공공행정의 디지털화: 공공행정 최적화가 현대화보다 더 타당한 경우는 언제일까?

🏢 독일 기업들은 연평균 약 200건의 공공 행정 기관과의 접촉을 하고 있으며, 이 수치는 지속적으로 증가하고 있습니다. 이러한 수많은 상호 작용은 특히 행정 절차가 완전히 디지털화되지 않은 경우 상당한 관료주의적 비용으로 이어집니다. 따라서 관료주의 감소는 기업들이 주, 연방, 그리고 EU 차원에서 해결해야 할 세 가지 주요 과제 중 하나입니다.

하지만 관료주의를 줄이는 문제에 있어서는 입법권과 고통받는 당국 및 행정기관들이 스스로 발목을 잡고 있습니다

독일에서 공공 행정의 디지털 전환은 2017년 제정된 온라인 접근법(OZG)을 통해 본격적으로 시작되었으며, 이 법은 2022년 말까지 행정 서비스에 대한 디지털 접근성을 확보하는 것을 목표로 했습니다. 지난 2월 연방의회에서 폭넓은 지지를 받았으나, 오늘 연방상원에서 과반수 찬성으로 부결되었습니다. 사용자 친화적인 온라인 포털과 공통 표준 구축은 (2023년 4월 초 기준) 아직 부분적으로만 이루어진 상태입니다. 독일의 행정 디지털화 속도가 더딘 점을 고려하여, 디지털 협회 비트콤(Bitkom)은 온라인 접근법 개정안에 디지털 행정에 대한 법적 권리 조항을 포함시킬 것을 촉구하고 있습니다. 한편, 새로운 온라인 접근법(OZG 2.0)이 발의되어 모든 입법 절차를 거쳤으나, 2024년 3월 22일 연방상원에서 과반수 반대로 부결되었습니다. 이 법안은 (2024년 6월 기준) 재협상에 들어갈 예정입니다.

독일 경제에서 디지털 행정 솔루션의 효율성 잠재력을 최대한 활용해야 할 필요성이 분명히 존재합니다. 핵심 과제는 기업을 위한 효율적인 디지털 행정 프로세스를 촉진하고 구현하는 것입니다. 이때, 행정 최적화가 완전한 행정 현대화보다 더 합리적인 경우는 언제인지에 대한 질문이 제기됩니다.

🔍 행정 최적화 vs. 행정 현대화

행정 최적화란 기존 프로세스를 분석하고 개선하여 더욱 효과적이고 효율적으로 만드는 것을 의미합니다. 이는 특정 디지털 도구를 도입하여 개별 단계를 간소화하고 가속화함으로써 달성할 수 있습니다. 예를 들어 전자 문서 관리, 자동화된 예약 시스템, 양식 처리 과정의 디지털화 등이 있습니다. 이러한 조치는 전면적인 현대화보다 구현 속도가 빠르고 비용 효율적인 경우가 많습니다.

반면 행정 현대화는 행정 프로세스의 보다 포괄적인 재설계를 의미합니다. 이는 기존 구조와 업무 방식을 혁신적으로 변화시키는 완전히 새로운 시스템과 기술의 도입을 뜻할 수 있습니다. 현대화 프로젝트는 일반적으로 장기적인 사업이며, 신기술 투자와 직원 교육에 더 많은 비용이 소요됩니다.

✨ 관리 최적화는 언제 유용할까요?

기존 프로세스가 비교적 원활하게 작동하고 특정 병목 현상이 파악된 상황에서는 최적화가 가장 효율적인 해결책이 될 수 있습니다. 사소한 조정과 디지털 솔루션 통합만으로도 큰 구조적 변화 없이 신속한 개선을 이룰 수 있습니다. 이는 특히 문제 영역을 명확하게 파악하고 집중적으로 해결할 수 있는 전문적인 관리 업무에 적합합니다.

예를 들어, 종이 문서에 크게 의존하는 부서에 디지털 양식 시스템을 도입하면 처리 시간과 오류율을 크게 줄일 수 있습니다. 전자 서명 사용이나 의사 결정 프로세스 자동화 또한 중요한 이점을 제공할 수 있습니다.

🔄 행정 현대화는 언제 필요한가?

기존 시스템과 프로세스가 너무 노후화되거나 비효율적이어서 사소한 조정으로는 더 이상 눈에 띄는 개선을 이룰 수 없을 때, 전면적인 현대화가 필요합니다. 기존 구조는 종종 현대 디지털 경제의 요구에 발맞추지 못합니다. 이러한 경우, 전체 프로세스 환경을 근본적으로 개편해야 합니다.

한 가지 예로, 기업의 모든 행정 업무를 위한 디지털 플랫폼을 완벽하게 구축하는 것을 들 수 있습니다. 이는 기업이 정부 기관과의 모든 상호 작용, 즉 신청서 제출부터 처리 및 승인에 이르기까지 모든 과정을 중앙 플랫폼에서 디지털 방식으로 처리할 수 있음을 의미합니다. 이러한 시스템을 구축하려면 다양한 행정 부서의 광범위한 통합과 기존 업무 흐름의 재설계가 필요합니다.

💻 디지털 행정의 잠재력

디지털 관리 프로세스의 진정한 잠재력은 투명성, 효율성, 사용자 편의성을 향상시키는 데 있습니다. 프로세스를 조화롭고 표준화하면 오해와 오류가 줄어들어 더욱 빠르고 신뢰할 수 있는 결과를 얻을 수 있습니다. 이를 통해 기업은 자원을 절약하고 핵심 업무에 더욱 집중할 수 있습니다.

정책 입안자와 행정 당국은 입법 동향을 조기에 검토하고 기업에 실질적인 이익을 가져다주는 해결책을 모색해야 합니다. 정치적 노력은 기업 활동을 저해하는 규제를 파악하고 제거하거나 수정하는 데 집중해야 합니다.

🤝 협력을 통한 실질적인 구현

또 다른 중요한 측면은 공공행정 디지털화에 관련된 모든 이해관계자 간의 협력과 지식 교류입니다. 기업의 요구사항에 대한 구체적인 지식을 활용함으로써 행정 절차를 실용적이고 효율적으로 구현할 수 있습니다. 이를 위해서는 공공기관, 경제단체, 그리고 기업 간의 긴밀한 협력이 필수적입니다.

다른 파트너들과 협력하여 다양한 디지털 행정 솔루션을 제공하고 적용하는 것이 매우 중요합니다. 이는 공유 디지털 플랫폼 활용부터 기업의 특정 요구 사항을 충족하는 맞춤형 솔루션을 만들기 위한 공동 개발 프로젝트에 이르기까지 다양합니다.

🔧 디지털 기술 활용

행정 최적화와 행정 현대화는 각각의 상황과 과제에 따라 적절한 대응 방안이 될 수 있습니다. 단기적인 최적화는 신속하고 비용 효율적인 개선을 가져올 수 있는 반면, 장기적인 현대화는 심층적인 구조적 변화를 가능하게 하는 데 필수적입니다. 이 두 가지 접근 방식을 결합하면 독일의 공공 행정을 더욱 효율적이고 기업 친화적으로 만들 수 있습니다.

디지털 기술의 일관된 활용과 모든 이해관계자 간의 긴밀한 협력은 경제의 요구를 충족하는 효율적이고 간소화된 행정을 달성하는 데 기여할 수 있습니다. 이러한 전략의 성공적인 실행을 위해서는 조기에 적절한 정치적 지원을 제공하는 것이 매우 중요합니다.

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공공 행정 기관은 엄격한 규정, 법률 및 관료적 절차의 적용을 받습니다. 이는 투명성, 책임성, 공정성 및 평등한 대우를 보장하기 위한 것입니다. 그러나 이러한 엄격한 규제는 현대화 과정을 늦출 수 있습니다. 기업은 일반적으로 더 큰 유연성을 가지고 시장 변화에 더 빠르게 대응할 수 있습니다. 기업은 규제되지만 더욱 역동적인 환경에서 운영되므로 혁신과 적응의 여지가 더 많습니다.

자세한 내용은 여기를 참조하세요.

• 엄격한 규제와 제한된 범위 속에서 공공행정이 직면한 과제

🏢 행정 최적화와 행정 현대화 중 어느 것을 선택할지는 행정 기관의 현재 필요, 자원, 목표 등 다양한 요인에 따라 달라집니다. 다음은 두 전략 중 하나가 더 적합한 몇 가지 상황입니다

🔍 관리 최적화

타당할 때:

1. 단기적인 결과가 필요합니다

효율성을 높이거나 시급한 문제를 해결하기 위해 신속한 개선이 필요할 때.

2. 제한된 자원

재정적 수단, 인력, 시간 등의 자원이 제한적이고 새로운 기술에 대한 대규모 투자나 근본적인 변화가 불가능할 때.

3. 기존 구조물

기존 행정 구조가 기본적으로 잘 작동하고 있지만, 세부적인 조정을 통해 해결할 수 있는 사소한 비효율성이나 프로세스상의 병목 현상이 존재하는 경우.

4. 모범 사례 소개

기존 프로세스를 개선하는 데 있어 카이젠(지속적 개선)에서 설명하는 것과 같은 검증된 방법과 절차를 도입하는 것이 중요합니다.

자세한 내용은 여기를 참조하세요.

• 카이젠: 공공행정에서의 지속적인 개선과 변화

🔄 행정 현대화

타당할 때:

1. 장기적이고 지속 가능한 개선

미래의 도전에 대비하기 위해 근본적이고 장기적인 변화를 추구할 때.

2. 기술 업그레이드 또는 전환

시대에 뒤떨어진 IT 시스템과 기술을 보다 현대적이고 효율적인 솔루션으로 교체해야 할 필요가 있을 때.

3. 구조적 문제

최적화만으로는 해결할 수 없는 심각한 구조적 결함이 있고 근본적인 변화가 필요한 경우.

4. 새로운 요구사항

새로운 법적 요건이나 사회적 기대가 생겨나면서 새로운 절차와 기술의 도입이 필요해질 때.

🌟 행정 최적화 vs. 행정 현대화: 가이드

🚀 행정 최적화와 행정 현대화 중 하나를 선택할 때는 해당 기관, 지자체, 읍, 시 또는 국가의 구체적인 상황과 목표가 매우 중요합니다. 의사 결정 과정에서 고려해야 할 몇 가지 추가적인 사항은 다음과 같습니다

1. 기간 🕰️

• 관리 최적화: 단기적인 개선과 빠른 성과 달성에 이상적입니다. 기존 프로세스와 구조를 분석하고 최적화하여 효율성을 높입니다.
• 행정 현대화: 심오한 변화와 개선을 수반하는 장기 프로젝트에 적합합니다. 이러한 프로젝트는 일반적으로 구현 및 적응에 더 많은 시간이 소요됩니다.

2. 자료 💡

• 행정 최적화: 일반적으로 재정적, 인적 자원이 덜 필요합니다. 기존 구조와 기술을 계속 사용할 수 있는 경우가 많습니다.
• 행정 현대화: 신기술 투자, 교육, 그리고 필요에 따라 외부 컨설팅을 포함한 광범위한 자원이 필요합니다.

3. 목표 및 결과 🎯

• 행정 최적화: 처리 시간 단축 또는 운영 비용 절감과 같은 신속하고 측정 가능한 효율성 개선을 목표로 합니다.
• 행정 현대화: 이는 공공 행정을 근본적으로 쇄신하고 장기적으로 지속 가능하게 만드는 것을 목표로 합니다. 여기에는 종종 새로운 기술 도입, 조직 구조 개편, 새로운 법적 요구 사항에 대한 적응 등이 포함됩니다.

4. 기술적 요구사항 🖥️

• 관리 최적화: 이는 일반적으로 기존 기술을 활용하고 그 적용 방식을 개선하는 것을 의미합니다. 또한 사소한 기술적 업그레이드를 포함할 수도 있습니다.
• 행정 현대화: 현대화된 IT 인프라, 자동화 솔루션 또는 전자정부 플랫폼과 같은 새로운 기술 시스템의 구현이 필요한 경우가 많습니다.

5. 구조적 변화 🏗️

• 행정 최적화: 일반적으로 구조적 변화가 없거나 최소한으로만 이루어집니다. 기존 구조 내에서 프로세스 개선 및 효율성 향상에 중점을 둡니다.
• 행정 현대화: 행정을 현대적 요구사항에 맞추기 위해서는 종종 대대적인 구조적 변화가 필요합니다. 이러한 변화에는 부서 및 업무 재편성이 포함될 수 있습니다.

6. 저항과 변화 관리 🌐

• 행정적 최적화: 점진적인 개선을 수반하기 때문에 일반적으로 저항이 적습니다. 변화 관리가 중요하지만, 강도는 상대적으로 낮습니다.
• 행정 현대화: 심오한 변화는 종종 회의적인 반응을 불러일으키기 때문에 저항 가능성이 높습니다. 직원들의 수용과 참여를 보장하기 위해서는 포괄적인 변화 관리 전략이 필수적입니다.

🔍 따라서 행정 최적화와 행정 현대화 중 어느 것을 선택할지는 각 기관의 구체적인 필요, 자원 및 목표를 고려하여 신중하게 결정해야 합니다. 현 상황에 대한 철저한 분석과 원하는 결과에 대한 명확한 정의가 필수적입니다.

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