Gepubliceerd op: 15 november 2024 / Bijgewerkt op: 15 november 2024 – Auteur: Konrad Wolfenstein
Intranet versus marketing en PR: de onderschatte, omdat onzichtbare, kracht van interne communicatie – Afbeelding: Xpert.Digital
Corporate Whisperer: Effectieve intranetcommunicatie voor het behalen van bedrijfsdoelen
Intranet als thuisbasis: de bijzondere rol van interne communicatie
Intranetgebaseerde bedrijfscommunicatie verschilt fundamenteel van traditionele marketing en public relations (PR), omdat het gericht is op interne doelgroepen en specifieke communicatiedoelen binnen een bedrijf. Hieronder vindt u de belangrijkste verschillen en functionaliteiten:
Focus- en doelgroepen
Intranetcommunicatie
Deze vorm van communicatie is uitsluitend gericht op de medewerkers van een bedrijf. Het doel ervan is de interne informatiestroom te waarborgen, de bedrijfscultuur te versterken en de organisatieprocessen te ondersteunen. Typische instrumenten zijn intranetplatforms, circulaires, personeelsmagazines, e-mails en interne evenementen.
Marketing en PR
Deze disciplines zijn voornamelijk extern gericht. De taak van marketing is het promoten van producten of diensten en het stimuleren van directe acties zoals aankopen. Public relations (PR) daarentegen richt zich op het opbouwen en onderhouden van het publieke imago van het bedrijf. Beide disciplines werken met externe doelgroepen zoals klanten, investeerders of de media.
Doelstellingen en strategieën
Intranetcommunicatie
De belangrijkste doelstellingen zijn het bevorderen van de motivatie van medewerkers, het versterken van de teamgeest en het waarborgen van een vlotte informatie-uitwisseling. Het draagt ook bij aan interne transparantie en ondersteunt de dialoog tussen de verschillende hiërarchische niveaus.
marketing
De focus ligt hier op verkoopbevordering en het direct aanspreken van klanten. Marketingstrategieën zijn vaak gericht op de korte termijn om onmiddellijke resultaten te behalen, zoals een hogere omzet.
PR
Public relations streeft naar langetermijndoelen zoals het opbouwen van vertrouwen, het onderhouden van relaties met diverse belanghebbenden en het verbeteren van het imago van het bedrijf. PR werkt indirect door het imago van het bedrijf te beïnvloeden via media en communicatiekanalen zoals sociale media.
Communicatiekanalen
Intranetcommunicatie
Gebruik interne kanalen zoals het intranet, e-mailsysteem of interne nieuwsbrieven. Deze kanalen zijn specifiek ontworpen voor intern gebruik en bieden vaak interactieve functies zoals forums of enquêtes om de dialoog tussen medewerkers te stimuleren.
marketing
Gebruik externe kanalen zoals reclame (tv, radio, online), sociale media, e-mailmarketing of zoekmachineoptimalisatie (SEO) om klanten te bereiken.
PR
Gebruik persberichten, mediarelaties, samenwerkingen met influencers en evenementen om het bedrijf positief aan het publiek te presenteren.
Meetbaarheid
Intranetcommunicatie
Het meten van succes is vaak lastiger dan in marketing of PR. Het is veelal gebaseerd op kwalitatieve factoren zoals medewerkerstevredenheid of feedback uit interne enquêtes.
marketing
Het is sterk datagedreven en maakt gebruik van trackingtools om klikfrequenties, conversies en andere KPI's (Key Performance Indicators) te meten.
PR
De impact van PR-maatregelen is vaak indirect meetbaar. Succesindicatoren kunnen onder meer media-aandacht, bereik op sociale netwerken of de algemene perceptie van het bedrijf omvatten.
Er zijn interfaces.
Hoewel intranetcommunicatie intern is en marketing en PR extern georiënteerd zijn, zijn er raakvlakken. Sterke interne communicatie kan een positieve invloed hebben op het externe imago van een bedrijf. Wanneer medewerkers goed geïnformeerd zijn en zich met het bedrijf identificeren, dragen ze deze positieve perceptie vaak naar buiten uit. Bovendien moeten marketing- en PR-afdelingen nauw samenwerken om consistente boodschappen zowel intern als extern te communiceren.
Pas op voor misstappen: vermijd deze intranetblunders.
Bij het beheren van een bedrijfsintranet kunnen talloze fouten worden gemaakt die de effectiviteit en acceptatie ervan door medewerkers kunnen belemmeren. Hieronder enkele van de meest voorkomende fouten:
1. Verouderde of onnauwkeurige inhoud
Als de inhoud niet regelmatig wordt bijgewerkt, verliezen medewerkers het vertrouwen in de relevantie van het intranet. Verouderde informatie kan leiden tot misverstanden en de bruikbaarheid van het systeem aanzienlijk verminderen.
2. Gebrek aan gebruiksvriendelijkheid
Een intranet moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn. Een slechte gebruikersinterface (UI) of ingewikkelde navigatie kan ertoe leiden dat medewerkers het intranet mijden of er niet effectief gebruik van maken. Een gebruiksvriendelijk ontwerp en een duidelijke structuur zijn cruciaal voor het succes ervan.
3. Onvoldoende zoekfunctie
Een ineffectieve zoekfunctie is een veelvoorkomend probleem. Als medewerkers de benodigde informatie niet snel en gemakkelijk kunnen vinden, leidt dit tot frustratie en een lagere productiviteit. Dit kan worden verergerd door een overvolle datastructuur of een gebrek aan duidelijke scheiding tussen actuele en verouderde documenten.
4. Geen duidelijke bestuursstructuur
Zonder duidelijke regels voor contentbeheer wordt het intranet vaak een 'stortplaats' voor van alles en nog wat. Dit leidt tot een overvloed aan irrelevante of verouderde informatie, waardoor de efficiëntie van het systeem verder afneemt.
5. Gebrek aan personalisatie
Een intranet dat geen gepersonaliseerde content biedt op basis van de rollen of interesses van medewerkers, kan snel irrelevant worden. Medewerkers zouden alleen informatie moeten zien die voor hen relevant is om overbelasting en desinteresse te voorkomen.
6. Beperkte mobiliteit
In de huidige werkomgeving is het cruciaal dat medewerkers via mobiele apparaten toegang hebben tot het intranet. Een gebrek aan mobiele ondersteuning kan de flexibiliteit beperken en met name mobiele of op afstand werkende teams benadelen.
7. Beveiligings- en gegevensbeschermingskwesties
Onvoldoende beveiligingsmaatregelen kunnen ertoe leiden dat gevoelige bedrijfsgegevens in gevaar komen. Het is belangrijk om robuuste beveiligingsprotocollen te implementeren om datalekken te voorkomen.
8. Buitengewoon hoge toetredingsdrempels
Als de toegang tot het intranet ingewikkeld is of er veel obstakels zijn (bijvoorbeeld complexe inlogprocedures), zullen medewerkers minder geneigd zijn het regelmatig te gebruiken. Eenvoudig inloggen en integratie met bestaande systemen (zoals Active Directory) zijn cruciaal.
9. Gebrek aan integratie met andere systemen
Een intranet moet naadloos geïntegreerd zijn met andere belangrijke bedrijfssystemen, zoals HR-software of e-mailplatformen. Als dit niet gebeurt, leidt dit tot inefficiëntie en dubbele werkprocessen.
10. Te ambitieuze doelen stellen
Onrealistische verwachtingen ten aanzien van het intranet kunnen demotiverend werken als ze niet worden waargemaakt. Stel daarom liever kleine, haalbare doelen om snel successen te boeken en de acceptatie van het systeem te bevorderen.
11. Slechte prestaties en lange oplaadtijden
Prestatieproblemen zoals trage laadtijden of systeemcrashes tijdens perioden met veel dataverkeer kunnen het gebruik van het intranet aanzienlijk belemmeren en tot frustratie bij gebruikers leiden.
Door deze veelgemaakte fouten te vermijden, kan een bedrijfsintranet succesvol worden beheerd en zijn volledige functionaliteit als intern communicatie- en samenwerkingstool benutten.
Geschikt hiervoor: