Digitalisering van de toeleveringsketen: De digitale leveringsbon met GS1-standaarden en QR-codes van Cloud4Log verbetert de goederenstroom

Konrad Wolfenstein

11 maanden geleden

Digitalisering van de toeleveringsketen: De digitale leveringsbon met GS1-standaarden en QR-codes van Cloud4Log verbetert de goederenstroom – Afbeelding: Xpert.Digital

Digitaal in plaats van papier: Cloud4Log maakt toeleveringsketens transparanter en duurzamer - Samenvatting

Cloud4Log voor slimmere toeleveringsketens – logistiek in het digitale tijdperk

Cloud4Log, een innovatief samenwerkingsproject tussen GS1 Duitsland en de Duitse Logistiekvereniging (BVL), brengt een revolutie teweeg in het nationale goederenvervoer door het gebruik van digitale leveringsbonnen. Het doel is om de efficiëntie, duurzaamheid en transparantie in de toeleveringsketen te verhogen door papieren processen te vervangen door digitale alternatieven.

Geschikt hiervoor:

Smart City Logistics: Innovatieve concepten voor transport en stedelijke logistiek – goederendistributie en toeleveringsketens in de stad

Achtergrond en doelstellingen van het project

Het Cloud4Log-project is in oktober 2020 van start gegaan op initiatief van de BVL-werkgroep (Duitse Logistieke Vereniging) "Digitalisering van de transportlogistiek". De aanleiding: ondanks digitale vooruitgang worden veel goederenleveringen tussen fabrikanten van consumentengoederen en handelspartners nog steeds vergezeld van papieren leveringsbonnen. Dit leidt tot onnodige administratieve rompslomp, een grote foutgevoeligheid en een onnodige milieubelasting. Cloud4Log wil deze problemen oplossen met een gecentraliseerde digitale brancheoplossing.

Een belangrijk doel is het creëren van een standaard die het voor bedrijven gemakkelijker maakt om verbinding te maken met het platform en bestaande processen te stroomlijnen. Het gebruik van GS1-standaarden creëert een uniforme, interoperabele basis die zowel grote bedrijven als kleine ondernemingen ten goede komt.

Hoe Cloud4Log werkt

Cloud4Log is gebaseerd op een cloudplatform dat fungeert als centraal uitwisselingspunt voor transportgerelateerde documenten. Alle deelnemende bedrijven in de toeleveringsketen hebben realtime toegang tot de benodigde informatie. Het platform biedt:

Open API-interfaces: Deze vergemakkelijken de integratie in bestaande bedrijfssystemen.
Basic-Frontend: Een gebruiksvriendelijke oplossing voor bedrijven die geen eigen IT-systemen hebben.
Zelfbedieningsopties: Hiermee kunnen chauffeurs leveringen zelfstandig registreren.
QR-code-integratie: Chauffeurs en logistieke partners hebben via QR-codes toegang tot digitale leveringsbonnen, zonder dat daarvoor speciale apps nodig zijn.

Voordelen van digitalisering

De overstap van papieren naar digitale leveringsbonnen biedt talrijke voordelen, zowel op economisch als op milieugebied:

1. Verhoogde efficiëntie en procesoptimalisatie

Tijdsbesparing: De digitale leveringsbon maakt het printen, verspreiden en handmatig verwerken van documenten overbodig. Dit versnelt de leveringsprocessen aanzienlijk.
Automatisering: Veel taken, zoals het verzenden van documenten of het bevestigen van de goederenontvangst, zijn geautomatiseerd.
Vereenvoudigde verwerking: Dankzij de zelfservicefunctie kunnen chauffeurs leveringen zelfstandig en eenvoudig registreren.

2. Transparantie en beschikbaarheid

Realtime informatie: Alle deelnemers hebben in realtime toegang tot actuele gegevens, wat de planning en coördinatie vergemakkelijkt.
Verbeterde traceerbaarheid: Digitale documenten bieden een complete leveringsgeschiedenis.

3. Duurzaamheid en behoud van hulpbronnen

Papierbesparing: alleen al in de levensmiddelendetailhandel zouden jaarlijks meer dan 180 miljoen vellen papier bespaard kunnen worden.
Het verkleinen van de ecologische voetafdruk: digitalisering vermindert het verbruik van grondstoffen en verlaagt de CO2-uitstoot.

4. Beveiliging en gegevensbescherming

Verhoogde gegevensbeveiliging: alleen bevoegde personen hebben toegang tot de documenten.
GDPR-naleving: De gegevensverwerking vindt plaats in overeenstemming met de strenge normen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

5. Gebruiksgemak en flexibiliteit

Meertaligheid: Het platform ondersteunt tot 14 talen, wat de communicatie in internationale toeleveringsketens vereenvoudigt.
Eenvoudige integratie: bedrijven kunnen het platform flexibel integreren in hun bestaande systemen.

6. Foutreductie en kwaliteitsverbetering

Het minimaliseren van handmatige fouten: De geautomatiseerde verzameling en verwerking van gegevens verlaagt het foutenpercentage aanzienlijk.
Snellere probleemoplossing: eventuele hoeveelheidsverschillen, kwaliteitsgebreken of schade kunnen direct digitaal worden gedocumenteerd en verwerkt.

Een kijkje in het proces van een digitale leveringsbon

De digitale leveringsbon optimaliseert elke stap van het leveringsproces, van aanmaken tot archiveren:

1. Schepping

De afzender maakt de digitale leveringsbon aan en slaat deze op in het cloudplatform.
De documenten zijn voorzien van GS1-identificatiestandaarden om ze duidelijk aan de levering te kunnen koppelen.

2. Voorzieningen voor de bestuurder

De chauffeur ontvangt een QR-code waarmee hij de leveringsbon kan inzien.
Door de code te scannen, kan de chauffeur de leveringsbon openen zonder een speciale app te hoeven installeren.

3. Transport en controle:

Tijdens het transport kan de chauffeur, indien nodig, de digitale afleveringsbon tonen.

4. Goederenontvangst

De ontvanger scant de QR-code en downloadt de bezorgbon vanuit de cloud.
Eventuele afwijkingen of schade kunnen direct worden gedocumenteerd.

5. Conclusie

Zodra de afleveringsbon door de ontvanger en de chauffeur is bevestigd, wordt deze gearchiveerd en kan deze niet meer worden gewijzigd.

Uitgebreide functies en ontwikkelingen

Sinds juli 2024 biedt Cloud4Log een selfservice-oplossing voor chauffeurs. Hiermee kunnen ze leveringen direct bij de goederenontvangst registreren, wat de processen verder versnelt. Digitale leveringsbonnen winnen ook aan belang en worden actief gebruikt door meer dan 100 bedrijven, waaronder bekende namen als Dachser, DHL Group, Nordfrost en Nagel-Group.

Het platform wordt continu doorontwikkeld om aan de behoeften van de sector te voldoen. Geplande functies omvatten geavanceerde data-analysemogelijkheden die bedrijven zullen helpen hun processen nog verder te optimaliseren.

Waarom QR-codes en geen DataMatrix-codes?

Hoewel er gebruik wordt gemaakt van GS1-standaarden, vertrouwt Cloud4Log niet op de GS1 DataMatrix-code, maar op QR-codes. Deze bieden:

Gebruiksvriendelijk: QR-codes zijn eenvoudig aan te maken en vereisen geen speciale apparatuur.
Brede compatibiliteit: chauffeurs kunnen QR-codes scannen met elke smartphone.
Efficiënte toegangscontrole: de QR-code linkt direct naar het digitale document in de cloud.

Efficiënt, duurzaam, veilig: de digitale leveringsbon van Cloud4Log zet nieuwe standaarden

Cloud4Log zet nieuwe standaarden in de digitalisering van de supply chain. Door GS1-standaarden, een gebruiksvriendelijk cloudplatform en innovatieve functies zoals QR-code-integratie te combineren, biedt het project een toekomstbestendige oplossing voor de logistieke sector. De voordelen op het gebied van efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid maken de digitale leveringsbon tot een onmisbaar instrument voor moderne bedrijven. Met continue ontwikkeling zal Cloud4Log een centrale rol blijven spelen in de digitale transformatie van de logistiek.

Onze aanbeveling: 🌍 Beperkeloos bereik 🔗 Netwerkte 🌐 Meertalig 💪 Sterk in verkoop: 💡 Authentiek met strategie 🚀 Innovatie voldoet aan 🧠 Intuïtie

Van de bars tot wereldwijde: MKB -bedrijven veroveren de wereldmarkt met een slimme strategie - afbeelding: xpert.Digital

In een tijd waarin de digitale aanwezigheid van een bedrijf beslist over het succes ervan, de uitdaging van hoe deze aanwezigheid authentiek, individueel en uitgebreid kan worden ontworpen. Xpert.Digital biedt een innovatieve oplossing die zichzelf positioneert als een kruising tussen een industriële hub, een blog en een merkambassadeur. Het combineert de voordelen van communicatie- en verkoopkanalen in één platform en maakt publicatie mogelijk in 18 verschillende talen. De samenwerking met partnerportals en de mogelijkheid om bijdragen aan Google News en een persdistributeur te publiceren met ongeveer 8.000 journalisten en lezers maximaliseren het bereik en de zichtbaarheid van de inhoud. Dit is een essentiële factor in externe verkoop en marketing (symbolen).

Meer hierover hier:

Authentiek. Individueel. Global: de Xpert.Digital -strategie voor uw bedrijf

De digitale transformatie van de toeleveringsketen in detail: Cloud4Log en de digitale leveringsbon als weg naar een geoptimaliseerde goederenstroom

De uitdaging van digitalisering in de logistieke sector

Digitalisering zet zich onophoudelijk voort en brengt een revolutie teweeg in vrijwel elke sector van de economie. Ook de logistieke sector staat voor de uitdaging, maar tegelijkertijd ook voor de kans, om haar processen fundamenteel te transformeren door middel van moderne technologieën. Een veelbelovend voorbeeld van deze transformatie is Cloud4Log, een gezamenlijk project van GS1 Duitsland en de Duitse Logistiekvereniging (BVL). Het doel van deze samenwerking is ambitieus: het nationale goederenvervoer fundamenteel optimaliseren en stroomlijnen door de introductie en implementatie van een digitale leveringsbon.

Geschikt hiervoor:

De creatie van Cloud4Log

Het Cloud4Log-initiatief is in oktober 2020 ontstaan binnen de BVL-werkgroep "Digitalisering van transportlogistiek". De motivatie voor de ontwikkeling van een dergelijke oplossing was opmerkelijk eenvoudig maar cruciaal: zelfs in 2022, midden in het digitale tijdperk, werden leveringen van goederen van fabrikanten aan detailhandelaren nog steeds doorgaans vergezeld van papieren leveringsbonnen. Deze praktijk bood een enorm, voorheen onbenut potentieel voor optimalisatie. De verantwoordelijken erkenden de noodzaak van een sectorbrede, volledig digitale oplossing om deze inefficiënties te elimineren en toeleveringsketens toekomstbestendig te maken.

De centrale rol van het cloudplatform

Cloud4Log is in de kern gebaseerd op een centraal cloudplatform. Dit platform fungeert als een hub voor de uitwisseling van digitale transportdocumenten tussen alle bedrijven die betrokken zijn bij de logistieke keten. Om een zo breed mogelijke acceptatie en eenvoudige integratie te garanderen, steunt Cloud4Log op twee belangrijke pijlers: Ten eerste biedt het platform een open API-interface. Hierdoor kunnen bedrijven met bestaande systemen Cloud4Log naadloos in hun infrastructuur integreren en zo profiteren van de voordelen van de digitale leveringsbon zonder hun bestaande processen fundamenteel te hoeven aanpassen. Ten tweede biedt Cloud4Log een eenvoudige frontend. Deze is speciaal ontworpen voor bedrijven die geen uitgebreide interface-integratie nodig hebben of waarvan de systemen een dergelijke integratie niet direct toelaten. De eenvoudige frontend biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee ook deze bedrijven kunnen profiteren van de voordelen van de digitale leveringsbon.

Voordelen van het digitaliseren van het afleveringsbonproces

De voordelen van de digitalisering van het afleveringsbonproces via Cloud4Log zijn talrijk en overtuigend.

Efficiëntie en tijdsbesparing

Een belangrijk aspect is de aanzienlijke tijdsbesparing en de daarmee gepaard gaande efficiëntieverhoging. Het handmatig invullen, afdrukken, doorsturen en uiteindelijk fysiek archiveren van papieren leveringsbonnen is volledig overbodig. Deze eliminatie van handmatige stappen vermindert niet alleen de inspanning, maar minimaliseert ook de kans op fouten. Digitale gegevensregistratie en -verzending voorkomen transmissiefouten die gemakkelijk kunnen optreden bij handmatige invoer.

Duurzaamheid en behoud van hulpbronnen

Een ander belangrijk voordeel is de verbeterde duurzaamheid. De papierbesparing is enorm en levert een belangrijke bijdrage aan de milieubescherming. Alleen al in de Duitse levensmiddelendetailhandel zou de landelijke invoering van digitale pakbonnen naar schatting 180 miljoen vellen papier per jaar kunnen besparen. Dit vermindert niet alleen het papierverbruik zelf, maar ook de grondstoffen die nodig zijn voor de productie en het transport van papier. Bovendien helpt digitalisering de ecologische voetafdruk van de logistieke sector te verkleinen.

Verbeterde transparantie en realtime gegevens

De beschikbaarheid van realtime informatie is een ander cruciaal voordeel. Alle betrokken partijen hebben altijd en overal toegang tot de meest recente gegevens van de leveringsbonnen. Dit maakt een transparante en traceerbare toeleveringsketen mogelijk, waarbij elke stap wordt gedocumenteerd en geverifieerd. Afwijkingen of vertragingen kunnen zo sneller worden opgespoord en opgelost.

Taalbarrières overwinnen

Een vaak onderschat, maar cruciaal voordeel is het overbruggen van taalbarrières. Cloud4Log biedt meertalige gebruikersinterfaces die de communicatie tussen chauffeurs, magazijnmedewerkers en planners vergemakkelijken, met name in een internationale context. De mogelijkheid om te kiezen tussen verschillende talen vermindert misverstanden en draagt bij aan een soepeler verloop van de werkzaamheden.

De continue ontwikkeling van Cloud4Log

De continue ontwikkeling van Cloud4Log toont het dynamische karakter van het project en het vermogen om zich aan te passen aan de behoeften van de sector. Een belangrijke mijlpaal was de introductie van een nieuwe zelfbedieningsoplossing voor chauffeurs in juli 2024. Deze innovatie stelt chauffeurs in staat om zelfstandig leveringen te registreren bij de ontvangstbalie. Door een QR-code te scannen, kunnen ze de benodigde informatie direct in het systeem invoeren zonder te hoeven wachten op personeel aan de balie. Dit versnelt het proces aanzienlijk en verkort de wachttijden.

Het toenemende belang van Cloud4Log in de branche

Het groeiende belang van Cloud4Log in de logistieke sector wordt onderstreept door het gestaag toenemende aantal deelnemende bedrijven. Momenteel maken meer dan 100 bedrijven gebruik van het platform, waaronder bekende merkfabrikanten en logistieke dienstverleners zoals Dachser, DHL Group, Nordfrost en Nagel-Group. Deze brede acceptatie toont aan dat Cloud4Log een relevante en toekomstgerichte oplossing is voor de uitdagingen van de moderne logistiek.

Directe vergelijking: Digitale versus papieren leveringsbon

In directe vergelijking met traditionele papieren leveringsbonnen worden de talrijke voordelen van Cloud4Log nog duidelijker.

Procesoptimalisatie en zelfbediening

Verhoogde efficiëntie en procesoptimalisatie zijn belangrijke argumenten voor de digitale oplossing. Het elimineren van de handmatige handelingen van het printen, doorsturen en bevestigen van papieren documenten leidt tot aanzienlijke tijdsbesparingen gedurende het gehele leveringsproces. Cloud4Log creëert de voorwaarden voor echte procesefficiëntie en automatisering in de supply chain. De selfservice-oplossing voor chauffeurs is een verdere stap in deze richting, omdat deze het goederenontvangstproces verder vereenvoudigt door hen in staat te stellen leveringen zelfstandig te registreren.

Verbeterde transparantie en traceerbaarheid

De digitale leveringsbon zet ook nieuwe standaarden op het gebied van transparantie en beschikbaarheid. In tegenstelling tot papieren documenten, die verloren kunnen gaan, beschadigd kunnen raken of in omloop kunnen komen, is de digitale leveringsbon altijd en overal beschikbaar. Dit zorgt voor een verbeterde transparantie in de toeleveringsketen, omdat alle betrokken partijen op elk moment toegang hebben tot de meest recente informatie. Bovendien maken digitale registratie en gecentraliseerde opslag een betere traceerbaarheid van leveringen mogelijk. Elke stap in het leveringsproces wordt gedocumenteerd en is traceerbaar.

Duurzaamheid en kostenbesparingen

Duurzaamheid en kostenbesparing zijn tegenwoordig van het grootste belang. Zoals reeds vermeld, leidt een lager papierverbruik tot een aanzienlijke besparing van grondstoffen. Overstappen op digitale leveringsbonnen draagt dus actief bij aan het verkleinen van de ecologische voetafdruk van een bedrijf. Naast de milieuvoordelen levert het elimineren van papier-, print- en archiveringskosten ook financiële besparingen op. Bovendien kunnen fouten en de daarmee samenhangende kosten worden geminimaliseerd door een nauwkeurigere digitale gegevensregistratie.

Beveiliging en gegevensbescherming

De digitale leveringsbon biedt ook voordelen op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming. Centrale opslag en gecontroleerde toegangsrechten verhogen de gegevensbeveiliging. Alleen degenen die direct bij het proces betrokken zijn, hebben toegang tot de actuele documenten. De gegevensverwerking vindt plaats in strikte overeenstemming met de Europese normen voor gegevensbescherming, een belangrijk aspect in de huidige, datagevoelige omgeving. Moderne encryptietechnologieën bieden extra bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.

gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit

De gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van Cloud4Log zijn extra voordelen. De keuze uit 14 talen vergemakkelijkt de communicatie en draagt bij aan de acceptatie door gebruikers. Bovendien verloopt de integratie in bestaande bedrijfs- of branchespecifieke oplossingen voor digitale leveringsbonnen naadloos. Cloud4Log is niet bedoeld als een op zichzelf staande oplossing, maar als een open platform dat in bestaande IT-landschappen kan worden geïntegreerd.

Foutreductie en kwaliteitsverbetering

Een ander belangrijk voordeel van de digitale leveringsbon is de vermindering van fouten en de daarmee gepaard gaande kwaliteitsverbetering. Digitale gegevensregistratie en -verzending minimaliseren fouten die gemakkelijk kunnen optreden bij de handmatige verwerking van papieren documenten. Dit omvat bijvoorbeeld fouten in de hoeveelheid of artikelgegevens. Bovendien maakt de digitale leveringsbon een snellere correctie van fouten mogelijk in geval van hoeveelheidsverschillen, kwaliteitsgebreken of transportschade. Deze kunnen direct digitaal worden gedocumenteerd en doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdelingen.

Werkingsprincipe van de digitale leveringsbon

De digitale afleveringsbon van Cloud4Log werkt volgens een goed doordacht en efficiënt principe. Eerst maakt de afzender de digitale afleveringsbon aan in zijn systeem. Deze wordt vervolgens geüpload naar het centrale cloudplatform van Cloud4Log. Een cruciale stap is het koppelen van de gegevens van de afleveringsbon aan unieke GS1-identificatiestandaarden. Deze standaarden zorgen ervoor dat de digitale afleveringsbon eenduidig aan de betreffende zending kan worden toegewezen. De Global Document Type Identifier (GDTI) speelt hierbij een bijzonder belangrijke rol.

Toegang voor bestuurders

De chauffeur ontvangt een toegangslink naar de digitale leveringsbon, meestal in de vorm van een QR-code. Deze QR-code wordt gegenereerd in de verzendruimte van de verlader en aan de chauffeur verstrekt. Door de QR-code eenvoudig met zijn smartphone te scannen, heeft de chauffeur toegang tot de leveringsbon zonder een speciale app te hoeven installeren. De toegangslink wordt opgeslagen in de digitale portemonnee van de smartphone van de chauffeur, vergelijkbaar met digitale vliegtickets of instapkaarten. Dit zorgt voor snelle en gemakkelijke toegang tot de relevante documenten.

Goederenontvangstprocessen

Tijdens het transport kan de chauffeur op elk moment de digitale leveringsbon raadplegen en deze indien nodig tonen, bijvoorbeeld tijdens controles. Bij aankomst op de ontvangstlocatie van de ontvanger scant de verantwoordelijke medewerker de QR-code met de smartphone van de chauffeur. De digitale leveringsbon wordt vervolgens uit de cloud opgehaald en in het systeem van de ontvanger geïmporteerd voor verdere verwerking.

Realtime updates en transparante documentatie

Een groot voordeel van de digitale leveringsbon is de mogelijkheid om informatie in realtime toe te voegen en bij te werken. Hoeveelheidsverschillen, informatie over materiaalwisselingen, ontvangstbewijzen of zelfs foto's van schade kunnen direct aan de digitale leveringsbon in de cloud worden toegevoegd. Dit zorgt voor een transparante documentatie van het gehele leveringsproces. Bevestiging door de ontvanger en de chauffeur rondt het proces af en plaatst de leveringsbon in een definitieve, onwijzigbare staat. Dit garandeert de integriteit van de gegevens en voorkomt latere manipulatie.

Gegevensbeveiliging door middel van centrale opslag

De cloudoplossing van Cloud4Log biedt ook een aanzienlijk voordeel op het gebied van gegevensbeveiliging. Doordat de leveringsbon centraal in de cloud wordt opgeslagen, wordt voorkomen dat kopieën op verschillende apparaten worden bewaard. Dit verkleint het risico op gegevensverlies of ongeautoriseerde toegang. Alleen degenen die direct bij het proces betrokken zijn, hebben toegang tot de actuele versie van de documenten.

Gebruikmakend van GS1-standaarden en QR-codes

Hoewel Cloud4Log GS1-standaarden gebruikt voor de unieke identificatie van digitale documenten, maakt het niet specifiek gebruik van de GS1 DataMatrix-code. In plaats daarvan vertrouwt Cloud4Log op QR-codes als een praktische en veelgebruikte methode voor toegang tot digitale leveringsbonnen. Cruciaal is dat Cloud4Log de Global Document Type Identifier (GDTI), een gevestigde GS1-standaard, gebruikt om ervoor te zorgen dat het digitale document uniek kan worden toegewezen aan de bijbehorende levering. De GDTI fungeert zo als een soort digitale vingerafdruk voor de leveringsbon.

Processtroom

Het proces is opmerkelijk eenvoudig: de afzender uploadt de digitale leveringsbon naar het cloudplatform. Vervolgens wordt een QR-code gegenereerd met een directe link naar de digitale leveringsbon. De chauffeur kan deze QR-code scannen met zijn smartphone. Bij aankomst op de goederenontvangstlocatie van de ontvanger scant de chauffeur met zijn smartphone de QR-code om de digitale leveringsbon uit de cloud op te halen en de volgende stappen te starten.

De digitale leveringsbon van Cloud4Log levert een belangrijke bijdrage aan de digitalisering van de logistieke sector

Door gebruik te maken van GS1-standaarden en QR-codes maakt Cloud4Log een efficiënte, transparante en veilige uitwisseling van transportgerelateerde documenten mogelijk. De voordelen ten opzichte van traditionele papieren leveringsbonnen zijn duidelijk, variërend van tijds- en kostenbesparing en verbeterde duurzaamheid tot verhoogde gegevensbeveiliging en gebruiksvriendelijkheid. Cloud4Log is daarom een veelbelovend voorbeeld van hoe digitalisering kan bijdragen aan het optimaliseren en toekomstbestendig maken van supply chains. Het gestaag groeiende aantal deelnemende bedrijven onderstreept de relevantie en het potentieel van deze innovatieve oplossing. De digitale transformatie van de supply chain is in volle gang en Cloud4Log speelt een cruciale rol in dit proces.

Xpert.plus magazijnoptimalisatie - Hoog -bay magazijn zoals pallet magazijnadvies en planning

Wij zijn er voor u - Advies - Planning - Implementatie - Projectbeheer

☑️ onze zakelijke taal is Engels of Duits

☑️ Nieuw: correspondentie in uw nationale taal!