata -extractie, workflow -triggering), verbeterde informatiebevinding door semantische zoekopdrachten en gepersonaliseerde aanbevelingen, geautomatiseerde nalevingshandhaving (bijv. Toepassing van retentie- en vertrouwelijkheidsnamen) en geoptimaliseerd kennisbeheer. Casestudy's tonen een aanzienlijk rendement op investeringspotentieel.

Succesvolle implementatie vereist echter een zorgvuldige planning. Een robuuste informatie-architectuur en solide gegevensbeheerpraktijken zijn basisvoorwaarden om de prestaties van AI-tools volledig te benutten en om beveiligingsrisico's te minimaliseren (met name door het delen van data-over). Bedrijven moeten ook de hybride licentiemodellen begrijpen en budgetten (pay-as-you-go voor SharePoint Premium-verwerking, gebruikersgebaseerde voor governance-functies en copilot). Technische expertise voor de configuratie en training van AI-modellen en goed doordacht veranderingsbeheer zijn ook kritisch over succes. Ethische aspecten zoals databases, gegevensbescherming en transparantie moeten proactief worden aangepakt. De toekomst van SharePoint is onlosmakelijk verbonden met AI, met verdere integraties en meer intelligente functies te verwachten. Bedrijven die AI strategisch integreren in hun SharePoint -omgeving, kunnen duurzame concurrentievoordelen bereiken.

Geschikt hiervoor:

• De beste alterantieve voor SharePoint Premium? AI-integratie van een onafhankelijk en cross-data bronbrede AI-platform voor alle bedrijfszaken

De opkomst van AI in SharePoint Content Management

Traditional Enterprise Content Management (ECM) bereikt zijn grenzen in veel organisaties. De enorme hoeveelheid digitale inhoud groeit exponentieel, wat leidt tot aanzienlijke uitdagingen. Medewerkers besteden een aanzienlijk deel van hun werkuren met de zoektocht naar informatie, vaak met frustrerende resultaten. Informatie overvallen is een wijdverbreid probleem en de kosten voor handmatige processen voor documentbeheer, classificatie en verwerking zijn aanzienlijk. Microsoft SharePoint, als een van de meest gebruikte platforms voor samenwerking en contentbeheer, waarop elke dag enorme hoeveelheden gegevens worden verwerkt (meer dan 2 miljard bestanden en 2 miljoen websites per dag), de focus van deze uitdagingen.

Als reactie hierop ontwikkelt SharePoint zich in toenemende mate van een pure locatie voor documenten naar een intelligent content -serviceplatform dat massaal afhankelijk is van kunstmatige intelligentie (AI). De visie van Microsoft is om AI diep in de kernfuncties van SharePoint en de hele Microsoft 365 Suite te integreren. Het verklaarde doel is om menselijke expertise ("versterking van menselijke ervaringen") te versterken om inhoudsprocessen te automatiseren en inhoud te transformeren in bruikbare kennis.

Deze strategische oriëntatie manifesteert zich aanzienlijk in productontwikkeling en branding. Gespecialiseerde AI -diensten zoals Microsoft SYNTEX en initiatieven zoals Viva -onderwerpen werden oorspronkelijk geïntroduceerd. Met de komst van Microsoft 365 Copilot als een uitgebreide AI -assistent werd echter consolidatie uitgevoerd. SYNTEX werd omgedoopt tot SharePoint Premium en geïntegreerd, die een nauwere verbinding van de AI -verwerkingsfuncties met het kernplatform aangeeft. Tegelijkertijd wordt VIVA-onderwerpen ingesteld met de aanbeveling om te vertrouwen op SharePoint-gebaseerde kennisbeheerervaringen en Copilot. Dit patroon geeft aan dat Microsoft AI-functies niet beschouwt als geïsoleerde add-ons, maar als een integraal onderdeel van de verdere ontwikkeling van SharePoint zelf, waarbij Copilot dient als de primaire interface voor de gebruikersinteractie met deze intelligente functies.

Geïntegreerde Microsoft AI -oplossingen voor SharePoint

Microsoft biedt een aantal AI-gebaseerde oplossingen die rechtstreeks in SharePoint en de Microsoft 365 Suite zijn geïntegreerd. Deze zijn bedoeld om de administratie, verwerking en het gebruik van inhoud intelligenter en efficiënter te maken. De twee centrale pijlers van deze strategie zijn SharePoint Premium (de verdere ontwikkeling van Microsoft Syntex) en Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (ontwikkeling van SYNTEX): AI -gebaseerde inhoudsverwerking, ervaringen en governance

SharePoint Premium positioneert zichzelf als een geavanceerd platform voor contentbeheer en ervaring, dat voortbouwt op de KI- en machine learning -functies van Microsoft SYNTEX. Het beoogt de verwerking van inhoud te automatiseren, de gebruikerservaring te verbeteren in het omgaan met inhoud en het bieden van robuuste bestuursmechanismen.

Een essentieel kenmerk is het flexibele factureringsmodel. Veel van de kernfuncties voor contentverwerking worden gefactureerd via een pay-as-you-go (PayG) -model dat is gekoppeld aan een Azure-abonnement. Dit stelt organisaties in staat om diensten te gebruiken als dat nodig is zonder voorlopige investeringen of licentiebanden voor deze specifieke functies. Tegelijkertijd vereist deze aanpak een link met Azure en het monitoren van de gebruikskosten. Bovendien zijn er functies, vooral op het gebied van uitgebreide governance (voorheen bekend als SharePoint Advanced Management-SAM) die op gebruikers gebaseerde licenties vereisen (op stoel gebaseerd). Deze hybride licentiestructuur-een combinatie van op gebruik gebaseerde facturering via Azure voor Azure voor AI-verwerkingsdiensten en vaste pro-gebruikerskosten voor bestuursfuncties-differs van traditionele licentiemodellen en vereist zorgvuldige planning en budgettering van de organisaties. De noodzaak om zowel Azure -budgetten als gebruikerslicenties te beheren, kan kostenprognoses en licentiebeheer complexer maken dan in een uniform model.

2.1.1. Content-verwerkingsfuncties (AI-gecontroleerde automatisering)

SharePoint Premium biedt een breed scala aan AI-gecontroleerde services om documentverwerking te automatiseren:

Document begrip (ongestructureerde, gestructureerde, vrije vorm, geprefabriceerd)

Dit is een kernfunctie die het mogelijk maakt om AI -modellen te trainen of geprefabriceerde modellen te gebruiken om documenten automatisch te classificeren en specifieke informatie te extraheren.

• Ongestructureerde modellen: worden getraind met behulp van "machine-onderwijs" (een no-code aanpak) met voorbeelddocumenten om patronen te identificeren in documenten zoals letters of contracten. Ze bestaan ​​uit classificaties (om het documenttype te identificeren) en extractoren (om specifieke gegevenspunten te halen).
• Gestructureerde en vrije vormmodellen: zijn gebaseerd op de AI -bouwer van het Power Platform en zijn geschikt voor vormen of documenten met een variabele structuur waarop informatie op verschillende plaatsen kan zijn. U hebt vaak slechts enkele voorbeelddocumenten nodig voor training.
• Bereide modellen: bieden pre -getrainde oplossingen voor veel voorkomende soorten document, zoals facturen, bonnen en contracten om snel informatie te extraheren zonder modellen zelf te trainen.

Autofill kolommen

Gebruik grote taalmodellen (LLMS) om automatisch metadata -kolommen in SharePoint -bibliotheken te vullen op basis van de bestandsinhoud en een gedefinieerde invoerprompt (prompt). Dit kan worden gebruikt voor extractie, classificatie, samenvatting of analyse van inhoud.

Taxonomie tagging

Gebruikt automatisch termen van de Central SharePoint Term Store (beheerde metagegevens) naar documenten op basis van een AI -analyse van de inhoud. Dit verbetert de vondbaarheid, het filteren en het algemene beheer van bestanden aanzienlijk en bevordert de consistentie van de metadata.

Afbeelding tagging

Herken objecten in afbeeldingen met behulp van AI en biedt ze automatisch beschrijvende zoekwoorden die worden opgeslagen in een metagegevenskolom. Dit vergemakkelijkt het zoeken, sorteren en filteren van afbeeldingsbestanden.

Optische karakterherkenning (OCR)

Extraheerde gedrukte of handgeschreven tekst uit afbeeldingsbestanden (JPG, PNG, TIFF) en PDFS, waardoor deze tekst doorzoekbaar en aangegeven. Er zijn echter technische beperkingen op bestandstypen, paginanummer (max. 500 voor OCR), tekenlimiet (64.000), beelddimensies en ondersteunde alfabetten (momenteel voornamelijk Latijn).

Inhoudsassemblage

Schakelt de automatische creatie van gestandaardiseerde, repetitieve zakelijke documenten (bijv. Contracten, werkinstructies, aanbiedingen) mogelijk op op basis van moderne sjablonen die zijn gekoppeld aan gegevensbronnen zoals SharePoint -lijsten. Dit kan aanzienlijke tijdsbesparingen opleveren, zoals een case study aantoont met meer dan 6000 uur die per jaar wordt bespaard.

Documentvertaling

Maakt automatisch vertaalde kopieën van documenten rechtstreeks in SharePoint -bibliotheken, waarbij het oorspronkelijke formaat en de structuur worden bewaard. Ondersteunt verschillende talen.

esignature

Integreert een functie voor het aanvragen en beheren van elektronische handtekeningen rechtstreeks in SharePoint en Microsoft 365. Dit vereenvoudigt handtekeningprocessen en houdt documenten vast tijdens het onderzoeks- en handtekeningproces in de M365 -omgeving, die de naleving ondersteunt. Regionale beschikbaarheid is momenteel nog steeds beperkt.

Pdf samenvoegen/extraheren

Biedt tools voor het samenvoegen van verschillende PDF -bestanden om een ​​enkele te vormen of om een ​​groot PDF -bestand te verdelen in verschillende kleinere.

Verwerkingsregels

Schakelt de definitie van eenvoudiger, op regel gebaseerde acties in documentbibliotheken in om taken te automatiseren, b.v. B. Bestanden verplaatsen op basis van metadata -wijzigingen.

Content ervaart functies (functies voor inhoudservaringen)

Deze functies zijn bedoeld om de interactie van de gebruikers met inhoud te verbeteren:

Verbeterde bestandsviewer

Biedt een uitgebreide weergave voor honderden bestandstypen rechtstreeks in SharePoint/OneDrive/teams en ondersteunt functies zoals opmerkingen.

Inhoudsquery

Maakt precieze vragen mogelijk op basis van specifieke metadata -waarden, die verder gaan dan het pure zoekwoordzoekactie.

Sitesjablonen

Biedt sjablonen voor SharePoint -websites die vooraf worden geconfigureerd voor de administratie, het verwerken en volgen van zakelijke documenten.

Documentportals

Schakel veilige samenwerking in op documenten met externe partijen zoals leveranciers of freelancers.

Zakelijke documenten app & document hub

Toekomstige, gecentraliseerde oppervlakken voor het beheer van hoogwaardige documenten die zijn gepland als door de gebruiker gelicentieerde services.

Content Governance Functies (SharePoint Advanced Management - SAM):

Een essentieel onderdeel van SharePoint -premie zijn de uitgebreide governance -functies die voorheen bekend stonden als SharePoint Advanced Management (SAM). Deze zijn cruciaal voor het veilige beheer van inhoud, vooral met betrekking tot de voorbereiding op AI -tools zoals Copilot.

focus

Controle van inhoudsuitbreiding (onbeperkte groei van inhoud), preventie van overs delen (buitensporige release van inhoud), toegangsbeheer tot SharePoint en OneDrive -website en controle over de levenscyclus van de inhoud.

Belangrijke functies

• Data Access Governance (DAG) Rapporten en inzichten: bieden transparantie over welke inhoud zoals en met wie worden gedeeld, mogelijk overdreven verdeelde websites of bestanden met gevoelige namen.
• Lifecycle -beleid voor site: Schakel de definitie van richtlijnen voor het afhandelen van inactieve websites (bijv. Archivering) in en om geldige website -eigenaren te waarborgen.
• Site Access Reviews: Automatiseer de beoordeling van website -toegangsautorisaties door website -eigenaren.
• Beperkte toegangscontrole (RAC): Hiermee kunt u de toegang tot bepaalde SharePoint -websites of OneDrive -accounts beperken tot gedefinieerde beveiligingsgroepen, ongeacht de bestaande goedkeuring.
• Blokkeer pedia: voorkom dat het downloaden, afdrukken of synchroniseren van bestanden van bepaalde websites of OneDrive, alleen toegang toestaan ​​via de browser.
• Verander de geschiedenis: proses administratieve wijzigingen in websites of organisatorische instellingen.
• AI Insights: gebruik taalmodellen om patronen en potentiële bestuursproblemen in de rapporten te herkennen en aanbevelingen te doen voor actie (bijv. Identificatie inactieve websites met gevoelige inhoud).

Vergunning

Deze uitgebreide governance-functies vereisen meestal afzonderlijke pro-gebruikerslicenties (SAM-licenties). Er moet echter worden opgemerkt dat sommige van deze functies ook zijn opgenomen in Microsoft 365 Copilot -licenties.

Aanvraagcases en voordelen:

SharePoint Premium maakt de automatisering van tal van bedrijfsprocessen mogelijk, zoals: B. De verwerking van facturen en contracten. Het verbetert de nauwkeurigheid van de zoekopdracht door automatisch geëxtraheerde en gebruikte metagegevens en helpt bij het beheren van nalevingsrisico's door automatische classificatie en het gebruik van richtlijnen. Dit leidt tot verbeterde kennisbeheer, verhoogde efficiëntie en productiviteit, kostenbesparingen en hogere gegevensnauwkeurigheid. Casestudy's en analyses duiden op een aanzienlijk rendement op investering (ROI), dat vaak transformerend is in plaats van alleen marginaal.

De implementatie van SharePoint Premium is echter geen triviale onderneming. Het is geen oplossing die eenvoudigweg "is ingeschakeld" en onmiddellijk werkt. Het vereist eerder een aanzienlijke investering in tijd en expertise. De training van aangepaste AI -modellen vereist zorgvuldig geselecteerde voorbeelddocumenten (zowel positieve als negatieve voorbeelden) en de integratie van experts uit de respectieve bedrijfsgebieden. De definitie van duidelijke taxonomieën en het opzetten van contentcentra om de modellen te beheren is ook noodzakelijk. Bovendien moet een bestuursstructuur voor het samenstellen (beoordeling en verfijning) van de geëxtraheerde metadata en classificaties en voor het voortdurende onderhoud van de modellen worden vastgesteld. Succes is niet gegarandeerd zonder zorgvuldige planning, de deelname van experts en continu management. Er zijn ook technische en praktische hindernissen: rapporten wijzen op uitdagingen bij de verwerking van complexe documenten, zoals: B. Multi -pagina PDF's met tabellen die zich uitstrekken over verschillende pagina's of pagina's met verschillende tabellen. Bestandsformaat, grootte en OCR -beperkingen moeten worden waargenomen. Bovendien werden vertragingen in de publicatie van modelupdates en de resulterende problemen met automatische verwerking waargenomen. Deze factoren onderstrepen dat SharePoint -premie krachtig is, maar een goed nadenkende implementatiestrategie en continue zorg nodig hebben om het potentieel ervan te benutten en beperkingen te overwinnen.

Geschikt hiervoor:

• Microsoft Copilot: een uitgebreide analyse van de AI -assistent van Microsoft

Copilot voor Microsoft 365 in SharePoint: AI Assistant voor inhoud en samenwerking

Microsoft 365 Copilot is een AI-gebaseerde productiviteitstool die diep in de Microsoft 365-applicaties is geïntegreerd, waaronder SharePoint. Het maakt gebruik van grote taalmodellen (LLMS) en toegang tot gegevens van de Microsoft -grafiek (e -mails, chats, agenda's, documenten) om contextuele ondersteuning te bieden. Een centrale beveiligingsfunctie is dat Copilot de bestaande gebruikersrechten respecteert; Gebruikers zien alleen informatie waartoe ze al toegang hebben. Gebruik vereist bepaalde Microsoft 365-gebaseerde licenties en een extra Copilot-licentie per gebruiker.

Kernfuncties in SharePoint

Contentcreatie (pagina's/bijdragen)

Copilot ondersteunt auteurs rechtstreeks in de Rich-Text-editor van SharePoint (in het tekstwebgedeelte) bij het maken en herzien van inhoud. Het kan tekst herschrijven, aanpassen, verkorten of het geluid uitvoeren. Bijzonder opmerkelijk is de mogelijkheid om hele SharePoint -sites te genereren op basis van een eenvoudige beschrijving (prompt) of door bestaande documenten (bijvoorbeeld woordbestanden of PowerPoint -presentaties) als basis te gebruiken. Copilot maakt ook gebruik van nieuwe SharePoint -ontwerpfuncties zoals flexibele secties en ontwerpideeën om aantrekkelijke lay -outs te suggereren.

SharePoint -agenten

Dit zijn gespecialiseerde AI -assistenten die beperkt zijn tot de inhoud van bepaalde SharePoint -websites of geselecteerde bestanden en mappen. U kunt vragen beantwoorden over dit specifieke kennisgebied en fungeren als een "subject mattexpert" voor deze inhoud. Elke SharePoint -website ontvangt automatisch een standaardagent. Gebruikers met verwerkingsrechten kunnen extra, aangepaste agenten creëren en hun kennisbasis beperken tot maximaal 20 bronnen (websites, bibliotheken, mappen, bestanden). De agenten respecteren altijd individuele gebruikersrechten. Ze kunnen ook worden geïntegreerd en worden gebruikt in Microsoft -teams. Momenteel worden gewone kantoordocumenten, PDF's, tekstbestanden en HTML ondersteund; Ondersteuning voor foto's, video's en één is gepland. SharePoint -lijsten of pagina's van de zijbibliotheek kunnen momenteel niet als bron worden gebruikt.

Informatie/samenvatting vinden

Copilot kan informatie krijgen van SharePoint -documentbibliotheken, lijsten en websites om gebruikers te helpen bij het zoeken naar bestanden, het genereren van samenvattingen of de extractie van kennis. Binnen de OneDrive of SharePoint -interface kunnen gebruikers Copilot gebruiken om samenvattingen uit documenten te verkrijgen of om vragen te stellen. De mogelijkheid om de vereiste informatie te vinden wordt door vroege gebruikers genoemd als een aanzienlijk voordeel. Er moet echter worden opgemerkt dat de samenvattende vaardigheden in de chatcontext beperkt kunnen zijn (bijvoorbeeld tot de laatste 30 dagen van de chatcursus).

Integratie met Copilot Studio

SharePoint kan dienen als een gegevensbron voor het maken en trainen van aangepaste AI -modellen en agenten in Copilot Studio (voorheen Power Virtual Agents). Dit maakt het mogelijk om generatieve antwoorden te maken op basis van SharePoint -inhoud. De instelling vereist de configuratie van authenticatie om toegang tot SharePoint -gegevens mogelijk te maken.

Aanvraagcases en voordelen

Het gebruik van copilot in SharePoint belooft aanzienlijke productiviteitstoename. Het versnelt de inhoud van de inhoud, vereenvoudigt het ontwerp van websites en pagina's, automatiseert het maken van samenvattingen en verbetert de samenwerking. Het vinden van informatie wordt vergemakkelijkt en de tijd die nodig is voor routinematige activiteiten wordt verkort. Studies en rapporten van initiële gebruikers geven meetbare voordelen: gemiddelde tijdbesparingen van 1,2 tot 10 uur per week, 29 % snellere voltooiing van taken (zoeken, schrijven, samenvattend), verbeterde kwaliteit en nauwkeurigheid van het werk.

Beperkingen en uitdagingen

Ondanks het potentieel zijn er meldingen van uitdagingen en beperkingen op het gebruik van Copilot met SharePoint:

Zoeken/toegangsproblemen

Gebruikers melden inconsistente of onnauwkeurige antwoorden wanneer vragen over SharePoint -inhoud, vooral als het gaat om metadata, bestand tellingen of specifieke details. Copilot lijkt problemen te hebben met vragen over de structuur (meta -problemen) in tegenstelling tot vragen. Het beperkte contextvenster van de LLMS maakt het moeilijk om zeer grote documenten of een groot aantal bestanden te verwerken. Vertragingen bij indexering kunnen de actualiteit van de informatie beïnvloeden. Governance -maatregelen zoals beperkte SharePoint Search (RSS) kunnen de toegang tot de gegevens voor Copilot beperken en dus de kwaliteit van de antwoorden beïnvloeden.

Agentbeperkingen

Het aantal kennisbronnen voor agenten is momenteel beperkt tot 20. Lijsten en pagina's worden niet ondersteund als bronnen. De ondersteuning voor bestandsformaten wordt uitgebreid. Zullen links op pagina's niet werken als een bron van kennis. Problemen met het goedkeuringsproces voor agenten en hun aardingsvaardigheden werden ook gerapporteerd.

Functionele hiaten/inconsistenties

Sommige gebruikers missen functies die bekend zijn van andere AI-tools (bijv. Directe uploading van documenten in chat, modelkeuze, Dall-E-afbeeldingsgeneratie). De prestaties worden soms als eenvoudiger beschouwd dan met gespecialiseerde modellen zoals GPT-4.

Bereidheid tot gegevens

De effectiviteit van copilot hangt grotendeels af van goed georganiseerde, correct gerechtvaardigde gegevens in Microsoft 365 en SharePoint. Het risico van het delen van overs is aanzienlijk en moet worden aangepakt voordat Copilot wordt uitgerold.

Deze observaties suggereren dat Copilot voornamelijk is ontworpen als een assistent voor taken zoals ontwerp, samenvatting en het beantwoorden van vragen op basis van toegankelijke inhoud en semantisch begrip gebruiken. Het is echter geen wondermiddel en vervangt geen precieze, metadata -gecontroleerde zoekprocessen of voorraadtaken. Gebruikers die verwachten dat Copilot exact bestanden of filterelementen telt op basis van complexe metagegevens, kunnen teleurgesteld zijn. De prestaties ervan worden beperkt door de onderliggende gegevens in de Microsoft -grafiek, de limieten van indexering en de gebruikte autorisaties. Een duidelijk verwachtingsbeheer met betrekking tot zijn vaardigheden in vergelijking met traditionele zoekmethoden is daarom cruciaal voor een succesvolle introductie.

Integratie van een onafhankelijk en cross-data bronbrede AI-platform voor alle bedrijfszaken-afbeelding: Xpert.Digital

Ki-Gamechanger: de meest flexibele AI-op-tailor-oplossingen die de kosten verlagen, hun beslissingen verbeteren en de efficiëntie verhogen

Onafhankelijk AI -platform: integreert alle relevante bedrijfsgegevensbronnen

• Dit AI -platform werkt samen met alle specifieke gegevensbronnen
  • Van SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox en vele andere gegevensbeheersystemen
• Snelle AI-integratie: op maat gemaakte AI-oplossingen voor bedrijven in uren of dagen in plaats van maanden
• Flexibele infrastructuur: cloudgebaseerd of hosting in uw eigen datacenter (Duitsland, Europa, gratis locatie-keuze)

• Hoogste gegevensbeveiliging: gebruik in advocatenkantoren is het veilige bewijs
• Gebruik in een breed scala aan bedrijfsgegevensbronnen
• Keuze voor uw eigen of verschillende AI -modellen (DE, EU, VS, CN)

Uitdagingen die ons AI -platform oplost

• Een gebrek aan nauwkeurigheid van conventionele AI -oplossingen
• Gegevensbescherming en beveiligd beheer van gevoelige gegevens
• Hoge kosten en complexiteit van individuele AI -ontwikkeling
• Gebrek aan gekwalificeerde AI
• Integratie van AI in bestaande IT -systemen

Meer hierover hier:

• AI-integratie van een onafhankelijk en cross-data bronbrede AI-platform voor alle bedrijfszaken

Gegevensbeheersystemen in verandering: strategieën voor het succes van het bedrijf in het tijdperk van AI - Image: Xpert.Digital

Andere inheemse AI-functies-sharePoint ontmoet AI: natuurlijke en derdenbenadering in vergelijking

Naast SharePoint Premium en Copilot zijn er andere native Microsoft -technologieën die AI -functies mogelijk maken in de SharePoint -context:

AI Builder -integratie

De AI Builder maakt deel uit van het Microsoft Power-platform en biedt een verzameling vooraf getrainde en aangepaste AI-modellen (bijvoorbeeld voor documentverwerking, objectherkenning, categorisatie, voorspelling). Deze modellen kunnen rechtstreeks in SharePoint worden gebruikt (vaak als onderdeel van de SharePoint Premium/SYNTEX-functies voor gestructureerde/vrije vormverwerking) of via Power Automate Workflows, die worden geactiveerd door SharePoint-gebeurtenissen (bijv. Een bestand uploaden). Dit maakt het mogelijk om op maat gemaakte, op AI gebaseerde automatisering met een lage code/no-code-aanpak te maken. Voorbeelden zijn workflows die automatisch metadata extraheren uit geüploade facturen en in SharePoint -kolommen schrijven of documenten classificeren op basis van hun inhoud. Het gebruik van AI Builder vereist overeenkomstige licenties voor stroomplatforms of AI Builder -credits, waarvan sommige ook werden opgenomen in SYNTEX/Premium -licenties of worden gefactureerd door het PayG -model.

Viva -onderwerpen (is ingesteld)

Viva -onderwerpen gebruikten KI om automatisch kennis te identificeren in Microsoft 365 (inclusief SharePoint), om ze te organiseren en te presenteren in de vorm van onderwerpen en sites. Deze onderwerpen werden weergegeven in context -gerelateerd in applicaties zoals SharePoint, teams en vooruitzichten om het vinden van kennis te vergemakkelijken en experts te identificeren. Viva-onderwerpen zullen echter worden stopgezet in februari 2025. Microsoft richt zich in plaats daarvan op zijn ontwikkelingsinspanningen op door AI ondersteunde kenniservaringen binnen Copilot en rechtstreeks in SharePoint. Bestaande onderwerppagina's gepubliceerd door gebruikers worden omgezet in normale SharePoint -sites die nog steeds kunnen worden gevonden via de zoekopdracht, maar niet langer worden bijgewerkt door AI.

De integratie van AI Builder onderstreept een belangrijk facet van de Microsoft-strategie: terwijl SharePoint Premium een ​​aantal ingebouwde en trainbare AI-modellen biedt voor gemeenschappelijke contentbeheertaken, dient het Power Platform (Power Automats, Power Apps) met AI Builder als primaire tools voor het maken van door de gebruiker gedefinieerde lage code AI-gecontroleerde workflows die interactie hebben met SharePoint-gegevens. Dus als bedrijven AI-automatisering nodig hebben die verder gaan dan de standaardfuncties van premium, bijvoorbeeld voor integratie met externe systemen, voor het implementeren van complexe, multi-fase logica of voor het maken van aangepaste oppervlakken met Power Apps-het Power-platform met AI Builder is de beoogde Microsoft-toolset. Dit biedt een belangrijk uitbreidingsniveau voorbij de ingebouwde premiumfuncties.

Geschikt hiervoor:

• Unframe AI transformeert de AI-integratie voor bedrijven in recordtijd: op maat gemaakte oplossingen in uren of dagen

AI-oplossingen van externe providers voor integratie in SharePoint

Naast de native AI-oplossingen van Microsoft is er een groeiende markt voor tools van derden die AI-functies integreren of uitbreiden in SharePoint. Deze oplossingen hebben vaak betrekking op specifieke niches of bieden alternatieve benaderingen van de Microsoft -aanbiedingen. De integratie is meestal via verschillende mechanismen:

API's

Gebruik van de Microsoft Graph API of specifieke SharePoint -API's om toegang te krijgen tot gegevens en acties uit te voeren.

Connectoren

Platforms zoals Zapier of Power Automats (via aangepaste connectoren) maken de verbinding van SharePoint met externe AI -services mogelijk.

Dedicated add-ins/apps

Oplossingen die zijn ontworpen als een SharePoint Framework (SPFX) -webparts, add-ins of onafhankelijke applicaties en communiceren rechtstreeks met SharePoint.

Voorbeelden en analyse

Het bereik van oplossingen van derden is groot. Hier zijn enkele voorbeelden, gecategoriseerd volgens functionele focus:

Workflow/automatiseringsplatforms (met AI)

• FlowForma: een no-code platform dat generatieve AI (zijn eigen "copilot" en samenvattende functies) gebruikt om complexe workflows te maken die naadloos integreren in Microsoft 365 en SharePoint.
• Nintex: biedt uitgebreide tools voor workflowautomatisering, Robotic Process Automation (RPA) en het genereren van documenten met SharePoint -integratie. Het kan echter een steilere leercurve en hogere kosten hebben.
• Zapier: dient als een integratieplatform ("middleware") dat SharePoint combineert met duizenden andere applicaties, waaronder AI -services zoals "AI by Zapier" (gebruikt modellen zoals OpenAai, Anthropic) of gespecialiseerde AI -tools zoals "Brows AI" voor websitegegevens -extractie. Vooral geschikt voor automatisering van gemakkelijkere, kruisingstaken.
• KissFlow: een andere oplossing voor workflow management die is gericht op niet-technische gebruikers via een eenvoudige gebruikersinterface.
• Sembly.ai: gespecialiseerd in het voldoen aan de productiviteit. Integreert met SharePoint om automatisch door AI gegenereerde vergadernotities, samenvattingen en taken in relevante SharePoint-bibliotheken te genereren. Integratie vindt plaats via API en respecteert bestaande autorisaties.

Semantic Search/Knowledge Management

• PoolParty Semantic Suite (van Graphwise): biedt een semantisch niveau via SharePoint (evenals teams en copilot). Schakelt semantische zoekopdrachten mogelijk (die verder gaat dan trefwoorden en begrijpt synoniemen), automatisch concept-tagging op basis van een centraal beheerde taxonomie en gefacetteerde zoektocht naar verfijning van de resultaten. Geïntegreerd met de SharePoint Term Store, Azure en de Graph API.
• Semaphore (van voortgang): gebruik semantische modellen, tekstwinning en classificatieregels om SharePoint-documenten te verstrekken met rijke, contextgerelateerde metagegevens. Een case study met een wereldwijde non-profit organisatie toonde een verbeterde vondbaarheid van documenten en betere kennisnetwerken op verschillende locaties.
• Expert.AI: een tool voor semantische tekstanalyse met diepgaande aanpassingsopties voor zoekwoorden en concepten. Wordt genoemd in vergelijkingen als een sterk alternatief op het gebied van semantiek.
• Guru: een zoekplatform voor een enterprise AI dat informatie maakt uit verschillende bronnen, waaronder SharePoint, geaggregeerd en gewild na.
• Onyx (voorheen Danswer): een open source AI -platform dat combineert met bedrijfsdocumenten, applicaties (inclusief SharePoint) en mensen. Biedt een chatinterface, connectoren met meer dan 40 systemen en de optie om aangepaste AI -agenten te maken. Kan lokaal of in de cloud worden bediend.

Documentverwerking/opname

• Artsyl Docalpha: integreert nauw met SharePoint en biedt uitgebreide OCR, AI-gebaseerde documentherkenning (automatische classificatie en metadata-toewijzing), intelligente data-extractie (met trainbare modellen) en workflowautomatisering. Streeft naar specifieke industrieën zoals gezondheidszorg, financiën en productie.
• ConceptClassifier (van verschillende providers): een add-on die gebruik maakt van "samengestelde term verwerking" -technologie om ongestructureerde gegevens te classificeren in SharePoint en extract metadata.

Algemene ki/productiviteitsplatforms

• Stack AI: een platform voor het maken van AI -agenten die interageren met interne gegevens en API's, inclusief documentverwerking en zoeken.
• Kama Dei: een platform voor Natural Language Understanding (NLU) met een configureerbare kennisdatabase voor het maken van virtuele agenten.

Open source / ontwikkelaarstools

Op GitHub zijn er verschillende open source -projecten en repositories over SharePoint Development (bijv. Officiële Microsoft Repositories voor documentatie en SPFX -training). Er zijn ook specifieke tools zoals "Prompt Pulse", een Microsoft Teams Power -app die SharePoint gebruikt als gegevensbron voor het delen van Copilot -prompts of meer algemene productiviteitstools met SharePoint -dekking. Onyx is een voorbeeld van een uitgebreider open source Enterprise Search/AI -platform met SharePoint -connector.

Ki Tools Vergelijking: geïntegreerde versus derden benaderingen

Ki Tools Vergelijking: geïntegreerde versus derden benaderingen-afbeelding: Xpert.Digital

De beslissing tussen het gebruik van de geïntegreerde Microsoft AI-oplossingen zoals SharePoint Premium of Copilot en de integratie van tools van derden vereist zorgvuldig overweging van verschillende aspecten. Geïntegreerde oplossingen bieden een zeer diepe integratie in Microsoft 365 en een naadloze gebruikerservaring. Hun functionele bereik is breed en omvat gebieden zoals verwerking, governance en hulp, hoewel de diepte kan variëren, afhankelijk van de functie. De kostenmodellen van deze oplossingen zijn hybride: ze zijn gebaseerd op zowel gebruikers- als op gebruikers gebaseerde benaderingen. Het aanpassingsvermogen is beperkt tot modeltraining, prompts en het gebruik van het Power Platform, terwijl de beveiligingsintegratie is gebaseerd op de bestaande normen en de naleving van Microsoft 365. De onderhoudsinspanning wordt efficiënt gereguleerd door centrale updates van het Microsoft -ecosysteem, maar vereist een bepaalde configuratie en training. Uiteindelijk leidt dit tot een hoge fabrikantband binnen het Microsoft -systeem.

Of kiest u voor gespecialiseerde "best-of-fred" -hulpmiddelen van externe providers voor specifieke AI-taken die een superieure functionaliteit op dit gebied kunnen bieden, maar integratie-inspanningen en mogelijk hogere administratieve kosten veroorzaken, met uitzondering van de Xpert.Digital-partner?

Soluties van derden zijn daarentegen variabel in termen van integratiediepte. Ze werken bijvoorbeeld met API's, connectoren en add-ins, wat extra complexiteit kan betekenen. Ze zijn vaak gespecialiseerd in niches en bieden potentieel diepere functies dan geïntegreerde oplossingen in specifieke gebieden. De kostenmodellen variëren sterk, beginnend met abonnementen op freemium en open source -modellen. Met aanpassingsvermogen is het voordeel vaak bij aanbieders van derden, met name open source-oplossingen, die maximale flexibiliteit mogelijk maken. Deze oplossingen vereisen echter een afzonderlijke test met betrekking tot veiligheid en gegevensverwerking en mogelijk hoger integratiebeheer. De band van de fabrikant is meestal lager, maar er is een afhankelijkheid van de respectieve provider van de derde partij.

De beslissing tussen native Microsoft-integratie en gespecialiseerde tools van derden moet ook worden overwogen met betrekking tot integratie-inspanningen en binding van de fabrikant. Hoewel Microsoft 365 een diepe integratie biedt in uw eigen ecosysteem, kan de obligatie (lock-in) aan deze fabrikant hoog zijn. Derde -partijoplossingen bieden daarentegen mogelijk meer flexibiliteit. Organisaties moeten daarom zorgvuldig overwegen of het veronderstelde voordeel van gespecialiseerde functies de extra kosten en de complexiteit van de integratie rechtvaardigt.

Geschikt hiervoor:

• De gevaren van leveranciersvergrendeling: waarom bedrijven afhankelijkheden moeten vermijden

Effecten van de AI op SharePoint Core -functies

Kunstmatige intelligentie verandert niet alleen de overkoepelende strategieën voor contentbeheer, maar beïnvloedt ook de kernfuncties van SharePoint, met name op de zoek- en procesautomatisering.

Zoeken en informatie vinden

De traditionele zoekwoorden zoeken in bedrijfsportals leidt vaak tot onbevredigende resultaten en een grote hoeveelheid tijd voor gebruikers. AI belooft hier basisverbeteringen:

Van zoekwoorden tot concepten

AI-ondersteunde zoekopdracht gaat verder dan de pure vergelijking van zoekwoorden. Het beoogt de intentie van de gebruiker achter een zoekopdracht te begrijpen en rekening te houden met de semantische context van woorden en zinnen.

Semantische zoekopdracht

Deze technologie maakt gebruik van vectorcodes (wiskundige representaties van woorden en concepten) en spraakmodellen om conceptueel gerelateerde informatie te vinden, zelfs als de exacte zoektermen niet in het document plaatsvinden. Microsoft Search en Copilot met name bouwen op een dergelijke semantische index die wordt gegenereerd uit de gegevens in de Microsoft -grafiek. Deze index maakt het mogelijk om relaties tussen verschillende woordvormen te herkennen, synoniemen te begrijpen en soortgelijke documenten te identificeren in termen van inhoud. Azure AI-zoekopdracht biedt ook semantische functies zoals heropgifte (herevaluatie van de zoekresultaten op basis van semantische relevantie), de extractie van respons-snippets en nadruk. Derde providers zoals Pool Party integreren ook semantische zoekfuncties in SharePoint. Een Microsoft 365 Copilot -licentie in de huurder kan nodig zijn voor bepaalde uitgebreide semantische functies, vooral in de context van Copilot Studio of Azure AI -zoekopdracht om semantische indexering optimaal te gebruiken.

Natuurlijke taalverwerking (NLP) / natuurlijke taalvragen

AI stelt gebruikers in toenemende mate in staat om vragen te stellen in een natuurlijke, dagelijkse taal in plaats van rigide zoektermen te gebruiken. Microsoft 365 Copilot is expliciet ontworpen voor deze conversatie -interactie. Er moet echter worden opgemerkt dat Microsoft heeft aangekondigd dat bepaalde vormen van ondersteuning voor natuurlijke taalvragen in de standaard zoekinterfaces van Microsoft 365 (zoals Outlook, teams, SharePoint Search) vervallen met filters of het gebruik van copilot. Tools zoals LlamaINDEX in combinatie met dataconnectoren (bijv. CDATA) kunnen ook worden gebruikt om aangepaste oplossingen te ontwikkelen die vragen over natuurlijke taal tegen SharePoint -gegevens mogelijk maken. De EDiscovery (Premium) -functie in Microsoft Purview gebruikt ook een natuurlijke taalvragenbouwer in verband met Copilot.

Personalisatie en aanbevelingen

AI -algoritmen analyseren het gedrag van de gebruikers, hun rol in het bedrijf, hun interacties en relaties in de Microsoft -grafiek om gepersonaliseerde zoekresultaten te bieden en proactief relevante inhoud te suggereren (documenten, nieuws, experts).

De voordelen van deze door AI ondersteunde zoekverbeteringen zijn een snellere informatie vinden, meer relevante zoekresultaten, een verbeterde ontdekking van kennis en een vermindering van de tijd die werknemers met de zoekopdracht doorbrengen.

De tabel toont de verschillen tussen de verschillende zoekopdrachten - Afbeelding: Xpert.Digital

De tabel toont de verschillen tussen de verschillende zoekopdrachten. De zoekwoorden zoeken vindt plaats door de exacte vergelijking van termen en is praktisch beperkt vanwege de eenvoud, maar is beperkt in relevantie, omdat het geen rekening houdt met context of synoniemen. De standaard Microsoft -zoekopdracht, die gepersonaliseerd is, maakt ook gebruik van signalen van de Microsoft -grafiek om een ​​betere relevantie te bieden die is afgestemd op de gebruiker. Het verwaarloost echter vaak de semantische context en is erg afhankelijk van de kwaliteit van de grafiekgegevens. De semantische zoekopdracht, die is gebaseerd op technologieën zoals Copilot of Azure AI, werkt met vectorcodes en begrijpt de context en het belang van zoekopdrachten. Het biedt de grootste relevantie omdat het intenties herkent en ook conceptueel vergelijkbaar vindt. Het vereist echter een expliciete opstelling, overeenkomstige licenties en gegevens van hoge kwaliteit en kan de limieten bereiken voor complexe meta-problemen. De natuurlijke taalquery is gebaseerd op conversatie -AI en intentiedetectie maakt intuïtieve en flexibele input mogelijk. Het kan echter dubbelzinnig zijn, wordt slechts in beperkte mate ondersteund in standaard gebruikersinterfaces en de nauwkeurigheid ervan hangt grotendeels af van de kwaliteit van het onderliggende model.

De ontwikkeling van de zoekopdracht in Microsoft 365 toont een duidelijke richting: Copilot vertegenwoordigt de volgende generatie en gebruikt een meer geavanceerde semantische index dan de standaard Microsoft -zoekopdracht. Terwijl de standaardonderzoek al de personalisatie door de Microsoft -grafiek integreert, voegt Copilot een dieper semantisch begrip toe en de mogelijkheid om logisch in te loggen. De instelling van Microsoft Search in Bing ten gunste van Copilot onderstreept deze strategische oriëntatie. Desalniettemin bereikt de Copilot -zoekopdracht ook in de praktijk limieten, vooral in het geval van onvoldoende voorbereide gegevens of onduidelijke autorisaties. Tools zoals beperkte SharePoint Search (RSS) illustreren het spanningsgebied tussen de brede gegevenstoegang die AI nodig heeft, en de vereisten van het gegevensbeheer, dat zowel copilot als de standaardzoektocht beïnvloedt. Dus Copilot is niet alleen een "betere zoekopdracht", maar een AI -assistent wiens zoekvermogen is gebaseerd op semantisch begrip, maar afhankelijk is van de kwaliteit en toegankelijkheid van de onderliggende gegevens.

Procesautomatisering en contentbeheer

AI revolutioneert ook de manier waarop inhoud wordt beheerd in SharePoint en geïntegreerd in processen:

Geautomatiseerde classificatie en trefwoorden

AI -modellen, met name die van SharePoint Premium/SYNTEX, kunnen automatisch documenten analyseren en classificeren op basis van hun inhoud. Ze passen vooraf gedefinieerde metadata -tags toe, hetzij op basis van getrainde modellen of door integratie met de SharePoint Taxonomy (beheerde metadata). Dit vermindert de handmatige inspanning aanzienlijk en zorgt voor consistente metagegevens over de hele documentvoorraad.

Metadata -extractie

Naast de pure classificatie kan KI specifieke informatie extraheren - zoals gegevens, namen, bedragen, contractuele clausules - van gestructureerde (vormen) en ongestructureerd (letters, contracten). Deze geëxtraheerde gegevens worden opgeslagen in SharePoint-kolommen (metadata-velden) en maken dus metadata-gecontroleerde processen mogelijk en aanzienlijk verbeterde vondbaarheid.

Workflow -automatisering

De automatisch geëxtraheerde metagegevens of de classificatie is gebruikt als trigger voor stroomafwaartse workflows die meestal worden gemaakt met stroomautomaten. Voorbeelden hiervan zijn goedkeuringsprocessen op basis van een geëxtraheerd factuurbedrag, meldingen voor aankomende contractuele processen of de automatische routing van documenten naar de verantwoordelijke afdeling.

Compliance Automation (opslag/vertrouwelijkheidsnamen)

Een bijzonder belangrijke toepassing is het automatische gebruik van richtlijnen voor compliance. AI -modellen (binnen SharePoint Premium/SYNTEX) kunnen zodanig worden geconfigureerd dat u automatisch opslagnamen (retentielabels) of vertrouwelijkheidsnamen (gevoeligheidslabels) van Microsoft Purview naar documenten toepast, op basis van hun classificatie of de erkende inhoud (bijv. Sensitieve informatie). Dit zorgt ervoor dat inhoud wordt behandeld volgens de richtlijnen van het bedrijf en wettelijke vereisten zonder dat gebruikers handmatig moeten ingrijpen. De configuratie vindt plaats door de Purview -namen te koppelen aan de AI -modellen of door richtlijnen voor het labelen van autobanden in Purview, die reageren op bepaalde soorten inhoud, gevoelige informatietypen, zoekwoorden of trainbare classificaties. Een concreet voorbeeld zou een SYNTEX-model zijn dat "productspecificaties" herkent en automatisch een gebeurtenisgebaseerde opslagnaam "5 jaar na de productinstelling" gebruikt. Power Automats kunnen ook worden gebruikt om namen toe te passen op basis van workflow -logica.

Inhoudsassemblage

Zoals reeds vermeld, automatiseert deze functie het maken van gestandaardiseerde documenten.

De voordelen van deze automatisering zijn duidelijk: verhoogde efficiëntie, vermindering van handmatige fouten, verbeterde naleving, hogere gegevensconsistentie en versnelde bedrijfsprocessen.

Het vermogen van de AI om nalevingstaken te automatiseren, is een paradigmaverschuiving. Traditioneel was de naleving van de retentieperioden of de bescherming van gevoelige gegevens sterk afhankelijk van handmatige processen en de zorg voor de werknemers beide zijn vatbaar voor fouten en moeilijk te schalen. KI, vooral door SharePoint Premium/SYNTEX, maakt nu compliance -richtlijnen mogelijk die in Microsoft Purview worden gedefinieerd om ze proactief en automatisch af te dwingen op basis van de inhoud van de documenten. Door de AI te begrijpen welk type document het is of dat het gevoelige informatie bevat, kan het de juiste opslag- of vertrouwelijkheidsnaam gebruiken zonder dat een gebruiker dit handmatig moet doen. Dit verhoogt de consistentie van de toepassing drastisch en vermindert het risico op nalevingsovertredingen. Dit is een aanzienlijke toegevoegde waarde voor bedrijven in gereguleerde industrieën of die met grote hoeveelheden gevoelige gegevens. AI fungeert als een brug tussen de inhoud zelf en de governance -regels die erop kunnen worden gebruikt en maakt geautomatiseerde handhaving op grote schaal mogelijk.

AI & XR-3D-renderingmachine: vijf keer expertise van Xpert.Digital in een uitgebreid servicepakket, R&D XR, PR & SEM-beeld: Xpert.Digital

Xpert.Digital heeft diepe kennis in verschillende industrieën. Dit stelt ons in staat om op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen die zijn afgestemd op de vereisten en uitdagingen van uw specifieke marktsegment. Door continu markttrends te analyseren en de ontwikkelingen in de industrie na te streven, kunnen we handelen met vooruitziende blik en innovatieve oplossingen bieden. Met de combinatie van ervaring en kennis genereren we extra waarde en geven onze klanten een beslissend concurrentievoordeel.

Meer hierover hier:

• Gebruik de 5 -voudig competentie van Xpert.Digital in één pakket - van 500 €/maand

Gegevensbescherming en governance: beveiligde implementatie van AI Solutions-Image: Xpert.Digital

Strategische waarde- en implementatieoverwegingen

De integratie van AI in SharePoint biedt een aanzienlijke strategische toegevoegde waarde die verder gaat dan de verbetering van individuele functies. De beslissing om de implementatie te implementeren moet echter worden gebaseerd op zorgvuldige overweging van de voordelen, kosten en noodzakelijke vereisten.

De business case: waarom AI implementeren in SharePoint?

De argumenten voor het gebruik van AI in SharePoint zijn divers en raken de kerngebieden van de prestaties van het bedrijf:

Efficiëntie en productiviteit

Het meest tastbare voordeel is de massale tijdbesparing door de automatisering van handmatige en repetitatieve taken. Dit omvat gegevensinvoer, documentclassificatie, plafond, samenvatting en het maken van standaarddocumenten. Medewerkers worden ontslagen van routinematige activiteiten en kunnen zich concentreren op meer strategische, meer toegevoegde taken met waarde. De verbeterde zoekopdracht versnelt ook het vinden van informatie.

Kennisbeheer

Ki helpt de vaak ongestructureerde informatiegehoeveelheden in SharePoint om te zetten in georganiseerde en toegankelijke kennis. Automatische coup -wijzerplaat en classificatie verbetert de vondbaarheid en herbruikbaarheid van informatie. Hoewel Viva -onderwerpen zijn vastgesteld, blijft het doel om mensen beter te netwerken met kennis en expertise, nu vooral via SharePoint en Copilot.

Compliance & governance

AI maakt de geautomatiseerde implementatie van nalevingsrichtlijnen mogelijk. Het automatische gebruik van opslag- en vertrouwelijkheidsaanduidingen op basis van de inhoud, de herkenning van gevoelige informatie en het consistente gebruik van metadata helpt om nalevingsrisico's te verminderen en de gegevensnauwkeurigheid te vergroten. Dit ondersteunt ook auditeerbaarheid.

Kostenbesparingen & ROI

Automatisering vermindert de operationele kosten veroorzaakt door handmatige processen, probleemoplossing en inefficiënt zoeken. Potentiële besparingen zijn ook het gevolg van de consolidatie van tools en het vermijden van kosten voor gespecialiseerde legacy -systemen. Casestudy's en ROI -analyses, zowel voor SYNTEX/Premium als Copilot, duiden op een hoog spaarpotentieel dat vaak veel verder gaat dan marginale verbeteringen en een rendement op investering kan behalen van meer dan 100% naar meer dan 400%.

Duurzaamheid

De implementatie van AI bereidt de inhoudsbasis voor op toekomstige ontwikkelingen en met name voor AI -assistenten zoals Copilot. Het positioneert het bedrijf in overeenstemming met de algemene trend voor de integratie van AI in de digitale werkplek.

Implementatiefactoren

De introductie van AI -oplossingen in SharePoint vereist een strategische aanpak en de overweging van verschillende belangrijke factoren:

Licentie en kosten

Het begrijpen van de licentiemodellen is essentieel. SharePoint Premium combineert een pay-as-you-go-model (via Azure-abonnement) voor verwerkingsdiensten met gebruikersgebaseerde licenties voor uitgebreide governance-functies (SAM). Microsoft 365 Copilot vereist ook een afzonderlijke gebruikerslicentie naast de op M365 gebaseerde licenties. De kosten, met name voor premiumfuncties en copilot, kunnen een hindernis zijn, vooral voor kleinere organisaties. Het gebruik van kostencomputers en beoordelingstools wordt aanbevolen. De oprichting van de PayG -factuur vereist een link naar een Azure -abonnement en een resource -groep.

Data Readiness & Information Architecture (IA)

Dit is een van de meest kritische succesfactoren. De effectiviteit van AI -tools, met name Copilot, hangt massaal af van de kwaliteit, organisatie en de autorisaties van de onderliggende gegevens in SharePoint en Microsoft 365. Een robuuste informatiearchitectuur is essentieel: duidelijke structuur van websites en hubsites, consistent gebruik van metadata en ingrediëntentypen, logische map -map en naamsconventies. Redundante, verouderde of triviale (rode) gegevens moeten worden geïdentificeerd en aangepast omdat ze de AI -resultaten kunnen beïnvloeden. De beslissende factor is de beoordeling en correctie van bestandsvergunningen en het verwijderen van overschrijding voordat AI -tools zoals Copilot breed worden geïntroduceerd. Tools zoals SharePoint Advanced Management (SAM) en Microsoft Purview staan ​​hier centraal in. AI zelf beïnvloedt ook de best practices voor IA-gestandaardiseerde metadata, geautomatiseerde tagging-processen en kwaliteitscontroles worden nog belangrijker. De behoefte aan een vaste gegevensbasis kan niet genoeg worden benadrukt; AI is geen vervanging voor basisinformatiehygiëne, maar vereist dit.

Technische implementatie en expertise

Het instellen van SharePoint -premium vereist configuratiestappen zoals koppeling naar Azure, het instellen van contentcentra en het trainen van aangepaste modellen. Dit kan technische knowhow vereisen en het noodzakelijk maken om IT-specialisten of externe partners te integreren. Er is een leercurve voor beheerders en gebruikers. Het is raadzaam om klein te beginnen, specifieke, veelbelovende toepassingen te identificeren en de oplossingen geleidelijk uit te rollen.

Uitdagingen en beperkingen

Organisaties moeten zich bewust zijn van de potentiële technische hindernissen, zoals: B. Nauwkeurigheidsproblemen in modellen, verwerkingslimieten voor bepaalde bestandstypen, maten of complexe lay -outs, inconsistenties in copilot -antwoorden of complexiteiten bij de integratie van verschillende systemen.

Change Management & Adoption

De introductie van AI -tools verandert werkmethoden. Succesvolle acceptatie vereist gerichte gebruikerstraining, duidelijke communicatie via de voordelen en limieten van de tools en mogelijk de oprichting van interne "kampioenen" of vermenigvuldigers.

Geschikt hiervoor:

• Trusty AI: Europa's troefkaart en de kans om een ​​leidende rol op te nemen in kunstmatige intelligentie

Overwegingen van ethische en gegevensbescherming

Het gebruik van AI in de context van het bedrijf roept belangrijke ethische en gegevensbeschermingsvragen op die proactief moeten worden behandeld:

Vooringenomenheid en billijkheid

AI -modellen leren van gegevens en kunnen daarom bestaande vooroordelen (bias) absorberen en versterken. Dit kan leiden tot discriminerende of oneerlijke resultaten. Continue monitoring en aanpassing van de modellen zijn vereist om bias te herkennen en te minimaliseren. De gegenereerde inhoud en suggesties moeten worden gecontroleerd op neutraliteit en inclusiviteit.

Gegevensbescherming en beveiliging

AI -systemen zoals Copilot -proces mogelijk grote hoeveelheden bedrijfsgegevens, inclusief gevoelige of persoonlijke informatie. Het belangrijkste risico is dat onjuiste autorisaties (overs delen) of onjuiste configuraties gevoelige gegevens toegankelijk maken onbedoeld gebruikers die niet moeten zien. Robuuste codering, strikte toegangscontroles en naleving van gegevensbeschermingsvoorschriften (zoals GDPR/GDPR) zijn essentieel. Microsoft benadrukt dat Copilot maatregelen voor commerciële gegevensbescherming gebruiken die voorkomen dat gebruikersprompts of gegevens worden gebruikt om openbare LLM's te trainen. Desalniettemin moeten organisaties hun eigen richtlijnen voor gegevensverwerking definiëren en communiceren en met name zorgvuldig omgaan met juridisch beperkte gegevens (bijv. Gezondheidsgegevens/PHI, PII).

Transparantie en verantwoordelijkheid

Gebruikers moeten kunnen begrijpen hoe AI-gegenereerde antwoorden tot stand komen. Aangezien LLMS af en toe "hallucinerend", d.w.z. valse maar overtuigend klinkende informatie, is het cruciaal dat gebruikers de resultaten kritisch controleren en verifiëren. Richtlijnen voor gebruik van gebruik en verantwoordelijkheden voor het controleren van AI -resultaten zijn noodzakelijk.

Principes verantwoordelijk AI

Het gebruik van AI moet ethische principes volgen: respectvol, conform en zorgvuldig om schade te voorkomen. Aspecten zoals toegankelijkheid van de AI -tools en de mogelijke effecten op banen moeten in aanmerking worden genomen. Overmatige afhankelijkheid van AI die het kritische denken vermindert, moet worden vermeden.

De introductie van AI in SharePoint creëert een inherente dualiteit: enerzijds maken deze tools enorme efficiëntiewinst mogelijk door toegang en verwerken grote hoeveelheden gegevens. Aan de andere kant openen deze vaardigheden precies nieuwe Riskovectors voor gegevensbescherming en gegevensbeveiliging. Het vermogen van Copilot om toegang te krijgen tot e -mails, chats en documenten om contextuele hulp te bieden, brengt ook het risico van onbedoelde openbaarmaking van gevoelige informatie met zich mee als de onderliggende machtigingen onjuist of te uitgebreid zijn. Het is daarom essentieel dat de implementatie van AI -tools hand in hand is met het versterken van beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen, evenals het opzetten van duidelijke ethische richtlijnen en bestuursprocessen. De voordelen van de AI kunnen alleen op verantwoorde wijze worden geïmplementeerd als de bijbehorende risico's actief worden beheerd.

Microsoft 365 en AI: trends, tools en de volgende generatie productiviteit

De integratie van AI in SharePoint is pas aan het begin. De toekomstige ontwikkeling moet worden gevormd door de volgende trends:

Diepere en bredere AI -integratie

Verwacht wordt dat AI -functies nog naadloos en uitgebreider zijn geïntegreerd in SharePoint, OneDrive, teams en andere Microsoft 365 -services. AI zal in toenemende mate de basis vormen voor contentbeheer, automatisering en gebruikerservaringen.

Verdere ontwikkeling van SharePoint Premium

Van Microsoft wordt verwacht dat het de functies van SharePoint Premium verder uitbreidt. Functies zoals de Business Documents -app, de documenthub, archivering op bestandsniveau en langere retentieperioden voor M365 -back -up staan ​​op de routekaart. De kernfuncties van inhoudsverwerking en overheid worden ook verder ontwikkeld, b.v. B. Via nieuwe AI -regels voor het instellen van vertrouwelijkheids- en opslagnamen.

Verbeteringen bij Copilot

Verwacht wordt dat Copilot intelligenter, beter geïntegreerd is (bijv. Deelname van VIVA -verbindingskaarten bij agenten) en mogelijk capabel in relatie tot complexere taken en conclusies. Verbeteringen in taalinteractie worden ook verwacht.

Geoptimaliseerde auteurs ervaring

Het creëren van inhoud in SharePoint wordt verder vereenvoudigd door AI, b.v. B. Via AI-gebaseerde side creatie, ontwerpsuggesties voor nevensecties, meer flexibele lay-outs (12-kolom roosters), realtime co-auteur van pagina's en verbeterde tools voor tabelverwerking.

Aanhoudende focus op governance

Gezien de groeiende hoeveelheden gegevens en het verhogen van het AI -gebruik, wordt verwacht dat Microsoft de tools blijft ontwikkelen en verbeteren om toegang, levenscyclus en naleving in het AI -tijdperk te beheren.

Geschikt hiervoor:

• De manier van Europa op technologische soevereiniteit door AI-gebaseerde automatisering: een analyse van de Kiro 2024-aanbevelingen

Aanbevelingen: verhoogde efficiëntie en kennisbeheer door AI in SharePoint

De integratie van kunstmatige intelligentie markeert een keerpunt voor Microsoft SharePoint. Het platform ontwikkelt zich van een systeem voor pure documentopslag naar een intelligente omgeving voor contentbeheer, samenwerking en het vinden van kennis. De native oplossingen van Microsoft, boven alle SharePoint -premium (als een verdere ontwikkeling van SYNTEX) en Microsoft 365 Copilot, bieden krachtige, zelfs als u zich ontwikkelt, tools voor het automatiseren van processen, verbetering van de zoek- en ondersteuning van gebruikers. Deze worden aangevuld met gespecialiseerde oplossingen op de derde partij. De strategische waarde is een aanzienlijke toename van de efficiëntie, verbeterde toegang tot kennis, geautomatiseerde naleving en mogelijk hoge kostenbesparingen.

Om dit potentieel met succes te verhogen, zijn strategische planning en zorgvuldige implementatie essentieel. Op basis van de analyse resulteert de volgende kernaanbevelingen:

Prioriteit geven aan behoeftenanalyse en toepassingen

Introduceer geen AI -oplossingen voor uw eigen bestwil. Identificeer concrete bedrijfsuitdagingen-het is inefficiënte documentverwerking, slechte zoekresultaten, nalevingskloven of kennissilo's die AI kunnen bieden meetbare toegevoegde waarde. Geef prioriteit aan applicaties op basis van het verwachte rendement op investering (ROI) en strategisch belang.

Gegevensbeheer opleggen als een basis

Dit is de belangrijkste voorwaarde. Voordat u AI -tools zoals Copilot- of uitgebreide premiumfuncties uitrolt, investeert u tijd en bronnen bij het opruimen van uw databases, de optimalisatie van de informatiearchitectuur en de renovatie van machtigingen en het overschrijden van problemen. Gebruik de tools van SharePoint Advanced Management (SAM) en Microsoft Purview. Een solide bestuur is geen optie, maar de basis voor effectief en veilig gebruik van AI.

Weeg native versus externe oplossingen

Evalueer de Native Solutions SharePoint Premium en Copilot vanwege hun diepe integratie voor kernvereisten op het gebied van inhoudsverwerking en algemene AI-hulp binnen Microsoft 365. Overweeg tools van derden als er specifieke, zeer prioritaire niche-eisen zijn die niet worden behandeld door de native aanbiedingen, of als er al sterke beleggingen zijn gedaan in bestaande derde partijoplossingen. Houd rekening met de afwegingen met betrekking tot integratiediepten, functiespecialisatie, kosten en onderhoudsinspanningen.

Begin klein en ga door met iteratief

Start pilootprojecten voor geselecteerde applicaties of afdelingen. Gebruik simulatiemodi waar beschikbaar (bijvoorbeeld voor richtlijnen voor auto-labels) om de effecten te schatten. Meet de resultaten en ROI en verfijn modellen en processen voordat u een brede introductie plant. Communiceer duidelijk de huidige vaardigheden en de grenzen van AI -tools om realistische verwachtingen te stellen.

Proactieve licenties en ethiek

Familie maakt zich vertrouwd met de hybride licentiemodellen van SharePoint Premium en de kostenstructuren van Copilot. Rekening houden met de nodige Azure -budgetten voor PayG -diensten. Ontwikkel duidelijke ethische richtlijnen en gebruiksrichtlijnen voor AI -tools die aspecten zoals gegevensbescherming, vooringenomenheid en de noodzaak om het resultaat te controleren aanpakken. Plan gebruikerstraining en verandermanagementmaatregelen.

Concluderend kan worden verklaard dat de integratie van AI van cruciaal belang is voor toekomstige toegevoegde waarde van SharePoint. Een strategische, goed gecontroleerde en iteratieve aanpak die de technologische mogelijkheden combineert met solide bestuurspraktijken en ethische overwegingen is de sleutel tot het realiseren van de belangrijke voordelen en tegelijkertijd de inherente risico's beheren.

☑️ MKB -ondersteuning in strategie, advies, planning en implementatie

☑️ Creatie of herschikking van de AI -strategie

☑️ Pioneer Business Development

Konrad Wolfenstein

Ik help u graag als een persoonlijk consultant.

U kunt contact met mij opnemen door het onderstaande contactformulier in te vullen of u gewoon bellen op +49 89 674 804 (München) .

Ik kijk uit naar ons gezamenlijke project.

Xpert.Digital is een hub voor de industrie met een focus, digitalisering, werktuigbouwkunde, logistiek/intralogistiek en fotovoltaïsche.

Met onze 360 ​​° bedrijfsontwikkelingsoplossing ondersteunen we goed bekende bedrijven, van nieuwe bedrijven tot na verkoop.

Marktinformatie, smarketing, marketingautomatisering, contentontwikkeling, PR, e -mailcampagnes, gepersonaliseerde sociale media en lead koestering maken deel uit van onze digitale tools.

U kunt meer vinden op: www.xpert.Digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus