‘Digitaal standaard’ in de EU moet bureaucratie helpen verminderen – De digitale bestuursrevolutie

De paradigmaverschuiving: wat ‘digitaal als standaard’ voor Europa betekent

De Europese Unie staat voor een ingrijpende paradigmaverschuiving in productdocumentatie. Met de goedkeuring van het Omnibus IV-pakket door het Comité van Permanente Vertegenwoordigers van de lidstaten in september 2025 heeft de EU de basis gelegd voor een uitgebreide digitalisering van productinformatie. Het principe "digital by default" is bedoeld om de bestaande fysieke vereisten voor documentatie en gebruiksaanwijzingen te vervangen. Deze beslissing is veel meer dan een technische aanpassing van bestaande regelgeving – het markeert een fundamentele verschuiving in de relatie tussen fabrikanten, consumenten en wettelijke vereisten.

Het aangenomen pakket beoogt 20 verschillende EU-productrichtlijnen te digitaliseren binnen het kader van de internemarktregels en deze af te stemmen op gemeenschappelijke specificaties. De belangrijkste wijzigingen omvatten de digitalisering van de EU-conformiteitsverklaring, digitale uitwisselingsprocessen tussen nationale autoriteiten en marktdeelnemers, en de toestemming voor fabrikanten om gebruiksaanwijzingen uitsluitend in digitale vorm te verstrekken. Dit wordt aangevuld met de introductie van een digitaal contactpunt voor bedrijven om de communicatie met autoriteiten te vereenvoudigen.

De relevantie van deze ontwikkeling strekt zich uit over meerdere dimensies. Vanuit economisch perspectief belooft digitalisering aanzienlijke kostenbesparingen voor bedrijven. De Europese Commissie schat dat Europese bedrijven via het volledige Omnibuspakket € 400 miljoen extra kunnen besparen. Vanuit ecologisch perspectief draagt ​​de maatregel bij aan het behoud van hulpbronnen, aangezien het papierverbruik in industriële documentatie aanzienlijk is. Tegelijkertijd roept het initiatief fundamentele vragen op over digitale participatie, consumentenbescherming en toegankelijkheid.

De Deense minister van Europese Zaken Marie Bjerre verwelkomde de overeenkomst namens het voorzitterschap van de Raad en stelde dat te veel Europese bedrijven te veel tijd besteden aan complexe regelgeving. Deze verklaring benadrukt de politieke dimensie van de hervorming: het verminderen van bureaucratie wordt gezien als een sleutelelement in de versterking van het Europese concurrentievermogen. Dit artikel analyseert deze ontwikkeling systematisch, belicht de historische wortels, technische mechanismen en praktische implicaties ervan en beoordeelt de kansen en risico's ervan kritisch.

Van e-overheid naar digitaal product: de weg naar de hervorming van vandaag

De digitalisering van overheidsadministratie en regelgevingsprocessen is geen plotseling fenomeen, maar het resultaat van decennialange ontwikkeling. De wortels van e-overheid in Europa gaan terug tot de jaren negentig, toen de eerste initiatieven voor elektronische overheid ontstonden. Een mijlpaal was de Lissabonstrategie van de Europese Raad in 2000, die als doel had de EU de meest concurrerende en dynamische kenniseconomie ter wereld te maken.

De Verklaring van Malmö uit 2009 markeerde een ander cruciaal keerpunt. In deze verklaring verbonden de EU-lidstaten, potentiële EU-lidstaten en de EVA-landen zich ertoe de transparantie van overheidsoptreden te vergroten, de toegang tot overheidsinformatie te vergemakkelijken en de participatie in het bestuur te verbeteren. Deze toezegging vormde de basis voor de Europese e-overheidsstrategie, die werd vastgelegd in het Actieplan e-overheid 2011-2015 en de Digitale Agenda voor Europa.

In Duitsland werd in augustus 2013 de Wet ter bevordering van elektronisch bestuur, kortweg e-overheidswet, aangenomen. Deze wet verplichtte de overheid onder andere om elektronische toegang te bieden en faciliteerde het verstrekken van elektronisch bewijs en elektronische betalingen in administratieve procedures. Parallel hieraan ontwikkelden zich in verschillende lidstaten nationale digitaliseringsinitiatieven. Denemarken speelde hierbij vaak een voortrekkersrol. Met de invoering van MitID en het daaraan voorafgaande systeem is er in Denemarken tegenwoordig vrijwel geen correspondentie en geen bezoek meer aan de autoriteiten.

De EU-dienstenrichtlijn creëerde een verder Europees wettelijk kader voor de ontwikkeling van nationale e-overheidsoplossingen. Naast de vereenvoudiging van administratieve procedures en de oprichting van één centraal aanspreekpunt, werd ook de invoering van elektronische verwerking overeengekomen. Deze ontwikkelingen legden de basis voor de latere uitbreiding van digitale standaarden naar de productsector.

In de context van productdocumentatie speelde de ontwikkeling van internationale normen een centrale rol. De norm IEC 61406 (DIN SPEC 91406) definieerde de technologie voor het identificeren van fysieke objecten met behulp van digitale naamplaatjes en UID's (Unique Identifiers). VDI-richtlijn 2770 definieerde hoe fabrikantinformatie eruit moest zien qua eigenschappen, structuur, reikwijdte, inhoud en gegevensformaat. Deze normen vormden de technische basis voor digitale productdocumentatie, die later werd vertaald in wettelijke vereisten.

De COVID-19-pandemie werkte als katalysator voor digitalisering. Ze bracht de zwakke punten van papieren systemen aan het licht en onderstreepte de behoefte aan digitale alternatieven. In deze context intensiveerde de EU haar inspanningen om bureaucratie te verminderen en te digitaliseren. De Europese Commissie kondigde in 2024 een vereenvoudigingsagenda aan, bestaande uit verschillende Omnibus-pakketten. Het Omnibus IV-pakket, dat de digitalisering van productdocumentatie reguleert, maakt deel uit van deze bredere strategie om bureaucratische lasten te verminderen en het digitale kader te harmoniseren.

De bouwstenen van de hervorming: van QR-codes tot de Cyber ​​Resilience Act

Het Omnibus IV-pakket is gebaseerd op verschillende technische en juridische mechanismen die, gecombineerd, de digitalisering van productdocumentatie mogelijk maken. De eerste belangrijke component is de wettelijke verankering van het principe "digitaal als standaard". Dit principe draait de huidige praktijk om: waar papieren documenten voorheen de regel waren en digitale versies de uitzondering, zullen digitale documenten in de toekomst de standaard zijn. Bedrijven zijn alleen verplicht om gedrukte materialen aan te bieden aan andere bedrijven, administratieve klanten of consumenten in gerechtvaardigde uitzonderingsgevallen.

De digitalisering van de EU-conformiteitsverklaring is een ander essentieel onderdeel. De EU-conformiteitsverklaring is een verplicht document waarmee fabrikanten of hun gemachtigde vertegenwoordigers verklaren dat hun producten voldoen aan de EU-eisen. Door de conformiteitsverklaring te ondertekenen, nemen zij de volledige verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat hun product voldoet aan de toepasselijke EU-wetgeving. Digitalisering van deze verklaring maakt snellere distributie, eenvoudigere updates en efficiëntere verificatie door markttoezichtautoriteiten mogelijk.

Een derde element zijn de digitale uitwisselingsprocessen tussen nationale autoriteiten en marktdeelnemers. Deze processen zijn gebaseerd op gestandaardiseerde interfaces en dataformaten die ontworpen zijn om naadloze communicatie mogelijk te maken. De eerder genoemde VDI-richtlijn 2770 speelt hierbij een centrale rol door te definiëren hoe fabrikanteninformatie moet worden gestructureerd, zodat deze tussen verschillende belanghebbenden kan worden uitgewisseld. De gegevens worden gegenereerd in XML-formaat en opgeslagen in gedefinieerde documentatiecontainers.

De toestemming voor fabrikanten om gebruiksaanwijzingen uitsluitend digitaal aan te bieden, wordt ondersteund door technische oplossingen. Een veelgebruikte methode is het gebruik van QR-codes die direct op het product zijn bevestigd. Deze QR-codes geven gebruikers direct toegang tot de digitale documentatie via een smartphone of tablet. De documentatie kan worden opgeslagen op een cloudplatform dat door de fabrikant of de klant wordt beheerd. Deze oplossing biedt het voordeel dat de documentatie op elk moment kan worden bijgewerkt zonder dat er fysieke documenten hoeven te worden uitgewisseld.

Het digitale loket voor bedrijven moet dienen als centraal aanspreekpunt voor communicatie met overheden. Dit concept maakt deel uit van een bredere strategie om de administratieve interactie te vereenvoudigen. Het idee is dat bedrijven niet langer individueel met een veelheid aan verschillende overheden hoeven te communiceren, maar alle vragen en meldingen via één centraal punt kunnen afhandelen.

Parallel aan het Omnibus IV-pakket moeten verdere ontwikkelingen in de regelgeving met betrekking tot de digitalisering van productdocumentatie in acht worden genomen. De Cyber ​​Resilience Act (CRA), die in december 2024 in werking is getreden, introduceert uitgebreide cybersecurityvereisten voor producten met digitale elementen. Deze producten vereisen een EU-conformiteitsverklaring en CE-markering om aan te tonen dat ze aan de vereisten voldoen. Het verband tussen de digitalisering van documentatie en cybersecurityvereisten is evident: als documentatie uitsluitend digitaal wordt verstrekt, moeten de systemen waarlangs deze toegankelijk is, worden beschermd tegen cyberaanvallen.

Een ander onderdeel is de aanpassing van de categorisering van bedrijven. Het Omnibus IV-pakket introduceert de categorie Small Mid-Caps (SMC's), die bedrijven met meer dan 249 en minder dan 750 werknemers omvat, mits zij een jaaromzet van meer dan € 50 miljoen en minder dan € 150 miljoen genereren of een balanstotaal hebben van meer dan € 43 miljoen en minder dan € 129 miljoen. Deze nieuwe categorie profiteert van enkele vereenvoudigingen, bijvoorbeeld op het gebied van gegevensbescherming. Zo wordt de vrijstelling van de verplichting om een ​​register van verwerkingsactiviteiten bij te houden op grond van artikel 30 AVG, die voorheen gold voor bedrijven met maximaal 250 werknemers, uitgebreid naar bedrijven met maximaal 750 werknemers.

Tussen Raad en Parlement: de huidige stand van zaken in de wetgevingsprocedure

In oktober 2025 bereikt het initiatief om productdocumentatie te digitaliseren een cruciale fase. De Raad van de Europese Unie heeft op 25 september 2025 zijn standpunt over het Omnibus IV-pakket vastgesteld. Het Europees Parlement moet nu zijn eigen standpunt bepalen voordat de triloogonderhandelingen tussen de Raad, het Parlement en de Commissie van start kunnen gaan. Deze onderhandelingen zullen naar verwachting in het vierde kwartaal van 2025 van start gaan en tot 2026 duren.

Volgens het standpunt van de Raad moet de implementatietermijn voor lidstaten worden verlengd tot 24 maanden. Dit betekent dat lidstaten na de vaststelling van de definitieve richtlijn twee jaar de tijd hebben om de eisen in nationaal recht om te zetten. Dit creëert een duidelijke tijdlijn voor bedrijven: zij moeten hun systemen en processen dienovereenkomstig aanpassen om de digitale verstrekking van documentatie vanaf de deadline standaard te garanderen.

De huidige context wordt gekenmerkt door een intens debat over de balans tussen het verminderen van bureaucratie en consumentenbescherming. De Ministerraad heeft in essentie de koers behouden, maar heeft verduidelijkingen gegeven over de toegang tot digitaal beschikbare informatie. Om consumentenbescherming te waarborgen, moet veiligheidsrelevante informatie op papier beschikbaar blijven indien er een risico bestaat op ernstige schade voor consumenten. Deze beperking is cruciaal omdat het verhindert dat kritieke veiligheidsinformatie uitsluitend digitaal wordt verstrekt.

Het bedrijfsleven is grotendeels positief over de digitaliseringsplannen. Bitkom, de Duitse digitale branchevereniging, heeft het initiatief in principe toegejuicht en wijst erop dat de stortvloed aan nieuwe EU-regelgeving heeft geleid tot een grotere complexiteit van de regelgeving in de digitale economie. Bedrijven hopen dat digitalisering niet alleen tot kostenbesparingen zal leiden, maar ook tot efficiëntiewinst door snellere processen en een betere doorzoekbaarheid van documenten.

De technische implementatie is in veel sectoren al ver gevorderd. Bedrijven zoals KSB in de pompenindustrie zijn jaren geleden begonnen hun producten te voorzien van QR-codes, die toegang geven tot digitale tweelingen. Deze digitale tweelingen bevatten alle gegevens met betrekking tot ontwerp, configuratie, installatie, inbedrijfstelling en bediening, evenals informatie over onderhoud en reparatie. Deze informatie kan in de loop van de levenscyclus worden uitgebreid. Dergelijke systemen voldoen al grotendeels aan de eisen van het Omnibus IV-pakket.

De link met Industrie 4.0 is evident. De digitalisering van productdocumentatie is een bouwsteen van de bredere visie op een volledig genetwerkte productieomgeving. In een slimme fabriek moet alle informatie over installatiecomponenten te allen tijde digitaal toegankelijk zijn. De wettelijke verplichting tot digitale documentatie versterkt deze trend en creëert een impuls voor investeringen in de bijbehorende infrastructuur.

Parallel aan de digitalisering van productdocumentatie zijn er in de EU ook andere digitaliseringsinitiatieven gaande. Het Digital Omnibus Package, aangekondigd voor eind 2025, beoogt de bestaande digitale regelgeving op het gebied van data, cybersecurity en kunstmatige intelligentie te vereenvoudigen. Zo is de Europese Commissie van plan de AI-verordening te herzien om de praktische toepassing ervan te vergemakkelijken. In het datarecht worden de Data Governance Act, de Verordening inzake het vrije verkeer van niet-persoonsgebonden gegevens en de Open Data-richtlijn nauwer geïntegreerd. Deze verschillende initiatieven versterken elkaar en vormen een samenhangend totaalbeeld van een gedigitaliseerde Europese economie.

Digitalisering in actie: toepassingsvoorbeelden uit de industrie

De praktische implementatie van digitale productdocumentatie kan worden geïllustreerd aan de hand van verschillende concrete voorbeelden. Het eerste voorbeeld komt uit de machinebouw. ​​Pompenfabrikant KSB heeft een systeem volgens IEC 61406 (DIN SPEC 91406) geïmplementeerd, waarbij elke pomp een unieke QR-code krijgt die direct op het product is bevestigd. Deze QR-code bevat een unieke identificatie (UID) en opent een link naar de digitale tweeling van het product. De digitale tweeling bevat alle relevante gegevens af fabriek: technische specificaties, ontwerpparameters, installatie-instructies, bedieningsinstructies en onderhouds- en reparatie-informatie.

De voordelen van dit systeem zijn talrijk. Monteurs hebben direct ter plaatse toegang tot de meest actuele versie van de documentatie via hun smartphone of tablet, zonder dat ze zware mappen hoeven mee te slepen. De documentatie is altijd actueel omdat deze centraal wordt beheerd. Als een fabrikant een update uitvoert, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe onderhoudsprocedure is ontwikkeld, is deze informatie direct beschikbaar voor alle gebruikers. Gedurende de levenscyclus van het product kan aanvullende informatie worden toegevoegd, zoals statusgegevens van sensoren of rapporten over uitgevoerd onderhoud. Zo ontstaat een complete digitale documentatie van de volledige levensgeschiedenis van het product.

Een tweede voorbeeld komt uit de afvalverwerkingsindustrie. Een bedrijf dat zich bezighoudt met de verwerking van gevaarlijke werkstukken, heeft een op QR-codes gebaseerd systeem voor procesbesturing geïntroduceerd. De werkstukken ondergaan meerfasenprocessen waarbij ze in hun afzonderlijke componenten worden gedemonteerd en uiteindelijk worden vernietigd. De variatie aan varianten is groot en om veiligheids- en administratieve redenen moet elke processtap afzonderlijk worden gedocumenteerd. Het nieuwe systeem maakt realtime tracking van werkstukken mogelijk. Elk werkstuk krijgt een QR-code toegewezen, die op verschillende stations in het proces wordt gescand. Dit zorgt ervoor dat de locatie van elk werkstuk en welke bewerkingsstappen er al zijn uitgevoerd, te allen tijde bekend zijn.

Metingen tijdens de opstartfase lieten een verlaging van de documentatiekosten met 20 tot 30 procent zien. Daarnaast zijn er kwalitatieve voordelen, zoals een aanzienlijk verbeterde veiligheid bij afvalverwerking. Realtime traceerbaarheid maakt snelle respons op problemen en continue procesoptimalisatie mogelijk. Dit voorbeeld toont aan dat digitalisering van documentatie niet alleen de toegang tot informatie vergemakkelijkt, maar ook fundamentele verbeteringen in de procesbesturing mogelijk maakt.

Een derde voorbeeld betreft de farmaceutische industrie, waar documentatie bijzonder streng gereguleerd is. Fabrikanten moeten uitgebreide dossiers over hun producten bijhouden, die alle aspecten van ontwikkeling, productie en toepassing bestrijken. Door deze dossiers te digitaliseren, kunnen autoriteiten sneller goedkeuringen verlenen, omdat de informatie gestructureerd en doorzoekbaar is. Wijzigingen in de documentatie kunnen efficiënt worden gevolgd, omdat versiebeheersystemen automatisch vastleggen welke wijzigingen door wie en wanneer zijn aangebracht. Dit verhoogt de transparantie en vergemakkelijkt audits.

In de praktijk rijst echter ook de vraag hoe bedrijven de overgang van papieren naar digitale documentatie aanpakken. Een mogelijke aanpak is geleidelijke digitalisering. Bedrijven beginnen met nieuwe producten die vanaf een bepaalde datum worden geleverd met digitale documentatie. Voor bestaande producten worden de papieren documenten geleidelijk gedigitaliseerd. Gespecialiseerde dienstverleners bieden scandiensten aan die complete productiesystemen of individuele handleidingen digitaliseren en structureren. De kosten voor het maken van een gedigitaliseerde handleiding van 100 pagina's bedragen ongeveer € 5 per pagina. Het omzetten van 30 volledig gevulde mappen van een technisch systeem naar gestructureerde digitale documentatie kost ongeveer € 600 per map.

Onze expertise in de EU en Duitsland op het gebied van bedrijfsontwikkeling, verkoop en marketing - Afbeelding: Xpert.Digital

Branchefocus: B2B, digitalisering (van AI tot XR), machinebouw, logistiek, hernieuwbare energie en industrie

Meer hierover hier:

• Xpert Business Hub

Een thematisch centrum met inzichten en expertise:

• Kennisplatform over de mondiale en regionale economie, innovatie en branchespecifieke trends
• Verzameling van analyses, impulsen en achtergrondinformatie uit onze focusgebieden
• Een plek voor expertise en informatie over actuele ontwikkelingen in het bedrijfsleven en de technologie
• Topic hub voor bedrijven die meer willen weten over markten, digitalisering en industriële innovaties

Obstakels en zorgen: een kritische analyse van de digitaliseringsplannen

Ondanks de evidente voordelen van digitalisering, zijn er legitieme zorgen en controverses die een genuanceerde aanpak vereisen. Een belangrijk probleem is de digitale kloof. Niet alle bevolkingsgroepen hebben gelijke toegang tot digitale technologieën of de mogelijkheid om ze te gebruiken. Ouderen, mensen met een lage sociaaleconomische status, mensen op het platteland, mensen met een migratieachtergrond en mensen met een beperking lopen een bijzonder risico om van digitale diensten te worden uitgesloten.

Studies naar digitale participatie tonen aan dat digitalisering een maatschappelijk probleem kan worden voor ouderen als toegangsdrempels niet worden weggenomen. De dagelijkse relevantie van digitalisering neemt toe naarmate steeds meer overheidsdiensten en -informatie uitsluitend online worden aangeboden. Als productdocumentatie bovendien alleen digitaal beschikbaar is, kan dit ertoe leiden dat bepaalde bevolkingsgroepen producten niet meer veilig kunnen gebruiken omdat ze geen toegang hebben tot de gebruiksaanwijzingen.

De uitzondering in het Omnibus IV-pakket, die vereist dat veiligheidsgerelateerde informatie op papier beschikbaar blijft indien er een risico bestaat op ernstige schade voor consumenten, verhelpt dit probleem slechts gedeeltelijk. Ten eerste is de definitie van wat ernstige schade is, vatbaar voor interpretatie. Ten tweede is de verordening alleen van toepassing op veiligheidsgerelateerde informatie, niet op andere belangrijke inhoud zoals gebruiksaanwijzingen of onderhoudsinstructies.

Een tweede probleem betreft de afhankelijkheid van een functionerende infrastructuur. Digitale documentatie vereist dat gebruikers internettoegang en een functionerend apparaat hebben. In noodsituaties, zoals stroomuitval, kan de toegang tot digitale documentatie beperkt of onmogelijk zijn. Stroomuitval kan leiden tot gegevensverlies, vooral als servers en opslagsystemen niet worden beschermd door een noodstroomvoorziening. Voor bedrijven die geen adequate back-upsystemen hebben, kan een stroomstoring kritieke documentatie tijdelijk of permanent ontoegankelijk maken.

Cybersecurity vormt een andere uitdaging. Wanneer documentatie uitsluitend digitaal wordt verstrekt, ontstaan ​​er nieuwe aanvalsmogelijkheden voor cybercriminelen. Een hackeraanval op de systemen van een fabrikant kan ertoe leiden dat documentatie wordt gemanipuleerd of verwijderd. De Cyber ​​Resilience Act pakt deze risico's aan met uitgebreide cybersecurityvereisten, maar de implementatie ervan vereist aanzienlijke investeringen en expertise.

Bezorgdheid over gegevensbescherming is ook relevant. Wanneer gebruikers digitale documentatie raadplegen, kunnen persoonsgegevens worden verzameld, zoals IP-adressen, tijdstippen van toegang of gebruikersgedrag. Fabrikanten kunnen deze gegevens voor diverse doeleinden gebruiken, zoals marketing of productverbetering. Zonder duidelijke regelgeving en effectieve controlemechanismen bestaat het risico op misbruik. De voorgestelde wijzigingen in de AVG, die bedoeld zijn om de documentatievereisten voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) te verminderen, zouden paradoxaal genoeg de transparantie en verantwoordingsplicht bij de verwerking van persoonsgegevens kunnen verminderen.

Vanuit het perspectief van consumentenbeschermingsorganisaties bestaat het risico dat vereenvoudiging van documentatievereisten ten koste gaat van de consumentenbescherming. De Duitse federatie van consumentenorganisaties (Verbraucherzentrale Bundesverband) heeft kritiek geuit op verschillende aspecten van de digitaliseringsagenda en benadrukt dat vereenvoudigingen niet ten koste mogen gaan van de consumentenbescherming. Er bestaat met name de zorg dat het verminderen van bureaucratische vereisten ertoe kan leiden dat belangrijke informatie niet meer of onvoldoende wordt verstrekt.

De kostenkwestie moet gedifferentieerd worden bekeken. Terwijl bedrijven profiteren van besparingen op printen en verzenden, ontstaan ​​er nieuwe kosten voor de ontwikkeling en exploitatie van digitale systemen. Het digitaliseren van een bedrijf kan aanzienlijke investeringen vergen. Eenvoudige projecten beginnen bij ongeveer € 5.000, terwijl complexere digitaliseringsprojecten € 25.000 of meer kunnen kosten. Daar komen nog de lopende operationele kosten voor hosting, onderhoud en ondersteuning bij. Voor kleine en middelgrote bedrijven kunnen deze kosten een aanzienlijke last vormen, ook al wordt verwacht dat ze op de lange termijn worden gecompenseerd door efficiëntieverbeteringen.

Een ander kritiekpunt betreft de leesbaarheid en bruikbaarheid van digitale documentatie. Niet alle gebruikers vinden het prettig om instructies op kleine schermen te lezen. Bij complexe producten die gedetailleerde documentatie vereisen, kan het navigeren door uitgebreide digitale documenten lastiger zijn dan het doorbladeren van een gedrukte handleiding. De kwaliteit van de digitale gebruikerservaring is sterk afhankelijk van het ontwerp van digitale platforms. Slecht ontworpen systemen kunnen de gebruikersacceptatie ondermijnen.

Wat is de volgende stap? Trends van AI tot het Digital Product Passport

De digitalisering van productdocumentatie maakt deel uit van een bredere trend die de komende jaren aan kracht zal winnen. Een belangrijke trend is de verdere ontwikkeling van het Digitaal Productpaspoort. Het Digitaal Productpaspoort moet op termijn de conformiteitsverklaring vervangen en productinformatie en conformiteitsbewijs efficiënt en gemakkelijk toegankelijk maken. Het zal de traceerbaarheid verbeteren en het toezicht op de naleving van wettelijke eisen vergemakkelijken. Dit moet de productveiligheid verder verhogen en het bewijsbeheer vereenvoudigen.

Het digitale productpaspoort zal naar verwachting niet alleen documentatie bevatten, maar ook gegevens over de duurzaamheid van het product, zoals informatie over de gebruikte materialen, het energieverbruik tijdens het productieproces en de recyclebaarheid. Deze informatie zal relevant zijn voor consumenten, overheden en recyclingbedrijven. De Europese Commissie werkt aan de ontwikkeling van bijbehorende normen, die naar verwachting de komende jaren geleidelijk zullen worden ingevoerd.

Een andere trend is de toenemende integratie van kunstmatige intelligentie (AI) in documentatiesystemen. AI-gestuurde assistenten zouden gebruikers kunnen helpen snel de informatie te vinden die ze nodig hebben door vragen in natuurlijke taal te verwerken en contextafhankelijke antwoorden te geven. In plaats van handmatig door lange handleidingen te zoeken, zouden gebruikers simpelweg kunnen vragen: "Hoe onderhoud ik de pomp?" en de relevante instructies ontvangen. Dergelijke systemen zouden ook realtime meertalige vertalingen kunnen bieden, wat grensoverschrijdend productgebruik mogelijk maakt.

De ontwikkeling van augmented reality (AR) en virtual reality (VR) technologieën opent nieuwe mogelijkheden voor interactieve documentatie. In plaats van tweedimensionale tekeningen of video's te bekijken, zouden gebruikers driedimensionale modellen van het product in AR kunnen bekijken en stapsgewijze instructies direct op het echte product kunnen projecteren. Dit kan met name handig zijn bij complexe onderhouds- of reparatiewerkzaamheden. Verschillende bedrijven experimenteren al met dergelijke oplossingen en de verwachting is dat de acceptatie ervan zal toenemen met de toenemende populariteit van AR-apparaten zoals smart glasses.

De Europese digitaliseringsagenda zal naar verwachting verder worden geïntensiveerd. Het Digital Omnibuspakket, aangekondigd voor eind 2025, zal verdere vereenvoudigingen op het gebied van digitale wetgeving met zich meebrengen. De Europese Commissie plant een uitgebreide Digital Fitness Check om de onderlinge verbanden tussen de talrijke nieuwe wetten te onderzoeken en de noodzaak van verdere vereenvoudiging in kaart te brengen. Dit geeft aan dat digitalisering niet als een eenmalig project wordt beschouwd, maar als een doorlopend proces.

Verdere aanscherping van de cybersecurityregelgeving wordt verwacht. Ervaring met de Cyber ​​Resilience Act zal uitwijzen waar verbeteringen nodig zijn. Het is waarschijnlijk dat de beveiligingseisen voor digitale documentatiesystemen in de loop der tijd zullen toenemen, vooral als er beveiligingsincidenten plaatsvinden. Het Europees Agentschap voor cybersecurity (ENISA) zal een steeds belangrijkere rol spelen bij het ontwikkelen van standaarden en het monitoren van de implementatie.

De triloogonderhandelingen over Omnibuspakket I, die betrekking hebben op wijzigingen in de richtlijn inzake verslaglegging over duurzaamheid (CSRD) en de richtlijn inzake due diligence op het gebied van duurzaamheid (CSDDD), lopen parallel en zullen naar verwachting eind 2025 of begin 2026 worden afgerond. De resultaten van deze onderhandelingen zullen het kader voor duurzaamheidsverslaglegging vormgeven en kunnen ook gevolgen hebben voor productdocumentatie, bijvoorbeeld als duurzaamheidsinformatie moet worden geïntegreerd in digitale productpaspoorten.

Een potentiële game-changer zou kunnen worden veroorzaakt door technologische ontwikkelingen in gedecentraliseerde systemen. Blockchaintechnologie zou kunnen worden gebruikt om fraudebestendige digitale documentatie te creëren, waarbij elke wijziging transparant traceerbaar is. Dit zou het vertrouwen in digitale documentatie vergroten en zou met name relevant kunnen zijn in sterk gereguleerde sectoren zoals de farmaceutische industrie of de luchtvaartindustrie.

De ontwikkeling van de Europese Digitale Identiteit (eIDAS 2.0) legt de basis voor veilige digitale transacties. Vanaf najaar 2026 moeten alle EU-lidstaten hun burgers voorzien van een digitale wallet waarin documenten zoals identiteitskaarten of rijbewijzen elektronisch kunnen worden opgeslagen. Deze infrastructuur kan ook worden gebruikt voor authenticatie bij toegang tot beschermde productdocumentatie, bijvoorbeeld wanneer bepaalde informatie alleen toegankelijk mag zijn voor geautoriseerde specialisten.

De ecologische impact van digitalisering zal steeds meer in beeld komen. Hoewel papierbesparing positief is, genereert de digitale infrastructuur zelf een aanzienlijk energieverbruik. Datacenters die clouddiensten aanbieden, behoren tot de grootste elektriciteitsverbruikers. De vraag hoe digitalisering ecologisch duurzaam kan worden gemaakt, zal prominent aanwezig zijn in het publieke debat. Dit zou kunnen leiden tot de vraag naar energiezuinige systemen en het gebruik van hernieuwbare energie in datacenters.

Conclusie: Kansen, risico's en het Europese pad

Het besluit van de EU om het "digital by default"-principe voor productdocumentatie in te voeren, markeert een keerpunt in de Europese economische regelgeving. Analyse heeft aangetoond dat deze ontwikkeling voortkomt uit een decennialange traditie van e-overheidsinitiatieven en deel uitmaakt van een bredere agenda voor digitalisering en debureaucratisering. De technische mechanismen, van QR-codes tot cloudplatforms en gestandaardiseerde dataformaten, zijn grotendeels volwassen en worden al gebruikt door innovatieve bedrijven.

De praktische voordelen van digitalisering zijn evident. Bedrijven profiteren van kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen en verbeterde mogelijkheden om documentatie bij te werken en te onderhouden. Gebruikers krijgen toegang tot altijd actuele informatie die doorzoekbaar en verrijkt kan worden met multimedia. Het milieu profiteert van de vermindering van het papierverbruik, hoewel de ecologische impact van digitale infrastructuur ook in ogenschouw moet worden genomen.

Tegelijkertijd mogen de uitdagingen en risico's niet worden onderschat. De digitale kloof dreigt bepaalde bevolkingsgroepen te benadelen, tenzij er effectieve maatregelen worden genomen om digitale participatie te bevorderen. De afhankelijkheid van een functionerende infrastructuur en de cyberbeveiligingsrisico's vereisen aanzienlijke investeringen in robuuste systemen. Problemen met gegevensbescherming moeten zorgvuldig worden aangepakt om misbruik te voorkomen. De balans tussen het verminderen van bureaucratie en consumentenbescherming moet behouden blijven.

De uitzondering voor beveiligingsgerelateerde informatie, die op papier beschikbaar moet blijven, is een belangrijke waarborg, maar moet duidelijk gedefinieerd en consistent geïmplementeerd zijn. Toezichthouders spelen een centrale rol bij het toezicht op de implementatie. Het is cruciaal dat zij over voldoende middelen en expertise beschikken om hun taken effectief uit te voeren.

Toekomstige ontwikkelingen zullen van verschillende factoren afhangen. Technologische innovaties, met name op het gebied van kunstmatige intelligentie en augmented reality, zullen nieuwe mogelijkheden bieden voor intuïtieve en gebruiksvriendelijke documentatie. De Europese regelgeving zal zich blijven ontwikkelen en de Digital Fitness Check zal aantonen waar verdere aanpassingen nodig zijn. Ervaringen met de implementatie van het Omnibus IV-pakket zullen waardevolle inzichten opleveren die kunnen worden verwerkt in toekomstige regelgeving.

Vanuit een breder perspectief bezien, weerspiegelt de digitalisering van productdocumentatie een fundamentele maatschappelijke verschuiving. De vraag is niet langer óf digitalisering er komt, maar hoe deze vorm zal krijgen. De keuze om "standaard digitaal" te gaan, is een bewuste stap in de richting van een gedigitaliseerde economie en samenleving. Deze stap biedt enorme kansen voor efficiëntie, innovatie en duurzaamheid. Het vereist echter ook bewustzijn van de bijbehorende risico's en de bereidheid om deze proactief aan te pakken.

De Europese aanpak van de uitdagingen van digitalisering verschilt van de aanpak in andere regio's in de wereld door de sterke focus op regelgeving en normen. Waar andere regio's vaak vertrouwen op zelfregulering door de economie, hanteert de EU een aanpak die duidelijke juridische kaders creëert. Dit kan leiden tot meer rechtszekerheid, maar brengt ook het risico van overregulering met zich mee. Het succes van de aanpak zal worden afgemeten aan de mate waarin innovatie wordt bevorderd zonder de legitieme belangen van consumenten en kwetsbare groepen te verwaarlozen.

Het Deense voorzitterschap van de Raad heeft digitalisering en bureaucratievermindering tot prioriteiten verklaard. Het motto "Een sterk Europa in een veranderende wereld" drukt de noodzaak van de EU uit om zich te handhaven in een wereldwijd concurrerende omgeving. De digitalisering van productdocumentatie is onderdeel van een bredere strategie om het concurrentievermogen van Europa te versterken. Deze strategie moet echter inclusief zijn en alle lagen van de bevolking omvatten.

Concluderend is de invoering van "digitale standaard" voor productdocumentatie een ambitieus en ingrijpend project dat zorgvuldig moet worden uitgevoerd. Succes zal afhangen van het overwinnen van de technische, juridische en maatschappelijke uitdagingen en het creëren van een systeem dat voldoet aan de behoeften van alle belanghebbenden. De komende jaren zullen uitwijzen of de EU met deze aanpak daadwerkelijk een concurrerender Europa kan creëren, zonder de waarden waarop de Europese integratie is gebaseerd te verwaarlozen.

☑️ onze zakelijke taal is Engels of Duits

☑️ Nieuw: correspondentie in uw nationale taal!

Konrad Wolfenstein

Ik ben blij dat ik beschikbaar ben voor jou en mijn team als een persoonlijk consultant.

U kunt contact met mij opnemen door het contactformulier hier in te vullen of u gewoon te bellen op +49 89 674 804 (München) . Mijn e -mailadres is: Wolfenstein ∂ Xpert.Digital

Ik kijk uit naar ons gezamenlijke project.

☑️ MKB -ondersteuning in strategie, advies, planning en implementatie

☑️ Creatie of herschikking van de digitale strategie en digitalisering

☑️ Uitbreiding en optimalisatie van de internationale verkoopprocessen

☑️ Wereldwijde en digitale B2B -handelsplatforms

☑️ Pioneer Business Development / Marketing / PR / Maatregel

Profiteer van de uitgebreide, vijfvoudige expertise van Xpert.Digital in een uitgebreid servicepakket | R&D, XR, PR & Optimalisatie van digitale zichtbaarheid - Afbeelding: Xpert.Digital

Xpert.Digital heeft diepe kennis in verschillende industrieën. Dit stelt ons in staat om op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen die zijn afgestemd op de vereisten en uitdagingen van uw specifieke marktsegment. Door continu markttrends te analyseren en de ontwikkelingen in de industrie na te streven, kunnen we handelen met vooruitziende blik en innovatieve oplossingen bieden. Met de combinatie van ervaring en kennis genereren we extra waarde en geven onze klanten een beslissend concurrentievoordeel.

Meer hierover hier:

• Gebruik de 5 -voudig competentie van Xpert.Digital in één pakket - van 500 €/maand